Comment maîtriser les risques liés à la gestion de projet ?

Un intervenant qui arrive en retard, le Wifi qui plante, les questionnaires de satisfaction qui n’ont pas été imprimés… Un pépin, ça arrive à tout le monde, même aux meilleurs. Pour maîtriser les risques liés à la gestion de projet, je vous préconise d’utiliser un des meilleurs outils au monde : la matrice de risques !

Il s’agit tout simplement d’un tableau dans lequel vous identifiez les risques liés à l’organisation de votre événement, vous les hiérarchisez en fonction de la probabilité et de l’impact puis vous imaginez des actions préventives et correctives.

D’ailleurs, je vous ai créé un modèle de tableau des risques en gestion de projet que vous pouvez découvrir juste ici.

Je retrace dans cet article toutes les étapes essentielles à la maîtrise des risques de vos projets événementiels. Vous me suivez ?

Identifier les risques liés à la gestion de votre projet

 

Brainstorming time !

Vous voyez cette personne qui passe son temps à imaginer le pire ?

Et bien là, maintenant, ça devra être vous.

Imaginez les pires scénarios et listez-les. Une fois les risques de votre gestion de projet bien identifiés, classifiez-les :

  • financiers : coût supérieur à l’estimation, manque de budget…
  • humains : manque de compétences, absentéisme, conflits au sein de l’équipe, un invité qui finit mal (très mal), retard d’un intervenant
  • temporels : retards des sous-traitants ou des fournisseurs, mauvaise estimation des délais…
  • techniques : logiciel inadapté, pannes, matériel obsolète, le projecteur qui fait des siennes et transforme votre belle présentation en un carré vert fluo…
  • juridiques : réglementations et lois à respecter, faillite d’un fournisseur…
  • environnementaux: la pluie qui coule à flots lors de votre garden party d’entreprise, une grève des transports le jour de votre événement client…
  • organisationnels : changement dans la politique de l’entreprise, changements économiques…

Evaluer et hiérarchiser les risques

Vous priorisez ensuite les risques liés à la gestion de vos projets en évaluant :

 

  • la probabilité : ce risque a-t-il de fortes chances d’arriver ?
  • l’impact : quelles sont les conséquences sur la réussite de votre projet ?

Un fort impact aura un impact catastrophique sur votre événement, c’est-à-dire que ce dernier ne pourrait pas se tenir.

Une forte probabilité signifie que l’incident a une chance proche de 100% de se produire.

L’objectif est bien sûr de vous focaliser sur les risques à fort impact et à probabilité élevée pour éviter qu’ils ne se produisent.

 

Identifier des solutions

Comme dans toute situation, il est important de déceler les problèmes. Mais il est surtout essentiel d’identifier les bonnes solutions. Ici, je vous conseille de réfléchir à deux types d’actions :

  • les actions préventives, que vous pouvez mettre en place pour limiter les risques
  • les actions correctives, que vous pouvez mettre en place pour rectifier le tir suite à l’incident

Pour limiter les risques, choisissez des actions préventives

 

Il s’agit ici de limiter la menace liée aux risques de votre gestion de projet. Cela peut se faire en supprimant la cause du risque (un intervenant peu fiable par exemple), en augmentant vos ressources (plus d’agents d’accueil sur les lieux) ou en recrutant des personnes compétentes.

 

Pour réagir face aux risques, choisissez des actions correctives

 

Certaines fois, vous ne pouvez empêcher l’incident de produire. Néanmoins, vous pouvez en atténuer les conséquences en identifiant les actions-clés à mener.

 

Suivre et contrôler les risques

Vous remplirez probablement votre matrice de risques au tout début de la gestion de votre projet. Mais elle doit également être un outil de suivi et de contrôle de votre performance tout au long du processus.

Les risques identifiés sont souvent les mêmes d’un événement à l’autre : vous pourrez donc réutiliser la même matrice, tout en la complétant un peu plus à chaque fois.

Pour vous simplifier la tâche, j’ai créé pour vous un modèle de matrice des risques, vous le trouverez ici : j’ouvre la matrice.

Bon courage pour l’organisation de vos événements ! 🙂

 

15 activités de teambuilding


Le teambuilding connaît un certain succès depuis ces dernières années. Il est de plus en plus demandé par les salariés en entreprise car il est fédérateur, collaboratif et permet de renforcer les liens auprès des équipes de travail.

Une entreprise est constituée de plusieurs salariés, qui une fois tous réunis, ne forment plus qu’une entité à part entière ! Pour cela, il est important de montrer que chaque personne est importante et cela passe notamment par les activités de teambuilding. Alors surprenez vos collaborateurs en leur proposant des idées créatives auxquelles ils ne s’y attendront pas ! 😉

1.Tour en 2CV autour de Paris

« Bonjour ma soeur. Je suis en panne… ! »

Qui n’a jamais rêvé de se balader dans Paris avec une deux chevaux ? Véritable symbole d’une époque, à l’allure élégante et qui a marqué notre enfance, vous trouverez de nombreux sites internet où il vous est possible d’organiser une balade en 2CV. Octroyez à vos collaborateurs un moment magique, dans la plus belle ville du monde ! Prenez garde à ne pas finir comme la bonne soeur…

2.Tour en side-car

« Je parie que j’vais encore me cochonner ! »

Restons dans l’univers de l’automobile. Connaissez-vous les side-cars ? Ces motocyclettes accompagnées d’une troisième roue latérale. Arborez un style rétro et vivez un vrai moment de liberté avec vos collègues !

 

3.Tour en voiture de collection

Beauté divine !

Je suis prête à parier que vous faites toujours signe à la personne qui est à côté de vous lorsque vous voyez une voiture de collection passer… Et bien n’attendez plus, et faites rêver vos collègues en partageant ce moment de fierté, à bord d’une voiture qui marque les esprits !

4.Démonter une voiture dans un temps imparti

Faites travailler les méninges de vos collaborateurs en leur proposant de démonter une voiture !

Oui, vous avez bien lu. Pour ceux qui s’y connaissent en mécanique, ce sera sûrement un jeu d’enfant. Ainsi, ils pourront travailler avec les membres qui s’y connaissent un peu moins dans le domaine, afin de collaborer tous ensemble sur un même projet. Et évidemment, en respectant le temps imparti !

5.Tournoi de beer pong

Allez, cul sec !

On vient de m’annoncer dans le micro qu’il ne fallait trouver que des idées de teambuilding sobres… 👀 Gardez le secret et faisons un écart pour cette fois… Que celui ou celle qui n’a jamais fait un beer pong de sa vie me lance la première pierre ! Cette activité a le don de réunir tout le monde, sans exception. Une bonne solution pour créer du lien entre les équipes. À la vôtre !

6.Jeux-olympiques

Parce que l’on n’a pas le temps de niaiser !

Mettez le physique et la stratégie de vos collaborateurs à rude épreuve afin qu’ils prouvent leur bravoure ! Inspirez-vous des jeux-olympiques actuels et organisez une série d’épreuves : basket, relais, lutte, tir à l’arc, tir à la corde, etc. L’équipe qui remporte le plus d’épreuves sera nommée championne !

7.Création d’une peinture géante à plusieurs

La mission d’aujourd’hui : créer !

Différent de l’initiation au dessin, ici le but n’est pas d’apprendre à bien dessiner en respectant un modèle de construction précis, mais créer une seule et même oeuvre totalement unique, où chacun aura apporté sa touche personnelle. Chaque coup de pinceau se mélangera à celui des autres pour ne former qu’un tout. Finalement, une belle analogie de l’entreprise, où chaque personne a son rôle à jouer grâce à ses compétences personnelles, pour ne représenter qu’une entité.

8.Épreuve topchef en équipe

 « Je veux voir du vert dans vos assiettes ! C’est parti, vous avez 45 minutes !”

Vous avez compris le concept. Des équipes de 3/4 personnes auront un thème culinaire précis à respecter : un plat à base d’oeufs uniquement, un plat à base de légumes… Mais vous pouvez aussi varier les conditions de préparation du plat. Par exemple, en cuisinant dans le noir ou bien avec une main derrière le dos ! Un moment de rires, qui réveille les papilles !

9.Épreuves pâtisserie

Vous êtes plus sucré que salé ?

Alors pourquoi pas organiser des épreuves culinaires exclusivement consacrées à la pâtisserie ! Il arrive parfois d’assister à de vrais chefs-d’oeuvre, des « constructions » sans pareil. Est-ce que vos collaborateurs pourront en faire autant ? Ça va pas être de la tarte ! 🥧

10.Soirées à thème super beauf

“Que dit une bière quand elle tombe dans l’eau ? Je sais panaché.”

Vous voyez un peu mieux l’ambiance de votre prochaine activité de teambuilding ? Prérequis indispensables : claquettes/chaussettes, des bières, humour macho, ballon de foot, le journal de L’Équipe, la playlist Johnny Hallyday et une coupe de cheveux mulet entre autres ! Incarnez également vos personnages beaufs préférés et vivez une activité de teambuilding de folie !

11.Tournoi de petanque thème « Marinière et Ricard à Gogo »

Et un petit ricard, un !

Que diriez-vous de quelques parties de pétanques sous “le soleil de Marseille” pour divertir et motiver vos équipes ? Un peu de compétition, accompagné de sa marinière et d’un petit ricard ça ne fait pas de mal au moral.

12.Tournoi de bubble foot en salle

Parce que le ridicule ne tue pas !

 Il parait qu’il rend plus fort même… En attendant voilà ce que je vous propose : du bubble foot ! Il s’agit d’un sport un peu particulier qui consiste à enfiler une sorte de bulle géante protectrice et de jouer au foot en risquant de rebondir sur ses collègues. Une bonne dose de fun et de rires assurée !

13.Création d’une fresque murale avec des photos

Ça tombe bien car vous aviez justement émis l’idée de changer prochainement la déco de vos bureaux… 😏

Réalisez une fresque géante sur un des murs de vos locaux en accrochant des dizaines de photos d’équipe, en respectant un certain ordre, par exemple en respectant l’ordre chronologique ! Au final, c’est du gagnant-gagnant : nouvelle décoration + preuve d’une certaine complicité entre les équipes.

14.Cours de sport

C’est l’heure des squats !

Organisez un cours de sport collectif afin de tester le mental d’acier de vos équipes ! Le sport est un excellent moyen de tester physiquement et mentalement et de montrer que l’on est sans cesse capable de se surpasser, si on travaille ensemble !

15.Challenge vidéo

Marquez les esprits dans la durée en réalisant un challenge vidéo !

Il peut se présenter de différente manière. Par exemple, en faisant du cinéma et ce n’est pas chose aisée. Il faut s’organiser en équipe pour trouver une idée, l’exprimer, la jouer… Une activité créative et productive, avec à la fin une session visionnage des courts-métrages des autres équipes. 🎥

Vous voilà paré à organiser des activités de teambuilding de folies ! Soyez à l’affût de nos prochaines sorties d’articles, car je vous l’annonce en avant-première, il y aura une suite ! En attendant, n’hésitez pas à découvrir notre second article sur « 10 idées d’activités de teambuilding ! »

12 étapes pour rédiger un brief d’agence événementielle

En parlant de brief d’agence événementielle… J’ai récemment briefé une agence pour la création d’un visuel, et j’ai été très déçue par le rendu. Après réflexion, je n’ai pu m’en prendre qu’à moi-même : mon brief n’était pas clair. 

Et j’ai immédiatement pensé que vous aviez, vous aussi, des briefs à créer. J’ai donc cherché, fouiné, déniché toutes les questions à se poser quand on prépare le cahier des charges pour briefer son agence événementielle.

Et voilà le résultat !

brief de l’agence événementielle : Qui êtes-vous ? 

 

Votre mission

En quelques mots, quelle est votre mission sur cette planète ? Au-delà de l’aspect pécunier quel est l’objectif ultime de votre entreprise ?

Pour Danone, ce serait “Apporter la santé par l’alimentation au plus grand nombre”.

Avez-vous déjà vu la très brillante vidéo de Simon Sinek “Start with why” ?

Je vous remets le lien ici !

 

Vos valeurs

Dans le brief de l’agence événementielle, racontez ce qui porte votre entreprise… Quels sont les piliers de votre stratégie et de vos actions ? L’excellence ? La responsabilité ? La confiance ?

 

Ce que vous vendez et ce que ça apporte au client

Quels sont vos produits et vos services ? Quels sont les bénéfices pour vos clients ?
Développez le tout dans votre brief pour aider l’agence événementielle à mieux comprendre ce que vous faites.

 

Votre positionnement

Comment positionnez-vous votre marque auprès de votre cible ?

Voici une liste de noms pour vous aider : premium, coeur de marché, low cost, expertise, convivialité, technique, proximité, éthique, sophistication, simplicité, exploration…

brief de l’agence événementielle : Que voulez-vous ?

 

Les objectifs

À bien distinguer comme stratégiques, primaires et secondaires.
Un doute ? Pensez à notre article sur les objectifs !

 

Le contenu de la proposition

Indiquez clairement ce que vous attendez de l’agence événementielle dans le brief. Développez ici votre besoin : l’organisation d’un événement ok, mais qu’est-ce que vous entendez par là ? Une nouvelle identité visuelle, la construction du programme, la gestion des invitations, la logistique sur site, etc…

 

La cible ou plutôt le coeur de cible

Des professionnels ou des particuliers ? Des hommes ou des femmes ? Des jeunes ou des vieux ? Bon là, j’avoue que l’on est un peu partis dans les clichés mais vous aurez compris le principe. Travaillez vos personas et détaillez le profil socio-démographique de vos participants dans le brief pour que l’agence événementielle puisse comprendre à qui elle s’adresse.

 

Le message à transmettre

Quels sont les messages que vous voulez faire passer ?

 

Le type / format de l’événement

Cocktail, séminaire, inauguration, événement client…
En matinée ou en soirée ?
Avec un repas ?

brief de l’agence événementielle : Quelles sont vos contraintes ?

Le budget

Différenciez bien le budget pour l’événement en tant que tel et le budget global (incluant les frais d’agence). Même si cela coule de source, soyez réaliste.

brief agence événementielle budget

Le rétroplanning

Donnez bien sûr la date de l’événement dans le brief. Si vous avez déjà établi un rétroplanning, pensez à l’envoyer. De même, soyez clair sur votre process de sélection s’il y a mise en compétition d’agences et sur les deadlines des différentes étapes (par exemple, de l’envoi de la proposition).

Si l’agence événementielle est amenée à choisir la date de l’événement, communiquez-lui l’agenda de votre société et le calendrier de votre secteur d’activité.

Le lieu

Où se déroulera l’événement ? Si aucun lieu n’a encore été choisi, dans quelle zone géographique ? Quels moyens de transport peuvent utiliser les participants ? Pensez à préciser dans le brief si l’événement aura lieu dans vos locaux.

L’équipe

Comment se structure l’équipe organisatrice en interne ? Quels seront les interlocuteurs de l’agence événementielle ? Qui est décisionnaire ?

Derniers conseils pour finaliser le brief de l’agence événementielle

 

Pour que l’agence événementielle ait une meilleure idée de qui vous êtes et de ce que vous faites, je vous conseille d’être le plus précis possible et de transmettre le maximum d’éléments, et notamment un aperçu des événements précédents.

À éviter : le vocabulaire trop spécifique et les abréviations, l’agence événementielle n’a pas la science infuse (si seulement…).

Et finalement, posez-vous un instant sur votre brief. Tentez de faire abstraction de ce que vous connaissez de votre entreprise et demandez-vous : si je ne connaissais rien au besoin, est-ce que j’aurais compris ? Si oui, alors go, vous pouvez l’envoyer ! 🙂

Attendee Experience : une définition

Vous avez certainement déjà entendu parler de user experience (ou UX) ?

Vous avez ci-dessous l’exemple parfait.

A gauche, un produit, à droite, un produit avec UX. C’est-à-dire un produit pensé pour l’utilisateur.

Plutôt que de secouer la bouteille de Ketchup et de se retrouver avec un gros « splash » dans l’assiette, l’utilisateur aura juste à presser le tube de Ketchup pour qu’une noisette de sauce tombe dans son plat. Simple, sans couture.

Qu’est-ce l’attendee experience (AX) ?

 

Commençons par la User Experience

 

L’UX, ou User Experience, ou Expérience Utilisateur, est définie comme la façon dont une personne interagit avec un produit ou une technologie. En d’autres termes, c’est l’intégralité du parcours utilisateur sur une interface.

Grâce à une bonne UX, l’utilisateur pourra simplement et avec plaisir atteindre ce pourquoi il a choisi cette interface.

Quelques exemples de champions de l’UX : Amazon pour ses recommandations intelligentes et un menu de navigation simplissime, Airbnb pour son design, son outil de recherche et ses visuels de haute qualité, Apple pour l’addiction créée chez les utilisateurs…

Revenons sur l’Attendee Experience !

 

L’AX, ou Attendee Experience, ou Expérience Participant, intègre plus ou moins la même approche, mais plutôt que de l’associer avec une expérience strictement digitale, elle vit dans le monde merveilleux des événements physiques.

Elle inclut toutes, je dis bien TOUTES les interactions de vos participants avec votre événement : de l’invitation au suivi en passant par l’accueil, les plénières ou la recherche d’informations (et même la file d’attente au WC).

En parlant de WC, j’ai un très bon exemple pour vous. Les organisateurs du festival Solidays (Solidarité Sida mettent un point d’honneur à chouchouter les festivaliers dès qu’ils arrivent dans l’espace des sanitaires : file d’attente organisée, animations, attribution des WC par des bénévoles, nettoyage (très) très régulier… En tout et pour tout, aux pics de fréquentation, un festivalier attendra 12 minutes pour aller aux toilettes.

Et bien figurez-vous qu’on en entend parler de cette expérience WC des semaines après le festival ! Et c’est ce qui fait la différence avec tous les autres événements de ce type, et dans l’événementiel en général 🙂

Il s’agit donc de faire de chaque petite interaction un moment agréable, voire magique pour le participant. C’est là que le sens du détail de l’organisateur événementiel prend tout son sens !

Le participant ne se rendra peut-être pas compte de la virgule ajoutée au dernier moment ou de la climatisation diffusée dans la salle de plénière, mais ce sont toutes ces attentions misent à bout qui font de votre événement une expérience inoubliable, unique et wahou !

 

En quoi l’attendee experience est-elle essentielle lors de votre événement ?

 

L’attendee experience crée un tout

 

L’AX de votre événement est unique et essentielle car il ne s’agit pas uniquement d’une interaction, mais bien de plusieurs étapes que va traverser le participant et lors desquelles il va s’engager, renforcer son appartenance à votre marque ou à votre projet, créer des souvenirs qu’il racontera, encore et encore.

Il est donc primordial de ne pas se concentrer uniquement sur le jour J, mais aussi sur les parties amont et aval. L’expérience commence dès le tout premier point de contact avec le participant (qui n’est d’ailleurs certainement pas encore un participant).

Comme le dit Elizabeth Bloodworth, l’AX se définit comme une somme totale des rencontres, réponses et interactions avec le contenu, les intervenants et les autres participants d’un participant lors d’un événement live.

Cela peut semble facile, mais l’AX doit être soigneusement planifiée et structurée pour chaque participant pour que l’événement soit vraiment incroyable.

De la première interaction avec une publicité ou le site de l’événement, en passant par leur présence physique sur l’événement, les participants interagiront avec l’espace, les technologies, les activités, la nourriture, les halls d’expo et les événements de networking.

 

Le design thinking au centre de l’attendee experience

 

La clé d’une expérience participant réussie ? Le design thinking !

Enfin en tous cas, son concept fondateur : l’empathie.

Mettez-vous à la place de votre participant. Rappelez-vous les événements auxquels vous avez assisté.

Qu’est-ce que vous avez adoré ? Qu’est-ce qui vous a déçu ? Qu’est-ce qui a fait la différence ? Qu’est-ce qui fait de vous parlez d’un événement encore des années après ?

Après tout, en événementiel, nous sommes tous le participant de quelqu’un. Si ça c’est pas beau comme phrase 😍

Essayez d’adopter un point de vue différent. Commencez par réfléchir à l’expérience que vivra votre participant puis adaptez-y votre logistique ! Vous verrez, ça fait tout drôle au départ…

Puis quand on découvre les enquêtes de satisfaction, on en verserait presque une larme d’émotion ! 

En résumé, l’attendee experience est un essentiel de l’événementiel.

L’attendee experience au service des émotions dans l’événementiel

 

Le design thinking est le process qui permet de générer, évaluer et tester des idées dans le but de provoquer des réponses émotionnelles positives, en résolvant des problèmes ou en innovant, et surtout en faisant preuve d’empathie.

L’Institut du Design de l’université de Standford est un expert de l’empathie. Après de longues recherches, les chercheurs ont conclu que pour créer des innovations qui ont du sens, nous avons besoin de connaître nos utilisateurs et d’accorder d’importance à leur vie.

Pour être d’excellents organisateurs d’événements, nous nous devons donc de comprendre pourquoi les participants (mais aussi les autres parties prenantes) se comportent de cette façon, d’identifier ce qui est important pour eux (voici un livre très intéressant sur les différents types de motivations) et de cerner ce qui leur permettra de vivre des émotions positives.

C’est souvent là qu’on se rend compte qu’un événement, ça doit être gagnant-gagnant. Un peu comme dans une conversation au final, où il y a un vrai échange.

Si vous rendez service à votre participant, en lui faisant vivre ce qu’il n’a jamais vécu ailleurs, il vous rendra la pareille (en étant plus créatif, en achetant plus de produits…) !

Si je devais citer un événement complètement wahou, je pense que je parlerai de ce séminaire commercial dans le laboratoire pour lequel je travaillais (j’en parlais encore hier, alors que c’était il y a plus de deux ans). Voilà pourquoi :

1) Un cadre de rêve : le Trianon Palace, littéralement à deux minutes à pied du Château de Versailles.
2) Des expériences uniques : un dîner dans le Château privatisé, un autre dîner sur une base de grange champêtre et foodtrucks, un footing au lever du soleil dans les jardins du Château…
3) Des conversations : une plénière magistralement mise en scène, des ateliers, des jeux de rôle, des soirées…

Et vous, comment designez-vous des expériences uniques et inoubliables ? En tant que participant, quelles sont vos plus belles expériences ? 🙂

 

De beaux graphiques de reporting événementiel en 2019


Aujourd’hui, nous traitons d’un sujet très très très sérieux : les graphiques de reporting événementiel. Commençons cet article par un sondage ! Qui a déjà vu un graphique de reporting événementiel aussi moche ?

Moi !!!! (pas plus tard que la semaine dernière) 🤢
Peut-être pas aussi moche, mais on s’en approche…
Ce monde est si poétique…

graphiques reporting événementiel

Effectivement, nous sommes d’accord, les graphiques laids sont monnaie courante. Personne ne les comprend, tout le monde les critique, mais finalement, rien ne change. Alors ensemble, grâce à cet article, battons-nous pour de plus beaux graphiques !

J’y reviens sur les règles de base du design de graphiques et je vous donne quelques astuces pour créer de beaux graphiques pour vos reportings événementiels 🙂

3 règles pour vos graphiques de reporting événementiel

Il s’agit de règles auxquelles on ne peut ABSOLUMENT pas déroger, dixit la police du style, sous peine de présentations soporifiques. Et oui, on ne rigole pas avec les graphiques de reporting événementiel : on veut du beau !

Premièrement, on bannit l’effet 3D. Pour toujours. Pas d’explication à cela, si ce n’est que c’est laid et illisible.

Deuxièmement, on choisit un titre accrocheur que l’on retient. Si c’est dans le cadre d’une présentation scientifique, on peut y ajouter une petite phrase en légende qui décrit les données utilisées pour concevoir ce graphique. Par exemple, plutôt que de dire “Nombre de participants émargés en fonction de l’heure d’arrivée”, on pourrait dire “Les participants sont arrivés en majorité aux environs de 9h”.

Troisièmement, on choisit des couleurs assorties qui facilitent la lecture du graphique. Même si tous les goûts sont dans la nature, il est évident que certaines couleurs sont moins lisibles et agréables que d’autres. Voici un anti-exemple :

graphique reporting événementiel

Vos graphiques de reporting événementiel : diagramme en barres ou l’histogramme ?

Cela vous rappelle peut-être de vagues souvenirs de cours de statistiques… Reprenons les bases ensemble ! 

Un diagramme à barres est utilisé pour présenter des valeurs non continues, qui ne représente pas une logique de suite. C’est-à-dire que les barres pourraient être présentées dans un ordre différent. Si la première barre correspond à Louise et la seconde à Bastien, la première aurait pu être Bastien et la seconde Louise. You know what I mean ?

Un diagramme peut être horizontal ou vertical, tout comme un histogramme.

graphiques reporting événementiel

J’en profite pour donner quelques conseils supplémentaires pour créer le graphique de reporting événementiel de vos rêves :

Commencez l’axe de votre graphique à 0 pour une représentation visuelle plus juste et plus parlante.

Evitez les écarts trop grands entre les barres. On risquerait de vous juger pour mauvais design ou mauvaise gestion de l’échelle. Laissez plutôt vos invités juger de la pertinence de votre discours que de celle de vos graphiques 😉

Pour tout diagramme en barres, mais encore plus pour un diagramme en barres horizontal, optez pour un ordre chronologique ou un ordre de taille (le plus grand en haut).

Je vous conseille également d’effacer le quadrillage de fond s’il ne facilite pas la lecture.

graphiques reportings événementiel
graphiques reporting événementiel

 

Les courbes pour vos graphiques de reporting événementiel

 

Le graphique en courbes met en évidence l’écoulement du temps (en heures, en jours, en mois, en années…). Il est notamment utilisé pour visualiser l’heure d’émargement des participants, et peut donc être un graphique de reporting événementiel que vous utilisez souvent !

Vous n’avez pas besoin d’intégrer toutes les informations possibles et inimaginables. Intégrez les étiquettes sur les données que vous souhaitez mettre en exergue.

Je vous conseille d’éclaircir le quadrillage et de le faire apparaître uniquement s’il facilite la lecture du graphique. Le choix des puces est aussi essentiel : sur le graphique de gauche, les puces en triangle brouille le message, alors que sur celui de droite, elle apporte une continuité tout en marquant les données importantes.

Vos graphiques de reporting événementiel : camemberts ou anneaux ?

 

Les camemberts et les anneaux ont en fait la même utilisation ! J’avoue que j’ai une petite préférence pour l’anneau pour mes graphiques de reporting événementiel, plus esthétique, plus léger, plus fin. Mais le camembert fait aussi l’affaire et peut apporter une meilleure lisibilité s’il y a beaucoup de données.

En parlant de quantité de données, je vous recommande de créer une catégorie Autres ou Divers qui ne dépassera pas les 15%, dans laquelle vous rassemblerez les catégories aux plus faibles pourcentages.

Attention, il ne faut pas utiliser un de ces deux graphiques si la somme des valeurs dépasse 100%.

Et dernier conseil esthétique, sur un camembert, pensez à choisir des bordures blanches pour chaque donnée pour bien les distinguer.

graphiques reporting événementiel

4 idées d’outils pour vos graphiques de reporting événementiel

Excel, incontournable des graphiques de reporting événementiel

Excel restera longtemps un indétrônable puisqu’il est le roi de la gestion de données.
Pas besoin de changer d’outil, vous pouvez créer vos graphiques de reporting événementiel directement depuis votre tableau de data. Il est néanmoins moins intuitif que de nombreuses autres solutions existantes.

Les plus : 

Pas besoin de changer d’outil pour mettre en forme les données.
Énorme capacité de personnalisation.
Vous l’avez forcément sur votre ordinateur.

Les moins : 

Travail du template nécessaire pour arriver à un beau graphique.
Peu intuitif.

Canva, la simplicité incarnée

Je l’admets chez Eventdrive, nous sommes de grands fans de Canva. Découvrez ici comment créer de beaux graphiques grâce à cet outil magique. 
Idéal également pour vos infographies et vos affiches !

Le plus : 

Très facile d’utilisation.
Gratuit.
Permet de créer facilement de très beaux graphiques pour vos reportings événementiels.

Le moins : 

Pas d’import de données possible.
A utiliser pour une faible quantité de données. 
Plus esthétique que pratique.

Powerpoint : du beau pour nos graphiques de reporting événementiel

Mon outil préféré reste Powerpoint (ou Keynote, maintenant que je fais des infidélités à Microsoft !). De quoi faire des présentations qui claquent ! L’outil de création de graphiques pour votre reporting événementiel est directement intégré à l’outil de présentation. Vous savez que ça signifie ? On gagne du temps !

Les plus : 

Connexion avec Excel pour actualisation automatique des données.
Vous l’avez forcément sur votre ordinateur.
Pas besoin de changer d’outil pour créer votre présentation.

Les moins :

Travail du template nécessaire pour arriver à un beau graphique.
Moins intuitif.

Chartify

Simplissime à utiliser, vous pouvez créer les plus beaux graphiques de reporting événementiel de la terre en quelques secondes. Malheureusement, la personnalisation est très limitée : quelques couleurs sommaires, pas de choix de police, pas d’ajout d’éléments sur le graphique…

Les plus :

Création ultra facile.
Pas besoin de s’inscrire, du moins pas pour les premiers graphiques.

Les moins :

Intégration des données manuellement.
Personnalisation limitée.

graphiques reporting événementiel

Vous avez désormais toutes les clés en main pour créer de jolis (et pertinents) graphiques pour vos reportings. Quand on se pense que la forme est prise en compte à 80% lors d’une prise de décision, on se dit qu’on peut bien faire ce petit effort qui fera la différence 😉

Des graphiques oui ? Mais fondés sur quels indicateurs ?
Retrouvez notre article sur les indicateurs à suivre absolument.

12 sites à suivre si vous êtes event planner

Comme tout organisateur d’événements, vous êtes à l’affût des dernières tendances, d’idées, d’outils pour simplifier vos process et concevoir une expérience unique pour vos participants. Enfin, ça c’est dans l’idéal. Mais dans la vraie vie, vous ne savez pas où chercher. Alors nous avons cherché pour vous et déniché les 20 sites à suivre si vous êtes event planner 🤓

Le plus incontournable : meet in

Meet In est le site de référence des rencontres et salons professionnels et événementiels en France et à l’international. Sa rédactrice en chef, Laurence Rousseau, connaît le métier comme sa poche. Etudes de cas, interviews, décryptages, vous trouverez tout ce qu’il vous faut pour être à la page.

Découvrez Meet In

le plus dépaysant : meet & travel mag

Des envies d’ailleurs ? Pour vos collaborateurs comme pour vous ? Meet & Travel Mag est le média à suivre ! Disponible en format print également, en cas de coupure de Wifi 😉

Découvrez Meet & Travel Mag

Le plus beau : Snap Event

SnapEvent est un service de réservation de lieux et de prestations événementielles, et on doit vous avouer que le design de leur site nous fait de l’oeil ! Au-delà d’un contenu de qualité, le blog est donc particulièrement agréable à consulter 😍

Découvrez SnapEvent

Le plus green : yemp

Fini les emballages ou les déplacements en avion, Yemp vous donne toutes les clés pour organiser des événements responsables. Parce que chaque geste compte !

Découvrez Yemp

Le plus frais : We Conf in Paris

Le jaune citron de son identité visuelle annonce la couleur. We Conf in Paris surfe sur les tendances du moment pour aborder des sujets tels que le bien-être, les événements responsables, la technologie…

Découvrez We Conf in Paris

Le plus innovant : culture événement

Culture Événement est à la recherche des toutes innovations dans l’événementiel, qu’elles soient méthodologiques, technologiques ou expérientielles. A lire absolument pour être un event planner à la pointe !

Découvrez Culture Evénement

le plus badgé : pygmento

Certainement une des solutions les plus complètes de badges sur le marché, Pygmento partage son expertise sur le sujet avec les event planners à travers son blog. Assez pointu, mais passionnant ! 

Découvrez Pygmento Blog

le plus privé : privateaser

Vous savez le petit rooftop qui va bien pour votre summer party ? L’immense salle de plénière pour accueillir vos 2000 invités ? Privateaser s’occupe de dénicher ces petites pépites et les partage à vous ! Sympa non ?

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Le plus expert : event manager blog

Voilà des années que Julius Solaris partage à travers l’Event Manager Blog toutes ces découvertes du secteur. Ses guides de comparaison de plateformes sont devenus des incontournables pour tout event planner qui se respecte.

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le plus américain : conferences that work

Vous savez ce genre de blog où quelqu’un d’inspirant raconte sa vie ? C’est typiquement Conferences that work. Adrian Segar est passé maître dans l’art du storytelling et raconte ses expériences événementielles. Pour des événements qui marchent 😉

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le plus efficace : event industry news

Pour avoir une vue d’ensemble du marché événementiel mondial, pour identifier les dernières tendances, pour être au courant des grands événements, Event Industry News est the place to be.


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Le plus inspirant : Smart meetings

Comment organiser des événements différents ? Des événements donc chaque participant se souviendra le temps d’une vie ? La réponse est certainement sur Smart Meetings. On adore ce site pour son “petit” truc en plus : il a la clé pour déclencher cette étincelle qui fera briller les yeux de vos invités 🌟

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Vous cherchez une plateforme de gestion d’événements ?

Vous rêvez de savoir pourquoi il vous faut une plateforme tout-en-un ?

Quel est mon droit à la récupération des heures en tant qu’organisateur d’événements ?

Dimanche soir, 21h, vous venez de passer les 5 derniers jours à travailler plus de 10h par jour, week-end compris, pour que votre événement soit à la hauteur. Ce dernier a été un réel succès, certes mais vous êtes épuisé ! Être organisateur d’événement n’est pas un métier facile et il faut être prêt à ne pas compter ses heures. Mais attention, comme chaque professionnel, l’organisateur est protégé par la loi et bénéficie d’un droit de récupération notamment. Histoire de vous aider à y voir un peu plus clair, Eventdrive a fait ses petites recherches pour vous aider à comprendre le micmac légal autour de votre profession.

LA RÉCUPÉRATION DES HEURES, C’EST QUOI ?

Si vous êtes amené à dépasser le nombre d’heures prévues dans votre contrat, vous avez le droit de les récupérer ou d’être rémunéré. Selon votre convention, les heures supplémentaires peuvent être, majorées de 25%. Attention, les heures récupérées seront, elles, payées normalement et non pas comme des heures supplémentaires.

Tout salarié doit bénéficier d’une période de repos quotidien entre deux journées de travail. La durée légale de repos est d’au moins 11 heures consécutives. Cependant, des dérogations à cette durée peuvent être fixées par convention ou accord. Si vous terminez à 23h, vous devez impérativement commencer votre journée suivante après 10h.

 

LES JOURS FÉRIÉS

Selon le code du travail, le salarié peut se voir imposer de travailler un jour férié. Aussi un refus de sa part pourrait être sanctionné. Cependant, une grande partie des conventions collectives prévoit le repos des jours fériés.

On retrouve deux cas exceptionnels :

  • le 1er mai, il est impossible pour l’employeur de demander à ses salariés de travailler
  • les salariés et apprentis de moins de 18 ans ne doivent pas travailler un jour férié.

Si l’organisateur d’événements travaille un jour férié, il ne bénéficiera pas d’une majoration de salaire ou d’indemnités, sauf en cas de clause contractuelle ou conventionnelle.

On retrouve un cas exceptionnel : le 1er mai est payé double.

LES WEEKENDS

Un organisateur d’événements ne peut travailler plus de 6 jours par semaine. Ainsi un jour de repos d’au moins 24 heures,  lui est accordé par semaine, en général le dimanche.

Si votre contrat prévoit 35 heures de travail hebdomadaires, vous ne devez pas dépasser ce nombre d’heures à moins de bénéficier d’heures supplémentaires rémunérées ou d’un repos compensateur… Si vous travaillez exceptionnellement un samedi pour une demi-journée alors que vous aviez déjà atteint vos 35 heures hebdomadaires, vous bénéficierez d’une demi-journée de repos ou d’une rémunération liée aux heures supplémentaires.

LES POINTS DE VIGILANCE

Première chose : pensez à bien déclarer vos heures travaillées pour bénéficier des heures supplémentaires rémunérées.

 Second point : vos vacances. Comme n’importe quel salarié français, l’organisateur d’événements bénéficie de 25 jours de vacances, soit 5 semaines de congés payés. Parfois, certaines entreprises proposent également l’annualisation du temps de travail et donc des jours de récupération plus connus sous le nom de RTT. C’est une forme de récupération, commune et beaucoup plus réglementée, car plus fixe. Prenez donc bien le temps de vérifier votre contrat 

Vous souhaitez organiser des événements impactants ?
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Les règles autour du métier d’organisateur d’événement sont parfois un peu floues, mais pas de panique, la profession est également réglementée. N’hésitez pas à consulter les textes officiels (qui sont notamment disponibles sur Légifrance) afin d’avoir toutes les réponses à vos questions. Mais une chose est sûre : certes, vous travaillez à des horaires différents et cumulez probablement plus d’heures dans la journée, mais vous avez le droit au temps de récupération comme n’importe quel salarié.

Source : service-public.fr

5 idées pour booster le networking pendant votre événement

Assister à un événement professionnel présente de nombreux avantages. On peut s’y rendre pour découvrir les nouveautés de son secteur, voire même pour apprendre de nouvelles compétences. Mais la principale raison qui pousse quelqu’un à se rendre à un événement, c’est pour développer son réseau. Une étude a même démontré que 75 % des participants qui se rendent à un événement professionnel le font pour rencontrer de nouvelles personnes. Dans n’importe quel secteur, le networking est une part importante de son travail si l’on veut rester à jour et continuer à grandir professionnellement. S’il s’agit d’une des motivations principales de vos invités, il est donc essentiel d’être capable de mettre cet aspect en avant, mais comment faire ? Eventdrive vous dresse la liste des 5 meilleures idées pour booster le networking de votre événement.

METTRE EN PLACE UN ENVIRONNEMENT PROPICE au networking lors de votre événement

Ce premier point peut paraître basique et pourtant, trop souvent, on a vu des événements voulant booster le networking dans une ambiance qui laissait plus penser à une boîte de nuit. Imaginez-vous échanger vos coordonnées professionnelles pendant que David Guetta ou Justin Bieber s’égosillent en arrière-plan ? Non.

Au moment du choix de votre lieu, pensez à choisir un espace qui permet de circuler librement et à disposer des tables qui permettent de se poser pour écrire si nécessaire. D’ailleurs, n’oubliez pas de laisser des blocs-notes et des crayons à disposition de vos invités. Ne jouez pas de la musique trop forte qui empêcherait vos invités de pouvoir discuter librement et choisissez plutôt une playlist calme. En parlant de playlist, connaissez-vous Tracktl, un super outil pour gérer la musique lors de vos événements ? N’hésitez pas à installer des stands où les principaux acteurs du milieu pourraient disposer leurs brochures, comme dans un salon professionnel.

Gardez en tête que parler à des gens qu’on ne connaît pas encore, même si c’est dans un but professionnel, est stressant. Mettez dans en place une atmosphère apaisante et relaxante pour mettre à l’aise vos invités.

Proposer une session de speed-networking

 

Nouvelle pratique en vogue, le speed-networking est une sorte de speed-dating professionnel, souvent utilisé dans une optique d’embauche, mais qui peut également avoir lieu au début d’un événement professionnel pour briser la glace entre les participants. L’entretien est tellement rapide qu’il s’agit seulement de faire une présentation brève des 2 parties. Si les profils ont matché, ils peuvent ensuite se retrouver au cours de la soirée pour échanger plus longuement.

Ce principe peut également être utilisé pour mettre en relation des profils qui n’auraient peut-être pas eu l’occasion d’échanger en temps normal, comme la rencontre d’un grand directeur et d’un analyste qui commence sa carrière professionnelle par exemple.

Autre gros point positif, l’objectif étant le même pour les 2 participants, il y a très souvent beaucoup moins de stress et donc une discussion plus naturelle peut se mettre plus facilement en place.

FAIRE PASSER DES ÉMOTIONS GRâCE AU STORYTELLING sur votre événement

On le sait, une campagne de communication qui utilise le storytelling a beaucoup plus de chance de rencontrer un grand succès. Les professionnels de l’inbound marketing l’ont bien compris et l’utilisent à tout va. Petit récapitulatif sur ce qu’est l’inbound marketing ici !

Le Saint-Graal de l’inbound est la création de conversations. Un discours est donc l’occasion d’entrer dans une logique conversationnelle avec tout votre auditoire, qui sera ensuite plus facilement à même d’échanger avec son voisin.

Être capable de faire passer des émotions au cours d’un discours n’est pas forcément chose aisée, mais si vous arrivez à raconter une histoire, vous saurez capter l’attention de vos invités. S’ils arrivent à s’identifier à un personnage, ils seront beaucoup plus réceptifs et ouvert, une situation idéale pour le networking.

PROPOSER DES PRIX POUR INCITER LES INVITÉS À VENIR ACCOMPAGNÉs

Parfois, on a peur de ne pas avoir assez de participants à son événement et s’il y a bien une situation où cela pourrait être catastrophique, c’est bien dans un événement networking. C’est simple, si un invité se rend seul à une soirée de réseautage, il pourra sûrement lier 5 à 6 relations, mais si il vient accompagné, c’est potentiellement le double de relations qu’il pourra se faire. Alors comment inciter vos invités à venir avec un + 1 ?

Les idées sont nombreuses, mais vous pourriez par exemple offrir une consommation pour chaque invité supplémentaire ? Ou encore un abonnement à une revue spécialisée pendant 3 mois ? Bref, selon les partenaires de votre événement, vous trouverez sûrement l’idée qui les convaincra d’inviter tout leur réseau !

NE PAS OUBLIER D’ANIMER L’ÉVÉNEMENT DE NETWORKING

Les rencontres de networking ont souvent un peu de mal à commencer. Personne n’ose faire le premier pas, aller vers l’autre n’a jamais été facile ! C’est à ce moment là que votre rôle d’animateur entre en jeu ! Une soirée de réseautage reste un événement comme les autres après tout : il faut l’animer.

À vous de susciter l’intérêt, être capable de fédérer vos invités autour de votre événement pour les aider à en devenir des acteurs actifs. Vous pouvez notamment lancer un débat qui engagera la discussion ? Eventdrive propose notamment la possibilité de créer un nuage de mots en temps réel. Le principe est simple : vous posez une question, par exemple “Définissez votre profession en un mot”, vos invités envoie leur réponse en utilisant leur smartphone et une application dédiée à l’événement et un nuage de mot se construit au fur et à mesure sous les yeux de vos participants. L’activité est ludique et instructive et permet d’ouvrir le débat sans que personne ne s’en rende compte. 

Vous pouvez également mettre en place des présentations flash de certains invités, qui devront se présenter en moins d’une minute, ou encore faire des activités de team-building qui permettront aux invités de se découvrir plus rapidement.

UTILISER UNE APPLICATION DE NETWORKING

 

Il n’est parfois pas évident de faire le premier pas en face-à-face. Mais il est plus facile de passer par une application mobile de networking. Les participants peuvent ainsi consulter les profils des personnes présentes, envoyer des messages individuels ou groupés et proposer des rendez-vous. L’avantage pour vous ? Vous pouvez mesurer les échanges créés grâce à votre événement (sans toutefois avoir accès aux messages, RGPD oblige !).

Entretenir son réseau n’est pas toujours évident, alors l’agrandir est encore plus difficile ! Heureusement, les soirées de networking sont de plus en plus nombreuses.  C’est votre rôle d’organisateur d’événements de mettre tout en oeuvre pour réunir tous les bons signaux. Il suffit de bien doser les différents éléments qui font un bon événement en gardant en tête que la cible est professionnelle et vous ne devriez pas avoir de mal à convaincre que la solution que vous proposez est la meilleure..

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6 astuces pour que vos participants ne désertent pas le premier rang lors de votre événement

Vous souvenez-vous quand on était sur les bancs de l’école et qu’il fallait aller s’installer en classe ? À chaque fois, c’était la course pour prendre les meilleures places… Celles du fond ! À l’époque, personne ne voulait prendre le risque de se faire interroger par le professeur, mais surtout, tout le monde espérait pouvoir faire ses petites affaires dans la plus grande discrétion ! Bizarrement, quelques années plus tard, les choses n’ont pas beaucoup changé ! Les premiers rangs des conférences sont toujours plus ou moins désertés. Alors, comment faire pour éviter l’angoisse de se retrouver avec des fauteuils vides juste sous le nez de votre intervenant ? Eventdrive a regroupé quelques techniques plutôt efficaces pour des participants au premier rang lors de votre événement et vous les présente aujourd’hui.

Comment inciter vos invités à occuper le premier rang de votre événement ?

Vous pouvez user de beaucoup de ruses pour inciter votre audience à occuper le premier rang de votre événement, mais certaines sont plus ou moins efficaces. Les techniques que l’on vous présente aujourd’hui ont déjà fonctionné dans des grands événements, alors n’hésitez pas à vous lancer !

Choisir une récompense

Cette solution peut paraître enfantine et pourtant, c’est une de celles qui fonctionnent le mieux. Le but est de leur montrer qu’il y a aussi des avantages à s’asseoir devant. Cela peut être des points d’avance au quiz que vous proposez par exemple ou la possibilité de recevoir les meilleurs goodies 😉

Sélectionner un speaker connu

 

Je vous l’accorde, cette option n’est pas la plus simple, car la thématique et le budget de l’événement entrent aussi en considération. Mais c’est une solution particulièrement efficace. Si on prend le problème à (très) grande échelle, croyez-vous que les premiers rangs des conférences sont vides quand c’est Mark Zuckerberg ou Michelle Obama qui s’expriment ? Non, évidemment. Certes, il vous sera probablement compliqué d’avoir de tels intervenants à vos événements, mais vous comprenez l’idée. Le but est de trouver un speaker qui saura parfaitement répondre aux attentes de vos invités et potentiellement, qui soient un peu reconnus dans leur milieu. Si vous trouvez cette perle rare, vous n’aurez aucun souci à compléter vos premiers rangs.

Proposer moins de sessions

 

Vous aviez prévu d’organiser 3 sessions d’une conférence à 3 horaires différents ? Oubliez ça et faites-en qu’une. Vous aurez beaucoup plus de chances d’avoir une salle pleine et donc des premiers rangs occupés si vous centralisez les sessions. D’autant plus si votre intervenant est réclamé par vos invités, ils feront tout leur possible pour s’arranger et assister à la conférence en question.

 

Aménager votre salle différemment

 

Parfois, vous avez la possibilité de modifier la configuration de la salle. Si tel est le cas, n’hésitez pas et faites en sorte de mettre en place une installation intelligente. L’objectif est de mettre toute l’attention sur l’intervenant et non les premiers rangs. N’ayez pas peur d’essayer de nouvelles configurations en tournant les fauteuils, en changeant la scène de place. Bref, soyez malin. 😉

Choisissez une salle plus petite

Là, c’est surtout la logique qui parle. Si vous choisissez une salle avec moins de places, la possibilité que tous les sièges disponibles soient occupés est bien plus grande. En revanche, c’est un peu un risque à prendre, car il faut s’assurer qu’il y aura assez de places pour tout le monde. À vous de bien préparer votre événement et sonder votre audience en amont.

Placer les gens directement au premier rang

Autre option envisageable, faire appel à des hôtesses qui seront chargées d’aller installer les invités lors de leur arrivée sur place. Cette fois, ce sont elles qui auront la mission de compléter les premiers rangs. Et même si les places ne sont pas attitrées, personne n’osera changer de place une fois qu’ils auront été installés dans les premiers rangs.

Quels avantages à s’asseoir au premier rang lors d’un événement ?

On essaye de vous convaincre de placer vos invités dans les premier rang, mais c’est surtout votre audience qu’il va falloir convaincre ! Alors voici un argumentaire tout préparé qu’il vous suffira de répéter le moment venu.

C’est le meilleur endroit pour rencontrer d’autres personnes

 

Vous ne me croirez peut-être pas, mais les grands professionnels savent que les places du premier rang lors d’un événement sont les meilleures et c’est donc celles-ci qu’ils choisissent en priorité. Si vous voulez avoir l’opportunité d’échanger avec des grands noms, c’est là qu’il faut être. D’autant plus que les prochains intervenants à parler sont souvent assis dans la salle directement, vous ne savez pas à côté de qui vous pourriez vous retrouver…

Vous aurez la possibilité d’échanger directement avec l’intervenant

Forcément, l’intervenant n’aura d’yeux que pour les premiers rangs. S’il souhaite interagir avec son audience, c’est les premiers rangs qu’il ciblera. Déjà, parce que c’est probablement ceux qu’il entendra le mieux, mais aussi parce que c’est ceux qu’il verra le mieux. Et puis si vous avez une question à poser, c’est votre main levée qu’il verra en premier.

Vous aurez la meilleure vue sur les slides

De nos jours, tous les intervenants utilisent une présentation Power Point ou Keynote. Mais tous n’ont pas encore compris à jouer parfaitement avec la taille des polices. En vous asseyant dans les premiers rangs, vous ne devriez avoir aucune difficulté à lire ce qui est écrit devant vous. Et parfois, être capable de lire ce qu’il y a sur l’écran peut vraiment faciliter la compréhension du discours.

Il y a beaucoup moins de distractions

En s’asseyant dans le fond de la salle, il peut y avoir des dizaines de rang entre la scène et vous et donc autant de raisons de se déconcentrer. D’autant plus que regarder l’arrière des crânes d’autres personnes n’est pas un facteur qui aide à la concentration. En choisissant les premiers rangs, vous serez pleinement concentré sur le speaker et boirez ses paroles, croyez-nous !

On a réussi à vous convaincre que s’asseoir dans les premiers rangs lors d’un événement est la meilleure solution ? Bien. Maintenant, à vous de faire de même avec votre audience. Et si malgré votre discours, les places dans le bas de la salle restent vides, n’hésitez pas à utiliser nos techniques. Elles sont testées et approuvées par nos soins et devraient fonctionner à coup sûr pour vous aussi !

Néanmoins, un des meilleurs moyens reste de proposer une conférence riche en interactivité pour ne pas donner envie aux participants de s’endormir au fond de la salle 😉

11 goodies événementiels que vos invités ne jetteront pas

Les goodies ou objets publicitaires événementiels font partie de ces petites touches qui renforcent et embellissent l’expérience des invités. Ils participent également à la construction de votre image de marque.

Les meilleurs goodies seront conservés comme souvenirs pour leur praticité, leur design ou leur côté fun ! Pensez donc à cette boule antistress en forme de fraise qui trône sur votre bureau 🍓

Je vous donne quelques pistes pour que vous dénichiez LE goodie événementiel qui fera la différence ! Vous me suivez ?

LES CLASSIQUES

Les goodies événementiels qui sont vus et revus, mais qui restent efficaces, sans prise de risque.

La batterie de secours

 

Comment vos invités pourraient-ils utiliser votre super application événementielle s’ils n’ont plus de batterie ? Grâce à cette batterie de secours, idéale en cas de panne !

Pas cher, pas cher : la batterie classique
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Le petit plaisir premium : la batterie à induction 
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Le gel antibactérien

 

Parce que c’est un indispensable que nous emportons tous avec nous (surtout les Parisiens #barredumetro).

Pas cher, pas cher : le gel antibactérien classique
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Le petit plaisir premium : le gel personnalisable (choisissez sa couleur)
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Le tote-bag

 

Un indémodable qui fait toujours son effet : j’ai nommé le totebag. Au mieux, nouveau compagnon de voyage du sac à main, au pire, utilisé comme sac de courses. Dans tous les cas, exposés aux yeux de tous. Il sera le meilleur porte-parole de votre événement 🙂

Notre prestataire chouchou
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LES ORIGINAUX

Les goodies événementiels qui ne sont pas vus partout mais qui font la différence.

Les tubes à bulles

 

Une part de notre âme d’enfant est toujours enfouie au plus profond de nous. Aidez vos invités à l’exprimer grâce à des goodies événementiels rétro ! Parmi d’autres, les tubes à bulles, clairement mes goodies préférés !

Les tubes à bulles de couleur
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PS : c’est l’occasion de faire de jolies photos de votre événement !

Les serviettes chaudes

 

Par une froide matinée d’hiver, vous arrivez dans une salle peu chauffée… Et vous trouvez sur votre table, dans son étui doré, une serviette chaude et parfumée. Cela ferait sans doute son petit effet ! Nos serviettes préférées sont chez Oshibori :

Je découvre Oshibori

Les plantes

 

Entre développement durable et environnement de travail sain, la plante trouvera facilement sa place sur les bureaux de vos invités ! 🌱

La plante grasse et son pot en alu
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La plante grasse et son pot en terre cuite
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Le cactus
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Summer goodies

Parce que vous êtes toujours là au bon moment, c’est vous qui fournissez le petit goodie qui va bien pour rendre la chaleur plus supportable ou préparer l’été.

L’éventail

 

Nous avons récemment ramené d’un événement des éventails pour toute l’équipe. Et je peux vous assurer que c’est le goodie préféré de toutes les filles de l’équipe. Il faut dire que cette chaleur joue plutôt en sa faveur 🔥

Pas cher, pas cher : l’éventail plastique et toile
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Le petit plaisir premium : l’éventail bois et toile
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Celui aime se faire remarquer : l’éventail à toile personnalisable
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La gourde

 

Je vous conseille ce goodie événementiel les yeux fermés ! Nous avons offert des gourdes à infusion à nos clients, idéales pour préparer leur eau détox, pour réduire l’utilisation de bouteilles ou de verres en plastique ou pour aller au sport ! Personnellement, j’emporte la mienne partout où je vais 😉

La gourde du randonneur (en aluminium)
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La bouteille pour le bureau
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La gourde à infusion
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Winter goodies

Réveillez vos invités engourdis par le froid pour leur faire vivre une expérience mémorable ❄️

Le parapluie

 

Alors que la pluie tombe à flots, vous avez pensé à tout. Chaque invité aura son parapluie. Let’s sing in the rain all together ?

Pas cher pas cher : le parapluie avec manche en bois
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Le petit plaisir premium : le parapluie de poche
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Le plaid

 

Parce qu’on a tous ce collègue qui ouvre les fenêtres en plein hiver, un plaid n’est jamais de refus. Et s’il ne sert pas au bureau, votre invité l’emportera certainement chez lui et l’aura sous les yeux en permanence ! 🙂

Pas cher pas cher : le plaid polaire
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Le petit plaisir premium : le plaid en chenille (nous non plus, nous ne savons pas ce que c’est)
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La chaufferette

 

Pour réchauffer les coeurs (et les mains) en cas de de froid intense…

Pas cher pas cher : la chaufferette classique
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Le petit plaisir premium : la poche de gel
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Celle qui aime se faire remarquer : le coeur
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J’espère que cette sélection vous a plue ! Vous cherchez d’autres idées de goodies événementiels ? N’hésitez pas à m’envoyer un petit mail à hanna@eventdrive.com, j’ai encore 1000 idées à partager ! 🤓

Comment devenir organisateur d’événements ?

Le métier d’organisateur d’événements fait rêver beaucoup d’entre vous. Et nous vous comprenons ! Nous avions d’ailleurs listé dans un article les 8 raisons qui font que les event managers aiment leur métier ! Mais savez-vous vraiment ce qu’est un organisateur d’événement ? Mais quels sont les postes qui se cachent derrière ce mot ? Comment devenir un organisateur d’événements ? Existe-t-il des études spécifiques ? Si oui, quelles sont-elles ?

Beaucoup de questions auxquelles Eventdrive va tenter de répondre le plus clairement possible. Quels sont les différents profils du métier, quelles formations suivre pour réaliser votre rêve, mais aussi un point sur les compétences à acquérir pour devenir un vrai pro, nous vous dévoilons tout ce qu’il y a à savoir !

UN ORGANISATEUR D’ÉVÉNEMENTS, C’EST QUOI ?

Event Manager, Event Planner ou organisateur d’événements, il existe de nombreux dérivés qui s’anglicisent de plus en plus. L’Event Manager participe à la conception, à la valorisation et à la production de l’événement. Il garantit son efficacité, son impact, sa rentabilité commerciale et est le référent de l’esprit de l’événement.

L’organisateur/organisatrice est un(e) véritable chef d’orchestre. C’est à lui/elle que revient la gestion d’un événement (conférence, séminaire, inauguration) ainsi que la coordination des différents professionnels intervenants pour l’occasion. Son métier est très polyvalent et fait appel à de nombreuses compétences.

En agence

Il est responsable de plusieurs projets à la fois. C’est d’ailleurs cette richesse qui séduit souvent ceux qui décident de travailler en agence. Travailler sur plusieurs projets à la fois peut être stimulant ! Mais le vrai avantage est surtout la variété : il est possible de côtoyer des milieux très différents qui vont de la pharmaceutique à l’industrie, en passant par le retail.

 

En entreprise

Quand on est organisateur d’événement au sein d’une entreprise, on a la possibilité de se spécialiser beaucoup plus rapidement. Le gros point positif est que l’on connaît tous les secrets de l’industrie dans laquelle on se développe et il est plus facile de contrer les concurrents. À l’interne, l’organisateur d’événements doit travailler conjointement avec les équipes marketing et RH et manier à la perfection la communication.

 

En freelance

Le travailleur indépendant est souvent expert du secteur d’activité dans lequel il exerce. La plupart du temps, c’est d’ailleurs des personnes en reconversion qui décident de se lancer en tant qu’organisateur d’événements freelance. Les expériences passées sont souvent une vraie force pour devenir expert. Par exemple, un ancien basketteur aura de grandes facilités à organiser des événements sportifs.

 

QUELLE FORMATION POUR DEVENIR ORGANISATEUR D’ÉVÉNEMENTS ?

Le niveau d’études requis

Le poste d’organisateur d’événements est accessible aux candidats titulaires d’un bac+2 au minimum, en école, en BTS ou DUT de commerce ou de communication. Une spécialisation en événementiel est un plus apprécié ou parfois demandé par les recruteurs. On pensera notamment à la licence professionnelle spécialisée en communication événementielle (bac+3). Ce niveau d’études permet souvent de débuter par un poste d’assistant-organisateur d’événements.

Enfin, poursuivre jusqu’en master de communication (bac+4 et bac+5) en école ou en université peut être valorisé et vous permettra d’accéder d’emblée à un poste de chargé de projet événementiel.

Comme souvent l’expérience terrain est ce qui permet de gagner vraiment en compétence et plaît beaucoup aux entreprises qui recrutent. Mais comment avoir de l’expérience quand on sort de l’école ? Pensez aux formations en alternance, mais également aux stages tout au long de votre cursus !

formation eventplanner 

Les écoles qui proposent une bonne formation

L’école Nomade

De nouvelles formations naissent presque tous les jours et parfois même des écoles spécialisées. C’est notamment le cas de l’école Nomade. La vraie force de cet établissement est sa capacité à mettre ses étudiants en conditions sur le terrain très rapidement dans leur cursus. Les cours ont même lieu dans des hauts lieux de Paris tels que le Grand Palais ou le Palais Brongniart, qui accueillent régulièrement de grands événements.

Les étudiants ont aussi la possibilité de s’initier aux techniques de mise en scène et découvrir tous les tenants et les aboutissants de l’organisation d’un événement en passant par la scénographie ou la gestion des sons et lumières.

Enfin, comme son nom l’indique, cette école est nomade et c’est un vrai bonus. Les étudiants connaissent à l’avance les escales de leur formation et sont donc amenés à bouger chaque semaine. De quoi se mettre dans les vraies conditions à peine arrivé sur les bancs de l’école !

L’école Tunon

Pour devenir organisateur d’événements, il est possible également d’intégrer le Bachelor RP & Evénementiel, proposé par l’école internationale Tunon. Cette école possède différents établissements dans toute la France, à Bordeaux, Lille ou encore Toulouse. Elle propose surtout des formations d’hôtellerie, mais son Bachelor RP & événementiel permet d’obtenir un titre certifié par l’État niveau II de Chargé(e) de marketing et communication.

Les compétences à acquérir pour devenir organisateur d’événements

Maîtriser les fondamentaux

Le métier d’organisateur d’événements implique la connaissance de concepts de base, souvent étudiés pendant la formation. Des outils de gestion de projet, comme un planning de Gantt, un tableau de gestion de budget (on vous propose un template gratuit ici !) sont notamment très utiles au déroulement d’un projet

Faire preuve bon self-contrôle

Il faut également être capable de tester sa résistance au stress et à la pression. Être organisateur d’événements n’est pas toujours facile et les montées d’adrénaline ont souvent lieu le Jour J ou les jours précédent votre événement. La pratique de la sophrologie ou de la méditation peut parfois aider à se contrôler, mais c’est souvent au fil de l’expérience que l’on apprend à détecter les moments de tension et à les gérer comme un maître !

Être un bon communicant

Comme l’explique Alexia Martelle, Project Manager chez Klépierre Brand Ventures, “pour un événement, il y a toujours plusieurs services, plusieurs attentes et donc plusieurs personnalités à gérer”. Cela implique de bénéficier de compétences de communication avancées. La diplomatie et la pédagogie sont des must-have pour harmoniser les objectifs de l’ensemble des parties prenantes.

Un organisateur d’événement doit aussi être un bon vendeur ! La créativité fait souvent partie des qualités principales d’un bon organisateur et c’est pourquoi les nouvelles idées peuvent fuser. Il faut donc savoir vendre ses projets, que ce soit en interne à la direction ou directement au client.

Être orienté solution

Un organisateur d’événements est sans cesse confronté à l’imprévu. Pour cette raison, il doit adopter la philosophie : “il n’y a pas de problèmes, il y a uniquement des solutions”. Sa créativité, qui peut servir pour créer un véritable univers autour de l’événement, doit aussi être au service de la recherche d’alternatives. Il n’y a jamais de plan A sans plan B. Que faire s’il pleut ? Si un intervenant manque à l’appel ? Si le planning déborde ?

Combiner stratégie et opérationnel

Votre événement s’inscrit dans une stratégie globale d’entreprise. Vous devez donc être capable de prendre suffisamment de recul pour fixer des objectifs cohérents, que vous évaluerez au fur et à mesure de l’avancement du projet grâce à des indicateurs pertinents. Suite à l’événement, vous proposerez un reporting à votre hiérarchie, qui englobera l’aspect opérationnel (nombre de participants, taux de satisfaction) ainsi que l’aspect stratégique (ventes incrémentales suite à l’événement, ROI).

Être un as des nouvelles technologies

Il est indispensable aujourd’hui de maîtriser les nouvelles technologies. En effet, de nombreux aspects touchent à la technologie dans les événements de nos jours. On pense notamment à l’animation sur le lieu de l’événement avec des stands liés à la réalité virtuelle par exemple. Il faut aussi savoir utiliser des plateformes de gestion (comme Eventdrive par exemple !), manier les réseaux sociaux comme un pro et encore des logiciels de mailing pour communiquer. Vous pouvez (et vous devez) être acteur de la transformation digitale de votre entreprise !

 

Pratiquer plusieurs langues

On ne l’apprend à personne, la connaissance d’une ou plusieurs autres langues que le français est un réel atout dans n’importe quelle profession. C’est bien évidemment aussi le cas pour l’organisateur. Les compétences linguistiques sont de plus en plus recherchées, car les entreprises étrangères aiment venir organiser leurs événements en France. Il faut donc être capable de communiquer facilement avec eux. L’inverse est également très courant, avec l’organisation d’événements à l’étranger, en particulier dans les pays frontaliers comme l’Italie, l’Allemagne ou l’Espagne.

QUEL SALAIRE ESPÉRER ?

C’est une question qui revient régulièrement et il n’y a malheureusement pas de réponse type, les salaires étant très hétérogènes… Ils dépendent bien sûr de la taille de l’entreprise, si vous travaillez chez l’annonceur ou en agence, de votre niveau d’expérience ou de votre diplôme.

En moyenne, on peut espérer atteindre 1700 euros nets en début de carrière et les possibilités d’évolution sont rapides. À vous de faire vos preuves pour gagner en compétences rapidement et montrer à votre hiérarchie que vous en valez la peine. Si vous décidez de vous lancer en freelance, c’est vous qui fixez vos prix, mais n’oubliez pas que la concurrence est rude. Il faut donc être capable de se vendre pour espérer un bon salaire.

 

Cette petite présentation du métier vous donne un aperçu de comment devenir organisateur d’événements. Notez qu’il n’y a pas de parcours type, chacun peut apporter son background professionnel et réussir dans le milieu s’il s’en donne les moyens.

4 outils pour louer une salle de réunion à Paris


 

Vous prévoyez de faire votre prochaine réunion sur Paris mais vous ne savez pas où regarder pour trouver un lieu qui stimulera vos neurones ? Il existe aujourd’hui de nombreuses plateformes et sites internet à destination des organisateurs d’événements ! Parce qu’on sait que le métier d’organisateur d’événements est un des métiers les plus stressants du monde, la team Eventdrive a décidé de regrouper 4 outils idéals pour louer une salle de réunion à Paris dans un seul article !

 

BIRD OFFICE POUR LOUER UNE SALLE DE RÉUNION ATYPIQUE À PARIS

 

Birdoffice est une plateforme spécialisée dans la recherche de salle de réunions et de salles de séminaire en Europe, avec 8500 salles référencées, dont plus de 2360 salles sur Paris. Vous pouvez donc facilement y trouver la perle rare : un atelier d’artistes pour un brainstorming d’équipe, une salle à la lumière du jour pour votre comité de direction, un espace cosy pour un rendez-vous partenaire… Découvrez maintenant LA salle de réunion atypique dont vous avez toujours rêvé sur le site Birdoffice !

Pourquoi on l’aime : la plateforme référence une sacrée quantité de pépites atypiques, bibliothèque, atelier, terrasse, patio, parfaites pour laisser libre cours à la créativité des équipes et trouver la nouvelle idée qui cartonne !

 

Vous souhaitez organiser des événements impactants ?
Contactez-nous pour en savoir plus sur notre solution !

PRIVATEASER, LA PLATEFORME DE RÉFÉRENCE POUR LOUER UNE SALLE SUR PARIS

 

Vous ne connaissez toujours pas Privateaser ? Mieux vaut tard que jamais ! Privateaser vous propose de faire des recherches segmentées selon vos besoins et vos contraintes. Vous cherchez à louer une salle de réunion à Paris à petit budget ? Identifiez en clin d’oeil les salles les moins chères.

Si votre but est de brainstormer pour concevoir la prochaine action de communication qui fait le buzz, Privateaser recense une sélection de salles de réunion plus atypiques les unes que les autres. Si c’est plutôt pour une soirée d’entreprise, nous avions sélectionné pour vous les 10 lieux les plus insolites de la capitale !

Segmentez votre recherche par arrondissement ou par quartier : Montparnasse, Saint Lazare, Arts et Métiers ou encore Beaubourg….Vous pouvez également contacter l’équipe Privateaser pour définir un besoin plus précis ! Séduit ? Il y a de quoi l’être 😉 !

Pourquoi on l’aime : Privateaser est la plateforme de référence pour rechercher son lieu événementiel et le privatiser, que ce soit pour des réunions d’entreprise, des afterworks ou des soirées privées. Chez Privateaser, il y en a pour tous les goûts, du conventionnel à l’original !

 

LA LOCATION DIGITALISÉE DE SALLES DE RÉUNION À PARIS ? C’EST CHEZ KACTUS !

 

Il y a également cet autre outil que j’adore, Kactus ! Bon il faut avouer que j’ai un petit faible pour leur charte graphique épurée et moderne ! A l’image des salles de réunion que vous pouvez louer sur le site d’ailleurs 😉

Les plus grands sont parmi leurs clients : ClubMed, Google, BNP Paribas… Kactus travaille avec plus de 7000 partenaires et promet une expérience totalement digitale. Expérience testée et approuvée : gérez l’ensemble de vos devis en ligne.

Kactus propose 4837 salles sur Paris, et des centaines d’autres sur Lyon, Bordeaux et toutes les plus grandes villes de France. Alors, qu’attendez-vous ?

Pourquoi on l’aime : sa plateforme est ergonomique et facile d’utilisation. On apprécie tout particulièrement sa charte graphique épurée, où il est simple de trouver l’information que l’on recherche.

AVEC CHOOSE & WORK,  LOUEZ UNE SALLE À LA DERNIÈRE MINUTE SUR PARIS

 

Envie de louer une salle de réunion à Paris à la dernière minute ? Cette mission peut s’avérer compliquée… C’est sans compter Choose & Work, l’expert de la location de salle en dernière minute. A l’image de Airbnb, la sélection de la salle de vos rêves est relativement intuitive. Après avoir sélectionné le nombre de personnes qui brainstormera avec vous, le tarif par heure de chaque établissement apparaît sur une carte interactive.

Choose & Work se dit flexible et rapide, grâce à ses offres de dernière minute… Et nous, on valide !

Pourquoi on l’aime : l’option “Last Minute” qui est largement mise en avant par Choose & Work permet de profiter d’offres à prix réduits, comme le proposent les sites de réservation d’hôtels ou de voyages.