La sécurité de votre événement est une composante à ne pas négliger lorsque vous planifiez un séminaire, un gala ou tout autre événement qui rassemble un nombre important de convives. Depuis quelque temps, les mesures de sécurité ont évolué et la réglementation impose des conditions strictes. D’autant plus que la montée en puissance des nouvelles technologies a également changé la donne. En tant qu’organisateur d’événement, la sécurité événementielle doit faire partie de vos priorités. Mais comment s’en sortir devant tant de règles ? Eventdrive essaye de vous simplifier la vie et vous présente les points principaux à respecter.  

 

sécurité événementielle

Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

Les obligations légales en termes de sécurité pour le lieu de l’événement

 

En tant qu’organisateur d’événement, vous êtes responsable de vos invités et surtout de leur sécurité. Vous devez donc, dans un premier temps, vous assurer de respecter toutes les obligations légales concernant le lieu de votre événement.

En matière de sécurité, vous devez respecter la capacité d’accueil du lieu dans lequel se tiendra l’événement. Ça peut vous paraître logique, mais c’est la base de toute réflexion. En suivront de nombreuses autres mesures, tels que l’autorisation ou non de consommation d’alcool ou encore sa vente pendant votre événement. Sachez que, d’après le Code de la Construction et de l’Habitation (CCH), les établissements recevant du public (ERP) sont répartis en 5 catégories. La première concerne les lieux pouvant accueillir plus de 1500 personnes, la 5e comprend les établissements contenant moins de 50 personnes. Ces 5 catégories s’appliquent à tout type de lieux, en passant des salles de conférence aux chapiteaux et structures en plein air. Idéal pour vos événements sous le thème du cirque !

Si votre événement se situe en intérieur, la sécurité événementielle du lieu doit se référer au Code la Construction et de l’Habitation et du Règlement de Sécurité (ce dernier document étant fourni par le propriétaire). Les règles énoncées doivent être respectées par le propriétaire des lieux, mais il est toujours intéressant de les connaître afin de s’assurer qu’il n’y a pas de fraude.

En revanche, si votre événement se situe en extérieur, la réglementation est bien plus souple. La manifestation est simplement délimitée par une « enceinte », on ne parle donc pas vraiment d’ERP. Aucune contrainte obligatoire ne vous est imposée. Cependant, nous vous conseillons fortement de vous assurer que les normes basiques de sécurité sont respectées. Il serait dommage qu’un accident survienne parce que vous n’avez pas voulu ranger les câbles qui traînaient.

Un service de billetterie en ligne pour faciliter l’accès au lieu

 

La mise en place de ce type de service a un double avantage. Tout d’abord, vous pourrez fluidifier l’accès au lieu de l’événement et ainsi éviter les mouvements de foule, mais également être en accord avec la réglementation en vigueur. D’un point de vue juridique, un certain nombre d’informations se doivent d’être présentes sur le billet que vous vendez à vos participants.

En vous assurant qu’elles sont bien indiquées, vous sécurisez la transaction. Il faut, entre autres, faire apparaître le nom de l’organisateur, le numéro du billet, le nom de l’événement ou encore le coût du billet. Le ticket peut également contenir une partie détachable qui devra être conservée par l’organisateur pour une durée d’au moins 6 ans (oui, vous avez bien lu !) — le genre de paperasse qui s’entasse.

C’est pourquoi vous pouvez également faire le choix du billet électronique. En utilisant cette option, vous devez toujours conserver les mêmes informations, mais uniquement en format électronique. C’est beau la technologie, non ?

Cependant, la conservation de données électroniques implique de nouveaux risques. Si vous optez pour cette solution, pensez à travailler avec un serveur sécurisé qui limitera les risques de piratage. De nos jours, les hackers sont à la recherche de tout type d’information et une liste de contact en fait partie (ne nous demandez pas pourquoi) !

Pensez à souscrire à une assurance sécurité pour votre événement

 

Cela peut paraître superflu, mais c’est pourtant fondamental ! Souscrire à une assurance est une des bases de la sécurité événementielle et permet de vous protéger en cas de problème le jour J (voire même avant). Si vous êtes une agence qui connaît un débit important, vous avez sûrement fait le choix d’une assurance annuelle.

Pensez tout de même à vérifier toutes les conditions et lire les petites lignes en bas de page. Vous pourriez être amené à prendre une assurance complémentaire selon la catégorie de votre événement. Pour faire au mieux votre choix, il convient de lister l’ensemble des caractéristiques du projet (nombre de participants attendus, localisation, activités prévues…) et s’assurer que vos critères rencontrent tous ceux de l’assurance choisie.

Le détail auquel nous vous conseillons de faire particulièrement attention chez Eventdrive est la couverture fournie par l’assurance. Assurez-vous que l’ensemble des invités sont couverts, mais également l’équipe d’organisation ou encore les services d’ordre. Pensez également à protéger le matériel qui sera utilisé, en plus du lieu de l’événement. Les risques d’incendie sont réels et comme le dit le dicton « Mieux vaut prévenir que guérir ! ».

 

Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

N’oubliez pas le service d’ordre pour une sécurité optimale !

 

Autre point particulièrement important : s’assurer de la présence de garde du corps. Leur rôle peut être multiple et vous pourriez être rassuré de les avoir à vos côtés. Il est vrai que leur musculature peut impressionner 😉

Le service d’ordre doit notamment s’assurer que les entrées et les sorties du lieu de l’événement se fassent sans encombre. Ils peuvent également être responsables de l’inspection des sacs, voire même de fouilles au corps en cas de doute.

Enfin, ils doivent être prêts à intervenir à tout moment en cas de problème. Un participant qui a un peu trop bu, ou 2 speakers dont la discussion s’envenime peuvent être la raison de l’intervention du service d’ordre. Dans les cas les plus extrêmes, leur poste d’agent de sécurité peut également les conduire à devoir gérer une évacuation. Et non ! On ne plaisante pas avec la sécurité de votre événement.

Après la lecture de cet article, considérez-vous êtes prêts ? Si ce n’est pas le cas, il est temps de faire bouger les choses ! La sécurité de votre événement est particulièrement importante. Elle doit rester dans un coin de votre tête à chaque étape de l’organisation de votre séminaire, soirée d’entreprise, lancement de produit

Comme vous l’avez compris grâce à notre article, elle touche différents aspects. La sécurité physique est à prioriser, mais l’évolution des nouvelles technologies doit également vous faire prendre conscience qu’il faut dorénavant penser à sécuriser toutes les transactions qui se passent en ligne. L’ère du 4.0 ne va pas vous faciliter la vie, c’est certain. 😉

 

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