Les séminaires internes sont propices à la création de liens entre les employés d’une entreprise. 

Ils vont avoir pour objectifs de fédérer les employés, les remercier, renforcer la cohésion et la culture d’entreprise et aussi de créer de la valeur humaine

La communication interne de votre événement va alors jouer un rôle crucial quant au bon déroulé de celui-ci. En effet, tous les salariés doivent être tenus informés en temps en heure, afin de ne pas manquer cet événement unique !

Alors, pour réussir à rassembler vos collaborateurs, une stratégie de promotion interne efficace va devoir être mise en place, en utilisant les canaux de communication adéquats. Vous êtes prêt à recevoir nos conseils ? Allez, c’est parti ! 🚀

Promouvez votre événement par email 💌

L’email est un moyen relativement efficace de communication, et d’autant plus pour faire la promotion de son séminaire en interne.

L’email est un canal facile d’utilisation, utilisé par tous les salariés d’une entreprise. Soyez sûr d’atteindre tous vos collaborateurs en un rien de temps !

De plus, ce canal a l’avantage d’être facilement automatisable, en programmant à l’avance ses envois et ses relances. Une fois votre plan de campagne d’emailing en tête, il ne vous reste plus qu’à programmer vos mails en suivant un rétro planning. 

Vu qu’on est plutôt cool chez Eventdrive, voilà un petit aperçu de ce à quoi cela peut ressembler :

 

Ensuite, adaptez votre objet de mail selon votre cycle d’envoi, par exemple, vous pouvez écrire [SAVE THE DATE] dans votre objet lors de l’envoi de votre premier mail. Apprenez à choisir l’objet parfait pour votre e-mail juste ici

Indiquez toutes les informations essentielles dans le corps de votre mail comme la date et le lieu de votre événement. N’oubliez pas d’ajouter un call-to-action qui redirigera vos invités vers le site web de l’événement ! Et pourquoi me demanderez-vous ? Je vais vous expliquer. 😉

Créez un site web événementiel 💻

Créer un site web est essentiel.

En effet, vos invités doivent pouvoir accéder n’importe quand et n’importe où aux informations de l’événement en interne. 

Gardez en tête que votre page d’événement est votre mur d’informations. C’est pourquoi il est important de retrouver certaines informations essentielles. Cette liste est non-exhaustive et c’est à vous de choisir ce que vous souhaitez faire apparaître sur votre page web. Parmi les informations que vous pouvez afficher, il y a : 

  • La date et l’heure de l’événement, un basique.
  • Les moyens d’accès au lieu : les transports à proximité, les navette prévues à cet effet etc.
  • La description de l’événement : énoncez quels sont les objectifs et les avantages pour les participants.
  • Un formulaire d’inscription, afin de récupérer la liste de toutes les personnes qui seront présentes ou pas pour votre événement. Ainsi, n’oubliez pas d’ajouter une case à cocher “Je pourrais être présent(e) à cet événement. OUI / NON”.
  • Un compte à rebours : cela amène un aspect d’immédiateté et d’excitation quant à l’arrivée de l’événement. 
  • Afficher les liens vers vos principaux réseaux sociaux si vous souhaitez engager vos collaborateurs sur ces canaux. Profitez-en pour partager le hashtag de l’événement.
  • La liste des conférenciers, des intervenants et des partenaires.

Si vous souhaitez en savoir plus, découvrez tous nos conseils pour créer un site d’inscription canon !

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Communiquez sur l’intranet 👩‍💻

Si vous travaillez dans une grande entreprise, vous utilisez sûrement un intranet.

Intranet signifie la mise en réseau d’informations pour la gestion de l’entreprise et permet de centraliser toutes les informations relatives à votre société au même endroit.

On y retrouve de nombreux articles, des activités et toutes les actualités du moment ! L’occasion de mettre votre événement en avant aux yeux de tous. Vous pouvez interroger vos collaborateurs et créer de l’engagement autour de votre événement afin de faire augmenter sa visibilité. 

En utilisant des mots clés précis et en attribuant un titre à votre événement en interne, vous facilitez la recherche de celui-ci au sein de l’intranet !

Devenez réalisateur grâce à la vidéo 🎥

Réalisez une courte vidéo “teasing” de l’événement à venir, que vous diffuserez sur les différents écrans de votre entreprise peut être un bon moyen de promouvoir son événement en interne.

Par exemple, sur celui du hall d’entrée afin que toutes les personnes présentes soient tenue informée, ou bien par mail, sur votre outil de communication interne, par message privé… La vidéo a l’avantage d’être virale et de pouvoir être facilement partagée.

L’objectif de votre vidéo est de donner envie de venir à votre événement en poussant le spectateur à passer à l’action suivante, c’est-à-dire de s’inscrire et de tout faire pour être disponible le jour-j. 

Voilà quelques tips pour réaliser votre vidéo teaser

  • Écrivez un script afin d’ordonner le déroulé de votre vidéo. Listez le matériel dont vous aurez besoin, des logiciels et des compétences nécessaires pour monter la vidéo.
  • Choisissez un porte-parole. Évidemment, ce n’est qu’une possibilité et cela dépend avant tout du type d’événement interne qui aura lieu. Pour une conférence animée par un intervenant reconnu ou le PDG de l’entreprise, il peut être intéressant que le message soit délivré par cette même personne.
  • Finissez votre vidéo sur une action que le spectateur doit faire, comme aller regarder dans ses emails et cliquer sur le lien pour s’inscrire à l’événement.

Si la vidéo est un sujet qui vous intéresse, découvrez notre article complet “Comment promouvoir votre événement grâce à la vidéo”.

Voilà, vous avez toutes les clefs pour promouvoir votre événement en interne ! Vidéo, intranet, e-mail… Le numérique reste l’un des moyens les plus efficaces pour transmettre l’information à grande échelle, afin d’être vu par tous !

N’hésitez pas à découvrir nos autres articles pour compléter votre recherche. 😉