De beaux graphiques de reporting événementiel en 2019

Aujourd’hui, nous traitons d’un sujet très très très sérieux : les graphiques de reporting événementiel. Commençons cet article par un sondage ! Qui a déjà vu un graphique de reporting événementiel aussi moche ?

Moi !!!! (pas plus tard que la semaine dernière) 🤢
Peut-être pas aussi moche, mais on s’en approche…
Ce monde est si poétique…

graphiques reporting événementiel

Effectivement, nous sommes d’accord, les graphiques laids sont monnaie courante. Personne ne les comprend, tout le monde les critique, mais finalement, rien ne change. Alors ensemble, grâce à cet article, battons-nous pour de plus beaux graphiques !

J’y reviens sur les règles de base du design de graphiques et je vous donne quelques astuces pour créer de beaux graphiques pour vos reportings événementiels 🙂

3 règles pour vos graphiques de reporting événementiel

Il s’agit de règles auxquelles on ne peut ABSOLUMENT pas déroger, dixit la police du style, sous peine de présentations soporifiques. Et oui, on ne rigole pas avec les graphiques de reporting événementiel : on veut du beau !

Premièrement, on bannit l’effet 3D. Pour toujours. Pas d’explication à cela, si ce n’est que c’est laid et illisible.

Deuxièmement, on choisit un titre accrocheur que l’on retient. Si c’est dans le cadre d’une présentation scientifique, on peut y ajouter une petite phrase en légende qui décrit les données utilisées pour concevoir ce graphique. Par exemple, plutôt que de dire “Nombre de participants émargés en fonction de l’heure d’arrivée”, on pourrait dire “Les participants sont arrivés en majorité aux environs de 9h”.

Troisièmement, on choisit des couleurs assorties qui facilitent la lecture du graphique. Même si tous les goûts sont dans la nature, il est évident que certaines couleurs sont moins lisibles et agréables que d’autres. Voici un anti-exemple :

graphique reporting événementiel

Vos graphiques de reporting événementiel : diagramme en barres ou l’histogramme ?

Cela vous rappelle peut-être de vagues souvenirs de cours de statistiques… Reprenons les bases ensemble ! 

Un diagramme à barres est utilisé pour présenter des valeurs non continues, qui ne représente pas une logique de suite. C’est-à-dire que les barres pourraient être présentées dans un ordre différent. Si la première barre correspond à Louise et la seconde à Bastien, la première aurait pu être Bastien et la seconde Louise. You know what I mean ?

Un diagramme peut être horizontal ou vertical, tout comme un histogramme.

graphiques reporting événementiel

J’en profite pour donner quelques conseils supplémentaires pour créer le graphique de reporting événementiel de vos rêves :

Commencez l’axe de votre graphique à 0 pour une représentation visuelle plus juste et plus parlante.

Evitez les écarts trop grands entre les barres. On risquerait de vous juger pour mauvais design ou mauvaise gestion de l’échelle. Laissez plutôt vos invités juger de la pertinence de votre discours que de celle de vos graphiques 😉

Pour tout diagramme en barres, mais encore plus pour un diagramme en barres horizontal, optez pour un ordre chronologique ou un ordre de taille (le plus grand en haut).

Je vous conseille également d’effacer le quadrillage de fond s’il ne facilite pas la lecture.

graphiques reportings événementiel
graphiques reporting événementiel

 

Les courbes pour vos graphiques de reporting événementiel

 

Le graphique en courbes met en évidence l’écoulement du temps (en heures, en jours, en mois, en années…). Il est notamment utilisé pour visualiser l’heure d’émargement des participants, et peut donc être un graphique de reporting événementiel que vous utilisez souvent !

Vous n’avez pas besoin d’intégrer toutes les informations possibles et inimaginables. Intégrez les étiquettes sur les données que vous souhaitez mettre en exergue.

Je vous conseille d’éclaircir le quadrillage et de le faire apparaître uniquement s’il facilite la lecture du graphique. Le choix des puces est aussi essentiel : sur le graphique de gauche, les puces en triangle brouille le message, alors que sur celui de droite, elle apporte une continuité tout en marquant les données importantes.

Vos graphiques de reporting événementiel : camemberts ou anneaux ?

 

Les camemberts et les anneaux ont en fait la même utilisation ! J’avoue que j’ai une petite préférence pour l’anneau pour mes graphiques de reporting événementiel, plus esthétique, plus léger, plus fin. Mais le camembert fait aussi l’affaire et peut apporter une meilleure lisibilité s’il y a beaucoup de données.

En parlant de quantité de données, je vous recommande de créer une catégorie Autres ou Divers qui ne dépassera pas les 15%, dans laquelle vous rassemblerez les catégories aux plus faibles pourcentages.

Attention, il ne faut pas utiliser un de ces deux graphiques si la somme des valeurs dépasse 100%.

Et dernier conseil esthétique, sur un camembert, pensez à choisir des bordures blanches pour chaque donnée pour bien les distinguer.

graphiques reporting événementiel

4 idées d’outils pour vos graphiques de reporting événementiel

Excel, incontournable des graphiques de reporting événementiel

Excel restera longtemps un indétrônable puisqu’il est le roi de la gestion de données.
Pas besoin de changer d’outil, vous pouvez créer vos graphiques de reporting événementiel directement depuis votre tableau de data. Il est néanmoins moins intuitif que de nombreuses autres solutions existantes.

Les plus : 

Pas besoin de changer d’outil pour mettre en forme les données.
Énorme capacité de personnalisation.
Vous l’avez forcément sur votre ordinateur.

Les moins : 

Travail du template nécessaire pour arriver à un beau graphique.
Peu intuitif.

Canva, la simplicité incarnée

Je l’admets chez Eventdrive, nous sommes de grands fans de Canva. Découvrez ici comment créer de beaux graphiques grâce à cet outil magique. 
Idéal également pour vos infographies et vos affiches !

Le plus : 

Très facile d’utilisation.
Gratuit.
Permet de créer facilement de très beaux graphiques pour vos reportings événementiels.

Le moins : 

Pas d’import de données possible.
A utiliser pour une faible quantité de données. 
Plus esthétique que pratique.

Powerpoint : du beau pour nos graphiques de reporting événementiel

Mon outil préféré reste Powerpoint (ou Keynote, maintenant que je fais des infidélités à Microsoft !). De quoi faire des présentations qui claquent ! L’outil de création de graphiques pour votre reporting événementiel est directement intégré à l’outil de présentation. Vous savez que ça signifie ? On gagne du temps !

Les plus : 

Connexion avec Excel pour actualisation automatique des données.
Vous l’avez forcément sur votre ordinateur.
Pas besoin de changer d’outil pour créer votre présentation.

Les moins :

Travail du template nécessaire pour arriver à un beau graphique.
Moins intuitif.

Chartify

Simplissime à utiliser, vous pouvez créer les plus beaux graphiques de reporting événementiel de la terre en quelques secondes. Malheureusement, la personnalisation est très limitée : quelques couleurs sommaires, pas de choix de police, pas d’ajout d’éléments sur le graphique…

Les plus :

Création ultra facile.
Pas besoin de s’inscrire, du moins pas pour les premiers graphiques.

Les moins :

Intégration des données manuellement.
Personnalisation limitée.

graphiques reporting événementiel

Vous avez désormais toutes les clés en main pour créer de jolis (et pertinents) graphiques pour vos reportings. Quand on se pense que la forme est prise en compte à 80% lors d’une prise de décision, on se dit qu’on peut bien faire ce petit effort qui fera la différence 😉

Des graphiques oui ? Mais fondés sur quels indicateurs ?
Retrouvez notre article sur les indicateurs à suivre absolument.

12 sites à suivre si vous êtes event planner

Comme tout organisateur d’événements, vous êtes à l’affût des dernières tendances, d’idées, d’outils pour simplifier vos process et concevoir une expérience unique pour vos participants. Enfin, ça c’est dans l’idéal. Mais dans la vraie vie, vous ne savez pas où chercher. Alors nous avons cherché pour vous et déniché les 20 sites à suivre si vous êtes event planner 🤓

Le plus incontournable : meet in

Meet In est le site de référence des rencontres et salons professionnels et événementiels en France et à l’international. Sa rédactrice en chef, Laurence Rousseau, connaît le métier comme sa poche. Etudes de cas, interviews, décryptages, vous trouverez tout ce qu’il vous faut pour être à la page.

Découvrez Meet In

le plus dépaysant : meet & travel mag

Des envies d’ailleurs ? Pour vos collaborateurs comme pour vous ? Meet & Travel Mag est le média à suivre ! Disponible en format print également, en cas de coupure de Wifi 😉

Découvrez Meet & Travel Mag

Le plus beau : Snap Event

SnapEvent est un service de réservation de lieux et de prestations événementielles, et on doit vous avouer que le design de leur site nous fait de l’oeil ! Au-delà d’un contenu de qualité, le blog est donc particulièrement agréable à consulter 😍

Découvrez SnapEvent

Le plus green : yemp

Fini les emballages ou les déplacements en avion, Yemp vous donne toutes les clés pour organiser des événements responsables. Parce que chaque geste compte !

Découvrez Yemp

Le plus frais : We Conf in Paris

Le jaune citron de son identité visuelle annonce la couleur. We Conf in Paris surfe sur les tendances du moment pour aborder des sujets tels que le bien-être, les événements responsables, la technologie…

Découvrez We Conf in Paris

Le plus innovant : culture événement

Culture Événement est à la recherche des toutes innovations dans l’événementiel, qu’elles soient méthodologiques, technologiques ou expérientielles. A lire absolument pour être un event planner à la pointe !

Découvrez Culture Evénement

le plus badgé : pygmento

Certainement une des solutions les plus complètes de badges sur le marché, Pygmento partage son expertise sur le sujet avec les event planners à travers son blog. Assez pointu, mais passionnant ! 

Découvrez Pygmento Blog

le plus privé : privateaser

Vous savez le petit rooftop qui va bien pour votre summer party ? L’immense salle de plénière pour accueillir vos 2000 invités ? Privateaser s’occupe de dénicher ces petites pépites et les partage à vous ! Sympa non ?

Découvrez Privateaser

Le plus expert : event manager blog

Voilà des années que Julius Solaris partage à travers l’Event Manager Blog toutes ces découvertes du secteur. Ses guides de comparaison de plateformes sont devenus des incontournables pour tout event planner qui se respecte.

Découvrez Event Manager Blog

le plus américain : conferences that work

Vous savez ce genre de blog où quelqu’un d’inspirant raconte sa vie ? C’est typiquement Conferences that work. Adrian Segar est passé maître dans l’art du storytelling et raconte ses expériences événementielles. Pour des événements qui marchent 😉

Découvrez Conferences that work

le plus efficace : event industry news

Pour avoir une vue d’ensemble du marché événementiel mondial, pour identifier les dernières tendances, pour être au courant des grands événements, Event Industry News est the place to be.


Découvrez Event Industry News

Le plus inspirant : Smart meetings

Comment organiser des événements différents ? Des événements donc chaque participant se souviendra le temps d’une vie ? La réponse est certainement sur Smart Meetings. On adore ce site pour son “petit” truc en plus : il a la clé pour déclencher cette étincelle qui fera briller les yeux de vos invités 🌟

Découvrez Smart Meetings

Vous cherchez une plateforme de gestion d’événements ?

Vous rêvez de savoir pourquoi il vous faut une plateforme tout-en-un ?

Quel est mon droit à la récupération des heures en tant qu’organisateur d’événements ?

Dimanche soir, 21h, vous venez de passer les 5 derniers jours à travailler plus de 10h par jour, week-end compris, pour que votre événement soit à la hauteur. Ce dernier a été un réel succès, certes mais vous êtes épuisé ! Être organisateur d’événement n’est pas un métier facile et il faut être prêt à ne pas compter ses heures. Mais attention, comme chaque professionnel, l’organisateur est protégé par la loi et bénéficie d’un droit de récupération notamment. Histoire de vous aider à y voir un peu plus clair, Eventdrive a fait ses petites recherches pour vous aider à comprendre le micmac légal autour de votre profession.

LA RÉCUPÉRATION DES HEURES, C’EST QUOI ?

Si vous êtes amené à dépasser le nombre d’heures prévues dans votre contrat, vous avez le droit de les récupérer ou d’être rémunéré. Selon votre convention, les heures supplémentaires peuvent être, majorées de 25%. Attention, les heures récupérées seront, elles, payées normalement et non pas comme des heures supplémentaires.

Tout salarié doit bénéficier d’une période de repos quotidien entre deux journées de travail. La durée légale de repos est d’au moins 11 heures consécutives. Cependant, des dérogations à cette durée peuvent être fixées par convention ou accord. Si vous terminez à 23h, vous devez impérativement commencer votre journée suivante après 10h.

 

LES JOURS FÉRIÉS

Selon le code du travail, le salarié peut se voir imposer de travailler un jour férié. Aussi un refus de sa part pourrait être sanctionné. Cependant, une grande partie des conventions collectives prévoit le repos des jours fériés.

On retrouve deux cas exceptionnels :

  • le 1er mai, il est impossible pour l’employeur de demander à ses salariés de travailler
  • les salariés et apprentis de moins de 18 ans ne doivent pas travailler un jour férié.

Si l’organisateur d’événements travaille un jour férié, il ne bénéficiera pas d’une majoration de salaire ou d’indemnités, sauf en cas de clause contractuelle ou conventionnelle.

On retrouve un cas exceptionnel : le 1er mai est payé double.

LES WEEKENDS

Un organisateur d’événements ne peut travailler plus de 6 jours par semaine. Ainsi un jour de repos d’au moins 24 heures,  lui est accordé par semaine, en général le dimanche.

Si votre contrat prévoit 35 heures de travail hebdomadaires, vous ne devez pas dépasser ce nombre d’heures à moins de bénéficier d’heures supplémentaires rémunérées ou d’un repos compensateur… Si vous travaillez exceptionnellement un samedi pour une demi-journée alors que vous aviez déjà atteint vos 35 heures hebdomadaires, vous bénéficierez d’une demi-journée de repos ou d’une rémunération liée aux heures supplémentaires.

LES POINTS DE VIGILANCE

Première chose : pensez à bien déclarer vos heures travaillées pour bénéficier des heures supplémentaires rémunérées.

 Second point : vos vacances. Comme n’importe quel salarié français, l’organisateur d’événements bénéficie de 25 jours de vacances, soit 5 semaines de congés payés. Parfois, certaines entreprises proposent également l’annualisation du temps de travail et donc des jours de récupération plus connus sous le nom de RTT. C’est une forme de récupération, commune et beaucoup plus réglementée, car plus fixe. Prenez donc bien le temps de vérifier votre contrat 

Vous souhaitez organiser des événements impactants ?
Contactez-nous pour en savoir plus sur notre solution !

 

Les règles autour du métier d’organisateur d’événement sont parfois un peu floues, mais pas de panique, la profession est également réglementée. N’hésitez pas à consulter les textes officiels (qui sont notamment disponibles sur Légifrance) afin d’avoir toutes les réponses à vos questions. Mais une chose est sûre : certes, vous travaillez à des horaires différents et cumulez probablement plus d’heures dans la journée, mais vous avez le droit au temps de récupération comme n’importe quel salarié.

Source : service-public.fr

Comment devenir organisateur d’événements ?

Le métier d’organisateur d’événements fait rêver beaucoup d’entre vous. Et nous vous comprenons ! Nous avions d’ailleurs listé dans un article les 8 raisons qui font que les event managers aiment leur métier ! Mais savez-vous vraiment ce qu’est un organisateur d’événement ? Mais quels sont les postes qui se cachent derrière ce mot ? Comment devenir un organisateur d’événements ? Existe-t-il des études spécifiques ? Si oui, quelles sont-elles ?

Beaucoup de questions auxquelles Eventdrive va tenter de répondre le plus clairement possible. Quels sont les différents profils du métier, quelles formations suivre pour réaliser votre rêve, mais aussi un point sur les compétences à acquérir pour devenir un vrai pro, nous vous dévoilons tout ce qu’il y a à savoir !

UN ORGANISATEUR D’ÉVÉNEMENTS, C’EST QUOI ?

Event Manager, Event Planner ou organisateur d’événements, il existe de nombreux dérivés qui s’anglicisent de plus en plus. L’Event Manager participe à la conception, à la valorisation et à la production de l’événement. Il garantit son efficacité, son impact, sa rentabilité commerciale et est le référent de l’esprit de l’événement.

L’organisateur/organisatrice est un(e) véritable chef d’orchestre. C’est à lui/elle que revient la gestion d’un événement (conférence, séminaire, inauguration) ainsi que la coordination des différents professionnels intervenants pour l’occasion. Son métier est très polyvalent et fait appel à de nombreuses compétences.

En agence

Il est responsable de plusieurs projets à la fois. C’est d’ailleurs cette richesse qui séduit souvent ceux qui décident de travailler en agence. Travailler sur plusieurs projets à la fois peut être stimulant ! Mais le vrai avantage est surtout la variété : il est possible de côtoyer des milieux très différents qui vont de la pharmaceutique à l’industrie, en passant par le retail.

 

En entreprise

Quand on est organisateur d’événement au sein d’une entreprise, on a la possibilité de se spécialiser beaucoup plus rapidement. Le gros point positif est que l’on connaît tous les secrets de l’industrie dans laquelle on se développe et il est plus facile de contrer les concurrents. À l’interne, l’organisateur d’événements doit travailler conjointement avec les équipes marketing et RH et manier à la perfection la communication.

 

En freelance

Le travailleur indépendant est souvent expert du secteur d’activité dans lequel il exerce. La plupart du temps, c’est d’ailleurs des personnes en reconversion qui décident de se lancer en tant qu’organisateur d’événements freelance. Les expériences passées sont souvent une vraie force pour devenir expert. Par exemple, un ancien basketteur aura de grandes facilités à organiser des événements sportifs.

 

QUELLE FORMATION POUR DEVENIR ORGANISATEUR D’ÉVÉNEMENTS ?

Le niveau d’études requis

Le poste d’organisateur d’événements est accessible aux candidats titulaires d’un bac+2 au minimum, en école, en BTS ou DUT de commerce ou de communication. Une spécialisation en événementiel est un plus apprécié ou parfois demandé par les recruteurs. On pensera notamment à la licence professionnelle spécialisée en communication événementielle (bac+3). Ce niveau d’études permet souvent de débuter par un poste d’assistant-organisateur d’événements.

Enfin, poursuivre jusqu’en master de communication (bac+4 et bac+5) en école ou en université peut être valorisé et vous permettra d’accéder d’emblée à un poste de chargé de projet événementiel.

Comme souvent l’expérience terrain est ce qui permet de gagner vraiment en compétence et plaît beaucoup aux entreprises qui recrutent. Mais comment avoir de l’expérience quand on sort de l’école ? Pensez aux formations en alternance, mais également aux stages tout au long de votre cursus !

formation eventplanner 

Les écoles qui proposent une bonne formation

L’école Nomade

De nouvelles formations naissent presque tous les jours et parfois même des écoles spécialisées. C’est notamment le cas de l’école Nomade. La vraie force de cet établissement est sa capacité à mettre ses étudiants en conditions sur le terrain très rapidement dans leur cursus. Les cours ont même lieu dans des hauts lieux de Paris tels que le Grand Palais ou le Palais Brongniart, qui accueillent régulièrement de grands événements.

Les étudiants ont aussi la possibilité de s’initier aux techniques de mise en scène et découvrir tous les tenants et les aboutissants de l’organisation d’un événement en passant par la scénographie ou la gestion des sons et lumières.

Enfin, comme son nom l’indique, cette école est nomade et c’est un vrai bonus. Les étudiants connaissent à l’avance les escales de leur formation et sont donc amenés à bouger chaque semaine. De quoi se mettre dans les vraies conditions à peine arrivé sur les bancs de l’école !

L’école Tunon

Pour devenir organisateur d’événements, il est possible également d’intégrer le Bachelor RP & Evénementiel, proposé par l’école internationale Tunon. Cette école possède différents établissements dans toute la France, à Bordeaux, Lille ou encore Toulouse. Elle propose surtout des formations d’hôtellerie, mais son Bachelor RP & événementiel permet d’obtenir un titre certifié par l’État niveau II de Chargé(e) de marketing et communication.

Les compétences à acquérir pour devenir organisateur d’événements

Maîtriser les fondamentaux

Le métier d’organisateur d’événements implique la connaissance de concepts de base, souvent étudiés pendant la formation. Des outils de gestion de projet, comme un planning de Gantt, un tableau de gestion de budget (on vous propose un template gratuit ici !) sont notamment très utiles au déroulement d’un projet

Faire preuve bon self-contrôle

Il faut également être capable de tester sa résistance au stress et à la pression. Être organisateur d’événements n’est pas toujours facile et les montées d’adrénaline ont souvent lieu le Jour J ou les jours précédent votre événement. La pratique de la sophrologie ou de la méditation peut parfois aider à se contrôler, mais c’est souvent au fil de l’expérience que l’on apprend à détecter les moments de tension et à les gérer comme un maître !

Être un bon communicant

Comme l’explique Alexia Martelle, Project Manager chez Klépierre Brand Ventures, “pour un événement, il y a toujours plusieurs services, plusieurs attentes et donc plusieurs personnalités à gérer”. Cela implique de bénéficier de compétences de communication avancées. La diplomatie et la pédagogie sont des must-have pour harmoniser les objectifs de l’ensemble des parties prenantes.

Un organisateur d’événement doit aussi être un bon vendeur ! La créativité fait souvent partie des qualités principales d’un bon organisateur et c’est pourquoi les nouvelles idées peuvent fuser. Il faut donc savoir vendre ses projets, que ce soit en interne à la direction ou directement au client.

Être orienté solution

Un organisateur d’événements est sans cesse confronté à l’imprévu. Pour cette raison, il doit adopter la philosophie : “il n’y a pas de problèmes, il y a uniquement des solutions”. Sa créativité, qui peut servir pour créer un véritable univers autour de l’événement, doit aussi être au service de la recherche d’alternatives. Il n’y a jamais de plan A sans plan B. Que faire s’il pleut ? Si un intervenant manque à l’appel ? Si le planning déborde ?

Combiner stratégie et opérationnel

Votre événement s’inscrit dans une stratégie globale d’entreprise. Vous devez donc être capable de prendre suffisamment de recul pour fixer des objectifs cohérents, que vous évaluerez au fur et à mesure de l’avancement du projet grâce à des indicateurs pertinents. Suite à l’événement, vous proposerez un reporting à votre hiérarchie, qui englobera l’aspect opérationnel (nombre de participants, taux de satisfaction) ainsi que l’aspect stratégique (ventes incrémentales suite à l’événement, ROI).

Être un as des nouvelles technologies

Il est indispensable aujourd’hui de maîtriser les nouvelles technologies. En effet, de nombreux aspects touchent à la technologie dans les événements de nos jours. On pense notamment à l’animation sur le lieu de l’événement avec des stands liés à la réalité virtuelle par exemple. Il faut aussi savoir utiliser des plateformes de gestion (comme Eventdrive par exemple !), manier les réseaux sociaux comme un pro et encore des logiciels de mailing pour communiquer. Vous pouvez (et vous devez) être acteur de la transformation digitale de votre entreprise !

 

Pratiquer plusieurs langues

On ne l’apprend à personne, la connaissance d’une ou plusieurs autres langues que le français est un réel atout dans n’importe quelle profession. C’est bien évidemment aussi le cas pour l’organisateur. Les compétences linguistiques sont de plus en plus recherchées, car les entreprises étrangères aiment venir organiser leurs événements en France. Il faut donc être capable de communiquer facilement avec eux. L’inverse est également très courant, avec l’organisation d’événements à l’étranger, en particulier dans les pays frontaliers comme l’Italie, l’Allemagne ou l’Espagne.

QUEL SALAIRE ESPÉRER ?

C’est une question qui revient régulièrement et il n’y a malheureusement pas de réponse type, les salaires étant très hétérogènes… Ils dépendent bien sûr de la taille de l’entreprise, si vous travaillez chez l’annonceur ou en agence, de votre niveau d’expérience ou de votre diplôme.

En moyenne, on peut espérer atteindre 1700 euros nets en début de carrière et les possibilités d’évolution sont rapides. À vous de faire vos preuves pour gagner en compétences rapidement et montrer à votre hiérarchie que vous en valez la peine. Si vous décidez de vous lancer en freelance, c’est vous qui fixez vos prix, mais n’oubliez pas que la concurrence est rude. Il faut donc être capable de se vendre pour espérer un bon salaire.

 

Cette petite présentation du métier vous donne un aperçu de comment devenir organisateur d’événements. Notez qu’il n’y a pas de parcours type, chacun peut apporter son background professionnel et réussir dans le milieu s’il s’en donne les moyens.