Comment choisir son application de sondage interactif ?

C’est humain : nous adorons nous sentir utile. C’est d’ailleurs Maslow qui l’affirme dans sa très célèbre pyramide : le besoin d’estime est un besoin fondamental. Heureusement, pour y répondre, il y a l’application de sondage interactif.

Où est le rapport ? Je vais tout vous dire. Quand vous concertez votre audience, cette dernière considère que vous avez besoin de leur avis : pour vous conforter, pour illustrer votre idée, pour valider un concept. Ils se sentent donc utiles. Et bien, le voilà, le rapport ! 😉

Pourquoi choisir une application de sondage interactif ?

 

De plus en plus d’acteurs sont à la recherche de solutions digitales, sans pour autant qu’elles prennent du sens dans leur événement. Mieux vaut commencer par créer le contenu de l’événement, puis identifier une solution qui saura le mettre en valeur.

 

Engager son audience avec des sondages

Demandez leur avis aux participants et permettez-leur de répondre à vos sondages interactifs directement depuis leur smartphone ou leur tablette.

 

Récolter des données en temps réel à propos de vos paticipants

En lançant un sondage interactif, vous en saurez rapidement plus sur le profil de votre audience, ses centres d’intérêt ou ses opinions. Vous pourrez aussi évaluer son taux d’engagement, c’est-à-dire la fréquence de leur participation sur l’application.

 

Partager les résultats en temps réel avec votre audience

Découvrez qui ils sont, ce qu’ils attendent, ce qu’ils pensent, et partagez les résultats en direct. Car nous sommes friands de découvrir qui sont les personnes autour de nous.

 

Choisissez le type de sondage qui répond à vos besoins.

Lancez une session de :

  • quiz : gamifiez votre événement !
  • vote : demandez simplement leur avis à vos participants.
  • nuage de mots : récoltez des mots-clés de façon graphique sur un sujet donné.
  • questions/réponses : invitez vos participants à poser leurs questions.

Créez un nouveau vote en quelques secondes

Préparez vos sondages en avance ou créez-les au fil de l’eau. Dans tous les cas, l’expérience de création sera rapide et simple.

 

Découvrez les sujets et les questions les plus populaires

Identifiez les questions qui ont le plus résonné avec vos participants.

 

Rencontrez les influenceurs de votre événement

Identifiez vos participants les plus actifs et les plus passionnés, qui ont posé les meilleurs questions.

Comment choisir une application de sondage interactif ?

Commencez par identifier ce dont vous avez besoin

 

Avant toute chose, je vous conseille de vous poser pour réfléchir à ce que vous attendez d’une application de sondage interactif et quels sont vos objectifs.

Si vous souhaitez plus d’informations sur les fonctionnalités d’une application événementielle, j’ai écrit ce guide qui devrait vous éclairer.

Que vous souhaitiez transmettre une image innovante, améliorer la rétention de vos participants et de vos exposants, vendre des services additionnels ou récolter des données sur les comportements de vos visiteurs, en amont, pendant ou en aval de votre événement, assurez-vous de choisir un fournisseur qui se positionnera comme un véritable partenaire et s’alignera avec votre stratégie.

 

Assurez-vous que l’application de sondage interactif soit simple à utiliser

Une liste interminable de fonctionnalités ne garantit pas forcément la qualité d’une application. Ces fonctionnalités doivent être uniques, faciles à paramétrer et à utiliser ! Et pour cela l’UX est un critère à ne pas négliger.

Pour cela, un seul conseil : testez l’application de sondage interactif en vous glissant dans la peau de votre participant. Est-elle est intuitive, claire et facile à utiliser ?

 

Vérifiez que le partenaire propose un dispositif de communication autour de l’application

Une belle application, c’est bien. Une belle application utilisée, c’est mieux. L’idéal est de choisir une application de sondage interactif intégrée dans une plateforme plus globale.

Vous pourrez ainsi envoyer facilement des mails et des SMS pour communiquer sur votre application, et donc booster le taux d’adoption.

 

Trouvez une solution qui vous fait gagner du temps

Vous vous êtes maintenant assuré que vos invités soient entre de bonnes mains. C’est maintenant vers vous que je me tourne. J’ai bien conscience que le temps est précieux et que la création d’une application de sondage interactif peut parfois sembler chronophage.

Premièrement, assurez-vous que l’information s’actualise sur l’ensemble des supports. Avec Eventdrive, lorsque vous modifiez l’agenda, il est également modifié sur le site web de l’événement et dans l’application mobile.

Deuxièmement, vous avez certainement déjà vécu cette situation : courir avec un micro à travers les allées pour récolter le précieux témoignage d’un participant, au risque de vous fouler une cheville. Alors qu’il aurait simplement suffi qu’il écrive sa question sur l’application et qu’il clique sur « envoyer » 😉

 

Personnalisez votre application de sondage interactif

L’entreprise que vous aurez choisi pour vous accompagner dans la création de votre application mobile événementielle doit vous assurer un maximum de flexibilité quant à la personnalisation.

Généralement, les prestataires proposent une option d’application en marque blanche. Grâce à celle-ci, vous pourrez modifier votre logo, vos couleurs et votre contenu sans aucune limite.

 

Et voilà, vous savez désormais pourquoi et comment faire le choix d’une application mobile de sondage interactif. Les cartes sont entre vos mains 🙂

Le petit plus : l’application de sondage interactif qui sert aussi d’outil de networking.

Comment maîtriser les risques liés à la gestion de projet ?

Un intervenant qui arrive en retard, le Wifi qui plante, les questionnaires de satisfaction qui n’ont pas été imprimés… Un pépin, ça arrive à tout le monde, même aux meilleurs. Pour maîtriser les risques liés à la gestion de projet, je vous préconise d’utiliser un des meilleurs outils au monde : la matrice de risques !

Il s’agit tout simplement d’un tableau dans lequel vous identifiez les risques liés à l’organisation de votre événement, vous les hiérarchisez en fonction de la probabilité et de l’impact puis vous imaginez des actions préventives et correctives.

D’ailleurs, je vous ai créé un modèle de tableau des risques en gestion de projet que vous pouvez découvrir juste ici.

Je retrace dans cet article toutes les étapes essentielles à la maîtrise des risques de vos projets événementiels. Vous me suivez ?

Identifier les risques liés à la gestion de votre projet

 

Brainstorming time !

Vous voyez cette personne qui passe son temps à imaginer le pire ?

Et bien là, maintenant, ça devra être vous.

Imaginez les pires scénarios et listez-les. Une fois les risques de votre gestion de projet bien identifiés, classifiez-les :

  • financiers : coût supérieur à l’estimation, manque de budget…
  • humains : manque de compétences, absentéisme, conflits au sein de l’équipe, un invité qui finit mal (très mal), retard d’un intervenant
  • temporels : retards des sous-traitants ou des fournisseurs, mauvaise estimation des délais…
  • techniques : logiciel inadapté, pannes, matériel obsolète, le projecteur qui fait des siennes et transforme votre belle présentation en un carré vert fluo…
  • juridiques : réglementations et lois à respecter, faillite d’un fournisseur…
  • environnementaux: la pluie qui coule à flots lors de votre garden party d’entreprise, une grève des transports le jour de votre événement client…
  • organisationnels : changement dans la politique de l’entreprise, changements économiques…

Evaluer et hiérarchiser les risques

Vous priorisez ensuite les risques liés à la gestion de vos projets en évaluant :

 

  • la probabilité : ce risque a-t-il de fortes chances d’arriver ?
  • l’impact : quelles sont les conséquences sur la réussite de votre projet ?

Un fort impact aura un impact catastrophique sur votre événement, c’est-à-dire que ce dernier ne pourrait pas se tenir.

Une forte probabilité signifie que l’incident a une chance proche de 100% de se produire.

L’objectif est bien sûr de vous focaliser sur les risques à fort impact et à probabilité élevée pour éviter qu’ils ne se produisent.

 

Identifier des solutions

Comme dans toute situation, il est important de déceler les problèmes. Mais il est surtout essentiel d’identifier les bonnes solutions. Ici, je vous conseille de réfléchir à deux types d’actions :

  • les actions préventives, que vous pouvez mettre en place pour limiter les risques
  • les actions correctives, que vous pouvez mettre en place pour rectifier le tir suite à l’incident

Pour limiter les risques, choisissez des actions préventives

 

Il s’agit ici de limiter la menace liée aux risques de votre gestion de projet. Cela peut se faire en supprimant la cause du risque (un intervenant peu fiable par exemple), en augmentant vos ressources (plus d’agents d’accueil sur les lieux) ou en recrutant des personnes compétentes.

 

Pour réagir face aux risques, choisissez des actions correctives

 

Certaines fois, vous ne pouvez empêcher l’incident de produire. Néanmoins, vous pouvez en atténuer les conséquences en identifiant les actions-clés à mener.

 

Suivre et contrôler les risques

Vous remplirez probablement votre matrice de risques au tout début de la gestion de votre projet. Mais elle doit également être un outil de suivi et de contrôle de votre performance tout au long du processus.

Les risques identifiés sont souvent les mêmes d’un événement à l’autre : vous pourrez donc réutiliser la même matrice, tout en la complétant un peu plus à chaque fois.

Pour vous simplifier la tâche, j’ai créé pour vous un modèle de matrice des risques, vous le trouverez ici : j’ouvre la matrice.

Bon courage pour l’organisation de vos événements ! 🙂

 

Comment faire un questionnaire de satisfaction ?

Vous le savez, l’organisation d’un événement ne se termine pas au moment où le dernier invité quitte les lieux. Une fois que le grand jour est terminé, il reste tout un travail de reporting à faire. Mais pas seulement ! Un bon organisateur d’événement doit en effet prendre le temps d’interroger ses participants pour récupérer des feedbacks. La meilleure manière de le faire est en réalisant un questionnaire de satisfaction. Mais comment faire un bon questionnaire de satisfaction ?

Eventdrive a réuni tout ce qu’il y a savoir sur les questionnaires de satisfaction et vous livre ses conclusions pour vous éviter de faire des impairs.

POURQUOI FAIRE UN QUESTIONNAIRE DE SATISFACTION ?

L’objectif d’un questionnaire de satisfaction est d’analyser l’expérience qu’ont eue les participants à un événement : à partir du moment où ils ont acheté leur ticket d’entrée jusqu’au moment où ils ont quitté votre événement.

Les avantages d’un bon questionnaire de satisfaction sont nombreux. Si bien réalisé, vous saurez valoriser à la fois votre entreprise en ciblant les points importants, mais vous pourrez également valoriser vos invités qui se sentiront écoutés. Mais l’un des points essentiels à ne pas oublier quand on diffuse un questionnaire de satisfaction, c’est de garder en tête que c’est le meilleur moyen de recueillir les avis de chacun et ainsi prévenir les risques de bouche-à-oreille négatif, en prenant des actions en avant si besoin.

C’est pour cette raison qu’il faut faire attention au double effet qu’un questionnaire de satisfaction peut avoir. Si vous ne prenez pas en compte les avis reçus, vous risquez d’en décevoir plus d’un !

QUELS TYPES DE QUESTIONS pour faire VOTRE QUESTIONNAIRE ?

Au moment de créer votre questionnaire de satisfaction, il faut avoir en tête les objectifs de celui-ci. Avant de vous lancer, prenez bien le temps de définir les thèmes que vous souhaitez aborder, ainsi que les critères d’évaluation qui vous tiennent à cœur. En fonction de ça, vous pourrez alors voir quels types de questions vous pourrez intégrer.

Les questions ouvertes

Ce type de questions permet au répondant d’être bavard, et parfois, ça fait du bien de vider son sac. Vous lui laissez en effet la possibilité de s’exprimer et donner plus de détails. Vous pourrez ainsi recueillir plus de données.

Attention cependant, évitez de mettre trop de questions ouvertes, car elles ont tendance à décourager les participants. C’est un peu plus difficile à remplir. Elles sont tout de même intéressantes pour récupérer des avis à chaud. 

Notre conseil ? Ne rendez pas cette question obligatoire et laissez vos invités la passer s’ils le souhaitent.

Un exemple : qu’est-ce qui vous a déplu dans le check-in ?

Les questions fermées

Au contraire des questions ouvertes, ces questions demandent une réponse très brève. C’est d’ailleurs en général des cases à cocher, ce qui permet de filtrer les réponses plus rapidement.

Un exemple : Avez-vous apprécié la conférence animée par X ? Oui ou Non

Les questions à choix multiples

Parfois, il est nécessaire de laisser la possibilité de plusieurs choix, c’est le cas avec les questions à choix multiples. Si le participant n’arrive pas à se décider entre les différentes propositions, il peut toutes les sélectionner.

Un exemple : Quel(s) créneau(x) vous semble (nt) le plus pertinent pour une conférence ? 9 h à 10 h, 13 h à 14 h, 16 h à 17 h

Les questions graduelles

Souvent appelées questions à échelle, celles-ci vous permettent d’avoir différents niveaux de réponses. On rencontre le plus souvent des échelles verbales, où le répondant doit choisir une réponse entre plusieurs choix qui vont de « Totalement Insatisfait » à « Très satisfait » par exemple. Dans la même dynamique, vous pouvez remplacer les réponses par des chiffres ou des pictogrammes si vous misez plus sur une échelle de notes.

Notre conseil ? Ne proposez que 4 choix. De cette manière, le répondant devra forcément se positionner vers le positif ou le négatif et ne pourra rester neutre.

Parfois, il est nécessaire de laisser la possibilité de plusieurs choix, c’est le cas avec les questions à choix multiples. Si le participant n’arrive pas à se décider entre les différentes propositions, il peut toutes les sélectionner.

Un exemple : Quel(s) créneau(x) vous semble (nt) le plus pertinent pour une conférence ? 9 h à 10 h, 13 h à 14 h, 16 h à 17 h

comment faire un QUESTIONNAIRE DE SATISFACTION : 3 ERREURS À ÉVITER

Proposer un questionnaire de satisfaction est une bonne chose, mais attention à ne pas trop s’enthousiasmer et ne pas foncer tête baissée dans le mur. Voici quelques points à NE PAS suivre pour ne pas faire de bêtises !

Placer les questions sur l’identité en début de questionnaire

Il nous semblait important de rappeler la base des questionnaires pour commencer. Il est essentiel de demander quelques précisions sur l’identité de vos répondants, même si vous laissez la possibilité de répondre anonymement. On parle alors du genre, de la tranche d’âge ou encore de la catégorie socioprofessionnelle. Ces informations vous permettront de dégager des tendances.

Mais attention, placez toujours ces questions en fin de questionnaire. Pourquoi ? Car il est très facile d’y répondre. Donc autant le faire quand les répondants commencent à en avoir assez de cocher des cases !

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Utiliser des termes trop techniques

En tant qu’organisateur d’événement, vous êtes habitué à utiliser un jargon professionnel que tout le monde ne comprend pas. Au moment d’écrire vos questions, prenez bien le temps de vous relire et vérifiez que toutes les questions sont claires et compréhensibles par une audience classique.

Si vous devez utiliser un terme plus technique, n’hésitez pas à le définir.

Influencer la réponse de vos répondants.

Il faut faire attention à rester 100 % neutre au moment de rédiger vos questions. S’il est vrai que vous espérez avoir de bonnes notes à l’issue de votre questionnaire, le but est tout de même d’obtenir les réponses les plus objectives possible.

Pour y parvenir, n’oubliez pas de faire relire votre questionnaire de satisfaction à au moins 2 ou 3 intervenants extérieurs.

comment faire un QUESTIONNAIRE DE SATISFACTION : quelques idées

Chaque questionnaire de satisfaction est unique, car il est adapté à l’événement auquel il est associé. Mais on sait à quel point l’angoisse de la page blanche peut faire paniquer !

Alors voici quelques exemples de questions que vous pourriez intégrer à votre questionnaire :

 

Combien de fois avez-vous assisté à cet événement ?

  • Une fois
  • Deux fois
  • Plus de trois fois

 

Qu’est-ce qui vous a poussé à venir ?

  • L’offre
  • Les intervenants
  • Le prix
  • La proximité
  • Les rencontres possibles

 

Avez-vous été satisfait du processus de check-in ?

  • Très insatisfait
  • Insatisfait
  • Satisfait
  • Très satisfait

 

Pensez-vous revenir l’année prochaine ?

  • Oui
  • Non
  • Je ne sais pas

 

Que devons-nous améliorer pour la prochaine édition ?

Vous vous demandiez comment faire un questionnaire de satisfaction, vous avez vos réponses 😉

Réaliser un bon questionnaire de satisfaction n’est pas chose facile. Il faut être capable de bien doser les différents types de questions et savoir les formuler pour obtenir des réponses qui pourront être analysées facilement. N’oubliez pas de faire tester avant de diffuser votre questionnaire et pensez à
utiliser une plateforme qui est adaptée aux mobiles. En suivant ces quelques conseils, vous devriez vous en sortir haut la main !

23 questions à poser au traiteur de votre événement

Certainement, la partie la plus croustillante : voici venu le choix du traiteur de votre événement !

En France, la gastronomie est un indispensable. Saviez-vous que les Français passent en moyenne plus de 2h à table par jour, ce qui fait de nous la population qui y passe le plus de temps ?!

D’ailleurs, rappelez-vous le dernier mariage auquel vous avez participé. Nos premières pensées sont généralement pour le repas 😉

Le traiteur événementiel est donc un facteur-clé de succès de votre événement. Cela peut faire un peu peur au premier abord. Il suffit néanmoins simplement de penser à tous les aspects pour s’assurer que sa prestation soit une réussite, et que vos invités repartent le ventre plein.

Pour éviter tout couac potentiel, comme un trop-plein de chouquettes ou une panne de serviettes, je vous ai préparé une check-list de questions à poser à votre traiteur événementiel.

Partagez les bonnes informations avec votre traiteur

Le succès du traiteur de votre événement commence avant même qu’il n’ait commencé à cuisiner. C’est d’ailleurs vous qui en êtes l’instigateur !

En effet, votre brief est extrêmement important. Voici une liste d’informations à transmettre au traiteur :

  • Date de l’événement
  • Heures de début et de fin
  • Heure à laquelle tout doit être installé
  • Lieu (inclus une cuisine sur place ?)
  • Nombre de convives
  • Format : matin, midi, pauses, soir / cocktail, dîner assis / chaud, froid…

 

Demandez ses références

Ce n’est pas pour rien que les marques partagent des verbatims de leurs utilisateurs ou affichent les logos de leurs clients. Il n’existe pas de meilleur moyen de savoir si votre traiteur événementiel est bon que les témoignages de ses clients

 

  • A-t-il des photos des buffets qu’il a réalisés ?
  • A-t-il des avis clients que vous pourriez consulter ?

Pensez au paiement de votre traiteur événementiel

 

C’est certainement la partie la moins sympa à gérer, mais pour éviter toute surprise, mieux vaut être carré dès le départ.

 

Définissez les modalités de paiement

 

  • Quel est le montant total de la prestation ?
  • Quelle est l’échéance de paiement ?
  • Faut-il un acompte ?
  • Quels sont les moyens de paiement ?
  • Quelles sont les conditions d’annulation et de remboursement ?
  • Y-a-t-il un droit de bouchon si le traiteur de l’événement ne fournit pas l’alcool (et 3 et 10 euros par bouteille) ?

Renseignez-vous sur ce que le traiteur inclut dans sa prestation

 

Les prestations de traiteur événementiel peuvent parfois inclure des coûts cachés – nettoyage, livraison, service – qui peuvent piquer à la réception de la facture.

Mieux vaut également éviter certaines surprises : si le traiteur de votre événement ne prévoit pas de serviettes en papier, il est préférable de le savoir en amont.

Les points à vérifier :

  • La livraison
  • Le nappage et la vaisselle : si ce sont des nappes en tissu, le nettoyage est-il inclus ?
  • La décoration de la table
  • Le service : jusqu’à quelle heure, combien de personnes, quel est le tarif par heure supplémentaire, frais de déplacement inclus ?

 

Évoquez le contenu des menus

 

Nous voilà à l’étape que je préfère : le choix du menu ! Voici un éventail de question à poser au traiteur de votre événement.

 

La nourriture

 

  • Est-ce possible d’organiser une dégustation avant de choisir ? Si oui, est-elle facturée ?
  • Y-a-t-il des menus pour les régimes particuliers (végétarien, vegan, halal, kasher) ou les allergies ?
  • Combien de portions sont prévues par participant ?

Pour un cocktail dinatoire, nous vous conseillons 6 à 8 pièces par personne. Pour un cocktail repas, il vous faudra une vingtaine de pièces, dont 2/3 seront salées.

Petite astuce : vos invités auront tendance à moins boire et moins manger si le repas se fait debout.

Je vous conseille vivement cet article sur la gestion des quantités, même si vous pouvez souvent faire confiance au traiteur de l’événement.

 

Les boissons

 

  • Quelle formule pour les boissons ?
  • Les jus et smoothies sont-ils faits maison ?
  • Combien de verres sont prévus par participant ?
  • Les verres sont-ils fournis ?

En cas de fortes températures, prévoyez plus de boissons sans alcool, et notamment de l’eau.

Parlez de logistique avec le traiteur de votre événement

 

En tant que véritable chef d’orchestre, vous devrez coordonner l’ensemble de vos prestataires. Et cela commence par le traiteur de votre événement ! Calez tous les détails en amont pour être serein le jour J et laisser votre traiteur prendre la main.

 

Quand le traiteur livre les produits le jour de l’événement

 

  • A quelle date devez-vous valider le nombre d’invités ?
  • A quelle heure sera livrée la prestation ?
  • A quelle heure se passera la récupération du matériel ?
  • A quel numéro pouvez-vous joindre le traiteur lors de l’événement ?

Quand le traiteur de votre événement arrive sur place

 

  • A-t-il besoin d’une cuisine ?
  • A-t-il besoin d’un espace de stockage frais ou chaud ?
  • Combien de temps peuvent-être stockés les plats ?
  • Qui sera son contact sur place ?

Maintenant que tout est calé au millimètre près, vous allez pouvoir envoyer vos invitations : sélectionner vos canaux d’invitation, choisir l’objet de votre mail, construire un site d’inscription

N’hésitez pas à informer qu’un repas sera proposé aux invités, c’est souvent un critère motivationnel fort 😉

Finalement, pour évaluer votre traiteur, pas de meilleur moyen que l‘enquête de satisfaction post-événement à partager avec vos participants.

Comment construire mon site d’inscription ?

Le site d’inscription est en quelque sorte la vitrine de votre événement, en complément du mail d’invitation. Il reflétera l’image de votre marque, c’est pour cela qu’il doit être à la hauteur !

Construire un site d’inscription, c’est bien beau, mais à quoi sert-il exactement ?

🎯 Les objectifs de votre site d’inscription :

  • Convertir les invités en participants confirmés
  • Véhiculer une image de marque de confiance et professionnelle
  • Récupérer de l’information
  • Vous faire gagner du temps !

C’est pourquoi, aujourd’hui nous avons décidé de fournir tous les tips et méthodes afin de construire un site d’inscription canon ! Si vous êtes dans l’impasse, Eventdrive sera toujours là pour vous conseiller. D’ailleurs, n’hésitez pas à nous contacter si des questions persistent.

 

📣 Partager les bonnes informations

N’oublions l’objectif numéro 1 de votre site d’inscription : convertir vos invités en participants confirmés ! 🙂

Lorsque votre invité arrive sur votre site d’inscription, il doit obtenir toutes les informations nécessaires à orienter son choix.

En quelques secondes, le site doit répondre à ces questions :

  • Qu’est-ce c’est ? Quelle est la proposition de valeur ?
  • Pourquoi s’inscrire à cet événement ? En quoi cela sert son intérêt, qu’est-ce que cela va apporter à l’invité ?
  • En quoi cela va faire vivre une expérience « wahou » ?
  • Est-ce que c’est fiable ? Qui sont les partenaires, sponsors, presse…?
  • Quelle est la prochaine étape ? Quelle est l’action à mener sur le site ? Formulaire à remplir ?

Comme nous l’avons précédemment évoqué, le site d’inscription est la vitrine de votre événement, alors il est primordial d’y retrouver toutes les informations de base de votre événement. Ainsi, l’heure, la date, le lieu, le thème, les grandes lignes de l’agenda et les intervenants par exemple, doivent figurer sur votre site. Je compte sur vous ! 😉

💌 Donner envie

Véhiculer une image de marque de confiance et professionnelle

Votre site d’inscription représente le premier point de contact avec vos invités.

La cohérence doit primer lors de la construction de votre site d’inscription, en respectant la charte graphique de votre entreprise et également le thème de l’événement. Cela incitera davantage vos invités à remplir le formulaire d’inscription, en toute confiance. Alors on n’oublie pas : faire apparaître les mêmes codes couleurs et le wording de l’entreprise afin de ne pas perdre vos invités !

Véhiculer une image de marque de confiance et professionnelle

Par dessus tout, votre site doit donner envie aux participants de s’inscrire, et cela passe aussi par le design de votre site d’inscription !

Celui-ci sera la vitrine de votre événement, comme une sorte d’avant-première. C’est d’ailleurs à partir de l’inscription du participant que commence son expérience. On appelle cela l’Attendee Experience (AX), qui est de plus en plus prisé par les organisateurs et organisatrices d’événements.

Vous pouvez vous faire plaisir quant au choix du design de votre site d’inscription an laissant parler votre créativité, tant qu’il respecte le thème de votre événement et qu’il reste lisible. Par exemple, il faut minutieusement choisir ses photos de fond afin qu’elles ne soient ni trop sobres, au risque d’être inutiles, ni trop chargées, au risque d’être totalement illisibles.

Pour vous accompagner dans la construction de votre site d’inscription,
l’équipe Eventdrive vous a concocté quelques exemples de sites
qui ont fait fureur auprès de nos clients et de nos collaborateurs !

⌚️ Gagner du temps

Pour vous et pour vos invités !

En effet, construire un site d’inscription va vous faire gagner un temps fou. Lorsque vous utilisez des logiciels comme Eventdrive, il vous est possible de construire un site d’inscription en quelques minutes seulement, grâce à des templates préconçus et personnalisables.

Liées à votre back-office, les informations récupérées depuis votre formulaire sont automatiquement répertoriées, afin de mieux gérer vos invités. Vous avez accès en un clic aux invités confirmés et refusés, ce qui facilitera vos relances.

Et tout cela, sans une seule ligne de code !

💻 Recueillir les données

Récupérer des data

Les données de vos participants sont ultra précieuses. D’ailleurs, la data ne serait-elle pas le nouvel or noir de notre temps ?

Dans tous les cas, il vous faut ces données pour optimiser vos processus d’inscription à l’avenir.

Pour cela, nous allons utiliser un formulaire d’inscription. Au sein de celui-ci, le participant va partager ses informations personnelles. Il y donnera explicitement son consentement, grâce à l’option (qui n’est pas vraiment une option) dédiée à la politique de confidentialité de votre entreprise. Autrement dit, le formulaire est conforme à la loi RGPD. Donc aucun sang d’encre à se faire ! 🙂

Créer un formulaire d’inscription

Il doit être le plus simple et le plus lisible possible. Pensez à mettre en valeurs vos boutons d’action (ou CTA) grâce à des couleurs plus vives.

N’hésitez pas à également le personnaliser un maximum, en intégrant des conditionnements logiques par exemple. Ils vous permettront d’ajuster la suite des questions par rapport à vos précédentes réponses. Si votre invité se rend sur l’événement en avion, demandez-lui s’il préfère être conduit en taxi ou s’il a sa propre voiture. De la réponse qu’il choisira, découlera d’autres questions.

Dans votre formulaire, n’hésitez pas à récupérer les informations personnelles de vos invités, qui vous seront précieuses lors de l’organisation de votre événement. Demandez par exemple quelles sont leurs habitudes alimentaires, leurs allergies, leur moyen de déplacement… etc.

Et si la plateforme que vous choisissez est bien faite, ses données sensibles pourront être supprimées automatiquement au lendemain de l’événement.

 

Voilà, vous avez toutes les clés en main pour construire un site d’inscription à la hauteur de votre événement ! Découvrez comment créer un site d’inscription de folie en quelques minutes seulement en demandant une démo, il suffit de cliquer juste ici.

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Pourquoi utiliser les SMS dans la communication événementielle ?

Le SMS est un nouveau must-have de votre communication événementielle. Son intégration dans votre stratégie fait entrer vos événements dans l’ère du mobile et vous permet d’optimiser vos envois d’information.

Les avantages du SMS dans la communication événementielle

 

Le SMS pour la communication événementielle : Image digitale

 

Le SMS a une image beaucoup plus moderne que le mail, et c’est logique puisqu’il est plus récent ! En effet, le SMS a été inventé en 1992 alors que le mail l’a été en 1965. Mais surtout, il s’est démocratisé bien plus tard.

De plus, les SMS sont moins utilisés que les mails : les consommateurs reçoivent 4,3 SMS publicitaires par mobile et mois, vs 15 de mails publicitaires.

Pourtant, 80% des consommateurs interrogés aimeraient recevoir une information pertinente sur leur mobile.

En utilisant les SMS dans votre communication événementielle, votre marque sera ainsi associée à une technologie, à la fois innovante et différente.

 

Le SMS pour la communication événementielle : Rapidité

 

Parce que les options de design sont beaucoup moins pointues, le SMS est beaucoup plus simple à créer. Il vous suffit de taper quelques lignes de textes, puis de cliquer sur envoyer !

Au final, vous gagnez près de 25 minutes en temps de production.

 

Le SMS pour la communication événementielle : Efficacité

 

Une autre raison d’utiliser les SMS dans votre communication événementielle : son efficacité en comparaison du mail. En effet, le taux d’ouverture du SMS avoisine les 95% vs 20% pour les mails. Le taux de clic du mail, lui, est de 0,6% tandis que celui du SMS est de 4% à 7%.

Toujours dans la même idée, le SMS est lu très rapidement, entre 1 à 4 minutes suivant sa réception. Le mail lui est plutôt lu dans les 90 minutes.

Découvrir plus de chiffres sur les SMS vs l’email

Pourquoi utiliser Eventdrive pour envoyer ses SMS événementiels ?

 

Une plateforme tout-en-un

 

L’avantage principal d’Eventdrive reste la plateforme tout-en-un. Comme elle centralise vos événements, vous pourrez réutiliser les données de vos participants pour communiquer que ce soit par mail, par SMS ou par notifications.

Cela vous permet d’éviter de passer d’un outil à l’autre, de gagner du temps, de limiter le risque d’erreur et d’assurer une cohérence de A à Z dans votre communication événementielle.

 

Autant de destinataires que vous le voulez

 

Eventdrive n’impose aucune limite sur le nombre de SMS événementiels envoyés. Vous débloquez simplement des packages en fonction de votre utilisation.

 

La diffusion d’informations en quelques clics

 

Un petit texte à entrer et hop, c’est parti ! La création d’un SMS pour votre communication événementielle se fait en trois étapes : rédigez votre contenu, choisissez votre cible et programmez votre campagne.

 

La personnalisation de vos SMS

 

La communication de votre événement se doit d’être à l’image de votre marque. Vous pouvez donc choisir le nom de l’expéditeur.

Vous pouvez également personnaliser automatiquement le SMS avec les informations de votre invité.

 

Une réception de votre SMS en temps réel

 

Le SMS événementiel est bien sûr reçu instantanément par vos destinataires. Et pour rappel, il est généralement lu dans les 4 minutes après sa réception. Idéal pour transmettre des informations-clés à vos participants pendant le déroulement de votre événement.

 

Un ROI assuré de votre communication événementielle

 

Si vous utilisez le SMS pour votre communication événementielle, c’est la rentabilité assurée. En effet, le SMS coûte jusqu’à 10 fois moins cher qu’une campagne papier !

A quel moment utiliser le SMS dans votre communication événementielle ?

 

Inviter grâce au SMS événementiel

 

Le SMS vous permet d’envoyer une invitation personnelle à vos invités. C’est un moyen de communication simple et rapide, qui vous permet d’intégrer facilement un lien vers un formulaire d’inscription par exemple.

Vous pouvez en un coup d’oeil vérifier la délivrabilité, pour revenir sur un mode de communication plus classique en cas d’échec de l’envoi pour un invité.

 

Promouvoir votre événement grâce au SMS événementiel

 

Le SMS est complémentaire à un dispositif classique de promotion, aussi bien pour des salons que pour des soirées, des journées de recrutement. Il peut venir en support d’une campagne d’affichage, de presse ou de signalétique.

L’avantage c’est qu’il est facilement accepté par les utilisateurs de mobile : le SMS est conservable et mémorisable. Étant donné que les mobinautes reçoivent moins de SMS que de mails, la probabilité qu’ils ré-aperçoivent votre message sur leur smartphone est très forte.

 

Communiquer sur place grâce au SMS

 

Le SMS est aussi un excellent moyen pour apporter de l’information en temps réel . Grâce à lui, vous pouvez annoncer l’ouverture du buffet, la prochaine conférence ou la fermeture imminente du jeu concours.

 

Remercier post-événement grâce au SMS événementiel

 

Suite à l’événement, vous pouvez envoyer SMS de remerciements, en y rappelant les moments forts ou en y partageant du contenu, comme une vidéo, des photos souvenirs, des témoignages, ou en intégrant un lien vers l’enquête de satisfaction.

Les clés pour promouvoir son séminaire en interne

Les séminaires internes sont propices à la création de liens entre les employés d’une entreprise. 

Ils vont avoir pour objectifs de fédérer les employés, les remercier, renforcer la cohésion et la culture d’entreprise et aussi de créer de la valeur humaine

La communication interne de votre événement va alors jouer un rôle crucial quant au bon déroulé de celui-ci. En effet, tous les salariés doivent être tenus informés en temps en heure, afin de ne pas manquer cet événement unique !

Alors, pour réussir à rassembler vos collaborateurs, une stratégie de promotion interne efficace va devoir être mise en place, en utilisant les canaux de communication adéquats. Vous êtes prêt à recevoir nos conseils ? Allez, c’est parti ! 🚀

Promouvez votre événement par email 💌

L’email est un moyen relativement efficace de communication, et d’autant plus pour faire la promotion de son séminaire en interne.

L’email est un canal facile d’utilisation, utilisé par tous les salariés d’une entreprise. Soyez sûr d’atteindre tous vos collaborateurs en un rien de temps !

De plus, ce canal a l’avantage d’être facilement automatisable, en programmant à l’avance ses envois et ses relances. Une fois votre plan de campagne d’emailing en tête, il ne vous reste plus qu’à programmer vos mails en suivant un rétro planning. 

Vu qu’on est plutôt cool chez Eventdrive, voilà un petit aperçu de ce à quoi cela peut ressembler :

 

Ensuite, adaptez votre objet de mail selon votre cycle d’envoi, par exemple, vous pouvez écrire [SAVE THE DATE] dans votre objet lors de l’envoi de votre premier mail. Apprenez à choisir l’objet parfait pour votre e-mail juste ici

Indiquez toutes les informations essentielles dans le corps de votre mail comme la date et le lieu de votre événement. N’oubliez pas d’ajouter un call-to-action qui redirigera vos invités vers le site web de l’événement ! Et pourquoi me demanderez-vous ? Je vais vous expliquer. 😉

Créez un site web événementiel 💻

Créer un site web est essentiel.

En effet, vos invités doivent pouvoir accéder n’importe quand et n’importe où aux informations de l’événement en interne. 

Gardez en tête que votre page d’événement est votre mur d’informations. C’est pourquoi il est important de retrouver certaines informations essentielles. Cette liste est non-exhaustive et c’est à vous de choisir ce que vous souhaitez faire apparaître sur votre page web. Parmi les informations que vous pouvez afficher, il y a : 

  • La date et l’heure de l’événement, un basique.
  • Les moyens d’accès au lieu : les transports à proximité, les navette prévues à cet effet etc.
  • La description de l’événement : énoncez quels sont les objectifs et les avantages pour les participants.
  • Un formulaire d’inscription, afin de récupérer la liste de toutes les personnes qui seront présentes ou pas pour votre événement. Ainsi, n’oubliez pas d’ajouter une case à cocher “Je pourrais être présent(e) à cet événement. OUI / NON”.
  • Un compte à rebours : cela amène un aspect d’immédiateté et d’excitation quant à l’arrivée de l’événement. 
  • Afficher les liens vers vos principaux réseaux sociaux si vous souhaitez engager vos collaborateurs sur ces canaux. Profitez-en pour partager le hashtag de l’événement.
  • La liste des conférenciers, des intervenants et des partenaires.

Si vous souhaitez en savoir plus, découvrez tous nos conseils pour créer un site d’inscription canon !

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Communiquez sur l’intranet 👩‍💻

Si vous travaillez dans une grande entreprise, vous utilisez sûrement un intranet.

Intranet signifie la mise en réseau d’informations pour la gestion de l’entreprise et permet de centraliser toutes les informations relatives à votre société au même endroit.

On y retrouve de nombreux articles, des activités et toutes les actualités du moment ! L’occasion de mettre votre événement en avant aux yeux de tous. Vous pouvez interroger vos collaborateurs et créer de l’engagement autour de votre événement afin de faire augmenter sa visibilité. 

En utilisant des mots clés précis et en attribuant un titre à votre événement en interne, vous facilitez la recherche de celui-ci au sein de l’intranet !

Devenez réalisateur grâce à la vidéo 🎥

Réalisez une courte vidéo “teasing” de l’événement à venir, que vous diffuserez sur les différents écrans de votre entreprise peut être un bon moyen de promouvoir son événement en interne.

Par exemple, sur celui du hall d’entrée afin que toutes les personnes présentes soient tenue informée, ou bien par mail, sur votre outil de communication interne, par message privé… La vidéo a l’avantage d’être virale et de pouvoir être facilement partagée.

L’objectif de votre vidéo est de donner envie de venir à votre événement en poussant le spectateur à passer à l’action suivante, c’est-à-dire de s’inscrire et de tout faire pour être disponible le jour-j. 

Voilà quelques tips pour réaliser votre vidéo teaser

  • Écrivez un script afin d’ordonner le déroulé de votre vidéo. Listez le matériel dont vous aurez besoin, des logiciels et des compétences nécessaires pour monter la vidéo.
  • Choisissez un porte-parole. Évidemment, ce n’est qu’une possibilité et cela dépend avant tout du type d’événement interne qui aura lieu. Pour une conférence animée par un intervenant reconnu ou le PDG de l’entreprise, il peut être intéressant que le message soit délivré par cette même personne.
  • Finissez votre vidéo sur une action que le spectateur doit faire, comme aller regarder dans ses emails et cliquer sur le lien pour s’inscrire à l’événement.

Si la vidéo est un sujet qui vous intéresse, découvrez notre article complet “Comment promouvoir votre événement grâce à la vidéo”.

Voilà, vous avez toutes les clefs pour promouvoir votre événement en interne ! Vidéo, intranet, e-mail… Le numérique reste l’un des moyens les plus efficaces pour transmettre l’information à grande échelle, afin d’être vu par tous !

N’hésitez pas à découvrir nos autres articles pour compléter votre recherche. 😉

12 étapes pour rédiger un brief d’agence événementielle

En parlant de brief d’agence événementielle… J’ai récemment briefé une agence pour la création d’un visuel, et j’ai été très déçue par le rendu. Après réflexion, je n’ai pu m’en prendre qu’à moi-même : mon brief n’était pas clair. 

Et j’ai immédiatement pensé que vous aviez, vous aussi, des briefs à créer. J’ai donc cherché, fouiné, déniché toutes les questions à se poser quand on prépare le cahier des charges pour briefer son agence événementielle.

Et voilà le résultat !

brief de l’agence événementielle : Qui êtes-vous ? 

 

Votre mission

En quelques mots, quelle est votre mission sur cette planète ? Au-delà de l’aspect pécunier quel est l’objectif ultime de votre entreprise ?

Pour Danone, ce serait “Apporter la santé par l’alimentation au plus grand nombre”.

Avez-vous déjà vu la très brillante vidéo de Simon Sinek “Start with why” ?

Je vous remets le lien ici !

 

Vos valeurs

Dans le brief de l’agence événementielle, racontez ce qui porte votre entreprise… Quels sont les piliers de votre stratégie et de vos actions ? L’excellence ? La responsabilité ? La confiance ?

 

Ce que vous vendez et ce que ça apporte au client

Quels sont vos produits et vos services ? Quels sont les bénéfices pour vos clients ?
Développez le tout dans votre brief pour aider l’agence événementielle à mieux comprendre ce que vous faites.

 

Votre positionnement

Comment positionnez-vous votre marque auprès de votre cible ?

Voici une liste de noms pour vous aider : premium, coeur de marché, low cost, expertise, convivialité, technique, proximité, éthique, sophistication, simplicité, exploration…

brief de l’agence événementielle : Que voulez-vous ?

 

Les objectifs

À bien distinguer comme stratégiques, primaires et secondaires.
Un doute ? Pensez à notre article sur les objectifs !

 

Le contenu de la proposition

Indiquez clairement ce que vous attendez de l’agence événementielle dans le brief. Développez ici votre besoin : l’organisation d’un événement ok, mais qu’est-ce que vous entendez par là ? Une nouvelle identité visuelle, la construction du programme, la gestion des invitations, la logistique sur site, etc…

 

La cible ou plutôt le coeur de cible

Des professionnels ou des particuliers ? Des hommes ou des femmes ? Des jeunes ou des vieux ? Bon là, j’avoue que l’on est un peu partis dans les clichés mais vous aurez compris le principe. Travaillez vos personas et détaillez le profil socio-démographique de vos participants dans le brief pour que l’agence événementielle puisse comprendre à qui elle s’adresse.

 

Le message à transmettre

Quels sont les messages que vous voulez faire passer ?

 

Le type / format de l’événement

Cocktail, séminaire, inauguration, événement client…
En matinée ou en soirée ?
Avec un repas ?

brief de l’agence événementielle : Quelles sont vos contraintes ?

Le budget

Différenciez bien le budget pour l’événement en tant que tel et le budget global (incluant les frais d’agence). Même si cela coule de source, soyez réaliste.

brief agence événementielle budget

Le rétroplanning

Donnez bien sûr la date de l’événement dans le brief. Si vous avez déjà établi un rétroplanning, pensez à l’envoyer. De même, soyez clair sur votre process de sélection s’il y a mise en compétition d’agences et sur les deadlines des différentes étapes (par exemple, de l’envoi de la proposition).

Si l’agence événementielle est amenée à choisir la date de l’événement, communiquez-lui l’agenda de votre société et le calendrier de votre secteur d’activité.

Le lieu

Où se déroulera l’événement ? Si aucun lieu n’a encore été choisi, dans quelle zone géographique ? Quels moyens de transport peuvent utiliser les participants ? Pensez à préciser dans le brief si l’événement aura lieu dans vos locaux.

L’équipe

Comment se structure l’équipe organisatrice en interne ? Quels seront les interlocuteurs de l’agence événementielle ? Qui est décisionnaire ?

Derniers conseils pour finaliser le brief de l’agence événementielle

 

Pour que l’agence événementielle ait une meilleure idée de qui vous êtes et de ce que vous faites, je vous conseille d’être le plus précis possible et de transmettre le maximum d’éléments, et notamment un aperçu des événements précédents.

À éviter : le vocabulaire trop spécifique et les abréviations, l’agence événementielle n’a pas la science infuse (si seulement…).

Et finalement, posez-vous un instant sur votre brief. Tentez de faire abstraction de ce que vous connaissez de votre entreprise et demandez-vous : si je ne connaissais rien au besoin, est-ce que j’aurais compris ? Si oui, alors go, vous pouvez l’envoyer ! 🙂

5 façons de mener une enquête de satisfaction


Vous finissez de préparer l’organisation de votre futur événement qui va avoir lieu dans les semaines à suivre. Votre to-do list parfaite a été bien complétée : 

Si vous avez oublié cette dernière étape, pas de problème, je vais vous expliquer pourquoi il est essentiel de réaliser une enquête de satisfaction et comment la diffuser efficacement. 

Et si vous êtes juste en manque d’inspiration….ne vous inquiétez pas, je suis là pour ça (après tout, ça arrive à tout le monde d’être dans les choux) !

Allez, here we go !

Pourquoi est-il important de créer une enquête de satisfaction après son événement ?

Si vous organisez des événements, c’est parce que vous adorez ça, je me trompe ?

Et je sais pertinemment que ce qui vous rend heureux(se), c’est la satisfaction même de vos invités. 😉

L’objectif numéro 1 de tout événement est sa réussite. La réussite dans l’organisation, dans le repas, dans l’animation, dans le choix du lieu, dans le programme proposé, etc. C’est cet ensemble d’éléments qui va compter dans l’avis final de l’invité. Et pour recueillir cet avis, vous pouvez utiliser différentes méthodes de récolte. 

En identifiant une tendance générale et en examinant les avis plus spécifiques des participants, il sera possible d’apporter des améliorations à vos futurs événements afin qu’ils ne cessent de se perfectionner.

Pop up à la fin de l’application : future is here

 

Les applications événementielles, ça vous parle ? Non ?

Alors je vous propose d’aller vous renseigner juste ici ! Mais pour faire court, l’objectif d’une application événementielle est d’engager vos participants au sein de votre événement grâce à des fonctionnalités de networking, de vote, de sondage, de partage de photos et bien plus encore.

Votre application événementielle va également vous permettre de réunir toutes les données relatives à votre événement au sein d’une seule application comme le propose l’application Eventdrive : programme de l’événement, numéros des salles, noms et contacts des intervenants, des sponsors et des partenaires, plan de l’événement…

L’avantage de cette application est sa portée au sein des participants. De plus grâce à la fonctionnalité “sondage”, il vous est possible de créer une enquête de satisfaction accessible simplement depuis l’app. Il suffit de demander à votre audience en fin d’événement de répondre à l’enquête, afin de participer à l’amélioration de votre événement et le tour est joué ! Résultat : Vos collectez immédiatement toutes les réponses et de manière simultanée. Comme on dit dans le milieu : “Ça c’est fait !”

Enquête via le mail : simplicité et efficacité

Le mail est aujourd’hui le canal le plus utilisé pour envoyer une enquête de satisfaction.

Il permet de recueillir un nombre élevé de résultats d’enquête en une fois. Il suffit de programmer votre campagne d’emailing afin de l’envoyer directement à tous vos participants après votre événement. 

Avec le mail, vous pouvez segmenter facilement vos envois en fonction du statut de l’invité. Votre destinataire est-il un client ? Un salarié ? Un journaliste ? Un sponsor ? Votre enquête de satisfaction devra être personnalisée pour que les réponses soient les plus pertinentes possibles.

Besoin de petits tips pour créer votre enquête de satisfaction en ligne ? Il existe pour cela de nombreux outils gratuits afin de créer votre questionnaire, comme SurveyHero, SurveyMonkey, Google Forms, ou encore Typeform par exemple.

Solution sur tablettes : vive le digital !

 

 

Lors de salons événementiels ou bien de lancements de produits, vous avez sûrement déjà vu des hôtes et hôtesses avec un Ipad à la main, passant demander aux invités de répondre à une enquête de satisfaction directement depuis la tablette. Alors dites adieu au papier et bonjour au digital !

Les tablettes ont la possibilité de fonctionner en toute autonomie si elles sont mises en libre accès au sein de votre événement. Des hôtes ou hôtesses peuvent aussi bien aller quérir des invités, accompagné(e)s de leur tablette respective. 

La deuxième option a l’avantage d’apporter de l’humain lors de ce processus, mais la première option apporte de l’indépendance et permettra peut-être aux invités d’être davantage honnêtes. La société inkidata et TouchQuizz vous proposent des tablettes numériques ainsi que des bornes digitales pour réaliser efficacement vos enquêtes.

Borne digitale de satisfaction : parce que c’est rigolo

Les bornes digitales sont idéales pour récupérer rapidement de la donnée. En effet, leur mode de fonctionnement s’avère être relativement simple : la borne est généralement constituée d’une ou plusieurs questions auxquelles il faut répondre en appuyant sur un des différents boutons proposés. Il s’agit souvent de “smileys” composés d’expressions variées, de “très insatisfait” à “très satisfait”. 

Son avantage : sa facilité d’installation et son accessibilité. Assemblée en quelques minutes et sans le moindre fil, cet outil ne requiert pas un grand investissement temporel de la part de l’invité. Cependant, attendez-vous à des données moins précises avec une marge de liberté réduite dans le nombre de questions demandées. 

Pour ce genre de méthode, vous pouvez demander : “Avez-vous apprécié le format de la conférence?” ou “Attribuez une note globale à l’événement” ou encore “Êtes-vous satisfait des intervenants ?” par exemple.

borne satisfaction

Enquête papier : la vieille école

Après toutes les options énoncées précédemment, il est possible que la nouvelle ère du numérique ne vous ait pas encore conquis. Ce n’est rien, vous avez toujours l’option de réaliser vos enquêtes grâce à des formulaires papiers ! 

En revanche, cela s’accompagne de quelques inconvénients. Si des milliers de personnes se trouvent sur votre événement, il sera compliqué de toutes les interroger et vos formulaires papier risque de ne pas être vus et même de ne pas être remplis. De plus, vous serez contraint d’imprimer des centaines voire des milliers de formulaires, pas terrible pour l’environnement.

J’espère que parmi ces différentes possibilités, vous trouverez la solution qui vous convient le plus selon le type d’événements que vous organisez. 🙂

Vous souhaitez connaître les 9 questions à absolument poser dans votre enquête de satisfaction ? Alors découvrez notre article juste ici !

Attendee Experience : une définition

Vous avez certainement déjà entendu parler de user experience (ou UX) ?

Vous avez ci-dessous l’exemple parfait.

A gauche, un produit, à droite, un produit avec UX. C’est-à-dire un produit pensé pour l’utilisateur.

Plutôt que de secouer la bouteille de Ketchup et de se retrouver avec un gros « splash » dans l’assiette, l’utilisateur aura juste à presser le tube de Ketchup pour qu’une noisette de sauce tombe dans son plat. Simple, sans couture.

Qu’est-ce l’attendee experience (AX) ?

 

Commençons par la User Experience

 

L’UX, ou User Experience, ou Expérience Utilisateur, est définie comme la façon dont une personne interagit avec un produit ou une technologie. En d’autres termes, c’est l’intégralité du parcours utilisateur sur une interface.

Grâce à une bonne UX, l’utilisateur pourra simplement et avec plaisir atteindre ce pourquoi il a choisi cette interface.

Quelques exemples de champions de l’UX : Amazon pour ses recommandations intelligentes et un menu de navigation simplissime, Airbnb pour son design, son outil de recherche et ses visuels de haute qualité, Apple pour l’addiction créée chez les utilisateurs…

Revenons sur l’Attendee Experience !

 

L’AX, ou Attendee Experience, ou Expérience Participant, intègre plus ou moins la même approche, mais plutôt que de l’associer avec une expérience strictement digitale, elle vit dans le monde merveilleux des événements physiques.

Elle inclut toutes, je dis bien TOUTES les interactions de vos participants avec votre événement : de l’invitation au suivi en passant par l’accueil, les plénières ou la recherche d’informations (et même la file d’attente au WC).

En parlant de WC, j’ai un très bon exemple pour vous. Les organisateurs du festival Solidays (Solidarité Sida mettent un point d’honneur à chouchouter les festivaliers dès qu’ils arrivent dans l’espace des sanitaires : file d’attente organisée, animations, attribution des WC par des bénévoles, nettoyage (très) très régulier… En tout et pour tout, aux pics de fréquentation, un festivalier attendra 12 minutes pour aller aux toilettes.

Et bien figurez-vous qu’on en entend parler de cette expérience WC des semaines après le festival ! Et c’est ce qui fait la différence avec tous les autres événements de ce type, et dans l’événementiel en général 🙂

Il s’agit donc de faire de chaque petite interaction un moment agréable, voire magique pour le participant. C’est là que le sens du détail de l’organisateur événementiel prend tout son sens !

Le participant ne se rendra peut-être pas compte de la virgule ajoutée au dernier moment ou de la climatisation diffusée dans la salle de plénière, mais ce sont toutes ces attentions misent à bout qui font de votre événement une expérience inoubliable, unique et wahou !

 

En quoi l’attendee experience est-elle essentielle lors de votre événement ?

 

L’attendee experience crée un tout

 

L’AX de votre événement est unique et essentielle car il ne s’agit pas uniquement d’une interaction, mais bien de plusieurs étapes que va traverser le participant et lors desquelles il va s’engager, renforcer son appartenance à votre marque ou à votre projet, créer des souvenirs qu’il racontera, encore et encore.

Il est donc primordial de ne pas se concentrer uniquement sur le jour J, mais aussi sur les parties amont et aval. L’expérience commence dès le tout premier point de contact avec le participant (qui n’est d’ailleurs certainement pas encore un participant).

Comme le dit Elizabeth Bloodworth, l’AX se définit comme une somme totale des rencontres, réponses et interactions avec le contenu, les intervenants et les autres participants d’un participant lors d’un événement live.

Cela peut semble facile, mais l’AX doit être soigneusement planifiée et structurée pour chaque participant pour que l’événement soit vraiment incroyable.

De la première interaction avec une publicité ou le site de l’événement, en passant par leur présence physique sur l’événement, les participants interagiront avec l’espace, les technologies, les activités, la nourriture, les halls d’expo et les événements de networking.

 

Le design thinking au centre de l’attendee experience

 

La clé d’une expérience participant réussie ? Le design thinking !

Enfin en tous cas, son concept fondateur : l’empathie.

Mettez-vous à la place de votre participant. Rappelez-vous les événements auxquels vous avez assisté.

Qu’est-ce que vous avez adoré ? Qu’est-ce qui vous a déçu ? Qu’est-ce qui a fait la différence ? Qu’est-ce qui fait de vous parlez d’un événement encore des années après ?

Après tout, en événementiel, nous sommes tous le participant de quelqu’un. Si ça c’est pas beau comme phrase 😍

Essayez d’adopter un point de vue différent. Commencez par réfléchir à l’expérience que vivra votre participant puis adaptez-y votre logistique ! Vous verrez, ça fait tout drôle au départ…

Puis quand on découvre les enquêtes de satisfaction, on en verserait presque une larme d’émotion ! 

En résumé, l’attendee experience est un essentiel de l’événementiel.

L’attendee experience au service des émotions dans l’événementiel

 

Le design thinking est le process qui permet de générer, évaluer et tester des idées dans le but de provoquer des réponses émotionnelles positives, en résolvant des problèmes ou en innovant, et surtout en faisant preuve d’empathie.

L’Institut du Design de l’université de Standford est un expert de l’empathie. Après de longues recherches, les chercheurs ont conclu que pour créer des innovations qui ont du sens, nous avons besoin de connaître nos utilisateurs et d’accorder d’importance à leur vie.

Pour être d’excellents organisateurs d’événements, nous nous devons donc de comprendre pourquoi les participants (mais aussi les autres parties prenantes) se comportent de cette façon, d’identifier ce qui est important pour eux (voici un livre très intéressant sur les différents types de motivations) et de cerner ce qui leur permettra de vivre des émotions positives.

C’est souvent là qu’on se rend compte qu’un événement, ça doit être gagnant-gagnant. Un peu comme dans une conversation au final, où il y a un vrai échange.

Si vous rendez service à votre participant, en lui faisant vivre ce qu’il n’a jamais vécu ailleurs, il vous rendra la pareille (en étant plus créatif, en achetant plus de produits…) !

Si je devais citer un événement complètement wahou, je pense que je parlerai de ce séminaire commercial dans le laboratoire pour lequel je travaillais (j’en parlais encore hier, alors que c’était il y a plus de deux ans). Voilà pourquoi :

1) Un cadre de rêve : le Trianon Palace, littéralement à deux minutes à pied du Château de Versailles.
2) Des expériences uniques : un dîner dans le Château privatisé, un autre dîner sur une base de grange champêtre et foodtrucks, un footing au lever du soleil dans les jardins du Château…
3) Des conversations : une plénière magistralement mise en scène, des ateliers, des jeux de rôle, des soirées…

Et vous, comment designez-vous des expériences uniques et inoubliables ? En tant que participant, quelles sont vos plus belles expériences ? 🙂

 

De beaux graphiques de reporting événementiel en 2019


Aujourd’hui, nous traitons d’un sujet très très très sérieux : les graphiques de reporting événementiel. Commençons cet article par un sondage ! Qui a déjà vu un graphique de reporting événementiel aussi moche ?

Moi !!!! (pas plus tard que la semaine dernière) 🤢
Peut-être pas aussi moche, mais on s’en approche…
Ce monde est si poétique…

graphiques reporting événementiel

Effectivement, nous sommes d’accord, les graphiques laids sont monnaie courante. Personne ne les comprend, tout le monde les critique, mais finalement, rien ne change. Alors ensemble, grâce à cet article, battons-nous pour de plus beaux graphiques !

J’y reviens sur les règles de base du design de graphiques et je vous donne quelques astuces pour créer de beaux graphiques pour vos reportings événementiels 🙂

3 règles pour vos graphiques de reporting événementiel

Il s’agit de règles auxquelles on ne peut ABSOLUMENT pas déroger, dixit la police du style, sous peine de présentations soporifiques. Et oui, on ne rigole pas avec les graphiques de reporting événementiel : on veut du beau !

Premièrement, on bannit l’effet 3D. Pour toujours. Pas d’explication à cela, si ce n’est que c’est laid et illisible.

Deuxièmement, on choisit un titre accrocheur que l’on retient. Si c’est dans le cadre d’une présentation scientifique, on peut y ajouter une petite phrase en légende qui décrit les données utilisées pour concevoir ce graphique. Par exemple, plutôt que de dire “Nombre de participants émargés en fonction de l’heure d’arrivée”, on pourrait dire “Les participants sont arrivés en majorité aux environs de 9h”.

Troisièmement, on choisit des couleurs assorties qui facilitent la lecture du graphique. Même si tous les goûts sont dans la nature, il est évident que certaines couleurs sont moins lisibles et agréables que d’autres. Voici un anti-exemple :

graphique reporting événementiel

Vos graphiques de reporting événementiel : diagramme en barres ou l’histogramme ?

Cela vous rappelle peut-être de vagues souvenirs de cours de statistiques… Reprenons les bases ensemble ! 

Un diagramme à barres est utilisé pour présenter des valeurs non continues, qui ne représente pas une logique de suite. C’est-à-dire que les barres pourraient être présentées dans un ordre différent. Si la première barre correspond à Louise et la seconde à Bastien, la première aurait pu être Bastien et la seconde Louise. You know what I mean ?

Un diagramme peut être horizontal ou vertical, tout comme un histogramme.

graphiques reporting événementiel

J’en profite pour donner quelques conseils supplémentaires pour créer le graphique de reporting événementiel de vos rêves :

Commencez l’axe de votre graphique à 0 pour une représentation visuelle plus juste et plus parlante.

Evitez les écarts trop grands entre les barres. On risquerait de vous juger pour mauvais design ou mauvaise gestion de l’échelle. Laissez plutôt vos invités juger de la pertinence de votre discours que de celle de vos graphiques 😉

Pour tout diagramme en barres, mais encore plus pour un diagramme en barres horizontal, optez pour un ordre chronologique ou un ordre de taille (le plus grand en haut).

Je vous conseille également d’effacer le quadrillage de fond s’il ne facilite pas la lecture.

graphiques reportings événementiel
graphiques reporting événementiel

 

Les courbes pour vos graphiques de reporting événementiel

 

Le graphique en courbes met en évidence l’écoulement du temps (en heures, en jours, en mois, en années…). Il est notamment utilisé pour visualiser l’heure d’émargement des participants, et peut donc être un graphique de reporting événementiel que vous utilisez souvent !

Vous n’avez pas besoin d’intégrer toutes les informations possibles et inimaginables. Intégrez les étiquettes sur les données que vous souhaitez mettre en exergue.

Je vous conseille d’éclaircir le quadrillage et de le faire apparaître uniquement s’il facilite la lecture du graphique. Le choix des puces est aussi essentiel : sur le graphique de gauche, les puces en triangle brouille le message, alors que sur celui de droite, elle apporte une continuité tout en marquant les données importantes.

Vos graphiques de reporting événementiel : camemberts ou anneaux ?

 

Les camemberts et les anneaux ont en fait la même utilisation ! J’avoue que j’ai une petite préférence pour l’anneau pour mes graphiques de reporting événementiel, plus esthétique, plus léger, plus fin. Mais le camembert fait aussi l’affaire et peut apporter une meilleure lisibilité s’il y a beaucoup de données.

En parlant de quantité de données, je vous recommande de créer une catégorie Autres ou Divers qui ne dépassera pas les 15%, dans laquelle vous rassemblerez les catégories aux plus faibles pourcentages.

Attention, il ne faut pas utiliser un de ces deux graphiques si la somme des valeurs dépasse 100%.

Et dernier conseil esthétique, sur un camembert, pensez à choisir des bordures blanches pour chaque donnée pour bien les distinguer.

graphiques reporting événementiel

4 idées d’outils pour vos graphiques de reporting événementiel

Excel, incontournable des graphiques de reporting événementiel

Excel restera longtemps un indétrônable puisqu’il est le roi de la gestion de données.
Pas besoin de changer d’outil, vous pouvez créer vos graphiques de reporting événementiel directement depuis votre tableau de data. Il est néanmoins moins intuitif que de nombreuses autres solutions existantes.

Les plus : 

Pas besoin de changer d’outil pour mettre en forme les données.
Énorme capacité de personnalisation.
Vous l’avez forcément sur votre ordinateur.

Les moins : 

Travail du template nécessaire pour arriver à un beau graphique.
Peu intuitif.

Canva, la simplicité incarnée

Je l’admets chez Eventdrive, nous sommes de grands fans de Canva. Découvrez ici comment créer de beaux graphiques grâce à cet outil magique. 
Idéal également pour vos infographies et vos affiches !

Le plus : 

Très facile d’utilisation.
Gratuit.
Permet de créer facilement de très beaux graphiques pour vos reportings événementiels.

Le moins : 

Pas d’import de données possible.
A utiliser pour une faible quantité de données. 
Plus esthétique que pratique.

Powerpoint : du beau pour nos graphiques de reporting événementiel

Mon outil préféré reste Powerpoint (ou Keynote, maintenant que je fais des infidélités à Microsoft !). De quoi faire des présentations qui claquent ! L’outil de création de graphiques pour votre reporting événementiel est directement intégré à l’outil de présentation. Vous savez que ça signifie ? On gagne du temps !

Les plus : 

Connexion avec Excel pour actualisation automatique des données.
Vous l’avez forcément sur votre ordinateur.
Pas besoin de changer d’outil pour créer votre présentation.

Les moins :

Travail du template nécessaire pour arriver à un beau graphique.
Moins intuitif.

Chartify

Simplissime à utiliser, vous pouvez créer les plus beaux graphiques de reporting événementiel de la terre en quelques secondes. Malheureusement, la personnalisation est très limitée : quelques couleurs sommaires, pas de choix de police, pas d’ajout d’éléments sur le graphique…

Les plus :

Création ultra facile.
Pas besoin de s’inscrire, du moins pas pour les premiers graphiques.

Les moins :

Intégration des données manuellement.
Personnalisation limitée.

graphiques reporting événementiel

Vous avez désormais toutes les clés en main pour créer de jolis (et pertinents) graphiques pour vos reportings. Quand on se pense que la forme est prise en compte à 80% lors d’une prise de décision, on se dit qu’on peut bien faire ce petit effort qui fera la différence 😉

Des graphiques oui ? Mais fondés sur quels indicateurs ?
Retrouvez notre article sur les indicateurs à suivre absolument.

Réussir la communication d’événement : comment diffuser de l’information le jour J ?

Le grand jour est enfin arrivé : votre événement est sur le point de commencer. Tout est prêt : le traiteur est en place, le DJ a déjà commencé à mettre l’ambiance, les différentes salles sont installées et vous avez bien pensé à envoyer un rappel à tous vos invités il y a quelques jours. Mais on le sait bien, tout ne se passe jamais comme prévu. Les aléas et imprévus de dernières minutes font partie de la vie d’un événement. Il est souvent difficile de les éviter, mais comment faire pour atténuer les dégâts ? Tout simplement grâce à une communication d’événement efficace.

D’ailleurs, que vous ayez des soucis ou pas le jour J, vous devez absolument rester maître de votre communication. Alors quelles sont les différentes solutions qui s’offrent à vous. Eventdrive vous fournit ses conseils pour diffuser de l’information efficacement le jour de votre événement en vous présentant les différentes options sur le marché.

QUELS OUTILS POUR RÉUSSIR LA COMMUNICATION AU SEIN DE VOTRE ÉVÉNEMENT LE JOUR J ?

Utiliser les SMS

Avec toutes les nouvelles technologies à notre disposition, utiliser la solution des SMS peut paraître archaïque. Et pourtant, ça reste l’une des plus efficaces ! Pourquoi ? Tout simplement parce qu’il n’y a pas besoin de connexion internet pour recevoir un SMS, juste un peu de réseau. Même s’il est vrai qu’aujourd’hui, l’accès à internet est plus que répandu grâce à la wifi, c’est un point à prendre en considération.

De plus, tout le monde a un portable sur soi, et lire un SMS est la chose la plus simple au monde. Pensez à bien demander un numéro de téléphone portable au moment d’envoyer les invitations. N’oubliez pas de demander si vous êtes autorisés à leur envoyer des informations essentielles liées à l’événement et le tour est joué !

Envoyer un email

Autre solution qui ne date pas d’hier, mais tout aussi efficace : l’envoi d’email. Le problème, c’est que tout le monde n’a pas forcément connecté sa boîte mail sur son mobile et vous ne pouvez pas garantir qu’un ordinateur sera ouvert en tout temps à proximité. Cependant, envoyer un email pour partager une information de dernière minute le jour d’un événement peut être la solution à envisager.

D’autant plus qu’il y a de fortes chances que vous ayez les adresses email de tous les participants. Les chances d’ouverture sont donc multipliées ! Notre conseil ? Privilégiez cette solution lors des événements professionnels de type journée d’étude ou conférence, cette cible est très réactive aux emails.

Planifier des notifications

Peut-être une solution qui va vous parler davantage si vous êtes adepte de modernité. Si vous avez fait le choix de créer une application mobile pour votre événement (nous vous invitons d’ailleurs à étudier l’offre de Eventdrive en termes d’application mobile événementielle), vous pouvez envoyer des notifications push à vos invités.

Comment ça fonctionne ? Il suffit que vos participants aient activé la fonctionnalité sur leurs mobiles et de votre côté, vous n’avez qu’à programmer un petit message (par exemple, le rappel d’un horaire pour une conférence) qui s’enverra automatiquement à l’heure prévue. Vos participants recevront alors une alerte directement sur leurs mobiles. Pas trop intrusif et particulièrement pertinent. Vous pouvez en effet envoyer des notifications ciblées en fonction de l’audience ou des conférences par exemple.

Publier sur votre site internet

Il est fort probable que vous ayez créé un site internet pour votre événement. Si ce n’est pas le cas, sachez qu’il est très facile de le faire avec Eventdrive ! N’hésitez pas à contacter notre équipe pour en savoir plus. En effet, avoir un site internet est devenu essentiel pour communiquer auprès de ses participants. Il est vrai que cette option est privilégiée pour les jours précédant l’événement.

On utilise le site internet plutôt pour communiquer l’adresse ou l’heure de l’événement par exemple. Mais certains participants ont le réflexe d’aller visiter le site internet quand ils sont à la recherche d’une information, même pendant que celui-ci se déroule. Usez de cet atout pour partager les informations nécessaires et publiez une nouvelle dès que nécessaire. Vous pourriez toucher une partie de votre cible !

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

Tirer profit du fil d’actualité

Que votre événement soit de grande ampleur ou non, vous avez peut-être prévu d’utiliser les réseaux sociaux pour communiquer autour de votre événement. Il est donc essentiel de tirer profit de ces réseaux le jour J. Vous avez une annonce de dernière minute à faire ? Postez un message sur Twitter ou Facebook ! Si vos participants sont actifs sur les réseaux sociaux, il y a de grandes chances qu’ils voient passer votre message.

Et si vous avez peur de vous faire manger par l’algorithme parfois capricieux des géants du web, pourquoi ne pas utiliser votre propre réseau ? Eventdrive propose différentes solutions de partage d’information et notamment un fil d’actualité. Seuls vos participants pourront avoir accès aux messages que vous postez et les chances qu’ils le reçoivent sont bien plus élevées !

Utiliser des bracelets connectés

Là enfin, on parle de technologies futuristes, mais pas tant que ça. L’utilisation des bracelets connectés s’est démocratisée dans l’événementiel il y a quelque temps déjà. L’utilisation première permettait de faire un check-in plus rapide et ainsi limiter les files d’attente à l’entrée. Mais pourquoi ne pas utiliser ce gadget à votre avantage ?

Plutôt que d’envoyer des notifications sur mobiles, vous pourriez les envoyer sur le bracelet connecté. Vos participants recevront alors l’information voulue immédiatement et d’une manière assez ludique. Vous pourriez même en bluffer certains !

La communication pendant un événement est la clé dans ce secteur. Que ce soit en interne au sein de vos équipes, avec des prestataires extérieurs ou bien avec vos invités. Il existe de nombreux moyens pour faire parvenir une information précise à destination. À vous de juger quelle manière sera la plus pertinente pour votre cible. Libre à vous également d’en cumuler plusieurs pour être maximiser vos chances. Attention cependant à ne pas harceler vos participants, il ne faudrait pas que la situation se retourne contre vous ! 😉