Si vous êtes organisateur d’événements, vous avez certainement déjà entendu parler de la fameuse plateforme de gestion d’événements (ou event management software pour les plus anglophones d’entre nous)… Mais le concept peut vous paraître un peu flou. On revient ici sur une définition plus précise.

 

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QU’EST CE QU’UNE PLATEFORME DE GESTION D’ÉVÉNEMENTS ?

On distingue deux types de plateformes :

  • Les plateformes ne gérant que certaines étapes spécifiques (enregistrement, billetterie, planification etc.) ;
  • Celles pouvant vous accompagner de A à Z, que l’on qualifie de tout-en-un.

 

Nous nous concentrerons ici sur la définition de la plateforme tout-en-un.

En bref, une plateforme de gestion d’événements est une solution logicielle proposée en mode SaaS qui permet de gérer l’activité événementielle d’une entreprise de A à Z. Elle est constituée d’un back-office en ligne et d’une interface participant, souvent une application mobile. Au service de la cohérence avant, pendant et après l’événement, elle est vouée à devenir le seul outil utilisé par l’organisateur d’événements au quotidien.

Finalement, elle accompagne l’organisateur d’événements tout au long du cycle de vie de son événement :

  1. Gestion de projet

Simplifier les process du début à la fin

  1. Marketing

Communiquer et promouvoir ses événements

  1. Expérience

Offrir une expérience unique et fluide aux invités

  1. Performance

Mesure la performance de ses événements

POURQUOI CHOISIR UNE PLATEFORME POUR ORGANISER VOS ÉVÉNEMENTS ?

L’intérêt de recourir à une solution unique, c’est qu’elle est capable de vous épauler dans l’ensemble des étapes de vos événements. En effet, avoir recours à plusieurs briques de solutions expertes d’un processus vous oblige à multiplier les plateformes — hébergeur pour le site web, solution de ticketing, outil de mailing, tableur comme tableau de bord etc.

Outre le coût que cela représente, les désavantages peuvent vite devenir de vrais casse-têtes pour vos équipes. Il va falloir pour ces dernières jongler entre les différents outils ce qui engendre automatiquement une perte de temps — le ROI de votre futur événement est déjà entamé.

Qui dit différents outils, dit différentes formations et donc besoin de s’adapter d’un outil à l’autre… Encore un facteur chronophage pour vos équipes le temps qu’elles intègrent parfaitement le fonctionnement de chaque solution. Ajoutez à cela que vos briques ne communiqueront pas forcément entre elles. Conséquence ? Vous n’aurez pas une vision unifiée de vos données… Elles seront même hétérogènes et vous risquez également d’en perdre au passage.

C’est là qu’interviennent les plateformes tout-en-un. En vous permettant d’absolument tout piloter depuis une même interface, vous vous assurez de ne pas perdre de temps à jongler entre les outils ou d’égarer des données.

     SUIS-JE CONCERNÉ PAR L’ADOPTION D’UNE PLATEFORME ?

    Avant de prendre en compte le type d’événement qu’une plateforme peut vous aider à piloter, la première question à se poser est la suivante : “À qui peut servir une telle technologie ?”.

    Ce type de solution s’adresse à toutes les entreprises, structures, associations internalisant l’organisation de leurs événements mais également aux agences les accompagnant.

    “Pour quel type d’événement ai-je besoin d’une plateforme de gestion ?” C’est donc la deuxième question à se poser. Sachez qu’elle peut convenir pour des manifestations internes, comme externes, B2B mais également B2C :

    Voilà, vous en savez désormais un peu plus. Vous souhaitez en savoir encore plus ?!
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