Organiser une conférence

Souvent dédiée au monde scientifique mais s’ouvrant de plus en plus à d’autres secteurs, la conférence est une réunion d’individus passionnés par un sujet ou une problématique similaires. Nous avons souvent cette image de la conférence aux 1000 participants, devant lesquelles des experts de taille partage leur expérience et confrontent leurs idées. Mais une conférence, ça peut être bien plus que cela. Organiser une conférence n’est pas si facile, nous vous donnons toutes les clés ici.

Simplifiez l’organisation de vos événements

POURQUOI ORGANISER UNE CONFÉRENCE ?

La conférence est en quelque sorte une conversation entre un public et un orateur. Elle est une belle occasion de réunir des personnes intéressées par un sujet commun. Cet événement a donc vocation à créer des échanges et des liens, à informer sur des nouvelles pratiques ou des pratiques méconnues, à partager des points de vue, de l’information ou du savoir.

Partager une expérience pour inspirer ou motiver, notamment des collaborateurs

Rencontrer d’autres individus intéressés par la même thématique afin de créer au moins des échanges, si ce n’est une vraie communauté

Susciter un débat ou des échanges autour d’un thème commun, d’un sujet d’actualité…

Transmettre de l’information, sur un nouveau brevet technique par exemple

Organisez vos conférences avec une plateforme.

Vous êtes à la recherche d’une plateforme pour organiser votre conférence ? Vous êtes au bon endroit ! Simplifier vos process, inviter vos participants, animer vos talks, analysez le taux d’engagement de vos invités… Une plateforme pour organiser votre conférence vous permet de créer des événements mémorables et impactants. Parfait pour souder une communauté !

Gérez les inscriptions de votre conférence

Concevez un formulaire sur mesure, créez un site d’inscription à vos couleurs, envoyez vos emails d’invitation et visualisez vos inscrits enhttps://www.eventdrive.com/statistiques/ un coup d’oeil.

Invitez vos invités à poser leurs questions

Proposez aux invités de poser leurs questions. Vous pouvez ensuite les modérer et les transmettre à l’orateur qui peut répondre en direct.

Partagez en temps réel vos publications

Si vous souhaitez que votre événement soit relayé sur les réseaux, créez un hashtag dédié. Un mur social sera ainsi projeté en temps réel sur un écran.

Identifiez vos leaders les plus engagés

Récoltez de la donnée en temps réel sur les pratiques de vos participants et générez des rapports en un clic pour un reporting simplifié.

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Gérez les inscriptions de votre conférence

FORMULAIRES

Pour une bonne première impression, soignez votre site d’inscription. Pensez d’ailleurs à y inscrire toutes les informations utiles : lieu, agenda, dresscode, utilisation d’une application mobile… Vous pourrez bien sûr y diffuser un formulaire d’inscription. S’il est relié à une plateforme de gestion d’événements, toutes les inscriptions seront centralisées en un seul et même endroit. Parfait pour ensuite envoyer votre campagne de mails d’invitations !

Invitez vos invités à poser leurs questions

QUESTIONS / RÉponses

La conférence ayant vocation à rassembler, l’échange prend tout son sens. Les orateurs étant des experts, les participants verront une vraie valeur ajoutée au fait de pouvoir poser leurs questions et débattre librement. Dans tous les cas, il est conseillé de laisser du temps pour une session de questions/réponses, souvent un quart du temps total d’intervention.

Vous pouvez tout à fait gérer les questions à main levée, mais il faut avouer qu’avec une application, l’orateur sera beaucoup plus serein. Et les participants les plus timides auront aussi leur mot à dire, puisqu’ils peuvent poster les questions anonymement !

Partagez en temps réel les publications de vos participants

mur social

Parce que vos participants sont les premiers promoteurs de votre événement, et donc de votre marque ou organisation, nous vous conseillons de sauter sur l’occasion en créant un hashtag personnalisé… sur lequel vous penserez bien à communiquer en amont, pendant et en aval de l’événement. Vous pourrez ainsi plus facilement traquer votre portée sur les réseaux.

Grâce à un mur social, vous pouvez diffuser en temps réel les publications liées à votre événement sur un écran géant…

Identifiez vos leaders engagés

Mesure de l’engagement

Il est essentiel pour vous d’identifier qui sont vos promoteurs, c’est-à-dire les participants les plus engagés, qui vivent cette expérience de conférence au maximum. Grâce à l’utilisation d’une application mobile, vous pouvez récolter de la donnée en temps réel et analyser le nombre de connexions, l’utilisation des différentes animations, comme les questions/réponses, la visite des profils des autres participants…

Une plateforme pour organiser vos conférences ?

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ILS UTILISENT UNE PLATEFORME POUR ORGANISER LEURS ÉVÉNEMENTS

Créer de la cohérence au long du cycle de vie des événements

Julien Frocourt, Communication Manager, Sonepar

Ce que nous aimons avec Eventdrive, c’est la relation de proximité que nous entretenons avec eux. On échange très facilement, la discussion est ouverte pour recueillir nos souhaits d’évolution et d’optimisation.

Engagez vos collaborateurs lors de vos événements internes

Debbie Ewens, Responsable Communication interne, Sigfox

Nos collaborateurs peuvent participer des quatre coins du monde et apporter leurs remarques grâce à la pléthore de fonctionnalités de l’application Eventdrive : voter, poser des questions tout en restant anonyme, accéder à certaines informations en temps réel, interagir entre eux.

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Livre Blanc

une plateforme pour ORGANISER VOS conférences

Écrit par et pour des organisateurs d’événements, ce livre blanc vous dévoile tout sur l’intérêt de choisir une plateforme pour organiser des conférences uniques et impactants. À télécharger de toute urgence !

DES LIEUX POUR ORGANISER VOTRE CONFÉRENCE

Votre budget est ficelé, vos intervenants sont parés, vos invités sont chauds bouillants. Ne reste plus qu’à trouver lieu idéal pour accueillir votre conférence. Retrouvez notre sélection juste en dessous!

Des lieux atypiques pour votre conférence

Des Champs-Elysées au Canal Saint-Martin, les lieux pour des événements professionnels dans Paris ne manquent pas. Envie de vous démarquer en organisant une conférence dans un cadre atypique ?

Des idées de lieux incroyables pour votre conférence

Vous avez décidé d’en merdre plein les yeux aux participants de cette fameuse conférence ? Retrouvez toutes nos idées de lieux à l’effet wahou pour épater vos participants !

Des lieux pour une conférence de grande ampleur

Votre séminaire rassemble plus de 2000 invités et vous ne savez pas où accueillir tout ce beau monde ? Eventdrive vous a concocté une liste de 10 lieux pour des événements de grande ampleur !