Vous êtes sur le point de choisir votre salle de conférence pour votre événement international. Les invités arriveront pour la plupart en avion et vous hésitez à choisir un espace d'accueil à proximité de l'aéroport. Soyez-en sûr, c'est un vrai débat ! Je vous donne ici les arguments pour faire le bon choix de salle de conférence en fonction de vos priorités.
Une salle de conférence proche de l'aéroport : pour !
Imaginez que vous arrivez pour une conférence à l'aéroport de Roissy. Une hôtesse vient vous accueillir et vous conduit à la navette parée du logo de l'événement. Accompagné des passagers de votre vol, vous prenez la route pour l'hôtel en bordure d'aéroport. En cinq minutes, vous êtes arrivé. C'est royal !
Vous l'avez donc compris, le temps passé dans les transports est significativement réduit pour vos invités. Plutôt que d'emprunter un RER bondé ou de héler un taxi sur-sollicité dans une file d'attente agacée, votre participant a juste à se laisser porter.
Votre événement peut également commencer plus tôt : si au lieu de cinq minutes, votre invité mettait une heure à effectuer le trajet aéroport-salle de conférence, vous ne pourriez commencer qu'à 10h.
Les zones aéroportuaires imposant certaines taxes, les taxis sont assez coûteux et les transports en commun sont plus chers que la moyenne. Aussi, choisir une salle de conférence proche de l'aéroport peut être un moyen de limiter le budget, le vôtre si vous prenez en charge les déplacements, celui des invités si le transport reste à leur charge. De plus, vous pouvez plus facilement mettre en place des navettes groupées puisque tous vos participants arriveront au même endroit.
Avec un outil comme Eventdrive vous pouvez à l'avance récolter les informations de vol de vos participants pour facilement grouper leur prise en charge à l'arrivée. Le participant n'a qu'à saisir son numéro de vol. Si vous gérez le transport, vous pouvez renseigner ces informations à l'import de la liste de participants.
Autre avantage pour ceux qui n'arrivent pas en avion sur votre lieu de conférence : ils auront moult place pour se garer !
En résumé :
- Un gain de temps pour les participants
- Une expérience plus fluide
- Une économie sur les coûts de transport
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Une salle de conférence proche de l'aéroport : contre !
Il est certain qu'une salle de conférence proche d'un aéroport n'est pas forcément très glamour. Et souvent, les lieux de réception ne proposent pas les espaces les plus beaux et les plus charmants... Tout dépend l'image que vous voulez diffuser.
De plus, si la salle de conférence n'est pas bien insonorisée, les participants et les speakers peuvent être fortement dérangés par les bruits des avions.
Quoi de plus agréable que de sortir prendre l'air sur la jetée ou de se promener pour faire quelques emplettes dans une jolie rue marchande après un événement. Dans le cas où la salle de conférence serait dans une zone aéroportuaire, les choix sont limités. L'environnement n'est pas très attrayant et les activités sont restreintes.
En résumé, vous cherchez peut être :
- Une salle de conférence plus agréable
- Une meilleure image de marque
- Un environnement à découvrir
En conclusion, la salle de conférence, proche de l'aéroport ou non ?
Tout dépend donc de vos priorités ! Si l'image est une composante essentielle de votre événement, alors mieux vaut choisir une salle de conférence en centre-ville ou en bord de mer. Mais si l'aspect pratique et l'efficacité pour les participants prime, alors une salle de conférence à deux pas de l'aéroport semble être la meilleure des options !
Si l'événement dure le temps d'une journée et que les participants ne se déplacent que pour la conférence, l'aéroport est un bon choix. Rentabilisez mieux la journée, évitez un départ anticipé pour la moitié de la salle... et garantissez leur un retour le soir même sans risquer d'être en retard avec les bouchons. Si l'événement s'étale sur plusieurs jours, mieux vaut leur laisser l'opportunité de découvrir la région.
Comment choisir la meilleure salle de conférence ?
Premier critère, et vous l'avez perçu avec cet article, la localisation ! Car avant de découvrir les espaces, le design, la luminosité, il faut d'abord que vos participants se rendent jusqu'à la salle de conférence. Pour ma part, en tant qu'invitée, le lieu de l'événement influence clairement ma présence.
À titre d'exemple, un événement extrêmement qualitatif sur le thème du SEO a été organisé l'année dernière par l'agence Search Foresight. De super speakers, l'occasion de rencontrer l'équipe de l'agence, des connaissances personnelles sur place, etc... Mais la salle de conférence se trouvait à Marne-la-Vallée à 1h du centre de Paris, dont 20 minutes à pied en plein mois de février. J'ai donc laissé tomber...
Saviez-vous qu'une plateforme de gestion d'événements regorgeait d'outils tels qu'un Marketplace ?
L'espace reste aussi un critère primordial pour choisir votre salle de conférence : tous vos invités doivent pouvoir y rentrer sans être compressés. Mais le contraire est aussi valable : une pièce immense pour 50 personnes peut vite tourner au ridicule. Si vous pouvez choisir la disposition de votre salle - théâtre, salle de classe, U, tables rondes, c'est encore mieux ! Pensez également aux espaces de pause pour que les participants puissent se ressourcer, se désaltérer et se rassasier. Il faut penser à l'endroit où seront posés les gateaux, viennoiseries, petit fours et boissons. Les boissons chaudes peuvent être mises à l'écart pour limiter les attroupements.
Quant au troisième critère pour choisir votre salle de conférence, je pencherais pour le design. Classique, épuré, style Empire, esprit scandinave, il doit coller à l'image de votre événement et à votre cible.
Quatrième critère, relativement utile tout de même : le matériel disponible ! Télévision ou vidéoprojecteur ? Micros ? Paperboard ? Bref, bénéficiez-vous de tous les bons outils pour organiser une conférence qui cartonne - et qui soit vue et entendue ? Au passage, je vous conseille de vous renseigner sur la puissance du Wifi, surtout si les participants sont amenés à utiliser une application mobile interactive.
Cinquième critère : la lumière du jour. Si vous restez enfermés dans une pièce toute la journée, vous préférerez certainement pouvoir profiter d'une vue sur l'extérieur. Restez vigilant toutefois aux reflets sur les écrans qui peuvent impacter la lisibilité des présentations.
Cela va sans dire, mais votre salle de conférence doit rester dans les clous de votre budget bien sûr !
Vous êtes désormais le maître du choix de votre salle de conférence ;)
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