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Les points à ne pas oublier pour votre soirée de Noël d’entreprise

Nous sommes déjà à la fin de cette belle année, vous avez certainement prévu une soirée avec votre entreprise pour Noël ! Enfin, on espère, cela fait toujours du bien à tous les collaborateurs de souffler avant de commencer une nouvelle année !

C’est pour cette raison que nous avons décidé de vous donner quelques conseils et quelques recommandations à l’approche de vos événements !

 

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Créez la rupture avec le travail

Premièrement, il est très important que vous créiez une véritable rupture avec l’environnement de travail habituel. Donnez leur envie ! Personne n’a réellement envie de passer une soirée spéciale Noël sans un peu de magie. La création d’un nouvel environnement propice à la fête est donc de mise. Faites les se sentir à l’aise, sans aucune pression.

Invitez un +1

Il va falloir nécessairement inviter le/la +1 de vos collaborateurs. Beaucoup de gens vont se résigner s’ils ne peuvent pas venir avec la personne de leur choix. Le but est de remplir votre soirée pour passer un moment très convivial. Plus on est de fou plus on rit !

Et les enfants ?

Certains de vos collaborateurs ont très probablement des enfants, ils n’auront peut être pas de babysitter prévu pour le jour de votre soirée. Il est donc important de mettre en place un service de garderie qui pourra permettre à vos collaborateurs d’avoir l’esprit léger et donc de participer à votre soirée

Faire venir TOUT vos collaborateurs !

Vous avez sans doute certains de vos collaborateurs qui travaillent en remote (ailleurs que dans vos bureaux). Il est important de les inclure dans vos plans, pour un grand nombre d’entre eux, c’est un moyen de rappeler qu’ils existent ! Ils seront ravis de faire parti de cet événement, soyez-en convaincus !

Halte à la routine

Stop aux habitudes, vous devez changer de ce que vous faites chaque année ! Noël doit se renouveler, ne créez pas de lassitude auprès de vos invités ! Bien qu’il soit plus important de miser sur la qualité de vos convives que sur le contenu de votre soirée en soit, il faut tout de même les faire venir. Créez de l’engouement en promettant une soirée qui sort de l’ordinaire !

Mon beau sapin

Pour les animations essayez de rester dans le thème de Noël, deux choses nous viennent à l’esprit quand on pense à Noël : les sapins et les cadeaux ! Vous pourriez sans doute réaliser une compétition lors de la soirée pour voir qui sera le meilleur pour décorer un sapin, c’est tout un art ! On peut aussi penser à un atelier sur l’emballage des cadeaux de Noël avec les meilleures techniques pour avoir des compliments lors du jour tant attendu ! Pour ce qui est du repas on vous fait confiance !

Petit papa Noël

C’est l’occasion de rire un peu et de revenir à l’enfance. Faites passer le père Noël lors de votre soirée avec des cadeaux pour les collaborateurs. Tout le monde aime recevoir des cadeaux. Même s’ils ne coûtent pas très cher c’est tout de même l’occasion de montrer que vous pensez à vos convives ! Faites les rêver, c’est important à tout âge.

Immortalisez la soirée

Capturez le moment ! Faites venir un photographe professionnel pour prendre des photos de cet instant si spécial ! Proposez à vos invités de poser pour avoir de belles photos. On ne sort pas tout les jours sur son 31, c’est l’occasion d’en profiter ! Vos collaborateurs seront content d’avoir de belles photos, surtout s’ils sont en famille !

Attention à l’alcool

Vous allez sans doute mettre à disposition de l’alcool pour vos convives, si vous avez assez de moyen, essayez de mettre à disposition un système pour raccompagner les convives chez eux en fonction de leur taux d’alcoolémie, vous pouvez être tenu pour responsable en cas de problème.

 

Bonne fêtes de fin d’années à tous !

 

 

 

 

 

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How to optimize the event spending by HBR

Recently I came across this excellent article, published in the Harvard Business Review, about event spending. I’ve argued many times that event organizers have to determine specific business targets to execute events and then use tools to measure event ROI. Quite rightly, Frank Cespedes asks « The technology will also help you make a core decision: is attending, sponsoring or exhibiting at this event worth it?« . In his opinion, technology is a way for managers to control their costs before, during and after their events.

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This question is fundamental when we see that 225 million people expected more than 1.8 million events sponsored by companies and associations according to the Convention Industry Council. The report underlined the fact that despite the difficult economic situation since 2012, the event expense about $565 billion in the world. « Hosting, attending and exhibiting at events including a whopping 21% of corporate marketing budgets » means that meeting has an important share of business expenses.

1st step: before

So, how to optimize the event spending? First of all, the manager should start by defining a clear set of goals, which can be ranged from lead generation to decision makers. This step is something I consider very important, but which is rarely done. Once objectives are determined, it comes to track King milestones thanks to the use of specific tools. For example, the pre-event registration is a typical tool that allows planners to boost the sale of ticket and the promotion of event. But on another side, receiving data permits to justify the spending and realize accountable metrics to follow the assessment.

2nd step: during

Increasingly, managers use technologies to organize their events. The fact that new technologies bring down costs and revenue opportunities for all stakeholders. Mobile event and tablet apps are first of all simple to implement by the event managers and easy to use by attendees. The mobile platform replaces complicated paper diaries, big venue maps and all standard documents. Everything takes place in only one tool; the event app. All these practices constitute a ‘giant leap’ for environment and above all for cost-reduction! Furthermore, mobile apps are suitable for engaging attendees, speakers (…) all stakeholders. This real-time tool allows attendees to share their opinions, their pictures and also interact with other participants and exhibitors. The main goal is to make everyone feel part of the community and create awesome memories.

In addition, using event app allows event managers to communicate with attendees and vice versa, by applying votes, surveys and quizzes. Nowadays, event cannot be resumed as a simple one – way comunication tool. We are able to talk about a two – way communication tool. Results shared can be displayed live on the event wall, which can be used to continue the conversation and energize an event.

3rd step: after

The post-event is a very important aspect to retrieve event data. Managers can gather metrics and then gauge the event thanks to quantitative and qualitative data. Did the event reach goals? Did attendees appreciate the event? Were attendees engaged? Thus, marketers can evaluate participant satisfaction, get ideas from attendees’ comments, see and which exhibitors found more success for example. Moreover, data can also help to close the loop. For sure, it depends on the objective event. With current customers, the primary goal could be to get in touch and set an appointment with decision markers, or influencers, but also enhance sales. With potential customers, the goal may be to increase networking, implement a brand presence or collect competitive intelligence. This is the case of many organizations like Bouygues Immobilier, SAGE or IBM which have chosen myQaa to provide their mobile event app.

Purpose ‘Too manay firms tends to mismanage their business-development expenditures (…) and they refuse to change their ways because that’s the way they’ve always done it. « It’s shame, really. » said Frank Céspedes. So now, event managers know all the benefits of event marketing.

They should know now what to do for getting more from their event spending!