Être organisateur d’événement demande un certain nombre de qualités. Il faut, entre autres, être ponctuel, organisé (on s’en doutait de celle-là), multitâche, avoir l’esprit logique et être malin. Pourquoi ? Parce qu’en plus de devoir trouver une salle pour accueillir votre événement, rédiger les cartons d’invitations, gérer tous les prestataires externes, il faut également être capable de gérer avant, pendant et après l’événement. Et une des tâches essentielles de l’organisateur est de concocter un programme qui occupera les invités, capable de leur donner envie de venir quand ils le découvriront et surtout qui leur fera passer un moment mémorable. 

Alors pourquoi est-ce si important ? Et comment être sûr de ne pas louper cet élément clé dans l’organisation événementielle ? On vous donne tous nos petits conseils d’experts, testés et approuvés.

 

LE PROGRAMME D’UN ÉVÉNEMENT : UN ÉLÉMENT ESSENTIEL

 

Avant d’entrer dans le vif du sujet, partons sur de bonnes bases.

Le programme de votre événement est un peu comme l’agenda. Il doit contenir les détails de toutes les activités, les horaires, les thématiques abordées, mais aussi les noms des intervenants. C’est un peu une vue globale de tout ce qu’il va se passer au cours de votre événement.

Il est très important d’en avoir un pour informer les invités de ce qui les attend, avant même qu’ils ne posent la question. La proactivité est la clé !

Vous pouvez faire le choix de diffuser votre programme de manière électronique, en le mettant en ligne sur votre site internet ou votre application mobile, ou encore en l’envoyant par email à vos invités. C’est d’ailleurs une excellente idée de l’inclure à votre carton d’invitation.

Pensez cependant à toujours avoir quelques versions papier à accrocher un peu partout sur le lieu de votre événement, mais également à distribuer. Il n’est pas question d’alourdir notre empreinte écologique, mais bien de prévenir les problèmes informatiques. Qui n’est jamais tombé en panne de batterie ?

LES POINTS À INCLURE DANS LE PROGRAMME DE VOTRE ÉVÉNEMENT

Construire le programme d’un événement n’est pas une mission très compliquée. Il faut cependant être particulièrement vigilant et ne pas oublier d’insérer les informations clés. Pas de panique, Eventdrive est là pour vous aiguiller !

Les horaires

Indiquer les horaires de chaque session est la base de tout bon programme. Non seulement vous devez communiquer les heures de début et de fin de toutes les activités qui vont être annoncées dans le programme, mais il faut également prendre en compte la logistique.

Au moment de planifier, pensez à prévoir une plage tampon entre les différentes activités. Il est rare qu’une conférence annoncée à 9h puisse réellement commencer à cette heure-là (il y a toujours des gens en retard ou qui papotent en buvant un café). N’oubliez pas non plus d’inclure des temps de pause, essentiels au bon déroulement d’une journée.

Notre conseil est de ne pas faire commencer des événements avant 9h, notamment lorsqu’ils ont lieu en province. Mieux vaut privilégier une heure un peu plus tardive pour maximiser le taux de présence.

 

Les intervenants

En plus de la thématique de l’activité annoncée, prenez le temps d’annoncer l’intervenant qui sera chargé d’animer la session. Il est toujours intéressant d’inclure une petite biographie, ainsi qu’une photo, pour présenter un peu plus en détail la personne que vos invités seront amenés à voir.

C’est d’ailleurs ce genre d’informations supplémentaires qui peut pousser quelqu’un à faire le déplacement pour assister à une conférence par exemple.

 

Les temps de pause

On en parlait un peu plus tôt : ne négligez pas les temps de pause. Il est important de bien spécifier toutes les pauses auxquelles vos participants auront droit, même s’il ne s’agit que d’un petit break autour d’un café le matin.

Si vous organisez une journée d’étude ou un séminaire sur plusieurs jours, il est fort probable que vous mettiez en place des temps de pause un peu plus longs. S’il y a des activités organisées à cette occasion, c’est le moment d’en parler. Le but est de mettre l’eau à la bouche de vos futurs participants !

 

Les enchaînements des interventions

Ce point est également très important. Parfois, pour une question de logistique ou en raison des conditions du lieu que vous avez loué, deux sessions consécutives ne pourront pas avoir lieu dans la même salle. Si c’est le cas, il faut le préciser très clairement à vos invités sur le programme de votre événement.

 

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QUELQUES IDÉES POUR RÉUSSIR VOTRE PROGRAMME À COUP SÛR

Vous avez dorénavant toutes les clés en main pour créer un programme d’événement qui ne laissera personne indifférent. Mais histoire d’être sûr que vous atteignez votre objectif, voici quelques conseils bien utiles.

 

Soyez clair et concis

Pas la peine de détailler en long, en large et en travers le contenu de toutes les activités. Il faut trouver un bon équilibre : en dire suffisamment pour donner envie d’en savoir plus, mais pas assez pour leur laisser une part de surprise.

 

Ajouter des images

Il paraît qu’une photo parle mieux que 1000 mots. Vous êtes d’accord ? Pensez à insérer des images de qualité dans votre programme. Cela peut être un portrait des intervenants, une photo du repas qu’ils vont avoir ou tout simplement une image du lieu où aura lieu l’événement.

 

Faire des tests

Avant d’imprimer votre événement en X exemplaires ou de le mettre en ligne sur votre site internet, pensez à le faire relire par au moins 2 ou 3 personnes. Idéalement, des collègues qui travaillent sur le projet, mais également des personnes qui ne sont pas au courant du tout. Un oeil extérieur peut détecter les imperfections beaucoup plus efficacement.

 

Vous voilà fin prêt pour créer le programme d’événement parfait. Pensez à inclure tous les éléments essentiels, prenez le temps de bien le faire relire et choisissez la meilleure manière de le diffuser. N’oubliez pas que ce programme sera un peu la clé de voûte de votre événement, le fil conducteur qui pourra vous permettre de suivre le déroulement de la journée, alors prenez bien le temps de produire un travail de qualité. Le succès de votre événement en dépendra !