L’intelligence artificielle et l’événementiel : une histoire qui ne fait que commencer

On ne cesse de vous le répéter : il est essentiel de suivre les avancées technologiques dans l’organisation de vos événements et être à la pointe du digital. Même si vous n’êtes pas passionné par ce secteur, vous avez la chance de travailler dans un secteur qui s’adapte assez facilement au changement. Au fil des années, les nouveautés ont défilé avec l’arrivée du digital. L’utilisation des applications mobiles s’est démocratisée par exemple et on voit de plus en plus des stands de réalité virtuelle.

Nous avons le plaisir de vous annoncer que le dernier bouleversement technologique en date est sur le point d’inonder vos événements ! Nous parlons bien entendu de l’intelligence artificielle. Ce terme est à la bouche de tous les scientifiques, marketeurs et chefs d’entreprise, mais qu’est-ce que c’est vraiment ? Et surtout, à quel point ce nouveau courant va-t-il impacter l’événementiel ? Eventdrive vous dit tout sur l’intelligence artificielle et sa relation avec l’événementiel.

 

 

 

L’intelligence artificielle, c’est quoi ?

 

Aussi connue sous le nom d’IA (on aime bien les diminutifs en France), l’intelligence artificielle est tout simplement la mise en œuvre simultanée de plusieurs techniques qui vont permettre aux machines d’avoir une sorte d’intelligence.

Même si on en entend parler que depuis récemment, l’IA a pour la première fois été évoquée dans les années 1950 par Alan Turing (vous avez vu le film Imitation Game ? C’est lui !). Dans son livre intitulé « Computing Machinery and Intelligence », il parlait déjà de la nécessité de donner aux machines une certaine forme d’intelligence. Pourquoi on vous parle de lui ? Car il a créé un test, le test de Turing, qui permet d’identifier l’intelligence artificielle. Le déroulé est simple : on confronte un humain à l’aveugle, dans un premier temps avec un autre humain, puis avec une machine. Les deux sont censés donner des réponses valides aux questions posées. Si le sujet n’arrive pas à discerner qui est qui, alors la machine est dite intelligente. Aussi simple que ça !

En bref, si une machine est capable de raisonner et produire des réponses similaires à celles qu’un humain pourrait avoir, alors on parle d’intelligence artificielle.

L’intelligence artificielle dans l’événementiel

 

Vous l’avez compris, l’IA est bien développée et nous entoure déjà dans notre vie quotidienne. Mais elle est aussi en train de bouleverser le monde du travail. Déjà, il est possible de limiter les tâches répétitives grâce à l’IA ou encore améliorer son business model. Si l’intelligence artificielle est maniée avec justesse, un véritable avantage compétitif peut en découler pour une entreprise.

 

Une véritable révolution est sur le point d’arriver, notamment dans l’événementiel. D’ailleurs, vous ne le savez peut-être pas, mais vous êtes sûrement déjà en train d’utiliser une des nombreuses applications de l’IA. Découvrons un aperçu des outils qui utilisent l’intelligence artificielle dans l’événementiel.

La reconnaissance vocale

Les assistants personnels tels que Alexa d’Amazon ou Siri d’Apple sont de plus en plus utilisés. Imaginez une utilisation similaire au cours de votre événement ! Au point d’information, une borne électronique pourrait être contrôlée par une machine. Vos invités n’auraient alors qu’à poser la question qu’ils souhaitent pour obtenir une réponse rapide. Par exemple, à quelle heure commence la prochaine conférence ou encore où se trouve la salle de gala ? Un gain de temps précieux pour vos collaborateurs et des retombées très positives sur vos événements si l’assistant virtuel prodigue les bons conseils au moment voulu.

  

La reconnaissance faciale 

Après votre douce et mélodieuse voix, c’est votre visage qu’on analyse. Maintenant, il n’y a même plus besoin de sortir son téléphone pour présenter son billet à l’entrée, il suffit de faire scanner son visage pour accéder au lieu de l’événement. L’avantage ? Fini les files d’attente interminables quand il y a une forte affluence ! Découvrez tous les avantages de la reconnaissance faciale dans nos tendances événementielles 2019

 

Les bracelets connectés

 

Idéaux pour contrôler l’accès à votre événement, les bracelets connectés sont un autre exemple de l’AI. La puce insérée dans les bracelets peut d’ailleurs être utilisée pour faciliter le paiement pendant l’événement, un peu à la manière d’un portefeuille virtuel. Particulièrement sécurisés, les bracelets connectés peuvent aussi être reliés aux réseaux sociaux ! Des utilisations infinies qui permettent une grande analyse de données en aval de l’événement.

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

 

Analyser le comportement de vos invités

 

Grâce à l’intelligence artificielle, il est désormais possible d’étudier le comportement de vos invités au cours de votre événement. Avant, on utilisait les sondages, mais leurs résultats étaient souvent biaisés. Dorénavant, grâce à l’installation de capteurs sur le lieu de votre événement, vous pourrez savoir précisément le parcours de vos participants, les conférences auxquelles ils ont assisté ou encore les interlocuteurs avec lesquels ils ont parlé.

 

Les Chatbots

 

Vous êtes sur le point d’organiser un événement de grande envergure et vous n’avez pas le temps de répondre aux nombreuses questions de vos participants ? Les chatbots, systèmes de communication automatisés, sont faits pour ça ! Véritables alliés de votre stratégie marketing, ils permettent de fournir des réponses rapides et personnalisées (dans la mesure du raisonnable) à vos participants. Le plus ? Ils sont utilisables 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 et ne nécessitent qu’un petit budget pour leur mise en place.

 

À quoi s’attendre dans le futur ?

 À la vitesse à laquelle vont les avancées technologiques, le secteur de l’événementiel risque d’être complètement bouleversé dans les années à venir. On peut facilement imaginer que l’accueil des événements sera bientôt assuré par des robots humanoïdes, créés pour imiter notre travail. Est-ce qu’un jour un robot sera capable d’organiser un événement de A à Z ? Fort heureusement, la science n’en est pas encore là, mais restons éveillés. 😉

 

Conçu pour être une véritable aide, l’intelligence artificielle est en train de révolutionner nos habitudes de consommation et l’événementiel n’y échappe pas. Déjà, de nombreuses compagnies se sont spécialisées dans l’offre de services liées à l’IA pour les professionnels de l’événementiel. On pense notamment aux solutions de concierges automatisés. L’outil technologique qu’est l’intelligence artificielle peut encore vous donner l’impression d’être dans un film de science-fiction et pourtant, il va falloir vous habituer, car ce n’est que le début !  

 

 

 

 

Organisez la journée de recrutement parfaite

Il paraît que vous organisez prochainement une journée de recrutement ! En seulement quelques heures, votre mission est de rencontrer un maximum de candidats afin de recruter les futures pépites de votre équipe ou de votre organisation. Mais plutôt que d’organiser de simples entrevues à la chaîne, l’organisation d’une journée de recrutement vous permet de mettre vos candidats en conditions et surtout créer une ambiance saine d’émulation, plus qu’une vraie compétition.

Comment organiser ce type d’événement et quels types d’activités mettre en place pour séduire les candidats dès le début de la journée ? Eventdrive vous confie ses secrets logistiques et pratiques pour l’organisation de la journée de recrutement parfaite.

 

 

 

EN AMONT DE VOTRE journée de recrutement

Gérez les inscriptions d’une main de maître

 

L’organisation de votre journée de recrutement commence bien en amont du jour J. En effet, il faut s’assurer que les candidats seront bien présents pour prévoir en fonction les repas, les espaces, les supports et les ressources humaines nécessaires à leur accueil.

L’un de nos clients, Akka, utilise par exemple la plateforme d’inscription Eventdrive pour cette étape cruciale. Après avoir enregistré tous les potentiels candidats dans sa base de données, le recruteur prépare une campagne d’emailing pour leur proposer de valider leur inscription ! Une première étape qui montre qu’ils sont motivés. Le formulaire personnalisé qui est créé pour l’occasion permet notamment au recruteur de récupérer les CV des candidats.

 

En créant des sessions et des ateliers, il pourra aussi plus facilement gérer les centaines de candidats qu’il recevra ce jour-là. Grâce à l’application mobile qui leur aura été demandé de télécharger en amont, ces derniers pourront se repérer dans les locaux de l’entreprise et connaître leur agenda personnalisé. L’information, c’est la clé !

 

Pensez à envoyer des rappels réguliers

 

Même si les candidats sont certainement très motivés, ce ne sont certainement pas des surhommes et ils ne peuvent pas penser à tout ! Les process de recrutement sont déjà particulièrement forts en émotions… Vous pouvez donc leur donner un petit coup de pouce en programmant des mails de rappel quelques jours avant votre journée de recrutement.

Le déroulement d’une journée de recrutement

 

Une session de recrutement qui se passe sur une journée doit être particulièrement cadrée, car l’événement passe très vite et les enjeux sont importants. Il est important de bien déterminer en amont chaque étape afin d’éviter le chaos le jour J.

 

Un temps d’accueil

 

Le moment où vous accueillez les candidats est important, car votre image de marque est déjà en jeu. Vous êtes entré en phase de séduction au moment où vous les avez convoqués, mais tout devient bien réel à leur arrivée sur les lieux et comme on dit, la première impression est souvent la meilleure ! Accueillez vos invités autour d’un bon petit-déjeuner qui permettra de les mettre à l’aise tout en mettant en conditions.

 

 

Une présentation individuelle des candidats

 

Après avoir passé un petit moment à se restaurer, vous pouvez commencer à découvrir vos candidats. Le but ici est d’aller un peu plus en profondeur en posant des questions assez originales plutôt que les banales « Comment vous appelez-vous ? » et « D’où venez-vous ? ».

Deux choix s’offrent à vous : soit vous les mettez en conditions directement en posant des questions auxquelles vous attendez une réponse immédiate, soit vous leur transmettez une liste de 4 ou 5 questions qu’ils devront préparer à l’avance. Vous pouvez par exemple demander quel est l’objet qui les caractérise le plus, qu’est-ce qu’ils amèneraient s’ils ne pouvaient prendre que 3 choses sur une île déserte ou encore de vous raconter une petite blague.

Ce temps de présentation ne doit durer que quelques minutes par candidat, mais est très important pour le recruteur, car il permet de cerner les personnalités. Et le bonus, c’est que cela permet de détendre l’atmosphère 😉

 

Une épreuve de groupe

 

Enchaînez par la suite avec une épreuve de groupe. Ici, bien sûr, votre but est d’analyser comment les candidats travaillent en équipe et comment ils arrivent à résoudre un problème sous pression.

Pour cela, vous devez avoir choisi un lieu qui permet la création de petits pôles de travail et mettre à disposition tout le matériel que vous auriez proposé à votre propre équipe. Là encore, votre image de marque est en jeu et doit montrer aux candidats comment ils auraient à travailler s’ils venaient à collaborer avec vous.

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

 

Un moment de détente

 

Avant de continuer les sélections, il peut être intéressant d’intégrer un petit moment de détente. Une pause avec collation est bien sûr indispensable, mais pourquoi pas aller plus loin dans l’idée ? Vous pourriez par exemple faire visiter les locaux, montrer des images de votre dernier teambuilding ou encore présenter quelques membres de votre équipe. Tout ça de manière très informelle !

 

Un test écrit

 

Selon vos besoins, vous pouvez continuer la journée de recrutement avec un test écrit. Ça peut être une épreuve de langue si vous avez besoin de collaborateurs bilingues ou encore une analyse de données, si vous recherchez des pros du marketing. Peu importe le contenu du test, il faudra être capable de proposer une place assise à tous les candidats que vous recevez pour leur permettre de travailler dans les meilleures conditions possibles.

 

Un repas en groupe

 

Pour clôturer la matinée, invitez vos candidats à se restaurer autour d’un bon repas. Le plus simple est sûrement de mettre en place un buffet avec sandwiches et mignardises à disposition. Ce temps de repas permettra à votre équipe de faire un choix parmi les candidats au vu des résultats de la matinée et sélectionner les candidats que vous avez préférés pour les entretiens individuels de l’après-midi. Que vous le vouliez ou non, une certaine ambiance de concurrence se sera instaurée depuis le matin. En proposant aux candidats de déjeuner ensemble, vous permettez à tout le monde de se détendre et de penser à autre chose. C’est aussi une manière de les remercier d’avoir fait le déplacement et notamment ceux qui ne seront pas sélectionnés pour l’après-midi.

 

Des entretiens individuels

 

Après le repas, vous continuerez probablement avec la phase des entretiens individuels. N’oubliez pas que vos candidats se sont déjà donnés toute la matinée, veillez donc à donner un ton plus informel à la chose. C’est aussi une manière de découvrir un peu plus le candidat, son parcours professionnel et surtout voir comment il s’exprime quand il est seul. D’un point de vue organisationnel, veillez à avoir assez de salles de réunion et de ressources humaines pour recevoir l’ensemble des candidats sélectionnés. Le but n’est pas de les faire patienter tout l’après-midi et faire monter le stress sans raison.

 

L’annonce des résultats de cette journée de recrutement

 

Enfin, après avoir débriefé avec vos équipes et sélectionnez les meilleurs candidats, la norme est d’annoncer les résultats le soir même. La journée aura été intense pour vos candidats, la moindre des choses est donc qu’ils aient un retour rapide sur leurs performances. Vous pouvez les inviter par la suite à rencontrer leurs managers opérationnels.

 

 

EN AVAL DE VOTRE journée de recrutement

Envoyez-leur un mail de remerciement

 

Parce que la façon dont sont traités les candidats reflètent l’image de votre marque employeur, n’oubliez qu’un simple « merci » est toujours agréable ! Les candidats ont tout de même fait le déplacement et ont bloqué une journée complète de leur temps, pour ceux qui auront été au bout du process !

Programmez donc un mail de remerciement :

  • pour les candidats qui n’auront pas été retenus, pour leur souhaiter bon courage pour la suite.
  • pour les candidats qui ont été retenus pour leur donner une vision plus claire du reste du process et pour partager avec eux les présentations du jour.

 

Demandez leur avis, marque employeur oblige !

 

Et parce que ces candidats seront aussi les premiers promoteurs de votre marque employeur, pensez à leur adresser un questionnaire de satisfaction : nous vous donnons toutes les clefs dans cet article ! Avec Eventdrive, vous avez la possibilité d’envoyer ce questionnaire directement par l’application mobile. Et ça, c’est cool !

 

 

 

5 choses à retenir avant d’organiser votre journée de recrutement

 

Les accompagner au maximum.

Si l’un des candidats ne se présentent pas, c’est du temps perdu pour vous. Le mail de rappel un ou deux jours avant est donc la bonne astuce pour assurer un taux de présence optimal ! 

 

Leur apporter la bonne information au bon moment.

La journée va être stressante pour les candidats, pas besoin de rajouter du stress inutile parce qu’ils ne trouvent pas la salle où ils doivent se rendre. L’application mobile permet de :

  • consulter son agenda personnalisé
  • recevoir des rappels quand les ateliers approchent
  • obtenir le maximum d’informations quant aux sessions

 

Ne pas oublier les temps de détente.

Mettez-vous à la place de vos candidats et imaginez l’état dans lequel ils sont. Une petite pause dans tout le processus ne fera de mal à personne 😉

Prévoyez donc deux espaces, un à l’intérieur et un à l’extérieur, dans lesquels ils pourront partager une tasse de thé ou quelques conseils.

 

Automatiser au maximum pour replacer l’humain au coeur du process.

Vous souhaitez évaluer rapidement l’attention des candidats lors de votre présentation corporate ? L’application est encore et toujours l’outil parfait ! Grâce au système de quiz, vous pourrez facilement connaître leurs réponses et identifier ceux qui sont au taquet. Des questions qui ne sont pas forcément éliminatoires mais qui permettent d’attribuer quelques points 😉

 

L’organisation d’une journée de recrutement n’est pas de tout repos. Habituellement, un événement a pour but de détendre vos invités, là, vous risquez d’avoir affaire à des convives sous pression. Ne perdez pas votre principal objectif de vue, recruter une ou plusieurs perles rares, mais n’oubliez pas que vous êtes garant de votre image de marque employeur. Faites donc vivre à vos candidats une expérience sans couture, du début à la fin. Et qui sait, ils vous renverront peut-être l’ascenseur un jour ou l’autre !

 

 

Pourquoi utiliser une application mobile dans mes événements ?

Selon une étude menée en 2018, 90% des Français se connectent au moins une fois par jour sur leur smartphone. Qui n’a jamais vécu ce sentiment de solitude quand en pleine plénière, tous les visages des participants sont tournés non pas vers la scène mais vers leurs genoux, les regards attirés par l’écran lumineux de leur téléphone portable.

La technologie prend une place prépondérante dans notre quotidien, et le secteur événementiel doit s’y adapter ! Quitte à ce que vos invités utilisent leur téléphone, autant que ce soit pour participer, échanger, networker. C’est donc le rôle de votre application mobile !

L’objectif ? Engager les participants pour leur faire vivre un événement unique et inoubliable. Le fait d’être acteur et non pas seulement spectateur permet à l’invité d’ancrer cette expérience dans sa mémoire. Et de se rappeler de votre marque des mois après votre événement !

 

 

 

UNE APPLICATION MOBILE DANS MON ÉVÉNEMENT, C’EST QUOI ?

 

Pas besoin de rappeler ce qu’est une application mobile j’imagine 😉 Une étude menée par Goldman Sachs a montré que plus de 75 % de la population mondiale possède un smartphone et ce nombre ne fait que croître. Malgré les exceptions qui confirment la règle (oui, il y en a !), la majorité de vos invités sont à l’aise avec le concept des applications mobiles et leur utilisation.

En tant qu’organisateur d’événement, vous êtes sûrement déjà friands des formules qui vous permettent de créer un site internet dédié à votre événement. Vous pouvez ainsi y indiquer toutes les informations nécessaires telles que le lieu où se tiendra l’événement, les horaires et toutes informations pratiques utiles. Vous pouvez aussi mettre le programme de votre événement, ainsi que le profil des conférenciers qui prendront la parole par exemple. Si vous êtes vraiment à la pointe de la technologie, vos invités peuvent également s’inscrire directement sur votre site. En revanche, si ce n’est pas encore le cas, nous vous invitons à nous contacter pour que nous vous présentions notre solution !

 

En utilisant une application mobile, toutes ces options sont disponibles sur smartphone et optimisées au format de votre appareil. Les avantages sont donc nombreux…

 

 

6 AVANTAGES DE L’UTILISATION D’UNE APPLICATION MOBILE

Une prise en main très facile

Les applications mobiles ont l’avantage d’être formatées pour des écrans beaucoup plus petits, leur utilisation doit donc être simplifiée par rapport à une navigation classique sur ordinateur. Le but est de rendre l’expérience de vos participants aussi facile que possible. Un enfant de 2 ans saurait s’en servir !

Centralisation de toutes les informations

Votre application mobile doit être le reflet de votre site internet. C’est pour cette raison que toutes les informations présentes en ligne depuis un ordinateur le sont également sur smartphone. Seule la navigation se fait différemment.

 

Une mise à jour en temps réel

Même point positif que sur ordinateur, une application mobile peut être mise à jour à n’importe quel moment. Les dernières informations en date sont donc disponibles pour vos invités. Ils peuvent suivre leur agenda personnalisé et savoir à quelle heure commence le prochain atelier !

 

 

 

Accessible n’importe où et n’importe quand

Le gros bonus d’une application mobile, c’est son accessibilité. Vous avez toujours votre mobile sur vous, n’est-ce pas ? Et bien en ayant votre téléphone avec vous, vous avez également votre application mobile et donc les informations concernant votre événement. C’est également pratique pour communiquer avec vos invités, grâce à un système de notifications push par exemple.

Un suivi statistique important

De la même manière que vous pouvez suivre les performances de votre site internet, l’application mobile permet un suivi statistique détaillé. Vous saurez ainsi ce qui a bien fonctionné et ce qu’il faudra améliorer dans votre prochaine application : nombre de connexions, services utilisés, taux d’engagement !

Un maximum d’interactivité

Un événement mémorable, c’est un événement durant lequel vous avez vécu une expérience unique. Et cette expérience unique passe avant tout par la création de liens. Une application peut vous aider dans ce sens.

Accessible n’importe où et n’importe quand

Le gros bonus d’une application mobile, c’est son accessibilité. Vous avez toujours votre mobile sur vous, n’est-ce pas ? Et bien en ayant votre téléphone avec vous, vous avez également votre application mobile et donc les informations concernant votre événement. C’est également pratique pour communiquer avec vos invités, grâce à un système de notifications push par exemple. 

En créant une session de questions / réponses

Idéal pour interagir avec l’intervenant ! Pour les plus timides, les questions peuvent être anonymes. Et vous gardez la main sur la situation, puisque les questions passent d’abord par vous avant d’être diffusées à l’orateur.

 

En imaginant un quiz

Le quiz est très apprécié pour son côté ludique. Certains organisateurs d’événements vont même jusqu’à reproduire le fameux Qui veut gagner des millions !

 

En proposant un vote

Il peut vous servir à communiquer après l’événement, à évaluer rapidement en une question la satisfaction de vos participants ou à introduire votre speech par un chiffre que vous aurez généré en direct.

 

En lançant un nuage de mots

Voici quelques idées de thèmes pour le nuage de mots :

  • Quelles sont nos plus grandes réalisations de l’année passée ?
  • Qu’est-ce que pour vous le management collaboratif ?
  • Résumez votre expérience avec VOTRE MARQUE en un mot.

 Mais comment créer cette fameuse application alors que vous n’êtes pas un développeur né ?

 

 

 

CHOISIR LA FORMULE EVENTDRIVE

 

C’est là qu’Eventdrive entre en jeu ! Nous vous proposons de créer une application mobile à l’image de votre événement en quelques clics seulement.

 

La personnalisation du design de votre application mobile

Le fonctionnement est très simple. À partir de votre interface administrateur, vous pouvez personnaliser le design de votre application : paramétrer les couleurs et les polices, intégrer votre logo, choisir les fonctionnalités que vous souhaitez voir s’afficher et bien évidemment, ajouter votre contenu. L’application mobile de votre événement est d’ailleurs en marque blanche, c’est-à-dire que vos participants ne percevront pas qu’elle a été construite avec Eventdrive.

L’embarras du choix

La webapp

Une webapp est une application mobile accessible et exécutable par le biais d’un navigateur Internet pour téléphone mobile. Elle n’est donc pas hébergée sur le téléphone directement mais est accessible grâce à une adresse web. En ce sens, une webapp ne nécessite pas une publication sur les stores. La personnalisation de votre application selon la charte de votre événement est bien sûr toujours possible. Un vrai gain de temps et de liberté pour vous !

 

L’application native

Si vous préférez que votre événement bénéficie de son application native dédiée, c’est également possible. Le participant devra alors se rendre sur les stores pour la télécharger et l’héberger, mais il l’aura à portée de doigt à tout moment ! Disponible sur Android et iOS, votre application native est facilement téléchargeable par vos invités et fonctionne sur tous types de supports.

 

Une pléthore de fonctionnalités

 

Partage d’informations

Le participant a accès à son agenda personnalisé avec des alertes automatique selon son inscription à certaines sessions. Il pourra également y retrouver les informations pratiques, le plan d’accès au lieu de l’événement, les coordonnées de contact…

Il peut également télécharger des fichiers (les présentations des intervenants par exemple !) dans la langue de son choix.

 

Networking

Les participants ont accès à l’annuaire de l’ensemble des participants, peuvent échanger en temps réel et même réserver des meetings.

Instaphoto

Créer des souvenirs est souvent une priorité pendant les événements. Vos participants pourront prendre des photos depuis l’application mobile, les partager sur le fil d’actualité de l’événement et réagir aux clichés des autres participants.

Mise en avant des partenaires

Vous pouvez en quelques clics créer une page dédiée à chacun de vos partenaires ou intervenants, liée à leurs réseaux sociaux ou à leur site web.

Interactivité

Parce que créer du lien entre les participants est un enjeu majeur de votre événement, nous avons développé des fonctionnalités ludiques et interactives :

Le tout avec retransmission en live pour un effet wahou !

À travers une plateforme de modération, vous pourrez choisir les activités qui sont ouvertes ou non. Ainsi, les participants n’auront par exemple pas accès à votre nuage de mots avant l’atelier.

Un accompagnement aux petits oignons

 

En cas de questions quant à la personnalisation de l’application mobile de votre événement, sa prise en main ou son déploiement auprès de vos convives, notre équipe d’experts se tient à votre disposition pour répondre à vos demandes, qu’elles soient techniques ou pas. Efficacité est notre maître mot !


Les applications mobiles sont particulièrement intuitives et créent le petit plus qui fait la différence. Elles sont donc un allié de taille pour vous démarquer ! En bref, faire le choix d’une application mobile pour votre événement, c’est une tranquillité d’esprit grâce à sa facilité de création, mais c’est surtout vous permettre de garder un lien avec et entre vos participants, en amont et en aval de votre événement. N’est-ce pas le souhait de tout organisateur ?


Découvrez comment Sigfox a utilisé l’application Eventdrive pour engager 400 collaborateurs à travers le monde  en simultané.

 

 

9 thèmes pour votre soirée d’entreprise

Votre client est clair : pour sa prochaine soirée d’entreprise, il souhaite marquer les esprits et surtout se démarquer de ses concurrents. Vous pourriez lui proposer d’organiser son événement dans un lieu insolite, mais son budget est assez limité. Il va donc falloir vous creuser les méninges pour faire de sa soirée un moment mémorable pour ses invités.

Pour y parvenir, rien de mieux que de proposer un thème à votre soirée ! Les possibilités sont nombreuses et les thématiques infinies. Que vous choisissiez d’orienter la soirée vers des consonances latines ou qu’elle soit à l’image de vos superhéros préférés, votre client sera forcément séduit.

Mais choisir le thème idéal en fonction des attentes clients, du budget alloué et des ressources disponibles n’est pas forcément facile. Eventdrive vous propose donc une série de 9 thèmes de soirée d’entreprise à mettre en œuvre, plus ou moins facilement.

 

 

 

Optez pour un thème de soirée d’entreprise qui fonctionnera à coup sûr !

 

 

Les années 20

Tout le monde se laisse séduire par une déco et un déguisement à la Gatsby ! Qu’on ait dévoré le roman ou pas, vu le film ou pas, les plumes, perles et bretelles en tout genre sont connues de tous. Très facile à mettre en place, il suffit de se plonger quelques dizaines d’années en arrière et mettre en place une décoration de style Art déco. Efficace et peu coûteux, ce thème est idéal !

 

 

Les Caraïbes

Qui n’a pas envie de vacances ? Imaginez vos invités se balader en tongs et chemise hawaïenne à votre soirée d’entreprise, un cocktail à la main. Alors même qu’ils seront entourés de leurs collègues, et possiblement sur leur lieu de travail, ils auront l’impression d’avoir un pied sur une plage des Caraïbes. Idéal pour se déconnecter, ce thème de soirée d’entreprise est très facile à installer. Déposez des noix de coco, fruits de la passion et autres fruits exotiques dans des corbeilles à fruits, réalisez une déco avec des coquillages et diffusez de la musique aux intonations festives. Le must ? Créez un petit coin plage en amenant du vrai sable !

 

 

Casino Royal

La plupart des gens n’osent pas l’avouer, mais passer une soirée au casino est souvent très apprécié. Installez quelques tables de black-jack, une roulette, voire même des machines à sous et le tour est joué ! Pour faire encore plus vrai, n’oubliez pas d’embaucher des croupiers le temps de votre soirée. Bien évidemment, ne mettez que de l’argent factice en jeu, le but doit rester l’amusement et non pas créer la ruine de vos collaborateurs. 😉

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

Misez sur la saisonnalité

 

 

Halloween

Vous prévoyez d’organiser une soirée au mois d’octobre ? N’hésitez plus, il suffit de surfer sur les tendances et préparer un événement d’Halloween. Pour la déco, c’est facile : disposez des (fausses) toiles d’araignées sur les murs, éparpillez des citrouilles dans toute votre salle et créez une ambiance de pénombre avec vos éclairages. Pour rendre l’événement un peu plus vivant, pourquoi ne pas proposer un concours de déguisement ? Le vainqueur pourrait gagner le droit d’avoir une place de parking à côté de l’entrée par exemple ! Chez Eventdrive, nous avions également organisé un escape game home made.

 

 

Pâques

Si au contraire, votre événement doit se tenir en avril, pourquoi ne pas choisir le thème de Pâques ? Sans s’orienter vers la consonance religieuse de la fête, choisissez plutôt la solution du chocolat ! Agrémentez votre lieu d’événement de fontaines au chocolat ou proposez des mignardises faites uniquement à base de cacao. Vous pourriez même aller jusqu’à organiser une chasse à l’œuf sur le lieu de votre événement, en cachant un prix spécial pour le meilleur de vos invités ! Original, non ?

 

Noël

Un thème classique me direz-vous, puisque toutes les entreprises organisent une soirée de Noël. C’est vrai et faux en même temps. Certes, la soirée de Noël est un incontournable, mais le thème est-il vraiment exploité à sa juste valeur ? Disposez des guirlandes, des boules et autres déco scintillantes à tout-va. Laissez les traditionnels chants de Noël enchanter les oreilles de vos convives. En plus du traditionnel « Secret Santa » qui permet d’offrir un cadeau à un collaborateur, pourquoi ne pas proposer un concours de dégustation de bûches de Noël ? En rendant l’événement interactif, vos invités seront charmés, c’est certain !

 

 

Place à la culture

 

 

La gastronomie à l’honneur

Vous prévoyez d’organiser une soirée au mois d’octobre ? N’hésitez plus, il suffit de surfer sur les tendances et préparer un événement d’Halloween. Pour la déco, c’est facile : disposez des (fausses) toiles d’araignées sur les murs, éparpillez des citrouilles dans toute votre salle et créez une ambiance de pénombre avec vos éclairages. Pour rendre l’événement un peu plus vivant, pourquoi ne pas proposer un concours de déguisement ? Le vainqueur pourrait gagner le droit d’avoir une place de parking à côté de l’entrée par exemple ! Chez Eventdrive, nous avions également organisé un escape game home made.

 

 

Un tour du monde en une soirée

À l’image du thème précédent, vous pouvez aussi choisir de mettre un (ou plusieurs) pays à l’honneur au cours de votre événement. Vous êtes plutôt paella et flamenco ? C’est parti pour l’Espagne ! Au contraire, vous préférez manger de bonnes pâtes avec une sauce préparée avec amour ? Direction l’Italie ! Le froid, le sirop d’érable et la poutine vous font rêver ? Traversons l’Atlantique et rendez-vous au Canada ! Bref, les possibilités sont infinies (ou presque) pour donner une teinte étrangère à votre événement d’entreprise. Ce thème peut facilement être exploité et pourrait rythmer plusieurs de vos soirées si vous voulez continuer votre tour du monde…

 

Mettez l’art en avant

Votre soirée d’entreprise pourrait être l’occasion de familiariser vos invités à l’art. Si vous en avez la possibilité, organisez votre événement dans un musée et organisez une quête au cours de la soirée. En disposant des indices un peu partout, vous rendrez votre événement interactif, ferez découvrir de magnifiques pièces d’arts à vos invités et leur en mettrez plein la vue ! Bien que nécessitant une organisation en amont avec la mise en place de la quête, ce thème est idéal pour rendre la soirée vivante, alors même qu’on se trouve dans un musée !

 

Les possibilités de thèmes de soirées d’entreprise sont multiples. Ici, nous vous avons présenté ceux qui nous semblent les plus pertinents. Mais vous pouvez aussi faire le choix de créer votre événement en lien avec votre film préféré, autour d’une seule et même couleur ou encore selon une période qui a marqué notre histoire (on aime particulièrement les soirées qui traitent de la préhistoire…). Bref, à vous de choisir ce qui compte le plus pour vous. N’oubliez pas de penser à tous les détails : la décoration, la cuisine et l’ambiance musicale. Sans oublier de donner le nom du thème à vos invités pour qu’ils puissent préparer un petit déguisement pour l’occasion !

 

 

À la recherche d’un lieu pour votre événement client : quels outils utiliser ?

La recherche d’un lieu pour l’organisation d’un événement est une des étapes essentielles au travail d’un event planner. Quand on est dans le métier depuis longtemps, on a ses petites habitudes et on connaît les meilleurs endroits donc cette mission est souvent plutôt facile – l’ancienneté a ses avantages aussi ! En revanche, quand on débute, quand on arrive dans une nouvelle ville ou tout simplement quand on veut sortir un peu des sentiers battus, la tâche peut se révéler plus compliquée. Mais comme toujours, Eventdrive a une solution ! Au fil du temps, nous avons eu la possibilité de découvrir de nombreux outils permettant de trouver le lieu idéal pour un événement. Découvrez notre sélection de 5 outils à utiliser en priorité, plus un petit bonus, parce qu’on voulait faire ça pour vous. 😉

PRIVATEASER : POUR MISER SUR L’ORIGINALITÉ

Privateaser a misé sa communication sur l’originalité. Et justement, le concept est plutôt sympathique ! Pour trouver la perle rare, il suffit d’indiquer quel type d’événement on veut organiser, la date souhaitée ainsi que le nombre d’invités attendus et donner une idée de la localisation. À partir de là, le site fait travailler ses méninges et propose une sélection de lieux plus atypiques les uns que les autres. Vous pourrez notamment avoir la possibilité de privatiser d’anciennes caves transformées en bar, louer des lofts ultras modernes ou encore réserver des péniches ! L’avantage en utilisant Privateaser ? Vous pourrez (parfois) bénéficier de tarifs préférentiels sur les consommations. Et comme on dit, il n’y a pas de petites économies.

KACTUS : LA SOLUTION POUR LES SITES HAUT DE GAMME

Avec Kactus, même système. En revanche, la plateforme est un peu plus spécialisée dans la location de lieux d’exceptions. Son catalogue comprend notamment des châteaux, domaines et villas en tout genre. Mais si vous recherchez quelque chose de plus simple, Kactus propose également des espaces de coworking, idéaux pour des réunions en petit comité par exemple. Que vous ayez à organiser un séminaire ou un cocktail, les experts de Kactus portent une attention particulière à proposer un lieu parfaitement adapté à vos besoins. Ce qui fait que Kactus se démarque ? Ils ont des partenariats avec de nombreux hébergements possédant des salles de réunions. Les séminaires résidentiels qui nécessitent de loger vos invités sont donc très faciles à organiser !

BIZMEETING : LA SOLUTION POUR TROUVER UN LIEU À L’ÉTRANGER

Trouver un lieu en France, c’est facile. Mais trouver un lieu ailleurs, ça devient tout de suite plus compliqué. Et justement, votre prochain événement a lieu en Italie ! Vous vous imaginez déjà devoir contacter des propriétaires de lieux en essayant de ressortir quelques mots d’Italiens appris quand vous étiez au collège. Avec Bizmeeting, oubliez ça ! Vous trouverez très certainement votre bonheur, car l’outil propose plus de 30 000 lieux, non seulement en France, mais aussi en Europe. Accompagné par un chef de projet de l’équipe de Bizmeeting tout au long du projet, la plateforme est idéale si vous souhaitez être épaulé dans votre recherche. Comme ça, finis les tracas ! D’autant plus que le site s’engage à vous envoyer 5 devis en moins de 48h, la solution parfaite quand on est pressé. Autre point positif, Bizmeeting bénéficie de nombreuses promotions sur les différents sites disponibles dans son catalogue.

SNAPEVENT : LA PLATEFORME QUI PROPOSE DU TOUT-EN-UN

Vous, ce que vous voulez, c’est de l’original, de l’atypique. Votre objectif ? Ébahir vos invités dès qu’ils mettent les pieds à votre événement. Avec SnapEvent, vous devriez facilement atteindre votre objectif. La plateforme possède un catalogue assez restreint (tout de même 1300 lieux à travers la France), mais chaque site possède un charme ou un atout particulier. Le bonus ? Vous pouvez visiter les lieux que vous avez présélectionnés en 3D, directement depuis votre bureau ! Que vous choisissiez un rooftop, une galerie d’art ou un penthouse, luxe et élégance feront partie du décor. Solution tout-en-un, SnapEvent propose aussi une sélection de traiteurs, ainsi que des animations, du matériel et même du staff pour s’occuper de votre event. Plus rien à faire pour vous !

MY EVENT : LA SOLUTION QUAND ON EST PRESSÉ

MyEvent référence des lieux d’exceptions dans toute la France. Ce qu’on aime particulièrement chez eux ? Les deux offres packagées qu’ils proposent. Avec la première option, vous utilisez seulement leur site comme un moteur de recherche : vous contactez directement les propriétaires des lieux et pouvez réserver sans commission. En choisissant ce fonctionnement, vous êtes libre, mais ne bénéficiez pas de conseils. Si vous n’avez pas le temps de vous occuper de cette tâche, un chef de projet peut prendre le relais et s’occuper de toute l’organisation. Cette solution est un peu plus coûteuse, mais vous décharge de toute responsabilité (ou presque). En plus, grâce à leur baromètre, vous pouvez suivre l’évolution des tarifs de locations de lieux événementiels et ainsi avoir une idée de ce qui se pratique par destination.

BONUS : N’OUBLIEZ PAS VOTRE RÉSEAU !

Parfois, quand on a la tête dans le guidon, on oublie de regarder plus loin que son nez (oui, on aime bien les expressions chez Eventdrive). Les outils de recherche de lieux sont très bien pour vous guider, notamment quand vous êtes pressé par le temps. Mais n’oubliez pas d’utiliser votre propre expérience. Et en disant ça, on ne pense pas forcément à votre expérience d’organisateur d’événement. Vous avez adoré le lieu choisi par votre cousine pour son mariage ? Contactez le propriétaire ! Votre meilleur ami vous parle d’un lieu pour lequel il a eu un coup de cœur lors de son dernier événement corporate ? Renseignez-vous sur le nom ! Votre entourage, qu’il soit professionnel ou non, est souvent la meilleure source d’information pour trouver ce qu’on recherche. Voilà pourquoi c’est si important d’entretenir son réseau. 🙂

La Passerelle Boulogne Lieux Digital Détox

 

La recherche d’un lieu d’événement ne doit pas être un obstacle dans votre processus d’organisation. Quels que soient vos objectifs et vos besoins, de nombreuses plateformes sont présentes sur le marché pour vous épauler. À vous de les essayer et voir lesquelles vous proposent un service le plus proche de vos attentes. Et si malgré ça, vous n’arrivez pas à trouver votre bonheur, n’hésitez pas à visiter notre blog, nous avons déjà fait une présélection de quelques lieux pour vous ! 😉

 

Vous avez envie d’en savoir plus sur notre outil de gestion de budget événementiel ?

Vous rêvez de savoir pourquoi il vous faut une plateforme tout-en-un ?

Lieu pour votre séminaire interne : comment trouver la perle rare ?

 

Votre prochain événement est en cours de préparation et vous venez à l’instant d’avoir la confirmation de la date, il est donc temps de se pencher sur un point majeur du processus d’organisation d’événement : trouver le lieu parfait. Les propositions ne manquent pas et les typologies de lieux pour séminaires s’accumulent. Alors, comment choisir ? Pas de panique, Eventdrive a la solution ! Pour être sûr de faire le bon choix, il suffit de lister les éléments particulièrement indispensables à votre événement. Pour vous faire gagner du temps, voici une liste (non exhaustive) des critères qui peuvent être indispensables pour vous.

 

 

CHOISIR UN ESPACE ADAPTÉ 

Avant même de passer du temps sur les lieux présélectionnés, il y a 3 critères principaux à vérifier en priorité.

  • La capacité d’accueil : à l’heure où vous sélectionnez votre lieu, vous êtes censé avoir une fourchette plus ou moins large du nombre d’invités que vous vous apprêtez à recevoir. Vérifiez donc que les lieux sur lesquels vous allez porter votre attention sont suffisamment grands pour vous accueillir vous et votre équipe. Attention cependant, ce critère peut jouer contre vous, car un lieu trop grand qui serait vide le jour J pourrait porter atteinte à votre image. Il faut être malin quand on est organisateur d’événement !
  • Le budget : autre point important, ça ne sert à rien de jeter votre dévolu sur un lieu si finalement, il est disponible au double de votre budget. Pour ne pas perdre de temps, essayez de vous renseigner sur sa valeur marchande en gardant une petite marge, dans les cas où la négociation serait possible.
  • La disponibilité : souvent, les sites qui proposent de trouver un lieu pour un événement permettent de trier les résultats en fonction de la date choisie, faites-le ! Il serait dommage d’avoir un coup de cœur pour un lieu qui n’est finalement pas disponible. Si seulement ceux qui sont libres apparaissent, vous gagnerez un temps fou.

Après avoir regardé ces 3 premiers critères, la liste s’est déjà réduite. Maintenant, il est temps de regarder plus en détail les éléments nécessaires en fonction de vos besoins

 

Un espace plénière

Si votre événement interne est voué à accueillir une conférence, vous allez avoir besoin d’un espace plénière. Soyez attentifs à la capacité d’accueil de cet espace, car il devra être capable d’accueillir la totalité de vos invités. Mettez-vous en situation et imaginez-vous le déroulement de votre événement, vous adorez la déco du lieu, mais cet espace vous semble trop petit ? Pas de réflexion interminable, on passe au suivant. Efficacité, s’il vous plaît 

Des espaces modulables

Il arrive fréquemment que les événements internes soient organisés sous forme d’ateliers. Souvent, on décide de séparer les participants en petits groupes de travail pour optimiser la productivité. Il est donc important de voir si le lieu permet de créer des espaces modulables. Assurez-vous que des tables sont disponibles pour créer des espaces de travail individuels ou que l’agencement de la salle peut facilement être modifié en fonction de vos besoins.

 

Un espace dédié à la soirée

Votre événement implique une soirée de gala ou un cocktail ? Voilà un nouveau point à prendre en considération. Si vous avez besoin d’avoir des places assises, vérifiez qu’un espace suffisamment grand pourra accueillir assez de tables et chaises pour tous vos invités. Si au contraire, vous décidez de n’organiser qu’un cocktail, l’espace requis peut facilement être diminué de moitié. C’est vous qui avez les cartes en main !

Un espace pour les temps de pause

Ne négligez pas ce point ! La plupart de vos participants sont sûrement fumeurs, il faut donc penser à eux. Vérifiez bien qu’un espace est aménagé à l’extérieur pour les accueillir. Pensez aussi à un espace intérieur, surtout en hiver, dans lequel vous pourriez proposer viennoiseries et boissons chaudes en tous genres pour restaurer vos invités quand ils auront un petit creux à 10h.

 

6 POINTS INDISPENSABLES À VÉRIFIER EN AMONT SUR LE LIEU DE VOTRE SÉMINAIRE 

Une fois que vous avez vérifié les espaces disponibles dans le lieu, d’autres critères sont à vérifier. Ceux-là sont moins rédhibitoires, mais pourraient vous donner un peu plus de travail dans le futur, alors autant prendre le temps de les vérifier. On vous l’avait dit, chez Eventdrive, tout ce qu’on souhaite, c’est vous rendre plus efficace !

Connexion wifi

Avoir une bonne connexion internet est un point indispensable pour un événement corporate. Prenez le temps de bien vérifier ce point au moment de la réservation du lieu. Ce serait dommage d’arriver le jour J et se rendre compte que le wifi fonctionne mieux chez votre grande tante qui vit au milieu des champs que sur le lieu de l’événement. 😉

Équipements fournis

Cela peut paraître évident et pourtant ! Chaque séminaire interne a besoin d’un certain matériel de base comme d’un vidéo projecteur, un écran pour projeter ou encore du matériel de visioconférence. Prenez le soin de demander à l’avance ce qui est disponible sur place et surtout, si c’est inclus dans le prix de la location. Les mauvaises surprises arrivent vite…

Accessibilité

L’accessibilité au lieu sélectionné est un point à ne pas négliger. Pensez à vérifier qu’il y a bien un parking pour les participants qui ont leur propre voiture. C’est aussi une bonne chose de voir si le lieu est desservi par les transports en commun. Enfin, si vous misez sur la proximité, essayez de choisir un lieu central pour les invités dans la mesure du possible.

 

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Option d’hébergement

Si vous choisissez d’organiser votre séminaire interne plus loin que vos bureaux habituels, il peut être intéressant de proposer des options d’hébergements à vos participants. Parfois, les lieux ont des chambres sur place ou bénéficient de tarifs préférentiels sur des hébergements à proximité, n’hésitez donc pas à vous renseigner. Ça peut être aussi l’occasion d’apporter un peu d’originalité à votre séminaire en proposant de dormir dans des tipis ou autres hébergements insolites !

Service de traiteur

Vos participants vont avoir besoin de se restaurer pendant votre événement. Parfois, un service de traiteur est proposé directement sur place, ce qui vous évite pas mal de tracas. Ne négligez pas cette partie, tout le monde sait, votre estomac le premier, que la nourriture est un des critères les plus importants dans l’appréciation d’un événement.

Activités possibles à proximité

Un séminaire interne, c’est fait pour travailler, certes, mais pas que ! La prochaine étape de votre processus d’organisation est très certainement de penser à l’organisation d’activités pour détendre les participants. Gagnez du temps et cherchez des idées dès maintenant ! Selon l’endroit où se trouve le lieu que vous avez repéré, certains types d’activités se prêtent plus facilement. Pourquoi pas organiser une sortie rando si votre lieu se trouve à proximité de chemins pédestres ?

Vous l’avez compris, l’aménagement du lieu pour votre séminaire interne est un point important à ne pas négliger. Gardez à l’esprit vos objectifs au moment de faire votre choix et assurez-vous d’établir vos critères en amont. Pensez également à la suite du processus pour gagner du temps dans vos prochaines étapes d’organisation. Une fois le lieu sélectionné, n’hésitez pas à partager la disposition des salles avec les participants. Ils seront déjà en condition pour le jour J !

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

10 conseils pour un mail d’invitation qui claque

« Vous n’aurez jamais l’occasion de faire deux fois une bonne première impression » – Coco Chanel

 

L’un de vos rêves ultimes en tant qu’organisateur d’événements ? Savoir que votre événement fera le plein dès le lancement des invitations. Malheureusement, dans votre métier, il est impossible de prévoir le comportement des invités… Bonne nouvelle cependant, il est possible d’agir pour faire pencher la balance et faire en sorte que le maximum de personnes se rendent à votre événement !

Et cela commence par le mail d’invitation. Accrochez-vous et découvrez dès maintenant nos 10 conseils pour réaliser un mail d’invitation qui claque ! 

 

 

1- Choisissez l’objet de mail d’invitation parfait

Première étape : choisir un objet de mail original, qui boostera votre taux d’ouverture.

Votre mail d’invitation aura beau être magnifique ou très original, tant que le destinataire ne l’a pas ouvert, il n’aura aucun impact. Vous devez donc trouver l’objet de mail qui fera la différence et qui attirera irrésistiblement la souris de votre invité vers votre mail.

Pour cela, vous pouvez au choix rester très classique, grâce à un objet explicatif et sobre, ou opter pour un objet plus atypique, qui n’a pas forcément de lien avec votre contenu. Par exemple : “Vous avez 5 minutes à perdre ?”.

Nous vous recommandons vivement d’indiquer “Invitation” dans l’objet, le taux d’ouverture n’en sera que bien meilleur.

Il y aussi certaines règles basiques à respecter. La taille de l’objet de votre mail d’invitation, par exemple, est très importante. Et pour respecter cela, deux formules magiques existent. Privilégiez :

  • Un objet compris entre 20 et 30 caractères
  • Ou un objet de 130 caractères

Pensez à également utiliser les emojis, qui peuvent clairement faire la différence, pour remplacer les buzz words* par exemple ! Sans trop en abuser, évidemment. 🙂 Découvrez tous nos autres tips pour choisir l’objet l parfait pour votre mail d’invitation juste ici !

*un mot tel que gratuit, cadeau, détecté par les serveurs de messagerie et qui classe quasiment systématiquement votre mail dans les spams.

 

2- PRÉPAREZ DIFFÉRENTES VERSIONS

 

Ne pensez pas qu’une fois le mail d’invitation envoyé, vous serez tranquille. En effet, la promotion de votre événement est un travail de longue haleine !

Pour motiver vos invités à venir, et pour être sûr qu’ils n’oublieront pas votre événement, les relances vont jouer un rôle majeur.

Envoyez en premier lieu un mail “save the date”, une fois que vous obtiendrez la date officielle et immuable de votre événement. Vos invités auront la date en tête et pourront dès lors booker leurs agendas. Le mail suivant sera le mail d’invitation dont nous parlons en long, en large et en travers dans cet article.

Renvoyez un mail de rappel quelques semaines avant votre événement, afin de relancer les personnes n’ayant pas encore répondu et obtenir un maximum de réponses. C’est pourquoi l’utilisation d’une plateforme d’organisation d’événement (ou EMS) comme Eventdrive est recommandé pour avoir un excellent suivi de vos campagnes d’emailing.

Enfin, vous pouvez adopter un ton différent selon la personne à qui vous vous adressez. Par exemple, vous emploierez un ton formel pour les journalistes, et moins formel pour les blogueurs. Il faut toujours se mettre à la place de la personne qui lira votre mail, en le personnalisant le plus possible, et toucher l’intérêt du lecteur.

3- INFORMEZ EFFICACEMENT

 

Toutes les principales informations concernant votre événement doivent se retrouver dans votre mail d’invitation.

Votre destinataire ne doit pas rencontrer de difficultés quant à la recherche de ces données. C’est pourquoi, votre mail doit absolument comporter les éléments suivants :

  • La date
  • Le lieu et la ville
  • L’heure de début
  • L’heure de fin
  • Le programme

Dans le programme, veillez à bien indiquer son déroulement selon les horaires, en spécifiant les salles à chaque fois. Précisez également si un petit-déjeuner est déjà prévu, un déjeuner, ou bien un repas en soirée afin que vos invités puissent s’organiser en amont.

Il est aussi préférable d’indiquer au destinataire si l’événement est limité en terme de places disponibles et de temps. Pour ne pas qu’il loupe une occasion en or mais également pour créer un sentiment d’urgence et pousser à l’inscription.

4- Personnalisez votre mail d’invitation

 

Différenciez votre mail, en montrant que celui-ci n’est pas “de masse”, mais bel et bien unique !

Pour se faire, personnalisez vos mails, en incluant le prénom du destinataire dans l’objet et le début de votre mail. Ceci est d’autant plus important lorsque vous invitez une personne à un événement. Il faut que cette personne sente que ce mail a été envoyé spécialement pour elle et que ce n’est en rien le fruit du hasard.

De plus, d’après une étude menée par Radicati, ajouter le prénom dans un objet de mail augmente de près de 29,3% le taux d’ouverture. Par exemple, vous pourriez écrire : “[PRÉNOM], nous vous convions à notre lancement de produit”.

5- Restez en contact avec votre invité

 

Assurez-vous de rester joignable, afin que vos invités puissent revenir vers vous dans n’importe quelles circonstances.

Ainsi, n’oubliez pas d’intégrer vos coordonnées à la fin de votre mail, avec votre poste, votre numéro de téléphone et d’autres informations complémentaires.

Conseils mail d'invitation événement

6- Aérez le corps de votre mail d’invitation

 

Certes, votre mail doit être informatif, avec du contenu de qualité, mais il doit aussi être clair et lisible.

Votre mail d’invitation est le premier contact que vous avez avec vos invités. Il est le miroir de votre événement. Si celui-ci est “old-school” et rempli de textes à rallonge, le lecteur risque de ne pas prendre de plaisir à le lire et sera moins emballé. Pire encore, il pourrait ne pas finir la lecture de votre mail.

Pour remédier à ça, optez pour un design clair et moderne, tout en respectant le thème de votre événement. Évitez de le surcharger en texte, et laissez des espaces entre les les paragraphes. Choisissez la bonne police : évitez par exemple le Cambria, New Times Roman, ou encore Comic Sans MS (à proscrire pour un événement professionnel), en faveur de l’Helvetica ou du Arial.

Distinguez dans votre mail grâce à un jeu de graisses et de couleurs les information importantes de celles qui le sont un peu moins.

7- Intégrez de jolis visuels à votre mail d’invitation

 

L’ajout de visuels rendra votre mail beaucoup plus attractif.  

Encore une fois, ce mail sera la vitrine de votre événement, alors laissez vos invités se projeter en habillant votre mail d’invitation d’images. Par exemple, vous pouvez créer un bandeau qui se situera en haut de celui-ci, avec une image et le titre de votre événement, en rappelant la date et le lieu. Vous manquez d’inspiration ? Vous avez toujours la possibilité de rechercher une image dans des banques d’images libres de droit en ligne, sur Unsplash, Stockphotos, Rgbstock… et bien d’autres encore. 🙂

Et si vous ne maîtrisez ni Photoshop, ni Indesign ou d’autres logiciels complexes, vous avez toujours l’option d’utiliser des logiciels gratuits en ligne, simples d’utilisation pour créer n’importe quel visuel, comme Canva par exemple !

 

8- Ajoutez des CTA à votre mail d’invitation

 

Autrement dit, ajoutez des call-to-action / boutons, qui pousseront au clic.

Par exemple, au lieu de simplement mettre un mot ou une phrase avec un lien cliquable, ajoutez un bouton beaucoup plus voyant, visuel et intuitif.

Vous pouvez créer des CTA pour renvoyer votre invité vers une page qui présentera le plan du lieu de votre événement, ou bien un bouton “TÉLÉCHARGER MON BADGE”, où le téléchargement de celui-ci débutera dès lors que la personne aura cliqué sur ce CTA.

L’avantage des CTA de ce type est qu’ils sont très visibles, et permettent à vos lecteurs de gagner du temps en trouvant immédiatement les informations dont ils ont besoin. Il faut faire en sorte de simplifier au maximum votre mail, en réduisant le nombre d’étapes nécessaire à l’inscription.

9- Créez un site d’inscription lié à votre mail

 

Utilisez un CTA pour renvoyer vers un site d’inscription dédié à votre événement.

Ce site internet d’inscription sera complémentaire et vous permettra de décharger votre mail d’invitation, en renvoyant vos invités directement sur un site dédié, avec un formulaire préparé à cet effet. Afin de faire au plus simple, limitez les champs disponibles. Cependant, certaines informations doivent absolument se retrouver dans votre formulaire, notamment dans le cadre d’un événement externe :

  • Prénom
  • Nom
  • Numéro de téléphone
  • Poste et nom d’entreprise
  • Habitudes alimentaires particulières ou allergies

En utilisant un logiciel tout-en-un d’organisation d’événements, réalisez vos mails d’invitation et vos sites d’inscription simplement !

10- soyez créatifs

 

Vous êtes l’organisateur d’événements, et vous adorez votre travail, right ? Alors faites-vous confiance. 😉

N’hésitez pas à sortir des sentiers battus en faisant travailler votre créativité, afin d’être le plus original possible ! Essayez de nouvelles choses et n’hésitez pas à tester afin de surprendre vos invités. Après tout, c’est en proposant du jamais vu que l’on marque les esprits. Alors le meilleur conseil que nous ayons à vous proposer, c’est de vous faire confiance !

 

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La compliance dans l’organisation d’événements pharmaceutiques

Depuis quelques années, le mot “compliance” prend de plus en plus d’ampleur et impacte pleinement l’industrie pharmaceutique, et notamment les événements clients organisés. En effet, elle garantit l’intégrité de l’ensemble des parties prenantes, aussi bien des laboratoires que des professionnels de santé dans le cadre de l’organisation d’événements scientifiques. Je reviens dans cet article sur quelques grands principes.

Petite précision : cet article n’a pas vocation à donner un conseil juridique.

 

 

 

Qu’est-ce que la compliance dans l’industrie pharmaceutique ?

 

La compliance est une fonction qui démontre et documente la qualité des process et des produits de l’organisation. Elle confirme et certifie qu’une action (ici l’organisation d’un événement) répond aux prérequis de la réglementation, de la législation, des standards de l’industrie. Dans le cadre de l’organisation d’un symposium ou d’un congrès en présence de professionnels de santé, le laboratoire se doit de respecter certaines règles d’éthique afin de ne pas aliéner l’indépendance professionnelle des médecins, infirmiers, pharmaciens, sous quelque forme que ce soit. Il atteste ainsi de son intégrité et de sa bonne conduite.

La prévention des conflits d’intérêts s’appuie sur :

  • l’obligation de transparence, les laboratoires devant déclarer aux ordres concernés leurs différentes actions
  • les dispositions anti-cadeaux qui encadrent les relations professionnels de santé / laboratoires.

 

Les grandes lignes à suivre pour respecter la compliance

 

Nous avons recensé dans cet article les pratiques les plus courantes pour intégrer la compliance à vos événements pharmaceutiques.

 

La rémunération des intervenants

 

Si vous faites appel à des professionnels de santé pour animer votre événement, leur rémunération, si rémunération il y a, devra être soumise à l’ordre référent.
Ce n’est pas le montant en lui-même qui sera évalué mais bien l’adéquation à la charge de travail. Par exemple, si votre médecin intervient 2 heures lors d’un symposium, vous pourrez lui proposer une rémunération horaire sur 3 heures : 2h d’intervention + 1h de préparation.

Si la personne détient le statut de praticien hospitalier (en général, si elle exerce dans un établissement hospitalier public), elle devra effectuer une demande d’autorisation auprès de sa hiérarchie. Ce document devra être signé par son supérieur hiérachique et par le directeur d’établissement.

Le choix du lieu dans le cadre d’un événement pharmaceutique


Afin d’éviter toute déviance, le lieu est lui aussi soumis à de strictes réglementations. Les professionnels de santé se déplacent pour monter en compétences et non pas pour prendre du bon temps.


Toute proximité avec des activités qui pourraient être qualifiées de “loisir” est déconseillée : le spa, le golf, le casino… De même une destination trop touristique pourrait porter préjudice à l’intégrité de votre événement, et il ne s’agit ici pas que de voyages à Cuba. Un établissement en front de mer au Touquet peut poser problème aux ordres concernés.

A éviter par exemple :

  • Les restaurants gastronomiques
  • Les hôtels en front de mer
  • Les lieux à proximité d’un casino
  • Les établissements qualifiés de “château”

 

 

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Le programme d’un événement pharmaceutique

 

Le programme doit pouvoir être justifié en tous points et établi par des personnalités fiables et reconnues. Un déplacement à l’autre bout de la France doit être justifié par une journée de travail complète, tout comme une nuit supplémentaire par un agenda qui commence aux aurores le lendemain.

Selon le Conseil National de l’Ordre des Médecins, le temps libre ménagé à l’occasion d’une manifestation n’est pas illicite au regard de la loi. Attention néanmoins, il ne doit pas impacter l’objectif de l’événement et prendre le pas sur le programme scientifique.

L’entreprise ne peut pas financer les activités réalisées à l’occasion de ce temps libre mais le professionnel de santé est libre de le faire s’il le souhaite.

 

L’hospitalité des invités

 

Il faut savoir que la prise en charge de l’hospitalité se limite à la personne du corps médical invitée et ne doit pas être étendue à des personnes autres que les professionnels directement concernés. De plus, seule l’hospitalité proportionnée à la durée de l’événement et aux conditions de transport (à partir d’un certain nombre de kilomètres par exemple) peut être prise en charge par l’entreprise. Le laboratoire n’offre pas par exemple de nuit supplémentaire s’il n’a pas d’extrême nécessité.

Ce qu’elle inclut :

  • les repas, cocktails, buffets et collations diverses
  • les frais de transport
  • les frais d’hébergement
  • l’ensemble des autres frais liés à la participation à la manifestation professionnelle (frais d’inscription) 

Le comité de déontovigilance rappelle quelques règles à respecter :

  • elle ne peut être octroyée qu’à l’occasion de manifestations à caractère exclusivement professionnel et/ou scientifique,
  • elle doit être limitée à l’objectif professionnel et scientifique principal de la manifestation,
  • elle doit demeurer d’un niveau raisonnable,
  • elle ne doit pas être étendue à des tiers.

 

La déclaration de compliance auprès des ordres

 

Pour assurer un maximum de transparence sur la relation industrie / professionnels de santé aux yeux du grand public, les équipes événementielles des laboratoires pharmaceutiques doivent déclarer en amont de leur événement le programme aux ordres concernés. Les conseils des ordres disposent d’un délai d’un mois pour rendre leur avis, à compter de la date de l’accusé réception du dossier.

Pour faciliter vos démarches, le CNOM propose des modèles de fiches de demande d’avis. Toutes les informations nécessaires y figurent et le dossier sera alors traitement plus rapidement. Si le conseil émet une réserve, vous aurez la possibilité de renvoyer des informations supplémentaires ou des pièces justificatives.


Les ordres existants pour la déclaration de vos événements

 

Les informations qui doivent figurer dans le dossier de votre événement

 

  • Le projet de convention : le nom, la raison sociale et l’adresse du siège social de votre laboratoire;
  • Le programme de la manifestation ;
  • La liste nominative des professionnels de santé qui ont été conviés, indiquant leur profession, leur spécialité et leur adresse professionnelle,
  • La nature et le montant de chacune des prestations ou le cas échéant du forfait énumérant les différentes prestations prises en charge à l’occasion de la manifestation considérée.

     

 

Le cas des congrès médicaux

 

Désormais, suite à la mise en place du code d’éthique Medtech, les laboratoires pharmaceutiques ne peuvent plus inviter en direct les professionnels de santé de leur choix sur les congrès.

Les laboratoires vont désormais déléguer une enveloppe pour inviter un certain nombre de praticiens.

Ensuite, l’organisateur du congrès, ou PCO pour les intimes, met en place une plateforme pour gérer les invitations, sans droit de regard de la force invitante. Le PCO se charge ensuite d’adresser les invitations aux praticiens. C’est un processus peu plus démocratique, qui permet notamment d’inviter davantage de libéraux. 

 

Sources

Conseil National de l’Ordre des Médecins
Site du gouvernement
Leem

 

 

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5 femmes à suivre dans le milieu de l’event tech

En ce 8 mars 2019, Eventdrive a souhaité vous présenter 5 femmes du milieu de l’événementiel qui sont actives et qui oeuvrent quotidiennement dans ce secteur pour lequel elles portent une affection toute particulière. Les points communs de ces femmes : leur passion, la volonté de faire vivre des moments inoubliables et d’accompagner les organisateurs d’événements dans leur mission. Pour rappel, dans le secteur tech, 20% seulement des personnes sont des femmes, et rien que pour cela, on s’incline.

Voilà un hommage à ces femmes, qui contribuent, dans leur vie de tous les jours, à la création d’événements remplis d’émotions.

 

Pauline Kwasniak

 Pauline Kwasniak

 

Pauline Kwasniak est une business woman quadrilingue, CEO de l’entreprise TurnedSee qui permet aux professionnels de l’événementiel de trouver facilement un lieu pour organiser leurs événements. Elle commençe sa carrière au sein d’associations, puis devient organisatrice d’événements et de conférences. Elle a été classée en 2018 comme l’une des “étoiles montantes dans la tech irlandaise” par le Sunday Business, un magazine digital, grâce au lancement de son entreprise TurnedSee.

Aujourd’hui, Pauline Kwasniak compte plus de 3000 abonnés sur Twitter et environ 5400 abonnés sur LinkedIn.

 

Laurence Rousseau

Laurence Rousseau

Laurence Rousseau fonde Meet In en 2000. Véritable as de la rédaction et journaliste hors-pair, elle est à l’affût des tendances de l’événementiel qu’elle partage avec ses lecteurs. Elle gère également le développement stratégique et commerciale de son entreprise, le média de référence sur le marché de l’événementiel et des rencontres professionnelles.

Alors retrouvez-la dès à présent sur LinkedIn et Twitter et découvrez ses articles sur Meet In.

Julia Hartz

Julia Hartz

Cette entrepreneuse américaine est PDG et co-fondatrice d’Eventbrite, une plateforme de ticketing dans l’évènementiel. Connue pour son leadership et la façon dont elle a su s’imposer dans l’industrie technologique, elle a d’ailleurs été reconnue comme l’une des femmes entrepreneures les plus puissantes du monde d’après le magazine américain « Fortune ».


Elle est également l’une des plus grandes influenceuses du secteur de l’événementiel avec plus de 15 200 abonnés sur Twitter et 5 700 abonnés sur LinkedIn. Elle affirme que vivre des expériences humaines mène au bonheur et permet de créer des communautés fortes. Nous la suivons totalement sur ce point ! Elles soutient également activement la cause des femmes entrepreneures et fondatrices.

Eventbrite est un pionner de l’événementiel moderne, alors n’hésitez pas à la suivre pour vous tenir informé des nouveautés et innovations du secteur ! Retrouvez-la sur son compte Twitter et sa page LinkedIn !

 

Beatrice Eastham

 Beatrice Eastham

Beatrice Eastham combine de multiples casquettes : fondatrice de Green Événements, directrice d’édition du media Evénements 3.0., organisatrice de la Journée de l’événement responsable (Le OUAÏ), et membre de la délégation des entrepreneurs français au G20… Un magnifique parcours, tourné vers une société plus durable.

Son cabinet spécialisé en stratégie événementielle durable, Green Événements, s’engage pour l’écologie. Rien que ça. Beatrice y insuffle la volonté d’être responsable, en sensibilisant les acteurs de l’événementiel et en les conseillant sur les problématiques environnementales liées à l’événementiel, afin de bâtir un monde meilleur.

Beatrice Eastham partage avec ses 5 059 abonnés Linkedin ses réflexions sur des sujets environnementaux et sociaux, dans le cadre de l’événementiel, et même au-delà. Retrouvez ses 2 articles LinkedIn juste ici : “Ils sont devenus fous ! Le royaume de l’éphémère se met à penser éternel !” et “Des événements à impact social !”

Heidi Brumbach

 Heidi Brumbach

Cette entrepreneuse, spécialiste du milieu de l’événement, est CEO de la compagnie Technisch Creative, qui oeuvre pour améliorer l’expérience des participants pendant les événements, que ce soit visuellement et émotionnellement. Elle commence sa carrière dans l’événementiel et le divertissement en tant que danseuse, chanteuse et actrice, et apparait même à la télévision et dans théâtre. Elle devient ensuite organisatrice d’événements, spécialisée dans la production et gestion d’événements, création créative, élaboration d’animations, gestion du budget événementiel et parrainage.

 

Aujourd’hui, Heidi Brumbach a reçu le “Strategic Partner Award” de MPI Orlando, le “Athena Powerlink Award” en 2012, a été nommée “Michigan’s Finest Non-Property Meeting Supplier”, est l’auteur de plusieurs articles dans le Special Events Magazine et le Campus Event Professional.“ Et cela ne s’arrête pas là. Heidi Brumbach sait saisir les opportunités : la professionnelle de l’événementiel a tenu de nombreuses positions de leader au sein de “International Special Events Society”, Meeting Professionals International (MPI) et Michigan Society of Association Executives. Elle possède une communauté de 3 441 abonnés sur LinkedIn.

Si vous voulez soutenir les femmes du secteur de l’event tech et si vous êtes intéressés par le sujet, n’hésitez pas à suivre Women In Event Tech, qui est une communauté à part entière, supportant et encourageant les femmes à saisir les opportunités pour devenir leader dans l’event tech. Vous pouvez également les retrouver sur Twitter juste ici !

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5 idées innovantes de marketing événementiel

À notre époque, alors que les relations se digitalisent de plus en plus, les événements d’entreprise nous permettent de renouer des liens plus “humains”. Et c’est dans cette optique que s’inscrit le marketing événementiel, élément moteur de votre communication.

L’innovation est également porteuse de changement, de nouveauté et de fraîcheur. Cela a pour effet de continuellement surprendre les invités lors d’événements professionnels, et de mieux les engager qu’avec des approches traditionnelles.

Cependant, le marketing événementiel ne doit pas être uniquement assimilé à la communication événementielle. En effet, celui-ci va utiliser toutes les méthodes de marketing et de communication pour promouvoir de la meilleure façon votre événement. Allier ces deux notions va contribuer à le rendre impactant et unique, marquant ainsi les esprits. Ce choix n’est donc pas anodin : le but ultime de ces événements est avant tout d’améliorer votre image de marque, votre e-reputation et votre notoriété.

Par conséquent, afin de surprendre vos invités, la team de choc d’Eventdrive vous a concocté cet article qui vous présente 5 idées innovantes de marketing événementiel ! Enjoy.

 

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LE SOCIAL WALL

 

Alors que de plus en plus de logiciels et de nouvelles technologies naissent, l’interaction entre participants reste de mise dans le secteur de l’événementiel.

L’invité est mis en avant, au coeur de l’événement, créant du contenu et de la valeur ajoutée à celui-ci. N’oublions pas que l’objectif premier de votre événement va être de promouvoir votre entreprise, en la rendant attractive à travers les publications de vos invités sur les réseaux sociaux. Cela peut être sous forme de photos, vidéos, commentaires… Le but est qu’ils aient quelque chose d’extraordinaire à raconter !

Grâce au social wall, vous promouvez votre événement pendant et après votre événement, en touchant tout d’abord vos propres invités.

Le principe est simple : avec votre application mobile désignée à l’image de votre entreprise en respectant sa charte éditoriale et sa charte graphique, créez de l’interactivité au sein de votre événement. Depuis votre application mobile, publiez des messages, posts Twitter et Facebook, qui, après modération, sont projetés sur un grand écran au préalablement installé. Les publications peuvent s’effectuer de manière anonyme ou pas, et permettent aux invités de s’exprimer librement en partageant son ressenti quant à la soirée, ou bien des photos prises en live. Libérez la pensée, et laissez vos participants échanger entre eux et networker directement depuis votre social wall. Cela n’a jamais été aussi simple de rentrer en contact avec des personnes que nous ne connaissons pas ! 

D’ailleurs, lors du dernier événement de Nexity organisé à l’aide de la plateforme d’Eventdrive, nous constatons que 100% des invités ont utilisé l’application mobile mise à disposition lors de cet événement. Comme quoi, les gens ne sont jamais contre un  peu d’interactivités. 😉

 

IROBOT, VOUS CONNAISSEZ ?

Mais si, vous avez sûrement déjà entendu parlé voire vu ce film produit par J.Davis et L.Mark, avec Will Smith comme personnage principal ? Ça vous parle ?

Et bien ici c’est le même principe. Pour vous resituer si je vous ai un peu perdu, il s’agit d’un futur proche où les robots ont développé une certaine intelligence suite au Machine Learning et au Deep Learning. Un futur que nous connaîtrons peut-être dans des dizaines d’années !

En effet, les robots voient de plus en plus leur utilité augmenter, et sont aujourd’hui utilisés pour accueillir les clients, ou bien même interagir avec eux. Avez-vous déjà entendu du robot Josie Pepper ? C’est un robot développé et conçu par Softbank Robotics, capable de fournir des réponses personnalisées aux visiteurs qui entrent en contact avec lui à l’aéroport de Munich. Un robot de ce type ferait fureur lors d’un événement B2B ! Encore plus étonnant : il est capable de reconnaître les émotions humaines. Avec Pepper, il est facile d’engager vos invités. La tablette qu’il possède lui permet de diffuser tous types d’informations. Ainsi, il peut orienter facilement vos invités, les accueillir et les informer, en apportant une petite touche innovante à votre événement. Vos invités pourraient même commander leurs boissons et apéritifs directement grâce à votre robot !

Autre idée, vous pouvez promouvoir celui-ci en communiquant sur le fait qu’un “invité surprise” sera présent, puis vous pourriez encourager vos invités à prendre des photos avec ce robot ou même des vidéos, qu’ils pourraient ensuite partager sur les réseaux sociaux avec un hashtag (#) particulier. Le robot pourrait dire “Bonjour [PRÉNOM], et bienvenu à [NOM DE L’ÉVÉNEMENT] organisé par [ENTREPRISE].”, en ajoutant éventuellement une touche humoristique. C’est à vous de choisir !

Ce qui est certain, c’est qu’ils n’oublieront certainement pas votre événement : un excellent moyen de marquer les esprits, et de faire parler de votre événement avant, pendant et après votre événement.

 

 

 

LE SPECTATEUR DEVIENT ACTEUR

 

Un événement ne se construit plus, il se co-construit entre orateurs et participants. Et comme le disait Isaac Newton, “Lorsque deux forces sont jointes, leur efficacité est double”.

 

En effet, le travail collaboratif est en pleine ascension, laissant de côté un court instant les pensées individualistes de notre société. Travailler ensemble pour être plus productif, en apportant davantage de valeur ajoutée, tel est le tournant que prennent les organisateurs d’événements.

Afin de rendre votre événement 100% collaboratif, faites en sorte de l’organiser en commun, avec la construction d’une vraie équipe, une réflexion autour des objectifs de l’événement, le lieu, la date, la durée et le nombre de participants de votre événement.

De plus, il faut que vos participants n’hésitent pas à prendre la parole, pour que l’événement soit le plus riche possible. Cela aura pour conséquence le développement de la performances des équipes, le renforcement de la cohésion de groupe, la fluidité des communications entre collaborateurs. Parmi les événements collaboratifs les plus propices à la création de valeur en collaboration, nous retrouvons :

Le séminaire interne

Le séminaire interne permet de se retrouver autour d’activités diverses et variées, selon le thème de celui-ci, où le dirigeants et collaborateurs font faces à une même problématique qu’ils doivent résoudre ensemble.

Le hackathon

Réunions d’experts qui travaillent durant plusieurs heures ou jours sur un projet collaboratif de développement informatique ou de création numérique.

Les team building ou team learning

Les participants se retrouvent autour d’activités ludiques comme des jeux de réflexions, des activités sportives ou extérieures, les participants travaillent ensemble afin d’atteindre un objectif commun. Ce genre d’événement est réellement riche en apprentissage.

Les world cafés

Conférences lors desquelles les participants réfléchissent à des solutions sur des problématiques données.

Vous voulez en savoir plus sur comment rendre votre événement interactif ? Découvrez l’interactivité by Eventdrive.

 

 

LA RÉALITÉ VIRTUELLE

 

Et non, la réalité virtuelle, on ne s’en lasse pas ! Elle ne cesse d’attiser la curiosité des participants et leur engagement au sein d’un événement.

Encore un excellent moyen de marquer leurs esprits ! Alors n’hésitez plus et offrez leur la possibilité de tester la réalité virtuelle comme le propose VR Show ou Innov4Events par exemple.

La réalité virtuelle, connue sous l’abréviation VR (virtual reality en anglais), nécessite de disposer un casque autour de la tête et devant les yeux, et permet de vous transporter dans un autre univers (à ne pas prendre au premier degré, évidemment 😉). Une réalité non physique se matérialise alors devant vos yeux, et peut prendre un aspect aussi bien réaliste que surréaliste.

Cela est un excellent moyen d’époustoufler vos invités et de leur faire vivre des sensations fortes, sans sortir du lieu de votre événement. Transportez-les dans différents contextes : boxe, ski, tir à l’arc… Une multitude d’activités qui plaira sans doutes aux amateurs de nouvelles technologies ou aux accros des jeux-vidéo, tout en attisant la curiosité de tous les participants !

D’ailleurs, de nouveaux casques et logiciels VR ont attiré notre attention lors du CES 2019, l’événement mondial qui réunit les entreprises développant des technologies innovantes pour les consommateurs. Par exemple, avec le casque de Pimax qui propose une haute résolution en 8K. Il propose une vue à 200 degrés au lieu de 140 degrés pour d’autres casques comme celui de HTC Vive . Les casques à réalité virtuelle vont voir leur utilisation ainsi que leur capacité augmenter, ce qui pourra mener à nous demander si les casques VR n’auront pas une place privilégiée au sein du marketing événementiel B2B, dans un futur proche.

 

 

PERSONNALISEZ ET CUSTOMISEZ

 

Du régime alimentaire aux sessions préférées, en passant par la programmation musicale, tout est personnalisable. Est-ce que Christine qui vient en voiture a vraiment besoin qu’on lui demande si elle préfère une place fenêtre ou couloir ?

 

Là est la magie de la personnalisation, qui fonctionne plus que très bien aujourd’hui. On le voit notamment lors des campagnes d’emailings. Si vous utilisez un EMS (Event Management Software) comme Eventdrive, il vous sera possible de programmer vos emails d’invitation, après la segmentation de vos contacts, directement depuis votre plateforme d’organisation et de gestion d’événements.

D’après les statistiques, personnaliser son email d’invitation est très efficace : si vous intégrez les balises [NOM] et/ou [PRÉNOM] de votre destinataire dans l’objet de votre email, celui-ci a plus de chances d’être ouvert qu’un mail où l’objet n’est pas personnalisé.

Personnalisez votre événement en conformité avec vos participants en utilisant un maximum d’outils mis à votre disposition. Alors engagez-les ! Par exemple, avec Tracktl, vous pouvez rendre votre événement collaboratif grâce à la musique ! Les invités créent leur propre playlist et les partagent depuis leur smartphone. De plus, les informations et interactions entre participants sont diffusées sur un écran interactif, de manière design et ludique.

Enfin, il est possible de récolter des données sur les goûts de vos participants directement depuis votre formulaire et site d’inscription à votre événement. Profitez-en pour leur demander leurs préférences en terme de nourriture, leurs allergies s’ils en ont, leurs styles musicaux favoris, etc.

 

Voilà, vous en savez désormais un peu plus sur les principales innovations en matière de marketing événementiel B2B ! 🙂

Ça vous a plu ? N’hésitez pas à découvrir notre Livre Blanc des Tendances Événementielles de 2019, encore plus complet, avec bien plus de nouveautés au programme. Il suffit juste de cliquer ici. 👈

Comment être sûr de rater son séminaire interne ?

Vous souhaitez rater votre séminaire interne ? Évidemment que NON. Dites-moi si je ne me trompe, mais votre objectif est bel et bien de rassembler vos équipes pour renforcer les liens en interne, booster le moral des équipes, valoriser le capital humain, et tout cela avec une approche stratégique, n’est-ce pas ?

Alors voici une liste non exhaustive des choses qui vous le feront rater à coup sûr. Si vous prévoyez d’intégrer un des points ci-dessous dans la stratégie de votre séminaire interne, oubliez. Vraiment. C’est pour votre bien, croyez-en notre expérience d’experts de l’organisation d’événements !

En clair, vous raterez votre séminaire interne si vous :

 

 

Plombez votre MAIL D’INVITATION

 

Commençons par le commencement. Si vous souhaitez réussir l’organisation de votre séminaire interne, il vous faut tout d’abord réussir le mail d’invitation à votre événement. En effet, un beau mail d’invitation, clair et lisible, est toujours plus plaisant à lire qu’un email rempli de texte, avec des informations éparpillées et une allure brouillon. Pour être efficace, votre mail d’invitation doit être à l’image de votre séminaire interne, donc de qualité. Ce sera le premier aperçu que l’on aura de votre événement, alors ne loupez pas le coche !

Vous pouvez ajouter une touche d’humour, accompagnée de belles images et d’une mise en forme textuelle propre, justifiée, en choisissant une police originale comme Helvetica, qui changera de l’usuel Cambria ou Arial.

N’oubliez pas de faire apparaître certaines informations basiques comme le lieu du séminaire, l’horaire, le matériel à apporter si besoin, et également le thème de celui-ci s’il requiert une préparation en amont. Le petit plus : votre objet de mail d’invitation ! Découvrez comment réaliser l’objet de mail parfait et quels en sont les avantages !

Leçon : Ne prenez pas la rédaction et la mise en forme de votre mail d’invitation à la légère. Cela compte !

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

 

CRÉEz un mauvais esprit ENTRE LES COMMERCIAUX

 

Très mauvaise idée, n’est-ce pas ? Si si, je vous assure que créer de la pure compétition entre vos collaborateurs ne jouera pas en votre avantage. Comment je le sais ? Parce que je l’ai vécu voyons !

C’est pourquoi il vous faut judicieusement choisir une activité de team building collaborative et surtout motivante en créant un challenge, sans pour autant que vos collaborateurs deviennent rivaux. Il faudra favoriser l’émulation à l’inverse de la compétition, c’est-à-dire privilégier une rivalité “saine” et bienveillante plutôt qu’une rivalité nuisible et contre productive.

Leçon : Motivez vos équipes en les poussant à se surpasser à travers des activités gratifiantes pour chacun.

 

EMPÊCHEz LES GENS DE SOUFFLER

 

Saviez-vous que notre temps maximal de concentration est de 90 minutes ? C’est peu me diriez-vous. Alors imaginez réaliser un séminaire sans aucun temps de pause. Vous perdriez votre audience en quelques minutes seulement…

De plus, les pauses sont particulièrement bénéfiques : elles réduisent la fatigue décisionnelle, dûe à la prise répétitive de décisions. On en prendrait environ 35 000 par jour, et à chaque décision, une fatigue supplémentaire s’installe. Or, lors de votre séminaire, vous attendrez de la réactivité de la part de vos équipes, surtout à travers les différentes activités participatives que vous proposerez.

Le manque de temps de pause favorise également l’accumulation de fatigue, où il s’en suivra rapidement une perte de motivation au sein de votre équipe.

Leçon : Ne craignez pas d’accorder quelques minutes de break. Cela ne vous portera pas préjudice, au contraire !

 

  

PENSEz QU’ILS VONT TOUT RETENIR SUR LE BOUT DES DOIGTS

 

Nous ne sommes définitivement pas dotés des qualités mémorielles exceptionnelles dont fait preuve Einstein, et cela à notre plus grand regret. Les éléments partagés lors de votre séminaire ne se doivent pas de rester de simples données. Auquel cas vous risqueriez de perdre vos participants, qui ne retiendraient finalement pas ce pour quoi vous les avez conviés.

Pour que ceux-ci retiennent au mieux vos dires, créez des présentations concises et imagées, en y faisant figurer les données clefs. Évitez ainsi les slides surchargés en texte. L’idéal est d’être synthétique, en apportant une touche de storytelling pour marquer votre auditoire, qui pourra plus facilement s’identifier et retenir.

Proposer des activités fédératrices et impliquantes donnera de l’impact à votre séminaire et marquera vos participants. Par exemple, vous pouvez leur proposer de faire une activité manuelle et créative en leur demandant de travailler sur une grande fresque illustrant l’image de l’entreprise, ou bien de faire des activités en pleine nature, où ils devront s’entraider pour “survivre” en construisant une cabane. Vous pouvez aussi opter pour un escape game où vos participants travailleront leurs techniques de communication afin d’atteindre un objectif commun. Vous voulez plus d’idées de thèmes pour votre séminaire interne ? Cliquez sur le lien !

Enfin, prévoyez des Powerpoint et documents numériques à partager en ligne, à envoyer par email, ou à imprimer pour laisser une trace de votre séminaire, pour le plus grand plaisir de vos participants.

Leçon : Faites vivre à vos invités une expérience unique qui restera gravée dans leurs mémoires, et envoyez-leur tous les documents que vous aurez présentés avec toutes les informations et détails dont ils ont besoin. Personne n’est parfait, et encore moins lorsque cela concerne la mémoire !

FAItes trop SIMPLE

 

Vous avez travaillé votre email d’invitation, prévu plusieurs activités, réalisé vos présentations Powerpoint et votre discours, mais à quoi bon si vous ne faites que survoler votre thème et votre journée ? Être synthétique est une bonne chose, mais omettre des détails importants pourrait ne pas vous être favorable. Ce séminaire doit être une source de valeur ajoutée, pour vous comme pour vos équipes. Profitez d’avoir tout le monde à votre écoute pour transmettre des messages importants et pour renforcer les liens des membres des différents groupes de travail.

Alors ne négligez aucun détail et poussez votre réflexion un maximum. Même chose pour vos activités : les thèmes doivent être respectés, sans demi-mesure. 

Leçon : Un séminaire complet et riche en apprentissage aura beaucoup plus d’impact au sein des membres de votre entreprise. Montrez l’exemple en mettant tous les moyens en place pour créer un événement utile et efficace.

 

Maintenant que vous savez parfaitement rater votre séminaire interne, la réussite de celui-ci ne fait plus aucun doute ! Il suffit simplement de retenir toutes les petites leçons de cet article 😉 Pour plus d’infos sur comment réaliser une séminaire interne manager réussi, découvrez notre article juste ici !

 

9 questions à poser dans votre questionnaire de satisfaction

Vous avez terminé un événement et vous souhaitez en mesurer la performance ? Rien de plus simple ! Première étape : calculer le ROI de votre événement grâce aux données récoltées au cours de celui-ci. Vous aurez ainsi un aperçu de votre performance en terme de gestion de budget (coûts et dépenses). Deuxième étape : mesurer le taux de satisfaction de vos invités ! C’est encore le meilleur moyen de savoir si votre événement est une réussite, et c’est pourquoi recueillir cette information est cru-ciale !

 

 

Pourquoi est-ce important de mesurer la satisfaction ?

 

Connaître la satisfaction de vos invités est un élément clé dans votre stratégie événementielle. En effet, ces précieuses données pourront faire partie intégrante de votre plan de communication, par exemple : “L’application la mieux notée par les utilisateurs”. Elle permet aussi de montrer l’intérêt que l’on porte à nos invités et apporte une touche professionnelle qui humanise davantage les relations entre les participants et l’organisation.

En tant qu’organisateur d’événements, votre objectif numéro 1 est de créer un moment inoubliable, riche en émotion et en partage à vos invités. C’est d’ailleurs ce qui vous fait vibrer au quotidien ! Mais créer des événements sans connaître le retour de vos invités, c’est comme être un navigateur sans compas. En effet, ces retours vont orienter votre stratégie et vous permettre de vous surpasser quotidiennement, en optimisant vos points faibles et en sublimant vos points forts.

Après analyse des ces données, vous bénéficierez d’une meilleure connaissance de vos invités et de leurs besoins et pourrez renforcer votre pertinence et votre efficacité.

Les participants seront garants de la bonne image de votre entreprise/organisation/association. Des invités satisfaits véhiculeront avec plaisir des photos de votre événement sur les réseaux sociaux et en parleront naturellement aux personnes de leur entourage. Un excellent moyen de développer votre communication et sa viralité avec pour résultat l’augmentation de votre visibilité, de votre notoriété, ainsi que l’amélioration de l’image de votre entreprise.

Mais comment savoir si vos invités ont été réellement satisfaits ou pas ? La solution : créer un questionnaire de satisfaction, qui mixera questions quantitatives et qualitatives. Pour cela, l’équipe Eventdrive a listé pour vous 10 questions qui doivent impérativement apparaître dans votre questionnaire de satisfaction, afin de récupérer des données pertinentes et créatrices de valeur ajoutée.

 

Pourquoi est-ce important de mesurer la satisfaction ?

Taux de satisfaction

Êtes-vous satisfaits de cet événement ? Pour avoir un retour direct concernant la satisfaction générale de votre invité pendant un événement, vous pouvez lui poser directement cette question, en proposant une hiérarchie de réponse : très satisfait ; satisfait ; moyennement satisfait ; pas satisfait.

Par la suite, enrichissez cette question avec d’autres questions plus spécifiques et ouvertes comme :

Qu’est ce qui vous a le plus plu ?

Qu’est ce qui vous a le moins plu ?

C’est un moyen efficace de cibler directement vos atouts et points faibles pendant l’événement, pour ensuite relever la tendance positive et négative qui se dégage et prendre les bonnes décisions pour les projets à venir.

 

Matrice de notation

La matrice de notation permet de recueillir une note de 1 à 5 sur des aspects plus opérationnels de votre événement. Voici les points que vous pouvez par exemple évaluer :

  • Lieu
  • Communication en amont
  • Intervenants (en détaillant chaque intervenant ou au global)
  • Restauration
  • Programme
  • Animations
  • Accueil
  • Etc…

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

Le net promoter score (NPS)

Recommanderiez-vous cet événement ? (de 1 à 10). Cette question est un classique incontournable. Le net promoter score est en effet stratégique : il permet de connaître qui sont les “promoteurs”, c’est-à-dire les personnes qui peuvent potentiellement promouvoir votre événement et le recommander.

  • Pour une note de 9 ou 10 : l’invité est promoteur.
  • Pour une note de 7 ou 8 : l’invité est passif.
  • Pour une note de 0 à 6 : l’invité est détracteur.

Les invités passifs sont considérés comme neutres.
Les détracteurs sont eux à surveiller avec attention car ils peuvent transmettre des messages négatifs quant à votre marque ou votre événement.
En revanche, vous pourrez vous appuyer sur vos promoteurs pour promouvoir vos prochaines éditions (ou même les concevoir !) ou créer des études de cas.

Pour calculer votre net promoter score, il suffit simplement de calculer le pourcentage des promoteur moins les détracteurs. Ce chiffre vous permet d’avoir une idée sur la qualité de votre événement de manière globale !

 

Les questions ouvertes

Vous avez une multitude de possibilité concernant les questions ouvertes, qui vous permettront, non pas d’évaluer la performance en tant que telle mais plutôt de savoir comment vous améliorer. Plus chronophages à analyser, elles apportent néanmoins une grande valeur ajoutée lorsque les réponses sont prises en compte.


L’avantage de ce type de questions ? Elles ne limitent pas l’invité dans ses réponses, elles favorisent la diversité et peuvent même vous surprendre !

Parmi les questions ouvertes que nous vous préconisons d’intégrer dans votre questionnaire, nous retrouvons celles-ci :

Qu’avez-vous pensé des contenus proposés ?

Si nous organisions la seconde édition, viendriez-vous ? Pourquoi ?

Quelles thématiques aimeriez-vous voir traitées ?

Quelles sont vos recommandations ?  

Un dernier mot ?

 

Voilà, vous avez désormais toutes les clefs en main pour créer un questionnaire pertinent et utile pour votre organisation ! Évidemment, c’est une liste non exhaustive des possibles questions qui peuvent se retrouver dans votre questionnaire de satisfaction. À vous d’adapter ensuite les questions selon vos besoins. 🙂

Si vous souhaitez retrouver d’autres méthodes pour mesurer la performance de vos événements, relisez notre article sur les indicateurs.