Ca y est, le jour J est enfin passé et vous avez, c’est certain, brillamment organisé votre événement. Mais ce n’est pas encore fini ! Si la location de salle, l’envoi d’invitations ou la gestion de la logistique le grand jour font partie de la to-do liste de base, il ne faut pas pour autant penser que votre travail se termine quand le dernier invité quitte les lieux. Voici donc 7 choses à faire pour assumer au mieux la gestion événementielle de A à Z. Car on ne le répétera jamais assez, la partie post-événement est tout aussi importante que l’organisation en amont.

post-événement

 

Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

1. Commencez par prolonger la durée de vie de votre événement

Votre mission, si vous l’acceptez, est de faire en sorte que vos invités continuent de penser à votre événement dans les jours qui vont suivre. Pour y parvenir, vous pouvez mettre en application différentes techniques. La première, qui nous semble la plus pertinente et surtout la plus amusante, est d’utiliser les réseaux sociaux.

Continuez votre campagne de publications, alimentez votre fil d’actualité en publiant les photos de votre événement ou en donnant les résultats d’un concours par exemple. Vous pouvez aussi choisir de diffuser des comptes rendus ou la retranscription de débats. En maintenant un lien avec les participants de cette manière, vous continuez de travailler sur le processus de fidélisation.

Bien évidemment, si vous avez bien fait votre job (ce qui est forcément le cas si vous suivez tous nos conseils), celui-ci aura déjà été bien entamé grâce aux délicieux petits-fours que vous avez mis à disposition pendant toute la durée de l’événement.

 

2. Prenez le temps d’être critique envers vous-même et votre équipe

Cette partie-là est fondamentale. Il ne s’agit pas de s’attarder sur des petits détails, comme la couleur de la chemise de votre collègue ou votre coupe de cheveux le jour J. Vous devez plutôt traiter en profondeur votre événement afin de voir ce qui a bien marché et ce qui a un peu moins fonctionné.

En procédant ainsi, vous parviendrez plus facilement à mettre en avant des marges de progression possibles pour les prochains événements. Plusieurs possibilités s’offrent à vous, mais vous pouvez notamment obtenir des résultats pertinents en effectuant un petit sondage en interne auprès de votre équipe.

Connaître le ressenti de vos collaborateurs est, en effet, une bonne manière de voir les points positifs et négatifs. Vous pouvez également sonder vos participants en diffusant un questionnaire de satisfaction post-événement. À partir des résultats, vous pourrez tirer des conclusions, mais aussi établir les objectifs d’un prochain événement.

 

3. Analysez, toujours et encore !

Quoi de mieux que de regarder des chiffres pour finir sur une bonne note ? Rassurez-vous, pas besoin d’être matheux pour établir des statistiques qui vous aideront à améliorer vos futurs événements.

Si vous avez mis en place un site internet, regardez les données de Google Analytics pour connaître le comportement des visiteurs sur vos pages web. Vous avez créé un hashtag pour l’occasion ? Vérifiez s’il a été utilisé, par combien de personnes et surtout quel type de cible. Vous pourrez ainsi adapter votre communication la prochaine fois. Et si traiter des données vous fait peur, n’oubliez pas qu’Eventdrive propose une interface complète d’analyse de données. En quelques clics seulement, vous aurez de nombreuses statistiques pertinentes sur votre événement !

4. Regardez votre porte-monnaie

Un événement, c’est coûteux. Si votre travail en amont a été fait correctement, vous ne devriez pas avoir trop de mauvaises surprises en regardant vos comptes. Mais il arrive très souvent que des dépenses imprévues surviennent en cours de route (on a tous eu le client qui, au dernier moment, veut absolument des serviettes à motifs flamant roses pour mettre sur le buffet).

Autre point important : n’oubliez de régler aucune facture ! Machinalement, vous avez peut-être déposé le reçu de l’imprimeur à côté de la machine à café pendant que vous discutiez avec votre collègue 3 semaines auparavant ? En ayant un suivi méticuleux, vous devriez être capable d’éviter ce genre d’oubli… Et vos partenaires vous en remercieront !

 

 

Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

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5. Dites Merci !

En parlant de remerciements, n’oubliez pas cette étape. Pensez à remercier vos équipes pour le travail accompli, vos prestataires et intervenants, mais aussi vos sponsors. Mais surtout, dites merci à vos participants ! Vous pouvez choisir de le faire en utilisant les réseaux sociaux ou en leur envoyant un email personnalisé. Si vous avez encore un peu de budgets (et une liste d’invités pas trop longue), vous pouvez aussi envoyer des petits cadeaux à l’effigie de votre marque. Vous gagnerez des points à coup sûr !

6. Actualisez des réseaux

Petite tâche secondaire, mais pourtant essentielle. Une fois votre événement terminé, prenez le temps de mettre à jour tous vos réseaux et sites. Supprimez les « Rendez-vous demain pour notre événement » et remplacez-les par « Merci d’être venu si nombreux ». Il n’y a rien de pire que de tomber sur des annonces dépassées de plusieurs jours, voire semaines…

 

7. Détendez-vous !

Ca peut vous paraître bête dit comme ça, et pourtant, ça n’est pas évident pour tout le monde ! L’organisation d’un événement est particulièrement stressante et prendre du temps pour soi fait partie intégrante de la gestion post-événement. À vous de voir ce qui vous fait le plus de bien.

Une partie de jeux vidéo avec vos amis, un massage en solitaire ou une après-midi à faire les magasins, du moment que vous pensez à autre chose, c’est le principal ! Ce temps de repos est important, non seulement pour vous, mais également pour votre bien-être professionnel. En retournant travailler détendu, vous serez prêt à vous investir de nouveau à 200% sur votre prochaine mission.

 

La gestion post-événement, c’est pas si dur !

Tout le travail à faire après l’événement est forcément moins impressionnant, mais il est tout aussi important. Si vous gérez bien ces quelques tâches, vous serez encore plus performant à l’événement suivant. L’important est de ne pas se précipiter et prendre le temps de faire les choses correctement.

Cependant, vous devez être assez réactif pour surfer sur les quelques jours post-événements, période pendant laquelle les invités seront encore réceptifs à tout geste de votre part. Une question de subtilité et de dosage ! Mais en bon organisateur d’événement que vous êtes, vous saurez faire sans problème.

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