En parlant de brief d’agence événementielle… J’ai récemment briefé une agence pour la création d’un visuel, et j’ai été très déçue par le rendu. Après réflexion, je n’ai pu m’en prendre qu’à moi-même : mon brief n’était pas clair. 

Et j’ai immédiatement pensé que vous aviez, vous aussi, des briefs à créer. J’ai donc cherché, fouiné, déniché toutes les questions à se poser quand on prépare le cahier des charges pour briefer son agence événementielle.

Et voilà le résultat !

brief de l’agence événementielle : Qui êtes-vous ? 

 

Votre mission

En quelques mots, quelle est votre mission sur cette planète ? Au-delà de l’aspect pécunier quel est l’objectif ultime de votre entreprise ?

Pour Danone, ce serait “Apporter la santé par l’alimentation au plus grand nombre”.

Avez-vous déjà vu la très brillante vidéo de Simon Sinek “Start with why” ?

Je vous remets le lien ici !

 

Vos valeurs

Dans le brief de l’agence événementielle, racontez ce qui porte votre entreprise… Quels sont les piliers de votre stratégie et de vos actions ? L’excellence ? La responsabilité ? La confiance ?

 

Ce que vous vendez et ce que ça apporte au client

Quels sont vos produits et vos services ? Quels sont les bénéfices pour vos clients ?
Développez le tout dans votre brief pour aider l’agence événementielle à mieux comprendre ce que vous faites.

 

Votre positionnement

Comment positionnez-vous votre marque auprès de votre cible ?

Voici une liste de noms pour vous aider : premium, coeur de marché, low cost, expertise, convivialité, technique, proximité, éthique, sophistication, simplicité, exploration…

brief de l’agence événementielle : Que voulez-vous ?

 

Les objectifs

À bien distinguer comme stratégiques, primaires et secondaires.
Un doute ? Pensez à notre article sur les objectifs !

 

Le contenu de la proposition

Indiquez clairement ce que vous attendez de l’agence événementielle dans le brief. Développez ici votre besoin : l’organisation d’un événement ok, mais qu’est-ce que vous entendez par là ? Une nouvelle identité visuelle, la construction du programme, la gestion des invitations, la logistique sur site, etc…

 

La cible ou plutôt le coeur de cible

Des professionnels ou des particuliers ? Des hommes ou des femmes ? Des jeunes ou des vieux ? Bon là, j’avoue que l’on est un peu partis dans les clichés mais vous aurez compris le principe. Travaillez vos personas et détaillez le profil socio-démographique de vos participants dans le brief pour que l’agence événementielle puisse comprendre à qui elle s’adresse.

 

Le message à transmettre

Quels sont les messages que vous voulez faire passer ?

 

Le type / format de l’événement

Cocktail, séminaire, inauguration, événement client…
En matinée ou en soirée ?
Avec un repas ?

brief de l’agence événementielle : Quelles sont vos contraintes ?

Le budget

Différenciez bien le budget pour l’événement en tant que tel et le budget global (incluant les frais d’agence). Même si cela coule de source, soyez réaliste.

brief agence événementielle budget

Le rétroplanning

Donnez bien sûr la date de l’événement dans le brief. Si vous avez déjà établi un rétroplanning, pensez à l’envoyer. De même, soyez clair sur votre process de sélection s’il y a mise en compétition d’agences et sur les deadlines des différentes étapes (par exemple, de l’envoi de la proposition).

Si l’agence événementielle est amenée à choisir la date de l’événement, communiquez-lui l’agenda de votre société et le calendrier de votre secteur d’activité.

Le lieu

Où se déroulera l’événement ? Si aucun lieu n’a encore été choisi, dans quelle zone géographique ? Quels moyens de transport peuvent utiliser les participants ? Pensez à préciser dans le brief si l’événement aura lieu dans vos locaux.

L’équipe

Comment se structure l’équipe organisatrice en interne ? Quels seront les interlocuteurs de l’agence événementielle ? Qui est décisionnaire ?

Derniers conseils pour finaliser le brief de l’agence événementielle

 

Pour que l’agence événementielle ait une meilleure idée de qui vous êtes et de ce que vous faites, je vous conseille d’être le plus précis possible et de transmettre le maximum d’éléments, et notamment un aperçu des événements précédents.

À éviter : le vocabulaire trop spécifique et les abréviations, l’agence événementielle n’a pas la science infuse (si seulement…).

Et finalement, posez-vous un instant sur votre brief. Tentez de faire abstraction de ce que vous connaissez de votre entreprise et demandez-vous : si je ne connaissais rien au besoin, est-ce que j’aurais compris ? Si oui, alors go, vous pouvez l’envoyer ! 🙂