Ah la Coupe du Monde… Une expérience incroyable ! Ce dimanche 15 juillet, nous étions tous réunis pour la victoire de l’équipe de France. Un moment patriotique et inoubliable ! Mais comment cette expérience a-t-elle pris forme ? La Russie a fait un travail incroyable dans l’organisation de cette 21e édition de la Coupe du Monde. La décision de lui donner le droit de l’organiser était inattendue. C’est néanmoins devenu l’une des éditions les mieux organisées.
La Russie a réussi à sortir des sentiers battus, en organisant des grandes soirées de victoires, lors desquelles les Russes ont su montrer leur sens de l’hospitalité.
D’après Yann Simon, un membre de notre équipe présent à Moscou, il s’agissait d’une expérience incroyable, à vivre au moins une fois dans sa vie.
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La distance en Russie
Il faut savoir que la Russie couvre ⅛ de la surface terrestre du globe. Voyager d’un stade à l’autre aurait pu être un énorme frein, les matchs pouvant être organisés dans 12 stades différents ! D’après le Kaliningrad Guide, la distance minimale entre deux stades est de 760km et la distance maximale est de 4660km. Cela aurait pu impacter la décision des participants quant au fait d’assister aux matchs ou non.
La Russie a cependant a pris soin de mettre en place des vols et des trains low cost pour permettre aux participants de voyager plus facilement. Le FIFA Fan ID a permis aux supporters de se déplacer de manière sécurisée et facilité. La mise en place de navettes gratuites / transports en commun et la présence des volontaires à l’arrivée des supporters pour les aiguiller a permis de réduire au maximum les tensions liées à de tels trajets.
#NotreConseil
Cela montre que lorsque l’on utilise un seul point d’accès durant de gros rassemblements, il est beaucoup plus facile de gérer les flux de participants. Faire en sorte que le lieu de l’événement soit accessible par différents moyens de transports est essentiel. Le personnel joue également un rôle primordial lorsqu’il se rend disponible pour renseigner les invités.
La bonne pratique à retenir ? Mettre à disposition des navettes pour les allées et venues des participants.
Sécurité et gestion des participants
Plus d’un million de personnes se sont déplacées en Russie depuis le monde entier. La Russie, avec l’aide d’une équipe rigoureuse de 17000 volontaires, a su gérer la situation, notamment en dispersant les supporters entre les stades de Saint-Pétersbourg et d’Olympique Ficht. Cela a nécessité beaucoup de préparation et d’anticipation en amont l’événement pour que tout se déroule pour le mieux.
La gestion des participants c’est déroulé comme prévue grâce au FIFA Fan ID lié à leur passeport. Considéré comme leur pièce d’identité tout au long de la Coupe du Monde, elle leur a permis de voyager à travers la Russie.De plus, on remarquera les 4 contrôles de sécurité nécessaires pour accéder aux stades. Cela montre l’attention portée à la sécurité par les organisateurs. Comme un badge, le FIFA Fan ID des supporters a aidé l’équipe organisatrice à gérer à la fois la logistique et la sécurité de cette Coupe du Monde.
#NotreConseil
Cela nous montre l’importance du badge pour votre événement ! Il est primordial d’avoir un service de sécurité et un staff adéquat pour les grands rassemblements. Les participants doivent se sentir parfaitement accueillis.
La sécurité est une problématique majeure sur les manifestations majeures, assurez-vous donc que des mesures adaptées soient prises. Nous vous recommandons d’impliquer du personnel pour gérer le trafic entre les différents lieux de votre événement. Il est aussi important que les volontaires soient informés des procédures et participent aux exercices.
S’exercer et exécuter les procédures est très important pour l’événement. Ainsi, on évite les mauvaises surprises et les crises de stress au dernier moment !
Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?
Nous serions heureux d’en discuter avec vous !
L’atmosphère de l’événement
L’atmosphère et la convivialité contribuent fortement à la création d’une expérience unique. Une ambiance bien présente lors de la Coupe du Monde 2018 !
Après les matchs, les supporters ont pu se rassembler dans les fanzones ou dans la rue pour célébrer. Afin que les soirées ne deviennent pas violentes, la police russe a été sollicitée ainsi que des agents de sécurité privés ! Les événements n’ont pas dérapés, comme en France lors de la finale, lors de laquelle les autorités n’étaient pas préparées à un engouement national.
#NotreConseil
Il est toujours important d’insuffler une atmosphère propre à vos événements. L’interactivité est un levier qui vous permettra de créer un climat de convivialité et d’échange.
Les systèmes de votes et de quiz vous permettent par exemple de tester votre audience et de les impliquer dans l’événement.
En conclusion
La Russie a su un très bel exemple d’event management lors de cette Coupe du Monde. Nous espérons donc que vous avez apprécié (et retenu) les best practices que nous proposons dans cet article pour que vos événements soient tout aussi réussis et restent gravés dans les mémoires 🙂
