Les événements représentent presque un quart du budget marketing des entreprises. Au vu des montants engagés, il semble donc logique que les organisateurs d’événements attendent un retour sur investissement optimal. Nous vous donnons toutes les clés pour optimiser le ROI de votre événement dans cet article. Pour cela, 3 axes sont envisageables :

  • Alignez les parties prenantes
  • Comparez avec excès
  • Utilisez les bons leviers de communication

Alignez les parties prenantes pour un meilleur ROI

Garantissez la cohérence des objectifs

Chez Eventdrive, nous considérons que la cohérence est le facteur clé de réussite de votre événement. Notre guideline ? Un objectif clair pour aller tous dans la même direction.
Cette méthode permet d’éviter les imprévus et les écarts, et donc de limiter l’investissement temporel ou financier qui aurait été nécessaire pour les rectifier. De quoi optimiser le ROi de votre événement !

Prenez le temps de rappeler à l’ensemble des parties prenantes les objectifs de votre événement : intervenants, équipe, managers, prestataires, lieu de réception…

Tentez de répondre aux questions suivantes :

  • Pourquoi organisons-nous cet événement ?
  • Que va-t-il apporter à l’entreprise à long, à moyen, à long terme ?
  • Quel est le ROI attendu ?

Entourez vous des bons partenaires

Vous organisez un événement rassemblant une cinquantaine d’acheteurs ? De potentiels fournisseurs seront certainement intéressés pour proposer une prestation offerte en échange de visibilité et d’un temps de parole en introduction de l’événement.

Réfléchissez aux entreprises dont vos invités pourraient être la cible potentielle. Elles auront tout à gagner de vous proposer une remise ou une prestation à titre gratuit.

À la quête du ROI : comparez avec excès

Faites les bons choix

Vous organisez habituellement des séminaires sur deux jours ?
Pensez à condenser le tout en une seule journée. Vous économiserez ainsi l’hébergement et des frais de bouche supplémentaires. Si vos participants sont des collaborateurs, ils seront également mobilisés une journée de moins. Un premier pas vers un ROI optimisé ! Attention toutefois à ne pas détériorer l’expérience de vos participants et bien garder en tête l’objectif de votre événement !

Vous hésitez entre ville ou campagne ? L’objectif de votre événement en termes de ROI pourrait bien vous aider à choisir. Selon Kactus, un site de location de salles de réunion, comptez, en moyenne, 90€ pour un séminaire à Paris, 70€ pour un séminaire à Lyon, 55€ pour un séminaire à la campagne.

N’omettez aucun détail pour éviter les surcoûts

 

Souvent, le budget de votre événement est dans les clous ! Mais c’est sans compter les fameux coûts cachés, notamment pour ce qui est du lieu de réception. Nous avons donc créé la liste des questions à poser lorsque vous cherchez un lieu pour éviter les mauvaises surprises… Ne vous en faites pas, nous avons tous au moins une fois perdu tous nos cheveux en découvrant la facture du rétroprojecteur de 400 euros 😉

Pour ce qui est des intermédiaires, c’est quitte ou double !
Dans un cas, en les éliminant, vous rognez sur leur marge et donc assurez un ROI supérieur pour votre événement. Dans un autre cas, vous choisissez un expert qui connaît les tarifs du marché et peut négocier le devis d’un lieu par exemple.

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

Utilisez les bons leviers de communication

Mener une stratégie de communication multicanale

Vous le savez mieux que personne, les canaux de communication se servent mutuellement de leviers. Lors de la promotion de votre évènement, connectez-les entre eux pour décupler votre force de frappe tout en maintenant un ROI optimisé. Utilisez l’ensemble des parties prenantes : si elles participent à l’événement, elles seront ravies de communiquer (question d’égo !). Incitez les partenaires à relayer votre communication et les invités à partager le fait qu’ils seront présents.


Par exemple, votre mail d’invitation, votre carton d’invitation, votre publication Linkedin redirigent vers votre site d’inscription, qui propose de découvrir une vidéo d’intro, que vous aurez aussi partagée sur les réseaux sociaux. Une fois inscrit à travers un formulaire, l’invité se verra proposer de télécharger l’application mobile de l’événement, à travers laquelle il recevra régulièrement des citations de certains intervenants influents.

Se servir des réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont un relai efficace et peu coûteux, idéal pour optimiser le ROI de votre événement. Nous l’avons déjà évoqué dans de nombreux articles, mais pensez à créer et à communiquer le hashtag dédié à votre manifestation. Rappelez-le en début de plénière, sur la signalétique, à travers de notifications sur l’application : redoublez de créativité pour ce qui est de la communication sur site !

Pour optimiser le ROI de votre événement, il faut ne laisser passer aucun détail, s’acoquiner avec l’ensemble des parties prenantes, qui sont autant de relais gratuits, mixer ses canaux de communication ! Au final, il faut être créatif et se demander comment faire les choses différemment. C’est d’ailleurs cela le propre de l’organisateur d’événements : la créativité ! Nous en parlions dans l’article sur les 8 bonnes raisons d’aimer son métier d’event planner