L’organisation d’un événement demande du travail, ce n’est pas quelque chose que l’on va vous apprendre. Que vous soyez une grosse agence ou une petite boite, vous êtes tous confronté à la même épreuve : le rush du jour J. Certains l’adorent, d’autres le redoutent… Quoi qu’il en soit, il est toujours nécessaire de le surmonter. Pour éviter ces petits moments de panique qui vous font, parfois, vous demander si vous avez vraiment choisi la bonne voie, il est important de déléguer certaines de vos tâches. Pour cela, rien de mieux que d’embaucher de la main-d’œuvre pour vous prêter main-forte le jour J. La meilleure option reste de faire appel des freelances en événementiel qui sauront vous aider à faire de votre événement un moment parfait. Mais l’offre est aussi large que la demande est importante, alors qui engager ? Eventdrive vous présente les 5 freelances qu’il vous faut absolument.
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Un photographe pour capturer tous les meilleurs moments
S’il ne devait y en avoir qu’un, ce serait probablement LE freelance à engager pour faire de votre événement un moment mémorable, mais surtout pour que vos participants s’en souviennent. On ne le répète jamais assez, un événement se vit le jour J, mais aussi après ! En embauchant un photographe freelance, vous déléguez une des parties les plus importantes de l’organisation.
Vous pourriez missionner un membre de votre équipe à cette tâche, mais l’avantage de choisir un photographe indépendant, c’est que vous assurez la qualité du travail. Votre prestataire se chargera non seulement de la prise de photos le jour de l’événement, mais assurera également un suivi post-événement. En effet, privilégiez les photographes qui offrent un service d’impression d’images. Une formule tout-en-un idéale !
Un animateur qui saura rendre votre événement vivant
Autre freelance indispensable au cours de votre événement : l’animateur. Il n’y a rien de pire que de se retrouver au cours d’un festival, d’une conférence ou de toute autre rencontre et être perdu. L’animateur sera, entre autres, chargé de présenter les thèmes des séminaires ou encore annoncer les temps de pause (généralement le moment préféré des participants). Mais le rôle de l’animateur ne s’arrête pas là ! Dans les cas les plus classiques, vous pouvez le missionner pour faire des visites guidées sur le lieu de votre événement. Mais avec le développement des nouvelles technologies, vous pourriez aussi choisir de recruter un animateur spécialiste de la réalité virtuelle par exemple. Ce genre d’ateliers plaît particulièrement et séduira votre cible bien plus que si vous organisez un basique jeu de questions-réponses.
Les photos ?
C’est bien connu, le bonheur est la seule chose qui se double quand on le partage. Alors partageons ! Et quel meilleur moyen que les photos ?!
Installez un photomaton dédié aux participants, avec un arrière-plan lié au thème de votre événement. Pour recevoir les photos, les invités devront entrer leurs adresses email – pas bête la guêpe, vous allez pouvoir agrandir votre base de données marketing. D’un point de vue plus expérientiel, le photomaton permet aux participants de créer des souvenirs palpables qu’ils pourront partager avec leurs amis, leurs collègues et potentiellement d’autres personnes intéressées par votre prochain événement.
Si vous mettez en place un photomaton, pensez à accorder le temps nécessaire aux invités pour s’y rendre. Et n’oubliez pas votre hashtag : il doit être bien visible à proximité de votre espace photo.
Des hôtesses (ou hôtes) pour faciliter la logistique de votre événement
On ne le dit pas assez, mais un événement ne pourrait pas avoir lieu sans les hôtes et hôtesses chargés d’accueillir vos participants. De nombreux étudiants ont choisi de se mettre à leur compte pour proposer leurs services au cours d’événements : un travail de quelques heures qui leur permet de payer leurs études.
Qu’ils soient placés à l’accueil, chargés d’orienter les invités à leur arrivée, sur le lieu du cocktail à servir des boissons ou les amuse-bouches ou encore dans les ateliers à épauler les animateurs, leur présence est indispensable. Votre chef de projet ne saura d’ailleurs pas s’en passer, c’est certain ! D’autant plus que dorénavant, ce genre de poste devient très polyvalent.
Les freelances sélectionnés peuvent vous aider à mettre en place la salle de repas et positionner le plan de table par exemple. Des perles rares, on vous le dit !
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Un scénographe pour rendre votre lieu magique
Le rôle du scénographe est simple : faire du lieu de votre événement un endroit dont vos participants se souviendront. Certes, le matériel qu’il aura à sa disposition dépendra du budget alloué, mais vous allez vite vous rendre compte qu’il peut être judicieux de faire une croix sur quelques petits fours au profit d’un décor grandiose.
Votre scénographe freelance sera notamment chargé de mettre en place le parcours suivi par les invités. Il gérera également les lumières et sera capable de mettre en avant les éléments les plus importants de votre décor. S’il est méticuleux, votre scénographe saura mettre en place une cohérence esthétique à l’ensemble de votre lieu en respectant le cahier des charges que vous lui aurez fourni.
Un DJ pour ambiancer vos invités
Cela peut paraître secondaire, mais il est primordial d’avoir un DJ au cours de votre événement. On ne vous parle pas d’organiser la soirée du siècle, mais bien d’assurer des transitions musicales entre vos conférences et ateliers ou bien d’assurer un fond sonore au cours de vos cocktails. Travaillant de pair avec l’animateur, le DJ est chargé de toute l’animation sonore de votre événement.
Recruter un freelance vous permet de traiter l’opération de A à Z avec un unique prestataire. C’est-à-dire que le DJ freelance se chargera d’amener son matériel de son (les enceintes, le micro…). Il s’occupera de l’installation, mais aussi du rangement à la fin de la rencontre.
Chose promise, chose due ! Voilà une liste — non exhaustive — des freelances en événementiel à embaucher le jour J. Chez Eventdrive, on les trouve tous indispensables, mais c’est à vous de voir lesquels vous seront vraiment nécessaires. Peut-être avez-vous l’habitude de sous-traiter certaines missions à des entreprises spécialisées. N’oubliez pas pour autant que les freelances sont tout aussi qualifiés et souvent plus disponibles à court terme pour vous aider à mener à bien votre mission.
L’avantage, c’est que vous signez des contrats ponctuels. Si le travail ne fait pas l’affaire, vous n’aurez qu’à chercher un autre freelance pour votre prochain événement. Autre point important, le réseau entre freelances est très développé. N’hésitez pas à questionner vos employés d’un jour ! Qui sait, vous trouverez peut-être l’ANIMATEUR de vos rêves grâce à votre nouveau scénographe ? Et si ce n’est pas le cas, vous pouvez très bien faire appel au réseau d’internet qui, lui, est sans limites !
Chez Eventdrive, on trouve nos perles rares sur Malt.fr ou Freeandise.fr. Le premier vous permettra de trouver tout type de freelances, le second a fait de sa marque de fabrique la mise en relation des freelances avec des agences événementielles. Si vous ne trouvez pas votre bonheur avec ça…
