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Dans les coulisses d’un événement B2B : le Plezi Day

17 October 2018 | Temps de lecture : 7 min.
Dans les coulisses d’un événement B2B : le Plezi Day

Ce mardi 16 octobre, l’équipe Marketing a eu la belle opportunité d’être conviée au Plezi Day. Outre le contenu de la matinée, très riche, qui va nous permettre de chouchouter tous nos prospects et nos clients, nous avons été bluffées par certains aspects de l’organisation de cet événement B2B.

Mais commençons par le commencement. Plezi, qu’est-ce que c’est ? Il s’agit d’une entreprise française proposant un logiciel de marketing automation dédié au B2B.

Et l’Inbound Marketing ? Jamais entendu parler. C’est parti, définition : il s’agit d’une nouvelle forme de marketing qui consiste à faire venir le client à soi en entamant et animant des conversations. Et toute la journée était d’ailleurs centrée sur ces dernières : un animateur qui a travaillé son sujet, des sessions de questions/réponses, des temps dédiés au networking…

Voilà quelques pratiques que nous avons relevées lors de cet événement et listées ici, rien que pour vous – oh que c’est chou !

Dans les coulisses d'un événement B2B : le Plezi Day

Un événement tout-en-un

L’équipe de Plezi a convié à ce fameux Plezi Day à la fois les prospects et les clients. Comme ça, pas de jaloux ! Les clients sont invités sur la journée complète tandis que les prospects le sont jusqu’au déjeuner uniquement. Pourquoi Plezi l’a joué fine sur ce coup-là ? Découvrons ça tout de suite !

L’avantage pour l’organisateur


Les bénéfices pour Plezi sont nombreux. Premièrement, cet événement permet de concentrer les coûts, grâce notamment aux économies d’échelle :

Deuxièmement, il permet de faire interagir les clients et les prospects. Et gardons-le à l’esprit, nos meilleurs vendeurs sont nos clients. Les clients qui se déplacent lors de ce type de journées sont en général fidèles et prêts à recommander votre marque. Il est donc intéressant de les faire rencontrer vos leads chauds pour assurer la convers(at)ion.

L’avantage pour les participants


Clients et prospects sont ravis d’avoir été invités. Néanmoins, les clients se sentent privilégiés puisqu’ils ont été invités à rester toute la journée.

Pour autant, les prospects ne se sentent pas laissés pour compte. Premièrement, car ils ont été invités à la Matinale au même titre que les clients. Et deuxièmement, car la matinée était suffisamment riche en contenu. Ils savent aussi que l’année prochaine suivante, pour assister à l’après-midi, ils devront devenir à leur tour clients. Les cartes sont donc entre leurs mains.

Qu’ils soient dans une phase de prise de conscience, de considération ou de prise de décision, l’événement est une grande valeur ajoutée : au-delà de l’affect qu’il permet de créer, les prospects côtoient ainsi les clients, qui témoignent de leur attachement à la marque et des résultats qu’ils ont atteint grâce à Plezi.

L’astuce à retenir : convier à la fois clients et prospects sur un même événement.

Une bonne gestion des espaces

Nous avons aussi trouvé très judicieux la répartition de l’espace dans le lieu – le Karé de Rêvez d’ailleurs. L’accueil, le petit-déjeuner et la pause se déroulaient au premier étage, les conférences au second et enfin le networking sur la terrasse.

L’avantage pour l’organisateur

Les équipes organisatrices peuvent ainsi mieux gérer les flux des invités.
Alors que les participants sont accueillis au premier étage, les organisateurs peuvent finaliser les derniers détails de la salle de plénière. Pendant que la conférence se termine, le traiteur peut préparer le cocktail sur la terrasse, sans risquer de perturber les speakers ou de se faire voler une coupe de champagne.

L’avantage pour les participants

Les invités sont guidés dans leurs déplacements, et ça c’est rassurant ! Rien de pire que de chercher des yeux les toilettes ou l’emplacement du prochain atelier.

Les participants peuvent aussi distinguer différents temps : celui de la découverte, celui de la conférence et celui du networking. Et ainsi se concentrer sur l’activité en cours.

L’astuce à retenir : diviser son lieu en différents espaces.

Le détail qui fait la différence

Cela peut sembler évident mais vos invités ne sont (malheureusement) pas des élèves modèles. Nombre d’entre eux auront oublié de prendre un stylo ou un carnet de notes.Les équipes de Plezi avaient pensé à tout : des stylos – logotés bien sûr, un livre blanc imprimé intégrant des espaces dédiés aux notes, le programme de la journée.

Nous sommes même reparties avec une belle infographie que nous nous sommes empressées d’afficher !

L’avantage pour l’organisateur

Les bénéfices sont encore une fois nombreux.

Premièrement, les invités repartiront chez eux avec ces outils brandés pour créer encore plus de nouvelles occasions de penser à la marque. Il s’agit du seul média pour lequel on dit merci.

Deuxièmement, ils auront le sentiment que tout a été pensé pour eux, dans leur intérêt.

L’avantage pour les participants

Ce sont en général de petits détails qui font la différence et qui permettent d’enchanter vos clients plutôt que de les satisfaire. Proposer la solution à un problème au bon moment et au bon endroit est un exercice complexe mais au retour sur investissement assuré.

Ces attentions ont favorisé la mémorisation : les invités étaient plus concentrés pour capter les informations à haute valeur ajoutée qu’ils allaient pouvoir noter.

Le livre blanc comme carnet de notes permet de le positionner comme un indispensable.Les invités ne le jetteront pas en rentrant chez eux, puisqu’ils y ont mis leurs propres notes, c’est-à-dire les informations qui leur semblaient pertinentes.

L’astuce à retenir : glissez-vous dans la peau d’un invité. Quelle expérience aimeriez-vous vivre ?

Dans les coulisses d'un événement B2B - Plezi Day

La création de conversations

On ne le répétera jamais assez, le fil rouge est pri-mor-dial ! ici, Plezi a fait appel à Josélito, de l’agence Merlin / Léonard, spécialiste de l’expérience client, pour animer la journée. Et on peut vous dire qu’on a adoré !

L’avantage pour l’organisateur

Faire appel à un animateur professionnel est rassurant. Premièrement, c’est son métier de parler en public, il y a donc peu de chance qu’il fasse une crise de stress ou que les invités s’endorment sur leur chaise. L’organisateur est aussi certain que l’animateur maîtrise son sujet, connait les intervenants et les met donc à l’aise.

Cet animateur suscite l’intérêt des invités et permet l’augmentation du taux de mémorisation de 30 à 73%. Plutôt utile non ?

L’avantage pour les participants

Au-delà d’assurer une vraie cohérence et de créer du lien entre les interventions, la participation d’un animateur apporte du pep’s et du fun. L’attention des invités est ainsi maintenue tout au long de l’événement.

L’astuce à retenir : n’hésitez pas à déléguer l’animation de votre journée pour vous concentrer sur le chouchoutage de vos invités.

Voilà, vous savez tout sur cette expérience, vous êtes parés pour l’organisation de votre événement B2B. Nous avons déjà hâte de vous dévoiler les coulisses de l’événement d’un de nos clients qui se déroule en ce moment même au Paris Event Center !

Et si vous les aviez manqués, retrouvez nos articles sur deux événements grand public, la Coupe du Monde en Russie et le festival Lollapalooza.

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