En tant qu’organisateur d’événements, vous êtes amené à collaborer avec toutes sortes de prestataires. La location du lieu est d’ailleurs l'une des étapes les plus importantes lors du processus d’organisation. Alors, comment être sûr de ne pas se tromper ? Choisir son lieu est une chose, mais être capable de faire rédiger un devis en accord avec vos attentes en est une autre.
Pour être sûr de ne pas commettre d’impair, Eventdrive vous guide sur les éléments à inclure impérativement dans votre devis de location de lieu. En suivant ce guide, vous ne devriez avoir aucun problème pour faire rédiger un devis clair, solide et en attente avec tous vos besoins.
Les informations à inclure dans un devis
L’agenda
Premier point essentiel : la date de location. Il est essentiel que la période de location soit bien précisée sur le devis. Non seulement vous devrez vérifier que la date du jour soit bien indiquée, mais demandez à ce que l’heure soit également mentionnée.
Imaginez la situation : vous louez une salle pour une conférence à un jour précis et à 18 h, le propriétaire des lieux vient gentiment vous demander de quitter les locaux, car la journée est terminée. Le problème ? Vos invités sont encore en pleine discussion ! En tant qu’organisateur d’événements, votre image en prendra un coup si vous devez mettre un terme à la soirée alors que les discussions sont encore en cours.
Si vous aviez bien pris le temps d’ajouter une clause horaire, quitte à prévoir un peu plus large, vous auriez pu éviter ce genre de problème.
Les salles à disposition
Souvent, le lieu que vous avez choisi possède plusieurs salles qui peuvent être mises à votre disposition. Prenez bien le temps d’estimer l’espace dont vous aurez besoin pour votre événement et vérifiez que tout est notifié sur votre devis. Notre conseil ? Prenez bien en compte votre budget et gardez en tête qu’il vaut mieux trop que pas assez. Vous n’avez pas envie de voir vos invités collés les uns aux autres juste parce que vous avez voulu faire quelques économies ?
De même, n’hésitez pas à visiter chacune des salles du lieu pour juger laquelle correspondra le plus à vos besoins. N’oubliez pas de comparer les salles de plénières aux salles de sous-commission par exemple.
La disposition des salles
Autre point important : la disposition des salles. Cela peut paraître anodin, mais lorsque vous allez visiter un lieu, c’est un point que vous allez prendre en compte. Assurez-vous que vous louez bien les salles que vous avez visitées. Si vous avez volontairement choisi une salle près de l’entrée pour une conférence, il faut que cela soit précisé sur le devis.
D’ailleurs, privilégiez les salles baignées de lumière naturelle pour les conférences ou les journées d’étude ou encore des lieux à la décoration soignée pour les cocktails ou les soirées de gala. Le retour de vos invités est important donc prenez en compte leurs attentes au moment de faire votre choix.
Les pauses
Souvent les lieux en location offrent des prestations tout-en-un pour l’organisation d’un événement. Dans ces cas-là, il est important de communiquer l’agenda de l’événement avec le loueur pour qu’il puisse prendre en compte les pauses et les intégrer au devis.
Pourquoi ? Car, à chaque pause, vous voudrez sûrement des douceurs sucrées et des boissons chaudes à disposition de vos participants. Ce genre d’attention doit être clairement spécifié sur le devis. Vous devez indiquer le nombre de portions, le type de produits proposés et les heures auxquelles ils seront offerts. Si vous proposez plusieurs pauses par jour, indiquez-le clairement également sur le devis.
Les prestations du traiteur
De même que pour les pauses, vous devez vérifier si le loueur de votre salle offrira aussi une prestation de traiteur. Si c’est le cas, là encore, tout doit être détaillé précisément : le menu, le nombre de parts, si les boissons sont incluses, en quelle quantité… Le devis doit être aussi précis que possible.
Si le loueur de la salle ne propose pas de service de traiteur et que vous souhaitez proposer le contrat à un autre prestataire, une clause doit être ajoutée au devis. Celle-ci confirmera le fait que le loueur accepte leur présence sur les lieux de l’événement. Ainsi, vous éviterez tous types de problèmes entre les deux fournisseurs !
Le matériel technique
Enfin, dernier point important, n’oubliez pas d’ajouter une partie sur le matériel technique. Que vous organisiez une conférence, un séminaire ou une simple soirée, vous aurez certainement besoin de matériel technique. Les loueurs de salles proposent souvent le matériel de base tel que les micros, les enceintes ou les vidéoprojecteurs. Si tel est le cas, prenez bien le temps de le spécifier sur le devis.
Si vous avez ce genre de matériel technique et que vous l’apportez le jour de l’événement, spécifiez-le également. Vous faites appel à un prestataire extérieur qui s’occupe de l’animation et qu’il amène tout le matériel technique ? En plus de l’ajouter au devis, il peut être intéressant de le mettre en relation avec le loueur de salles au plus tôt pour que vos deux fournisseurs s’assurent de la compatibilité de leurs matériels.
La rédaction du devis est très importante, car c’est l’étape qui va déterminer le futur contrat. Il est beaucoup plus facile de modifier des points-clés sur un devis que lorsque le contrat est rédigé. Notre conseil ? Prenez bien le temps de lister tous les points qui sont importants pour vous et discutez avec le loueur de salle pour les obtenir. N’oubliez pas que vous êtes le client est que vous pouvez facilement mettre vos intérêts en première ligne.
