Nos conseils de dernière minute pour votre soirée de fin d’année

Décembre a pointé le bout de son nez, l’hiver commence à s’installer (vous aussi vous avez froid ?) et les fêtes de fin d’année approchent. Et forcément, chez Eventdrive, on pense aussi à votre soirée de fin d’année !

Moment incontournable pour les employés tout comme pour l’équipe dirigeante, cette soirée est l’occasion pour le patron de montrer sa gratitude envers ses collaborateurs. C’est également le moment idéal pour partager un bon moment ensemble, sans pression et dans une ambiance détendue.

Une soirée de fin d’année peut s’organiser des semaines à l’avance. Mais il n’est pas trop tard pour travailler sur les petits détails qui rendront votre événement mémorable. Pour y parvenir, Eventdrive vous livre ses conseils pour organiser LA soirée de l’année !

 

Vérifiez votre liste d’invités

 

À l’heure actuelle, vos invitations pour votre soirée de fin d’année ont sûrement été lancées depuis plusieurs semaines — en tous cas, on espère pour vous… Sinon, il est grand temps de vous mettre ! 😉

Vous devez normalement avoir un aperçu du nombre de convives qui seront présents à votre soirée. C’est à ce moment-là que vous pouvez potentiellement élargir votre liste d’invités. Selon le budget alloué à votre soirée et le nombre de personnes attendues, pourquoi ne pas proposer à vos collaborateurs de venir accompagnés ? Inviter un +1 est une initiative particulièrement appréciée, alors si vous avez la possibilité de le faire, ne vous en privez pas ! L’organisation d’une soirée ouverte aux conjoints et aux enfants permet de leur offrir un bon moment en famille, tout en améliorant la cohésion d’entreprise. De multiples bénéfices pour quelques invités en plus, ça vaut le coup, non ?

 

N’oubliez pas l’animation !

 

Votre soirée de fin d’année approche à grands pas et l’animation que vous aviez prévue vient de vous faire faux-bond — ou alors vous n’avez tout simplement pensé à une activité pour animer votre soirée (on ne le dira à personne si c’est le cas). Pas de panique ! Il existe des options à petit prix que vous pourrez mettre en place très rapidement.

Vous pouvez par exemple louer un photobooth et mettre à disposition des accessoires. Laissez quelques chapeaux, des paires de lunettes multicolores ou encore un ou deux boas en plumes à côté de l’appareil photo et vous êtes certain d’avoir de beaux souvenirs de la soirée. Sinon, pourquoi ne pas faire appel à un magicien ? Les tours de magie enchanteront petits et grands – si vous avez écouté notre conseil et convié les enfants ;-).

Autre idée originale, inviter un portraitiste ou un caricaturiste ! Vous verrez que quelques coups de crayon feront plaisir au plus grand nombre. Enfin, si vous préférez faire dans la simplicité, il suffit de mettre en place un petit groupe de musique : pianiste. guitariste, chanteur… Vous pourriez même proposer à certains collaborateurs de s’occuper de l’animation. Qui sait, il y a peut-être des talents cachés dans votre équipe ?

 

Un petit cadeau qui fait plaisir

 

Qui dit soirée de fin d’année, dit Noël. Et à Noël, recevoir un petit cadeau fait toujours plaisir, vous le premier ! Avoir une petite attention pour vos collaborateurs marquera les esprits. Pas besoin de penser à un présent qui va vider les caisses de l’entreprise et réduire le budget de l’année prochaine avant même qu’elle n’ait commencé. Une carte cadeau ou une petite boite de chocolat, ça ne paraît pas être grand-chose et pourtant, c’est un petit détail qui fera le bonheur de tous.

Attention cependant, il est interdit d’octroyer des cadeaux d’une valeur différente en fonction de l’ancienneté dans l’entreprise ou encore du nombre de jours de présence effective. Cette pratique peut être lourdement sanctionnée par l’URSSAF. Le but de l’opération n’est pas de prendre une amende, mais bien de faire plaisir à tout le monde 🙂

 

Envoyez un petit rappel à vos invités

 

Quand on est pris dans son travail, la soirée de fin d’année organisée par son entreprise n’est pas forcément la priorité. Mais pour vous, en tant qu’organisateur de l’événement, ça l’est ! Pour éviter de vous retrouver devant une salle à moitié vide, parce vos convives ont oublié de noter la date, n’hésitez pas à lancer des rappels. Déposer des affiches dans les points stratégiques autour de la machine à café ou dans la cafétéria peut être une bonne idée, mais à l’heure du digital, les emails et rappels sur smartphone seront bien plus efficaces. Grâce à Eventdrive, vous pouvez envoyer des notifications push à tous les invités qui ont confirmé leur présence à l’événement. En un clic seulement, tout le monde reçoit un rappel. Idéal, non ?

 

Ne faites pas l’impasse sur le discours

 

On vous imagine déjà tout penaud en lisant ces lignes ! Vous êtes en train de vous dire que c’est barbant les discours, qu’on n’en veut pas pendant la soirée de fin d’année, que ça va faire fuir les gens… Et pourtant, il est essentiel de caler un moment pour laisser le chef d’entreprise prendre la parole. Cet instant est important à la fois pour les employés, tout comme pour le dirigeant. C’est l’occasion de remercier les collaborateurs pour le travail réalisé tout au long de l’année, mais également les encourager pour les défis à venir. Quelques paroles sur un ton fédérateur, un rappel des temps forts de l’année, le tout accompagné d’une bonne dose d’optimisme et le tour est joué ! Ce moment peut également être l’occasion d’annoncer une bonne nouvelle. Bref, le discours de fin d’année doit être dynamique, motivant et surtout… pas trop long !

 

Si vous appliquez nos conseils, pas d’inquiétude à avoir, votre soirée de fin d’année se déroulera à merveille ! Mais il est vrai que ces quelques idées pourront faire la différence 😉

N’oubliez pas que l’ambiance du temps des fêtes va prédominer. Ne négligez pas la décoration du lieu de votre événement, pensez à chaque détail !

Enfin, ultime conseil, mais probablement le plus important : amusez-vous ! Cette soirée est avant tout un moment de détente avec votre équipe et doit clôturer l’année d’une façon positive.

 

LE BOOK DES TENDANCES ÉVÉNEMENTIELLES 2019

Vous rêvez d’organiser des événements uniques et impactants ? Prenez une longueur d’avance et découvrez les tendances à suivre dans notre book des tendances événementielles 2019.

5 idées pour illuminer l’expérience de vos invités à l’occasion de la Fête des Lumières

Qui n’a jamais entendu parler de la Fête des Lumières ? Si vous vivez dans une grotte, laissez-nous vous en parler. Chaque année, au mois de décembre, Lyon propose des animations et projections lumineuses sur la façade de ses plus beaux monuments. Pour cette nouvelle édition, plus de 80 installations sont prévues dans toute la ville, de quoi nous promettre un spectacle grandiose! Tous les ans, la même ferveur habite la ville et les retours sont toujours particulièrement positifs. Et quand quelque chose fonctionne, il faut surfer sur la vague. C’est pourquoi chez Eventdrive, on a décidé de vous présenter nos idées lumineuses à mettre en œuvre au cours de vos événements. Les possibilités sont multiples pour enchanter vos invités grâce à quelques effets lumineux. Du plus extravagant au plus simple, découvrez nos 5 idées d’animations lumineuses pour en mettre plein la vue.

 

fete des lumieres
Crédits photo : www.lyon-france.net

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Recréer un parcours lumineux dans la nature

Les spectacles sons & lumières font toujours leur petit effet. L’association d’une bande sonore à une projection murale plaira forcément à vos invités. Prenez l’exemple de Saint-Malo. À l’occasion des 40 ans de la Route du Rhum, la ville a décidé de mettre les petits plats dans les grands !

Pendant les 2 semaines de l’événement, une scénographie lumineuse était projetée sur les remparts de la vieille ville. Pendant près de 30 minutes, un spectacle rappelant la thématique de la mer et des bateaux (un peu évident me direz-vous) a enchanté les visiteurs. Le petit truc en plus? Les 10 dernières minutes du show étaient consacrées aux vainqueurs des 10 premières éditions.

Une belle manière de toucher la corde sensible des spectateurs tout en leur en mettant plein la vue! On ne va pas vous mentir, ce genre de projet représente un budget conséquent, mais votre image de marque fera un bond vers le positif!

 

Proposer une danse des drones

Vous vouliez du grandiose? En voilà! Les drones sont de plus en plus utilisés par les entreprises. Que ce soit pour capturer des moments en photo ou vidéo, pour livrer un colis (Amazon est en train d’essayer le concept), voire même pour servir de taxis (je vous assure que c’est vrai), les tentatives d’utilisation de ces petits appareils se multiplient, avec plus ou moins de succès.

Le dernier projet en date, utilisé notamment lors de la cérémonie d’ouverture des Jeux Olympiques d’hiver en début d’année, a soulevé une vague de commentaires positifs. Les spectacles de drone sont nés! En synchronisation totale, les drones exécutent une chorégraphie rythmée visible grâce aux lumières présentes sur leurs supports.

Vous pouvez représenter le logo de votre entreprise ou tout simplement créer un spectacle en partant de 0. Le rendu est impressionnant à voir et vos invités resteront bouche bée, croyez-moi! L’investissement financier est là encore assez conséquent, mais les compagnies proposant ce genre de spectacle sont de plus en plus nombreuses, les prix devraient donc baisser dans les mois à venir.

 

Un feu d’artifice pour clôturer la soirée

L’idée peut vous paraître un peu banale, mais détrompez-vous, tout le monde adore les feux d’artifice! Certes, cela implique quelques contraintes.

Il vous faudra obtenir une autorisation de la mairie ou de la préfecture, au minimum 3 semaines avant la date de votre événement. Autre point important, votre lieu devra vous permettre d’installer les bases de tir assez loin du terrain d’observation, pour éviter les risques d’accident.

Mais proposer un feu d’artifice surprise pour clôturer votre événement pourrait vous permettre de finir en beauté! Vous pouvez faire appel à une compagnie spécialisée si vous souhaitez un rendu professionnel. Mais sachez qu’il existe également des packs tout prêts pour lesquels il suffit d’allumer une seule mèche. Pratique, non?

 

Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

Utiliser des objets lumineux

Vous aimez les ambiances lumineuses, mais vous n’avez pas le budget pour mettre en place un spectacle grandiose? Rassurez-vous, il y a d’autres solutions !

Si on vivait dans un monde sans électricité, on vous aurait proposé de faire une jolie animation avec différents types de bougies. Mais fort heureusement, les nouvelles technologies font partie de notre quotidien et se mettent à votre disposition pour vous permettre d’avoir un rendu plutôt agréable. Pour cela, rien de plus simple que d’utiliser des objets lumineux.

Que ce soit des photophores qui imitent le frétillement d’une flamme (oui, ça existe), ou des grosses boules qui clignotent en fonction de l’animation sonore, le petit effet sera toujours apprécié ! Le double avantage? Vous pouvez les installer où vous voulez sur le lieu de votre événement et cela ne vous coûtera presque rien !

Je suis sûre que nos idées lumineuses ne vous ont pas laissé indifférent. Selon les attentes et le budget de vos clients, les possibilités sont nombreuses. N’hésitez pas à regarder ce qui a déjà été fait, c’est souvent une très bonne source d’inspiration. Quel que soit votre choix final, la démarche sera forcément appréciée. La Fête des Lumières séduit la majorité de la population, alors en emmener un petit morceau au sein de votre événement lui donnera un petit truc en plus, c’est certain. 😉

 

 
 
 
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Créez la playlist parfaite pour votre prochaine soirée interne

La musique de votre événement n’est pas à négliger car celle-ci est directement corrélée à l’ambiance. On ne se rend pas vraiment compte de l’importance de la musique avant d’avoir été à une soirée interne particulièrement silencieuse ou que la playlist ait plombé l’ambiance.

Nous ne pouvons pas vous donner une liste exacte des morceaux pour une playlist parfaite car cela va dépendre de plusieurs critères (moyenne d’âge, type d’ambiance souhaitée, etc.). Toutefois, travailler pour des événements de tous types nous a permis d’observer et de conclure certains éléments : les morceaux qui font danser à coup sûr, les morceaux qui reviennent sur chaque soirée…

Voici nos conseils à garder en tête lors de l’élaboration de votre playlist.

 

Playlist soirée interne

Les hits qui bougent

 

Le genre de musique qui vous fait augmenter le volume lorsqu’elle passe à la radio. Ces morceaux actuels doivent se trouver dans votre playlist : leur rythme rapide et énergétique rendront vos invités enthousiastes. Les hits sont contagieux et donneront envie de chantonner à tue-tête ou de danser.

Quelques exemples de hits qui vont donner du peps à votre playlist :

  • 24K Magic, Bruno Mars
  • Makeba, Jain
  • Mi Gente, J Balvin
  • Havana, Camila Cabello
  • Girls Like You, Maroon 5 ft Cardi B

 

Des morceaux raccords avec votre thème

 

Donner un thème à votre événement est un bon moyen d’augmenter l’enthousiasme autour de votre événement. La musique peut vous aider à installer le thème d’entrée de jeu. Soyez créatif et n’hésitez pas à demander autour pour vous aider à trouver des morceaux qui collent avec votre thème.

Si vous faites une soirée de Noël, il y a des indémodables que vous vous devez de mettre dans la playlist comme Last Christmas de Wham! ou All I Want For Christmas Is You de Mariah Carey.

 

Plus d’exemples :

  • Pour une soirée année 90 : Wonderwall d’Oasis / No Scrubs de TLC
  • Pour une soirée futuriste : Odd Look de Kavinsky ou Touch It / Technologic par Daft Punk

 

 

Agrémenter le tout avec des intemporels

 

Il vous faut absolument des morceaux indémodables : c’est l’assurance de faire l’unanimité chez toutes les tranches d’âges. Que ce soit pour ramener de la nostalgie ou ambiancer.

Une sélection de morceaux intemporels :

  • Don’t stop me now, Queen
  • ABC, Jackson Five ( toutes les plus populaires de Michael Jackson feront l’affaire : Beat It, Billie Jean, etc. )
  • Résiste, France Gall
  • Wannabe, Spice Girls
  • C’est comme ça, Rita Mitsouko

Enfin vous l’avez compris, tout morceau qui soit sorti avant les années 2000 et qui sont universellement connu !

 

La valeur sûre

 

Enfin, la solution numéro 1 pour s’assurer que la musique fait l’unanimité c’est d’utiliser Tracktl : le service de jukebox digital et collaboratif pour booster l’ambiance de vos événements !

Le concept : directement depuis leurs téléphones, via un lien url, les participants peuvent ajouter une musique, voter pour les morceaux proposés par les autres et poster des messages et photos qui sont diffusés en direct sur vos écrans. Les musiques les plus plébiscitées passent en premier : de quoi mettre tout le monde d’accord.

 

Plusieurs choix s’offrent à vous : à vous de vous décider en fonction de vos invités.

→ Une playlist crée en amont par les participants (ajout et vote)
Le plus: susciter de l’engouement avant votre événement.

→ Une playlist collaborative en direct.
Le plus: un social wall pour afficher les interactions de la playlist, photos et messages en direct pendant l’événement.

 

Pour en savoir plus, rendez-vous sur leur site : www.tracktl.com

 

 

LE BOOK DES TENDANCES ÉVÉNEMENTIELLES 2019

Vous rêvez d’organiser des événements uniques et impactants ? Prenez une longueur d’avance et découvrez les tendances à suivre dans notre book des tendances événementielles 2019.

Les 7 tendances événementielles 2019

Vous aviez adoré notre article sur les tendances événementielles 2018, we are back avec les tendances événementielles 2019 ! La reconnaissance faciale, le live ou la réalité augmentée avaient joué les stars l’année dernière. Cette année place à la digital détox, à la personnalisation, au paiement cashless, à l’événementiel data-driven… Vous l’aurez compris, l’humain et les données sont encore une fois sur le devant de la scène.

  Tendances événementielles 2019 secteur événementiel

 

 

Adieu les conférences, vive les pitchs. L’événementiel en 2019 est flexible.

 

Les gens n’ont pas le temps. Vous proposez un rendez-vous à l’un de vos clients, la réponse est quasi systématiquement « je suis sous l’eau ». Alors si nous sommes tous sous l’eau, pourquoi ne pas nous y rejoindre ? 😉 C’est l’objet de la première de nos tendances événementielles 2019 : des événements flexibles de par leur durée, leur format ou leur support.

Nos guidelines :

  • Maintenez l’attention par des discours ciblés et concis : 20 minutes maximum !
  • Maîtrisez le timing : tôt le matin ou tard le soir, les petits-déjeuners et les afterworks sont à l’honneur.
  • Alternez les formats : du spectacle, de la plénière, des ateliers, des tables rondes…
  • Permettez à vos participants d’être présents sans vraiment l’être : les webinaires et les lives sont au coeur des stratégies.

Tendances événementielles 2019 Evénement collaboratif

Fabricant d’expériences, c’est mon métier. L’événementiel en 2019 est créateur de valeur.

 

Aujourd’hui pour créer un événement réussi, il faut savoir faire preuve de créativité et d’audace. Un programme bien ficelé assorti d’un thème original ne suffit plus. Vous devez faire vivre à vos invités une véritable expérience qui restera gravée dans leurs mémoires. Et si on passait de « donner du sens à ses événements » à « créer des événements qui ont du sens » ? La deuxième tendance événementielle 2019 ? La création de valeur !

Nos guidelines :

  • Partagez de l’information à haute valeur ajoutée : la richesse d’un événement est dans l’interaction humaine alors on ne lésine pas sur le networking !
  • Mettez en plein les yeux : l’image est au centre de l’attention et pour mieux la capter, les drones entrent en scène.
  • Transportez vos participants dans une expérience immersive grâce à la réalité virtuelle ou augmenté, aux hologrammes ou à la visite 360 degrés.

 

Tendances événementielles 2019

Le spectateur devient acteur. L’événementiel en 2019 est collaboratif.

 

À l’heure où l’économie collaborative est à son apogée, les plateformes d’animation de réunions et d’événements tendent à se développer. Un événement ne se construit plus, il se coconstruit, et cela aussi bien avec les orateurs qu’avec les invités. Et vous l’aurez deviné, la troisième tendance événementielle 2019 est la collaboration !

Nos guidelines :

  • Co-construisez et enrichissez grâce aux formats collaboratifs : on n’énonce plus des vérités bien établies mais on challenge le statu quo !
  • Favorisez l’échange à travers les world cafés, les hackatons ou les barcamps.
  • Divertissez grâce à des interfaces conversationnelles : ne passez surtout pas à côté des bots.
  • Engagez vos participants grâce aux activités interactives et notamment aux applications mobiles. Vous devriez d’ailleurs jetez un oeil ici pour découvrir comment Sigfox utilise l’application mobile Eventdrive !

 

tendances événementielles 2019

La personnalisation de masse ? On dit oui. L’événementiel en 2019 est unique.

 

Nous y voilà, la quatrième tendance événementielle 2019 ! Vous l’aurez certainement remarqué, la personnalisation semble être la clef du marketing ces dernières années. Et les événements ne sont pas épargnés ! Tout est bon pour faire vivre une expérience unique : unique à l’événement mais aussi unique au participant. Et la technologie joue un rôle prépondérant.

Nos guidelines :

  • Personnalisez et customisez pour un événement qui s’adapte à ses participants : du formulaire à l’application, aucune étape ne doit être laissée au hasard.
  • Optimisez le temps et l’espace : la magie du NFC.
  • Accueillez vos invités : exit l’adresse mail, bonjour la reconnaissance faciale.

 

tendances événementielles 2019

Se déconnecter pour mieux se reconnecter. L’événementiel en 2019 est humain.

 

Cette année sera placée sous le signe de la technologie… Ou de la non technologie. Dites bonjour au digital détox. Ce terme vous dit peut-être quelque chose, c’est normal ! On en parle en long, en large et en travers et ce n’est pas pour rien qu’il s’agit de la cinquième tendance événementielle 2019. Il s’agit du besoin physique et mental de tout débrancher. Selon une étude Endenred Ipsos, 41% des internautes français ont en effet du mal à se passer d’internet plus de 3 jours. C’est ce qu’on appelle le FOMO ou Fear of Missing Out, c’est-à-dire la crainte de louper une information essentielle.

Nos guidelines :

  • Déconnectez et profitez du moment présent : on coupe les téléphones comme lors des unplugged parties américaines.
  • Prenez l’air et renouez avec vos collègues pour faire le plein d’idées : on part au vert pour favoriser la créativité et la cohésion.
  • Facilitez les échanges grâce au sans smartphone : on privilégie d’autres solutions comme les badges connectés Klik.

 

Tendances événementielles 2019

Vous avez dit data driven ? L’événementiel en 2019 est smart.

 

Recueillir la data, c’est un peu comme détenir la clef de la connaissance. Mais attention, il faut mettre la clef dans la bonne serrure pour enclencher les bons mécanismes. Au-delà de la technologie nécessaire à la récolte des données, il faut également adopter un mindset data-driven en chaque occasion. C’est l’objet de notre sixième tendance événementielle 2019 !

Nos guidelines :

  • Identifiez les bons KPIs : net promoter score, likelihood of return, lead generation, overall satisfaction, general turnover, ça vous parle ?
  • Récoltez de la data : la RFID ou Radio Frequency Identification, ça sert à ça.
  • Analysez les données grâce aux rapports et intégrations avec votre CRM.

 

 

Le sans contact pour toujours plus de contact. L’événementiel en 2019 est rassurant.

 

Last but not least, notre septième tendance événementielle 2019… La technologie peut parfois faire peur. Mais elle rassure aussi Vous avez oublié votre portefeuille ? Vous souhaitez savoir la météo sans que votre identité soit visible du reste du monde ? Vous souhaitez actualiser votre programme à la dernière minute ? Tout cela est possible et bien plus encore !

Nos guidelines :

 

 

Parfois noyés dans des stratégies digitales omniprésentes, les événements, qu’ils soient internes ou externes, ont néanmoins toujours autant leur place dans les plans marketing/communication des entreprises. Selon une enquête de la Harvard Business Review, 52% des dirigeants d’entreprise affirment qu’ils sont de meilleurs drivers de croissance que les autres canaux marketing. Au-delà d’être créateurs de liens, ils répondent aux enjeux suivant pour atteindre des objectifs business toujours plus ambitieux :

  • Image et notoriété
  • Génération de business
  • Engagement des collaborateurs

Dans un monde où tout s’accélère, les organisateurs d’événements se doivent d’être équipés afin d’assurer des événements uniques, interactifs et bien sûr, rentables. “On assiste à une transformation des événements davantage tournée vers le fun et l’expérience, aussi bien côté participants que côté organisateurs”, explique Richad Mitha, CEO d’Eventdrive.

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LE BOOK DES TENDANCES ÉVÉNEMENTIELLES 2019

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Comment placer les photos au coeur de votre événement ?

La photographie s’est révélée au fil du temps comme un art à part entière. Elle est également un excellent moyen de capturer l’instant présent et de créer des souvenirs. L’expérience autour de votre événement ne s’arrête ainsi pas au moment où les invités rentrent chez eux : ils pourront de nouveau parcourir les photos de ce séminaire interne incroyable ou d’un lancement de produit inoubliable. La photo possède un potentiel certain et, si elle est utilisée à bon escient, peut apporter “the final touch” à votre événement. La question est donc la suivante : comment placer les photos au coeur de votre événement ?

 

Photos events

 

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Photomatons à disposition ! 📸

Vous êtes à la recherche de convivialité ? Alors ajoutez une touche fun et friendly à votre événement en installant un photobooth ou photomaton ! Une activité conviviale et divertissante, parfaite pour créer du lien. Surtout que vous garderez à jamais de magnifiques souvenirs 🙂

Avec le photobooth, soyez sûrs que votre événement sera inoubliable ! Une fois publiées sur les réseaux, les photos disparaissent dans le feed commun et finissent parfois par être oubliées. Alors que développées, vous les conserverez toujours avec vous. Avouez que c’est plaisant de retomber sur des jolies photos… Et quoi de mieux pour relayer votre culture d’entreprise que de brefs instants de convivialité affichés sur les murs des openspaces ?

Ces photomatons mis à disposition permettent d’oublier les tracas quotidiens, pour simplement profiter du moment présent.

Pour une expérience photo immersive, faite appel à The Sharing Box qui vous permet une prise de photos sur 360 degrés, et qui propose des box spécial gifs ! Pour ceux qui ne savent pas ce qu’est un gif, c’est une courte vidéo qui se répète en boucle, dans ce cas, c’est un enchaînement de plusieurs photos lues à répétition. Essayez, on est sûrs que vous allez adorer 😉

 

photomaton

Des photos shoot professionnels

Les photobooth sont conviviaux, faciles à installer et se fondent parfaitement dans le thème de votre événement. Mais ce serait dommage que Stéphanie ne soit pas sur la photo car elle est derrière l’objectif… Pour éviter ce te type de frustration, pensez à faire appel à un professionnel de la photo 🙂

Il saura mettre tout le monde à l’aise face à l’objectif – et oui, ce n’est pas donné à tout le monde d’être une star née ! ✨

Le professionnel ramènera son propre matériel (appareil photo, objectifs, fond vert, spots etc). Faites passer vos invités par une seule et même entrée qu’ils ne pourront bien évidemment pas esquiver, et proposez-leur de se faire photographier avec leurs collaborateurs et/ou accompagnateurs.

Selon le thème de la soirée, le fond peut-être déjà prédéfini, comme par exemple une photo de paysage ou de décor extravagant. Ou sinon, pour apporter une touche plus fun, utilisez le fond vert qui permettra au photographe de réaliser un montage rapide en temps réel, en incorporant des éléments invraisemblables et originaux. L’option du fond blanc pour une photo souvenir simple mais efficace marche également à merveille ! Le photographe, ou vous-même, pouvez ramener différents accessoires selon le thème également (masques vénitiens, chapeaux…).

Un excellent moyen de faire participer absolument TOUT le monde et de garder de superbes souvenirs.

 

appariel photo

Instaphoto, vous connaissez ? 🤔

Imaginez un outil où vous posteriez toutes les photos concernant l’événement auquel vous assistez, qui seraient immédiatement partagées aux autres participants de l’événement ?

Et bien avec Eventdrive c’est possible ! En plus de vous proposer une plateforme afin de simplifier l’organisation de vos événements, Eventdrive vous permet également de les animer et de les rendre interactifs ! Plus besoin de partager vos photos professionnelles sur des réseaux comme Facebook ou Instagram, qui vous oblige à mêler le public au privé. Touchez directement une audience impliquée dans l’événement en cours, afin d’augmenter le nombre d’impressions et d’engagement sur votre média.

Partagez des moments clefs aux autres participants et immortalisez-les !

C’est simple : il suffit de se connecter à l’application made by Eventdrive dédiée à votre événement pour que vos invités puissent communiquer et interagir entre eux ! Ils ne se connaissent pas ? Faites-les se rencontrer ! N’est-ce pas votre but premier après tout de créer des liens entre vos collaborateurs ? Grâce à l’application Eventdrive, vos invités pourront networker et partager des photos ainsi que des posts textuels directement sur le feed de l’événement. De plus, pour encourager la prise de parole et la liberté d’expression, vos invités auront la possibilité de poster anonymement.

Vos participants découvriront alors, de manière instantanée, les plus belles photos de votre événement, et pourront ainsi le redécouvrir sous de nouveaux angles. L’application permettra à vos convives d’exprimer leur créativité et d’apporter leur patte à votre événement.

 

app site web

 

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Créez votre propre montage photo

Au cours de l’événement, vous aurez récupéré un bon nombre de photos à droite à gauche… Mais que pouvez-vous en faire ?

Vous en avez peut-être déjà fait l’expérience, mais les montages photos/vidéos souvenirs sont toujours fortement appréciés (petite pensée émue pour le mariage de Caroline et Mathieu ou les 50 ans de Tatie Suzie).

Alors après avoir recueilli cette mine d’or de contenu – on parle bien de vos photos oui 🙃 – faites parler vos talents de maître du Powerpoint. Réalisez un montage photo émouvant ou humoristique retraçant l’histoire de votre événement ou un montage vidéo des moments-clefs.

À diffuser lors de la conclusion de votre événement si vous montez plus vite que votre ombre ou à envoyer par la suite aux participants.

Le truc en plus : soyez indulgents avec vos invités en sélectionnant des photos qui les valorisent. Vous n’aimeriez pas que l’on choisisse un cliché de vous sur lequel vous n’êtes pas à votre avantage ? Eux non plus 😉

 

photo editing

 

 
 
 
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Les clés pour réussir son lancement de nouveau produit

Ça y est, votre bébé, le projet de toute une vie (ou presque), le nouveau produit sur lequel vous travaillez depuis des mois, voire des années, est enfin prêt. Il est temps de le présenter au grand public ! Mais comment être sûr de réussir le lancement d’un nouveau produit ?

Vous avez travaillé tellement dur qu’il est important de faire les choses correctement pour ne pas bâcler votre événement. Une soirée avec quelques invités, 3 petits-fours qui se battent en duel arrosés d’un peu de champagne pourraient faire l’affaire, mais si vous voulez marquer les esprits, d’autres options s’offrent à vous. Chez Eventdrive, on adore les lancements de produits, alors laissez-nous vous présenter les étapes primordiales à respecter.

 

Lancement de produit

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5 conseils pour réussir votre lancement de nouveau produit

 

1. Déterminer correctement votre cible

 

Avant de lancer vos invitations à toute votre liste de contacts, veillez à bien cibler votre audience. C’est certain que vos anciens collègues doivent être curieux de voir ce que fabrique votre nouvelle entreprise, mais ce ne sont probablement pas eux qui vont acheter votre produit. Ne bâclez pas la phase de recherche qui vous permettra de voir où est la demande et la manière dont la concurrence aborde le problème. Vous pourrez ainsi établir correctement le message à communiquer à votre cible.

 

2. Faites des tests

 

Vous ne pourrez pas réussir votre lancement de produit si vous ne l’avez pas testé auparavant. Par exemple, vous pouvez faire des tests sur des petits groupes. Vous pourrez alors analyser les réactions et adapter votre communication dans le futur. Pourquoi ne pas proposer également des démonstrations gratuites, notamment auprès d’influenceurs ? Leurs témoignages diffusés largement sur les réseaux sociaux pourraient même vous permettre de créer un petit buzz avant le grand jour!

 

3. Fixez des objectifs clairs

 

Pour se fixer des objectifs cohérents, il est important de vous poser les bonnes questions. Qu’attendez-vous de votre lancement de produit? Quelles sont les retombées souhaitées ? En trouvant les réponses à ces questions, vous parviendrez à établir une ligne directrice qui dictera votre stratégie. D’autant plus qu’en ayant un but précis à atteindre, il sera beaucoup plus facile d’avancer.

 

4. Soignez votre communication

 

On ne le répétera jamais assez, les réseaux sociaux sont la tendance actuelle pour la communication et les stratégies de marketing, apprenez donc à les utiliser intelligemment. Si vous avez déjà une base de données client, c’est le moment de l’utiliser. Sinon, vous bâtir une communauté engagée prendra du temps, mais le lancement de produit peut être l’occasion de lancer la machine. 😉

 

5. Soyez flexibles

 

Probablement le conseil le plus important : faites preuve de flexibilité! Un lancement de produit s’organise en amont, mais il faut savoir anticiper les difficultés et les imprévus de dernière minute — il y en aura, c’est certain. Si vous avez prévu toutes les éventualités, vous saurez faire face sans problème. Vous prendrez peut-être même du plaisir à régler les petits soucis !

 

Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

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Réussir sa soirée de lancement de produit : les points importants

 

Une fois tous ces points réglés, il est temps de rentrer dans le vif du sujet, et surtout d’attaquer la partie la plus sympa : l’organisation de la soirée de lancement de produit !

Organiser un tel événement n’est pas une mince affaire. Cette soirée constitue l’aboutissement d’un long projet dans lequel vous vous êtes investis corps et âme. Il faut donc faire preuve de professionnalisme et mettre les petits plats dans les grands. Pour être sûr de ne rien louper, voici les informations à vérifier en priorité :

  • Trouvez un lieu à la hauteur : grandiose, original, innovant… À vous de le sélectionner en fonction de votre cible.
  • Choisissez le bon moment : la date à laquelle vous ferez votre lancement de produit est importante. Ne le faites pas le même jour qu’un autre événement majeur par exemple…
  • Sélectionnez vos invités : une fois votre audience définie, vous n’avez plus qu’à envoyer vos invitations aux personnes qui correspondent.
  • Médiatisez le lancement : les médias vont vous permettre de communiquer largement. Vous pouvez donc adapter votre communication en fonction de la médiatisation souhaitée.
  • Ne négligez pas la décoration le jour J : toutes les mises en scène seront fortement appréciées et ne feront que renforcer votre image de marque.
  • Préparez un plan B : quand on vous dit d’être flexible, l’organisation d’un plan de repli peut être une option !

Que faire pour réussir mon événement ?

 

Il est un peu difficile de répondre à cette question, car tout dépend de l’annonce que vous vous préparez à faire et de l’audience à laquelle vous vous adressez. Mais peu importe le format que vous choisissez, les objectifs pourront être atteints si vous suivez attentivement nos conseils.

Au même titre que la préparation en amont est importante, ne négligez pas le jour J. Vos invités seront d’autant plus sensibles à votre nouveau produit s’ils sont bien accueillis. Vous ne me croyez pas? Posez-vous la question! Un cocktail avec des petits toasts au foie gras n’est-il pas plus attrayant qu’une soirée chips? Pensez également à l’animation de votre événement. Le choix classique d’un DJ qui assurera l’ambiance musicale peut être une option, mais vous pouvez également choisir une solution plus originale en utilisant des projections murales ou la mise en place de jeux ludiques.

Si la tâche vous paraît insurmontable, sachez que vous pouvez faire appel à des entreprises spécialisées pour vous aider à accomplir la mission. Eventdrive, par exemple, se ferait un plaisir de vous accompagner et faire de votre soirée de lancement de produit un événement que vos invités ne seraient pas prêts d’oublier!

Le lancement de produit est une étape primordiale dans le processus de création. C’est le moment où les médias et le grand public vont jeter un coup d’œil à votre projet. C’est le moment où il est trop tard de faire machine arrière, alors veillez à ne pas le louper! En suivant nos conseils, vous devriez parvenir réussir sans trop de difficulté votre lancement de produit. Prenez le temps de définir vos objectifs, ciblez avec soin votre audience et préparez avec attention votre soirée de lancement. Et quoi qu’il arrive, n’oubliez pas d’analyser votre ROI : vous ne pourrez que faire mieux la prochaine fois. 😉

 

 
 
 
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5 tips pour un événement éco-responsable.

Pour la quatorzième année consécutive, la journée mondiale du recyclage diffuse des valeurs fortes et tente de réunir les populations autour d’enjeux majeurs. On ne le répétera jamais assez, mais l’avenir de notre belle planète dépend grandement de notre comportement vis-à-vis du recyclage. L’objectif de cette journée du recyclage 2018 est donc bien de rappeler l’importance de la chose et surtout essayer de faire changer les mentalités. Le secteur de l’événementiel est bien évidemment touché par la cause et chez Eventdrive, ça nous tient particulièrement à cœur. Il est donc temps de prendre les choses en main en mettant en place ces quelques actions très simples pour un événement éco-responsable. Suivez nos 5 conseils et vous deviendrez des pros du recyclage !

  événement éco-responsable

 

 

Rejoindre le collectif éco-événement

 

La question de la protection de l’environnement n’est pas nouvelle dans la filière événementielle. C’est pour cette raison que les 7 principales associations professionnelles se sont regroupées au sein d’un collectif appelé Éco-Événement. Leur objectif est de sensibiliser, mais également d’accompagner le secteur de l’événementiel dans une démarche écoresponsable. Pour y parvenir, le collectif a mis en place une charte de développement durable applicable uniquement à la filière événement. Si vous avez envie de vous impliquer, mais ne savez pas vraiment comment vous y prendre, c’est peut-être la bonne solution pour organiser un événement éco-responsable réussi ! La lecture de la charte est un bon début et vous permettra de fixer vos objectifs, tout en bénéficiant d’un soutien implicite. L’écologie est l’avenir de l’événementiel, croyez-nous !

 

Pensez éco-conception et sensibilisez vos participants

 

Mettre en place des actions de développement durable, c’est bien. Savoir les transmettre à ses participants, c’est mieux ! Et oui, c’est bien beau d’utiliser du papier recyclé et de passer au tout électronique, mais si vos invités oublient ce qu’est le recyclage en rentrant chez eux, vos efforts n’auront pas eu beaucoup de poids.

L’organisation d’un événement implique la participation de plusieurs parties prenantes, toutes susceptibles de créer des déchets. Il est donc important de penser au développement durable dès la mise en route de votre événement et surtout communiquer auprès de vos partenaires sur les actions mises en place. Parmi les possibilités, vous pouvez notamment choisir d’utiliser uniquement des supports électroniques ou choisir des matières écologiques tel que du papier recyclé. Sur le lieu de votre événement éco-responsable, que vous avez bien évidemment soigneusement sélectionné en raison de ses prédispositions environnementales, vous inciterez au recyclage. Pour cela, il suffit de placer des poubelles de tri sélectif qui soient facilement accessibles par vos participants.

Enfin, vous pouvez également prôner le développement durable en proposant un service de covoiturage, à la fois pour les invités, mais également pour vos équipes. Les participants ne sont pas les seuls à devoir se rendre sur le lieu de l’événement 😉

Pour associer marketing et développement durable, vous pouvez aussi lier un partenariat avec la société de transport en commun de la ville qui vous reçoit et ainsi proposer des réductions. Qui a dit que l’écologie ne faisait pas d’heureux ?

 

Misez sur les événements virtuels

 

On vous en avait déjà parlé dans un précédent article, mais les événements virtuels sont de plus en plus à la mode. En plus d’être particulièrement originaux, ils semblent répondre parfaitement aux exigences de développement durable. L’utilisation des nouvelles technologies vous permet, en effet, d’allier innovation et écologie.

Comment le mettre en place ? En ayant recours à différents outils qui font du virtuel leur spécialité : animations 3D, chat en ligne, audio et vidéoconférence, les possibilités sont nombreuses ! La dernière tendance est l’organisation de salon virtuel. L’objectif reste le même, c’est-à-dire l’échange de contact, mais se fait différemment. Vos participants souhaitent poser une question ? Ils peuvent utiliser le chat. Ils veulent de la documentation ? Ils n’ont qu’à cliquer sur télécharger et en moins d’une seconde, tout est disponible. Et pour passer à l’achat, cela fonctionne comme un commerce en ligne classique. Les retombées écologiques de ce genre d’événement sont excellentes, puisque les émissions de CO2 sont limitées (pas besoin de se déplacer pour se rendre au salon) et l’utilisation de papier pour les tickets ou les brochures est supprimée. Pas mal, non ?

 

Utilisez la norme ISO 20121

 

Vous avez certainement entendu parler des normes ISO qui permettent de réguler les industries. Mais saviez-vous qu’il en existe une spécifique à la filière de l’événementiel ? Selon le site de l’Organisation Internationale de Normalisation, la norme ISO 20121 est « un outil concret pour organiser des événements de sorte qu’ils contribuent aux trois dimensions — économique, environnementale et sociale — du développement durable ».

Tout ça semble bien sérieux, mais l’objectif est pourtant très simple : apprendre à organiser un événement éco-responsable en utilisant les meilleures solutions en termes de développement durable. En suivant les consignes décrites par la norme ISO 20121, vous pourrez mettre en place des pratiques plus efficaces et ainsi éliminer des coûts superflus. N’est-ce pas le but de tout bon organisateur d’événement ?

 

N’oubliez pas la gestion des déchets après votre événement éco-responsable

 

On ne le répétera jamais assez, mais un événement se vit avant, pendant et après ! Même si votre objectif était le zéro déchet, il y a peu de chance que vous l’atteignez du premier coup. Pensez donc à collecter l’ensemble des déchets produits au cours de votre événement éco-responsable. Si vous avez correctement mis en place votre dispositif de tri sélectif, votre travail est déjà à moitié fait ! Renseignez-vous auprès des entreprises locales spécialisées dans la collecte de déchets et laissez-les travailler. Après tout, chacun son métier 🙂 Il serait dommage de faire pire que mieux après tous les efforts mis en place !

Enfin, tirez un bilan constructif de votre événement. Calculez la quantité de déchets produite, réalisez votre bilan carbone puis calculez les économies réalisées (ou les coûts engagés). Si les résultats ne sont pas à la hauteur de vos espérances, rassurez-vous : le changement des mentalités prend du temps. Vous ne pourrez que faire mieux la prochaine fois. 🙂

Le développement durable est un enjeu majeur que, malheureusement, trop peu de personnes prennent à cœur. Le simple fait que vous ayez lu cet article (jusqu’au bout) est un bon début ! Alors, n’hésitez plus et profitez de cette journée du recyclage pour changer vos habitudes. Pourquoi pas commencer par l’installation de poubelles de tri sélectif au bureau ? Cela vous semble peu, mais c’est un premier pas vers la préservation de notre planète. 🙂

 

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Case Study : engagez vos collaborateurs lors de vos événements internes

Créée en 2011 à Labège, dans la région de Toulouse, Sigfox fait partie des licornes françaises. Elle officie dans le secteur de l’Internet des Objets. Sa vision ? Connecter le monde physique avec le monde digital en digitalisant n’importe quel objet du quotidien. Aujourd’hui, la société emploie 400 personnes dans le monde entier. Pour créer du lien entre l’ensemble de ses collaborateurs, Sigfox organise régulièrement des événements internes. Découvrez comment elle y apporte interactivité et praticité grâce à Eventdrive !

 

Une problématique : le manque d’interactivité sur les événements internes

 

Au-delà des nombreux manifestations externes qu’elle organise, Sigfox met donc un point d’honneur à organiser de nombreuses événements internes pour ses salariés :

  • ROADSHOWS
  • ASSEMBLÉES GÉNÉRALES (1 PAR TRIMESTRE)
  • SÉMINAIRES (1 PAR AN)
  • TALKS

 

événements internes interactivité

 

Tous ces événements sont habités par une vision : l’interactivité. Cependant, difficile de convier 400 personnes, d’autant plus que de nombreux participants suivent à distance. Le manque d’anonymat des publications des invités rendent aussi certaines questions délicates.

 

Une solution : l’application mobile

 

Afin de remédier à cela et faire de chaque événement interne un modèle de participativité, Sigfox a choisi Eventdrive pour ses fonctionnalités d’engagement.

Pourquoi Sigfox a choisi Eventdrive ? “Eventdrive était une évidence pour nous. En plus, l’histoire est belle : deux personnes qui ont rencontré cette problématique événement après événement inventent finalement la solution à leur propre problème !”

 

“Nos collaborateurs peuvent participer des quatre coins du monde et apporter leurs remarques grâce à la pléthore de fonctionnalités de l’application Eventdrive : voter, poser des questions tout en restant anonyme, accéder à certaines informations en temps réel, interagir entre eux. De plus, nous pouvons avoir un aperçu de l’engagement et direct et analyser tous les chiffres.”

Debbie Ewens, Responsable Communication Interne, Sigfox

Des résultats : une audience engagée lors des événements internes

 

Les résultats ? Des personnes beaucoup plus engagées lors des événements internes, une participation en hausse, des collaborateurs plus impliqués et des résultats mesurables.

 

EN RÉSUMÉ, SIGFOX A RÉUSSI À ENGAGER 400 COLLABORATEURS À TRAVERS LE MONDE LORS DE SES ÉVÉNEMENTS INTERNES.

 

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5 idées pour introduire vos événements

Imaginez-vous la veille de votre événement. Voilà venu l’heure de préparer votre introduction…. Vous pensiez que ça allait être réglé en deux minutes, recherche du stylo comprise ? Mais là, c’est le trou noir, la page blanche… Qu’est-ce que vous allez bien pouvoir dire ? 🤔

Non décidément, ça ne vient vraiment pas. Alors vous cherchez « introduction événement » sur Internet… et vous tombez sur cet article d’Eventdrive qui vous donne 5 idées pour introduire vos événements.

Ça y est, vous êtes sauvé(e) ! Vous allez pouvoir assurer et nous, nous aurons accompagné un nouvel organisateur d’événements vers la réussite.

 

 

Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

 

Pourquoi une bonne introduction, c’est important ?

Votre événement est un moment spécial, riche en rencontres et en émotions. Du moins, tel est l’un des objectifs de celui-ci, n’est-ce pas ? L’introduction est le tout premier moment que va vivre votre invité. Et comme on le dit si souvent, on n’a pas deux fois l’occasion de faire une bonne première impression.

Si vous réussissez à séduire vos participants lors de cette étape cruciale, ils resteront certainement attentifs tout au long de votre événement. C’est pour cette raison qu’il faut bien travailler votre introduction. Qu’elle soit originale ou touchante, elle se doit de marquer les esprits. Grâce à nos 5 conseils, soyez sûrs que vos convives s’en souviendront !

Allez, cessons de vous mettre l’eau à la bouche. C’est parti, suivez-moi !

 

Vous avez dit supers pouvoirs ? 💪

Première technique pour introduire son événement ? Laisser vos invités l’introduire eux-mêmes 😉

Cet exercice peut manquer d’originalité… Donner son nom, son poste et son lieu de résidence semble assez formel. Mais ici, les invités devront s’exprimer de manière plus personnelle en dévoilant une partie de leurs rêves. Comment cela se déroule-t-il – avouez que vous trépignez d’en savoir plus ?

C’est simple : demandez à vos invités de se lever à tour de rôle, de se présenter rapidement et de décrire le super-pouvoir qu’ils rêveraient de posséder. Les propositions les plus folles sont permises ! Certains se limiteront peut-être aux pouvoirs en relation directe avec leur profession, quand d’autres prendront la liberté de choisir un pouvoir dont ils aimeraient sincèrement bénéficier, sans relation directe avec leur travail. Dans tous les cas, cette question inattendue saura instaurer une ambiance plus décontractée, dans le but de libérer la parole.

Ce qu’il est attendu de vous : du soutien aux plus timides, de l’humour et de l’assurance. N’hésitez pas à rebondir gentiment sur certaines réponses, notamment celles des invités les plus à l’aise.

De part notre expérience chez Eventdrive, on vous le garantit, cette technique fonctionne ! Les participants se sentent beaucoup plus détendus, osent parler d’eux-mêmes et de ce qu’ils ressentent. Nous vous recommandons de mettre en place cette activité lors d’événements de petite envergure (max 40 personnes).

 

superhero

 

Faites résonner les guitares ! 🎶

Ou bien vos platines, à votre guise 😊.

Eventdrive a récemment accompagné OVH pour la création d’un événement « wahou », et il faut dire que nous avons été bluffés par l’ouverture déjantée que nous ont proposée Octave Klaba – le CEO – et son équipe ! En effet, OVH a choisi d’introduire son événement en interprétant un morceau du célèbre groupe Metallica. Le PDG sur scène, la guitare électrique dans les bras, a également créé son petit effet.

L’estrade s’est transformée en véritable scène de concert, les musiciens se sont révélés sous le feu des projecteurs et les invités ont filmé le show en live ! Une expérience qu’ils n’oublieront pas de si tôt, c’est moi qui vous le dis ! Outre la surprise des invités, cette introduction rythmée par la batterie et les guitares, a réveillé les invités dès le matin et les a mis en jambes pour la journée.

Le spectacle a aussi permis d’augmenter la visibilité d’OVH grâce aux publications des vidéos, lives et photos prises par les invités, postées sur les réseaux sociaux intégrant la localisation de l’événement et agrémentées de quelques hashtags. Que c’est beau, de la pub gratuite ! Et je ne compte pas l’impact du bouche-à-oreille qui est lui aussi conséquent… À ce moment-là, je n’ai qu’une chose à dire : What else ?

Retrouvez la rediffusion du live de l’événement d’OVH avec son ouverture Rock N’Roll juste ici !

 

scene concert

 

Le Story Telling 📚

Raconter une jolie histoire avant de commencer son événement marche à merveille. Un moyen efficace de capter l’attention de vos convives, et ainsi créer l’émotion chez eux ! Mais cela requiert du talent ainsi qu’une grande aisance à l’oral.

L’avantage de raconter une histoire en introduction est que les invités vont pouvoir s’identifier à la personne qui parle, voire à l’entreprise. De ce fait, immergés dans l’histoire et réceptionneront plus facilement les informations transmises lors de l’événement et du discours. Une vraie proximité va dès lors s’établir entre l’orateur et son assemblée. Le story telling est également un excellent moyen d’engager l’audience et de la fidéliser.

La force des émotions a d’ailleurs déjà été prouvée dans de nombreuses études scientifiques. En déclenchant des émotions particulières, il est possible d’orienter le comportement d’un individu. Nous vous conseillons pour cela de faire appel à des entreprises ou consultants spécialisés. Cette méthode vous permettra de diffuser un message impactant pour marquer les esprits.

Un petit tip pour la route : raconter une anecdote de votre histoire personnelle ne rendra le discours que plus émouvant. Votre honnêteté et votre humanité transparaîtront davantage.

J’ai assisté récemment à une conférence sur le thème du marketing. L’orateur a introduit l’événement en racontant comment il avait séduit sa femme et en établissant un parallèle entre le l’Outbound et l’Inbound. Passionnant !

Ne rentrez pas dans les détails et racontez votre histoire dans l’ordre chronologique pour ne pas perdre votre public. Enfin, tirez-en les bienfaits et émouvez votre public. Tel est le but d’une histoire après tout 😊.

Chez Eventdrive, on aime à penser qu’il n’y a pas de problème sans solution. Concluez donc votre introduction par une morale, une leçon que vous avez pu tirer, une définition. Il faut dans tous les cas qu’il y ait un dénouement.

 

micro

 

La météo du jour ☀️

Comme on l’a vu précédemment, laisser s’exprimer vos invités est important. Et pour cela, il y a différents moyens, tous aussi ludiques les uns que les autres, comme la technique des super-héros que l’on a déjà évoquée par exemple.

Cet exercice était déjà très personnel mais celui qui suit va encore plus loin, en invitant les participants à parler de leurs émotions et de leur ressenti. Il crée un climat de confiance et engage les invités à interagir entre eux. C’est ce que vous recherchez en tant qu’organisateur d’événements, non ? Nous vous avons percé à jour, c’est que nous sommes de vrais psychologues de l’événementiel chez Eventdrive !

Commencez tout simplement en demandant à vos convives leur état d’esprit actuel à tour de rôle. Cela peut sembler embarrassant, mais cet exercice est un excellent moyen de s’ouvrir les uns aux autres et d’engager la discussion.

De manière encore plus ludique, vous pouvez aussi demander à chaque participant quel est sa météo du jour, mais en utilisant un emoji. C’est un moyen plus simple de s’exprimer, surtout si vos invités sont réticents à mettre de mots sur leur humeur du jour. 😄

Savez-vous que tous les lundis, l’équipe marketing d’Eventdrive se réunit pour partager les résultats de la semaine précédente et commence le meeting par la météo personnelle :

  • performance : chiffres, efficacité, timing
  • feeling : comment est-ce que je me sens ?
  • apprentissage : suis-je montée en compétences ? ai-je appris quelque chose ?

 

emoji

 

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Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

 

Avez-vous pensé à Eventdrive ? 💻

Les plateformes digitales de gestion d’événements tout-en-un regorgent de ressources vous aidant à plus facilement organiser et gérer votre événement. Et certaines mettent à disposition des outils vous permettant de créer de l’interactivité afin d’étonner et satisfaire vos collaborateurs.

La plus réputée d’entre elles et la plus facile d’utilisation – soyons honnêtes – vient de chez Eventdrive of course. Nous avons la particularité de proposer d’utiliser une application dédiée, ultra interactive et intuitive, afin de créer du lien entre les invités et d’animer votre événement.

Offrez-vous, par exemple, la possibilité de générer des nuages de mots en temps réel ! Vous ne savez pas ce que c’est ? Pas de problèmes, on vous explique ! 😉

Un nuage de mot consiste à demander aux participants d’écrire un mot selon une question donnée, comme par exemple « Comment vous sentez-vous aujourd’hui ? », et de récolter un maximum de réponses.

Au fur et à mesure que les participants votent, les mots, qui sont retransmis sur un grand écran à la vue de tous, grossissent. Si un même mot est écrit plusieurs fois, celui-ci grossira et ainsi de suite. À la fin, on verra immédiatement quel est le mot qui a été le plus écrit, et ainsi quelle est l’humeur prédominante des participants – par exemple.

Créer du lien entre vos invités est primordial, votre événement est fait pour échanger, entre l’entreprise et les collaborateurs. Tout repose sur l’échange, et c’est pourquoi nous avons proposé plusieurs solutions afin de surprendre vos convives, de créer une ambiance plus friendly et de connecter vos participants.

La musique, les histoires, les divertissements, les outils interactifs, les questions originales… Utilisez-les pour que votre introduction d’événement soit un véritable succès !

 

indicateurs événement communauté application

 

 
 
 
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Trouver un conférencier : les 5 qualités du profil idéal

Votre prochain événement approche à grands pas et pourtant, il vous manque encore l’élément principal qui le rendra mémorable (dans le bon ou le mauvais sens) : un conférencier ! Que vous organisiez un gala, un séminaire ou une convention scientifique, le moment où le speaker prend la parole est le plus important. L’angoisse absolue ? Que l’heureux élu n’arrive pas à aligner deux mots et ne captive pas son audience. Pour vous éviter des sueurs froides et trouver un conférencier idéal, Eventdrive vous parle des 5 qualités qu’un bon candidat se doit d’avoir. Lisez attentivement puis lancez-vous, votre pépite ne doit pas se cacher bien loin !

 

trouver un conférencier

 

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Commencez par définir vos besoins pour trouver un conférencier

 

Avant même de commencer à chercher votre conférencier, vous devez définir de quoi vous avez besoin. Quel est le thème de votre conférence ?

Il est important de cibler précisément de quoi vous souhaitez parler. Si votre conférence parle de crevettes (pourquoi pas ?), il faut que vous définissiez si vous souhaitez parler de la manière dont on les pêche, des différentes variétés ou des bienfaits que cela peut avoir sur l’organisme. Certes, le conférencier doit garder une certaine liberté d’expression, mais vous devez cadrer le discours afin d’être en accord avec les attentes de votre cible. D’ailleurs, vous savez ce qu’attendent vos participants ? Comme vous écoutez attentivement nos conseils, vous avez déjà très certainement établi vos personas. Si ce n’est pas le cas (on ne vous en voudra pas), il est temps de le faire !

Enfin, n’oubliez pas que tout travail mérite salaire. Votre conférencier devra être rémunéré pour sa performance, alors prenez le temps d’établir un budget. Ce serait dommage de couper sur les petits-fours parce que vous n’aviez pas anticipé les frais associés à la performance de votre speaker.

Une fois cette base établie, il ne vous reste plus qu’à vous lancer dans le vif du sujet : trouver la perle rare. Pour guider votre recherche, voici ce que vous devrez étudier en priorité chez vos prétendants.

 

 

     1. Sélectionnez un expert dans son domaine

 

Il n’y a rien de plus ennuyeux que d’écouter quelqu’un qui n’a pas l’air sûr de ce qu’il raconte. Pire, écouter un conférencier en sachant pertinemment que l’on en sait plus que lui.

En tant qu’organisateur d’événement, il vous faut absolument éviter cette situation qui aurait un impact très négatif sur votre organisation. Avant d’embaucher votre conférencier, assurez-vous de consulter un peu son CV. A-t-il écrit des livres sur son domaine ? A-t-il été publié dans des revues réputées ? Sans aller aussi loin, vous pouvez également regarder son cursus : les diplômes qu’il a obtenus, le sujet de son mémoire ou de sa thèse ou les premières compagnies dans lesquelles il a travaillé.

Si votre speaker est un habitué des conférences, n’hésitez pas à visionner ses anciennes prestations et lire les commentaires sur son passage sur scène, c’est là que vous en apprendrez le plus. Restez tout de même professionnel et gardez un esprit critique, ce n’est pas parce qu’un candidat a travaillé dans une boîte que vous n’appréciez pas ou étudié dans une école concurrente à la vôtre qu’il faut le rayer de la liste.

 

 

     2. Choisissez un intervenant motivé

 

Quand on assiste à une conférence, on a envie d’être embarqué par les paroles de l’intervenant. Un ton monotone, une voix sans passion, une attitude blasée ? Non merci !

Votre conférencier doit savoir transmettre des émotions et motiver son audience. Prenez l’exemple des speakers TED : ils arrivent à faire passer leur message en faisant participer le public, en racontant des devinettes ou en faisant résoudre des énigmes. Il faut que le conférencier ait la volonté de transmettre son savoir et que ça se ressente dans ses paroles. S’il ne fait pas preuve de générosité, vos participants n’arriveront pas à s’intéresser à votre événement.

 

 

     3. Regardez son style

 

Attention, on ne parle pas de discrimination au look ! Mais il est essentiel que le conférencier que vous choisirez ait une bonne présentation. Il est vrai que les chaussettes-sandales reviennent à la mode et pourtant, on n’a pas tellement envie de voir ça sur scène. Pour autant, l’extrême opposé n’est pas nécessaire, ne vous sentez donc pas obligé d’imposer le costume-cravate à vos intervenants.

Faites simplement preuve de jugeote pour déterminer si le look de votre prétendant saura coller facilement au thème de votre événement. L’originalité peut faire ses preuves. Si on en revient à notre conférence sur les crevettes, pourquoi ne pas inviter votre intervenant à venir habillé en pêcheur ? Le public sera séduit par son niveau d’implication.

 

     4. Une pointe d’humour, s’il vous plaît ?

 

On ne l’apprendra à personne, le temps passe plus vite en s’amusant ! Et en tant qu’organisateur d’événement, vous devriez faire de cet adage votre principal objectif. Si vous entendez vos participants quitter la conférence en disant qu’ils n’ont rien vu passer, alors vous pouvez vous dire que c’est gagné !

Sélectionnez donc un conférencier qui saura lier humour, autodérision et savoir à la perfection. Attention cependant à fixer des limites et bien prendre en compte le contexte de l’événement. Le rire a du bon, mais il faut savoir le doser et l’utiliser avec parcimonie.

 

     5. Le bonus ? Choisissez une personnalité reconnue

 

Les qualités précédemment citées sont essentielles, mais si vous voulez vraiment marquer les esprits, nous vous conseillons de faire appel à une célébrité. Tout simplement parce qu’un Thierry Marx en cuisine, un Bruce Benamran en science ou un Xavier Niel en technologies saura fédérer les troupes bien plus facilement. La participation d’une personnalité à votre conférence fait la différence selon bien des points. Vous attirerez plus de participants qui retiendront mieux le contenu du séminaire. L’émotion dégagée et la crédibilité du message diffusé réuniront les foules. Enfin, récompense non négociable, vos collaborateurs seront ravis de pouvoir assister à ce type de conférence.

Cette liste, non exhaustive bien sûr, doit former la base de votre recherche. Vous pouvez la respecter à la lettre (on vous le conseille) ou seulement vous en inspirer. La clé pour trouver le conférencier idéal est, bien entendu, de prendre en compte tous vos paramètres et savoir les manier avec brio. Enfin, n’oubliez pas d’utiliser votre réseau pour trouver un conférencier qui remplira vos critères. Vous ne le savez peut-être pas encore, mais le cousin de votre assistant est peut-être la personne qu’il vous faut ! Alors, communiquez avec vos équipes sans tarder 🙂

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5 conseils que les éternels retardataires ne connaissent pas

L’hiver approche à grands pas et le changement d’heure fait partie de l’équation. Ne soupirez pas, vous gagnez une heure de sommeil ! Comme on est plutôt sympa chez Eventdrive, on va vous donner une petite astuce pour que vous arrêtiez de vous poser la question tous les ans. En octobRE, on REcule d’une heure, mais en AVril, on AVance d’une heure. Facile, non ? Pour vous aider à survivre à ce changement d’heure, voici 5 petites astuces qui vous permettront de gérer le changement d’heure de la meilleure des manières si vous êtes un éternel retardataire.

  Apprenez à gérer votre retard aux événements

 

 

Activez la fonction « Il est l’heure de partir » de Google Maps

 

Google a plus d’une corde à son arc, et de nombreuses fonctionnalités inconnues. Pour les retardataires compulsifs, et surtout qui sont particulièrement touchés par le changement d’heure, la fonction « Il est l’heure de partir » est idéale.

Pour l’activer, il suffit d’ouvrir Google Maps sur un ordinateur (et s’assurer d’être bien connecté à son compte Google), cliquer sur les 3 barres horizontales en haut à gauche, puis notifications et « Il est l’heure de partir ». Une fois cette action réalisée, rendez-vous sur votre Google Agenda. Il ne vous reste plus qu’à ajouter l’heure et la date de votre événement et l’endroit où il a lieu. Google Maps vous avertira alors en temps voulu de l’heure idéale de départ !

Attention cependant à ne pas oublier d’activer les notifications Google Maps sur mobile, ainsi que l’historique d’emplacement. Votre mobile synchronisant automatiquement le changement d’heure, vous devriez être alerté sans soucis et adieu les retards !

 

Adaptez votre style de vie

 

Il faut, en effet, aider votre organisme à bien vivre le changement d’heure. Ne vous couchez pas après 22h fin d’éviter l’épuisement. Néanmoins, la régularité est la règle de base. Si habituellement, vous êtes plutôt des loups de nuit et avez tendance à vous coucher vers minuit, ne bousculez pas votre rythme. Vous pouvez aussi limiter toute consommation d’excitant comme du café, du thé ou des sodas à base de caféine après 6h pour ne pas prendre le risque de perturber votre sommeil.

Le changement d’heure peut aussi être l’occasion de mettre en place la sieste ! Pas sûr que votre patron soit séduit par l’idée et pourtant, vos performances n’en seront que meilleures. Le but de tous ces petits changements et de limiter au maximum la fatigue. Le métier d’organisateur d’événements n’est pas de tout repos en temps normal, il ne faut donc pas rajouter de la fatigue qu’on aurait facilement pu éviter.

 

Eternel retardataire ? Changez de rythme

 

Choisissez des produits naturels

 

Peut-être avez-vous l’habitude d’être réglé comme une horloge et le changement d’heure vous fait un peu paniquer, au point de provoquer des retards ? Vous pouvez faire le choix de produits naturels pour vous aider à vous détendre.

L’aromathérapie, par exemple, est une excellente solution. Vous pouvez notamment installer un diffuseur d’huiles essentielles et choisir des huiles aux vertus apaisantes. Il est également très bon de boire des tisanes relaxantes avant de se coucher. Vous allez, probablement, avoir l’impression de prendre 15 ans, mais rassurez-vous, on ne le dira à personne 😉

Enfin, si votre stress vous fait perdre le sommeil, certains compléments alimentaires à base de verveine ou de tilleul pourront vous favoriser votre endormissement.

 

Diffusez un rappel

 

Le passage de l’heure d’été à l’heure d’hiver a beau arriver tous les ans à la même époque, les probabilités de l’oublier sont fréquentes ! Même si les réseaux sociaux et les médias diffusent largement l’information quelques jours avant le changement d’heure, il est peut-être une bonne chose de diffuser des rappels.

Vous pouvez notamment envoyer un email à toute votre équipe. Pensez également à prévenir vos rendez-vous afin de vous assurer qu’ils ne se présentent pas une heure en retard à votre rencontre ! Vous pouvez d’ailleurs suggérer à vos collaborateurs de faire de même, les têtes en l’air sont nombreuses et l’événementiel demande de la ponctualité. Un rappel ne fera pas de mal 😉

Par la même occasion, assurez-vous de remettre à jour les horloges de votre entreprise. Tous les appareils électroniques devraient faire ce travail automatiquement, mais malheureusement, les vieilles machines n’ont pas encore cette fonction.

 

Usez de stratagèmes pour sortir de votre lit

 

On le sait, à chaque changement d’heure, c’est la même histoire, on n’arrive plus à se sortir du lit ! Et même si le passage à l’heure d’hiver est censé nous faire gagner une heure de sommeil, on est plus fatigué qu’avant. Le risque ? Ne pas savoir se sortir du lit !

Pour y remédier, Eventdrive vous propose d’installer Shake It, une application originale qui vous fera éviter les pannes de réveils. Le principe est simple, réveiller votre cerveau en utilisant différentes méthodes et ainsi pousser les lève-tard à se lever. La première fois que votre réveil sonne, il suffit de le secouer pour éteindre la larme. Quoi de mieux qu’un peu de sport pour commencer la journée ? Si malgré ça, vous n’arrivez toujours pas à vous lever, la deuxième sonnerie vous fera utiliser vos cordes vocales : vous devrez crier ou chanter pour arrêter l’alarme. Pour la 3e sonnerie, vous devrez tapoter l’écran une dizaine de fois.

Enfin, une énigme vous sera proposée. Pas mal, non ? Et si malgré ça, l’appel du lit est plus fort que la nécessité d’être à l’heure à vos rendez-vous, vous pouvez activer la fonction « Faire appel à un ami ». Ce dernier recevra un texto si vous laissez sonner votre alarme et prendra un malin plaisir à se charger lui-même de vous envoyer sous la douche. Quelque chose me dit que vos amis vont adorer cette mission, c’est certain.

Ces techniques ne sont qu’un petit éventail des possibilités pouvant vous aider à vivre ce changement d’heure de la meilleure des manières. L’organisation d’événements demande une certaine rigueur, alors n’oubliez pas de les appliquer à la lettre si vous avez peur de vous faire submerger. Vous pouvez aussi utiliser d’autres techniques pour mieux vous organiser et donc respecter vos deadlines

Néanmoins, si vous faites partie de ceux qui en ont assez du changement d’heure, sachez que l’UE a mis en place un sondage à l’échelle européenne afin de connaître l’avis de la population sur la question. Selon les résultats, 84% de la population européenne souhaite arrêter le changement d’heure, celui-ci pourrait donc être le dernier, alors savourez-le. 😉

 

Vous rêvez de devenir un expert de l’organisation d’événements ? Tout commence par ces 10 conseils…

La sécurité de votre événement : les normes à respecter

La sécurité de votre événement est une composante à ne pas négliger lorsque vous planifiez un séminaire, un gala ou tout autre événement qui rassemble un nombre important de convives. Depuis quelque temps, les mesures de sécurité ont évolué et la réglementation impose des conditions strictes. D’autant plus que la montée en puissance des nouvelles technologies a également changé la donne. En tant qu’organisateur d’événement, la sécurité événementielle doit faire partie de vos priorités. Mais comment s’en sortir devant tant de règles ? Eventdrive essaye de vous simplifier la vie et vous présente les points principaux à respecter.  

 

sécurité événementielle

Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

Les obligations légales en termes de sécurité pour le lieu de l’événement

 

En tant qu’organisateur d’événement, vous êtes responsable de vos invités et surtout de leur sécurité. Vous devez donc, dans un premier temps, vous assurer de respecter toutes les obligations légales concernant le lieu de votre événement.

En matière de sécurité, vous devez respecter la capacité d’accueil du lieu dans lequel se tiendra l’événement. Ça peut vous paraître logique, mais c’est la base de toute réflexion. En suivront de nombreuses autres mesures, tels que l’autorisation ou non de consommation d’alcool ou encore sa vente pendant votre événement. Sachez que, d’après le Code de la Construction et de l’Habitation (CCH), les établissements recevant du public (ERP) sont répartis en 5 catégories. La première concerne les lieux pouvant accueillir plus de 1500 personnes, la 5e comprend les établissements contenant moins de 50 personnes. Ces 5 catégories s’appliquent à tout type de lieux, en passant des salles de conférence aux chapiteaux et structures en plein air. Idéal pour vos événements sous le thème du cirque !

Si votre événement se situe en intérieur, la sécurité événementielle du lieu doit se référer au Code la Construction et de l’Habitation et du Règlement de Sécurité (ce dernier document étant fourni par le propriétaire). Les règles énoncées doivent être respectées par le propriétaire des lieux, mais il est toujours intéressant de les connaître afin de s’assurer qu’il n’y a pas de fraude.

En revanche, si votre événement se situe en extérieur, la réglementation est bien plus souple. La manifestation est simplement délimitée par une « enceinte », on ne parle donc pas vraiment d’ERP. Aucune contrainte obligatoire ne vous est imposée. Cependant, nous vous conseillons fortement de vous assurer que les normes basiques de sécurité sont respectées. Il serait dommage qu’un accident survienne parce que vous n’avez pas voulu ranger les câbles qui traînaient.

Un service de billetterie en ligne pour faciliter l’accès au lieu

 

La mise en place de ce type de service a un double avantage. Tout d’abord, vous pourrez fluidifier l’accès au lieu de l’événement et ainsi éviter les mouvements de foule, mais également être en accord avec la réglementation en vigueur. D’un point de vue juridique, un certain nombre d’informations se doivent d’être présentes sur le billet que vous vendez à vos participants.

En vous assurant qu’elles sont bien indiquées, vous sécurisez la transaction. Il faut, entre autres, faire apparaître le nom de l’organisateur, le numéro du billet, le nom de l’événement ou encore le coût du billet. Le ticket peut également contenir une partie détachable qui devra être conservée par l’organisateur pour une durée d’au moins 6 ans (oui, vous avez bien lu !) — le genre de paperasse qui s’entasse.

C’est pourquoi vous pouvez également faire le choix du billet électronique. En utilisant cette option, vous devez toujours conserver les mêmes informations, mais uniquement en format électronique. C’est beau la technologie, non ?

Cependant, la conservation de données électroniques implique de nouveaux risques. Si vous optez pour cette solution, pensez à travailler avec un serveur sécurisé qui limitera les risques de piratage. De nos jours, les hackers sont à la recherche de tout type d’information et une liste de contact en fait partie (ne nous demandez pas pourquoi) !

Pensez à souscrire à une assurance sécurité pour votre événement

 

Cela peut paraître superflu, mais c’est pourtant fondamental ! Souscrire à une assurance est une des bases de la sécurité événementielle et permet de vous protéger en cas de problème le jour J (voire même avant). Si vous êtes une agence qui connaît un débit important, vous avez sûrement fait le choix d’une assurance annuelle.

Pensez tout de même à vérifier toutes les conditions et lire les petites lignes en bas de page. Vous pourriez être amené à prendre une assurance complémentaire selon la catégorie de votre événement. Pour faire au mieux votre choix, il convient de lister l’ensemble des caractéristiques du projet (nombre de participants attendus, localisation, activités prévues…) et s’assurer que vos critères rencontrent tous ceux de l’assurance choisie.

Le détail auquel nous vous conseillons de faire particulièrement attention chez Eventdrive est la couverture fournie par l’assurance. Assurez-vous que l’ensemble des invités sont couverts, mais également l’équipe d’organisation ou encore les services d’ordre. Pensez également à protéger le matériel qui sera utilisé, en plus du lieu de l’événement. Les risques d’incendie sont réels et comme le dit le dicton « Mieux vaut prévenir que guérir ! ».

 

Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

N’oubliez pas le service d’ordre pour une sécurité optimale !

 

Autre point particulièrement important : s’assurer de la présence de garde du corps. Leur rôle peut être multiple et vous pourriez être rassuré de les avoir à vos côtés. Il est vrai que leur musculature peut impressionner 😉

Le service d’ordre doit notamment s’assurer que les entrées et les sorties du lieu de l’événement se fassent sans encombre. Ils peuvent également être responsables de l’inspection des sacs, voire même de fouilles au corps en cas de doute.

Enfin, ils doivent être prêts à intervenir à tout moment en cas de problème. Un participant qui a un peu trop bu, ou 2 speakers dont la discussion s’envenime peuvent être la raison de l’intervention du service d’ordre. Dans les cas les plus extrêmes, leur poste d’agent de sécurité peut également les conduire à devoir gérer une évacuation. Et non ! On ne plaisante pas avec la sécurité de votre événement.

Après la lecture de cet article, considérez-vous êtes prêts ? Si ce n’est pas le cas, il est temps de faire bouger les choses ! La sécurité de votre événement est particulièrement importante. Elle doit rester dans un coin de votre tête à chaque étape de l’organisation de votre séminaire, soirée d’entreprise, lancement de produit

Comme vous l’avez compris grâce à notre article, elle touche différents aspects. La sécurité physique est à prioriser, mais l’évolution des nouvelles technologies doit également vous faire prendre conscience qu’il faut dorénavant penser à sécuriser toutes les transactions qui se passent en ligne. L’ère du 4.0 ne va pas vous faciliter la vie, c’est certain. 😉

 

 
 
 
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