Organisez la journée de recrutement parfaite

Il paraît que vous organisez prochainement une journée de recrutement ! En seulement quelques heures, votre mission est de rencontrer un maximum de candidats afin de recruter les futures pépites de votre équipe ou de votre organisation. Mais plutôt que d’organiser de simples entrevues à la chaîne, l’organisation d’une journée de recrutement vous permet de mettre vos candidats en conditions et surtout créer une ambiance saine d’émulation, plus qu’une vraie compétition.

Comment organiser ce type d’événement et quels types d’activités mettre en place pour séduire les candidats dès le début de la journée ? Eventdrive vous confie ses secrets logistiques et pratiques pour l’organisation de la journée de recrutement parfaite.

 

 

 

EN AMONT DE VOTRE journée de recrutement

Gérez les inscriptions d’une main de maître

 

L’organisation de votre journée de recrutement commence bien en amont du jour J. En effet, il faut s’assurer que les candidats seront bien présents pour prévoir en fonction les repas, les espaces, les supports et les ressources humaines nécessaires à leur accueil.

L’un de nos clients, Akka, utilise par exemple la plateforme d’inscription Eventdrive pour cette étape cruciale. Après avoir enregistré tous les potentiels candidats dans sa base de données, le recruteur prépare une campagne d’emailing pour leur proposer de valider leur inscription ! Une première étape qui montre qu’ils sont motivés. Le formulaire personnalisé qui est créé pour l’occasion permet notamment au recruteur de récupérer les CV des candidats.

 

En créant des sessions et des ateliers, il pourra aussi plus facilement gérer les centaines de candidats qu’il recevra ce jour-là. Grâce à l’application mobile qui leur aura été demandé de télécharger en amont, ces derniers pourront se repérer dans les locaux de l’entreprise et connaître leur agenda personnalisé. L’information, c’est la clé !

 

Pensez à envoyer des rappels réguliers

 

Même si les candidats sont certainement très motivés, ce ne sont certainement pas des surhommes et ils ne peuvent pas penser à tout ! Les process de recrutement sont déjà particulièrement forts en émotions… Vous pouvez donc leur donner un petit coup de pouce en programmant des mails de rappel quelques jours avant votre journée de recrutement.

Le déroulement d’une journée de recrutement

 

Une session de recrutement qui se passe sur une journée doit être particulièrement cadrée, car l’événement passe très vite et les enjeux sont importants. Il est important de bien déterminer en amont chaque étape afin d’éviter le chaos le jour J.

 

Un temps d’accueil

 

Le moment où vous accueillez les candidats est important, car votre image de marque est déjà en jeu. Vous êtes entré en phase de séduction au moment où vous les avez convoqués, mais tout devient bien réel à leur arrivée sur les lieux et comme on dit, la première impression est souvent la meilleure ! Accueillez vos invités autour d’un bon petit-déjeuner qui permettra de les mettre à l’aise tout en mettant en conditions.

 

 

Une présentation individuelle des candidats

 

Après avoir passé un petit moment à se restaurer, vous pouvez commencer à découvrir vos candidats. Le but ici est d’aller un peu plus en profondeur en posant des questions assez originales plutôt que les banales « Comment vous appelez-vous ? » et « D’où venez-vous ? ».

Deux choix s’offrent à vous : soit vous les mettez en conditions directement en posant des questions auxquelles vous attendez une réponse immédiate, soit vous leur transmettez une liste de 4 ou 5 questions qu’ils devront préparer à l’avance. Vous pouvez par exemple demander quel est l’objet qui les caractérise le plus, qu’est-ce qu’ils amèneraient s’ils ne pouvaient prendre que 3 choses sur une île déserte ou encore de vous raconter une petite blague.

Ce temps de présentation ne doit durer que quelques minutes par candidat, mais est très important pour le recruteur, car il permet de cerner les personnalités. Et le bonus, c’est que cela permet de détendre l’atmosphère 😉

 

Une épreuve de groupe

 

Enchaînez par la suite avec une épreuve de groupe. Ici, bien sûr, votre but est d’analyser comment les candidats travaillent en équipe et comment ils arrivent à résoudre un problème sous pression.

Pour cela, vous devez avoir choisi un lieu qui permet la création de petits pôles de travail et mettre à disposition tout le matériel que vous auriez proposé à votre propre équipe. Là encore, votre image de marque est en jeu et doit montrer aux candidats comment ils auraient à travailler s’ils venaient à collaborer avec vous.

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

 

Un moment de détente

 

Avant de continuer les sélections, il peut être intéressant d’intégrer un petit moment de détente. Une pause avec collation est bien sûr indispensable, mais pourquoi pas aller plus loin dans l’idée ? Vous pourriez par exemple faire visiter les locaux, montrer des images de votre dernier teambuilding ou encore présenter quelques membres de votre équipe. Tout ça de manière très informelle !

 

Un test écrit

 

Selon vos besoins, vous pouvez continuer la journée de recrutement avec un test écrit. Ça peut être une épreuve de langue si vous avez besoin de collaborateurs bilingues ou encore une analyse de données, si vous recherchez des pros du marketing. Peu importe le contenu du test, il faudra être capable de proposer une place assise à tous les candidats que vous recevez pour leur permettre de travailler dans les meilleures conditions possibles.

 

Un repas en groupe

 

Pour clôturer la matinée, invitez vos candidats à se restaurer autour d’un bon repas. Le plus simple est sûrement de mettre en place un buffet avec sandwiches et mignardises à disposition. Ce temps de repas permettra à votre équipe de faire un choix parmi les candidats au vu des résultats de la matinée et sélectionner les candidats que vous avez préférés pour les entretiens individuels de l’après-midi. Que vous le vouliez ou non, une certaine ambiance de concurrence se sera instaurée depuis le matin. En proposant aux candidats de déjeuner ensemble, vous permettez à tout le monde de se détendre et de penser à autre chose. C’est aussi une manière de les remercier d’avoir fait le déplacement et notamment ceux qui ne seront pas sélectionnés pour l’après-midi.

 

Des entretiens individuels

 

Après le repas, vous continuerez probablement avec la phase des entretiens individuels. N’oubliez pas que vos candidats se sont déjà donnés toute la matinée, veillez donc à donner un ton plus informel à la chose. C’est aussi une manière de découvrir un peu plus le candidat, son parcours professionnel et surtout voir comment il s’exprime quand il est seul. D’un point de vue organisationnel, veillez à avoir assez de salles de réunion et de ressources humaines pour recevoir l’ensemble des candidats sélectionnés. Le but n’est pas de les faire patienter tout l’après-midi et faire monter le stress sans raison.

 

L’annonce des résultats de cette journée de recrutement

 

Enfin, après avoir débriefé avec vos équipes et sélectionnez les meilleurs candidats, la norme est d’annoncer les résultats le soir même. La journée aura été intense pour vos candidats, la moindre des choses est donc qu’ils aient un retour rapide sur leurs performances. Vous pouvez les inviter par la suite à rencontrer leurs managers opérationnels.

 

 

EN AVAL DE VOTRE journée de recrutement

Envoyez-leur un mail de remerciement

 

Parce que la façon dont sont traités les candidats reflètent l’image de votre marque employeur, n’oubliez qu’un simple « merci » est toujours agréable ! Les candidats ont tout de même fait le déplacement et ont bloqué une journée complète de leur temps, pour ceux qui auront été au bout du process !

Programmez donc un mail de remerciement :

  • pour les candidats qui n’auront pas été retenus, pour leur souhaiter bon courage pour la suite.
  • pour les candidats qui ont été retenus pour leur donner une vision plus claire du reste du process et pour partager avec eux les présentations du jour.

 

Demandez leur avis, marque employeur oblige !

 

Et parce que ces candidats seront aussi les premiers promoteurs de votre marque employeur, pensez à leur adresser un questionnaire de satisfaction : nous vous donnons toutes les clefs dans cet article ! Avec Eventdrive, vous avez la possibilité d’envoyer ce questionnaire directement par l’application mobile. Et ça, c’est cool !

 

 

 

5 choses à retenir avant d’organiser votre journée de recrutement

 

Les accompagner au maximum.

Si l’un des candidats ne se présentent pas, c’est du temps perdu pour vous. Le mail de rappel un ou deux jours avant est donc la bonne astuce pour assurer un taux de présence optimal ! 

 

Leur apporter la bonne information au bon moment.

La journée va être stressante pour les candidats, pas besoin de rajouter du stress inutile parce qu’ils ne trouvent pas la salle où ils doivent se rendre. L’application mobile permet de :

  • consulter son agenda personnalisé
  • recevoir des rappels quand les ateliers approchent
  • obtenir le maximum d’informations quant aux sessions

 

Ne pas oublier les temps de détente.

Mettez-vous à la place de vos candidats et imaginez l’état dans lequel ils sont. Une petite pause dans tout le processus ne fera de mal à personne 😉

Prévoyez donc deux espaces, un à l’intérieur et un à l’extérieur, dans lesquels ils pourront partager une tasse de thé ou quelques conseils.

 

Automatiser au maximum pour replacer l’humain au coeur du process.

Vous souhaitez évaluer rapidement l’attention des candidats lors de votre présentation corporate ? L’application est encore et toujours l’outil parfait ! Grâce au système de quiz, vous pourrez facilement connaître leurs réponses et identifier ceux qui sont au taquet. Des questions qui ne sont pas forcément éliminatoires mais qui permettent d’attribuer quelques points 😉

 

L’organisation d’une journée de recrutement n’est pas de tout repos. Habituellement, un événement a pour but de détendre vos invités, là, vous risquez d’avoir affaire à des convives sous pression. Ne perdez pas votre principal objectif de vue, recruter une ou plusieurs perles rares, mais n’oubliez pas que vous êtes garant de votre image de marque employeur. Faites donc vivre à vos candidats une expérience sans couture, du début à la fin. Et qui sait, ils vous renverront peut-être l’ascenseur un jour ou l’autre !

 

 

9 thèmes pour votre soirée d’entreprise

Votre client est clair : pour sa prochaine soirée d’entreprise, il souhaite marquer les esprits et surtout se démarquer de ses concurrents. Vous pourriez lui proposer d’organiser son événement dans un lieu insolite, mais son budget est assez limité. Il va donc falloir vous creuser les méninges pour faire de sa soirée un moment mémorable pour ses invités.

Pour y parvenir, rien de mieux que de proposer un thème à votre soirée ! Les possibilités sont nombreuses et les thématiques infinies. Que vous choisissiez d’orienter la soirée vers des consonances latines ou qu’elle soit à l’image de vos superhéros préférés, votre client sera forcément séduit.

Mais choisir le thème idéal en fonction des attentes clients, du budget alloué et des ressources disponibles n’est pas forcément facile. Eventdrive vous propose donc une série de 9 thèmes de soirée d’entreprise à mettre en œuvre, plus ou moins facilement.

 

 

 

Optez pour un thème de soirée d’entreprise qui fonctionnera à coup sûr !

 

 

Les années 20

Tout le monde se laisse séduire par une déco et un déguisement à la Gatsby ! Qu’on ait dévoré le roman ou pas, vu le film ou pas, les plumes, perles et bretelles en tout genre sont connues de tous. Très facile à mettre en place, il suffit de se plonger quelques dizaines d’années en arrière et mettre en place une décoration de style Art déco. Efficace et peu coûteux, ce thème est idéal !

 

 

Les Caraïbes

Qui n’a pas envie de vacances ? Imaginez vos invités se balader en tongs et chemise hawaïenne à votre soirée d’entreprise, un cocktail à la main. Alors même qu’ils seront entourés de leurs collègues, et possiblement sur leur lieu de travail, ils auront l’impression d’avoir un pied sur une plage des Caraïbes. Idéal pour se déconnecter, ce thème de soirée d’entreprise est très facile à installer. Déposez des noix de coco, fruits de la passion et autres fruits exotiques dans des corbeilles à fruits, réalisez une déco avec des coquillages et diffusez de la musique aux intonations festives. Le must ? Créez un petit coin plage en amenant du vrai sable !

 

 

Casino Royal

La plupart des gens n’osent pas l’avouer, mais passer une soirée au casino est souvent très apprécié. Installez quelques tables de black-jack, une roulette, voire même des machines à sous et le tour est joué ! Pour faire encore plus vrai, n’oubliez pas d’embaucher des croupiers le temps de votre soirée. Bien évidemment, ne mettez que de l’argent factice en jeu, le but doit rester l’amusement et non pas créer la ruine de vos collaborateurs. 😉

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

Misez sur la saisonnalité

 

 

Halloween

Vous prévoyez d’organiser une soirée au mois d’octobre ? N’hésitez plus, il suffit de surfer sur les tendances et préparer un événement d’Halloween. Pour la déco, c’est facile : disposez des (fausses) toiles d’araignées sur les murs, éparpillez des citrouilles dans toute votre salle et créez une ambiance de pénombre avec vos éclairages. Pour rendre l’événement un peu plus vivant, pourquoi ne pas proposer un concours de déguisement ? Le vainqueur pourrait gagner le droit d’avoir une place de parking à côté de l’entrée par exemple ! Chez Eventdrive, nous avions également organisé un escape game home made.

 

 

Pâques

Si au contraire, votre événement doit se tenir en avril, pourquoi ne pas choisir le thème de Pâques ? Sans s’orienter vers la consonance religieuse de la fête, choisissez plutôt la solution du chocolat ! Agrémentez votre lieu d’événement de fontaines au chocolat ou proposez des mignardises faites uniquement à base de cacao. Vous pourriez même aller jusqu’à organiser une chasse à l’œuf sur le lieu de votre événement, en cachant un prix spécial pour le meilleur de vos invités ! Original, non ?

 

Noël

Un thème classique me direz-vous, puisque toutes les entreprises organisent une soirée de Noël. C’est vrai et faux en même temps. Certes, la soirée de Noël est un incontournable, mais le thème est-il vraiment exploité à sa juste valeur ? Disposez des guirlandes, des boules et autres déco scintillantes à tout-va. Laissez les traditionnels chants de Noël enchanter les oreilles de vos convives. En plus du traditionnel « Secret Santa » qui permet d’offrir un cadeau à un collaborateur, pourquoi ne pas proposer un concours de dégustation de bûches de Noël ? En rendant l’événement interactif, vos invités seront charmés, c’est certain !

 

 

Place à la culture

 

 

La gastronomie à l’honneur

Vous prévoyez d’organiser une soirée au mois d’octobre ? N’hésitez plus, il suffit de surfer sur les tendances et préparer un événement d’Halloween. Pour la déco, c’est facile : disposez des (fausses) toiles d’araignées sur les murs, éparpillez des citrouilles dans toute votre salle et créez une ambiance de pénombre avec vos éclairages. Pour rendre l’événement un peu plus vivant, pourquoi ne pas proposer un concours de déguisement ? Le vainqueur pourrait gagner le droit d’avoir une place de parking à côté de l’entrée par exemple ! Chez Eventdrive, nous avions également organisé un escape game home made.

 

 

Un tour du monde en une soirée

À l’image du thème précédent, vous pouvez aussi choisir de mettre un (ou plusieurs) pays à l’honneur au cours de votre événement. Vous êtes plutôt paella et flamenco ? C’est parti pour l’Espagne ! Au contraire, vous préférez manger de bonnes pâtes avec une sauce préparée avec amour ? Direction l’Italie ! Le froid, le sirop d’érable et la poutine vous font rêver ? Traversons l’Atlantique et rendez-vous au Canada ! Bref, les possibilités sont infinies (ou presque) pour donner une teinte étrangère à votre événement d’entreprise. Ce thème peut facilement être exploité et pourrait rythmer plusieurs de vos soirées si vous voulez continuer votre tour du monde…

 

Mettez l’art en avant

Votre soirée d’entreprise pourrait être l’occasion de familiariser vos invités à l’art. Si vous en avez la possibilité, organisez votre événement dans un musée et organisez une quête au cours de la soirée. En disposant des indices un peu partout, vous rendrez votre événement interactif, ferez découvrir de magnifiques pièces d’arts à vos invités et leur en mettrez plein la vue ! Bien que nécessitant une organisation en amont avec la mise en place de la quête, ce thème est idéal pour rendre la soirée vivante, alors même qu’on se trouve dans un musée !

 

Les possibilités de thèmes de soirées d’entreprise sont multiples. Ici, nous vous avons présenté ceux qui nous semblent les plus pertinents. Mais vous pouvez aussi faire le choix de créer votre événement en lien avec votre film préféré, autour d’une seule et même couleur ou encore selon une période qui a marqué notre histoire (on aime particulièrement les soirées qui traitent de la préhistoire…). Bref, à vous de choisir ce qui compte le plus pour vous. N’oubliez pas de penser à tous les détails : la décoration, la cuisine et l’ambiance musicale. Sans oublier de donner le nom du thème à vos invités pour qu’ils puissent préparer un petit déguisement pour l’occasion !

 

 

À la recherche d’un lieu pour votre événement client : quels outils utiliser ?

La recherche d’un lieu pour l’organisation d’un événement est une des étapes essentielles au travail d’un event planner. Quand on est dans le métier depuis longtemps, on a ses petites habitudes et on connaît les meilleurs endroits donc cette mission est souvent plutôt facile – l’ancienneté a ses avantages aussi ! En revanche, quand on débute, quand on arrive dans une nouvelle ville ou tout simplement quand on veut sortir un peu des sentiers battus, la tâche peut se révéler plus compliquée. Mais comme toujours, Eventdrive a une solution ! Au fil du temps, nous avons eu la possibilité de découvrir de nombreux outils permettant de trouver le lieu idéal pour un événement. Découvrez notre sélection de 5 outils à utiliser en priorité, plus un petit bonus, parce qu’on voulait faire ça pour vous. 😉

PRIVATEASER : POUR MISER SUR L’ORIGINALITÉ

Privateaser a misé sa communication sur l’originalité. Et justement, le concept est plutôt sympathique ! Pour trouver la perle rare, il suffit d’indiquer quel type d’événement on veut organiser, la date souhaitée ainsi que le nombre d’invités attendus et donner une idée de la localisation. À partir de là, le site fait travailler ses méninges et propose une sélection de lieux plus atypiques les uns que les autres. Vous pourrez notamment avoir la possibilité de privatiser d’anciennes caves transformées en bar, louer des lofts ultras modernes ou encore réserver des péniches ! L’avantage en utilisant Privateaser ? Vous pourrez (parfois) bénéficier de tarifs préférentiels sur les consommations. Et comme on dit, il n’y a pas de petites économies.

KACTUS : LA SOLUTION POUR LES SITES HAUT DE GAMME

Avec Kactus, même système. En revanche, la plateforme est un peu plus spécialisée dans la location de lieux d’exceptions. Son catalogue comprend notamment des châteaux, domaines et villas en tout genre. Mais si vous recherchez quelque chose de plus simple, Kactus propose également des espaces de coworking, idéaux pour des réunions en petit comité par exemple. Que vous ayez à organiser un séminaire ou un cocktail, les experts de Kactus portent une attention particulière à proposer un lieu parfaitement adapté à vos besoins. Ce qui fait que Kactus se démarque ? Ils ont des partenariats avec de nombreux hébergements possédant des salles de réunions. Les séminaires résidentiels qui nécessitent de loger vos invités sont donc très faciles à organiser !

BIZMEETING : LA SOLUTION POUR TROUVER UN LIEU À L’ÉTRANGER

Trouver un lieu en France, c’est facile. Mais trouver un lieu ailleurs, ça devient tout de suite plus compliqué. Et justement, votre prochain événement a lieu en Italie ! Vous vous imaginez déjà devoir contacter des propriétaires de lieux en essayant de ressortir quelques mots d’Italiens appris quand vous étiez au collège. Avec Bizmeeting, oubliez ça ! Vous trouverez très certainement votre bonheur, car l’outil propose plus de 30 000 lieux, non seulement en France, mais aussi en Europe. Accompagné par un chef de projet de l’équipe de Bizmeeting tout au long du projet, la plateforme est idéale si vous souhaitez être épaulé dans votre recherche. Comme ça, finis les tracas ! D’autant plus que le site s’engage à vous envoyer 5 devis en moins de 48h, la solution parfaite quand on est pressé. Autre point positif, Bizmeeting bénéficie de nombreuses promotions sur les différents sites disponibles dans son catalogue.

SNAPEVENT : LA PLATEFORME QUI PROPOSE DU TOUT-EN-UN

Vous, ce que vous voulez, c’est de l’original, de l’atypique. Votre objectif ? Ébahir vos invités dès qu’ils mettent les pieds à votre événement. Avec SnapEvent, vous devriez facilement atteindre votre objectif. La plateforme possède un catalogue assez restreint (tout de même 1300 lieux à travers la France), mais chaque site possède un charme ou un atout particulier. Le bonus ? Vous pouvez visiter les lieux que vous avez présélectionnés en 3D, directement depuis votre bureau ! Que vous choisissiez un rooftop, une galerie d’art ou un penthouse, luxe et élégance feront partie du décor. Solution tout-en-un, SnapEvent propose aussi une sélection de traiteurs, ainsi que des animations, du matériel et même du staff pour s’occuper de votre event. Plus rien à faire pour vous !

MY EVENT : LA SOLUTION QUAND ON EST PRESSÉ

MyEvent référence des lieux d’exceptions dans toute la France. Ce qu’on aime particulièrement chez eux ? Les deux offres packagées qu’ils proposent. Avec la première option, vous utilisez seulement leur site comme un moteur de recherche : vous contactez directement les propriétaires des lieux et pouvez réserver sans commission. En choisissant ce fonctionnement, vous êtes libre, mais ne bénéficiez pas de conseils. Si vous n’avez pas le temps de vous occuper de cette tâche, un chef de projet peut prendre le relais et s’occuper de toute l’organisation. Cette solution est un peu plus coûteuse, mais vous décharge de toute responsabilité (ou presque). En plus, grâce à leur baromètre, vous pouvez suivre l’évolution des tarifs de locations de lieux événementiels et ainsi avoir une idée de ce qui se pratique par destination.

BONUS : N’OUBLIEZ PAS VOTRE RÉSEAU !

Parfois, quand on a la tête dans le guidon, on oublie de regarder plus loin que son nez (oui, on aime bien les expressions chez Eventdrive). Les outils de recherche de lieux sont très bien pour vous guider, notamment quand vous êtes pressé par le temps. Mais n’oubliez pas d’utiliser votre propre expérience. Et en disant ça, on ne pense pas forcément à votre expérience d’organisateur d’événement. Vous avez adoré le lieu choisi par votre cousine pour son mariage ? Contactez le propriétaire ! Votre meilleur ami vous parle d’un lieu pour lequel il a eu un coup de cœur lors de son dernier événement corporate ? Renseignez-vous sur le nom ! Votre entourage, qu’il soit professionnel ou non, est souvent la meilleure source d’information pour trouver ce qu’on recherche. Voilà pourquoi c’est si important d’entretenir son réseau. 🙂

La Passerelle Boulogne Lieux Digital Détox

 

La recherche d’un lieu d’événement ne doit pas être un obstacle dans votre processus d’organisation. Quels que soient vos objectifs et vos besoins, de nombreuses plateformes sont présentes sur le marché pour vous épauler. À vous de les essayer et voir lesquelles vous proposent un service le plus proche de vos attentes. Et si malgré ça, vous n’arrivez pas à trouver votre bonheur, n’hésitez pas à visiter notre blog, nous avons déjà fait une présélection de quelques lieux pour vous ! 😉

 

Vous avez envie d’en savoir plus sur notre outil de gestion de budget événementiel ?

Vous rêvez de savoir pourquoi il vous faut une plateforme tout-en-un ?

Lieu pour votre séminaire interne : comment trouver la perle rare ?

 

Votre prochain événement est en cours de préparation et vous venez à l’instant d’avoir la confirmation de la date, il est donc temps de se pencher sur un point majeur du processus d’organisation d’événement : trouver le lieu parfait. Les propositions ne manquent pas et les typologies de lieux pour séminaires s’accumulent. Alors, comment choisir ? Pas de panique, Eventdrive a la solution ! Pour être sûr de faire le bon choix, il suffit de lister les éléments particulièrement indispensables à votre événement. Pour vous faire gagner du temps, voici une liste (non exhaustive) des critères qui peuvent être indispensables pour vous.

 

 

CHOISIR UN ESPACE ADAPTÉ 

Avant même de passer du temps sur les lieux présélectionnés, il y a 3 critères principaux à vérifier en priorité.

  • La capacité d’accueil : à l’heure où vous sélectionnez votre lieu, vous êtes censé avoir une fourchette plus ou moins large du nombre d’invités que vous vous apprêtez à recevoir. Vérifiez donc que les lieux sur lesquels vous allez porter votre attention sont suffisamment grands pour vous accueillir vous et votre équipe. Attention cependant, ce critère peut jouer contre vous, car un lieu trop grand qui serait vide le jour J pourrait porter atteinte à votre image. Il faut être malin quand on est organisateur d’événement !
  • Le budget : autre point important, ça ne sert à rien de jeter votre dévolu sur un lieu si finalement, il est disponible au double de votre budget. Pour ne pas perdre de temps, essayez de vous renseigner sur sa valeur marchande en gardant une petite marge, dans les cas où la négociation serait possible.
  • La disponibilité : souvent, les sites qui proposent de trouver un lieu pour un événement permettent de trier les résultats en fonction de la date choisie, faites-le ! Il serait dommage d’avoir un coup de cœur pour un lieu qui n’est finalement pas disponible. Si seulement ceux qui sont libres apparaissent, vous gagnerez un temps fou.

Après avoir regardé ces 3 premiers critères, la liste s’est déjà réduite. Maintenant, il est temps de regarder plus en détail les éléments nécessaires en fonction de vos besoins

 

Un espace plénière

Si votre événement interne est voué à accueillir une conférence, vous allez avoir besoin d’un espace plénière. Soyez attentifs à la capacité d’accueil de cet espace, car il devra être capable d’accueillir la totalité de vos invités. Mettez-vous en situation et imaginez-vous le déroulement de votre événement, vous adorez la déco du lieu, mais cet espace vous semble trop petit ? Pas de réflexion interminable, on passe au suivant. Efficacité, s’il vous plaît 

Des espaces modulables

Il arrive fréquemment que les événements internes soient organisés sous forme d’ateliers. Souvent, on décide de séparer les participants en petits groupes de travail pour optimiser la productivité. Il est donc important de voir si le lieu permet de créer des espaces modulables. Assurez-vous que des tables sont disponibles pour créer des espaces de travail individuels ou que l’agencement de la salle peut facilement être modifié en fonction de vos besoins.

 

Un espace dédié à la soirée

Votre événement implique une soirée de gala ou un cocktail ? Voilà un nouveau point à prendre en considération. Si vous avez besoin d’avoir des places assises, vérifiez qu’un espace suffisamment grand pourra accueillir assez de tables et chaises pour tous vos invités. Si au contraire, vous décidez de n’organiser qu’un cocktail, l’espace requis peut facilement être diminué de moitié. C’est vous qui avez les cartes en main !

Un espace pour les temps de pause

Ne négligez pas ce point ! La plupart de vos participants sont sûrement fumeurs, il faut donc penser à eux. Vérifiez bien qu’un espace est aménagé à l’extérieur pour les accueillir. Pensez aussi à un espace intérieur, surtout en hiver, dans lequel vous pourriez proposer viennoiseries et boissons chaudes en tous genres pour restaurer vos invités quand ils auront un petit creux à 10h.

 

6 POINTS INDISPENSABLES À VÉRIFIER EN AMONT SUR LE LIEU DE VOTRE SÉMINAIRE 

Une fois que vous avez vérifié les espaces disponibles dans le lieu, d’autres critères sont à vérifier. Ceux-là sont moins rédhibitoires, mais pourraient vous donner un peu plus de travail dans le futur, alors autant prendre le temps de les vérifier. On vous l’avait dit, chez Eventdrive, tout ce qu’on souhaite, c’est vous rendre plus efficace !

Connexion wifi

Avoir une bonne connexion internet est un point indispensable pour un événement corporate. Prenez le temps de bien vérifier ce point au moment de la réservation du lieu. Ce serait dommage d’arriver le jour J et se rendre compte que le wifi fonctionne mieux chez votre grande tante qui vit au milieu des champs que sur le lieu de l’événement. 😉

Équipements fournis

Cela peut paraître évident et pourtant ! Chaque séminaire interne a besoin d’un certain matériel de base comme d’un vidéo projecteur, un écran pour projeter ou encore du matériel de visioconférence. Prenez le soin de demander à l’avance ce qui est disponible sur place et surtout, si c’est inclus dans le prix de la location. Les mauvaises surprises arrivent vite…

Accessibilité

L’accessibilité au lieu sélectionné est un point à ne pas négliger. Pensez à vérifier qu’il y a bien un parking pour les participants qui ont leur propre voiture. C’est aussi une bonne chose de voir si le lieu est desservi par les transports en commun. Enfin, si vous misez sur la proximité, essayez de choisir un lieu central pour les invités dans la mesure du possible.

 

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Option d’hébergement

Si vous choisissez d’organiser votre séminaire interne plus loin que vos bureaux habituels, il peut être intéressant de proposer des options d’hébergements à vos participants. Parfois, les lieux ont des chambres sur place ou bénéficient de tarifs préférentiels sur des hébergements à proximité, n’hésitez donc pas à vous renseigner. Ça peut être aussi l’occasion d’apporter un peu d’originalité à votre séminaire en proposant de dormir dans des tipis ou autres hébergements insolites !

Service de traiteur

Vos participants vont avoir besoin de se restaurer pendant votre événement. Parfois, un service de traiteur est proposé directement sur place, ce qui vous évite pas mal de tracas. Ne négligez pas cette partie, tout le monde sait, votre estomac le premier, que la nourriture est un des critères les plus importants dans l’appréciation d’un événement.

Activités possibles à proximité

Un séminaire interne, c’est fait pour travailler, certes, mais pas que ! La prochaine étape de votre processus d’organisation est très certainement de penser à l’organisation d’activités pour détendre les participants. Gagnez du temps et cherchez des idées dès maintenant ! Selon l’endroit où se trouve le lieu que vous avez repéré, certains types d’activités se prêtent plus facilement. Pourquoi pas organiser une sortie rando si votre lieu se trouve à proximité de chemins pédestres ?

Vous l’avez compris, l’aménagement du lieu pour votre séminaire interne est un point important à ne pas négliger. Gardez à l’esprit vos objectifs au moment de faire votre choix et assurez-vous d’établir vos critères en amont. Pensez également à la suite du processus pour gagner du temps dans vos prochaines étapes d’organisation. Une fois le lieu sélectionné, n’hésitez pas à partager la disposition des salles avec les participants. Ils seront déjà en condition pour le jour J !

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

Comment être sûr de rater son séminaire interne ?

Vous souhaitez rater votre séminaire interne ? Évidemment que NON. Dites-moi si je ne me trompe, mais votre objectif est bel et bien de rassembler vos équipes pour renforcer les liens en interne, booster le moral des équipes, valoriser le capital humain, et tout cela avec une approche stratégique, n’est-ce pas ?

Alors voici une liste non exhaustive des choses qui vous le feront rater à coup sûr. Si vous prévoyez d’intégrer un des points ci-dessous dans la stratégie de votre séminaire interne, oubliez. Vraiment. C’est pour votre bien, croyez-en notre expérience d’experts de l’organisation d’événements !

En clair, vous raterez votre séminaire interne si vous :

 

 

Plombez votre MAIL D’INVITATION

 

Commençons par le commencement. Si vous souhaitez réussir l’organisation de votre séminaire interne, il vous faut tout d’abord réussir le mail d’invitation à votre événement. En effet, un beau mail d’invitation, clair et lisible, est toujours plus plaisant à lire qu’un email rempli de texte, avec des informations éparpillées et une allure brouillon. Pour être efficace, votre mail d’invitation doit être à l’image de votre séminaire interne, donc de qualité. Ce sera le premier aperçu que l’on aura de votre événement, alors ne loupez pas le coche !

Vous pouvez ajouter une touche d’humour, accompagnée de belles images et d’une mise en forme textuelle propre, justifiée, en choisissant une police originale comme Helvetica, qui changera de l’usuel Cambria ou Arial.

N’oubliez pas de faire apparaître certaines informations basiques comme le lieu du séminaire, l’horaire, le matériel à apporter si besoin, et également le thème de celui-ci s’il requiert une préparation en amont. Le petit plus : votre objet de mail d’invitation ! Découvrez comment réaliser l’objet de mail parfait et quels en sont les avantages !

Leçon : Ne prenez pas la rédaction et la mise en forme de votre mail d’invitation à la légère. Cela compte !

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

 

CRÉEz un mauvais esprit ENTRE LES COMMERCIAUX

 

Très mauvaise idée, n’est-ce pas ? Si si, je vous assure que créer de la pure compétition entre vos collaborateurs ne jouera pas en votre avantage. Comment je le sais ? Parce que je l’ai vécu voyons !

C’est pourquoi il vous faut judicieusement choisir une activité de team building collaborative et surtout motivante en créant un challenge, sans pour autant que vos collaborateurs deviennent rivaux. Il faudra favoriser l’émulation à l’inverse de la compétition, c’est-à-dire privilégier une rivalité “saine” et bienveillante plutôt qu’une rivalité nuisible et contre productive.

Leçon : Motivez vos équipes en les poussant à se surpasser à travers des activités gratifiantes pour chacun.

 

EMPÊCHEz LES GENS DE SOUFFLER

 

Saviez-vous que notre temps maximal de concentration est de 90 minutes ? C’est peu me diriez-vous. Alors imaginez réaliser un séminaire sans aucun temps de pause. Vous perdriez votre audience en quelques minutes seulement…

De plus, les pauses sont particulièrement bénéfiques : elles réduisent la fatigue décisionnelle, dûe à la prise répétitive de décisions. On en prendrait environ 35 000 par jour, et à chaque décision, une fatigue supplémentaire s’installe. Or, lors de votre séminaire, vous attendrez de la réactivité de la part de vos équipes, surtout à travers les différentes activités participatives que vous proposerez.

Le manque de temps de pause favorise également l’accumulation de fatigue, où il s’en suivra rapidement une perte de motivation au sein de votre équipe.

Leçon : Ne craignez pas d’accorder quelques minutes de break. Cela ne vous portera pas préjudice, au contraire !

 

  

PENSEz QU’ILS VONT TOUT RETENIR SUR LE BOUT DES DOIGTS

 

Nous ne sommes définitivement pas dotés des qualités mémorielles exceptionnelles dont fait preuve Einstein, et cela à notre plus grand regret. Les éléments partagés lors de votre séminaire ne se doivent pas de rester de simples données. Auquel cas vous risqueriez de perdre vos participants, qui ne retiendraient finalement pas ce pour quoi vous les avez conviés.

Pour que ceux-ci retiennent au mieux vos dires, créez des présentations concises et imagées, en y faisant figurer les données clefs. Évitez ainsi les slides surchargés en texte. L’idéal est d’être synthétique, en apportant une touche de storytelling pour marquer votre auditoire, qui pourra plus facilement s’identifier et retenir.

Proposer des activités fédératrices et impliquantes donnera de l’impact à votre séminaire et marquera vos participants. Par exemple, vous pouvez leur proposer de faire une activité manuelle et créative en leur demandant de travailler sur une grande fresque illustrant l’image de l’entreprise, ou bien de faire des activités en pleine nature, où ils devront s’entraider pour “survivre” en construisant une cabane. Vous pouvez aussi opter pour un escape game où vos participants travailleront leurs techniques de communication afin d’atteindre un objectif commun. Vous voulez plus d’idées de thèmes pour votre séminaire interne ? Cliquez sur le lien !

Enfin, prévoyez des Powerpoint et documents numériques à partager en ligne, à envoyer par email, ou à imprimer pour laisser une trace de votre séminaire, pour le plus grand plaisir de vos participants.

Leçon : Faites vivre à vos invités une expérience unique qui restera gravée dans leurs mémoires, et envoyez-leur tous les documents que vous aurez présentés avec toutes les informations et détails dont ils ont besoin. Personne n’est parfait, et encore moins lorsque cela concerne la mémoire !

FAItes trop SIMPLE

 

Vous avez travaillé votre email d’invitation, prévu plusieurs activités, réalisé vos présentations Powerpoint et votre discours, mais à quoi bon si vous ne faites que survoler votre thème et votre journée ? Être synthétique est une bonne chose, mais omettre des détails importants pourrait ne pas vous être favorable. Ce séminaire doit être une source de valeur ajoutée, pour vous comme pour vos équipes. Profitez d’avoir tout le monde à votre écoute pour transmettre des messages importants et pour renforcer les liens des membres des différents groupes de travail.

Alors ne négligez aucun détail et poussez votre réflexion un maximum. Même chose pour vos activités : les thèmes doivent être respectés, sans demi-mesure. 

Leçon : Un séminaire complet et riche en apprentissage aura beaucoup plus d’impact au sein des membres de votre entreprise. Montrez l’exemple en mettant tous les moyens en place pour créer un événement utile et efficace.

 

Maintenant que vous savez parfaitement rater votre séminaire interne, la réussite de celui-ci ne fait plus aucun doute ! Il suffit simplement de retenir toutes les petites leçons de cet article 😉 Pour plus d’infos sur comment réaliser une séminaire interne manager réussi, découvrez notre article juste ici !

 

5 idées de lieux incroyables pour votre lancement de produit

Un lancement de produit est une étape importante dans la vie d’une entreprise. C’est un peu comme préparer l’arrivée d’un nouveau membre de la famille. Après avoir travaillé pendant des semaines, voire des mois, sur un projet. Après l’avoir créé, façonné, vu grandir en quelque sorte, il est temps de le présenter au grand public. Mais il est hors de question de faire ça à la va-vite dans la salle de réunion du bureau. Au contraire, il faut trouver un lieu à la hauteur de l’événement, un endroit qui marquera les esprits et participera au succès de votre lancement de produit. Pour trouver la perle rare, il faut parfois remuer ciel et terre et en tant qu’organisateur d’événement, on a souvent besoin de mettre cette énergie sur une autre mission. C’est pourquoi Eventdrive a décidé de vous faciliter la tâche en vous présenter ses 5 coups de cœur pour l’organisation d’un lancement de produit mémorable.

Choisir un lieu mythique

Si vous voulez marquer les esprits, autant choisir un lieu qui parle à tout le monde. Et qui n’est pas un grand fan de Mickey ? Organiser votre événement dans un lieu aussi magique que Disneyland va forcément plaire à tous vos invités. Sachez que le célèbre parc à thème possède deux grands centres de convention capables d’accueillir pas moins de 25 000 personnes ! Si votre liste d’invités n’est pas aussi longue, vous pouvez également louer la Disney Event Arena qui accueille jusqu’à 6000 personnes. Imaginez l’émerveillement de vos invités lorsqu’ils verront les couleurs de Disneyland sur leur invitation ! Vous aurez commencé à les charmer avant même qu’ils ne mettent un pied à votre lancement de produit. L’objectif est à moitié rempli. 😉

Miser sur l’atypique

Si vous souhaitez sortir un peu des sentiers battus, les lieux originaux ne manquent pas. À deux pas du centre de Paris, pourquoi ne pas faire votre lancement de produit dans une cave ? Rassurez-vous, ce qu’on a en tête, ce n’est pas un décor glauque un peu comme les catacombes de la capitale. Au contraire, on pense plutôt à une ancienne cave à vin entièrement aménagée pour accueillir vos invités, un peu comme ce que propose la Cave des Bernadins. Envie d’une proposition originale dans un tout autre registre ? L’Académie Fratellini, Cité des Arts et du Cirque, met à disposition plus de 5000 mètres carrés d’espace pour votre lancement de produit. Un lieu idéal qui permet d’être modulé (presque) sur mesure !

    Faire appel à votre grain de folie

    On le sait, le lancement d’un nouveau produit est une étape cruciale dans la vie d’une entreprise. Alors, pourquoi ne pas profiter de cette occasion pour montrer un côté un peu décalé ? Louer le célèbre Moulin Rouge pour atteindre cet objectif semble être la meilleure chose à faire. Imaginez un instant vos invités dans l’ambiance cabaret, entourés d’une décoration d’inspiration Belle Époque, attentifs au lancement de votre nouveau bébé. Croyez-nous, ils seront forcément réceptifs à ce que vous allez leur annoncer ! La salle du Moulin Rouge disponible à la location vous permet d’accueillir près de 900 convives, suffisant pour inviter tout votre carnet d’adresses !

      Vous avez dit culture ?

      Pourquoi ne pas faire le choix d’apporter une touche culturelle à votre événement ? De nombreux musées offrent des espaces privés qui sont idéaux pour un lancement de produit. En plus de présenter un nouveau produit qui va marquer leurs esprits, vos invités pourront profiter de la soirée pour admirer des œuvres d’art qu’ils n’auraient pas eu la chance de voir dans d’autres circonstances. Un cadre aussi exceptionnel est rarement choisi pour un lancement de produit et pourtant, il offre de nombreux avantages. Le Musée Carnavalet à Paris propose la location de son Salon Bouvier par exemple. En plein cœur de Paris, il permet d’accueillir plus de 50 personnes. Fort d’un passé historique riche, ce lieu ne laissera personne indifférent, c’est certain ! Si vous avez besoin d’une salle plus grande pour votre événement, le Grand Palais propose aussi différents espaces à la location. C’est sur que la Nef avec son célèbre toit en verre fera son petit effet, mais vous pouvez également choisir un lieu plus intimiste, comme le salon d’honneur !

         

        Faire le choix du prestige

        Pour un événement réussi, vous pouvez aussi choisir un lieu prestigieux, où l’élégance et le luxe sont maîtres ! Après tout, un lancement de produit peut être l’occasion de mettre les petits plats dans les grands et passer au niveau supérieur. Les lieux grandioses ne sont pas ce qui manque dans notre beau pays. Vous pouvez opter pour un Château sur les bords de Loire ou encore un restaurant panoramique avec vue dégagée dans le sud de la France notamment. Paris a aussi de nombreux atouts. Le Yacht Joséphine, par exemple, propose un cadre cosy en plus d’avoir une vue à couper le souffle sur la Tour Eiffel. Étant sur un bateau, la capacité d’accueil est limitée à 60 personnes, mais ne serait-ce pas dingue de faire votre lancement de produit sous les yeux de la Dame de Fer ? Si vous avez peur d’avoir le mal de mer, vous pouvez vous rabattre sur la location d’un domaine dans le sud de la France, à l’image du Mas de So qui propose l’organisation d’événements luxe. Parfait pour vous, non ?

        Nos idées vous ont plu ? Vous êtes déjà en train de vous imaginer mettre en place votre événement dans un de ces lieux, pas vrai ? Et vous avez bien raison ! Attention cependant à ne pas oublier que ces endroits grandioses ou atypiques sont soit pris d’assaut, et dans ces cas-là il faut penser à bien réserver à l’avance, soit proposés à la location à un tarif élevé. Si c’est le deuxième problème qui se pose, il ne vous reste qu’à négocier pour obtenir le meilleur prix, mais également faire le tri de votre côté pour réduire les dépenses inutiles. Gardez en tête que si votre lieu est vraiment magique, il en mettra plein la vue à vos invités et vous aurez déjà parcouru la moitié du chemin pour un lancement de produit réussi. Alors, on se lance ?

         

        Vous avez envie d’en savoir plus sur notre outil de gestion de budget événementiel ?

        Vous rêvez de savoir pourquoi il vous faut une plateforme tout-en-un ?

        [Success Story] Sigfox – Des événements internes qui engagent

        Créée en 2011 à Labège, dans la région de Toulouse, Sigfox fait partie des licornes françaises. Elle officie dans le secteur de l’Internet des Objets. Sa vision ? Connecter le monde physique avec le monde digital en digitalisant n’importe quel objet du quotidien. Aujourd’hui, la société emploie 400 personnes dans le monde entier. Pour créer du lien entre l’ensemble de ses collaborateurs, Sigfox organise régulièrement des événements internes. Découvrez comment elle y apporte interactivité et praticité grâce à Eventdrive !

         

        Une problématique : le manque d’interactivité sur les événements internes

         

        Au-delà des nombreux manifestations externes qu’elle organise, Sigfox met donc un point d’honneur à organiser de nombreuses événements internes pour ses salariés :

        • ROADSHOWS
        • ASSEMBLÉES GÉNÉRALES (1 PAR TRIMESTRE)
        • SÉMINAIRES (1 PAR AN)
        • TALKS
          événements internes interactivité  

        Tous ces événements sont habités par une vision : l’interactivité. Cependant, difficile de convier 400 personnes, d’autant plus que de nombreux participants suivent à distance. Le manque d’anonymat des publications des invités rendent aussi certaines questions délicates.

         

        Une solution : l’application mobile

         

        Afin de remédier à cela et faire de chaque événement interne un modèle de participativité, Sigfox a choisi Eventdrive pour ses fonctionnalités d’engagement.

        Pourquoi Sigfox a choisi Eventdrive ? “Eventdrive était une évidence pour nous. En plus, l’histoire est belle : deux personnes qui ont rencontré cette problématique événement après événement inventent finalement la solution à leur propre problème !”

         

        “Nos collaborateurs peuvent participer des quatre coins du monde et apporter leurs remarques grâce à la pléthore de fonctionnalités de l’application Eventdrive : voter, poser des questions tout en restant anonyme, accéder à certaines informations en temps réel, interagir entre eux. De plus, nous pouvons avoir un aperçu de l’engagement et direct et analyser tous les chiffres.”

        Debbie Ewens, Responsable Communication Interne, Sigfox

        Des résultats : une audience engagée lors des événements internes

         

        Les résultats ? Des personnes beaucoup plus engagées lors des événements internes, une participation en hausse, des collaborateurs plus impliqués et des résultats mesurables.

          EN RÉSUMÉ, SIGFOX A RÉUSSI À ENGAGER 400 COLLABORATEURS À TRAVERS LE MONDE LORS DE SES ÉVÉNEMENTS INTERNES.   Vous organisez prochainement une soirée d’entreprise ? Découvrez nos ressources sur le sujet – articles, modèles, études de cas – en cliquant ici !
        Gagner du temps, optimiser le ROI et enchanter les invités, c’est possible grâce aux plateformes tout-en-un !  Découvrez comment dans notre livre blanc.