Comment bien préparer vos participants

Le Digital est au cœur de vos projets d’entreprise et à l’occasion d’un événement interactif interne vous souhaitez convertir tous les collaborateurs ? Découvrez dans cet article comment ne laisser personne de côté quand il s’agît de transformation digitale.

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Avant l’événement interactif

Oui vos collaborateurs parlent le langage d’jeuns, oui ils ont un smartphone et oui ils ne sont pas bêtes mais ils ne sont pas pour autant familiarisés avec le fonctionnement des nouvelles technologies.

Avant votre événement interactif il est nécessaire de faire un état des lieux. Quels sont les smartphones utilisés chez vos collaborateurs ? Chez quel opérateur téléphonique ont-ils souscrit ? Comment jugent-ils leur aisance avec leur smartphone ? Les réponses récoltées vous permettront de dresser un constat, de mieux accompagner vos collaborateurs et d’anticiper les besoins techniques de votre événement.

Vos collaborateurs ne sont pas connectés, voir réticents.
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Comprenez : je n’ai pas l’habitude de télécharger des applications, je ne sais pas comment faire, j’ai peur du digital et je n’ose pas le dire.

L’usage du smartphone est aujourd’hui banalisé, ce qui implique que les personnes peu à l’aise n’osent plus le verbaliser de peur de se sentir hors-norme.

Pour impliquer cette population, prenez le temps de communiquer sur les choses essentielles à savoir. Comment activer et configurer le WI-FI sur le mobile ? Comment savoir si le WI-FI est bien connecté ? Comment télécharger une application ? On me demande un compte Google Play / iTunes mais je n’en ai pas, que faire ? Comment fermer / désinstaller une application ? Comment installer une web app ? Comment retrouver facilement une adresse web ? …

Vous allez répondre à leurs besoins, ils seront à l’aise et utiliseront l’application dédiée avec plaisir.

Vos collaborateurs sont sensibilisés mais pas expert pour autant.

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Comprenez : je suis un expert et suis certain que c’est l’application qui bug.

De nombreuses personnes sont à l’aise avec les nouvelles technologies mais lorsqu’ils rencontrent des difficultés ils ne se posent pas toujours les bonnes questions.

Pour vous aider à résoudre ces points bloquants voici quelques pistes : le participant utilise-t-il la bonne adresse e-mail et le bon mot de passe ? N’y a-t-il pas de fautes de frappes dans l’URL de la web app ou dans son e-mail/mdp ? Est-il bien connecté au WI-FI ou a-t-il une couverture 3G/4G suffisante ? Si l’application de l’événement interactif dispose d’un accès restreint par utilisateur assurez-vous que le participant ait été invité, qu’il se soit bien enregistré et créé un mot de passe. Sans quoi, il ne peut pas avoir accès à l’application.

Pendant l’événement

En tant qu’organisateur de l’événement, vous savez que ce ne sera pas sans surprises.

Dans le cadre de l’utilisation d’une application mobile interactive, l’élément à surveiller de près est le WI-FI, la 3G/4G.

Si vous avez traité les besoins avant l’événement interactif, une minorité de participants devrait rencontrer des difficultés. Sachez reconnaître rapidement le type d’utilisateur (cf ci-dessus) auquel vous avez affaire. L’écoute est la clé, et ce, même en période de stress.

Si votre événement le permet, réserver un point informatif où les participants pourront trouver du support pour l’application et le WI-FI.

Le point informatif n’est pas envisageable ? Vous pouvez briefer le staff de l’événement.

Après l’événement

Il n’y a rien de mieux que de récolter les avis de vos participants « à chaud ».

Avant l’événement préparez une enquête de satisfaction qui sera disponible dans l’application. Posez des questions sur l’événement  interactif mais également sur les outils digitaux utilisés. Cela permet aux participants de s’exprimer, de faire remonter des remarques souvent pertinentes. La valeur ajoutée est de savoir si votre investissement sur une application mobile interactive a été bénéfique et si vous pouvez réitérer l’expérience.

L’analyse des feedbacks des participants vous permettent d’identifier de nouveaux besoins et de mieux connaître vos participants.

En conclusion gardez à l’esprit qu’un participant connecté est synonyme d’interactivité réussie !

 

 

 

 
 
 
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