Pour ne pas être perdu dès le début, nous allons commencer par expliquer ce qu’est une plateforme de gestion d’événements. Ces plateformes tout-en-un vous accompagnent dans l’organisation de votre événement, dans le but de vous simplifier la vie afin que vous vous concentriez davantage sur des tâches à haute valeur ajoutée.
En effet, elles vous aident à gagner du temps sur tous les aspects de votre événement, lors des inscriptions, des enregistrements, de la promotion, des animations, du calcul de votre ROI… Et tout cela grâce à une unique plateforme. Cela évite de multiplier les outils afin d’optimiser le budget. De plus, vous respecterez pleinement le Règlement Général de Protection des Données car les données sont centralisées suite à un enregistrement unique. De vrais petits bijoux, dont les organisateurs d’événements ne peuvent plus se passer une fois qu’ils les ont testées ! ?
En résumer : une plateforme de gestion d’événements vous permettra de :
– gérer efficacement vos données, car la plateforme tout-en-un constitue une base de données unique, permettant une vision unifiée de celles-ci.
– améliorer la coordination des équipes marketing, sales, comptabilités… Une transparence inter-service qui garantie l’optimisation du temps de travail, une meilleure cohérence entre les pôles et une facilité de communication.
– moderniser et fluidifier l’expérience utilisateur grâce à cet outil entièrement numérique, qui reflètera auprès de vos clients et collaborateurs, l’image d’une société qui vit avec son temps.
Mais ce n’est pas tout ! (oui, on y arrive !). Aujourd’hui, nous vous expliquons quelles fonctionnalités une plateforme de gestion d’événements doit intégrer, afin de vous accompagner au mieux dans la création de votre événement.
ERGONOMIE
Il ne s’agit pas d’une fonctionnalité à part entière mais cela reste un point non négligeable lors du choix de la solution.
Pourquoi? Simplement car vous allez vous servir de l’outil au quotidien
et que son but premier est de vous faire gagner du temps. Aussi complète soit- elle, une plateforme qui vous demande 30 minutes de recherche pour trouver une fonctionnalité ne sera pas pleinement utile.
De plus, la plupart des sociétés proposant ce type de technologie ont développé
une approche grands comptes. Ainsi, vous serez sûr d’obtenir un outil adapté spécifiquement à vos problématiques si votre société en exprime le besoin.
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CONCEPTION
Dans un premier temps, la plateforme doit vous permettre de suivre la budgétisation de votre événement.
En plus d’éviter les mauvaises surprises, cela vous permettra d’économiser et de prendre les meilleures décisions pour le bon déroulé de la manifestation et votre business.
Dans un deuxième temps, vous devez également (et cela semble logique) pouvoir renseigner toutes les informations générales de l’événement une seule fois. Ainsi, vous pourrez les réutiliser pour l’ensemble de votre processus de communication.
MANAGEMENT ET COMMUNICATION
Tout l’intérêt d’une plateforme tout-en-un réside dans le fait de pouvoir manager entièrement votre événement au sein du même environnement. Vous devez notamment pouvoir effectuer toutes les étapes en amont de la participation.
Créer un site web dédié
Comme pour un rendez-vous, la première impression est toujours la bonne !
Pour séduire vos futurs participants, la plateforme de gestion doit vous permettre de créer un beau site dédié présentant votre manifestation, incluant un formulaire d’inscription.
Établir et personnaliser les formulaires
En complément de votre site, il faut bien sûr permettre à vos participants de s’inscrire. Une plateforme performante vous permettra d’intégrer tous les champs obligatoires et optionnels afin de tout connaître de vos invités en amont de l’événement.
Designer et expédier les emails d’invitation
Il s’agit de la même problématique que pour le site web. L’email est l’un des premiers points de contact entre votre événement et vos invités. Ici aussi, faites bonne impression avec un email design que vous pouvez envoyer à votre base de contacts depuis la plateforme. Tout l’intérêt résidant dans l’utilisation d’un builder vous permettant de visualiser en temps réel le design de votre communication.
Tracker l’activité de vos invités
Ont-ils confirmé, ont-ils ouvert vos communications, ont-ils utilisé l’application ? Une bonne plateforme de gestion d’événements doit vous permettre de suivre l’activité de vos invités afin de relancer par exemple ceux qui n’ont pas confirmé leur participation ou ouvert vos emails.
Gérer le check-in
La plateforme doit faciliter l’accès des invités à votre événement, grâce à un système de badges par exemple. Vous devez également pouvoir gérer cela depuis une application mobile liée à votre back- office afin de garder un oeil en temps réel sur les personnes enregistrées.
APPLICATION ET ENGAGEMENT
Une plateforme pour tout gérer en prévision c’est bien… Une application pour tous vos participants durant l’événement, c’est mieux !
Une bonne solution vous proposera les deux. Dans un premier temps, une application peut renseigner vos invités tout au long de votre manifestation avec :
- Le programme
- Toutes les informations pratiques
- Un fil d’actualité
- Un plan interactif
En revanche, son intérêt ne doit certainement pas s’arrêter là. Un enjeu incontournable d’un événement est de pouvoir engager les participants avec :
En un coup d’oeil, vos participants ont accès à l’ensemble des publications sur les réseaux sociaux et peuvent interagir entre eux.
Photos, publications les plus importantes, informations… donnez instantanément accès aux contenus relatifs à votre manifestation.
Permettez à vos invités de se rencontrer pour des interactions à haute valeur ajoutée entre eux.
En un endroit, les participants peuvent retrouver les clichés des autres invités et les leurs.
Identifiez facilement les speakers les plus appréciés et les meilleures activités de votre événement.
Pourquoi ne pas permettre à vos invités de poser directement leurs questions
à vos speakers ou à l’organisation ?
En bref, la plateforme et son application doivent permettre de démultiplier l’engagement de vos participants tout en fluidifiant leur parcours pour une expérience mémorable.
BONUS : Une plateforme incontournable permettra la création d’une multievent app ou application commune à plusieurs événements afin de les lier. Ainsi, vos invités et vous avez accès à toutes les informations en un seul endroit.
Vous connaissez désormais toutes les fonctionnalités que se doit d’avoir une plateforme de gestion d’événements ! Si vous voulez en savoir plus sur Eventdrive, notre propre plateforme tout-en-un, n’hésitez pas à demander une démo en cliquant juste ici !
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