Créez la to-do list parfaite pour votre événement

«Chaque voyage commence par un simple pas.» – Maya Angelou

Mon pas à moi, c’est la to-do list. Chaque matin, je prends une dizaine de minutes pour lister tout ce que je dois accomplir dans la journée. Aussi bien chez Eventdrive que dans ma vie personnelle, je passe mon temps à créer des listes, dans des carnets, sur des post-its, sur Evernote… C’est la botte secrète d’une organisation sans faille 😉

Je vous dévoile donc tous mes secrets pour créer la to-list parfaite pour votre événement. Et j’ai en plus l’immense honneur de vous annoncer l’apparition d’une nouvelle fonctionnalité top canon : le créateur de to-do lists (autant vous dire que je suis aux anges) 😀

 

LES AVANTAGES D’UNE TO-DO LIST POUR VOTRE ÉVÉNEMENT

Pourquoi passer du temps à faire des to-do lists plutôt que de passer directement à l’action ?

Premièrement, et c’est déjà une excellente raison de rejoindre le club des listeurs, il s’agit de ne pas oublier ce que l’on doit faire. Nous avons tendance à être très optimistes quant à notre capacité de mémorisation et nous oublions trop souvent que les distractions sont nombreuses.

Petite astuce pour booster votre créativité : au-delà des tâches à réaliser, je vous conseille également de bien noter toutes vos idées, même les plus farfelues ou celles que vous considérez comme insignifiantes.

Les to-do lists sont aussi un vrai levier de motivation. Imaginez votre satisfaction en constatant que vous avez accompli la moitié des tâches que vous aviez listées !

Le fait de lister l’ensemble des tâches liées à votre événement vous permet d’avoir une vision globale sur vos projets et donc d’organiser votre emploi du temps.

Si la to-do list de votre événement est bien ficelée, vous limitez les imprévus (étant donné que toutes les tâches sont recensées) et donc facilitez la collaboration entre les équipes organisatrices. #teamwork #togetherisbetter

Prêt à passer d’event planner débordé à event planner organisé ?

 

COMMENT CRÉER LA TO-DO LIST PARFAITE POUR MON ÉVÉNEMENT ?

1. Listez

 

Commencez par lister tout ce qui vous passe par la tête

 

Posez-vous quelques minutes et couchez sur papier – ou sur téléphone pour les plus digital natives d’entre nous – tous vos projets et tâches à réaliser.

Notez absolument tout, même les tâches les plus insignifiantes, comme “racheter des sacs poubelles pour la cuisine du bureau”. Là, c’est soit le moment où vous paniquez en voyant la montagnes de tâches à réaliser, soit le moment où vous vous sentez soulagé d’avoir pu extérioriser.

 

Décomposez chaque grand projet en petites tâches

 

Certains projets peuvent être découpés en tâches plus spécifiques.
Par exemple, si j’ai écrit “Envoyer publicité pour Meetin”, je peux créer les tâches suivantes :

  • Acheter le visuel sur Fotolia
  • Déterminer l’offre promotionnelle à afficher
  • Créer la publicité sur Indesign
  • Faire valider à la responsable marketing
  • Envoyer le mail à Meet In

Il s’agit là de la théorie des petits pas, qui permet non seulement d’éviter le découragement, si l’objectif n’est pas réaliste, et de favoriser la motivation – coucou la barre de progression qui booste le moral !

 

Affinez

 

À chaque tâche, attribuez une deadline, un responsable si vous travaillez sur un projet collaboratif et le temps estimatif que vous passerez à la réaliser.

 

2. Priorisez

Selon la matrice Gain / Effort

 

Clairement un inconditionnel des chefs de projets cette matrice ! Pour la construire, vous vous posez deux questions :

  • L’effort à allouer est-il faible ou important ? Est-ce que cette tâche est chronophage ? Est-ce qu’elle demande un investissement mental, physique, mental important ?
  • Le gain est-il faible ou important ? C’est-à-dire : est-ce que cette tâche va me permettre de me rapprocher considérablement de mon objectif ?

Puis vous classez vos tâches dans 4 catégories différentes :

  • Effort faible et gain important – Prioritaire
  • Effort important et gain important
  • Effort faible et gain faible
  • Effort important et gain faible

Selon la méthode Master your Workday Now

 

L’élément principal à prendre en compte pour mettre en place cette méthode est la très célèbre et non moins redoutée DEADLINE.

C’est simple comme bonjour. 3 catégories :

A faire absolument aujourd’hui : si vous n’avez rien à terminer ABSOLUMENT aujourd’hui, vous pouvez ne rien mettre dans cette case.
A faire dès que possible, c’est-à-dire à mener à bien entre 7 et 10 jours maximum.
A faire plus tard : de 15 jours à 3 ans…

Vous commencez par traiter les tâches de la première catégorie, puis de la seconde et enfin de la dernière. Facile à dire, moins facile à faire. Nous avons tendance à nous concentrer sur les tâches qui nous apportent un maximum de plaisir, même si elles sont moins urgentes.

D’ailleurs, si jamais vous avez envie de vous libérer des tâches de faible intérêt et de vous concentrer sur la création de valeur ajoutée pour vos événements, n’hésitez pas à faire appel à Eventdrive 😉

 

Selon la matrice Eisenhower…

 

Cette méthode est clairement ma préférée 🙂

Pour la construire, deux questions (oui encore une fois) :

  • Cette tâche est-elle prioritaire ?
  • Cette tâche est-elle urgente ?

Puis vous classez vos tâches dans 4 catégories différentes :

  • Important et urgent – Exécutez
  • Peu important et urgent – Déléguez
  • Important et peu urgent – Planifiez
  • Peu important et peu urgent – Éliminez

 

3. Pilotez votre to-do list

 

Bloquez votre agenda

 

J’ai découvert cette méthode grâce au livre La 25ème heure et ça a révolutionné mon quotidien.

Il suffit de bloquer des plages horaires dans son agenda pour certaines tâches.
Par exemple, j’attribue deux créneaux de trente minutes par jour à la lecture de mes mails. De cette façon :

  • Mes collègues n’organisent pas de réunion à ces heures-là.
  • Je consulte mes mails uniquement pendant ces créneaux, ce qui fait que je ne suis pas dérangée tout au long de la journée par les messages entrants.
  • J’ouvre ma boîte mail le matin, pour préparer ma to-do du jour et le soir, pour faire le point sur ce qui a été accompli.

 

N’effacez pas, barrez

 

Ne faites pas l’erreur de supprimer les tâches que vous avez réalisées. Choisissez plutôt de les barrer ou de les cocher. En effet, rien n’est plus gratifiant que de prendre quelques instants pour admirer le travail déjà accompli.

 

Créer la to-do list de vos événements n’aura jamais été aussi simple

L’équipe Eventdrive sait à quel point votre organisation personnelle est importante dans la réussite de vos événements. Nous avons donc voulu vous donner toutes les clefs pour vous simplifier la vie.

Prêt à passer d’event planner débordé à event planner organisé ?

1. Commencez sereinement votre journée

 

Pour commencer la semaine du bon pied, recevez tous les lundis votre to-do list personnalisée par email. Histoire d’avoir les idées claires 🙂

Au quotidien, il vous suffit d’un coup d’oeil pour visualiser l’état d’avancement de vos projets et les tâches à réaliser dans la journée. Vous êtes désormais en total contrôle et vous pilotez comme un chef l’ensemble de vos événements !

2. Concentrez-vous sur ce qui compte

Eventdrive se souvient de tout pour vous. Adieu la charge mentale (enfin presque) 😉

Listez et hiérarchisez facilement vos tâches pour organiser votre emploi du temps grâce au système de drag & drop – glisser-déposer pour les moins bilingues d’entre nous.

Planifiez vos projets et vos objectifs étape par étape grâce aux tâches et aux sous-tâches.

3. Travaillez ensemble en bonne intelligence

Libérez de l’espace mental en délégant des tâches à d’autres membres de votre équipe.

Attribuez des missions en un clic à vos collaborateurs ou collègues : s’ils sont mentionnés sur une tâche, ils recevront immédiatement un email leur indiquant le projet à mener !

4. Arrêtez d’oublier

Toutes vos tâches sont centralisées dans un seul endroit, fini les post-its à droite à gauche. Recevez des rappels par email deux jours en amont de vos dates butoirs. Identifiez rapidement les deadlines qui approchent grâce au marqueur de couleur rouge.

5. Terminer la journée en apothéose

 

Quand vous indiquez que vous avez terminé une tâche, Eventdrive se charge de la barrer. En fin de journée, vous visualisez en un coup d’oeil le travail accompli, et ça, ça fait plaisir !

Ce nouveau créateur de to-do lists vous fait de l’oeil ? Découvrez-en plus ou demandez une démo ! 🙂

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Communication d’événement : comment améliorer la communication sur site ?

L’organisation d’un événement est une chose. La communication autour de celui-ci en est une autre. Et oui, en tant qu’organisateur d’événement, vous devez être multitâches, mais surtout avoir des compétences diverses et variées. En plus de monter un projet du tonnerre, vous devez prendre le temps d’en faire la promotion. À l’heure où les technologies se multiplient comme des petits pains, on a tendance à oublier les anciennes méthodes de travail qui, pourtant, font encore leurs preuves.

Mais pas de panique ! Chez Eventdrive, on les a encore toutes en tête, et mieux encore, on connaît aussi les nouvelles. Alors installez-vous confortablement et découvrez tous nos conseils pour réussir votre communication événementielle.

communication evenement

 

NE PAS NÉGLIGER SA COMMUNICATION D’ÉVÉNEMENT

La communication autour d’un évènement est une étape importante dans le processus de création. Et oui, on peut comparer l’organisation d’un événement à la création d’une œuvre d’art, parce que le but recherché est le même : éblouir !

La communication doit répondre à deux objectifs principaux. Elle doit être informative et promotionnelle. En d’autres termes, une communication efficace doit pouvoir d’améliorer la notoriété autour d’un événement en le faisant connaître largement. Bien évidemment, on veut, à terme, inciter à l’acte d’achat en augmentant le nombre d’inscriptions à son événement. Pour y parvenir, différentes méthodes ont vu le jour au cours des dernières décennies. Aujourd’hui, alors que 2019 commence, Eventdrive a décidé de vous parler des deux principales stratégies et vous dire pourquoi elles sont si importantes.

PRINT OU DIGITAL : QUE CHOISIR POUR SA COMMUNICATION SUR SITE ?

Il existe plusieurs méthodes pour communiquer autour de son événement. Aujourd’hui, on a décidé de se concentrer principalement sur les deux grosses catégories : le print et le digital. Pourquoi ? Parce qu’on veut que vous mettiez en place des stratégies efficaces rapidement. Mais selon le type d’événement que vous organisez, d’autres techniques peuvent faire leurs preuves. Par exemple, une étude menée par Ipsos a montré que près de 91% des personnes interrogées apprécient les opérations de street marketing. Ce type de campagne est un peu plus long à mettre en place et demande des ressources importantes, mais le street marketing est à envisager si vous en avez les moyens.

Mais revenons-en à nos moutons et parlons un peu plus en détail des deux stratégies principales.

Miser sur des méthodes qui ont fait leurs preuves avec le print

On ne présente plus la communication par le print, que l’on connaît tous par cœur. L’utilisation de signalétiques papier, d’affiches, de flyers, existe depuis (presque) toujours et fait encore ses preuves, malgré ce que l’on peut penser.

Pour réussir sa communication print, l’important est de bien définir son identité visuelle, propre à votre événement. Il faut qu’elle soit forte et représentative de votre image de marque. Une fois cette étape validée, vient le moment de la décliner sur différents supports. Pour vous démarquer, vous pouvez choisir d’imprimer sur du papier de qualité supérieure ou ajouter des finitions, tel que du vernis ou du papier texturé bois. Concernant les réalisations elles-mêmes, mettez-vous à la place de vos participants et pensez à ce qu’ils aimeraient avoir sur place. Des plans, des catalogues, des cartes de visite sont des premières pistes à explorer. N’oubliez pas les plaquettes commerciales dans votre stratégie, c’est le moyen idéal pour promouvoir vos produits au cours de votre événement.


En revanche, avec les questions de développement durable de plus en plus présentes dans les conversations, l’usage de papier est moins recommandé. C’est donc en partie pour cette raison que le digital a pris de l’importance dans la communication d’événement.

Avoir recours au digital pour moderniser son évènement

Comme évoqué précédemment, pour des raisons environnementales, mais aussi en accord avec les tendances du moment, le digital a pris de l’importance dans la communication d’événement. Aujourd’hui, on voit de plus en plus d’invitations envoyées uniquement par email par exemple. Eventdrive propose aussi la possibilité de créer une application le temps d’un événement. Un travail qui demande un peu de préparation en amont , mais qui fait son petit effet dans la communication. La création d’un site web dédié à l’événement sur lequel les invités peuvent trouver toutes les informations pratiques, mais aussi s’inscrire, est également à la mode.

 

Sans aller aussi loin si vos moyens sont limités, d’autres alternatives existent. Pour avoir une présence en ligne, n’oubliez pas de communiquer largement sur les réseaux sociaux notamment. Vous pouvez également écrire des articles sponsorisés ou faire appel à des influenceurs pour gagner en visibilité. Imaginez le dernier blogueur à la mode parlant de votre événement dans son dernier article, ou encore mieux dans sa story Instagram ! Sans même dire s’il y sera ou pas, une citation de ce genre est une vraie valeur ajoutée.

 

 

 

4 CONSEILS POUR RÉUSSIR SA COMMUNICATION SUR SITE

 

 

Il est temps d’entrer dans le vif du sujet. La communication d’événement implique la mise en place de stratégie on-site. Voici donc quelques conseils pour ne pas la louper :

 

  • Ne pas oublier d’imprimer le programme de l’événement et le mettre à disposition de vos invités. Pour la version web, vous pouvez aussi faire le choix d’une application mobile qui contiendra toutes les informations, comme on vous on parlait un peu plus haut (mais comme vous êtes hyper attentif, vous le saviez déjà).
  • Penser à rappeler toutes les conférences qui auront lieu au cours de l’événement. Soit à l’aide d’affiches Présentant les moments principaux, soit grâce à des notifications push que les participants recevront directement sur leur smartphone.
  • Mettre en place une signalétique pour indiquer les différentes salles de conférences, voire même les différents lieux de l’événement s’il s’agit d’un rassemblement majeur. Vous pouvez aussi mettre en place la géolocalisation sur smartphone, mais cette technologie n’est pas disponible à toute petite échelle.

 

Pour fabriquer de beaux visuels, n’hésitez pas à utiliser des outils en ligne tels que Canva. Sa version gratuite vous permet de créer un nombre illimité (ou presque) de design. Pour avoir encore plus de liberté, Sketch se prend très aussi facilement en main et bénéficie d’une version d’essai gratuite pendant 1 mois.

 

La communication on-site demande beaucoup de travail et surtout de la préparation en amont, mais croyez-nous, les retours sur investissements ne vous décevront pas. Que vous soyez ultra connecté ou adepte de méthodes plus classiques, vous trouverez la stratégie qui conviendra parfaitement à votre événement, c’est certain !

Une cérémonie de remise des prix à couper le souffle

Il arrive parfois que des challenges ou des concours soient organisés en entreprise. Outre l’engagement que cela crée pour les employés, c’est surtout l’occasion d’organiser une cérémonie de remise de prix. Et vous l’avez compris, c’est la partie amusante qu’on préfère chez Eventdrive !

Mais organiser ce type d’événement n’est pas forcément une chose aisée et les gaffes sont possibles. On se souvient tous de la cérémonie des Oscars en 2017, quand un des trophées a été remis à la mauvaise personne… Pour éviter ce genre de malaise et maintenir la bonne réputation de votre entreprise, voici quelques conseils tout simples à suivre pour organiser une cérémonie de remise des prix que l’on n’est pas prêt d’oublier !

 

cérémonie de remise des prix

POURQUOI FAIRE UNE CÉRÉMONIE DE REMISE DES PRIX ?

Commençons par le commencement.

Certes, nous avons pris l’exemple des Oscars dans notre introduction, mais les remises de prix en entreprise sont également monnaie courante, bien que souvent moins médiatisées. Et pourtant ! Leur importance est grandissante. Pourquoi ? Parce que c’est un signe de reconnaissance particulièrement apprécié des employés. Comme le disait la fondatrice de la société de cosmétiques Mary Kay, “Les gens désirent être reconnus et valorisés pour le travail qu’ils ont accompli”. C’est d’ailleurs un modèle que cette businesswoman a appliqué dans sa compagnie en organisant des cérémonies chaque année pour récompenser les meilleurs collaborateurs. Si vous souhaitez suivre son exemple, les possibilités sont nombreuses, même lorsqu’on veut simplement récompenser ses meilleures recrues d’une manière modeste.

S’il s’agit d’un petit concours ou d’un prix qui n’a pas une grande importance, vous pouvez vous contenter d’une réunion informelle. Mais si vous souhaitez vraiment marquer les esprits, l’organisation d’une vraie (et grande) cérémonie est à envisager. En plus de mettre à l’honneur certains des employés, c’est également l’occasion de remercier l’ensemble des collaborateurs en les invitant à un événement corporate.  Retrouvez une sélection de lieux qui changent de l’ordinaire dans cet article.

En tant qu’organisateur d’événement, on sait bien que vous avez envie de mettre les petits plats dans les grands pour organiser un événement mémorable. Mais attention ! La mission n’est pas si simple. Voici quelques points à ne pas négliger pour monter un projet à couper le souffle.

Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

 

4 CONSEILS POUR ORGANISER UNE CÉRÉMONIE DE REMISE DES PRIX

Avoir une campagne de communication efficace

 Avant le grand jour, il est important que vous preniez bien le temps d’établir une campagne de communication solide. Pour y parvenir, il faut impérativement que le processus employé pour cette remise soit clair, pour éviter tout ressentiment ou sentiment d’injustice.

Quels sont les prix qui vont être remis ? Est-ce que les gagnants vont être prévenus à l’avance ? Est-ce que la remise des différents trophées va se faire d’un coup ou tout au long de la soirée ? Ce genre de détails est à connaître à l’avance pour faciliter le déroulement de la soirée. L’anticipation est la clé ! En ayant à votre connaissance tous les éléments, vous pourrez mettre en place une campagne de communication bien plus pertinente.

 

Choisir un lieu incroyable

Le cadre d’un événement est très important, ce n’est pas à vous qu’on va l’apprendre !

Mais c’est encore plus le cas lors d’une cérémonie de remise de prix. Croyez-moi, la remise de la récompense du “Meilleur employé de l’année” n’aura pas le même effet s’il a lieu à côté de la machine à café ou si, au contraire, il est remis au cours d’un cocktail avec tenue de soirée exigée.

Si vous en avez les moyens, pourquoi ne pas louer un domaine avec un château ? Vous êtes certain d’en mettre plein la vue ! Si le budget alloué à la location du lieu est plus restreint, sachez que de très belles salles des fêtes sont disponibles un peu partout en France.

Cherchez tout de même la petite touche d’exception en privilégiant les lieux avec vue sur l’océan (si votre événement a lieu en bord de mer, évidemment), avec une architecture atypique ou au milieu d’un grand parc verdoyant. Vous pouvez aussi miser sur l’originalité en proposant de faire votre événement sur une péniche par exemple !

Une annonce des résultats grandiose

L’annonce des résultats est le clou de votre soirée, le moment que tous les invités attendent avec impatience (et encore plus ceux qui sont susceptibles de gagner quelque chose).  Pour faire les choses correctement, vous pouvez faire appel à une agence spécialiste des montages vidéos. Imaginez la stupéfaction de vos invités lorsqu’ils verront une annonce des résultats à la façon des Césars !

Vous pouvez également faire appel au digital (vous savez à quel point on aime ça !) en mettant en œuvre des hologrammes notamment. Si vous êtes plus adepte des remises de prix soft, pourquoi ne pas miser sur un simple discours avec un ton humoristique ? Les blagues bien placées (quand elles sont de bon goût) font toujours leur petit effet.

Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

Remettre un trophée à la hauteur de l’événement

En remettant les prix, l’objectif n’est pas créer de la jalousie au sein des équipes. Mais bon, soyons honnêtes, il est important de récompenser ceux qui le méritent ! Si vous choisissez d’organiser une cérémonie mensuelle, un prix plus “modeste” est une bonne solution. Pourquoi pas des places pour un événement sportif ou des tickets de concerts ? Si en revanche, votre remise des prix n’a lieu qu’une fois par an, il vaut mieux proposer des prix d’une valeur un peu plus supérieure.

Vous pouvez par exemple offrir un avantage dans l’entreprise, comme une place de parking ? Si vous ne voulez pas faire de différences entre vos employés, offrir un week-end dans un hôtel de charme où une cure de bien-être dans un spa sont des idées à envisager.

Le trophée en lui-même peut aussi créer son petit effet wahou ! Lorsque nous avons assisté à l’événement Plezi, l’équipe a remis un award au client le plus impliqué. Ce trophée a été tout spécialement façonné pour l’occasion par l’une des commerciales, passionnée par la sculpture. Avouez que ça en jette !

L’organisation d’une cérémonie de remise de prix n’est pas une mince affaire. Et pourtant, si vous mettez en œuvre vos talents d’organisateur d’événement, vous vous rendrez vite compte qu’il suffit de quelques détails pour rendre le moment magique. En suivant nos conseils, vous serez sur la bonne voie pour ébahir votre client et organiser une cérémonie grandiose !

Nos conseils de dernière minute pour votre soirée de fin d’année

Décembre a pointé le bout de son nez, l’hiver commence à s’installer (vous aussi vous avez froid ?) et les fêtes de fin d’année approchent. Et forcément, chez Eventdrive, on pense aussi à votre soirée de fin d’année !

Moment incontournable pour les employés tout comme pour l’équipe dirigeante, cette soirée est l’occasion pour le patron de montrer sa gratitude envers ses collaborateurs. C’est également le moment idéal pour partager un bon moment ensemble, sans pression et dans une ambiance détendue.

Une soirée de fin d’année peut s’organiser des semaines à l’avance. Mais il n’est pas trop tard pour travailler sur les petits détails qui rendront votre événement mémorable. Pour y parvenir, Eventdrive vous livre ses conseils pour organiser LA soirée de l’année !

 

Vérifiez votre liste d’invités

 

À l’heure actuelle, vos invitations pour votre soirée de fin d’année ont sûrement été lancées depuis plusieurs semaines — en tous cas, on espère pour vous… Sinon, il est grand temps de vous mettre ! 😉

Vous devez normalement avoir un aperçu du nombre de convives qui seront présents à votre soirée. C’est à ce moment-là que vous pouvez potentiellement élargir votre liste d’invités. Selon le budget alloué à votre soirée et le nombre de personnes attendues, pourquoi ne pas proposer à vos collaborateurs de venir accompagnés ? Inviter un +1 est une initiative particulièrement appréciée, alors si vous avez la possibilité de le faire, ne vous en privez pas ! L’organisation d’une soirée ouverte aux conjoints et aux enfants permet de leur offrir un bon moment en famille, tout en améliorant la cohésion d’entreprise. De multiples bénéfices pour quelques invités en plus, ça vaut le coup, non ?

 

N’oubliez pas l’animation !

 

Votre soirée de fin d’année approche à grands pas et l’animation que vous aviez prévue vient de vous faire faux-bond — ou alors vous n’avez tout simplement pensé à une activité pour animer votre soirée (on ne le dira à personne si c’est le cas). Pas de panique ! Il existe des options à petit prix que vous pourrez mettre en place très rapidement.

Vous pouvez par exemple louer un photobooth et mettre à disposition des accessoires. Laissez quelques chapeaux, des paires de lunettes multicolores ou encore un ou deux boas en plumes à côté de l’appareil photo et vous êtes certain d’avoir de beaux souvenirs de la soirée. Sinon, pourquoi ne pas faire appel à un magicien ? Les tours de magie enchanteront petits et grands – si vous avez écouté notre conseil et convié les enfants ;-).

Autre idée originale, inviter un portraitiste ou un caricaturiste ! Vous verrez que quelques coups de crayon feront plaisir au plus grand nombre. Enfin, si vous préférez faire dans la simplicité, il suffit de mettre en place un petit groupe de musique : pianiste. guitariste, chanteur… Vous pourriez même proposer à certains collaborateurs de s’occuper de l’animation. Qui sait, il y a peut-être des talents cachés dans votre équipe ?

 

Un petit cadeau qui fait plaisir

 

Qui dit soirée de fin d’année, dit Noël. Et à Noël, recevoir un petit cadeau fait toujours plaisir, vous le premier ! Avoir une petite attention pour vos collaborateurs marquera les esprits. Pas besoin de penser à un présent qui va vider les caisses de l’entreprise et réduire le budget de l’année prochaine avant même qu’elle n’ait commencé. Une carte cadeau ou une petite boite de chocolat, ça ne paraît pas être grand-chose et pourtant, c’est un petit détail qui fera le bonheur de tous.

Attention cependant, il est interdit d’octroyer des cadeaux d’une valeur différente en fonction de l’ancienneté dans l’entreprise ou encore du nombre de jours de présence effective. Cette pratique peut être lourdement sanctionnée par l’URSSAF. Le but de l’opération n’est pas de prendre une amende, mais bien de faire plaisir à tout le monde 🙂

 

Envoyez un petit rappel à vos invités

 

Quand on est pris dans son travail, la soirée de fin d’année organisée par son entreprise n’est pas forcément la priorité. Mais pour vous, en tant qu’organisateur de l’événement, ça l’est ! Pour éviter de vous retrouver devant une salle à moitié vide, parce vos convives ont oublié de noter la date, n’hésitez pas à lancer des rappels. Déposer des affiches dans les points stratégiques autour de la machine à café ou dans la cafétéria peut être une bonne idée, mais à l’heure du digital, les emails et rappels sur smartphone seront bien plus efficaces. Grâce à Eventdrive, vous pouvez envoyer des notifications push à tous les invités qui ont confirmé leur présence à l’événement. En un clic seulement, tout le monde reçoit un rappel. Idéal, non ?

 

Ne faites pas l’impasse sur le discours

 

On vous imagine déjà tout penaud en lisant ces lignes ! Vous êtes en train de vous dire que c’est barbant les discours, qu’on n’en veut pas pendant la soirée de fin d’année, que ça va faire fuir les gens… Et pourtant, il est essentiel de caler un moment pour laisser le chef d’entreprise prendre la parole. Cet instant est important à la fois pour les employés, tout comme pour le dirigeant. C’est l’occasion de remercier les collaborateurs pour le travail réalisé tout au long de l’année, mais également les encourager pour les défis à venir. Quelques paroles sur un ton fédérateur, un rappel des temps forts de l’année, le tout accompagné d’une bonne dose d’optimisme et le tour est joué ! Ce moment peut également être l’occasion d’annoncer une bonne nouvelle. Bref, le discours de fin d’année doit être dynamique, motivant et surtout… pas trop long !

 

Si vous appliquez nos conseils, pas d’inquiétude à avoir, votre soirée de fin d’année se déroulera à merveille ! Mais il est vrai que ces quelques idées pourront faire la différence 😉

N’oubliez pas que l’ambiance du temps des fêtes va prédominer. Ne négligez pas la décoration du lieu de votre événement, pensez à chaque détail !

Enfin, ultime conseil, mais probablement le plus important : amusez-vous ! Cette soirée est avant tout un moment de détente avec votre équipe et doit clôturer l’année d’une façon positive.

Vous organisez prochainement une soirée d’entreprise ? Découvrez toutes nos ressources sur le sujet en cliquant ici !

 

LE BOOK DES TENDANCES ÉVÉNEMENTIELLES 2019

Vous rêvez d’organiser des événements uniques et impactants ? Prenez une longueur d’avance et découvrez les tendances à suivre dans notre book des tendances événementielles 2019.

Créez la playlist parfaite pour votre prochaine soirée interne

La musique de votre événement n’est pas à négliger car celle-ci est directement corrélée à l’ambiance. On ne se rend pas vraiment compte de l’importance de la musique avant d’avoir été à une soirée interne particulièrement silencieuse ou que la playlist ait plombé l’ambiance.

Nous ne pouvons pas vous donner une liste exacte des morceaux pour une playlist parfaite car cela va dépendre de plusieurs critères (moyenne d’âge, type d’ambiance souhaitée, etc.). Toutefois, travailler pour des événements de tous types nous a permis d’observer et de conclure certains éléments : les morceaux qui font danser à coup sûr, les morceaux qui reviennent sur chaque soirée…

Voici nos conseils à garder en tête lors de l’élaboration de votre playlist pour votre soirée d’entreprise.

 

Playlist soirée interne

Les hits qui bougent

 

Le genre de musique qui vous fait augmenter le volume lorsqu’elle passe à la radio. Ces morceaux actuels doivent se trouver dans votre playlist : leur rythme rapide et énergétique rendront vos invités enthousiastes. Les hits sont contagieux et donneront envie de chantonner à tue-tête ou de danser.

Quelques exemples de hits qui vont donner du peps à votre playlist :

  • 24K Magic, Bruno Mars
  • Makeba, Jain
  • Mi Gente, J Balvin
  • Havana, Camila Cabello
  • Girls Like You, Maroon 5 ft Cardi B

 

Des morceaux raccords avec votre thème

 

Donner un thème à votre événement est un bon moyen d’augmenter l’enthousiasme autour de votre événement. La musique peut vous aider à installer le thème d’entrée de jeu. Soyez créatif et n’hésitez pas à demander autour pour vous aider à trouver des morceaux qui collent avec votre thème.

Si vous faites une soirée de Noël, il y a des indémodables que vous vous devez de mettre dans la playlist comme Last Christmas de Wham! ou All I Want For Christmas Is You de Mariah Carey.

 

Plus d’exemples :

  • Pour une soirée année 90 : Wonderwall d’Oasis / No Scrubs de TLC
  • Pour une soirée futuriste : Odd Look de Kavinsky ou Touch It / Technologic par Daft Punk

 

 

Agrémenter le tout avec des intemporels

 

Il vous faut absolument des morceaux indémodables : c’est l’assurance de faire l’unanimité chez toutes les tranches d’âges. Que ce soit pour ramener de la nostalgie ou ambiancer.

Une sélection de morceaux intemporels :

  • Don’t stop me now, Queen
  • ABC, Jackson Five ( toutes les plus populaires de Michael Jackson feront l’affaire : Beat It, Billie Jean, etc. )
  • Résiste, France Gall
  • Wannabe, Spice Girls
  • C’est comme ça, Rita Mitsouko

Enfin vous l’avez compris, tout morceau qui soit sorti avant les années 2000 et qui sont universellement connu !

 

La valeur sûre

 

Enfin, la solution numéro 1 pour s’assurer que la musique fait l’unanimité c’est d’utiliser Tracktl : le service de jukebox digital et collaboratif pour booster l’ambiance de vos événements !

Le concept : directement depuis leurs téléphones, via un lien url, les participants peuvent ajouter une musique, voter pour les morceaux proposés par les autres et poster des messages et photos qui sont diffusés en direct sur vos écrans. Les musiques les plus plébiscitées passent en premier : de quoi mettre tout le monde d’accord.

 

Plusieurs choix s’offrent à vous : à vous de vous décider en fonction de vos invités.

→ Une playlist crée en amont par les participants (ajout et vote)
Le plus: susciter de l’engouement avant votre événement.

→ Une playlist collaborative en direct.
Le plus: un social wall pour afficher les interactions de la playlist, photos et messages en direct pendant l’événement.

 

Pour en savoir plus, rendez-vous sur leur site : www.tracktl.com

Si vous organisez prochainement une soirée d’entreprise, retrouvez toutes nos ressources – articles, modèles, études de cas, en cliquant ici !

 

LE BOOK DES TENDANCES ÉVÉNEMENTIELLES 2019

Vous rêvez d’organiser des événements uniques et impactants ? Prenez une longueur d’avance et découvrez les tendances à suivre dans notre book des tendances événementielles 2019.

Les 7 tendances événementielles 2019

Vous aviez adoré notre article sur les tendances événementielles 2018, we are back avec les tendances événementielles 2019 ! La reconnaissance faciale, le live ou la réalité augmentée avaient joué les stars l’année dernière. Cette année place à la digital détox, à la personnalisation, au paiement cashless, à l’événementiel data-driven… Vous l’aurez compris, l’humain et les données sont encore une fois sur le devant de la scène.

  Tendances événementielles 2019 secteur événementiel

 

 

Adieu les conférences, vive les pitchs. L’événementiel en 2019 est flexible.

 

Les gens n’ont pas le temps. Vous proposez un rendez-vous à l’un de vos clients, la réponse est quasi systématiquement « je suis sous l’eau ». Alors si nous sommes tous sous l’eau, pourquoi ne pas nous y rejoindre ? 😉 C’est l’objet de la première de nos tendances événementielles 2019 : des événements flexibles de par leur durée, leur format ou leur support.

Nos guidelines :

  • Maintenez l’attention par des discours ciblés et concis : 20 minutes maximum !
  • Maîtrisez le timing : tôt le matin ou tard le soir, les petits-déjeuners et les afterworks sont à l’honneur.
  • Alternez les formats : du spectacle, de la plénière, des ateliers, des tables rondes…
  • Permettez à vos participants d’être présents sans vraiment l’être : les webinaires et les lives sont au coeur des stratégies.

Tendances événementielles 2019 Evénement collaboratif

Fabricant d’expériences, c’est mon métier. L’événementiel en 2019 est créateur de valeur.

 

Aujourd’hui pour créer un événement réussi, il faut savoir faire preuve de créativité et d’audace. Un programme bien ficelé assorti d’un thème original ne suffit plus. Vous devez faire vivre à vos invités une véritable expérience qui restera gravée dans leurs mémoires. Et si on passait de « donner du sens à ses événements » à « créer des événements qui ont du sens » ? La deuxième tendance événementielle 2019 ? La création de valeur !

Nos guidelines :

  • Partagez de l’information à haute valeur ajoutée : la richesse d’un événement est dans l’interaction humaine alors on ne lésine pas sur le networking !
  • Mettez en plein les yeux : l’image est au centre de l’attention et pour mieux la capter, les drones entrent en scène.
  • Transportez vos participants dans une expérience immersive grâce à la réalité virtuelle ou augmenté, aux hologrammes ou à la visite 360 degrés.

 

Tendances événementielles 2019

Le spectateur devient acteur. L’événementiel en 2019 est collaboratif.

 

À l’heure où l’économie collaborative est à son apogée, les plateformes d’animation de réunions et d’événements tendent à se développer. Un événement ne se construit plus, il se coconstruit, et cela aussi bien avec les orateurs qu’avec les invités. Et vous l’aurez deviné, la troisième tendance événementielle 2019 est la collaboration !

Nos guidelines :

  • Co-construisez et enrichissez grâce aux formats collaboratifs : on n’énonce plus des vérités bien établies mais on challenge le statu quo !
  • Favorisez l’échange à travers les world cafés, les hackatons ou les barcamps.
  • Divertissez grâce à des interfaces conversationnelles : ne passez surtout pas à côté des bots.
  • Engagez vos participants grâce aux activités interactives et notamment aux applications mobiles. Vous devriez d’ailleurs jetez un oeil ici pour découvrir comment Sigfox utilise l’application mobile Eventdrive !

 

tendances événementielles 2019

La personnalisation de masse ? On dit oui. L’événementiel en 2019 est unique.

 

Nous y voilà, la quatrième tendance événementielle 2019 ! Vous l’aurez certainement remarqué, la personnalisation semble être la clef du marketing ces dernières années. Et les événements ne sont pas épargnés ! Tout est bon pour faire vivre une expérience unique : unique à l’événement mais aussi unique au participant. Et la technologie joue un rôle prépondérant.

Nos guidelines :

  • Personnalisez et customisez pour un événement qui s’adapte à ses participants : du formulaire à l’application, aucune étape ne doit être laissée au hasard.
  • Optimisez le temps et l’espace : la magie du NFC.
  • Accueillez vos invités : exit l’adresse mail, bonjour la reconnaissance faciale.

 

tendances événementielles 2019

Se déconnecter pour mieux se reconnecter. L’événementiel en 2019 est humain.

 

Cette année sera placée sous le signe de la technologie… Ou de la non technologie. Dites bonjour au digital détox. Ce terme vous dit peut-être quelque chose, c’est normal ! On en parle en long, en large et en travers et ce n’est pas pour rien qu’il s’agit de la cinquième tendance événementielle 2019. Il s’agit du besoin physique et mental de tout débrancher. Selon une étude Endenred Ipsos, 41% des internautes français ont en effet du mal à se passer d’internet plus de 3 jours. C’est ce qu’on appelle le FOMO ou Fear of Missing Out, c’est-à-dire la crainte de louper une information essentielle.

Nos guidelines :

  • Déconnectez et profitez du moment présent : on coupe les téléphones comme lors des unplugged parties américaines.
  • Prenez l’air et renouez avec vos collègues pour faire le plein d’idées : on part au vert pour favoriser la créativité et la cohésion.
  • Facilitez les échanges grâce au sans smartphone : on privilégie d’autres solutions comme les badges connectés Klik.

 

Tendances événementielles 2019

Vous avez dit data driven ? L’événementiel en 2019 est smart.

 

Recueillir la data, c’est un peu comme détenir la clef de la connaissance. Mais attention, il faut mettre la clef dans la bonne serrure pour enclencher les bons mécanismes. Au-delà de la technologie nécessaire à la récolte des données, il faut également adopter un mindset data-driven en chaque occasion. C’est l’objet de notre sixième tendance événementielle 2019 !

Nos guidelines :

  • Identifiez les bons KPIs : net promoter score, likelihood of return, lead generation, overall satisfaction, general turnover, ça vous parle ?
  • Récoltez de la data : la RFID ou Radio Frequency Identification, ça sert à ça.
  • Analysez les données grâce aux rapports et intégrations avec votre CRM.

 

 

Le sans contact pour toujours plus de contact. L’événementiel en 2019 est rassurant.

 

Last but not least, notre septième tendance événementielle 2019… La technologie peut parfois faire peur. Mais elle rassure aussi Vous avez oublié votre portefeuille ? Vous souhaitez savoir la météo sans que votre identité soit visible du reste du monde ? Vous souhaitez actualiser votre programme à la dernière minute ? Tout cela est possible et bien plus encore !

Nos guidelines :

 

 

Parfois noyés dans des stratégies digitales omniprésentes, les événements, qu’ils soient internes ou externes, ont néanmoins toujours autant leur place dans les plans marketing/communication des entreprises. Selon une enquête de la Harvard Business Review, 52% des dirigeants d’entreprise affirment qu’ils sont de meilleurs drivers de croissance que les autres canaux marketing. Au-delà d’être créateurs de liens, ils répondent aux enjeux suivant pour atteindre des objectifs business toujours plus ambitieux :

  • Image et notoriété
  • Génération de business
  • Engagement des collaborateurs

Dans un monde où tout s’accélère, les organisateurs d’événements se doivent d’être équipés afin d’assurer des événements uniques, interactifs et bien sûr, rentables. “On assiste à une transformation des événements davantage tournée vers le fun et l’expérience, aussi bien côté participants que côté organisateurs”, explique Richad Mitha, CEO d’Eventdrive.

Vous avez aimé cet article ? Découvrez-en plus dans notre book des tendances événementielles 2019 !
Ce serait dommage de garder ces supers infos pour vous ! Partagez le book dès maintenant sur FacebookLinkedin ou Twitter.

 

LE BOOK DES TENDANCES ÉVÉNEMENTIELLES 2019

Vous avez aimé cet article ? Découvrez la suite dans notre book des tendances événementielles 2019.

Nos 7 conseils pour la promotion de votre événement le Jour J

En tant qu’organisateur d’événements, nous savons que vous êtes très (très très) occupé le jour-J. Pas facile de faire face aux imprévus, gérer votre équipe, réseauter avec les invités et vous assurer que tout est fait de la bonne manière au bon moment. C’est certain, promouvoir votre événement le jour J n’est pas chose aisée puisque vous avez déjà 1001 tâches à accomplir !

Et c’est pour cette raison que nous avons décidé de vous présenter 7 conseils pour vous permettre d’engager une plus large audience et de communiquer autour de votre événement le jour J.

 

7-conseils-promotion-evenement-jour-j

 

Premièrement : pourquoi la promotion de votre événement ? Voici une liste non exhaustive des objectifs qu’elle vous permettra d’atteindre :

  • Renforcer l’image de votre marque
  • Augmenter la notoriété de votre marque
  • Vous positionner en tant qu’acteur fort  sur le marché
  • Établir votre crédibilité comme expert dans votre domaine
  • Augmenter votre nombre de participants et les engager
  • Développer votre liste de contacts marketing
  • Augmenter le trafic de votre site
  • Atteindre la bonne audience et les bonnes parties prenantes
  • Renforcer votre image de marque
  • Promouvoir vos prochains événements

 

 

#Hashtag #️⃣

Créez un hashtag dédié à votre événement. Ce dernier sera ainsi beaucoup plus facilement relayable et identifiable sur les réseaux sociaux.

Les avantages sont nombreux :

  • Retrouver facilement et regrouper les conversations et les médias en rapport avec votre événement.
  • Gagner en visibilité.
  • Créer des échanges en accord avec votre thème.
  • Créer un effet de masse : si la première se lance, la seconde se sentira plus à l’aise.
  • Vous aider à analyser l’efficacité de vos choix en terme de stratégie social media.

 

Trouver le hashtag parfait implique de se creuser un peu la tête. Les mots d’ordre ? Unique et représentatif votre événement. Voici quelques astuces pour choisir au mieux.

Asseyez-vous et lancez un petit brainstorming – on vous rappellera très prochainement les règles du parfait brainstorming – avec vos collègues préférés. Une fois votre liste d’idées établie, cherchez chaque hashtag sur Twitter, Facebook et Instagram. Et oui, si le hashtag de vos rêves était déjà pris, tout cela n’aurait servi à rien ! Pour vérifier, rien de plus simple : chez Eventdrive, on utilise hashtagify.

Choisissez donc un hashtag avec le moins de posts possible : il apportera un côté exclusif pour votre événement !

Il est important qu’il soit court et accrocheur, les invités seront beaucoup plus enclins à l’utiliser. D’autant plus que sur Twitter, le nombre de caractères est limité : plus votre hashtag est court, plus votre invité aura de la place pour s’exprimer.

Et enfin, on récupère un maximum de données, l’or noir de notre époque, grâce l’outil Keyhole : le thème ou l’intervenant qui a le plus fait réagir les invités, les heures de posts, les contenus positifs – on n’en doute pas – ou négatifs – on ne vous le souhaite pas, vous saurez tout tout tout.

Des exemples à suivre :

  • #SABookFest : hashtag utilisé par la librairie publique de San Antonio pour leur festival du livre.
  • #WFCANADA : hashtag utilisé pour le Women’s Forum pour leur événement au Canada.

Pourquoi eux ? Car ils sont courts et uniques !

Et surtout, faites vivre votre hashtag ! Communiquez-le sur vos supports print ou pendant les transitions et utilisez-le également.

 

 

Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

Des jeux et des défis ??

Vous le savez, la gamification est une tendance qui se développe de plus en plus dans le cadre de formations, de visites de lieux ou d’événements. La motivation du jeu, différente de celle de l’apprentissage, permet aux individus de mieux enregistrer les informations qui leur sont transmises. Alors qu’est-ce que vous attendez ?! Organisez un mini-challenge le jour de votre événement avec la clef, une chouette récompense.

Pour cela, rien de plus simple, utilisez les outils que vous avez à votre disposition. Si vous utilisez Eventdrive, vous pouvez utiliser l’Instaphoto. Cette fonctionnalité permet aux participants de prendre des photos et de les publier sur le mur de l’événement. Les autres invités peuvent ainsi interagir en aimant ou en commentant les posts.

Allez, comme je suis sympa, je vous donne un exemple ! Lors de l’événement GBTA Masterclass, le manager a organisé deux challenges : la photo la plus likée à l’issue de la journée et l’invité le plus actif et engagé. Le taux de participation a atteint des records ! Vous pouvez consulter l’étude de cas ici !

Au-delà d’être plus engagés, vos invités pourront ainsi relayer votre événement sur les réseaux, mine de rien 😉

Les clefs d’un challenge qui marche ? Les voici :

  • La compréhension de votre audience/cible (millennials, baby boomer…) ? Quel est leur réseau social de prédilection ? Comment communiquent-ils (texte, images, vidéos… ) ?
  • L’explication limpide des règles du jeu dès le début de l’événement.
  • Du temps donné aux participants pour la promotion de l’événement tout au long de la journée.

 

Les vidéos en direct

Les vidéos en direct sont clairement un atout majeur pour la stratégie de promotion de vos événements. Selon les statistiques, elles sont 3 fois plus vues que les vidéos standard ! Vous pouvez d’ailleurs retrouver nos meilleurs conseils pour votre prochain live ! Une opportunité en or pour vous de créer attachement et visibilité 🙂

 

Ces vidéos vous permettent de :

  • Créer le “Fear of Missing Out – FOMO pour les intimes *
  • Valoriser votre événement auprès de votre cible pour leur donner envie de se rendre à la prochaine édition.

 

Voici quelques exemples de live qui ont très bien fonctionné :

*La peur de rater quelque chose ou FOMO est une sorte d’anxiété sociale caractérisée par la peur constante de manquer une nouvelle importante ou un autre événement quelconque donnant une occasion d’interagir socialement – coucou Wikipedia !

 

Les photos ?

C’est bien connu, le bonheur est la seule chose qui se double quand on le partage. Alors partageons ! Et quel meilleur moyen que les photos ?!

Installez un photomaton dédié aux participants, avec un arrière-plan lié au thème de votre événement. Pour recevoir les photos, les invités devront entrer leurs adresses email – pas bête la guêpe, vous allez pouvoir agrandir votre base de données marketing. D’un point de vue plus expérientiel, le photomaton permet aux participants de créer des souvenirs palpables qu’ils pourront partager avec leurs amis, leurs collègues et potentiellement d’autres personnes intéressées par votre prochain événement.

Si vous mettez en place un photomaton, pensez à accorder le temps nécessaire aux invités pour s’y rendre. Et n’oubliez pas votre hashtag : il doit être bien visible à proximité de votre espace photo.

 

Snapez, tweetez, Instagramez…. ?

Notre monde est extrêmement connecté c’est un fait, nous passons en moyenne 5 heures par jour sur les réseaux sociaux ! Il est donc tout à fait logique que vos participants les utilisent tout au long de l’événement. Rejoignez-les sur Twitter, Instagram, Snapchat et Facebook : plus vous postez, plus votre événement est visible auprès de votre cible.

Petite touche fun : le géo-filtre Snapchat – attention si l’événement est majoritairement à destination des millenials. Votre événement sera ainsi naturellement promu auprès de l’ensemble des contacts de vos invités.

Et toujours, notre fameux hashtag 😉

 

L’influence ?

Le marketing d’influence est devenu primordial. Pourquoi donc ? Parce que ça marche ! Les gens font confiance aux recommandations de leur entourage et au bouche-à-oreille. Les blogs se multiplient, tout comme les lecteurs. Bien que les influenceurs lifestyle, culinaire ou mode soient les plus connus, il existe également de nombreux influenceurs spécialistes d’une thématique particulière, comme par exemple des médecins, des ingénieurs, des chercheurs, des avocats…

Dans le cas d’un symposium pharmaceutique par exemple, il est vivement recommandé de convier un professeur à l’aura internationale, très expert dans la thématique de la journée, qui saura mobiliser les pharmaciens et leur apporter le contenu qui les intéresse.

Conviez-les à construire le programme avec vous, à animer le fil rouge de la journée. Donnez-leur de l’importance, non seulement car ce sont des pointures dans leur domaine, mais aussi parce qu’ils vous permettront de recruter pour votre événement, de créer de l’interaction pendant la journée – la phase de questions / réponses est primordiale – et de graver l’événement dans les mémoires.

En conclusion, la communication des conférenciers à propos de l’événement sera fortement créateur de valeur, surtout s’ils sont influents et renommés dans leur milieu. Ces influenceurs impactent positivement la crédibilité et le degré d’expertise de votre événement, tout en participant à sa notoriété. C’est tout bénéf !

 

 

Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

Raconter ?

Le fait que l’événement soit terminé ne signifie pas que la promotion de celui-ci est terminée, surtout si vous organisez une édition future. 😉

Continuez de faire vivre votre événement en rédigeant, par exemple, un article de blog à la fin de votre événement. Il vous permettra de promouvoir l’événement qui vient de se dérouler mais aussi de constituer un résumé que vous pourrez communiquer par email à vos invités.

C’est toujours une bonne idée de :

  • Partager les présentations des speakers, via l’application Eventdrive ou par email.
  • Citer dans vos communications futures les chiffres clés qu’ils ont donnés lors de leur prise de parole.
  • Insérer des photos de l’événement et des verbatims issus des réseaux sociaux pour donner un aperçu de l’expérience vécue par les participants.
  • Ajouter des citations de la presse – pour vos événements externes, pensez d’ailleurs à convier quelques journalistes.
  • Partager le lien de pré-inscription à la prochaine édition de l’événement sur la newsletter et sur l’article de blog.

 

Pour conclure

D’après une étude Mediakix, une personne satisfaite partage son expérience à 2-3 personnes alors qu’une personne insatisfaite la partagera à 8-10 personnes. D’où l’importance de l’expérience vécue par le participant !

Et voilà, c’est la fin de notre liste des 7 conseils pour promouvoir facilement votre événement le jour J. Quelles sont vos techniques à vous ? Faites-le nous savoir, nous serions ravis d’en discuter 🙂

 

 

 

 

Lollapalooza, un événement mémorable !

Cette année, l’édition du festival Lollapalooza faisait partie de celles dont on se souviendra longtemps. De très bons artistes étaient présents : Nekfeu, The Killers, Dua Lipa, Gorillaz, Diplos, Travis Scott et bien plus encore. Les invités ont pu vivre une expérience incroyable, sans fausse note.

Ce festival, aux airs de Coachella ou de Burning Man, se tenait à l’Hippodrome de Longchamp les 21 et 22 juillet derniers.

Au-delà des concerts et du rassemblement de milliers de personnes, ce qui a réellement permis aux participants de vivre un moment aussi unique, c’est l’organisation finement orchestrée.

Mettons en lumière les best practices cet événement et les points que vous allez pouvoir améliorer pour votre prochaine rencontre.

 

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Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

L’expérience améliorée grâce au digital

Ce que l’on a vraiment apprécié lors du Lollapalooza, c’est le fait qu’on n’ait pas besoin d’avoir de l’argent liquide. Lorsque l’on s’enregistre en ligne, on a la possibilité de commander un bracelet avec un solde déjà prépayé. De ce fait, plus besoin de s’inquiéter en se disant qu’on manquera de liquide ou bien même qu’on va perdre notre carte de crédit (ne mentez pas, ça arrive à tout le monde 😉 ). Le bracelet pouvait être chargé avant l’événement et pendant l’enregistrement pour permettre de gagner du temps !

Et si vous aviez mis trop d’argent sur le bracelet ? Pas de problème, il y a juste besoin de demander un remboursement sur le site et votre argent se retrouvera sur votre compte dans les 2 jours ! Prêt pour d’autres festivals ?

Faciliter les paiements est une manière de faire la différence : les festivaliers auront ainsi tendance à dépenser plus. Ils pourront aussi se rendre compte des efforts fournis afin de les aider à profiter à 100%.

 

Le ballet des allers et venues

Un événement comme le Lollapalooza, dont les participants viennent des 4 coins du globe, requiert une très bonne communication et une logistique parfaite. L’organisateur de l’événement doit s’adapter aux différentes cultures, bien que la plupart des festivaliers soit anglophone.

Petit tip rien que pour vous :

Lorsque vous organisez votre événement, faites en sorte de rendre les supports de présentation compréhensibles pour tous les invités. Si vous présentez les résultats de l’activité de votre entreprise à vos collaborateurs étrangers, soyez sûr de bien avoir des supports traduits pour eux. Rien n’est plus embêtant que de voir quelqu’un parler et de ne pas le comprendre.

Lollapalooza a signé un partenariat avec Hotels.com, pour permettre aux participants de trouver un logement à un prix avantageux dans les environs de l’Hippodrome de Longchamp. Cela montre à quel point le festival se soucie de son public. C’est toujours une bonne idée de s’associer avec d’autres acteurs pour ce genre d’événements. Cela vous permet de générer des revenus complémentaires, témoigne de l’esprit d’équipe au coeur de l’événement et souligne votre souhait d’excellence à tous les niveaux, quitte à externaliser.

La signalétique est aussi primordiale. Les festivaliers pouvaient facilement trouver les informations souhaitées, comme les moyens de transport et les estimations de prix, grâce aux écriteaux implantés sur les lieux. Ils ont ainsi pu comprendre les différents choix qui s’offraient à eux.

Il est recommandé de mettre à disposition des participants les informations pratiques. Une application événementielle avec un accès à Google Maps est toujours une bonne idée ! Le mix parfait entre réactivité et innovation 🙂

 

Des mesures de sécurité savamment orchestrées

L’entrée de l’événement était ponctuée de plusieurs contrôles. Le premier, similaire à celui des aéroports, permettait de réaliser un premier tri, notamment des objets dangereux portés par les festivaliers. Après 10 minutes de marche, ces derniers se retrouvent face à un second contrôle. Cette méthode est de plus en plus courante sur les grands événements. La sécurité peut ainsi prendre rapidement des mesures en cas de suspicions. Les festivaliers se sentent aussi plus en confiance, car protégés et entourés si quelque chose venait à mal tourner.

La sécurité est devenue un des points-clés dans le milieu événementiel C’est un peu différent pour les rassemblements professionnels, même si elle a de plus en plus sa place. N’oubliez jamais de briefer vos équipes quant aux mesures de sécurité en fonction des différents scénarios possible. Assurez-vous de faire répéter votre staff le jour-J pour être sûr que tout le monde est au point et déceler des brèches potentielles.

 

festival-2-eventdrive

 

Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

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Un timing mené à la baguette

Il est très important d’être ponctuel dans le milieu événementiel. Les participants y sont très attentifs ! Les organisateurs créent ainsi plus d’interactivité et génèrent un engagement plus fort. Un participant impatient est un participant qui risque de ne pas vouloir revivre une expérience avec votre entreprise.

Pour prendre l’exemple de Lollapalooza, c’est Nekfeu qui est arrivé avec 10 minutes de retard et qui a voulu garder l’attention de l’audience le plus longtemps possible. Néanmoins, le groupe s’est imposé une fois son horaire venu et Nekfeu a dû laisser sa place. Une bonne chose, car il est aussi important pour les artistes de respecter les horaires mis en place pour ne pas déranger le bon déroulement du festival.

Petit tip rien que pour vous :

Lorsque vous créez votre agenda, laissez une petite marge entre chaque conférences pour être sûr qu’en cas de retard, il n’y ait pas de problème. Prévoyez des animations spécialement pour ce genre d’imprévus. Vous pouvez penser à des vidéos, un jeu ou des questions / réponses. Ce moment étant déjà suffisamment stressant, ne vous angoissez pas plus en prenant le risque d’improviser.

La touche finale: la nourriture.

 

L’un des aspects les plus sérieux pendant un événement, cela vous fera certainement sourire, c’est la nourriture. Ça l’était en tout cas pour Lollapalooza ! Obtenir un repas était très simple avec les bracelets. Les prix et la variété des menus ont été soulignés et appréciés par les participants.

Une fois que vous êtes rassasié, vous aimez  vous désaltérer. Les moyens mis en place doivent être adaptés à l’événement. Assurez-vous que, lors de manifestations en plein air, vous fournissez suffisamment d’options aux participants. Rendez les fontaines à eaux disponibles et mettez à disposition des boissons à moindre prix.

Petit tip rien que pour vous :

Dans le cadre de vos séminaires internes, vos invités doivent connaître le menu bien avant de confirmer leur participation. Il peut être mis à disposition dans l’application pour que les participants précisent de potentielles allergies et choisissent les options qui leur plaisent le plus. Ce service est souvent très apprécié !

Vous savez désormais tout sur l’organisation de grands rassemblements. J’espère que ce contenu vous a donné quelques idées pour votre prochain événement ! C’est à vous de jouer 🙂

Vous souhaitez découvrir les coulisses d’un autre grand événement, cliquez ici !

 

 

 

Immergez vos invités grâce à la réalité virtuelle

Ce n’est pas une nouvelle, la réalité virtuelle est devenu l’atout des organisateurs d’événements. Nous vous en avons déjà parlé, cette technologie va permettre aux utilisateurs de visiter des oeuvres créées de toutes pièces par la créativité de l’Homme et cela en toute immersion (3D pour l’image et le son).

 

vr-eventdrive

 

Pour l’instant, cette technologie est utilisée principalement par les jeux vidéos. Seuls 9% des organisateurs d’événements ont fait appel à cette technologie en 2016. On compte néanmoins déjà de multiples acteurs présents sur le marché :

  • Oculus Rift
  • HTC Vive
  • Playstation VR
  • Samsung Gear VR
  • Cardboard Google

Cette tendance est inévitable pour n’importe quel organisateur, mais pourquoi provoque-t-elle autant d’enthousiasme ?

 

Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

 

Tout simplement parce que cette nouvelle technologie permet d’attirer et d’immerger de façon ludique durant les événements. Les statistiques parlent d’elles-même, puisque la réalité virtuelle engage 5 fois plus que d’autres médias. Le taux de mémorisation atteint lui 90%. Un grand nombre d’organisateurs d’événements en profitent déjà en plongeant leurs invités dans une simulation.

Plusieurs expériences sont possibles :

  • plonger dans un univers surréaliste,
  • emporter dans la visite d’un futur lieu événementiel,
  • faire vivre une histoire en immersion.

Les organisateurs d’événements réussissent ainsi à créer la surprise afin que les invités en redemandent. Et oui, la réalité virtuelle laisse rarement indifférent.

Créer l’expérience est l’effet le plus recherché par les professionnels de l’événementiel : cette expérience permet de mieux toucher son audience.

Un réel environnement est en train de se créer autour de cette technologie pour leur permettre de toucher une audience plus large et de créer l’expérience.

En effet, la société NeuroDigital Technologies a développé des gants haptiques (Gloveone) qui permettent de ressentir les objets pendant la simulation en réalité virtuelle. Une solution qui devrait aider à créer l’effet “Waouh” tant recherché par les acteurs de l’événement…

Cette nouvelle technologie permet de démultiplier les sens autant que les opportunités. C’est ce que Mark Zuckerberg avait annoncé le 11 octobre 2017 avec le lancement de Venues, une plateforme sociale dédiée à la réalité virtuelle permettant d’assister aux événements disponible en live. Le live étant au coeur des tendances des dernières années, cette nouvelle a ravi un grand nombre d’utilisateurs.

Comme évoqué plus haut, la réalité virtuelle présente de réelles opportunités pour les organisateurs d’événements.

 

Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

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Elle va permettre de faire visiter des lieux à distance, c’est l’exemple des équipes Disney France qui ont développé un procédé pour faire visiter le lieu en réalité virtuelle à leurs clients internationaux via leur commerciaux sur place. Tout cela afin de réduire certains coûts logistiques. Un élément qui joue en la faveur des entreprises qui organisent des événements de manière récurrente !

Cette technologie ne pourra néanmoins pas répondre à toutes les attentes puisque les organisateurs auront aussi besoin d’avoir des certitudes quant à la disponibilité du réseau sur place par exemple. L’amélioration de cette technologie pourrait se développer assez rapidement. Elle pourrait ainsi permettre de répondre aux exigences des organisateurs et d’engager leur audience de la meilleure des manières.

La réalité virtuelle est au coeur des tendances de 2018. Vous pouvez découvrir ici d’autres technologies permettant d’amener encore plus d’interactivité au coeur de vos événements.

 

 

 

 

 

 

 

Les dessous de l’événement de la Coupe du Monde

Ah la Coupe du Monde… Une expérience incroyable ! Ce dimanche 15 juillet, nous étions tous réunis pour la victoire de l’équipe de France. Un moment patriotique et inoubliable ! Mais comment cette expérience a-t-elle pris forme ? La Russie a fait un travail incroyable dans l’organisation de cette 21e édition de la Coupe du Monde. La décision de lui donner le droit de l’organiser était inattendue. C’est néanmoins devenu l’une des éditions les mieux organisées.

La Russie a réussi à sortir des sentiers battus, en organisant des grandes soirées de victoires, lors desquelles les Russes ont su montrer leur sens de l’hospitalité.

D’après Yann Simon, un membre de notre équipe présent à Moscou, il s’agissait d’une expérience incroyable, à vivre au moins une fois dans sa vie.

 

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La distance en Russie

Il faut savoir que la Russie couvre ⅛ de la surface terrestre du globe. Voyager d’un stade à l’autre aurait pu être un énorme frein, les matchs pouvant être organisés dans 12 stades différents ! D’après le Kaliningrad Guide, la distance minimale entre deux stades est de 760km et la distance maximale est de 4660km. Cela aurait pu impacter la décision des participants quant au fait d’assister aux matchs ou non.

La Russie a cependant a pris soin de mettre en place des vols et des trains low cost pour permettre aux participants de voyager plus facilement. Le FIFA Fan ID a permis aux supporters de se déplacer de manière sécurisée et facilité. La mise en place de navettes gratuites / transports en commun et la présence des volontaires à l’arrivée des supporters pour les aiguiller a permis de réduire au maximum les tensions liées à de tels trajets.



#NotreConseil

Cela montre que lorsque l’on utilise un seul point d’accès durant de gros rassemblements, il est beaucoup plus facile de gérer les flux de participants. Faire en sorte que le lieu de l’événement soit accessible par différents moyens de transports est essentiel. Le personnel joue également un rôle primordial lorsqu’il se rend disponible pour renseigner les invités.

La bonne pratique à retenir ? Mettre à disposition des navettes pour les allées et venues des participants.

 

Sécurité et gestion des participants


Plus d’un million de personnes se sont déplacées en Russie depuis le monde entier. La Russie, avec l’aide d’une équipe rigoureuse de 17000 volontaires, a su gérer la situation, notamment en dispersant les supporters entre les stades de Saint-Pétersbourg et d’Olympique Ficht. Cela a nécessité beaucoup de préparation et d’anticipation en amont l’événement pour que tout se déroule pour le mieux.

La gestion des participants c’est déroulé comme prévue grâce au FIFA Fan ID lié à leur passeport. Considéré comme leur pièce d’identité tout au long de la Coupe du Monde, elle leur a permis de voyager à travers la Russie.De plus, on remarquera les 4 contrôles de sécurité nécessaires pour accéder aux stades. Cela montre l’attention portée à la sécurité par les organisateurs. Comme un badge, le FIFA Fan ID des supporters a aidé l’équipe organisatrice à gérer à la fois la logistique et la sécurité de cette Coupe du Monde.


#NotreConseil


Cela nous montre l’importance du badge pour votre événement ! Il est primordial d’avoir un service de sécurité et un staff adéquat pour les grands rassemblements. Les participants doivent se sentir parfaitement accueillis.

La sécurité est une problématique majeure sur les manifestations majeures, assurez-vous donc que des mesures adaptées soient prises. Nous vous recommandons d’impliquer du personnel pour gérer le trafic entre les différents lieux de votre événement. Il est aussi important que les volontaires soient informés des procédures et participent aux exercices.

S’exercer et exécuter les procédures est très important pour l’événement. Ainsi, on évite les mauvaises surprises et les crises de stress au dernier moment !

 

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Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

L’atmosphère de l’événement

L’atmosphère et la convivialité contribuent fortement à la création d’une expérience unique. Une ambiance bien présente lors de la Coupe du Monde 2018 !

Après les matchs, les supporters ont pu se rassembler dans les fanzones ou dans la rue pour célébrer. Afin que les soirées ne deviennent pas violentes, la police russe a été sollicitée ainsi que des agents de sécurité privés ! Les événements n’ont pas dérapés, comme en France lors de la finale, lors de laquelle les autorités n’étaient pas préparées à un engouement national.

#NotreConseil

Il est toujours important d’insuffler une atmosphère propre à vos événements. L’interactivité est un levier qui vous permettra de créer un climat de convivialité et d’échange.

Les systèmes de votes et de quiz vous permettent par exemple de tester votre audience et de les impliquer dans l’événement.

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En conclusion


La Russie a su un très bel exemple d’event management lors de cette Coupe du Monde. Nous espérons donc que vous avez apprécié (et retenu) les best practices que nous proposons dans cet article pour que vos événements soient tout aussi réussis et restent gravés dans les mémoires 🙂

 

 

 

 

 

 

Maximisez l’engagement sur vos événements à travers les différents points de contact

Beaucoup de gens estiment que le digital nous ferme au monde extérieur et ce, même durant des événements physiques, desquels nous sommes parfois déconnectés par l’utilisation d’outils digitaux. Ce n’est pas vrai ! Le numérique nous connecte à un tout nouveau niveau et ce, plus que jamais : le digital a d’ailleurs apporté son lot de points de contact. Dans le milieu événementiel, cela se ressent plus qu’ailleurs. Mais les utiliser de la bonne manière est très important pour se différencier. C’est pour cela que l’on a décidé de vous expliquer comment mettre en place de belles stratégies d’engagement.

 

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Les touchpoints en amont de votre événement

Attirer de potentiels participants et sensibiliser vos invités sont les principaux objectifs de votre stratégie en amont de l’événement. Les touch points suivants vous permettront d’assurer l’atteinte de vos objectifs. Car une bonne première impression est primordiale. Nous avons d’ailleurs créé des exemples d’emails d’invitations interactifs pour vous inspirer dans la communication de votre prochain événement !

Les call to action pour les #eventprofs : confirmer ou refuser

Un email de confirmation vous permet, en tant qu’organisateur d’événements, d’échanger avec votre audience. Vous allez pouvoir les motiver encore plus pour être sûr qu’ils réservent leur journée pour votre événement.

En cas de refus, vous aurez une nouvelle opportunité de les convaincre : renvoyez-leur un mail pour leur faire comprendre que cet événement aura un impact considérable sur leur expérience ! Une technique assez facile à mettre en place : vous allez pouvoir donner un véritable sens à l’acronyme FOMO (Fear Of Missing Out).

Le mail de confirmation est très important puisqu’il contient toutes les informations-clés concernant l’événement (le badge que vous aurez personnalisé par exemple). Cet email vous donne la possibilité de vous différencier en valorisant votre marque. Il permet aussi au participant engagé de découvrir l’événement à travers la programmation.

Le mail après un refus est crucial pour maintenir une bonne organisation de l’événement. Il représente aussi la dernière opportunité pour l’organisateur de convaincre l’invité récalcitrant en montrant ce qu’il risque de rater s’il ne participe pas !

Email de communication : toutes les informations pour les invités

Communiquer avec vos participants et les tenir informés des mises à jour de l’événement est essentiel. Pour que vos invités sachent qu’une application contenant toutes les informations pratiques pour votre événement existe, vous allez devoir leur envoyer un mail. Ce dernier rappelle notamment aux participants que l’événement approche à grands pas.

Mails de rappel et notifications push : pour qu’on ne vous oublie pas

Il s’agit ici d’une étape incontournable pour s’assurer de la présence de vos participants sur l’événement. Nous sommes humains et c’est dans notre nature d’oublier. Pour éviter cela, vous pouvez envoyer des notifications par le biais de l’application prévue pour l’événement ainsi que des emails de rappel 🙂

 

Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

Les touchpoints le Jour-J

L’enregistrement : premier élément physique

C’est le premier élément physique que vos participants vont découvrir. Il est donc essentiel de faire bonne impression. Un système d’enregistrement digital va permettre de réduire les temps d’attente. Essayez de mettre en avant le fil d’actualité de votre événement pendant que les participants attendent pour les préparer à l’expérience hors du commun qu’ils sont sur le point de vivre.

L’application événementielle : créez l’interaction

L’ère du papier est révolue, vous savons que vous savez ! Une application événementielle permet en effet de supprimer les supports print de vos événements : toutes les informations y sont réunies. Vous allez, de plus, pouvoir la personnaliser pour valoriser votre marque. Elle deviendra votre outil de communication-clé lors du jour-J. Assurez-vous qu’elle renvoie le bon message et qu’elle reflète l’expérience de l’événement. Grâce à l’application événementielle, vous obtenez des points de contacts à l’infini !

 

Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

Les touchpoints après votre événement

Vous allez devoir clôturer votre événement de la meilleure des manières afin de permettre aux participants de réfléchir à l’expérience qu’ils viennent de vivre. Remerciez-les d’avoir pris part à cette dernière ! Un événement sans participants n’est qu’une salle bien décorée, ne l’oubliez jamais. Les points de contacts suivants sont essentiels après votre événement :

Le mail de remerciement, un classique

Cet email permet de finir sur une note positive en leur rappelant le déroulement de l’événement ainsi qu’en mettant en avant tous les souvenirs accumulés. Redonnez-leur accès aux photos et autres documents vus lors de l’événement. Une opportunité pour rappeler qui était en coulisses 😉 Faites-leur savoir que tout est disponible sur l’application ou mettez à disposition un lien où ils pourront tout retrouver pour leur plus grand plaisir !

Les futurs événements : une prochaine expérience pour eux

Probablement le plus beau point de contact, puisque qu’après l’événement qu’ils viennent de passer, vous allez pouvoir vous empresser de les alerter concernant la prochaine édition que vous organisez ! Une chance de pouvoir communiquer au plus tôt pour vous et une opportunité pour les participants de découvrir d’autres événements et expériences pour apprendre, découvrir et expérimenter !

Le meilleur pour la fin

Les médias sociaux

S’il y a bien un levier qui va vous permettre de créer des points de contacts de manière illimitées, c’est bien celui là. Mettez votre événement en avant sur les différents réseaux sociaux où vous êtes sûr de pouvoir toucher votre audience tout au long du cycle de l’événement. C’est pour cette raison que vous allez devoir créer une belle stratégie de promotion et de fidélisation pour permettre à votre événement de prendre de l’ampleur.

 

Dans l’événementiel, il y a encore beaucoup de points de contact dont on pourrait vous parler, mais ceux abordés ici sont probablement les plus importants ! N’hésitez pas à nous donner votre avis. Changeons ensemble la manière dont nous créons et vivons les événements !

 

 

 

 

 

 

Le rôle de la transformation digitale dans les événements

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L’arrivée d’Internet, mais surtout sa démocratisation il y a une trentaine d’années, a bouleversé nos vies quotidiennes. La croissance plus que rapide des nouvelles technologies a bousculé nos habitudes de consommation et notre façon de communiquer. Depuis quelques années, on observe un réel changement de notre manière de consommer lié à la digitalisation.

De l’apparition des messages électroniques au développement du wifi, de nombreuses mutations ont transformé Internet et en ont fait un outil utilisé de tous. Nous sommes même entrés dans l’ère du web 2.0 il y a une dizaine d’années, une nouvelle étape de l’évolution d’Internet. La société actuelle connait des bouleversements presque quotidiens liés à l’évolution du digital. Les fondamentaux sont totalement remis en cause.

Désormais, il faut être capable de s’adapter en permanence pour suivre les tendances. On parle beaucoup de transformation digitale depuis quelques temps, mais qu’en est-il vraiment ? La croissance du web entraine de nombreux changements dans tous les secteurs.

Le secteur de l’événementiel est directement touché par la digitalisation. Mais quels en sont les tenants et aboutissants ? Et surtout, quelle influence ce mouvement a-t-il sur l’organisation d’un événement ?

La transformation digitale dans les événements : qu’est-ce que c’est ?

Quand on parle de transformation digitale, on pense à la digitalisation de toutes les activités d’une entreprise. En d’autres termes, c’est le processus d’intégration des nouvelles technologies à tous les niveaux d’une société. Cela peut passer par différents piliers comme la mobilité, le Big Data ou encore l’universalité d’internet. Les manières d’intégrer la transformation digitale au sein d’un événement sont multiples. En effet, de nouvelles formes de technologies ont donné naissance à des techniques plus modernes. Par exemple, le développement du e-ticket à partir des années 2000 a été fulgurant.

C’est pourquoi l’intégration du digital au sein d’un événement est inévitable. On peut l’observer sous différentes formes : que ce soit par la dématérialisation des billets, la création d’un site internet pour un événement ou l’envoi d’emails de remerciements personnalisés, la digitalisation est présente à tous les stades du processus.

A notre époque et avec les évolutions constantes de notre société, tout va très vite. Il est important de se convertir au digital, non seulement pour tous les avantages que cela apporte à l’entreprise, mais aussi pour l’impact que cela va avoir sur le comportement des consommateurs.

En intégrant la transformation digitale à un événement, on séduit plus facilement car on se rapproche du quotidien des consommateurs. La digitalisation d’un événement doit être envisagée à tous les niveaux pour toucher les participants et ne pas trop les couper de leurs vies quotidiennes. L’objectif est simple : faire de la transformation digitale une force, en recréant un environnement connu des participants, mais assez original pour les surprendre et rendre votre événement exceptionnel.

 

Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitation ! 

Les principales étapes de la digitalisation d’un événement

La transformation digitale a déjà commencé il y a plusieurs années dans l’événementiel. Il y a tout d’abord eu le développement de sites internet consacrés à des événements particuliers. Puis les réseaux sociaux sont entrés en jeu et des communautés de fans sont nées grâce à la création de pages dédiées. La tendance du QR code a également changé la façon de percevoir le digital au sein d’un événement.

Plus récemment, c’est l’utilisation des hashtags, de plus en plus récurrente, qui s’est faite sentir. Ces mots-clés, qui permettent de communiquer sur les réseaux sociaux autour d’un sujet, ont connu un succès immédiat.  En plus d’être relayés très largement par les consommateurs, de créer une communauté d’internautes actifs sur le net et de promouvoir un événement, l’utilisation des hashtags permet d’assurer un suivi et ainsi établir des statistiques sur l’efficacité d’une campagne de promotion par exemple.

La croissance fulgurante des médias sociaux est également entrée en compte dans le processus de digitalisation, avec l’utilisation des stories Facebook ou Instagram pour montrer les backstages d’un événement. Là encore, l’enjeu est double. En plus de communiquer sur l’événement, on assure un lien de proximité avec les abonnés. De la même manière, les fonctionnalités live sont de plus en plus utilisées au cours d’un événement.

Cela permet de promouvoir en direct les actions réalisées et communiquer avec les abonnés qui n’ont pas pu se déplacer. De cette manière, on perpétue l’image de marque et on séduit les absents en les incitant à se déplacer lors du prochain événement similaire. Dans un autre registre, les jeux concours en ligne ont également participé à la démocratisation des nouvelles technologies dans l’événementiel. Il n’est pas rare de voir des tirages au sort organisés, en amont, ou au cours d’un événement pour communiquer ou faire le buzz.

Solliciter la communauté grâce au numérique se fait de plus en plus et fait partie de la transformation digitale. Mais les avancées rapides du secteur laissent entrevoir un futur encore plus connecté. Les innovations sont nombreuses et s’adaptent à l’événementiel, à tel point que l’événement de demain s’annonce bien plus interactif.

 

Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

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Transformation digitale dans l’événementiel : à quoi s’attendre dans le futur ?

La transformation digitale peut s’exprimer de différentes manières au sein d’un événement. Comme nous en parlions dans le Top 7 des tendances qui vont changer le milieu événementiel en 2018, les options ne manquent pas.

Demain, les billets en format papier n’existeront plus et laisseront place à la reconnaissance faciale. On observe déjà le développement des capteurs d’empreintes digitales, alors pourquoi ne pas envisager la démocratisation des lecteurs d’iris ? La question de la sécurité au cours d’un événement est essentielle et ce type de contrôle est un moyen supplémentaire de renforcer les mesures déjà déployées sur place. De même, avec les performances de plus en plus exceptionnelles des caméras à 360° et la recrudescence des casques à réalités virtuelles, il sera de plus en plus commun de proposer des ateliers en 3D au cours des événements. On peut notamment penser à la mise en place de visites virtuelles ou tout simplement à la présentation de jeux en réalité virtuelle. On sait à quel point l’esprit d’équipe est important au cours d’événements de team building par exemple et il faut savoir profiter de la transformation digitale pour exploiter toutes les possibilités à notre disposition. Sur le même principe, il sera beaucoup plus facile de présenter des prototypes ou des futurs produits grâce à la réalité augmentée. En s’équipant simplement d’une tablette ou d’un smartphone, il sera possible de présenter à votre audience toutes les possibilités de votre entreprise. Enfin, grâce à la digitalisation d’un événement, des statistiques seront plus facilement mesurables. En effet, le déploiement de capteurs pourra permettre d’étudier le déplacement des participants, analyser le temps qu’ils ont passés sur certains stands ou tout simplement observer à quels types de conférence ils ont assisté. Grâce aux résultats tirés de ces observations, il sera plus facile d’adapter les événements et ainsi proposer un format susceptible de convenir encore plus à votre cible.

Comment l’industrie de l’événementiel doit-elle s’adapter à la digitalisation ?

Le changement a toujours fait peur et s’avoir s’adapter à un nouveau fonctionnement n’est jamais facile. Le processus de digitalisation doit se faire en douceur. L’importance est de ne pas brusquer les choses et de passer progressivement à l’utilisation de ces nouvelles technologies. La transformation digitale est inévitable si l’on veut se maintenir à niveau et contrer la concurrence. La priorité est donc de former les employés dans un premier temps. Si votre équipe est préparée convenablement à la digitalisation, le processus pourra se faire sans encombre.

Les consommateurs deviennent de plus impatients. C’est pourquoi il faut être capable de réagir rapidement à leurs demandes. La première étape peut donc être l’instauration d’un chat par exemple, de manière à être toujours disponibles pour répondre aux questions.

Pourquoi les plateformes de management d’événement sont à prendre en considération dans le processus de digitalisation ?

La transformation digitale progresse rapidement et il est difficile de se tenir informé de toutes les avancées. Les plateformes de management d’événements, comme Eventdrive, ont su s’adapter au virage numérique. En choisissant d’utiliser leurs services, vous bénéficierez d’un gain de temps considérable. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’Eventdrive a su associer avec efficacité l’humain au digital. La plateforme a su intégrer les nouveautés nées de la digitalisation dans son fonctionnement et propose d’ores et déjà des services à la pointe de la technologie. En faisant confiance à une plateforme, vous évitez les soucis de la mise en place de la digitalisation et vous laisser des équipes professionnelles, déjà formées et qui maitrisent ces nouveaux outils, gérer pour vous la transition vers le numérique.

La transformation digitale dans l’industrie de l’événementiel a déjà commencé et ne fait que s’accélérer. La digitalisation de vos événements est maintenant indispensable si vous souhaitez être en accord avec les tendances actuelles. Vous souhaitez vous lancer mais ne savez pas par où commencer ? Contactez-nous ! Nos équipes se feront un plaisir de vous accompagner et vous guider dans la bonne direction.