Cette année, l’édition du festival Lollapalooza faisait partie de celles dont on se souviendra longtemps. De très bons artistes étaient présents : Nekfeu, The Killers, Dua Lipa, Gorillaz, Diplos, Travis Scott et bien plus encore. Les invités ont pu vivre une expérience incroyable, sans fausse note.
Ce festival, aux airs de Coachella ou de Burning Man, se tenait à l’Hippodrome de Longchamp les 21 et 22 juillet derniers.
Au-delà des concerts et du rassemblement de milliers de personnes, ce qui a réellement permis aux participants de vivre un moment aussi unique, c’est l’organisation finement orchestrée.
Mettons en lumière les best practices cet événement et les points que vous allez pouvoir améliorer pour votre prochaine rencontre.
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L’expérience améliorée grâce au digital
Ce que l’on a vraiment apprécié lors du Lollapalooza, c’est le fait qu’on n’ait pas besoin d’avoir de l’argent liquide. Lorsque l’on s’enregistre en ligne, on a la possibilité de commander un bracelet avec un solde déjà prépayé. De ce fait, plus besoin de s’inquiéter en se disant qu’on manquera de liquide ou bien même qu’on va perdre notre carte de crédit (ne mentez pas, ça arrive à tout le monde 😉 ). Le bracelet pouvait être chargé avant l’événement et pendant l’enregistrement pour permettre de gagner du temps !
Et si vous aviez mis trop d’argent sur le bracelet ? Pas de problème, il y a juste besoin de demander un remboursement sur le site et votre argent se retrouvera sur votre compte dans les 2 jours ! Prêt pour d’autres festivals ?
Faciliter les paiements est une manière de faire la différence : les festivaliers auront ainsi tendance à dépenser plus. Ils pourront aussi se rendre compte des efforts fournis afin de les aider à profiter à 100%.
Le ballet des allers et venues
Un événement comme le Lollapalooza, dont les participants viennent des 4 coins du globe, requiert une très bonne communication et une logistique parfaite. L’organisateur de l’événement doit s’adapter aux différentes cultures, bien que la plupart des festivaliers soit anglophone.
Petit tip rien que pour vous :
Lorsque vous organisez votre événement, faites en sorte de rendre les supports de présentation compréhensibles pour tous les invités. Si vous présentez les résultats de l’activité de votre entreprise à vos collaborateurs étrangers, soyez sûr de bien avoir des supports traduits pour eux. Rien n’est plus embêtant que de voir quelqu’un parler et de ne pas le comprendre.
Lollapalooza a signé un partenariat avec Hotels.com, pour permettre aux participants de trouver un logement à un prix avantageux dans les environs de l’Hippodrome de Longchamp. Cela montre à quel point le festival se soucie de son public. C’est toujours une bonne idée de s’associer avec d’autres acteurs pour ce genre d’événements. Cela vous permet de générer des revenus complémentaires, témoigne de l’esprit d’équipe au coeur de l’événement et souligne votre souhait d’excellence à tous les niveaux, quitte à externaliser.
La signalétique est aussi primordiale. Les festivaliers pouvaient facilement trouver les informations souhaitées, comme les moyens de transport et les estimations de prix, grâce aux écriteaux implantés sur les lieux. Ils ont ainsi pu comprendre les différents choix qui s’offraient à eux.
Il est recommandé de mettre à disposition des participants les informations pratiques. Une application événementielle avec un accès à Google Maps est toujours une bonne idée ! Le mix parfait entre réactivité et innovation 🙂
Des mesures de sécurité savamment orchestrées
L’entrée de l’événement était ponctuée de plusieurs contrôles. Le premier, similaire à celui des aéroports, permettait de réaliser un premier tri, notamment des objets dangereux portés par les festivaliers. Après 10 minutes de marche, ces derniers se retrouvent face à un second contrôle. Cette méthode est de plus en plus courante sur les grands événements. La sécurité peut ainsi prendre rapidement des mesures en cas de suspicions. Les festivaliers se sentent aussi plus en confiance, car protégés et entourés si quelque chose venait à mal tourner.
La sécurité est devenue un des points-clés dans le milieu événementiel C’est un peu différent pour les rassemblements professionnels, même si elle a de plus en plus sa place. N’oubliez jamais de briefer vos équipes quant aux mesures de sécurité en fonction des différents scénarios possible. Assurez-vous de faire répéter votre staff le jour-J pour être sûr que tout le monde est au point et déceler des brèches potentielles.
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Un timing mené à la baguette
Il est très important d’être ponctuel dans le milieu événementiel. Les participants y sont très attentifs ! Les organisateurs créent ainsi plus d’interactivité et génèrent un engagement plus fort. Un participant impatient est un participant qui risque de ne pas vouloir revivre une expérience avec votre entreprise.
Pour prendre l’exemple de Lollapalooza, c’est Nekfeu qui est arrivé avec 10 minutes de retard et qui a voulu garder l’attention de l’audience le plus longtemps possible. Néanmoins, le groupe s’est imposé une fois son horaire venu et Nekfeu a dû laisser sa place. Une bonne chose, car il est aussi important pour les artistes de respecter les horaires mis en place pour ne pas déranger le bon déroulement du festival.
Petit tip rien que pour vous :
Lorsque vous créez votre agenda, laissez une petite marge entre chaque conférences pour être sûr qu’en cas de retard, il n’y ait pas de problème. Prévoyez des animations spécialement pour ce genre d’imprévus. Vous pouvez penser à des vidéos, un jeu ou des questions / réponses. Ce moment étant déjà suffisamment stressant, ne vous angoissez pas plus en prenant le risque d’improviser.
La touche finale: la nourriture.
L’un des aspects les plus sérieux pendant un événement, cela vous fera certainement sourire, c’est la nourriture. Ça l’était en tout cas pour Lollapalooza ! Obtenir un repas était très simple avec les bracelets. Les prix et la variété des menus ont été soulignés et appréciés par les participants.
Une fois que vous êtes rassasié, vous aimez vous désaltérer. Les moyens mis en place doivent être adaptés à l’événement. Assurez-vous que, lors de manifestations en plein air, vous fournissez suffisamment d’options aux participants. Rendez les fontaines à eaux disponibles et mettez à disposition des boissons à moindre prix.
Petit tip rien que pour vous :
Dans le cadre de vos séminaires internes, vos invités doivent connaître le menu bien avant de confirmer leur participation. Il peut être mis à disposition dans l’application pour que les participants précisent de potentielles allergies et choisissent les options qui leur plaisent le plus. Ce service est souvent très apprécié !
Vous savez désormais tout sur l’organisation de grands rassemblements. J’espère que ce contenu vous a donné quelques idées pour votre prochain événement ! C’est à vous de jouer 🙂
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