Quelles fonctionnalités pour une plateforme de gestion d’événements ?

Pour ne pas être perdu dès le début, nous allons commencer par expliquer ce qu’est une plateforme de gestion d’événements. Ces plateformes tout-en-un vous accompagnent dans l’organisation de votre événement, dans le but de vous simplifier la vie afin que vous vous concentriez davantage sur des tâches à haute valeur ajoutée.

En effet, elles vous aident à gagner du temps sur tous les aspects de votre événement, lors des inscriptions, des enregistrements, de la promotion, des animations, du calcul de votre ROI… Et tout cela grâce à une unique plateforme. Cela évite de multiplier les outils afin d’optimiser le budget. De plus, vous respecterez pleinement le Règlement Général de Protection des Données car les données sont centralisées suite à un enregistrement unique. De vrais petits bijoux, dont les organisateurs d’événements ne peuvent plus se passer une fois qu’ils les ont testées ! 🙂

En résumer : une plateforme de gestion d’événements vous permettra de :

gérer efficacement vos données, car la plateforme tout-en-un constitue une base de données unique, permettant une vision unifiée de celles-ci.

améliorer la coordination des équipes marketing, sales, comptabilités… Une transparence inter-service qui garantie l’optimisation du temps de travail, une meilleure cohérence entre les pôles et une facilité de communication.

moderniser et fluidifier l’expérience utilisateur grâce à cet outil entièrement numérique, qui reflètera auprès de vos clients et collaborateurs, l’image d’une société qui vit avec son temps.

Mais ce n’est pas tout ! (oui, on y arrive !). Aujourd’hui, nous vous expliquons quelles fonctionnalités une plateforme de gestion d’événements doit intégrer, afin de vous accompagner au mieux dans la création de votre événement.

 

ERGONOMIE 

Il ne s’agit pas d’une fonctionnalité à part entière mais cela reste un point non négligeable lors du choix de la solution.

Pourquoi? Simplement car vous allez vous servir de l’outil au quotidien
et que son but premier est de vous faire gagner du temps. Aussi complète soit- elle, une plateforme qui vous demande 30 minutes de recherche pour trouver une fonctionnalité ne sera pas pleinement utile.

De plus, la plupart des sociétés proposant ce type de technologie ont développé
une approche grands comptes. Ainsi, vous serez sûr d’obtenir un outil adapté spécifiquement à vos problématiques si votre société en exprime le besoin.

Vous avez envie de devenir un Maître Jedi de l’organisation d’événement ?

CONCEPTION 

Dans un premier temps, la plateforme doit vous permettre de suivre la budgétisation de votre événement.

En plus d’éviter les mauvaises surprises, cela vous permettra d’économiser et de prendre les meilleures décisions pour le bon déroulé de la manifestation et votre business.

Dans un deuxième temps, vous devez également (et cela semble logique) pouvoir renseigner toutes les informations générales de l’événement une seule fois. Ainsi, vous pourrez les réutiliser pour l’ensemble de votre processus de communication.

MANAGEMENT ET COMMUNICATION

Tout l’intérêt d’une plateforme tout-en-un réside dans le fait de pouvoir manager entièrement votre événement au sein du même environnement. Vous devez notamment pouvoir effectuer toutes les étapes en amont de la participation.

Créer un site web dédié 

Comme pour un rendez-vous, la première impression est toujours la bonne !
Pour séduire vos futurs participants, la plateforme de gestion doit vous permettre de créer un beau site dédié présentant votre manifestation, incluant un formulaire d’inscription.

Établir et personnaliser les formulaires

En complément de votre site, il faut bien sûr permettre à vos participants de s’inscrire. Une plateforme performante vous permettra d’intégrer tous les champs obligatoires et optionnels afin de tout connaître de vos invités en amont de l’événement.

Designer et expédier les emails d’invitation

Il s’agit de la même problématique que pour le site web. L’email est l’un des premiers points de contact entre votre événement et vos invités. Ici aussi, faites bonne impression avec un email design que vous pouvez envoyer à votre base de contacts depuis la plateforme. Tout l’intérêt résidant dans l’utilisation d’un builder vous permettant de visualiser en temps réel le design de votre communication.

Tracker l’activité de vos invités

Ont-ils confirmé, ont-ils ouvert vos communications, ont-ils utilisé l’application ? Une bonne plateforme de gestion d’événements doit vous permettre de suivre l’activité de vos invités afin de relancer par exemple ceux qui n’ont pas confirmé leur participation ou ouvert vos emails.

Gérer le check-in

La plateforme doit faciliter l’accès des invités à votre événement, grâce à un système de badges par exemple. Vous devez également pouvoir gérer cela depuis une application mobile liée à votre back- office afin de garder un oeil en temps réel sur les personnes enregistrées.

APPLICATION ET ENGAGEMENT

Une plateforme pour tout gérer en prévision c’est bien… Une application pour tous vos participants durant l’événement, c’est mieux !

Une bonne solution vous proposera les deux. Dans un premier temps, une application peut renseigner vos invités tout au long de votre manifestation avec :

  • Le programme
  • Toutes les informations pratiques
  • Un fil d’actualité
  • Un plan interactif

En revanche, son intérêt ne doit certainement pas s’arrêter là. Un enjeu incontournable d’un événement est de pouvoir engager les participants avec :

Un fil social media : 

En un coup d’oeil, vos participants ont accès à l’ensemble des publications sur les réseaux sociaux et peuvent interagir entre eux.

Un mur de l’événement :

Photos, publications les plus importantes, informations… donnez instantanément accès aux contenus relatifs à votre manifestation.

Du networking :

Permettez à vos invités de se rencontrer pour des interactions à haute valeur ajoutée entre eux.

Des photos :

En un endroit, les participants peuvent retrouver les clichés des autres invités et les leurs.

 

Des votes :

Identifiez facilement les speakers les plus appréciés et les meilleures activités de votre événement.

Des questions réponses :

Pourquoi ne pas permettre à vos invités de poser directement leurs questions
à vos speakers ou à l’organisation ?

 

En bref, la plateforme et son application doivent permettre de démultiplier l’engagement de vos participants tout en fluidifiant leur parcours pour une expérience mémorable.

 

BONUS : Une plateforme incontournable permettra la création d’une multievent app ou application commune à plusieurs événements afin de les lier. Ainsi, vos invités et vous avez accès à toutes les informations en un seul endroit.

 

Vous connaissez désormais toutes les fonctionnalités que se doit d’avoir une plateforme de gestion d’événements ! Si vous voulez en savoir plus sur Eventdrive, notre propre plateforme tout-en-un, n’hésitez pas à demander une démo en cliquant juste ici !

Des questions/réponses :

 

Comment organiser la convention de début d’année idéale ?

Qui dit nouvelle année, dit nouveaux projets, nouveaux défis et surtout nouveaux objectifs. Pour présenter les missions à venir et les résultats attendus pendant l’année à venir, rien de tel que d’organiser une convention de début d’année. Mais qu’est-ce que c’est vraiment ? Qu’attendent les invités de ce type d’événement ? Et surtout, comment organiser une convention de début d’année qui répond à toutes les demandes ? Eventdrive vous livre ses petits secrets pour être encore une fois, plus performant que jamais.

convention début d'année

 

CONVENTION DE DÉBUT D’ANNÉE : KÉZAKO ?

Chez Eventdrive, on aime bien donner des conseils pour vous aider à organiser le meilleur événement possible. Mais pour être sûr d’y parvenir, on a besoin d’être certain que vous savez de quoi on parle, alors faisons le point ensemble.

Une convention de début d’année, parfois connue sous le nom de séminaire managérial, est tout simplement un événement qui est destiné en exclusivité aux membres d’une entreprise. C’est en quelque sorte un séminaire interne dédié à l’ensemble des collaborateurs. L’événement est dans la majorité des cas composé d’une assemblée, puis d’un cocktail ou d’une soirée. Généralement, les collaborateurs des fonctions support rentrent ensuite chez eux tandis que les commerciaux continuent d’échanger en travaillant, grâce à des ateliers ou des mises en situation par exemple.

POURQUOI FAIRE UNE CONVENTION DE DÉBUT D’ANNÉE ?

Vous ne voyez pas l’intérêt d’organiser ce type d’événement ? Et pourtant, c’est une étape clé dans la vie d’une entreprise. Mettez-vous en situation : l’année vient de commencer, l’hiver ne s’arrête pas d’avancer, il fait froid, le soleil se couche tôt… Bref, le moral n’est pas au top. En plus de ça, côté boulot, c’est pas la joie non plus. La période est calme et suit l’effervescence des fêtes de fin d’année. Vous auriez bien besoin d’un peu de motivation pour vous investir de nouveau avec envie et passion dans votre travail. C’est là que la convention de début d’année prend tout son sens. Et on n’est pas les seuls à le dire ! David Destoc, président du cabinet de conseil et formation en management OasYs Mobilisation affirme que « Les entreprises qui choisissent de faire un séminaire en janvier et février enclenchent plus rapidement la dynamique auprès des équipes managériales ». Vous voulez plus de preuves ?

En organisant un événement interne au moment où les motivations de chacun sont au plus bas, vous ravivez l’intérêt de vos collaborateurs. Tout d’abord parce que c’est la possibilité de réunir tout le monde au même moment (particulièrement important pour les grosses entreprises), mais c’est aussi l’occasion de parler chiffres. Organiser votre conférence quand les résultats de l’année passée sont prêts est le bon timing, c’est l’occasion de les présenter à toute l’équipe. Insistez sur les points positifs et félicitez vos équipes. Mettez en avant les points d’améliorations sur lesquels il faudra porter une attention particulière au cours de l’année en cours. Enfin, profitez-en pour présenter les objectifs à atteindre. L’idéal est également de mettre en place des workshops par pôle afin que les équipes puissent statuer sur des objectifs communs à leur équipe.

Passer par ces deux étapes est obligatoire pour organiser une convention de début d’année efficace. Mais si vous vous en tenez uniquement à ça, vous allez droit dans le mur… Pourquoi ? Parce que ce mode de management fonctionnait à merveille il y a 10 ans, mais les mentalités ont évolué et la génération Y a débarqué en mettant un bon coup de pied dans la fourmilière ! Heureusement, des solutions ont rapidement été trouvées pour répondre à ces nouvelles attentes. Maintenant, il faut engager en plus d’informer. Il faut écouter, échanger et par-dessus tout, changer. 

Vous l’avez compris, organiser une convention interne en début d’année soulève de nombreux points positifs. Mais comment être sûr de tout mettre en œuvre pour réussir votre événement ? Pas de panique ! Eventdrive a la solution : il ne vous reste qu’à suivre ces quelques tips et à vous le succès !

QUE FAIRE POUR RÉUSSIR SA CONVENTION MANAGÉRIALE ?

  • Choisir un lieu qui sort de l’ordinaire

Pour marquer les esprits, il faut miser sur de l’atypique. (D’ailleurs, découvrez juste ici 10 lieux insolites pour votre soirée d’entreprise à Paris !) La totalité de votre entreprise sera présente donc ne négligez pas la taille du lieu. Pensez élégance, confort et modernité. Si vous trouvez un lieu qui remplit ces trois critères, vous avez tiré le gros lot ! Prenez l’exemple du Disney Newport Bay Hotel près du célèbre parc de Mickey. Chic et classe, son centre de convention est également particulièrement adapté à ce type d’événement. Dans le même esprit, le Trianon Palace à Versailles a su absorber l’aura du château de Louis XIV et offre un cadre incroyable pour une convention interne.

  • Définir des thématiques à aborder et à éviter

Pour ça, rien de plus simple, il suffit de déterminer les objectifs de votre convention et les associer à des mots-clés. Votre convention de début d’année peut être envisagée comme un séminaire de motivation. Votre objectif est de montrer à votre équipe que vous croyez en elle. Pour cela, rien de mieux que de revenir sur les victoires de l’année précédente et s’en servir comme d’un fil d’Ariane pour annoncer les objectifs de l’année à venir.

  • Sélectionner un thème rassembleur

L’idéal pour mobiliser vos équipes est de mettre en place un thème qui vous accompagnera tout au long du séminaire, un peu à la manière d’un fil rouge qui guidera la réflexion. Pourquoi pas trouver un slogan qui reste en tête et qui est capable de réunir ? Vous pouvez également travailler des thèmes en lien avec l’actualité. La coupe du monde de football a rassemblé vos équipes l’année passée ? Surfez sur ce team spirit en mettant le sport à l’honneur, en l’utilisant pour motiver vos collaborateurs. Si vous voulez aller encore plus loin, choisissez un thème qui peut être poussé à son maximum. Par exemple, en orientant votre convention autour du thème de l’espace, vous pouvez choisir des mots-clés qui ont une double signification dans votre discours : « booster » ses performances, avancer telle une « fusée »… Quitte à aller dans le too much en « visant la lune pour retomber dans les étoiles ». 😉

  • Mettre en place des workshops pour favoriser la cohésion d’équipe

Il faut être capable de stimuler la créativité pour souder vos équipes d’une manière détournée. En proposant cette initiative, vous facilitez les démarches collaboratives et participatives. À titre d’exemple, la direction des ventes d’un laboratoire pharmaceutique propose des mises en situation. Les cas sont envoyés en amont et travaillés par les commerciaux. Le jour J, les managers se glissent dans la peau du client et simulent un entretien de vente. En fonction de leur prestation, les commerciaux récoltent des points et c’est ensuite à qui aura proposé la meilleure performance ! Tout cela dans un but constructif et dans une ambiance bienveillante bien sûr 🙂

  • Penser à la suite

Comme dans chaque événement, il est important de penser à l’après. Tout d’abord pour remercier les participants après la convention et leur envoyer un compte-rendu. C’est aussi le moment de dévoiler la nouvelle politique commerciale par exemple, en distribuant un mémo. Mais c’est également essentiel de penser plus loin en mettant en place des techniques permettant de communiquer de manière efficace sur le long-terme avec les employés. L’idéal pour y parvenir est de mettre en place en enquête de satisfaction post-événement. Vous pourrez ainsi en apprendre plus sur la qualité du contenu proposé ou le lieu que vous aviez choisi pour l’occasion. Mais avant tout, vous pourrez sonder si le niveau de motivation et de compétences a augmenté à la hauteur de vos espérances.

 

Vous l’aurez compris, l’organisation d’une convention de début d’année est un point qu’il ne faut pas négliger. Mais pour réussir votre séminaire managérial, il faut prendre un moment de réflexion avant de foncer tête baissée. Posez les bases de votre événement et déterminez les objectifs et les retombées souhaitées à long terme. En agissant ainsi, no stress, vous parviendrez à organiser un événement du tonnerre !

Communication d’événement : comment améliorer la communication sur site ?

L’organisation d’un événement est une chose. La communication autour de celui-ci en est une autre. Et oui, en tant qu’organisateur d’événement, vous devez être multitâches, mais surtout avoir des compétences diverses et variées. En plus de monter un projet du tonnerre, vous devez prendre le temps d’en faire la promotion. À l’heure où les technologies se multiplient comme des petits pains, on a tendance à oublier les anciennes méthodes de travail qui, pourtant, font encore leurs preuves.

Mais pas de panique ! Chez Eventdrive, on les a encore toutes en tête, et mieux encore, on connaît aussi les nouvelles. Alors installez-vous confortablement et découvrez tous nos conseils pour réussir votre communication événementielle.

communication evenement

 

NE PAS NÉGLIGER SA COMMUNICATION D’ÉVÉNEMENT

La communication autour d’un évènement est une étape importante dans le processus de création. Et oui, on peut comparer l’organisation d’un événement à la création d’une œuvre d’art, parce que le but recherché est le même : éblouir !


La communication doit répondre à deux objectifs principaux. Elle doit être informative et promotionnelle. En d’autres termes, une communication efficace doit pouvoir d’améliorer la notoriété autour d’un événement en le faisant connaître largement. Bien évidemment, on veut, à terme, inciter à l’acte d’achat en augmentant le nombre d’inscriptions à son événement. Pour y parvenir, différentes méthodes ont vu le jour au cours des dernières décennies. Aujourd’hui, alors que 2019 commence, Eventdrive a décidé de vous parler des deux principales stratégies et vous dire pourquoi elles sont si importantes.

PRINT OU DIGITAL : QUE CHOISIR POUR SA COMMUNICATION SUR SITE ?

Il existe plusieurs méthodes pour communiquer autour de son événement. Aujourd’hui, on a décidé de se concentrer principalement sur les deux grosses catégories : le print et le digital. Pourquoi ? Parce qu’on veut que vous mettiez en place des stratégies efficaces rapidement. Mais selon le type d’événement que vous organisez, d’autres techniques peuvent faire leurs preuves. Par exemple, une étude menée par Ipsos a montré que près de 91% des personnes interrogées apprécient les opérations de street marketing. Ce type de campagne est un peu plus long à mettre en place et demande des ressources importantes, mais le street marketing est à envisager si vous en avez les moyens.

Mais revenons-en à nos moutons et parlons un peu plus en détail des deux stratégies principales.

Miser sur des méthodes qui ont fait leurs preuves avec le print

On ne présente plus la communication par le print, que l’on connaît tous par cœur. L’utilisation de signalétiques papier, d’affiches, de flyers, existe depuis (presque) toujours et fait encore ses preuves, malgré ce que l’on peut penser.

Pour réussir sa communication print, l’important est de bien définir son identité visuelle, propre à votre événement. Il faut qu’elle soit forte et représentative de votre image de marque. Une fois cette étape validée, vient le moment de la décliner sur différents supports. Pour vous démarquer, vous pouvez choisir d’imprimer sur du papier de qualité supérieure ou ajouter des finitions, tel que du vernis ou du papier texturé bois. Concernant les réalisations elles-mêmes, mettez-vous à la place de vos participants et pensez à ce qu’ils aimeraient avoir sur place. Des plans, des catalogues, des cartes de visite sont des premières pistes à explorer. N’oubliez pas les plaquettes commerciales dans votre stratégie, c’est le moyen idéal pour promouvoir vos produits au cours de votre événement.


En revanche, avec les questions de développement durable de plus en plus présentes dans les conversations, l’usage de papier est moins recommandé. C’est donc en partie pour cette raison que le digital a pris de l’importance dans la communication d’événement.

Avoir recours au digital pour moderniser son évènement

Comme évoqué précédemment, pour des raisons environnementales, mais aussi en accord avec les tendances du moment, le digital a pris de l’importance dans la communication d’événement. Aujourd’hui, on voit de plus en plus d’invitations envoyées uniquement par email par exemple. Eventdrive propose aussi la possibilité de créer une application le temps d’un événement. Un travail qui demande un peu de préparation en amont , mais qui fait son petit effet dans la communication. La création d’un site web dédié à l’événement sur lequel les invités peuvent trouver toutes les informations pratiques, mais aussi s’inscrire, est également à la mode.

 

Sans aller aussi loin si vos moyens sont limités, d’autres alternatives existent. Pour avoir une présence en ligne, n’oubliez pas de communiquer largement sur les réseaux sociaux notamment. Vous pouvez également écrire des articles sponsorisés ou faire appel à des influenceurs pour gagner en visibilité. Imaginez le dernier blogueur à la mode parlant de votre événement dans son dernier article, ou encore mieux dans sa story Instagram ! Sans même dire s’il y sera ou pas, une citation de ce genre est une vraie valeur ajoutée.

4 CONSEILS POUR RÉUSSIR SA COMMUNICATION SUR SITE

Il est temps d’entrer dans le vif du sujet. La communication d’événement implique la mise en place de stratégie on-site. Voici donc quelques conseils pour ne pas la louper :

  • Ne pas oublier d’imprimer le programme de l’événement et le mettre à disposition de vos invités. Pour la version web, vous pouvez aussi faire le choix d’une application mobile qui contiendra toutes les informations, comme on vous on parlait un peu plus haut (mais comme vous êtes hyper attentif, vous le saviez déjà).
  • Penser à rappeler toutes les conférences qui auront lieu au cours de l’événement. Soit à l’aide d’affiches Présentant les moments principaux, soit grâce à des notifications push que les participants recevront directement sur leur smartphone.
  • Mettre en place une signalétique pour indiquer les différentes salles de conférences, voire même les différents lieux de l’événement s’il s’agit d’un rassemblement majeur. Vous pouvez aussi mettre en place la géolocalisation sur smartphone, mais cette technologie n’est pas disponible à toute petite échelle.

Pour fabriquer de beaux visuels, n’hésitez pas à utiliser des outils en ligne tels que Canva. Sa version gratuite vous permet de créer un nombre illimité (ou presque) de design. Pour avoir encore plus de liberté, Sketch se prend très aussi facilement en main et bénéficie d’une version d’essai gratuite pendant 1 mois.

La communication on-site demande beaucoup de travail et surtout de la préparation en amont, mais croyez-nous, les retours sur investissements ne vous décevront pas. Que vous soyez ultra connecté ou adepte de méthodes plus classiques, vous trouverez la stratégie qui conviendra parfaitement à votre événement, c’est certain !

10 lieux pour 2000 invités ou plus

Vous avez un événement exceptionnel de grande ampleur qui approche et vous ne savez pas où l’organiser ? Pas de panique, Eventdrive vous a concocté une liste réunissant 10 lieux de premier choix pour organiser des événements de plus de 2000 invités !

Ne perdez pas une minute de plus : avec Eventdrive, économisez du temps, afin de créer toujours plus de valeur ajoutée pour votre événement, en découvrant dès maintenant notre nouvel article. Un, deux, trois, et c’est partiii ! 😉

1. Le Cirque Alexis Gruss

Profitez de la féerie du chapiteau de la famille Gruss pour vos conventions, soirées d’entreprise, lancements de produit, et bien plus encore, pouvant accueillir jusqu’à 3000 personnes !

Ce magnifique chapiteau situé Porte D’Auteuil peut accueillir jusqu’à 3000 invités grâce à son espace de 5000m2. Les animations proposées transporteront vos convives dans l’univers d’Alexis Gruss, père de famille et dresseur de chevaux. Il vous attend d’ailleurs avec impatience pour votre prochain événement professionnel !

Le truc en plus : il est même possible de visiter les écuries et de bénéficier d’une petite visite guidée du chapiteau et des coulisses ! Réservez juste ici : https://www.alexis-gruss.com/corporate-paris/

Alexis Gruss

2. Le Grand Rex

Magnifique cinéma parisien réputé pour sa somptueuse décoration. Sa salle de cinéma et de conférence est considérée comme l’une des plus grandes d’Europe ! De quoi impressionner vos convives. Situé dans le 2ème arrondissement de Paris, ce lieu de 4000 m2, totalement équipé en terme de matériel technique (projecteur cinéma, sonorisation, éclairage, enceintes…), conviendra parfaitement pour vos conférences et conventions d’entreprise. Avec une capacité maximale de 2700 invités, le Grand Rex est un choix de prédilection pour réaliser un événement professionnel exceptionnel. Vestiaire, cocktail, loges, tout y est !

Le truc en plus : Lieu mythique et matériel de qualité. Réservez juste ici : https://locations.legrandrex.com/les-salles/grande-salle/

 

Grand Rex Etoiles

3. La Cité du Cinéma

Connaissez-vous la Cité du Cinéma ? Lieu prestigieux initié par Luc Besson où se retrouvent de nombreuses personnes pleines de talent, dont parmi elles, des étudiants en école de cinéma ! Cet espace de 4000 m2 à Saint-Denis sera idéal pour vos conventions, lancements de produit et soirées d’entreprise. La Grande Nef est une structure qui pourra accueillir jusqu’à 2500 personnes, et potentiellement jusqu’à 3500 personnes avec la location complémentaire de la Mezzanine et du Restaurant.

Le truc en plus : Lieu artistique chargé d’histoire, véritable carrefour de la cinématographie européenne, ce qui le rend charmant. Réservez juste ici : http://www.citeducinema.org/espace-pro

la cité du cinéma

4. Les Pavillons de Bercy – testé et approuvé par les membres de l’équipe

Si vous cherchez un endroit authentique et original pour votre lancement de produit, séminaire, événement de team-building ou encore soirée d’entreprise, les Pavillons de Bercy sont faits pour vous ! Ils offrent 3 thématiques différentes : le musée de Arts Forains, les salons Vénitiens et enfin le théâtre du Merveilleux. Les Pavillons et le Théâtre de Verdure offrent une capacité maximale de 4000 personnes. Des espaces extérieurs sont également disponibles en complément, afin d’apporter un peu de vert à votre événement professionnel.

Le truc en plus : Les manèges et les attractions à l’ancienne qu’il est possible de tester ! Un excellent moyen de retourner en enfance et d’égayer vos invités. Réservez juste ici : http://arts-forains.com/location-de-salle

Musée des Arts Forains

5. Les Docks de Paris

Cet ancien entrepôt parisien vous permettra de laisser parler votre créativité, en vous offrant une myriade de possibilités grâce à sa surface de 8500 m2 modulable. C’est un des plus grand meeting-centers de la capitale. Il est composé au total de 4 espaces, mais c’est bel et bien l’espace Dock Pullman qui vous intéressera le plus. Vous pourrez y d’ajouter un parterre à l’auditorium de 1000 places, afin d’accueillir un nombre total de 3500 invités dans le théâtre, 3000 personnes pour un banquet et jusqu’à 4000 personnes pour un cocktail ! Un lieu idéal pour vos conférences internationales ou vos soirées d’entreprise.

Le truc en plus : Son espace moderne et modulable. Réservez juste ici : https://www.chateauform.com/en/house/the-docks-de-paris/

Les Docks de Paris

6. Grande Halle de La Villette

Situé dans le 19ème arrondissement de Paris et en plein coeur du plus grand parc parisien, le parc de La Villette, nous vous présentons maintenant ce grand espace de 18000 m2 divisé en plusieurs parties. Nous vous recommandons la Nef du niveau 0, capable d’accueillir 2500 invités pour une conférence assise, 2000 pour un banquet et 5000 pour un cocktail. Ce lieu est composé de très grands espaces, de plusieurs salles de conférence, de vestiaires ainsi que des bureaux, et possède un hall d’accueil latéral équipé à cet effet. Idéal pour vos salons professionnels, conventions, soirées d’entreprise, galas et tous types d’événements professionnels.

Le truc en plus : Son architecture récente de XXème siècle, entre le contemporain et l’industriel. Réservez juste ici : https://lavillette.com/hub/grande-halle

La Villette

7. La Seine Musicale

Octroyez-vous un cadre professionnel et unique adéquat pour vos lancements de produits, conventions, séminaires, assemblées générales… Remarquable de par son allure de bateau amarré, ce lieu pourra accueillir 4000 personnes en format plénière, et encore 2000 personnes supplémentaires en assis-debout. Vous aurez accès à des loges, un auditorium, des vestiaires, et pourrez savourer les délicieux plats de leur partenaire gastronomique, La Maison Lenôtre. L’espace est également très largement modulable ! La Seine Musicale fera le bonheur d’organisateurs d’événements sensibles à l’écologie. En effet, le lieu est recouvert de panneaux solaires photovoltaïques.

Le truc en plus : Sa forme péninsulaire trônant sur la Seine et sa technologie environnementale. Réservez juste ici : https://www.laseinemusicale.com/article/seminaires-et-conventions_a54/1

La Seine Musicale

8. Carrousel du Louvre

Optez pour un environnement chargé d’histoire et symbole de culture en choisissant le Carrousel du Louvre ! Ce magnifique lieu de 7100 m2 sublimera vos conférences, conventions, assemblées générales et séminaires. Les élégantes salles Delorme et Gabriel vous offriront une capacité de 2300 personnes pour des conférences, et 2400 personnes pour un cocktail. Vous aurez accès à des vestiaires, loges, et pourrez personnaliser les lumières et la décoration à l’image de votre entreprise. Le plafond aux poutres ondulantes charmera vos invités, ainsi que les vestiges historiques comme le mur d’enceinte en pierre Charles V.

Le truc en plus : Accès direct au Musée du Louvre et symbolique culturelle. Réservez juste ici : https://www.carrouseldulouvre.com/presentationlessallescdl

 

Louvre

9. Le Grand Palais

Si vous souhaitez investir pour un événement professionnel prestigieux, ce site historique situé dans le 8ème arrondissement de Paris, près des Champs-Élysées, vous correspondra certainement. Nous vous recommandons l’une de leurs salles nommée La Nef, recouverte d’une immense verrière, qui pourra recevoir et éblouir 5670 personnes sur une surface de 13500m2. Des espaces complémentaires et modulables à souhait sont également louables en plus de La Nef, comme “le balcon d’honneur”, qui pourra accueillir 300 personnes supplémentaires. En choisissant le Grand Palais, vous offrez à vos invités un espace artistique, considéré comme un véritable chef d’oeuvre. Idéal pour tous vos événement professionnel.

Le truc en plus : Site culturel prestigieux et volumineux classé monument historique, doté d’une architecture fascinante et grandiose, notamment grâce au recouvrement de ses grandes verrières, qui embelliront votre événement. Réservez juste ici : https://grandpalais.fr/fr/la-nef

 

Le Grand Palais

 

10. Le Pavillon Dauphine Saint Clair

Si vous souhaitez investir pour un événement professionnel prestigieux, ce site historique situé dans le 8ème arrondissement de Paris, près des Champs-Élysées, vous correspondra certainement. Nous vous recommandons l’une de leurs salles nommée La Nef, recouverte d’une immense verrière, qui pourra recevoir et éblouir 5670 personnes sur une surface de 13500m2. Des espaces complémentaires et modulables à souhait sont également louables en plus de La Nef, comme “le balcon d’honneur”, qui pourra accueillir 300 personnes supplémentaires. En choisissant le Grand Palais, vous offrez à vos invités un espace artistique, considéré comme un véritable chef d’oeuvre. Idéal pour tous vos événement professionnel.

Le truc en plus : Site culturel prestigieux et volumineux classé monument historique, doté d’une architecture fascinante et grandiose, notamment grâce au recouvrement de ses grandes verrières, qui embelliront votre événement. Réservez juste ici : https://grandpalais.fr/fr/la-nef

Le Pavillon Dauphine Saint Clair

 

82 idées de thèmes pour votre événement

Parce qu’on connaît tous le syndrome de la page blanche, je vous donne un petit coup de pouce en vous proposant 82 thèmes pour votre événement. Soirée d’entreprise, séminaire, convention, lancement de produit, teambuilding, événement client, conférence, vous trouverez forcément votre bonheur !

 

LES THÈMES D’ÉVÉNEMENTS CLASSIQUES


1. Retour en enfance
Des lieux : Le parc des Naudières (Loire-Atlantique) / Le Tigre du Bain à Balles (Paris)
Un petit truc à grignoter : des mini-burgers et un candy bar
Un petit quelque chose à boire : limonade maison ou milkshakes

 

2. Digital Detox
Des lieux : Les Etangs de Corot / Delirio / Centers Parcs
Un petit truc à grignoter : des produits du terroir
Un petit quelque chose à boire : c
ocktails à base de produits originaux (jus de sureau, jus de bissap, gingembre…)


3. Chasse au trésor
Des lieux : Urban Gaming / Coq en Pâte / Forevent / Qui veut pister Paris ?
Un petit truc à grignoter : des pièces en chocolat
Un petit quelque chose à boire : un rhum arrangé


4. Orchestre / musique
Des lieux : Opéra Garnier, Philarmonie, Caveau de la Huchette
Un petit truc à grignoter : des canapés au saumon ou au foie gras
Un petit quelque chose à boire : une flûte de champagne

5. Jeux vidéos
Des lieux : La Tête dans les Nuages
Un petit truc à grignoter : des champignons farcis
Un petit quelque chose à boire : un cocktail au Curaço (pour la couleur !)
 

6. Fête foraine
Des lieux : Musée des Arts forains, Espace Franconi
Un petit truc à grignoter : des pommes d’amour, des gaufres salées ou des cornets de frites
Un petit quelque chose à boire : un granité


7. Givrée
Des lieux : Kube Hotel
Un petit truc à grignoter : des petits fours (chauds), ambiance chaud/froid garantie / un ice cream bar
Un petit quelque chose à boire : encore un granité
 ?

8. Tropicool
Des lieux : Le Comptoir Général / L’Echappée Belle / Likinox
Un petit truc à grignoter : rougail saucisses, flanc coco, salade de fruits exotiques
Un petit quelque chose à boire : Pina Colada ou punch, à boire à la paille dans une noix de coco

 

9. Pool Party
Des lieux : Molitor
Un petit truc à grignoter : des esquimaux à la pastèque
Un petit quelque chose à boire : Sex on the Beach
 

10. Esprit Guinguette
Des lieux : Péniche d’Arnaud / Rose Bonheur / OVK
Un petit truc à grignoter : des burgers ou des huîtres d’Oléron
Un petit quelque chose à boire : un rosé piscine


11. Industriel
Des lieux : La Menuiserie / La Fabrique événementielle / La Chaufferie
Un petit truc à grignoter : de la cuisine moléculaire
Un petit quelque chose à boire : un cocktail à l’azote liquide


12. Bohème
Des lieux : Salon Polpo, La Péniche Bohème
Un petit truc à grignoter : bouchées à base de fleurs comestibles
Un petit quelque chose à boire : des cocktails à la violette, à la rose, au thym…


13. Street Art
Des lieux : Le Squat du Normandy / La Halle Papin
Un petit truc à grignoter : Finger Food
Un petit quelque chose à boire : des bières


14. Golf
Des lieux : 
Evian Resort / Châteauform Yvelines
Un petit truc à grignoter : menu brasserie type club 
house
Un petit quelque chose à boire : du vin
 

15. Cinéma
Des lieux : 
Manoirs de Tourgeville / Le Grand Rex / Musée Grévin
Un petit truc à grignoter : popcorn ou des M&M’s personnalisés
Un petit quelque chose à boire : du champagne
 

16. Equitation
Des lieux : 
Académie équestre de Versailles
Un petit truc à grignoter : popcorn
Un petit quelque chose à boire : du cidre

 

17. Oenologie
Des lieux : 
La vigne de Paris Bagatelle / Châteaux de la Loire ou de Bordeaux / La Cité du Vin
Un petit truc à grignoter : un plateau de fromage
Un petit quelque chose à boire : du vin, cela va sans dire !

18. Peinture
Des lieux : 
Montmartre / Musée Picasso / anciens ateliers d’artistes
Un petit truc à grignoter : des fruits
Un petit quelque chose à boire : du vin

19. Gastronomie
Des lieux : 
Ecole de cuisine Alain Ducasse / Grand Barail / Château de Bagnols
Un petit truc à grignoter : un plat d’exception
Un petit quelque chose à boire : du vin

 20. Ferme
Des lieux : La ferme du Manet / Les fermes de Gally / La Ferme du Bonheur
Un petit truc à grignoter : produits de la ferme
Un petit quelque chose à boire : du cidre ou du jus de pommes bio


21. Marin
Des lieux : 
Grand Aquarium de Paris / Radisson Blu Berlin / Disney’s Newport Bay Club
Un petit truc à grignoter : fruits de mer
Un petit quelque chose à boire : cocktail à base de curaço


22. Opéra
Des lieux : Opéra Comique / Opéra de Lyon
Un petit truc à grignoter : canapés au saumon
Un petit quelque chose à boire : champagne

23. Wild
Des lieux : Zoo de Thoiry, Comptoir Général
Un petit truc à grignoter : des burgers au crocodile, des insectes apéritifs
Un petit quelque chose à boire : Pina Colada

24. Train
Des lieux : Train bleu / La Gare / Ground Control
Un petit truc à grignoter : des menus en bocaux
Un petit quelque chose à boire : des boissons en canette

 

25. Champagne
Des lieux : Carrière de Veuve Clicquot / Dilettantes
Un petit truc à grignoter : verrines
Un petit quelque chose à boire : euh… du champagne ?

 

LES THÈMES LIÉS À UN ÉVÉNEMENT

 

26. Halloween
Des lieux : Le Manoir de Paris
Un petit truc à grignoter : pumpkin pie
Un petit quelque chose à boire : Bloody Mary

 

27. Coupe du Monde de Football
Des lieux : Stade de France
Un petit truc à grignoter : pizza
Un petit quelque chose à boire : bières

 

28. Jeux Olympiques
Attendons les JO Paris 2024 pour découvrir des lieux de folie sur Paris !
 

29. Les Oscars / Festival de Cannes
Des lieux : Palais du Festival / Théâtre de la Ville / Opéra Bastille
Un petit truc à grignoter : apéro dinatoire
Un petit quelque chose à boire : du champagne

30. Carnaval de Venise / Bal masqué
Des lieux : Château de Versailles
Un petit truc à grignoter : Cichetti italiens
Un petit quelque chose à boire : Spritz / Prosecco

LES THÈMES LIÉS À UNE ÉPOQUE

 

31. Préhistoire
Des lieux : Musée d’Histoire Naturelle / Zoo de Thoiry
Un petit truc à grignoter : plancha
Un petit quelque chose à boire : vin

 

32. Antiquité / Toga Party
Des lieux : Piscine du Molitor / Le Théâtre antique
Un petit truc à grignoter : tzatziki, salade grecque, tapenade
Un petit quelque chose à boire : vin


33. Moyen-Âge
Des lieux : Château du Plessis-Macé / Hospices de Beaune / Puy en Velay / Puy du Fou
Un petit truc à grignoter : cochon de lait à la broche
Un petit quelque chose à boire : vin
 

34. Renaissance
Des lieux : Château de la Roche Guyon / Pavillon Henri IV
Un petit truc à grignoter : gibier
Un petit quelque chose à boire : vin
 

35. Louis VIX
Des lieux : Trianon Palace / Montroyal Chantilly
Un petit truc à grignoter : buffet
Un petit quelque chose à boire : vin
 

36. Grand Empire / Napoléon
Des lieux : Shangri-La / Palais Vivienne / Hôtel Napoléon
Un petit truc à grignoter : poulet marengo
Un petit quelque chose à boire : Chartreuse


37. Prohibition
Des lieux : La Mezcaleria / Ballroom / Moonshiner
Un petit truc à grignoter : là, on sèche…
Un petit quelque chose à boire : des cocktails à base de poivre, de gingembre, de blanc d’oeuf…
 

 

38. Années 20 / Gatsby
Des lieux : Hôtel du Collectionneur, Zalthabar, ou encore, le bar Gatsby.
Un petit truc à grignoter : pavlova
Un petit quelque chose à boire : un cocktail au shaker
 

39. Années 50 / Rock’n’Roll
Des lieux : Happy Days Diner / Américan Dream
Un petit truc à grignoter : hamburgers, frites, banana split
Un petit quelque chose à boire : milkshakes à la fraise garnis de chantilly et surmontés d’une cerise
 

40. Années 60 / Hippie
Des lieux : La Recyclerie
Un petit truc à grignoter : plats vegan ornés de fleurs décoratives
Un petit quelque chose à boire : cocktails à base de fruits

 

41. Années 70 / Disco
Des lieux : Boum Boum
Un petit truc à grignoter : buffet
Un petit quelque chose à boire : cocktails fluos

 

42. Années 80
Des lieux : Musée d’Histoire Naturelle / Zoo de Thoiry
Un petit truc à grignoter : des barbes à papas
Un petit quelque chose à boire : Tang

 

43. Futur
Des lieux : Cool and Workers / Yoo Moov / Châteauform’ Le Metropolitan
Un petit truc à grignoter : cuisine moléculaire
Un petit quelque chose à boire : cocktail à l’azote

 

 

LES THÈMES LIÉS À UN FILM OU À UNE ÉMISSION

 

44. Jurassic Park
Des lieux : Musée d’Histoire Naturelle
Un petit truc à grignoter : plancha
Un petit quelque chose à boire : vin

45. Disney
Des lieux : Disneyland Paris
Un petit truc à grignoter : barbe à papa, popcorn
Un petit quelque chose à boire : sodas
 

46. Il était une fois dans l’Ouest  / Western
Des lieux : Mer de sable / Au Ranch Gilher
Un petit truc à grignoter : ribs et pommes de terre sautées
Un petit quelque chose à boire : whisky


47. James Bond
Des lieux : Intercontinental Rue de la Paix / Westin
Un petit truc à grignoter : sole grillée
Un petit quelque chose à boire : champagne ou dry martini

 

48. Pirates des Caraïbes
Des lieux : Le Comptoir Général
Un petit truc à grignoter : acras de morue, samoussa, chips de banane plantain
Un petit quelque chose à boire : Pina Colada à boire dans une noix de coco
 

49. Indiana Jones
Des lieux : Mer de Sable / Ranch de Davy Crockett
Un petit truc à grignoter : insectes apéritifs
Un petit quelque chose à boire : cocktail à la framboise
 

50. Les Experts / Sherlock Holmes
Des lieux : Château de Janvry / Mortelle Soirée
Un petit truc à grignoter : clubs sandwich
Un petit quelque chose à boire : Bloody Mary
 

51. Peaky Blinders
Des lieux : Pub O’Sullivan / Hippodrome de Longchamp / Moonshiner
Un petit truc à grignoter : poulet grillé
Un petit quelque chose à boire : whisky


52. Star Wars
Des lieux : Partybus / Cool and Workers / Yoo Moov / Châteauform’ Le Metropolitan
Un petit truc à grignoter : cuisine moléculaire
Un petit quelque chose à boire : cocktail à l’azote

53. Séries TV
Des lieux : plateau de tournage
Un petit truc à grignoter : cuisine moléculaire
Un petit quelque chose à boire : cocktail à l’azote
 

54. Alice au Pays des Merveilles
Des lieux : Le Pavillon des Canaux / T’Cup
Un petit truc à grignoter : petites fioles « Buvez-moi » et cupcakes « Mangez-moi »
Un petit quelque chose à boire : limonade ou cocktail au curaço
 

55. Game of Thrones
Des lieux : Chai Antoine / Paris Clandestin
Un petit truc à grignoter : cochon de lait à la broche
Un petit quelque chose à boire : vin


56. Da Vinci Code

Des lieux : Secret Gallery
Un petit truc à grignoter : cuisine moléculaire
Un petit quelque chose à boire : cocktail à l’azote


57. Koh Lanta
Des lieux : Ile de Monsieur
Un petit truc à grignoter : insectes apéritifs
Un petit quelque chose à boire : Pina Colada

 

59. Superhéros
Des lieux : Disneyland Paris, Loft des Superhéros
Un petit truc à grignoter : burgers
Un petit quelque chose à boire : sodas

 

LES THÈMES LIÉS À UN LIEU

 

60. Moulin Rouge / Cabaret
Des lieux : Moulin Rouge / Lido / Fantaisies parisiennes / Aux belles poules
Un petit truc à grignoter : toasts au saumon
Un petit quelque chose à boire : champagne

61. Las Vegas / Casino
Des lieux : Society / Villa Frochot / Cercle Wagram / Casino Barrière
Un petit truc à grignoter : amuse-bouches à picorer
Un petit quelque chose à boire : cocktails

 

62. Montagne
Des lieux : Les Trésoms / Auteuil Brasserie / L’auberge du Père Bise – Jean Sulpice
Un petit truc à grignoter : raclette
Un petit quelque chose à boire : vin / Chartreuse
 

63. L’espace / Objectif Lune / Vers l’infini et au-delà
Des lieux : Musée de l’air et de l’espace / Flyview
Un petit truc à grignoter : cuisine moléculaire
Un petit quelque chose à boire : cocktails l’azote

 

64. Oriental
Des lieux : Tiara Miramar Cannes / Buddha Bar / Le Cirque d’Hiver
Un petit truc à grignoter : couscous, tajines, assortiments de Baklawas
Un petit quelque chose à boire : thé à la menthe


65. Broadway
Des lieux : La Nouvelle Eve
Un petit truc à grignoter : petits-fours
Un petit quelque chose à boire : champagne
 

66. New York
Des lieux : La Défense / CBX
Un petit truc à grignoter : burgers
Un petit quelque chose à boire : sodas / Budweiser

 

67. Bollywood
Des lieux : Centre culturel Mandapa
Un petit truc à grignoter : butter chicken, brochettes poulet curry, lassi mangue
Un petit quelque chose à boire : thé Chai

 

68. USA
Des lieux : Hard Rock Café
Un petit truc à grignoter : burgers
Un petit quelque chose à boire : sodas


69. Japon
Des lieux : La Maison du Japon
Un petit truc à grignoter : makis
Un petit quelque chose à boire : saké
 

 

70. Mexique
Des lieux : La Lucha Libre
Un petit truc à grignoter : empanadas
Un petit quelque chose à boire : cocktails à base de tequila

 

71. British
Des lieux : tous les pubs de Paris
Un petit truc à grignoter : fish & chips
Un petit quelque chose à boire : bière

 

72. Brésil
Des lieux : Centre de Capoeira / Boteco / Favela Chic
Un petit truc à grignoter : tacos, guacamole et tortillas
Un petit quelque chose à boire : caipirinha

 

73. Italie
Des lieux : La Felicita
Un petit truc à grignoter : pizza ou aperitivo
Un petit quelque chose à boire : spritz
 

74. Espagne
Des lieux : Académie de Flamenco
Un petit truc à grignoter : empanadas
Un petit quelque chose à boire : sangria

 

75. Cuba
Des lieux : La Lucha Libre
Un petit truc à grignoter : plats sucré/salé
Un petit quelque chose à boire : mojito

76. Grèce
Des lieux : Yaya Restaurant / Ikône
Un petit truc à grignoter : mezze
Un petit quelque chose à boire : ouzo ou raki

77. Belgique
Des lieux :
Brasserie de Paris / Carreau du Temple
Un petit truc à grignoter : fricadelle frites
Un petit quelque chose à boire : bières
 

78. Bretagne
Des lieux : Grand Hôtel des Thermes Saint-Malo
Un petit truc à grignoter : galettes et crêpes
Un petit quelque chose à boire : cidre

79. Provence
Des lieux : Carrières de Lumière / Bastille de Gordes
Un petit truc à grignoter : barbecue
Un petit quelque chose à boire : rosé

80. Asiatique / Zen
Des lieux : Buddha Bar Hotel
Un petit truc à grignoter : nems, samoussas
Un petit quelque chose à boire : saké, bubble te
 

82. Stations de métro

Des lieux : La Station Gare des Mines
Un petit truc à grignoter : finger food
Un petit quelque chose à boire : bières

 

Une cérémonie de remise des prix à couper le souffle

Il arrive parfois que des challenges ou des concours soient organisés en entreprise. Outre l’engagement que cela crée pour les employés, c’est surtout l’occasion d’organiser une cérémonie de remise de prix. Et vous l’avez compris, c’est la partie amusante qu’on préfère chez Eventdrive !

Mais organiser ce type d’événement n’est pas forcément une chose aisée et les gaffes sont possibles. On se souvient tous de la cérémonie des Oscars en 2017, quand un des trophées a été remis à la mauvaise personne… Pour éviter ce genre de malaise et maintenir la bonne réputation de votre entreprise, voici quelques conseils tout simples à suivre pour organiser une cérémonie de remise des prix que l’on n’est pas prêt d’oublier !

 

cérémonie de remise des prix

POURQUOI FAIRE UNE CÉRÉMONIE DE REMISE DES PRIX ?

Commençons par le commencement.

Certes, nous avons pris l’exemple des Oscars dans notre introduction, mais les remises de prix en entreprise sont également monnaie courante, bien que souvent moins médiatisées. Et pourtant ! Leur importance est grandissante. Pourquoi ? Parce que c’est un signe de reconnaissance particulièrement apprécié des employés. Comme le disait la fondatrice de la société de cosmétiques Mary Kay, “Les gens désirent être reconnus et valorisés pour le travail qu’ils ont accompli”. C’est d’ailleurs un modèle que cette businesswoman a appliqué dans sa compagnie en organisant des cérémonies chaque année pour récompenser les meilleurs collaborateurs. Si vous souhaitez suivre son exemple, les possibilités sont nombreuses, même lorsqu’on veut simplement récompenser ses meilleures recrues d’une manière modeste.

S’il s’agit d’un petit concours ou d’un prix qui n’a pas une grande importance, vous pouvez vous contenter d’une réunion informelle. Mais si vous souhaitez vraiment marquer les esprits, l’organisation d’une vraie (et grande) cérémonie est à envisager. En plus de mettre à l’honneur certains des employés, c’est également l’occasion de remercier l’ensemble des collaborateurs en les invitant à un événement corporate.  Retrouvez une sélection de lieux qui changent de l’ordinaire dans cet article.

En tant qu’organisateur d’événement, on sait bien que vous avez envie de mettre les petits plats dans les grands pour organiser un événement mémorable. Mais attention ! La mission n’est pas si simple. Voici quelques points à ne pas négliger pour monter un projet à couper le souffle.

Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

 

4 CONSEILS POUR ORGANISER UNE CÉRÉMONIE DE REMISE DES PRIX

Avoir une campagne de communication efficace

 Avant le grand jour, il est important que vous preniez bien le temps d’établir une campagne de communication solide. Pour y parvenir, il faut impérativement que le processus employé pour cette remise soit clair, pour éviter tout ressentiment ou sentiment d’injustice.

Quels sont les prix qui vont être remis ? Est-ce que les gagnants vont être prévenus à l’avance ? Est-ce que la remise des différents trophées va se faire d’un coup ou tout au long de la soirée ? Ce genre de détails est à connaître à l’avance pour faciliter le déroulement de la soirée. L’anticipation est la clé ! En ayant à votre connaissance tous les éléments, vous pourrez mettre en place une campagne de communication bien plus pertinente.

 

Choisir un lieu incroyable

Le cadre d’un événement est très important, ce n’est pas à vous qu’on va l’apprendre !

Mais c’est encore plus le cas lors d’une cérémonie de remise de prix. Croyez-moi, la remise de la récompense du “Meilleur employé de l’année” n’aura pas le même effet s’il a lieu à côté de la machine à café ou si, au contraire, il est remis au cours d’un cocktail avec tenue de soirée exigée.

Si vous en avez les moyens, pourquoi ne pas louer un domaine avec un château ? Vous êtes certain d’en mettre plein la vue ! Si le budget alloué à la location du lieu est plus restreint, sachez que de très belles salles des fêtes sont disponibles un peu partout en France.

Cherchez tout de même la petite touche d’exception en privilégiant les lieux avec vue sur l’océan (si votre événement a lieu en bord de mer, évidemment), avec une architecture atypique ou au milieu d’un grand parc verdoyant. Vous pouvez aussi miser sur l’originalité en proposant de faire votre événement sur une péniche par exemple !

Une annonce des résultats grandiose

L’annonce des résultats est le clou de votre soirée, le moment que tous les invités attendent avec impatience (et encore plus ceux qui sont susceptibles de gagner quelque chose).  Pour faire les choses correctement, vous pouvez faire appel à une agence spécialiste des montages vidéos. Imaginez la stupéfaction de vos invités lorsqu’ils verront une annonce des résultats à la façon des Césars !

Vous pouvez également faire appel au digital (vous savez à quel point on aime ça !) en mettant en œuvre des hologrammes notamment. Si vous êtes plus adepte des remises de prix soft, pourquoi ne pas miser sur un simple discours avec un ton humoristique ? Les blagues bien placées (quand elles sont de bon goût) font toujours leur petit effet.

Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

Remettre un trophée à la hauteur de l’événement

En remettant les prix, l’objectif n’est pas créer de la jalousie au sein des équipes. Mais bon, soyons honnêtes, il est important de récompenser ceux qui le méritent ! Si vous choisissez d’organiser une cérémonie mensuelle, un prix plus “modeste” est une bonne solution. Pourquoi pas des places pour un événement sportif ou des tickets de concerts ? Si en revanche, votre remise des prix n’a lieu qu’une fois par an, il vaut mieux proposer des prix d’une valeur un peu plus supérieure.

Vous pouvez par exemple offrir un avantage dans l’entreprise, comme une place de parking ? Si vous ne voulez pas faire de différences entre vos employés, offrir un week-end dans un hôtel de charme où une cure de bien-être dans un spa sont des idées à envisager.

Le trophée en lui-même peut aussi créer son petit effet wahou ! Lorsque nous avons assisté à l’événement Plezi, l’équipe a remis un award au client le plus impliqué. Ce trophée a été tout spécialement façonné pour l’occasion par l’une des commerciales, passionnée par la sculpture. Avouez que ça en jette !

L’organisation d’une cérémonie de remise de prix n’est pas une mince affaire. Et pourtant, si vous mettez en œuvre vos talents d’organisateur d’événement, vous vous rendrez vite compte qu’il suffit de quelques détails pour rendre le moment magique. En suivant nos conseils, vous serez sur la bonne voie pour ébahir votre client et organiser une cérémonie grandiose !

Pourquoi une plateforme d’organisation d’événements ?

Si vous êtes un fervent follower de notre blog, vous savez désormais ce qu’est une plateforme d’organisation d’événements. Mais ce que vous ne savez pas encore, même si vous en avez peut-être une petite idée, c’est POURQUOI il vous faut à tout prix une plateforme pour gérer vos événements. On vous dit tout ici ! C’est parti !

 

LA PLATEFORME D’ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS : AMÉLIORATION DE LA COORDINATION DES ÉQUIPES

La plateforme de gestion des événements tout-en-un fournit un environnement unique coordonnant les tâches et les activités de votre équipe événementielle mais pas que ! Les ventes, le marketing, la comptabilité… Toutes vos équipes associées à la gestion de votre événement sont connectées grâce à l’application.

Un changement dans un élément et tout le monde est averti. Désormais, l’ensemble de vos équipes aura toujours les informations les plus récentes. Transparence garantie entre les services avec un accès aux budgets en temps réel.

PLATEFORME D’ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS : OPTIMISATION DES COÛTS ET DONC DU ROI

Au-delà du fait que ce type de solution soit moins coûteuse qu’une multitude de briques, elle vous fera également économiser sur l’organisation globale de votre événement.

Comment ? Grâce à une vue d’ensemble de votre budget, vous pouvez ainsi respecter les contraintes budgétaires pour améliorer votre rendement.

Au-delà de la dimension budgétaire pure, ce type de technologie vous évitera de jongler entre différents outils et de perdre du temps… Et vous le savez, le temps c’est de l’argent ! En vous déchargeant des tâches de faible intérêt et chronophages, vous pouvez vous concentrer sur les missions à haute valeur ajoutée. Votre ROI vous en sera reconnaissant.

En choisissant des indicateurs-clefs de performance que vous pourrez suivre facilement, vous identifierez les étapes créatrices de valeurs pour vos participants, celles qui ont le plus d’impact sur l’évolution du chiffre d’affaires, le taux d’engagement des collaborateurs ou le nombre de retombées presse…

PLATEFORME D’ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS : SIMPLIFICATION DE L’EXPÉRIENCE PARTICIPANT

Avec l’intégration d’un outil entièrement numérique, vous participez à la modernisation de votre image au quotidien et devenez acteur de votre transformation digitale.

Que ce soit auprès de vos collaborateurs ou de vos prospects/clients, vous renvoyez l’image d’une société qui vit avec son temps… le tout au service de la fluidité du parcours invité !

En ne renseignant leurs données qu’une seule fois, vos invités découvrent une expérience cohérente, sans couture au bénéfice d’une expérience de marque globale. Ils peuvent retrouver sur l’application, directement liée à la plateforme, l’ensemble des informations qui leur sont utiles : agenda personnalisé, emplacement, dress code, intervenants…

PLATEFORME D’ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS :
GESTION EFFICACE DES DONNÉES

Nous vous en parlions précédemment, un des gros avantages d’une solution tout-en- un est qu’elle constitue une base de données unique.

Au-delà du fait que vous ayez désormais une vision unifiée de toutes vos data, cela signifie aussi que votre équipe peut les suivre facilement en étant constamment à jour.

De plus, vous respecterez pleinement le Règlement Général de Protection des Données car les données sont centralisées suite à un enregistrement unique.

    Voilà, vous connaissez désormais tous les avantages d’une plateforme d’organisation d’événements. Vous souhaitez en savoir encore plus ?! Téléchargez notre livre blanc !

    10 lieux cocooning pour un événement digital detox

    Chaque année, on voit surgir de nouvelles tendances dans le secteur de l’événementiel. Des modes qui nous viennent d’au-delà nos frontières… Parfois, les nouveautés sont un peu trop «funky» et ne restent pas très longtemps au goût du jour. En revanche, d’autres sont particulièrement appréciées et se se multiplient comme des petits pains. C’est notamment le cas des événements Digital Detox ! Le concept est simple : le temps d’un événement, on oublie SMS, appel et mails. Tout ce qui ressemble de près ou de loin à un téléphone, une tablette ou un ordinateur est banni. L’objectif est de se couper d’internet… pendant un moment en tout cas. Difficile à imaginer quand on organise des événements et que le téléphone est notre principal outil de travail ! Et pourtant, à la fois innovants et originaux, ces événements fleurissent et sont revisités à toutes les sauces.

    Pour surfer sur la tendance, il est donc temps de vous mettre au Digital Detox. Voici donc 10 lieux particulièrement accueillants, soigneusement sélectionnés par Eventdrive, pour organiser vos événements Digital Detox.

     

    1) COMMENT CHOISIR UN LIEU COCOONING POUR UN ÉVÉNEMENT DIGITAL DÉTOX ?

    Avant d’entrer dans le vif du sujet, il faut avoir conscience à quel point il est important d’être méticuleux dans le choix de votre événement. Gardez à l’esprit que le but est de se déconnecter, se couper du monde pendant un plus ou moins long moment. Même si vous n’êtes pas fan du concept, mettez-vous à la place de votre client et imaginez ce qu’est sa définition d’une retraite loin des nouvelles technologies. Le lieu de votre événement doit être calme, si possible entouré de verdure et loin de l’animation du centre-ville. N’imaginez pas organiser votre digital detox au cœur du quartier de la Défense par exemple!

    En revanche, voici des lieux qui feraient parfaitement l’affaire.

    2) DES IDÉES DE LIEUX POUR VOTRE ÉVÉNEMENT DIGITAL DÉTOX

    Une retraite dans un Château de la Loire

    Les domaines ne manquent pas autour de la Loire. Ils s’avèrent que les Châteaux centenaires sont d’excellents lieux pour organiser un événement digital detox. Sans wifi, au milieu d’un parc de plusieurs hectares, la nature devient la priorité. On oublie les habitudes de scrolling d’écran en quelques instants seulement! Le temps d’un week-end, apprenez à faire du vin, à reconnaître différents fromages ou découvrez la botanique du jardin. Bref, un rapprochement du terroir et un retour aux sources… sans technologie.

      Une expérience dans un bivouac à deux pas de Paris

       

      Oublier son portable pendant quelques jours pour se consacrer à la nature, c’est le pari lancé par de nouvelles compagnies. Pour ne pas trop dépayser les travailleurs parisiens, des centres ont ouvert à 2 pas de la capitale. Au programme, temps de paroles où les échanges sont encouragés, balade en forêt, activités de groupe. Idéal pour un team-building, ce type d’événement Digital Detox favorise la cohésion de groupe.

       

      Une journée en Bretagne

       

      Le but d’une cure digital detox est aussi de prendre du recul et se recentrer sur soi-même. Quel meilleur endroit que face à la mer en Bretagne ? Imaginez-vous en train de marcher, les pieds dans le sable, le bruit des vagues en arrière-plan, une petite brise vous caressant le visage… L’idéal pour se déconnecter et se relaxer loin des ondes, non ?

       

      Se déconnecter le temps d’un afterwork

       

      S’il est vrai que les effets d’une digital Detox seront plus importants si l’événement dure plusieurs jours, tous les efforts sont bons à prendre. Pourquoi ne pas commencer par se déconnecter au cours d’un afterwork ? De nombreux bars proposent dorénavant ce type d’événement. Vous pouvez également trouver un lieu complètement dépaysant, à l’image du Comptoir Général par exemple !

       

      Comptoir Général lieux digital détox

      Sur une péniche le temps d’une soirée

       

      Se ressourcer au fil de l’eau est une bonne idée, n’est-ce pas ? Les événements sur péniche sont particulièrement tendance et semblent idéaux pour se couper de la réalité le temps d’une soirée. Il suffit d’un groupe de jazz, un cocktail (sans alcool bien sûr!) et d’une balade au gré des vaguelettes et la detox a commencé.

       

      La Passerelle Boulogne Lieux Digital Détox

      Se ressourcer dans un chalet à la montagne

       

      Un week-end à la neige, ça vous plairait ? Imaginez-vous la scène : vous arrivez au chalet après une journée à skier, vous retirez enfin ces horribles chaussures de ski pour vous poser dans le canapé, face à la cheminée, avec un bon chocolat chaud pendant qu’une réunion informelle a lieu avec vos collègues. Un brainstorming collectif, un paperboard et aucun ordinateur à l’horizon… N’est-ce pas la digital Detox dont tout le monde rêve ?

       

      Quelques jours au contact des animaux

       

      Pourquoi ne pas emmener vos employés dans une ferme et les mettre en contact avec les animaux ? Des études ont montré que le lien avec nos amis à poils (ou à plumes, selon vos préférences) était particulièrement relaxant. Il faudra juste résister à l’envie de prendre en photo ces adorables bouilles poilues! Eh oui, qui dit digital detox, dit ni téléphone, ni caméra!

       

      Sur une île, loin du continent

       

      De plus en plus de propriétaires d’îles proposent leurs propriétés pour l’organisation d’événements. Attention, on ne vous parle pas d’une île comme celle de Johnny Depp, au luxe qui déborde (même si ça nous aurait bien plu), mais plutôt de petites îles situées non loin de côtes françaises, comme celle de Porquerolles. Authentique, à l’écart de l’animation du continent, c’est le lieu rêvé pour organiser une digital detox.

       

      Dans un monastère reconverti

       

      Certains anciens monastères sont reconvertis et permettent d’aller y séjourner pour se ressourcer. Le calme absolu, aucun signal sur vos téléphones et de grands espaces pour organiser votre événement detox, c’est l’endroit idéal pour se retirer et prendre du recul sur nos vies trépidantes.

       

      Profiter du calme d’un spa

       

      De nombreux hôtels ont suivi le courant des Digital Detox et proposent des forfaits pour se déconnecter. Nuitée dans un hébergement de luxe, activités détentes et bien sûr, accès compris au spa de l’établissement pour une cure de bien-être. Bien évidemment, les possibilités pour événement professionnel sont nombreuses, avec la mise à disposition de salles de séminaire notamment.

       

      C’est certain qu’après avoir lu notre article, vous n’attendez qu’une chose : vous débarrasser de votre smartphone et sauter dans votre voiture (ou sur votre vélo) pour rejoindre l’un de nos 10 lieux spécial digital detox. Mais en tant qu’organisateur d’événement, prenez le temps de regarder les caractéristiques de chacun d’entre eux et trouver la perle rare qui conviendra à votre client. Après, rien ne vous empêche d’aller en visiter plusieurs, histoire de comparer. Ca fait aussi partie du job 😉

       

      Vous avez envie d’en savoir plus sur notre outil de gestion de budget événementiel ?

      Vous rêvez de savoir pourquoi il vous faut une plateforme tout-en-un ?

      7 tips pour organiser une conférence qui cartonne

      Le mois de janvier commence doucement, fini les réveils tardifs des vacances ! On le sait, les réunions de famille et les toasts au foie gras vont vous manquer, mais il est temps de se remettre au travail ! Et justement, vous avez une conférence à organiser pour l’un de vos clients. Rien de compliqué pour le professionnel que vous êtes, mais chez Eventdrive, on sait qu’il est parfois difficile de reprendre le rythme.

      C’est pourquoi on a décidé de vous donner un petit coup de pouce en vous confiant quelques astuces pour organiser une conférence qui cartonne. En suivant ces quelques tips, votre événement sera un succès, c’est certain !

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        CHOISIR UN BON HORAIRE

        Avant d’envoyer vos invitations, réfléchissez bien à la date que vous avez choisie. Il est crucial de proposer un créneau horaire qui conviendra à la majorité des invités. Pensez aux  disponibilités de chacun, mais également d’un point de vue plus stratégique.

        Vous souvenez-nous la dernière conférence programmée en fin de journée ? Certes, vous aviez trouvé un conférencier exceptionnel, mais vos invités (et leurs estomacs) étaient plus intéressés par le buffet ! Bien que les petits-fours soient une partie importante de l’organisation d’une conférence, ce serait dommage de ne pas capter totalement l’attention de vos participants en choisissant un mauvais créneau.

        Prenez également en compte les habitudes de chacun. Par exemple, à Paris, les invités n’arrivent qu’à 9h, donc ce n’est pas la peine de les convier à 8h30 pour une réunion, vous risqueriez de vous retrouver seul… N’hésitez pas à peser le pour et le contre afin de choisir le meilleur moment pour l’organisation de votre conférence.

        Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

        FAIRE UNE CHECK-LIST

        Quand on est organisateur d’événement, il faut penser à beaucoup de choses à la fois et même quand on est excellent, il arrive que l’on en oublie quelques-unes. Aucune honte à ça, rassurez-vous. L’organisation d’une conférence demande d’être particulièrement rigoureux et souvent beaucoup de matériel. Mais imaginez la scène : vous arrivez le jour de l’événement et vous vous rendez compte que vous avez oublié de préparer le vidéoprojecteur ?

        Pour éviter ce genre de désagréments, l’utilisation d’une check-list est la solution. Rapide et efficace, c’est l’idéal pour éviter les mauvaises surprises le Jour J. N’hésitez pas à bien demander, en amont, à vos intervenants le matériel dont ils auront besoin et vérifier auprès du lieu de votre événement s’ils peuvent vous les fournir.  

        La veille du grand jour (ou quelques jours avant si vous voulez un peu de sécurité), il ne vous reste qu’à vérifier que tous les points de votre liste sont cochés.

          PROPOSER UN BADGE AUX INVITÉS

          Proposer un système pour pointer l’arrivée de vos participants peut-être une bonne chose, surtout si votre événement rassemble un nombre important d’invités. Et ça tombe bien, Eventdrive a la solution que vous avez tant cherchée !

          En utilisant la fonctionnalité “Badge” proposée par nos services, vous pouvez pointer l’arrivée de vos participants très simplement. Il suffit de leur envoyer un badge qu’ils auront à imprimer chez eux avant l’événement. Le jour J, il n’y a qu’à scanner le QR code présent sur le badge et notre application fait le reste du travail. Il est ainsi très facile de savoir quels sont les invités qui sont présents et ceux qui n’ont pas encore signalé leur arrivée. Pratique, non ?

          PENSEZ À L’UTILISATION DU DIGITAL

          On vous le répète régulièrement, mais il est essentiel de surfer sur l’ère du digital. Fort heureusement, les possibilités sont nombreuses. Vous pouvez bien sûr créer un site internet éphémère pour votre événement ou privilégier la communication online pour promouvoir votre conférence. Mais si vous voulez vraiment marquer les esprits, pensez à utiliser le côté interactif du web.

          Voir vos invités s’amuser tout en profitant de votre conférence, n’est-ce pas ce que vous voulez ? Si vous êtes fan des réseaux sociaux (comme nous), pourquoi ne pas créer un hashtag dédié à votre événement ? En le relayant sur les différents réseaux et en incitant vos participants à l’utiliser, vous pourrez rendre votre événement viral assez rapidement. Le double avantage du hashtag est qu’il permet aux personnes plus discrètes de poser des questions. Eh oui ! Plus besoin de prendre la parole devant une audience, il suffit de tweeter sur son smartphone pour communiquer en direct avec l’intervenant.

          Vous pouvez également utiliser une application comme celle proposée par Eventdrive. Vos invités pourront poser leurs questions en direct, même s’ils n’ont pas de compte sur les réseaux sociaux ! Pas mal, non ?

          PROPOSER UNE SOLUTION LOGISTIQUE AUX PARTICIPANTS

          L’organisation de la conférence est une chose. L’attention que vous porterez à vos invités en est une autre. Si vous souhaitez vous démarquer, accompagnez vos participants avant et après l’événement. Pensez tout d’abord à leur offrir une solution pour se rendre sur le lieu de la conférence : réduction sur les transports en commun, ticket prépayé pour le parking…  

          Vous pouvez également mettre en relation les différents participants pour du covoiturage. En plus de faciliter la vie de vos invités et de multiplier vos chances d’avoir plus de présents, vous ferez un geste pour l’environnement ! Vous pouvez aussi lier des partenariats. Certaines compagnies, comme UberEvents, proposent de ramener les invités chez eux à la suite d’un événement. Simple et efficace 🙂

          Pour les invités habitant trop loin et qui auront besoin de dormir sur place, vous pouvez également proposer des facilités d’hébergements dans les hôtels alentours. Des petites attentions qui séduiront vos participants.

          Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

          Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

          SÉLECTIONNER UN BON SPEAKER

          Vous pouvez organiser la meilleure conférence possible d’un point de vue logistique, si vos intervenants n’ont pas le niveau, vos invités seront déçus. La nature est faite ainsi, on se souvient toujours beaucoup plus de ce qui ne va pas, vous le premier ! Prenez donc le temps de choisir un conférencier investi et passionné par ce qu’il dit. 

          D’ailleurs, on vous avait déjà présenté les qualités nécessaires à un bon intervenant dans un précédent article (n’hésitez pas à le lire si vous l’avez manqué !). Si votre budget vous le permet, n’hésitez pas à viser un peu plus haut en invitant des grands noms à votre événement. Même si vous n’avez pas les moyens, il est tout de même nécessaire de sélectionner un minimum les prétendants pour choisir un candidat capable de remplir la mission que vous lui donnerez. Si vous ne savez pas où chercher, pourquoi ne pas essayer de trouver la perle rare sur le net ? Des sites comme Lead.rs ou Lesspeakers.com sont faits pour ça !

            ENVOYER UN COMPTE-RENDU PAR EMAIL

            Voici d’ailleurs un exemple de mail de compte-rendu que nous avions envoyé suite à notre événement du 5 décembre.

            Il parait que les petits ruisseaux font les grandes rivières. C’est la même chose pour l’organisation d’une conférence : en misant sur les détails, vous arriverez à proposer quelque chose en accord avec vos objectifs. En suivant ces 7 petits conseils, vous avez les cartes en main pour organiser une conférence qu’on n’est pas prêt d’oublier. Maintenant, c’est à vous de jouer !

            Qu’est-ce qu’un event management software ou plateforme de gestion d’événements ?

            Si vous êtes organisateur d’événements, vous avez certainement déjà entendu parler de la fameuse plateforme de gestion d’événements (ou event management software pour les plus anglophones d’entre nous)… Mais le concept peut vous paraître un peu flou. On revient ici sur une définition plus précise.

             

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            QU’EST CE QU’UNE PLATEFORME DE GESTION D’ÉVÉNEMENTS ?

            On distingue deux types de plateformes :

            • Les plateformes ne gérant que certaines étapes spécifiques (enregistrement, billetterie, planification etc.) ;
            • Celles pouvant vous accompagner de A à Z, que l’on qualifie de tout-en-un.

             

            Nous nous concentrerons ici sur la définition de la plateforme tout-en-un.

            En bref, une plateforme de gestion d’événements est une solution logicielle proposée en mode SaaS qui permet de gérer l’activité événementielle d’une entreprise de A à Z. Elle est constituée d’un back-office en ligne et d’une interface participant, souvent une application mobile. Au service de la cohérence avant, pendant et après l’événement, elle est vouée à devenir le seul outil utilisé par l’organisateur d’événements au quotidien.

            Finalement, elle accompagne l’organisateur d’événements tout au long du cycle de vie de son événement :

            1. Gestion de projet

            Simplifier les process du début à la fin

            1. Marketing

            Communiquer et promouvoir ses événements

            1. Expérience

            Offrir une expérience unique et fluide aux invités

            1. Performance

            Mesure la performance de ses événements

            POURQUOI CHOISIR UNE PLATEFORME POUR ORGANISER VOS ÉVÉNEMENTS ?

            L’intérêt de recourir à une solution unique, c’est qu’elle est capable de vous épauler dans l’ensemble des étapes de vos événements. En effet, avoir recours à plusieurs briques de solutions expertes d’un processus vous oblige à multiplier les plateformes — hébergeur pour le site web, solution de ticketing, outil de mailing, tableur comme tableau de bord etc.

            Outre le coût que cela représente, les désavantages peuvent vite devenir de vrais casse-têtes pour vos équipes. Il va falloir pour ces dernières jongler entre les différents outils ce qui engendre automatiquement une perte de temps — le ROI de votre futur événement est déjà entamé.

            Qui dit différents outils, dit différentes formations et donc besoin de s’adapter d’un outil à l’autre… Encore un facteur chronophage pour vos équipes le temps qu’elles intègrent parfaitement le fonctionnement de chaque solution. Ajoutez à cela que vos briques ne communiqueront pas forcément entre elles. Conséquence ? Vous n’aurez pas une vision unifiée de vos données… Elles seront même hétérogènes et vous risquez également d’en perdre au passage.

            C’est là qu’interviennent les plateformes tout-en-un. En vous permettant d’absolument tout piloter depuis une même interface, vous vous assurez de ne pas perdre de temps à jongler entre les outils ou d’égarer des données.

               SUIS-JE CONCERNÉ PAR L’ADOPTION D’UNE PLATEFORME ?

              Avant de prendre en compte le type d’événement qu’une plateforme peut vous aider à piloter, la première question à se poser est la suivante : “À qui peut servir une telle technologie ?”.

              Ce type de solution s’adresse à toutes les entreprises, structures, associations internalisant l’organisation de leurs événements mais également aux agences les accompagnant.

              “Pour quel type d’événement ai-je besoin d’une plateforme de gestion ?” C’est donc la deuxième question à se poser. Sachez qu’elle peut convenir pour des manifestations internes, comme externes, B2B mais également B2C :

              Voilà, vous en savez désormais un peu plus. Vous souhaitez en savoir encore plus ?!
              Téléchargez notre livre blanc !

              Comment gérer le budget de mon événement comme un pro ?

              Ce début d’année sonne l’heure de la fameuse question : comment gérer le budget de mon événement ? Si vous avez la phobie des chiffres et que l’idée de devoir construire le budget pour vos événements vous angoisse, vous êtes au bon endroit ! Nous vous donnons tous nos conseils pour maîtriser vos coûts et vos recettes 🙂

              Et en prime, retrouvez notre modèle gratuit de budget événementiel !

               

              1) FIXEZ VOS OBJECTIFS

              Des indicateurs bien définis

              Nous l’avons déjà évoqué dans notre article sur les indicateurs, il est primordial de fixer vos objectifs en amont de l’organisation. Et oui, c’est bien l’événement qui s’inscrit dans une stratégie et non pas la stratégie qui s’inscrit dans un événement !

              Si votre événement est interne, on peut penser au taux de satisfaction des collaborateurs, à la baisse de l’absentéisme ou à la hausse du chiffre d’affaires par commercial.

              Si votre événement est externe, on peut identifier l’augmentation du nombre de leads générés, à la croissance du chiffre d’affaires à travers une hausse du taux de réachat ou du panier moyen par exemple.

              Mais dans tous les cas, vous devez n’avoir à la bouche que ce mot : le retour sur investissement – ou ROI pour les intimes !

              Des parties prenantes bien identifiées

              Les événements sur lesquels interviennent plusieurs parties prenantes, services ou collaborateurs sont souvent sources de discorde.

              • Qui prend quoi en charge ?
              • Qui enregistre les dépenses ?
              • Qui transmet les factures au service comptabilité ?

              Il y a effectivement de quoi se crêper le chignon ! 

              Commencez par lister les différentes personnes qui peuvent intervenir dans la gestion du budget de votre événement. Définissez ensuite leur rôle et surtout identifiez le responsable, le garant, le Maître Jedi de votre budget – peut-être est-ce vous !

              Mon petit tip : quand je travaillais dans un groupe international, j’ai créé un schéma qui retraçait le parcours d’une dépense en fonction de sa catégorie. Cela me permettait de garder bien en tête le process et d’éviter les erreurs et les oublis. #CommentSeMettreLaComptaDansLaPoche

              2) PLANIFIEZ

              Pourquoi un budget prévisionnel est un outil nécessaire ?

              C’est un outil de contrôle.

              Créer un budget prévisionnel pour un event planner, c’est comme préparer un plan de vol pour un pilote.

              • On garde l’objectif bien en tête (coucou les Maldives).
              • On évite les écarts trop importants (vous imaginez passer au-dessus du Groënland pour faire Paris-Marrakech ?)

              Il vous permet de comparer vos prévisions aux dépenses et recettes effectives.
              Toute différence entre le réalisé et l’estimé doit être identifiée et argumentée.

              Vous aurez ainsi tendance à mieux maîtriser vos dépenses.

              Et rappelez-vous la formule du ROI : recettes-dépenses. Un pas de plus vers le Saint-Graal donc 🙂

              C’est un outil d’aide à la décision.

              Au-delà d’être un outil de pilotage opérationnel, le budget prévisionnel vous permettra de prendre les décisions qui impacteront positivement votre business. Vous pouvez évaluer plusieurs hypothèses d’actions. En évaluant les coûts respectifs de vos différents projets, vous vous confrontez à la réalité des chiffres et évaluez ainsi la faisabilité de vos aspirations.

              Il appuiera également votre démarche de revente de votre projet en interne. Car oui, la communication c’est aussi de la vente figurez-vous 😉

              Il sera un gage de crédibilité puisque vous pourrez appuyer vos propositions sur des données chiffrées et faire valoir l’argument imparable du ROI !

              Comment élaborer un budget prévisionnel ?

              Identifiez 3 types de budgets.

              Nous vous conseillons d’identifier 3 types de budgets :

              • la fourchette basse : celui qui vous motive à optimiser vos coûts.
              • la fourchette haute : celle que vous aurez tendance à présenter à vos managers pour avoir une confortable marge de manoeuvre. Petit filou !
              • le budget prévisionnel : celui que vous garderez pour vous et qui servira réellement à piloter l’organisation de vos événements. 

              Listez les différents postes de dépenses.

              Faites la liste de l’ensemble des actions que vous mènerez dans l’année, n’omettez aucun détail. Et oui, il n’y a pas de petites dépenses. Vous pouvez vous servir du rétroplanning que vous aurez soigneusement préparé en amont.

              Voici une liste non exhaustive (n’hésitez pas à partager avec nous les postes de dépenses auxquels nous n’aurions pas pensé !) :

              Lieu :

              • Location des espaces
              • Repas : alimentation et boissons

              Prestataires :

              • Personnes d’encadrement : hôtesse d’accueil, maître de cérémonie
              • Techniciens, équipe de montage et démontage des installations
              • Staff VHR (Voyage Hébergement Restauration)
              • Intervenants

              Logistique invités :

              • Hébergement
              • Transport

              Logistique :

              • Régie (son et lumière)
              • Aménagement du site
              • Audiovisuel (rétroprojecteur, zapette, câbles)

              Communication :

              • Impression d’objets publicitaires / goodies
              • Invitations mail
              • Invitations papier + envois postaux
              • Création d’un site de présentation
              • Photographie / vidéo
              • Tours de cou
              • Impressions de kakémonos, beach lines, badges nominatifs

              Administratif :

              • Sécurité
              • Assurance

               

              Evaluer les coûts de vos événements.

              Voilà maintenant venu le temps d’entrer des chiffres dans les cases.

              1. Réutilisez les budgets des années précédentes. Même si les prix peuvent avoir évolué et qu’il faut laisser place à l’innovation, ils peuvent être une bonne source d’inspiration.
              2. Demandez quelques devis aux prestataires potentiels pour rester dans une fourchette de prix cohérente. Vous prenez en plus une longueur d’avance sur la sélection de vos partenaires 😉
              3. Comme nous avons la fâcheuse tendance à sous-estimer les coûts, ajoutez un petit excédent – pas plus de 5% – à votre budget global.

              3) CHOISISSEZ LE BON OUTIL

              Excel

              On doit vous avouer que ça ne nous semble pas être l’outil idéal… Mais parfois, nous n’avons tout simplement pas le choix. Pour vous filer un coup de pouce, nous avons créé pour vous un modèle de budget pour vos événements à télécharger gratuitement !

              Une plateforme de gestion d’événements

              Ce n’est pas que l’on soit prétentieux, mais je vous assure qu’une plateforme, c’est vraiment la solution IDÉALE.

              On y centralise l’ensemble de nos dépenses et de nos recettes. Adieu les fichiers Excel qui se baladent, les factures OVNI cachées au fin fond de votre dossier perso.

              Vous devez appeler l’imprimeur mais sa carte est partie à la poubelle ? Oups ! Avec Eventdrive, vous stockez les coordonnées de vos fournisseurs et partenaires dans un endroit unique !

              On dit aussi oui au team work ! Parce qu’organiser un événement est un vrai travail collaboratif, une plateforme vous permet de communiquer sur l’avancement de votre budget.

              Vous pouvez d’ailleurs personnaliser l’outil de budgétisation avec :

              • vos propres catégories de dépenses : par fournisseur, par invité, par industrie, par typologie, etc.
              • vos process internes pour y intégrer un circuit de validation.

              En un coup d’oeil, vous suivez vos factures et paiements. Adieu les oublis, vous recevez même des notifications à l’approche des deadlines (j’en ai rêvé, ils l’ont fait).

              En en clic, quand votre événement est ter-mi-né, vous générez un rapport budgétaire complet ! Avez-vous atteint le retour sur investissement tant convoité ? 😉

               

              Vous avez envie d’en savoir plus sur notre outil de gestion de budget événementiel ?

              Vous rêvez de savoir pourquoi il vous faut une plateforme tout-en-un pour organiser vos événements ?

              5 conseils pour rendre vos événements clients magiques

              Les événements clients, et/ou prospects, sont un excellent moyen de renforcer les relations entreprises/clients, partager la culture et les valeurs de votre société, de proposer des idées novatrices et originales, dans un cadre convivial et chaleureux.

              Cet événement particulier doit mêler l’utile à l’agréable. Les participants désirent des animations variées, de belles décorations, un lieu convivial, et bien plus encore. Chez Eventdrive, on a décidé de vous donner nos petits conseils pour rendre vos événements clients magiques et originaux pour cette nouvelle année 2019, qui saura marquer les esprits de vos clients !

               

              Commencer par la base : comprendre les attentes de votre cible

              Organiser un événement, c’est facile. Surtout pour l’excellent organisateur que vous êtes. 😉 Mais organiser un événement client avec un petit truc en plus, qui marquera les esprits, n’est pas forcément la chose la plus simple à faire.

              N’oubliez pas que la satisfaction de vos participants est l’objectif principal et pour y parvenir, il faut savoir mettre les petits plats dans les grands. Rassurez-vous, cela ne signifie pas forcément d’investir la moitié de votre budget dans une soirée. Il suffit simplement d’être attentif aux détails et être capable de comprendre précisément les attentes de votre cible.

              Pour cela, plusieurs propositions s’offrent à vous : diffuser un sondage, poser des questions sur les réseaux sociaux ou analyser ce qui a déjà fonctionné. Vous arriverez à déceler quelle sera leur principal motivation à se déplacer jusqu’à votre événement, et ainsi agir pour répondre un maximum à leurs attentes.

              Bref, avant de vous lancer dans des démarches qui n’aboutiront à rien, prenez le temps de la réflexion. C’est fait ? Alors, il n’y a plus qu’à se lancer ! Et pour vous guider, voici quelques idées qui pourront vous inspirer. 🙂

              Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

               

              5 idées à suivre pendant vos événements clients !

               

              • Engager un magicien

               Vous ne pensiez pas qu’on vous suggérerait un magicien quand on vous a proposé de rendre vos événements clients magiques ? Et bien si ! L’animation peut vous paraître banale, mais détrompez-vous, elle fera un tabac. Des magiciens ont d’ailleurs vu l’intérêt d’officier pendant des événements corporatifs et en font leur spécialité. En mixant habilement leurs compétences de prestidigitateur et leur petit côté humoristique, les animateurs pourront épater vos invités et détendre l’atmosphère.

               

              • Faire appel à des hologrammes

              On vous le rappelle dans chaque article, mais au cas où vous l’auriez loupé, laissez-nous vous rappeler qu’il est temps d’utiliser les nouvelles technologies dans vos événements clients. Et pour ajouter un peu de magie à tout ça, pourquoi ne pas utiliser les hologrammes ?

              Technologie encore peu mise en avant, l’hologramme a pourtant tout pour lui ! Futuriste, original et surtout abordable, c’est le plan idéal pour en mettre plein la vue à vos invités. Attention, on ne vous parle pas de créer le sosie de Claude François, mais bien de mettre en avant vos produits grâce à une représentation moderne. Imaginez une présentation de vos valeur ou bien des activités de team building grâce à l’hologramme.

              Plus  jamais vous n’aurez à vous soucier du manque d’attention que pourrait avoir vos participants, à constamment regarder leurs téléphones ou qui pourraient être distraits par leurs pensées. 

              • Miser sur l’interactivité

              Il n’est pas nécessaire de vous rappeler à quel point il est important d’impliquer vos participants. Que ce soit en les faisant participer à un concours ou en leur donnant la parole en public, l’échange est indispensable. Et justement, les idées nouvelles pour mettre en avant l’interactivité au sein d’un événement ne manquent pas.

              À l’image du festival Montréal en Lumières, proposez à vos invités de participer à grande ampleur. Lors de la précédente édition, les participants étaient invités à prendre le contrôle de certains systèmes d’éclairage en utilisant la 3G du réseau Bell (un opérateur téléphonique au Canada). Ils pouvaient alors faire apparaître des dessins sur les buildings alentour.

              En plus d’avoir amusé les passants, l’activité a fait le buzz avec plus de 10 000 partages sur les réseaux sociaux. De plus, la mise en scène a été lucrative puisqu’un partenariat avec une grande marque a été mis en place. Quand on vous dit que l’interactivité à du bon !

              • Choisir un thème fun

              Le thème de votre événement client est très important. Vous voulez toucher la corde sensible de vos participants ? Misez sur des thématiques qui les feront retomber en enfance ! Pourquoi pas faire une soirée super héros ?

              Vous pouvez mettre à disposition gants, masques, capes et autres morceaux de costumes en tout genre. Côté déco, accrochez des affiches de films ou utilisez des couleurs plus funky, un peu comme celles utilisées dans les comics. Pour pousser le jeu à son maximum, vous pouvez également associer un super héros à chacun de vos invités en leur donnant un pouvoir qu’ils pourront utiliser au cours de la soirée.

              Rassurez-vous, vous ne pourrez pas donner le droit à vos participants de lancer des lasers avec leurs yeux ou de porter une voiture avec leur petit doigt. Mais si vous êtes imaginatifs, vous pourriez instaurer des récompenses en lien avec le vie en entreprise. 

               

              Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

              Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

              • Penser à la gastronomie

              Après avoir parlé de la thématique de la déco, ne négligez pas ce que vos invités vont manger ! C’est d’ailleurs la première chose dont ils parleront en rentrant chez eux (en tout cas, c’est ce qu’on fait chez Eventdrive). Si vous gardez en tête que votre objectif est de rendre votre évènement magique, nous vous conseillons de proposer des dégustations de produits tout aussi magiques. Vous voyez de quoi on parle ? De bonbons bien évidemment ! Croyez-nous, la mise en place d’un bar à bonbon fera des heureux. Laissez vos invités se servir et se composer un petit stock de leurs sucreries préférées, qu’ils pourront même ramener à la maison. Succès garanti ! Pour les plus gourmands, sachez que les bars à chocolats existent également. Mais si la ligne de vos invités vous importe davantage, vous pouvez aussi proposer un bar à fruits. Il y en a pour tous les goûts. 😉

               

              Vous nous croyez maintenant quand on vous dit qu’il est possible de rendre vos événements clients magiques ? Les possibilités sont nombreuses, il suffit de faire preuve d’imagination et comprendre ce qui épatera vraiment vos invités. Une fois que vous aurez compris ça, il suffit de se lancer. 🙂