Comment faire un rétroplanning efficace ?

Réussir son événement passe par de nombreuses étapes. Il faut trouver un lieu qui correspond à l’ambiance générale, convier les participants ou encore engager des prestataires qui s’assureront d’assurer les services externes comme un traiteur ou un animateur. Mais ça, c’est pour la partie pratique. 

Avant même d’en arriver là, il faut penser à la préparation de votre événement : définir vos objectifs, planifier votre communication… Pour être bien sûr de gérer votre planning comme il se doit, il faut suivre un calendrier à la lettre et donc faire un rétroplanning. Mais qu’est-ce que c’est vraiment ? Comment le créer facilement sans oublier les éléments essentiels ? Eventdrive vous donne ses astuces pour créer un rétroplanning efficace.

C’EST QUOI UN RÉTROPLANNING ?

Le rétroplanning n’est pas un planning classique. Habituellement, on part de la date de début et on planifie jusqu’à la date de fin. Avec le rétroplanning, on fait l’inverse ! On commence par la date de fin de projet. Cette méthode de planification inversée est la plus efficace dans l’événementiel, car on part de la date de l’événement, une date qui est censée être gravée dans le marbre et qui ne pourra pas être modifiée quoiqu’il arrive.

En choisissant de faire un rétroplanning, il y a plusieurs avantages :

Un plus grand respect de la date butoir

Forcément, si on part de la date de fin, on est sûr de pouvoir caler tout ce qu’il y a à faire avant, sans avoir de retard de livraison. Conclusion ? Moins de stress et une meilleure efficacité.

On sait tout de suite quand il faut commencer

Vu que vous ajoutez les étapes nécessaires pour la réalisation du projet en partant de la fin, vous allez rapidement savoir à quel moment vous devez commencer pour parvenir à tout faire.

Vous connaissez les ressources à allouer

En travaillant sur chaque étape à la fois, vous allez pouvoir ajuster les délais et voir combien de personnes et de budget seront nécessaires à chaque fois. Vous pourrez alors beaucoup mieux planifier un budget total.

Une meilleure visualisation des délais

En créant votre rétroplanning, vous allez assigner un délai à chaque action nécessaire. Rapidement, vous verrez si les deadline que vous avez fixés sont réalisables ou s’il faut modifier le projet en conséquence. N’oubliez pas de garder en tête les objectifs (SMART) que vous avez déterminés à l’avance lors de la confection de votre planning.

LES DIFFÉRENTS FORMATS POUR FAIRE UN RÉTROPLANNING

Maintenant que vous avez bien compris à quoi sert un rétroplanning, il est temps de voir quel format il a. Selon vos préférences ou la complexité de l’événement à organiser, il peut prendre plusieurs formes. Chez Eventdrive, nous avons testé plusieurs solutions, nous vous présentons aujourd’hui les 3 plus courantes.

 Le diagramme de Gantt

Il s’agit du format le plus répandu. Format idéal quand vous travaillez sur un format complexe, le diagramme de Gantt est créé avec des tâches et sous-tâches. 

Dans la colonne de gauche, vous avez le détail des actions à entreprendre et dans l’en-tête, il y a la période de temps à suivre. Chaque tâche est représentée par une barre horizontale qui s’étale selon la durée nécessaire. L’avantage, c’est que vous pouvez facilement se faire chevaucher plusieurs tâches et vous avez une visualisation claire sur la durée de chaque tâche. Vous pouvez aussi poser des jalons si certaines étapes demandent des validations particulières.

N’oubliez pas que le diagramme de Gantt est un outil qui se veut collaboratif, vous devez pouvoir travailler simultanément avec d’autres membres de votre équipe à sa confection et avoir la possibilité de laisser des notes et commentaires.

De nombreux outils permettent de créer un diagramme de Gantt événementiel efficace. Nous aimons particulièrement Smartsheet ou LucidChart par exemple. Selon les outils, vous pourrez choisir le mode de visualisation de votre rétroplanning et choisir la structure qui vous correspond le plus.

Tableur Excel

Si vous ne voulez pas travailler sur diagramme de Gantt, vous pouvez utiliser une méthode plus classique et créer un tableau sur Excel.

À vous de choisir quel format vous préférez en fonction des objectifs. L’avantage, c’est que vous pouvez ajouter autant d’options que vous le souhaitez comme le budget par tâches ou encore les ressources humaines nécessaires pour chaque action. En revanche, l’aspect visuel du tableau est moins clair.

Même si vous utilisez un modèle, la première fois que vous créerez votre tableau, vous aurez certainement besoin de plus de temps pour l’adapter à vos besoins et à votre entreprise. Mais l’avantage, c’est que vous pourrez partir de cette base pour les futurs projets que vous aurez.

Si vous utilisez Google Sheet, sachez qu’il y a de nombreuses extensions qui peuvent être ajoutées pour faciliter la création de votre rétroplanning.

Outil type Asana

D’autres outils permettent de créer un rétroplanning rapidement. Asana, notamment, propose un modèle d’organisation d’événement qu’il est facile de suivre pour son propre projet. Vous pouvez alors inviter des personnes extérieures à votre organisation, comme des fournisseurs, à collaborer à votre planning. Comme sur un diagramme de Gantt, vous pouvez mettre en place une chronologie et suivre le même format avec un en-tête qui définit la période de temps. 

Avec Asana, vous pouvez également intégrer votre boîte mail à l’outil et ajouter automatiquement des notes ou des tâches dans votre rétroplanning. Il est aussi possible de lier l’outil avec Slack par exemple, une fonctionnalité particulièrement utile lorsque l’événement a commencé et qu’il faut gérer rapidement les derniers points du planning.

Vous pouvez également choisir de visualiser votre planning de différentes manières. Si vous préférez les listes à puces, la fonction en colonne sera plus pertinente pour vous. Mais vous pouvez aussi choisir une visualisation horizontale avec différents codes couleur.

La création d’un rétroplanning est une étape essentielle dans l’organisation d’un projet. C’est d’ailleurs une des premières, sinon la première tâche à effectuer pour réussir son projet. Avec un rétroplanning, vous aurez une visualisation claire des prochaines étapes, saurez parfaitement les ressources humaines et financières à allouer à chaque étape du processus et serez beaucoup plus efficace lors de la réalisation de celles-ci.

Nos conseils de dernière minute pour votre soirée d’entreprise de fin d’année


Décembre a pointé le bout de son nez, l’hiver commence à s’installer (vous aussi vous avez froid ?) et les fêtes de fin d’année approchent. Et forcément, chez Eventdrive, on pense aussi à votre soirée d’entreprise de fin d’année !

Moment incontournable pour les employés tout comme pour l’équipe dirigeante, cette soirée est l’occasion pour le patron de montrer sa gratitude envers ses collaborateurs. C’est également le moment idéal pour partager un bon moment ensemble, sans pression et dans une ambiance détendue.

Une soirée d’entreprise de fin d’année peut s’organiser des semaines à l’avance. Mais il n’est pas trop tard pour travailler sur les petits détails qui rendront votre événement mémorable. Pour y parvenir, Eventdrive vous livre ses conseils pour organiser LA soirée de l’année !

D’ailleurs, je vous ai concocté une checklist de dernière minute pour votre soirée d’entreprise (gratuite et sans email à donner).

 

conseils soirée fin d'année entreprise

Vérifiez la liste des invités à votre soirée d’entreprise de fin d’année

 

À l’heure actuelle, vos invitations pour votre soirée d’entreprise de fin d’année ont sûrement été lancées depuis plusieurs semaines — en tous cas, on espère pour vous… Sinon, il est grand temps de vous mettre ! 😉

Vous devez normalement avoir un aperçu du nombre de convives qui seront présents à votre soirée. C’est à ce moment-là que vous pouvez potentiellement élargir votre liste d’invités. Selon le budget alloué à votre soirée et le nombre de personnes attendues, pourquoi ne pas proposer à vos collaborateurs de venir accompagnés ? Inviter un +1 est une initiative particulièrement appréciée, alors si vous avez la possibilité de le faire, ne vous en privez pas ! L’organisation d’une soirée ouverte aux conjoints et aux enfants permet de leur offrir un bon moment en famille, tout en améliorant la cohésion d’entreprise. De multiples bénéfices pour quelques invités en plus, ça vaut le coup, non ?

 

N’oubliez pas l’animation de votre soirée d’entreprise !

 

Votre soirée d’entreprise de fin d’année approche à grands pas et l’animation que vous aviez prévue vient de vous faire faux-bond — ou alors vous n’avez tout simplement pensé à une activité pour animer votre soirée (on ne le dira à personne si c’est le cas). Pas de panique ! Il existe des options à petit prix que vous pourrez mettre en place très rapidement.

Vous pouvez par exemple louer un photobooth et mettre à disposition des accessoires. Laissez quelques chapeaux, des paires de lunettes multicolores ou encore un ou deux boas en plumes à côté de l’appareil photo et vous êtes certain d’avoir de beaux souvenirs de la soirée. Sinon, pourquoi ne pas faire appel à un magicien ? Les tours de magie enchanteront petits et grands – si vous avez écouté notre conseil et convié les enfants ;-).

Autre idée originale, inviter un portraitiste ou un caricaturiste ! Vous verrez que quelques coups de crayon feront plaisir au plus grand nombre. Enfin, si vous préférez faire dans la simplicité, il suffit de mettre en place un petit groupe de musique : pianiste. guitariste, chanteur… Vous pourriez même proposer à certains collaborateurs de s’occuper de l’animation. Qui sait, il y a peut-être des talents cachés dans votre équipe ?

 

Un cadeau qui fait plaisir pour votre soirée d’entreprise de fin d’année

 

Qui dit soirée d’entreprise de fin d’année, dit Noël. Et à Noël, recevoir un petit cadeau fait toujours plaisir, vous le premier ! Avoir une petite attention pour vos collaborateurs marquera les esprits. Pas besoin de penser à un présent qui va vider les caisses de l’entreprise et réduire le budget de l’année prochaine avant même qu’elle n’ait commencé. Une carte cadeau ou une petite boite de chocolat, ça ne paraît pas être grand-chose et pourtant, c’est un petit détail qui fera le bonheur de tous.

Attention cependant, il est interdit d’octroyer des cadeaux d’une valeur différente en fonction de l’ancienneté dans l’entreprise ou encore du nombre de jours de présence effective. Cette pratique peut être lourdement sanctionnée par l’URSSAF. Le but de l’opération n’est pas de prendre une amende, mais bien de faire plaisir à tout le monde 🙂

 

Envoyez un petit rappel à vos invités pour votre soirée d’entreprise de fin d’année

 

Quand on est pris dans son travail, la soirée d’entreprise de fin d’année organisée par son entreprise n’est pas forcément la priorité. Mais pour vous, en tant qu’organisateur de l’événement, ça l’est ! Pour éviter de vous retrouver devant une salle à moitié vide, parce vos convives ont oublié de noter la date, n’hésitez pas à lancer des rappels. Déposer des affiches dans les points stratégiques autour de la machine à café ou dans la cafétéria peut être une bonne idée, mais à l’heure du digital, les emails et rappels sur smartphone seront bien plus efficaces. Grâce à Eventdrive, vous pouvez envoyer des notifications push à tous les invités qui ont confirmé leur présence à l’événement. En un clic seulement, tout le monde reçoit un rappel. Idéal, non ?

 

Ne faites pas l’impasse sur le discours de fin d’année

 

On vous imagine déjà tout penaud en lisant ces lignes ! Vous êtes en train de vous dire que c’est barbant les discours, qu’on n’en veut pas pendant la soirée d’entreprise de fin d’année, que ça va faire fuir les gens… Et pourtant, il est essentiel de caler un moment pour laisser le chef d’entreprise prendre la parole. Cet instant est important à la fois pour les employés, tout comme pour le dirigeant. C’est l’occasion de remercier les collaborateurs pour le travail réalisé tout au long de l’année, mais également les encourager pour les défis à venir. Quelques paroles sur un ton fédérateur, un rappel des temps forts de l’année, le tout accompagné d’une bonne dose d’optimisme et le tour est joué ! Ce moment peut également être l’occasion d’annoncer une bonne nouvelle. Bref, le discours de fin d’année doit être dynamique, motivant et surtout… pas trop long !

 

Si vous appliquez nos conseils, pas d’inquiétude à avoir, votre soirée d’entreprise de fin d’année se déroulera à merveille ! Mais il est vrai que ces quelques idées pourront faire la différence 😉

N’oubliez pas que l’ambiance du temps des fêtes va prédominer. Ne négligez pas la décoration du lieu de votre événement, pensez à chaque détail !

Enfin, ultime conseil, mais probablement le plus important : amusez-vous ! Cette soirée est avant tout un moment de détente avec votre équipe et doit clôturer l’année d’une façon positive.

Pour rappel, je vous ai préparé la checklist de dernière minute pour votre soirée d’entreprise de fin d’année.

 

 

LE BOOK DES TENDANCES ÉVÉNEMENTIELLES 2020

Vous rêvez d’organiser des soirées d’entreprise de fin d’année de folie ? Prenez une longueur d’avance et découvrez les tendances à suivre dans notre book des tendances événementielles 2020.

12 sites à suivre si vous êtes event planner

Comme tout organisateur d’événements, vous êtes à l’affût des dernières tendances, d’idées, d’outils pour simplifier vos process et concevoir une expérience unique pour vos participants. Enfin, ça c’est dans l’idéal. Mais dans la vraie vie, vous ne savez pas où chercher. Alors nous avons cherché pour vous et déniché les 20 sites à suivre si vous êtes event planner 🤓

Le plus incontournable : meet in

Meet In est le site de référence des rencontres et salons professionnels et événementiels en France et à l’international. Sa rédactrice en chef, Laurence Rousseau, connaît le métier comme sa poche. Etudes de cas, interviews, décryptages, vous trouverez tout ce qu’il vous faut pour être à la page.

Découvrez Meet In

le plus dépaysant : meet & travel mag

Des envies d’ailleurs ? Pour vos collaborateurs comme pour vous ? Meet & Travel Mag est le média à suivre ! Disponible en format print également, en cas de coupure de Wifi 😉

Découvrez Meet & Travel Mag

Le plus beau : Snap Event

SnapEvent est un service de réservation de lieux et de prestations événementielles, et on doit vous avouer que le design de leur site nous fait de l’oeil ! Au-delà d’un contenu de qualité, le blog est donc particulièrement agréable à consulter 😍

Découvrez SnapEvent

Le plus green : yemp

Fini les emballages ou les déplacements en avion, Yemp vous donne toutes les clés pour organiser des événements responsables. Parce que chaque geste compte !

Découvrez Yemp

Le plus frais : We Conf in Paris

Le jaune citron de son identité visuelle annonce la couleur. We Conf in Paris surfe sur les tendances du moment pour aborder des sujets tels que le bien-être, les événements responsables, la technologie…

Découvrez We Conf in Paris

Le plus innovant : culture événement

Culture Événement est à la recherche des toutes innovations dans l’événementiel, qu’elles soient méthodologiques, technologiques ou expérientielles. A lire absolument pour être un event planner à la pointe !

Découvrez Culture Evénement

le plus badgé : pygmento

Certainement une des solutions les plus complètes de badges sur le marché, Pygmento partage son expertise sur le sujet avec les event planners à travers son blog. Assez pointu, mais passionnant ! 

Découvrez Pygmento Blog

le plus privé : privateaser

Vous savez le petit rooftop qui va bien pour votre summer party ? L’immense salle de plénière pour accueillir vos 2000 invités ? Privateaser s’occupe de dénicher ces petites pépites et les partage à vous ! Sympa non ?

Découvrez Privateaser

Le plus expert : event manager blog

Voilà des années que Julius Solaris partage à travers l’Event Manager Blog toutes ces découvertes du secteur. Ses guides de comparaison de plateformes sont devenus des incontournables pour tout event planner qui se respecte.

Découvrez Event Manager Blog

le plus américain : conferences that work

Vous savez ce genre de blog où quelqu’un d’inspirant raconte sa vie ? C’est typiquement Conferences that work. Adrian Segar est passé maître dans l’art du storytelling et raconte ses expériences événementielles. Pour des événements qui marchent 😉

Découvrez Conferences that work

le plus efficace : event industry news

Pour avoir une vue d’ensemble du marché événementiel mondial, pour identifier les dernières tendances, pour être au courant des grands événements, Event Industry News est the place to be.


Découvrez Event Industry News

Le plus inspirant : Smart meetings

Comment organiser des événements différents ? Des événements donc chaque participant se souviendra le temps d’une vie ? La réponse est certainement sur Smart Meetings. On adore ce site pour son “petit” truc en plus : il a la clé pour déclencher cette étincelle qui fera briller les yeux de vos invités 🌟

Découvrez Smart Meetings

Vous cherchez une plateforme de gestion d’événements ?

Vous rêvez de savoir pourquoi il vous faut une plateforme tout-en-un ?

5 idées pour booster le networking pendant votre événement

Assister à un événement professionnel présente de nombreux avantages. On peut s’y rendre pour découvrir les nouveautés de son secteur, voire même pour apprendre de nouvelles compétences. Mais la principale raison qui pousse quelqu’un à se rendre à un événement, c’est pour développer son réseau. Une étude a même démontré que 75 % des participants qui se rendent à un événement professionnel le font pour rencontrer de nouvelles personnes. Dans n’importe quel secteur, le networking est une part importante de son travail si l’on veut rester à jour et continuer à grandir professionnellement. S’il s’agit d’une des motivations principales de vos invités, il est donc essentiel d’être capable de mettre cet aspect en avant, mais comment faire ? Eventdrive vous dresse la liste des 5 meilleures idées pour booster le networking de votre événement.

METTRE EN PLACE UN ENVIRONNEMENT PROPICE au networking lors de votre événement

Ce premier point peut paraître basique et pourtant, trop souvent, on a vu des événements voulant booster le networking dans une ambiance qui laissait plus penser à une boîte de nuit. Imaginez-vous échanger vos coordonnées professionnelles pendant que David Guetta ou Justin Bieber s’égosillent en arrière-plan ? Non.

Au moment du choix de votre lieu, pensez à choisir un espace qui permet de circuler librement et à disposer des tables qui permettent de se poser pour écrire si nécessaire. D’ailleurs, n’oubliez pas de laisser des blocs-notes et des crayons à disposition de vos invités. Ne jouez pas de la musique trop forte qui empêcherait vos invités de pouvoir discuter librement et choisissez plutôt une playlist calme. En parlant de playlist, connaissez-vous Tracktl, un super outil pour gérer la musique lors de vos événements ? N’hésitez pas à installer des stands où les principaux acteurs du milieu pourraient disposer leurs brochures, comme dans un salon professionnel.

Gardez en tête que parler à des gens qu’on ne connaît pas encore, même si c’est dans un but professionnel, est stressant. Mettez dans en place une atmosphère apaisante et relaxante pour mettre à l’aise vos invités.

Proposer une session de speed-networking

 

Nouvelle pratique en vogue, le speed-networking est une sorte de speed-dating professionnel, souvent utilisé dans une optique d’embauche, mais qui peut également avoir lieu au début d’un événement professionnel pour briser la glace entre les participants. L’entretien est tellement rapide qu’il s’agit seulement de faire une présentation brève des 2 parties. Si les profils ont matché, ils peuvent ensuite se retrouver au cours de la soirée pour échanger plus longuement.

Ce principe peut également être utilisé pour mettre en relation des profils qui n’auraient peut-être pas eu l’occasion d’échanger en temps normal, comme la rencontre d’un grand directeur et d’un analyste qui commence sa carrière professionnelle par exemple.

Autre gros point positif, l’objectif étant le même pour les 2 participants, il y a très souvent beaucoup moins de stress et donc une discussion plus naturelle peut se mettre plus facilement en place.

FAIRE PASSER DES ÉMOTIONS GRâCE AU STORYTELLING sur votre événement

On le sait, une campagne de communication qui utilise le storytelling a beaucoup plus de chance de rencontrer un grand succès. Les professionnels de l’inbound marketing l’ont bien compris et l’utilisent à tout va. Petit récapitulatif sur ce qu’est l’inbound marketing ici !

Le Saint-Graal de l’inbound est la création de conversations. Un discours est donc l’occasion d’entrer dans une logique conversationnelle avec tout votre auditoire, qui sera ensuite plus facilement à même d’échanger avec son voisin.

Être capable de faire passer des émotions au cours d’un discours n’est pas forcément chose aisée, mais si vous arrivez à raconter une histoire, vous saurez capter l’attention de vos invités. S’ils arrivent à s’identifier à un personnage, ils seront beaucoup plus réceptifs et ouvert, une situation idéale pour le networking.

PROPOSER DES PRIX POUR INCITER LES INVITÉS À VENIR ACCOMPAGNÉs

Parfois, on a peur de ne pas avoir assez de participants à son événement et s’il y a bien une situation où cela pourrait être catastrophique, c’est bien dans un événement networking. C’est simple, si un invité se rend seul à une soirée de réseautage, il pourra sûrement lier 5 à 6 relations, mais si il vient accompagné, c’est potentiellement le double de relations qu’il pourra se faire. Alors comment inciter vos invités à venir avec un + 1 ?

Les idées sont nombreuses, mais vous pourriez par exemple offrir une consommation pour chaque invité supplémentaire ? Ou encore un abonnement à une revue spécialisée pendant 3 mois ? Bref, selon les partenaires de votre événement, vous trouverez sûrement l’idée qui les convaincra d’inviter tout leur réseau !

NE PAS OUBLIER D’ANIMER L’ÉVÉNEMENT DE NETWORKING

Les rencontres de networking ont souvent un peu de mal à commencer. Personne n’ose faire le premier pas, aller vers l’autre n’a jamais été facile ! C’est à ce moment là que votre rôle d’animateur entre en jeu ! Une soirée de réseautage reste un événement comme les autres après tout : il faut l’animer.

À vous de susciter l’intérêt, être capable de fédérer vos invités autour de votre événement pour les aider à en devenir des acteurs actifs. Vous pouvez notamment lancer un débat qui engagera la discussion ? Eventdrive propose notamment la possibilité de créer un nuage de mots en temps réel. Le principe est simple : vous posez une question, par exemple “Définissez votre profession en un mot”, vos invités envoie leur réponse en utilisant leur smartphone et une application dédiée à l’événement et un nuage de mot se construit au fur et à mesure sous les yeux de vos participants. L’activité est ludique et instructive et permet d’ouvrir le débat sans que personne ne s’en rende compte. 

Vous pouvez également mettre en place des présentations flash de certains invités, qui devront se présenter en moins d’une minute, ou encore faire des activités de team-building qui permettront aux invités de se découvrir plus rapidement.

UTILISER UNE APPLICATION DE NETWORKING

 

Il n’est parfois pas évident de faire le premier pas en face-à-face. Mais il est plus facile de passer par une application mobile de networking. Les participants peuvent ainsi consulter les profils des personnes présentes, envoyer des messages individuels ou groupés et proposer des rendez-vous. L’avantage pour vous ? Vous pouvez mesurer les échanges créés grâce à votre événement (sans toutefois avoir accès aux messages, RGPD oblige !).

Entretenir son réseau n’est pas toujours évident, alors l’agrandir est encore plus difficile ! Heureusement, les soirées de networking sont de plus en plus nombreuses.  C’est votre rôle d’organisateur d’événements de mettre tout en oeuvre pour réunir tous les bons signaux. Il suffit de bien doser les différents éléments qui font un bon événement en gardant en tête que la cible est professionnelle et vous ne devriez pas avoir de mal à convaincre que la solution que vous proposez est la meilleure..

Vous souhaitez utiliser une application de networking sur votre événement ?
Contactez-nous pour en savoir plus sur notre solution !

11 goodies événementiels que vos invités ne jetteront pas

Les goodies ou objets publicitaires événementiels font partie de ces petites touches qui renforcent et embellissent l’expérience des invités. Ils participent également à la construction de votre image de marque.

Les meilleurs goodies seront conservés comme souvenirs pour leur praticité, leur design ou leur côté fun ! Pensez donc à cette boule antistress en forme de fraise qui trône sur votre bureau 🍓

Je vous donne quelques pistes pour que vous dénichiez LE goodie événementiel qui fera la différence ! Vous me suivez ?

LES CLASSIQUES

Les goodies événementiels qui sont vus et revus, mais qui restent efficaces, sans prise de risque.

La batterie de secours

 

Comment vos invités pourraient-ils utiliser votre super application événementielle s’ils n’ont plus de batterie ? Grâce à cette batterie de secours, idéale en cas de panne !

Pas cher, pas cher : la batterie classique
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Le petit plaisir premium : la batterie à induction 
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Le gel antibactérien

 

Parce que c’est un indispensable que nous emportons tous avec nous (surtout les Parisiens #barredumetro).

Pas cher, pas cher : le gel antibactérien classique
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Le petit plaisir premium : le gel personnalisable (choisissez sa couleur)
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Le tote-bag

 

Un indémodable qui fait toujours son effet : j’ai nommé le totebag. Au mieux, nouveau compagnon de voyage du sac à main, au pire, utilisé comme sac de courses. Dans tous les cas, exposés aux yeux de tous. Il sera le meilleur porte-parole de votre événement 🙂

Notre prestataire chouchou
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LES ORIGINAUX

Les goodies événementiels qui ne sont pas vus partout mais qui font la différence.

Les tubes à bulles

 

Une part de notre âme d’enfant est toujours enfouie au plus profond de nous. Aidez vos invités à l’exprimer grâce à des goodies événementiels rétro ! Parmi d’autres, les tubes à bulles, clairement mes goodies préférés !

Les tubes à bulles de couleur
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PS : c’est l’occasion de faire de jolies photos de votre événement !

Les serviettes chaudes

 

Par une froide matinée d’hiver, vous arrivez dans une salle peu chauffée… Et vous trouvez sur votre table, dans son étui doré, une serviette chaude et parfumée. Cela ferait sans doute son petit effet ! Nos serviettes préférées sont chez Oshibori :

Je découvre Oshibori

Les plantes

 

Entre développement durable et environnement de travail sain, la plante trouvera facilement sa place sur les bureaux de vos invités ! 🌱

La plante grasse et son pot en alu
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La plante grasse et son pot en terre cuite
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Le cactus
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Summer goodies

Parce que vous êtes toujours là au bon moment, c’est vous qui fournissez le petit goodie qui va bien pour rendre la chaleur plus supportable ou préparer l’été.

L’éventail

 

Nous avons récemment ramené d’un événement des éventails pour toute l’équipe. Et je peux vous assurer que c’est le goodie préféré de toutes les filles de l’équipe. Il faut dire que cette chaleur joue plutôt en sa faveur 🔥

Pas cher, pas cher : l’éventail plastique et toile
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Le petit plaisir premium : l’éventail bois et toile
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Celui aime se faire remarquer : l’éventail à toile personnalisable
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La gourde

 

Je vous conseille ce goodie événementiel les yeux fermés ! Nous avons offert des gourdes à infusion à nos clients, idéales pour préparer leur eau détox, pour réduire l’utilisation de bouteilles ou de verres en plastique ou pour aller au sport ! Personnellement, j’emporte la mienne partout où je vais 😉

La gourde du randonneur (en aluminium)
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La bouteille pour le bureau
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La gourde à infusion
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Winter goodies

Réveillez vos invités engourdis par le froid pour leur faire vivre une expérience mémorable ❄️

Le parapluie

 

Alors que la pluie tombe à flots, vous avez pensé à tout. Chaque invité aura son parapluie. Let’s sing in the rain all together ?

Pas cher pas cher : le parapluie avec manche en bois
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Le petit plaisir premium : le parapluie de poche
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Le plaid

 

Parce qu’on a tous ce collègue qui ouvre les fenêtres en plein hiver, un plaid n’est jamais de refus. Et s’il ne sert pas au bureau, votre invité l’emportera certainement chez lui et l’aura sous les yeux en permanence ! 🙂

Pas cher pas cher : le plaid polaire
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Le petit plaisir premium : le plaid en chenille (nous non plus, nous ne savons pas ce que c’est)
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La chaufferette

 

Pour réchauffer les coeurs (et les mains) en cas de de froid intense…

Pas cher pas cher : la chaufferette classique
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Le petit plaisir premium : la poche de gel
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Celle qui aime se faire remarquer : le coeur
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J’espère que cette sélection vous a plue ! Vous cherchez d’autres idées de goodies événementiels ? N’hésitez pas à m’envoyer un petit mail à hanna@eventdrive.com, j’ai encore 1000 idées à partager ! 🤓

Les avantages d’un séminaire interne

Vous êtes organisateur d’événements pour votre société et vous cherchez à créer un événement qui réunira vos collaborateurs autour d’une journée riche en partages, réflexions et activités team-building ? Vous avez sonné à la bonne porte – ou plutôt cliqué sur le bon lien ! 😉

Il faut savoir que les séminaire internes peuvent se présenter sous différentes tailles selon vos besoins, allant d’une dizaines de personnes à une centaine.

Et contrairement à ce que certains peuvent penser, ce n’est pas un événement professionnel sans intérêt, cumulant des dépenses superflues, sans véritables changements à la clé : le séminaire interne est un véritable outil de management stratégique concernant les ressources humaines.

Qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise ?

Un séminaire d’entreprise est une sorte de grande réunion de travail un peu particulière, qui a souvent lieu en dehors des locaux de l’entreprise. Lors de cet événement professionnel, des activités collectives et de team-building sont mises en place, ainsi que des moments de “détentes”, afin de renforcer la cohésion d’équipe, la culture d’entreprise et la créativité des salariés.

Un séminaire d’entreprise peut se dérouler dans un environnement totalement différent que celui du travail : en montagne, en bord de mer, dans une ville non loin de votre entreprise, ou encore à l’étranger par exemple.

Transmettre la vision de l’entreprise

Lorsque l’on travaille dans la même entreprise depuis un moment, il arrive parfois d’être un peu moins objectif dans sa prise de décision à cause du manque de recul. Il est également possible que votre entreprise évolue en terme de vision et de valeurs, et que vous n’ayez pas été mis à la page.

C’est exactement ce pourquoi les séminaires existent : ils permettent de refaire un point sur les objectifs de l’entreprise et ses projets à court, moyen et long terme afin de renforcer la motivation des employés. Au final, ils fortifient la culture d’entreprise et créent un sentiment d’appartenance de la part des salariés.

Former vos nouveaux employés

 

L’un des avantages d’un séminaire interne est également de faire bénéficier à vos employés d’une formation toute particulière. Ainsi, ils pourront développer leurs compétences dans le cadre de l’entreprise afin de rendre celle-ci davantage performante.

Vous pourrez intégrer les nouvelles recrues à travers une multitude d’activités diverses et variées, à l’image de votre entreprise !

Par exemple, lors de séminaires de vente ! Organisez une session de jeux de rôles entre les nouveaux membres de vos équipes ; certains joueront les commerciaux et les autres, les clients. Les équipes déjà présentes pourront former ces nouvelles recrues aux techniques de vente de l’entreprise, tout en leur partageant leurs points forts et leurs axes d’amélioration. Un excellent moyen d’offrir une formation ludique et enrichissante, que vos collaborateurs ne seront pas prêts d’oublier !

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Renforcer les liens de vos collaborateurs

Profitez de ce moment privilégié pour organiser des activités de team-building qui renforceront les liens de vos collaborateurs. En effet, en termes d’activités, vous avez le choix : chasse au trésor, construction de radeaux, atelier cuisine, casse-tête géant, création d’une peinture collective… Essayez de faire en sorte que celle-ci propose de collaborer afin d’atteindre un objectif commun. Vous allez pouvoir découvrir vos collaborateurs sous un tout nouveau jour ! 😀

Les séminaires internes sont également une opportunité de favoriser les échanges entre collaborateurs et dirigeants et ainsi de renforcer les liens et la culture d’entreprise.

Libérer la créativité

En se retrouvant face à des ateliers manuels ou des casses-têtes, vos collaborateurs n’auront pas d’autres choix que d’être créatifs ! Une fois en dehors du cadre parfois très carré du travail, les participants pourront se révéler afin de faire gagner leur équipe lors de challenges épiques ! Les séminaires internes ont l’avantage de faire travailler les méninges, afin de trouver différentes solutions à des problèmes donnés.

Les sessions de brainstormings sont évidemment fortement attendues lors de ce type d’événements fédérateurs. Un problème ? Une solution. Et c’est ensemble que vous serez plus efficaces et performants !

 

Augmenter la productivité

Les séminaires d’entreprise ont pour avantage de développer les performances de vos employés. Il ne faut surtout pas oublier que le capital humain est l’un des facteurs clés de réussite de votre société. Par exemple, nourrir une culture d’entreprise auprès de vos salariés est essentiel dans le sens où plus ils sont rassemblés autour de valeurs communes et d’un intérêt collectif, plus ils vont être impliqués dans la réussite de l’entreprise. C’est pourquoi ces séminaires internes sont si importants. N’est-ce pas vrai? 😉

Alors, s’il y a bien une chose à faire lors d’un séminaire, c’est de valoriser votre capital humain à sa juste valeur ! Vous pouvez, par exemple, faire un récapitulatif de toutes les grandes actions et réussites de chaque collaborateur, pour les mettre sous le feu des projecteurs. Pour cela, organisez une vraie cérémonie de remise de prix ! La mise en avant de ce collaborateur renforcera davantage sa confiance en soi, en impactant sa prise de décision et sa créativité.

Faire des annonces dans un contexte différent

Vous avez des nouvelles à annoncer à vos collaborateurs ? Ce semestre, vous avez performé et les nouveaux chiffres sont impressionnants. Vous souhaitez donc marquer les esprits en les partageant en dehors du cadre de travail habituel. Et bien il me semble que c’est le moment idéal pour organiser votre séminaire interne ! Présentez à votre équipe les chiffres de ce semestre comparés aux chiffres du semestre de l’année passée.


L’un des avantages d’un séminaire interne est qu’il s’avère être un moment idéal pour capter l’attention de votre auditoire. Alors profitez-en pour passer les bons messages ainsi que les nouvelles stratégies à adopter ! C’est aussi le moment pour présenter votre lancement de nouveau produit ou service afin que les commerciaux puissent commencer à travailler sur ces cas pratiques.

 

Lieu, contenu, transport, invitations, l’organisation d’un séminaire interne inoubliable est semé d’embûches. Pour gagner du temps et vous concentrer sur la création de valeur ajoutée, pensez à utiliser une plateforme de gestion et d’organisation d’événements ! En toute objectivité, Eventdrive est la meilleure solution existante, elle vous changera la vie ! Découvrez-en davantage en cliquant juste ici. À tout de suite. 🙂

Comment devenir organisateur d’événements ?

Le métier d’organisateur d’événements fait rêver beaucoup d’entre vous. Et nous vous comprenons ! Nous avions d’ailleurs listé dans un article les 8 raisons qui font que les event managers aiment leur métier ! Mais savez-vous vraiment ce qu’est un organisateur d’événement ? Mais quels sont les postes qui se cachent derrière ce mot ? Comment devenir un organisateur d’événements ? Existe-t-il des études spécifiques ? Si oui, quelles sont-elles ?

Beaucoup de questions auxquelles Eventdrive va tenter de répondre le plus clairement possible. Quels sont les différents profils du métier, quelles formations suivre pour réaliser votre rêve, mais aussi un point sur les compétences à acquérir pour devenir un vrai pro, nous vous dévoilons tout ce qu’il y a à savoir !

UN ORGANISATEUR D’ÉVÉNEMENTS, C’EST QUOI ?

Event Manager, Event Planner ou organisateur d’événements, il existe de nombreux dérivés qui s’anglicisent de plus en plus. L’Event Manager participe à la conception, à la valorisation et à la production de l’événement. Il garantit son efficacité, son impact, sa rentabilité commerciale et est le référent de l’esprit de l’événement.

L’organisateur/organisatrice est un(e) véritable chef d’orchestre. C’est à lui/elle que revient la gestion d’un événement (conférence, séminaire, inauguration) ainsi que la coordination des différents professionnels intervenants pour l’occasion. Son métier est très polyvalent et fait appel à de nombreuses compétences.

En agence

Il est responsable de plusieurs projets à la fois. C’est d’ailleurs cette richesse qui séduit souvent ceux qui décident de travailler en agence. Travailler sur plusieurs projets à la fois peut être stimulant ! Mais le vrai avantage est surtout la variété : il est possible de côtoyer des milieux très différents qui vont de la pharmaceutique à l’industrie, en passant par le retail.

 

En entreprise

Quand on est organisateur d’événement au sein d’une entreprise, on a la possibilité de se spécialiser beaucoup plus rapidement. Le gros point positif est que l’on connaît tous les secrets de l’industrie dans laquelle on se développe et il est plus facile de contrer les concurrents. À l’interne, l’organisateur d’événements doit travailler conjointement avec les équipes marketing et RH et manier à la perfection la communication.

 

En freelance

Le travailleur indépendant est souvent expert du secteur d’activité dans lequel il exerce. La plupart du temps, c’est d’ailleurs des personnes en reconversion qui décident de se lancer en tant qu’organisateur d’événements freelance. Les expériences passées sont souvent une vraie force pour devenir expert. Par exemple, un ancien basketteur aura de grandes facilités à organiser des événements sportifs.

 

QUELLE FORMATION POUR DEVENIR ORGANISATEUR D’ÉVÉNEMENTS ?

Le niveau d’études requis

Le poste d’organisateur d’événements est accessible aux candidats titulaires d’un bac+2 au minimum, en école, en BTS ou DUT de commerce ou de communication. Une spécialisation en événementiel est un plus apprécié ou parfois demandé par les recruteurs. On pensera notamment à la licence professionnelle spécialisée en communication événementielle (bac+3). Ce niveau d’études permet souvent de débuter par un poste d’assistant-organisateur d’événements.

Enfin, poursuivre jusqu’en master de communication (bac+4 et bac+5) en école ou en université peut être valorisé et vous permettra d’accéder d’emblée à un poste de chargé de projet événementiel.

Comme souvent l’expérience terrain est ce qui permet de gagner vraiment en compétence et plaît beaucoup aux entreprises qui recrutent. Mais comment avoir de l’expérience quand on sort de l’école ? Pensez aux formations en alternance, mais également aux stages tout au long de votre cursus !

formation eventplanner 

Les écoles qui proposent une bonne formation

L’école Nomade

De nouvelles formations naissent presque tous les jours et parfois même des écoles spécialisées. C’est notamment le cas de l’école Nomade. La vraie force de cet établissement est sa capacité à mettre ses étudiants en conditions sur le terrain très rapidement dans leur cursus. Les cours ont même lieu dans des hauts lieux de Paris tels que le Grand Palais ou le Palais Brongniart, qui accueillent régulièrement de grands événements.

Les étudiants ont aussi la possibilité de s’initier aux techniques de mise en scène et découvrir tous les tenants et les aboutissants de l’organisation d’un événement en passant par la scénographie ou la gestion des sons et lumières.

Enfin, comme son nom l’indique, cette école est nomade et c’est un vrai bonus. Les étudiants connaissent à l’avance les escales de leur formation et sont donc amenés à bouger chaque semaine. De quoi se mettre dans les vraies conditions à peine arrivé sur les bancs de l’école !

L’école Tunon

Pour devenir organisateur d’événements, il est possible également d’intégrer le Bachelor RP & Evénementiel, proposé par l’école internationale Tunon. Cette école possède différents établissements dans toute la France, à Bordeaux, Lille ou encore Toulouse. Elle propose surtout des formations d’hôtellerie, mais son Bachelor RP & événementiel permet d’obtenir un titre certifié par l’État niveau II de Chargé(e) de marketing et communication.

Les compétences à acquérir pour devenir organisateur d’événements

Maîtriser les fondamentaux

Le métier d’organisateur d’événements implique la connaissance de concepts de base, souvent étudiés pendant la formation. Des outils de gestion de projet, comme un planning de Gantt, un tableau de gestion de budget (on vous propose un template gratuit ici !) sont notamment très utiles au déroulement d’un projet

Faire preuve bon self-contrôle

Il faut également être capable de tester sa résistance au stress et à la pression. Être organisateur d’événements n’est pas toujours facile et les montées d’adrénaline ont souvent lieu le Jour J ou les jours précédent votre événement. La pratique de la sophrologie ou de la méditation peut parfois aider à se contrôler, mais c’est souvent au fil de l’expérience que l’on apprend à détecter les moments de tension et à les gérer comme un maître !

Être un bon communicant

Comme l’explique Alexia Martelle, Project Manager chez Klépierre Brand Ventures, “pour un événement, il y a toujours plusieurs services, plusieurs attentes et donc plusieurs personnalités à gérer”. Cela implique de bénéficier de compétences de communication avancées. La diplomatie et la pédagogie sont des must-have pour harmoniser les objectifs de l’ensemble des parties prenantes.

Un organisateur d’événement doit aussi être un bon vendeur ! La créativité fait souvent partie des qualités principales d’un bon organisateur et c’est pourquoi les nouvelles idées peuvent fuser. Il faut donc savoir vendre ses projets, que ce soit en interne à la direction ou directement au client.

Être orienté solution

Un organisateur d’événements est sans cesse confronté à l’imprévu. Pour cette raison, il doit adopter la philosophie : “il n’y a pas de problèmes, il y a uniquement des solutions”. Sa créativité, qui peut servir pour créer un véritable univers autour de l’événement, doit aussi être au service de la recherche d’alternatives. Il n’y a jamais de plan A sans plan B. Que faire s’il pleut ? Si un intervenant manque à l’appel ? Si le planning déborde ?

Combiner stratégie et opérationnel

Votre événement s’inscrit dans une stratégie globale d’entreprise. Vous devez donc être capable de prendre suffisamment de recul pour fixer des objectifs cohérents, que vous évaluerez au fur et à mesure de l’avancement du projet grâce à des indicateurs pertinents. Suite à l’événement, vous proposerez un reporting à votre hiérarchie, qui englobera l’aspect opérationnel (nombre de participants, taux de satisfaction) ainsi que l’aspect stratégique (ventes incrémentales suite à l’événement, ROI).

Être un as des nouvelles technologies

Il est indispensable aujourd’hui de maîtriser les nouvelles technologies. En effet, de nombreux aspects touchent à la technologie dans les événements de nos jours. On pense notamment à l’animation sur le lieu de l’événement avec des stands liés à la réalité virtuelle par exemple. Il faut aussi savoir utiliser des plateformes de gestion (comme Eventdrive par exemple !), manier les réseaux sociaux comme un pro et encore des logiciels de mailing pour communiquer. Vous pouvez (et vous devez) être acteur de la transformation digitale de votre entreprise !

 

Pratiquer plusieurs langues

On ne l’apprend à personne, la connaissance d’une ou plusieurs autres langues que le français est un réel atout dans n’importe quelle profession. C’est bien évidemment aussi le cas pour l’organisateur. Les compétences linguistiques sont de plus en plus recherchées, car les entreprises étrangères aiment venir organiser leurs événements en France. Il faut donc être capable de communiquer facilement avec eux. L’inverse est également très courant, avec l’organisation d’événements à l’étranger, en particulier dans les pays frontaliers comme l’Italie, l’Allemagne ou l’Espagne.

QUEL SALAIRE ESPÉRER ?

C’est une question qui revient régulièrement et il n’y a malheureusement pas de réponse type, les salaires étant très hétérogènes… Ils dépendent bien sûr de la taille de l’entreprise, si vous travaillez chez l’annonceur ou en agence, de votre niveau d’expérience ou de votre diplôme.

En moyenne, on peut espérer atteindre 1700 euros nets en début de carrière et les possibilités d’évolution sont rapides. À vous de faire vos preuves pour gagner en compétences rapidement et montrer à votre hiérarchie que vous en valez la peine. Si vous décidez de vous lancer en freelance, c’est vous qui fixez vos prix, mais n’oubliez pas que la concurrence est rude. Il faut donc être capable de se vendre pour espérer un bon salaire.

 

Cette petite présentation du métier vous donne un aperçu de comment devenir organisateur d’événements. Notez qu’il n’y a pas de parcours type, chacun peut apporter son background professionnel et réussir dans le milieu s’il s’en donne les moyens.

4 outils pour louer une salle de réunion à Paris

 

Vous prévoyez de faire votre prochaine réunion sur Paris mais vous ne savez pas où regarder pour trouver un lieu qui stimulera vos neurones ? Il existe aujourd’hui de nombreuses plateformes et sites internet à destination des organisateurs d’événements ! Parce qu’on sait que le métier d’organisateur d’événements est un des métiers les plus stressants du monde, la team Eventdrive a décidé de regrouper 4 outils idéals pour louer une salle de réunion à Paris dans un seul article !

 

BIRD OFFICE POUR LOUER UNE SALLE DE RÉUNION ATYPIQUE À PARIS

 

Birdoffice est une plateforme spécialisée dans la recherche de salle de réunions et de salles de séminaire en Europe, avec 8500 salles référencées, dont plus de 2360 salles sur Paris. Vous pouvez donc facilement y trouver la perle rare : un atelier d’artistes pour un brainstorming d’équipe, une salle à la lumière du jour pour votre comité de direction, un espace cosy pour un rendez-vous partenaire… Découvrez maintenant LA salle de réunion atypique dont vous avez toujours rêvé sur le site Birdoffice !

Pourquoi on l’aime : la plateforme référence une sacrée quantité de pépites atypiques, bibliothèque, atelier, terrasse, patio, parfaites pour laisser libre cours à la créativité des équipes et trouver la nouvelle idée qui cartonne !

 

Vous souhaitez organiser des événements impactants ?
Contactez-nous pour en savoir plus sur notre solution !

PRIVATEASER, LA PLATEFORME DE RÉFÉRENCE POUR LOUER UNE SALLE SUR PARIS

 

Vous ne connaissez toujours pas Privateaser ? Mieux vaut tard que jamais ! Privateaser vous propose de faire des recherches segmentées selon vos besoins et vos contraintes. Vous cherchez à louer une salle de réunion à Paris à petit budget ? Identifiez en clin d’oeil les salles les moins chères.

Si votre but est de brainstormer pour concevoir la prochaine action de communication qui fait le buzz, Privateaser recense une sélection de salles de réunion plus atypiques les unes que les autres. Si c’est plutôt pour une soirée d’entreprise, nous avions sélectionné pour vous les 10 lieux les plus insolites de la capitale !

Segmentez votre recherche par arrondissement ou par quartier : Montparnasse, Saint Lazare, Arts et Métiers ou encore Beaubourg….Vous pouvez également contacter l’équipe Privateaser pour définir un besoin plus précis ! Séduit ? Il y a de quoi l’être 😉 !

Pourquoi on l’aime : Privateaser est la plateforme de référence pour rechercher son lieu événementiel et le privatiser, que ce soit pour des réunions d’entreprise, des afterworks ou des soirées privées. Chez Privateaser, il y en a pour tous les goûts, du conventionnel à l’original !

 

LA LOCATION DIGITALISÉE DE SALLES DE RÉUNION À PARIS ? C’EST CHEZ KACTUS !

 

Il y a également cet autre outil que j’adore, Kactus ! Bon il faut avouer que j’ai un petit faible pour leur charte graphique épurée et moderne ! A l’image des salles de réunion que vous pouvez louer sur le site d’ailleurs 😉

Les plus grands sont parmi leurs clients : ClubMed, Google, BNP Paribas… Kactus travaille avec plus de 7000 partenaires et promet une expérience totalement digitale. Expérience testée et approuvée : gérez l’ensemble de vos devis en ligne.

Kactus propose 4837 salles sur Paris, et des centaines d’autres sur Lyon, Bordeaux et toutes les plus grandes villes de France. Alors, qu’attendez-vous ?

Pourquoi on l’aime : sa plateforme est ergonomique et facile d’utilisation. On apprécie tout particulièrement sa charte graphique épurée, où il est simple de trouver l’information que l’on recherche.

AVEC CHOOSE & WORK,  LOUEZ UNE SALLE À LA DERNIÈRE MINUTE SUR PARIS

 

Envie de louer une salle de réunion à Paris à la dernière minute ? Cette mission peut s’avérer compliquée… C’est sans compter Choose & Work, l’expert de la location de salle en dernière minute. A l’image de Airbnb, la sélection de la salle de vos rêves est relativement intuitive. Après avoir sélectionné le nombre de personnes qui brainstormera avec vous, le tarif par heure de chaque établissement apparaît sur une carte interactive.

Choose & Work se dit flexible et rapide, grâce à ses offres de dernière minute… Et nous, on valide !

Pourquoi on l’aime : l’option “Last Minute” qui est largement mise en avant par Choose & Work permet de profiter d’offres à prix réduits, comme le proposent les sites de réservation d’hôtels ou de voyages.

7 lieux pour un séminaire à Montpellier

À seulement 10 kilomètres de la mer Méditerranée, Montpellier est une destination idéale pour l’organisation d’un séminaire. Ses nombreux atouts rendent chaque événement professionnel un peu plus magique. Capitale historique du Languedoc Roussillon, la ville se trouve aussi sur un grand axe qui joint l’Espagne d’un côté et l’Italie de l’autre. Vous sentez le bon plan venir ? Sa proximité avec nos pays voisins fait d’elle un pôle remarquable pour les rencontres professionnelles ! Eventdrive l’a bien compris et s’est mis à la recherche des lieux idéaux pour l’organisation de votre prochain événement. Aujourd’hui, nous vous dévoilons les meilleures places pour organiser votre séminaire à Montpellier. Entre originalité et authenticité, nous avons trouvé de petites merveilles qui devraient vous plaire !

COME N’ WORK : POUR SURFER SUR LA TENDANCE DES ESPACES DE COWORKING

Idéalement situé en plein centre-ville de Montpellier, Come’N’Work est un espace de coworking moderne et créatif. Habituellement pris d’assaut par les freelances, étudiants et autres travailleurs solitaires, Come’N’Work met aussi à disposition des professionnels des salles de réunion. L’endroit bénéficie notamment de 4 salles qui peuvent accueillir jusqu’à 30 personnes. Vidéoprojecteur, tableau blanc, paperboard… Tout l’attirail que vous souhaitez utiliser pour animer votre séminaire à Montpellier est disponible sur place. Le point amusant ? Chaque salle porte le nom d’une grande capitale européenne ! Vous préférez partir à Londres ou Copenhague ?

PLANET OCÉAN : POUR EN METTRE PLEIN LES YEUX À VOS COLLABORATEURS

À la base, Planet Océan, c’est un immense aquarium, couplé à un planétarium, qui fait le plaisir des plus jeunes. Mais les adultes (et professionnels) sont également les bienvenus ! Plusieurs salles sont disponibles à la location pour l’organisation de conférences et séminaires en tout genre à Montpellier. Planet Océan met tout en place pour faciliter la mise en œuvre de votre événement : équipement à la pointe disponible en tout temps, des espaces de travail pouvant accueillir jusqu’à 2000 personnes, mais aussi la possibilité de moduler votre séminaire à votre guise. Bref, peu importe vos besoins, Planet Océan a forcément une solution adaptée à vos attentes. Et puis, qui dirait non à un rendez-vous dans le monde sous-marin ?

LE GRAND ARBRE : POUR APPORTER UNE TOUCHE GASTRONOMIQUE À VOTRE SÉMINAIRE

Qui a dit qu’on ne pouvait pas organiser de séminaire professionnel dans un restaurant ? Pas Eventdrive en tout cas ! Le Grand Arbre est un restaurant idéalement localisé dans un grand parc boisé. À seulement 10 minutes du centre-ville de Montpellier, le lieu accueille également les événements professionnels. 4 salles sont disponibles sur place en fonction du nombre de participants. L’endroit propose différentes formules, comprenant toute une option avec repas préparé par le chef du Grand Arbre. Allier découverte du terroir montpelliérain, tout en travaillant dans un cadre exceptionnel, c’est la promesse de ce restaurant. Tentant, non ?

LE CHÂTEAU DE FLAUGERGUES : UN CADRE EXCEPTIONNEL

Le Château de Flaugergues a été construit à la fin du XVIIe siècle et bénéficie donc d’une histoire remarquable. Imaginez la tête de vos invités quand ils découvriront l’architecture du lieu qui va les accueillir pour leur séminaire ! Posé dans un parc de 4 hectares, le Château de Flaugergues ne laisse personne indifférent. Véritable lieu de prestige, plusieurs salles sont à votre disposition pour l’organisation de votre séminaire proche de Montpellier. Sur place, une équipe dédiée est disponible pour vous accompagner à chaque étape. Les espaces sont complètement modulables et parfaitement équipés. Le bonus ? Vous pouvez ajouter à votre forfait une visite du château ou encore une dégustation des vins du château. Le plan parfait pour organiser un séminaire de rêve !

LE DOMAINE DE VERCHANT : POUR APPORTER UNE TOUCHE DE LUXE

Le Domaine de Verchant est situé en périphérie de Montpellier et vous accueille sur un domaine datant du XVIe siècle. Verchant, c’est avant tout un hôtel de 5 étoiles de 26 chambres. Vos participants peuvent donc dormir sur place si le lieu est trop loin de leur domicile. L’endroit propose aussi d’organiser votre séminaire. Plusieurs salles sont en effet disponibles à la location, la plus grande pouvant accueillir jusqu’à 400 personnes. Modulable, chaque espace est équipé de vidéo projecteurs, paperboard et autres matériels nécessaires à la bonne tenue de votre séminaire. Quels que soient vos besoins, le Domaine de Verchant s’adapte pour vous proposer le lieu de votre rêve. Rien qu’en voyant les photos, on s’y voit déjà !

LE PASINO DE LA GRANDE MOTTE : POUR UN ÉVÉNEMENT HORS DES SENTIERS BATTUS

Le Pasino, qui n’est autre qu’un casino, constitue un cadre particulièrement original pour la tenue de votre événement. Proposant des salles pouvant accueillir jusqu’à 2000 personnes (oui vous avez bien lu), le Pasino peut mettre une équipe technique au complet à votre disposition. 3 espaces sont disponibles, il ne vous reste qu’à choisir celui qui correspond le plus à vos attentes. L’offre du casino inclut également un service de restauration. Les repas peuvent même être servis de différentes manières. Selon vos envies, vous pouvez choisir la mise en place d’un buffet, d’un repas assis, voire même de manger en table ronde, autour du chef, pour les plus petits groupes. De quoi ajouter une petite touche épicée à votre séminaire !

LE GRAND HÔTEL DU MIDI : POUR ÊTRE AU PLUS PRÈS DES AXES DE COMMUNICATION

Idéalement situé à côté de la gare et à seulement 15 minutes de l’aéroport, le Grand Hôtel du Midi est un établissement 4 étoiles qui accueille tous types d’événements professionnels. En plein cœur du centre historique de Montpellier, sur la place de l’Opéra, cet hôtel de charme se situe dans un bâtiment haussmannien qui ne vous laissera pas de marbre ! Leur salle de réunion, d’une capacité de 35 personnes, est parfaitement équipée et bénéficie d’une architecture typique. En plus de tout le matériel nécessaire, le Grand Hôtel du Midi inclut dans chaque forfait une pause cocktail servie dans leur bar « Les Loges ». Intimiste à souhait, cet établissement permet la tenue de séminaire en comité restreint dans un cadre de rêve. Ça donne envie de signer tout de suite, non ?

Montpellier est une ville chargée d’histoire qui va conquérir le cœur de vos invités, c’est certain. Que vous soyez à la recherche d’un lieu authentique, à l’architecture grandiose ou d’un endroit qui sort des sentiers battus, vous trouverez forcément votre bonheur. Nous vous avons présenté nos coups de cœur, un échantillon qui représente bien le type de lieux disponibles à la location. Il ne vous reste plus qu’à choisir et faire votre sélection pour trouver le lieu idéal pour votre prochain séminaire à Montpellier ! N’hésitez pas à partager avec nous vos commentaires si vous avez déjà essayé l’un des lieux précédemment cités.

Vous organisez un séminaire en Ile-de-France ? Retrouvez notre sélection de lieux ici !

Vous organisez un séminaire à Rennes ? C’est par ici !

Vous avez envie d’en savoir plus sur notre outil de gestion de budget événementiel ?

Vous rêvez de savoir pourquoi il vous faut une plateforme tout-en-un ?

7 lieux pour un séminaire à Toulouse

Toulouse, la ville Rose, le sud de la France comme on l’aime. Toulouse n’est-elle pas la ville idéale pour organiser un séminaire ? Que vous choisissiez de planifier votre événement dans un hôtel, dans un château ou dans un lieu spécifiquement prévu pour l’organisation de séminaires, les options ne manquent pas. Eventdrive vous donne un petit coup de pouce en vous présentant 7 lieux qui sont parfaits pour organiser votre prochain séminaire à Toulouse.

POUR AVOIR DE L’ESPACE : LE VILLAGE ESPACES ÉVÉNEMENTIELS

En plein cœur de Toulouse, le village espace événementiel est l’endroit idéal si vous souhaitez organiser un événement professionnel qui accueillera plus de 100 personnes. Séminaire, conférence, ou tout simplement pour des réunions de travail, le lieu s’adapte à vos besoins. Complètement modulable, le village a fait du partage sa philosophie. Leur but ? Vous aider à ce que votre événement soit un succès en facilitant les échanges. Autre point important, l’ensemble du matériel nécessaire à la bonne tenue de votre séminaire est mis à votre disposition dans chacune des salles. D’ailleurs, le Village Espaces Professionnels de Toulouse vous suggère de porter votre choix sur l’auditorium ou la Place du Marché, parfaitement étudié pour l’organisation d’un séminaire.

POUR L’AUTHENTICITÉ : LE MAS TOLOSA

Si votre principal objectif est de garder l’esprit toulousain pendant votre événement, le Mas Tolosa est probablement l’endroit qu’il vous faut. Ce corps de ferme possède plus de 1600 mètres carrés d’espaces qu’il met à votre disposition. Le lieu a su garder l’authenticité de la région tout en y ajoutant une touche de modernité, nécessaire à l’organisation de séminaires et autres réunions professionnelles. Très facile d’accès, puisque l’endroit est situé à seulement 10 minutes de l’aéroport, le Mas Tolosa vous accompagne pour aménager les lieux selon vos besoins. Plus de 9 salles sont disponibles, il ne vous reste qu’à choisir celle qui correspond le mieux à votre objectif !

POUR UN ENDROIT ATYPIQUE : LE BATEAU L’OCCITANIA

Parfois, c’est plutôt sympa de miser sur l’originalité quand on organise un événement. En choisissant l’Occitania, vous viserez en plein dans le mille ! Ce bateau a l’avantage de posséder de très grandes fenêtres qui permettent une ouverture sur l’extérieur plutôt agréable pendant un séminaire. Le bateau est complètement privatisable et vous propose une salle pouvant accueillir 80 personnes. Malgré les limites liées à l’espace restreint, vous pouvez tout de même moduler l’espace comme vous l’entendez en mettant en place une disposition en U, en théâtre, voire même en créant des petits spots de travail. Bien entendu, l’Occitania possède tous les équipements nécessaires au bon déroulement de votre séminaire. Le bonus ? Le bateau navigue sur le canal du midi pendant toute la durée de votre événement. Pas mal, non ?

POUR PARTIR DANS LES ÉTOILES : LA CITÉ DE L’ESPACE

Le jeu de mots était facile… Mais bon, imaginez la tête de vos invités quand ils découvriront que leur prochain séminaire a lieu à la Cité de l’Espace de Toulouse ! Si votre objectif est de mettre en avant créativité et audace, l’endroit est pour vous. Plusieurs salles, toutes portant un nom en lien avec l’espace, sont disponibles. En plus de bénéficier d’un cadre exceptionnel, une équipe spécialisée se trouve sur place pour vous aider à tout planifier dans les moindres détails. Des formules tout compris vous sont proposées. Elles comprennent notamment la location de la salle, la mise à disposition de tout le matériel, mais aussi l’aménagement de pauses gourmandes. Petit bonus non négligeable, chacun de vos invités gagne le droit de visiter entièrement le site de la Cité de l’espace et l’accès aux salles de spectacles IMAX. On fonce ?

POUR L’INTIMITÉ D’UN HÔTEL PARTICULIER : LA COUR DES CONSULS

Construits dès le XVIe siècle, les deux hôtels particuliers qui forment aujourd’hui la Cour des consuls sont situés dans le centre historique de Toulouse. Deux salles de réunion pouvant accueillir jusqu’à 50 personnes sont disponibles à la location. L’hôtel personnalise entièrement son offre en fonction de vos attentes et de vos besoins. Entièrement équipé, le lieu possède une architecture assez grandiose qui fera voyager vos invités dans le temps. Notez également que la Cour des Consuls est idéalement située dans le centre-ville de Toulouse, à deux pas de la Place du Capitole. Vos invités pourraient même choisir de prolonger leur séjour en dormant directement sur place, dans l’une des chambres de l’établissement (qui reste un hôtel avant tout).

POUR UNE PETITE TOUCHE GASTRONOMIQUE : LE MARCHÉ VICTOR HUGO

Si l’organisation de votre séminaire à Toulouse passe aussi par la découverte de la gastronomie locale, le marché Victor Hugo est the place to be ! Pourquoi pas, après tout ? Une petite parenthèse gastronomique pendant un événement professionnel ne fait de mal à personne. Entièrement privatisable, le marché Victor Hugo peut accueillir jusqu’à 1400 personnes (oui, oui !) et met à votre disposition un service de traiteur assez exceptionnel. En plus de tous les équipements nécessaires à la bonne organisation de votre séminaire, vous pouvez demander de goûter un large choix de produits du sud-ouest, charcuterie et foie gras en premier lieu bien évidemment. La location d’un lieu historique comme celui-ci ne laissera pas vos convives de marbre, c’est certain !

POUR ÊTRE AU PLUS PRÈS DU CENTRE-VILLE : LES SALONS DE LA COMPAGNIE

Sur plus de 125 mètres carrés, les salons de la compagnie bénéficient d’un style haussmannien, avec une petite touche italienne. Idéalement situées en plein cœur de Toulouse, à deux pas de l’aéroport, les salles de réunions à disposition possèdent élégance et raffinement justement dosé pour relever vos séminaires. Petit bonus, le lieu bénéficie d’une vue exceptionnelle sur les rues Alsace Lorraine, Rémusat et le boulevard Carnot, des petits bijoux toulousains. Bien évidemment, wifi, vidéoprojecteur et même la climatisation sont à votre disposition. Il ne vous reste qu’une chose à faire : signer !

On en présente plus les attraits de la ville rose : admirer la place du Capitole, déambuler dans le Jardin Japonais ou encore se balader sur les quais de la Daurade. Tout ça sera possible si vous décidez d’organiser votre séminaire à Toulouse. Notre petit échantillon de lieux disponibles à la location est varié et devrait faire votre bonheur. N’oubliez pas de bien prévoir votre budget et cibler les objectifs de votre séminaire avant de faire votre choix. Il est essentiel de choisir un lieu qui respectera ces conditions. 

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10 activités pour un teambuilding réussi

Parfois, il est nécessaire de prendre un peu de temps avec son équipe. Resserrer les liens, découvrir les personnalités de chacun dans un environnement loin de celui du travail, s’amuser tout simplement. Pour cela, le teambuilding est l’événement idéal à organiser. Mais comment être certain de faire plaisir à son équipe ? Chez Eventdrive, on est un peu les experts des teambuilding. On a bien compris à quel point il est important d’en faire régulièrement pour maintenir un niveau de productivité élevé. On vous propose donc 10 activités de teambuilding qui séduiront votre équipe !

 

TEAMBUILDING #1 : FAIRE UN ESCAPE GAME

Nouvelle activité à la mode, les escape game sont parfaits pour un teambuilding réussi. L’objectif est simple : résoudre une série d’énigmes en équipe dans le but de sortir d’une salle avant la fin du chrono. Cette activité fera travailler les méninges de vos collaborateurs, mais surtout leur apprendra à travailler en équipe. Et oui, pas la peine d’espérer faire tout le travail en solo. Le seul inconvénient est que si vous avez une grande équipe, il faudra trouver une compagnie bénéficiant de suffisamment de salles pour accueillir l’ensemble des invités.

Pour les petits budgets, vous pouvez facilement organiser un escape game maison. Nous l’avons fait chez Eventdrive à l’occasion d’Halloween et cette activité a clairement permis de tisser des liens forts entre les membres d’une même équipe. Voici un site qui vous propose des kits clés en main au top : découvrir l’escape game maison.

 

TEAMBUILDING #2 : UNE JOURNÉE RAFTING

Ou toute autre activité aquatique ! L’avantage du rafting, c’est que vous pouvez répartir votre équipe en différents petits groupes, mais les bateaux effectueront la même descente. Là encore, il s’agit d’une activité qui stimulera bien l’esprit d’équipe. Croyez-nous sur parole, il n’est pas toujours évident de se coordonner pour pagayer au même rythme ! Une mini compétition pourrait également se mettre en place entre les différents rafts, chacun voulant arriver le premier en bas. 😉

TEAMBUILDING #3 : UNE CHASSE AU TRÉSOR

Un peu dans le même esprit que l’escape game, mais cette fois sur un terrain bien plus grand et en extérieur. De nombreuses entreprises se sont spécialisées dans l’organisation de chasse au trésor grandeur nature et le jeu en vaut la chandelle. Chaque équipe part du même point et doit atteindre un même objectif. Il peut être parfois très amusant de voir sous quel angle le problème peut être traité. L’avantage, c’est qu’en cherchant le fameux trésor, vous en profiterez sûrement pour découvrir et apprendre de nouvelles choses sur votre ville.

Je vous recommande fortement la startup Origamix, qui utilise la gamification pour concevoir des expériences inédites, de teambuilding, de formation, de recrutement.

TEAMBUILDING #4 : UN COURS DE CUISINE

Si votre culture d’entreprise tourne autour du bien-être et le développement de bonnes habitudes de consommation, le cours de cuisine collectif peut être un bon exemple d’activité de teambuilding. Non seulement vos équipes seront amenées à travailler ensemble, mais cela peut aussi être l’occasion de découvrir de nouvelles cultures. Peut-être que certains membres de votre équipe sont originaires d’un autre pays ? Pourquoi ne pas en apprendre davantage sur sa culture et cuisiner des spécialités culinaires de son pays ?

 

 

Vous avez envie de devenir un Maître Jedi de l’organisation d’événement ?

TEAMBUILDING #5 : FAIRE DU LASER GAME

Cette activité était très à la mode il y a quelques années et on en a de moins en moins entendu parler. Et pourtant, les laser games sont toujours aussi amusants ! En privatisant l’un des parcours, vous pouvez faire le choix de faire des parties équipe contre équipe ou en individuel. La compétitivité de certains de vos collaborateurs risque de prendre le dessus, mais le laser game est toujours un bon moyen de s’amuser, tout en découvrant ceux qui prennent la chose le plus au sérieux. ;-

 

 

 

TEAMBUILDING #6 : UNE DÉGUSTATION DE PRODUITS DU TERROIR

Les possibilités sont nombreuses : faire une dégustation de vins et fromages, apprendre à faire des cocktails, découvrir les différentes sortes de whisky… ou de thés, pour une thématique sans alcool. En consacrant un peu de temps à la découverte de nouvelles saveurs de produits que l’on apprécie, mais que l’on ne connaît pas forcément autant que l’on pense, le temps passe vite ! Les dégustations sont toujours très appréciées et permettent de resserrer les liens. Et oui, souvent, des anecdotes surgissent lorsque l’on découvre des goûts qui ont marqué notre enfance.

TEAMBUILDING #7 : FAIRE DU COMBAT D’ARCHER

Kezako, vous allez me dire ? Cette activité n’est pas encore très connue du grand public et pourtant, elle est en pleine expansion ! Le principe est simple : chaque personne est équipée d’un arc et de flèches qui possèdent un bout en mousse. Tout le monde est enfermé dans une salle qui possède des obstacles (mais qui sont surtout là pour servir de protection). Divisée en deux groupes, votre équipe devra s’affronter selon des règles choisies par l’organisateur. Une activité sportive et très amusante qui sort de l’ordinaire. Rassurez-vous, le combat d’archer est complètement indolore. 😉

 TEAMBUILDING #8 : UN CHALLENGE MULTISPORT

L’idée de faire un peu de sport pendant votre teambuilding vous séduit ? Pourquoi ne pas organiser des mini-jeux olympiques au sein de votre équipe ? L’avantage c’est que vous pouvez choisir plusieurs sports différents, chacun travaillant un aspect particulier. Vous pourrez ainsi adapter les niveaux de difficulté et proposer des activités qui plairont au plus grand nombre. Attention cependant, ce genre de team bulding demande un plus grand travail de préparation en amont, mais rien qui ne devrait faire peur à l’organisateur d’événement que vous êtes. 😉

 

TEAMBUILDING #9 : FAIRE DU BUBBLE FOOT

Vous avez déjà vu ces grosses bulles en plastique transparent que l’on peut enfiler pour une partie de foot et avez toujours eu envie d’essayer, pas vrai ? Votre prochain teambuilding est l’occasion rêvée ! Qu’on soit amateur de foot, joueur régulier ou pas, le bubble foot devrait séduire vos équipes assez facilement. Particulièrement sportive, cette activité provoquera crises de fous-rires et possiblement quelques chutes. Mais l’airbag devrait éviter les douleurs assez facilement !

TEAMBUILDING #10 : UN JEU EN RÉALITÉ VIRTUELLE

Les salles spécialisées dans ce type d’activités fleurissent en ce moment. Et pour cause, la réalité virtuelle est le futur de l’événementiel ! Emmenez vos équipes découvrir comment ça fonctionne en les mettant en condition. Les jeux à faire en réalité virtuelle sont de plus en plus nombreux et variés. La plupart d’entre eux sont également réalisables en équipes et permettront à vos collaborateurs de passer un bon moment. Attention cependant, il faut garder à l’esprit que le ridicule ne tue pas. Surtout quand vous verrez vos collègues faire de grands gestes dans le vide. 😉

 

Les activités de team building ne manquent pas. Avant de choisir celle qui fera le plaisir de vos équipes, essayez de les sonder pour savoir s’ils sont plus partants pour un moment sportif ou au contraire, plus décontracté. Enfin, n’oubliez pas que quoi qu’il arrive, on ne peut pas plaire à tout le monde et les quelques déçus seront forcément plus à l’aise lors de l’activité suivante.

Vous manquez d’inspiration pour votre prochain teambuilding ? Découvrez nos 82 idées de thèmes pour votre événement dans cet article !


Communication événementielle : quels canaux choisir ?

52,9% des organisateurs d’événements utilisent les réseaux sociaux pour promouvoir leurs événements. Et vous, quels sont vos canaux préférés ?

Réaliser un événement canon c’est bien, faire en sorte qu’il soit connu, c’est mieux. Alors comment communiquer, sur quels canaux, avec quels formats ? Autant de questions qui trouveront leurs réponses dans cet article dédié à la communication événementielle. D’ailleurs, si vous souhaitez en savoir plus,  je vous invite à télécharger notre Guide Ultime de l’Organisateur d’Événements.

 

 

 

Attirer : les canaux à utiliser pour votre communication événementielle

 

Vaste question n’est-ce pas ? Si le site web et l’emailing apparaissent comme les plus naturels, ne vous limitez pas à ceux-là pour votre communication événementielle.

 

Les réseaux sociaux

 

Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram et autres… On ne démontre plus la force de portée de ces réseaux. Pour des événements externes, ils sont incontournables pour vous faire connaître. Twitter et Instagram sont également l’occasion de créer un hashtag dédié à votre événement.

C’est un bon moyen de créer une communauté mais aussi d’analyser la portée sociale de votre événement. Pensez également qu’à chaque réseau, son style de communication et son audience. On ne s’adresse pas à quelqu’un sur Twitter comme on le ferait sur LinkedIn. Travaillez votre ligne éditoriale pour chaque réseau et renseignez-vous sur les caractéristiques des posts : tailles des images, limite de caractères, adapté à la vidéo ou non…

 

Les médias

 

Vous ciblez une audience professionnelle consultant un média de référence de votre secteur ? Vous pouvez essayer d’obtenir un article ou une publicité dans cette publication pour donner encore plus de résonnance à votre événement. L’article apparaît également comme une preuve supplémentaire de la légitimité de votre rendez-vous.

En fonction de votre cible, n’hésitez pas à entrer en contact avec les supports médias. Ils pourront vous fournir des plaquettes sur leur audience, leur visibilité etc. Cela vous permettra de choisir les bonnes publications en adéquation avec votre public.

 

Les ambassadeurs

 

Votre événement réunit normalement de nombreuses personnes : sponsors, collaborateurs, intervenants, partenaires. Toutes ces personnes peuvent contribuer à l’effort de guerre en diffusant la bonne parole.

Aidez-les ! Fournissez-leur par exemple un kit de communication avec des visuels, des phrases pré-faites, des posts réseaux sociaux déjà définis, une signature de mail. Bref, facilitez-leur la vie pour les encourager à diffuser votre annonce.

 

 

 

Intéresser : la campagne d’emailing

 

L’email est le premier canal de communication événementielle, si votre événement n’est pas public. Il est donc nécessaire de le peaufiner et de respecter certaines règles. Retrouvez ici notre article sur les 10 règles à respecter lorsque vous préparez votre mail d’invitation.

 

L’email

 

Il est le premier point de contact avec vos participants. Vous devez donc respecter certains principes de base, même si la créativité est également de mise ! Un beau design, de la clarté et un bouton redirigeant vers un formulaire d’inscription sont des éléments décisifs pour amener les invités sur votre site : c’est le début du bonheur.

Si votre email est beau, c’est bien. Si votre email est ouvert, c’est mieux. En effet, n’oubliez pas que le but premier d’un email est d’être vu, ouvert et lu. Le choix de l’accroche dans l’objet va donc déjà être un premier pas vers la réussite.

Vous devez également vous demander quand faire partir vos emails*. Les taux d’ouverture les plus importants ont lieu le mardi (27% d’ouverture en moyenne) et le mercredi matin (35% d’ouverture en moyenne). En complément, la même étude dégage deux moments clés pour l’envoi des emails : 10h et entre 15h et 16h. En bref, si vous voulez maximiser vos chances d’être lu, envoyez vos invitations le mardi ou le mercredi, aux horaires indiqués précédemment.

Le corps de texte de votre mail doit en dire suffisamment pour susciter l’intérêt mais également conserver une part de mystère pour inciter à se rendre sur votre site. À la fin, réfléchissez donc bien à votre CTA et mettez-le suffisamment en valeur pour attirer les clics.

Vous souhaitez maximiser le taux d’ouverture de vos emails ? Retrouvez notre article sur l’objet d’email parfait ici.

* Selon une étude Sendinblue de 2017, Quel est le meilleur moment pour envoyer vos vos newsletters ?

 

La fréquence

 

Vous avez créé un super email d’invitation, bravo ! Maintenant, il va falloir faire en sorte que vos invités ne vous oublient pas. On ne va donc pas se limiter à un seul email : vous allez créer une véritable campagne. Vous pouvez déjà en envoyer un autre avant la fin de la date d’inscription officielle pour tenter de récupérer éventuellement les non-inscrits. En fonction de votre scénario vous pouvez prévoir toute une série d’emails sous forme de compte à rebours pour faire monter la température. Si vous deviez suivre une timeline précise, voici ce que l’on vous recommande :

 

 

Les informations à ne pas oublier

Pour le dernier mail juste avant l’événement sous forme d’ultime rappel, n’oubliez pas d’inclure dans ce dernier, toutes les informations pertinentes :

• Date
• Lieu
• Heure de début et de fin
• Plan d’accès
• Programme
• Badge d’accès.

 

Convertir : un site web dédié

 

Globalement, le web est toujours une bonne idée quand on parle de communication événementielle. Encore faut-il avoir quelque chose à présenter. Qu’il s’agisse d’une page à part accessible depuis votre site ou de la création d’un site dédié, il doit rassembler toutes les informations utiles… tout en donnant envie à vos invités de se rendre à votre événement.

 

Faire rêver

 

Si votre site doit être créé en premier, c’est parce qu’il sera présent dans les mails d’invitation que vous allez envoyer. Il s’agit donc du deuxième point de contact avec votre participant. N’oubliez pas que vous cherchez à faire vivre une expérience canon à vos invités donc soignez cet outil.

Il doit être fluide et cohérent tout en donnant un aperçu de ce qui attend vos invités… Mais n’en dites pas trop non plus. Faites jouer le côté teasing et maintenez le suspens.

D’ailleurs, si vous souhaitez bénéficier de nos conseils pour créer le site d’inscription idéal, c’est dans cet article !

 

Récupérer des données

 

Le formulaire d’inscription de votre site est le moyen rêvé de récupérer de la data fiable sur vos participants. Les invités, en remplissant votre formulaire, vous fournissent des informations de leur plein gré. Si vous invitez des prospects, c’est le moment également de récupérer des informations supplémentaires sur ce qu’ils attendent ou sur leurs habitudes pour enrichir votre connaissance client.

Vous organisez un événement interne ? C’est l’occasion d’en savoir plus sur les attentes de vos collaborateurs quant à ce type d’événements.

Toutes les clefs pour concocter le parfait formulaire d’inscription sont par ici !

 

Se simplifier la vie

 

Le site internet est un incontournable puisqu’il vous permet de suivre en temps réel votre nombre d’invités, leur statut et d’anticiper la logistique (comme le nombre de repas par exemple).

Il vous donne également un premier aperçu des ateliers et conférences les plus attendus grâce au nombre d’inscriptions pour chacun de ces temps forts.

 

La simplification est poussée à son paroxysme lorsque vous vous servez d’une plateforme pour créer et gérer votre site internet. Vous pourrez au sein de la solution concevoir le template, créer tous les contenus nécessaires et le mettre en ligne rapidement sans avoir besoin de passer par un développeur par exemple. C’est au sein de cet outil également que toute la donnée récupérée sera centralisée et actualisée en temps réel.

Vous souhaitez en savoir plus et booster votre communication événementielle ? Téléchargez notre livre blanc sur les plateformes de gestion d’événements !