À quelle heure envoyer mes emails d’invitation ?

On le sait, le moment que l’on choisit pour envoyer ses emails d’invitation est assez crucial. Pourquoi ? Parce qu’on veut maximiser le taux d’ouverture et surtout, l’engagement associé.

Savez-vous que 23% de vos abonnés ouvrent votre email moins d’1h après l’avoir reçu ? (d’après Sendinblue) ?

Le problème, c’est que trouver le moment idéal n’est pas facile ! Heureusement, nous ne sommes pas les seuls à nous poser la question et des études ont été menées pour tenter de comprendre la logique derrière l’ouverture d’un email. Eventdrive a donc réuni les informations les plus pertinentes pour vous aider à envoyer vos emails d’invitation au moment le plus opportun !

 

DES ÉTUDES SCIENTIFIQUES POUR ÉTUDIER LA QUESTION

Comme pour à peu près chaque stratégie marketing mise en place, quand on envoie un email, il faut, par la suite, analyser les résultats pour comprendre ce qui a fonctionné et moins bien fonctionné.

Dans le cas d’un email d’invitation, il y a 2 principales métriques à regarder :

Le taux d’ouverture

C’est le pourcentage d’emails qui ont été ouverts par rapport au nombre d’emails envoyés. On estime qu’un bon taux d’ouverture dépasse les 20%.

Pour le faire varier, on recommande de jouer sur l’objet de l’email et le moment de l’envoi.

Le taux de clics

C’est le pourcentage d’emails qui ont eu un clic (en général sur le CTA) par rapport au nombre d’emails envoyés. En général, on considère avoir un bon taux de clic si on dépasse les 3%, pour une campagne d’emailing classique.

Pour tenter de l’augmenter, il faut faire des tests sur la structure de l’email en utilisant la règle des 80/20, par exemple : plus de pertinence et moins de promotion.

Au moment de déterminer quel est le meilleur moment pour ouvrir un email, ce sont ces 2 métriques que l’on regarde en priorité.

 

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QUEL EST LE MEILLEUR MOMENT POUR ENVOYER UN EMAIL ?

Quel jour envoyer votre email ?

Comme je vous le disais, de nombreuses études ont été mises en place par différents fournisseurs de logiciel d’emailing (Sendinblue, Mailchimp, Hubspot…). Assez étonnamment, une corrélation plutôt forte est ressortie des analyses concernant le meilleur jour pour envoyer un email.

  • Le mardi : deuxième jour de la semaine, les clients ont eu le temps de vider leur boîte mail… Bref, le mardi semble être le meilleur jour pour envoyer un email d’invitation !
  • Le jeudi : si vous décidez d’envoyer 2 emails dans la même semaine, ou encore un email de relance la semaine suivante, il semble que le jeudi soit le 2e meilleur jour pour envoyer un email.

Chez Mailchimp, par exemple, on voit que la tendance de ces 2 jours se dégage plutôt bien :

 

Quelle heure choisir pour l’envoi de ma campagne d’emailing ?

Connaître le bon jour où envoyer son email est un bon début. D’après les résultats, vous avez d’ailleurs choisi de programmer votre future campagne d’emailing mardi prochain. Le problème, c’est qu’il y a 24h dans une journée. Alors, à quelle heure envoyer votre email ? 

Là encore, les études précédemment citées ont fait le travail pour nous. Les résultats sont assez variables en fonction des industries, mais globalement, des tendances se dégagent.

  • Fin de matinée (vers 11h) : le créneau juste avant le déjeuner est celui qui fonctionne le mieux, avec un taux d’ouverture maximisé.
  • Début d’après-midi (vers 14h) : le créneau juste après le déjeuner est aussi fortement apprécié des clients qui semblent ouvrir plus facilement leur courrier électronique le ventre plein !

Si on reprend les analyses de MailChimp, on voit bien que le créneau du déjeuner est celui qui a le plus de succès !

MAXIMISER LES RÉSULTATS GRÂCE À VOS ABONNÉS

Tirer des conclusions de toutes ces analyses est le meilleur moyen d’avoir des résultats efficacement. Le problème est que chaque client est unique. 

Vous pourrez avoir d’excellents résultats avec une campagne qui touche l’industrie de la pharmaceutique, et, au contraire, des chiffres plutôt négatifs si vous suivez la même stratégie avec un client dans le milieu du tourisme par exemple.

Alors, comment y remédier ? Tout simplement en faisant des tests. Vous devez apprendre à connaître vos abonnés, décrypter leur manière d’agir et comprendre leurs méthodes de consommation d’un point de vue digital.

La meilleure manière d’y parvenir est en faisant des tests. Prenez le temps de planifier différentes campagnes à différents moments et analyser les résultats pour voir quelle campagne est la plus performante.

 

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Si vous en avez la possibilité, le mieux est de mettre en place des A/B test. Vous segmentez votre audience en 2 groupes. L’un des groupes reçoit votre email le matin, le second dans l’après-midi. Ensuite, vous analysez les résultats pour voir quel groupe a le plus haut taux d’ouverture et taux de clic et vous choisissez ce créneau pour votre future campagne.

Notre conseil serait aussi de jouer sur l’objet de votre email. Votre but est de le rendre le plus percutant possible pour donner envie à votre audience d’en savoir plus et de cliquer sur votre email ! Pour créer un objet de mail qui déchire, découvrez notre article !

Pensez aussi à faire un petit nettoyage dans votre liste de contacts. On pense souvent, à tort, que plus la liste est grande, meilleurs seront les résultats. Au contraire, il vaut mieux avoir une liste plus courte, mais qui contient uniquement des abonnés actifs. Alors, n’hésitez pas à faire un petit nettoyage avant de planifier votre campagne. N’oubliez pas que pour être conforme à la RGPD (la nouvelle réglementation qui est entrée en vigueur en 2018 en Europe), vous devez absolument avoir obtenu le consentement de vos abonnés avant de leur envoyer un email.

 

Planifier une campagne d’emailing peut paraître simple et pourtant, la mission est assez délicate. N’oubliez pas de garder votre audience en tête au moment de planifier votre email. Si vous n’avez pas le temps de faire des tests poussés, sachez que le mardi et le jeudi sont les meilleurs jours pour envoyer un email. Pour maximiser le taux d’ouverture, nous recommandons de cibler en priorité le créneau situé entre la fin de matinée et le début d’après-midi.

Avec toutes ces informations en main, vous ne devriez pas avoir trop de difficulté à toucher largement votre audience !

Animateur d’événement : comment devenir le meilleur ?

Travailler en événementiel n’est pas toujours chose aisée, encore moins quand on décide de devenir animateur d’événement. Ce travail demande une certaine rigueur et une bonne dose d’improvisation. Même si l’organisateur d’événement reste le maître d’orchestre, l’animateur est en grande partie responsable du succès de l’événement, car il est chargé d’occuper les invités et animer l’événement pendant les moments cruciaux où l’énergie retombe un peu.

Mais quelles sont les réelles missions d’un animateur et quelles compétences peuvent lui permettre de réussir sa tâche avec brio ? Eventdrive vous donne tous ses petits conseils pour vous aider à devenir le meilleur animateur d’événement.

L’ANIMATEUR D’ÉVÉNEMENT : QU’ATTEND-ON DE LUI ?

Le rôle d’un animateur d’événement est simple : animer votre événement. Mais vous n’aviez pas besoin de nous pour en arriver à cette conclusion, n’est-ce pas ? En réalité, les objectifs un peu plus cachés d’un animateur sont plus complexes.

Pour parvenir à compléter sa mission, un bon animateur doit être capable de diffuser les produits de votre entreprise, en vanter les mérites d’une manière déguisée et assurer une communication efficace avec énergie et chaleur. Rien de pire qu’un animateur qui ne sourit pas ! Et oui, autre talent demandé et non des moindres : être toujours de bonne humeur. L’animateur doit être capable d’améliorer votre image de marque et pour y parvenir, rien de mieux que de travailler en souriant.

Il existe différents types d’animateurs. Le premier, le plus commun, est souvent appelé animateur micro. C’est celui qui doit assurer le spectacle et il se balade souvent avec un micro entre les mains, d’où le surnom qui lui est donné.

L’animateur peut aussi être un présentateur. Dans ces cas-là, il doit être capable de captiver l’audience et séduire vos participants pour diffuser le message qui lui a été confié. Lors des événements professionnels, son job est aussi de distribuer la parole et aider les intervenants qui n’aiment pas forcément parler en public. Son but est alors de favoriser le discours de chacun.

Son rôle, en quelque sorte, est de créer un fil rouge tout au long de l’événement. On parle beaucoup de storytelling en marketing (l’art de raconter une histoire pour captiver son audience). C’est la même chose pour un animateur. Un bon professionnel saura commencer une histoire au début de l’événement et la continuer au fur et à mesure que la journée avance. Pour y parvenir, il peut faire des blagues, utiliser son expérience personnelle ou raconter des anecdotes. L’objectif final étant de lier les différentes interventions entre elles de manière fluide et intéressante pour l’audience.

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LES COMPÉTENCES NÉCESSAIRES POUR DEVENIR ANIMATEUR ÉVÉNEMENTIEL

Chaque animateur est unique et selon les événements auxquels il doit participer, les compétences nécessaires peuvent varier. Cependant, un bon nombre de qualités sont requises, peu importe la mission confiée.

Être dynamique

Un bon animateur doit déborder d’énergie. Mais le plus important, il doit être capable de tenir sur la longueur. Les journées sont souvent longues en événementiel et le rôle de l’animateur est d’occuper les invités pendant toute la durée de l’événement, alors lui-même doit être capable de résister à la fatigue. Une bonne nuit de sommeil avant un événement est fortement recommandée ! Et si vous avez un doute, n’hésitez pas à visionner quelques conférences Ted. Vous verrez comment les intervenants sont actifs, et utilisent le dynamisme à bon escient pour captiver leur audience.

Savoir se sociabiliser

Ca peut paraître évident, mais détrompez-vous, trop de fois, nous sommes tombés sur des animateurs qui n’avait pas le sens du contact. Et pourtant, cette qualité est plus qu’indispensable. L’animateur est souvent pris à parti par les invités qui lui posent des questions. Il faut alors être capable d’engager la conversation et aider les participants à se mettre à l’aise. Pour y parvenir avec plus de facilité, vous pouvez vous-même vous rendre à des événements, en tant que clients et observer comment les animateurs sur place se débrouillent. Puis profitez-en pour discuter avec les différents intervenants pour mettre en pratique vos talents !

Être un bon acteur

Oui, vous avez bien lu. L’animateur doit être capable de jouer la comédie. Il n’est pas toujours facile d’assurer sa mission en restant soi-même, un bon animateur saura alors faire la part des choses et jouer le rôle qui lui est demandé pendant quelques heures. D’ailleurs, on conseille toujours aux animateurs en devenir de prendre quelques leçons de théâtre pour les aider dans leur futur. Quelques heures de formations peuvent vous apprendre les bases du métier et les bonnes techniques pour savoir réagir rapidement et surtout, savoir improviser !

Être polyvalent

L’animateur doit souvent assurer différentes missions. On peut lui demander de présenter un produit, d’annoncer une conférence ou encore d’accueillir les invités. Parfois ces 3 tâches sont demandées au cours d’une seule et même journée. L’animateur doit alors être capable de changer le ton de son discours. Il en va de même si l’animateur est amené à travailler au cours d’une conférence professionnelle pour avocat un jour et d’un salon sur les jouets pour animaux le lendemain, par exemple.

LES DÉTAILS QUI FONT DE VOUS UN BON ANIMATEUR D’ÉVÉNEMENT

Être un bon animateur, ce n’est pas donné à tout le monde. En plus d’avoir les compétences nécessaires, de nombreux détails vont faire la différence.

Par exemple, un animateur qui ne sait pas se souvenir de son texte et reste silencieux, aussi dynamique et souriant soit-il, ne sera jamais rappelé. En revanche, un animateur qui a un trou de mémoire, mais qui est capable de faire une improvisation qui a du sens saura faire la différence. Tous les présentateurs ont des blancs, c’est normal. Mais il faut être capable de les gérer. La plupart des gens utilisent l’humour pour s’en sortir en racontant une blague. Vous pouvez aussi choisir ce moment pour interagir avec le public, leur poser des questions. Et si vraiment la situation ne s’y prête pas, voyez à plus long-terme et faites le teasing d’une activité qui va avoir lieu plus tard au cours de l’événement. Double bénéfice : vous comblez un blanc et faites la promotion d’une autre conférence.

Notez aussi qu’un animateur a le droit de venir avec des notes. Certes, on ne veut pas que vous lisiez une feuille toute la journée, mais vous avez bien évidemment le droit de prendre quelques fiches. Certains optent plutôt pour des notes au format électronique en emportant avec eux sur scène une tablette ou un ordinateur. Concernant le contenu de ces fiches, vous pouvez faire le choix de ne noter que quelques mots-clés ou des phrases entières, des idées pour vous aider à faire la transition entre les différentes parties ou alors un script entier. Peu importe votre choix, il faut que la méthode choisie soit la plus efficace.

Même chose, on sait à quel point l’événementiel est un secteur qui doit faire face aux imprévus. En tant qu’animateur, il faut être capable de réagir rapidement tout en gérant son stress. Imaginez la situation, un animateur est chargé de faire la démonstration d’un robot de cuisine et une panne d’électricité l’empêche de fonctionner. Un animateur quelconque attendra que le courant revienne. En revanche, un bon animateur utilisera ce temps à bon escient pour présenter toutes les autres caractéristiques techniques du robot.

 

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Attention cependant à ne pas être trop spontané. Il faut être capable de réagir en cas d’imprévu, mais il ne faut pas dire ou faire n’importe quoi. Gardez bien en tête la thématique de l’événement que vous animez, l’audience qui s’y trouve et les objectifs qu’on vous a confiés. Par exemple, n’allez pas dire que vous allez proposer de la pause pour aller manger un bon steak à un public 100% vegan. Vous voyez l’idée ?

La préparation est la clé. Si vous voulez réussir votre mission, vous devez arriver préparé à affronter plusieurs cas de figure en fonction des aléas du métier. Pensez à vous préparer physiquement. Peut-être pouvez-vous mettre une tenue particulière si aucune ne vous a été imposée ? Un peu comme un acteur, vous devez habiter le rôle qui vous a été donné. Entrez dans le rôle du speaker en vous coiffant, en vous habillant, en vous maquillant. Bref, en portant une attention particulière à votre tenue.

Il est aussi primordial de se préparer mentalement. Même pour quelqu’un dont c’est le métier,  parler devant une audience n’est pas chose facile. Différentes techniques existent, à vous de choisir la plus efficace. Vous pouvez parler à vous même face à un miroir pour vous donner des conseils, faire une séance de méditation ou de sophrologie juste avant le début de l’événement ou encore miser sur le yoga pour vous aider à vous concentrer.

Un bon animateur saura mener sa mission en mettant en place des animations divertissantes, tout en étant à la fois discret, pour ne pas faire peur aux invités, et participatif, pour les inviter afin de leur proposer de prendre part de manière active à l’événement.

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On attend souvent beaucoup d’un animateur, et pour cause ! L’animateur d’événement est souvent l’élément clé de la réussite d’un projet. On a tous été à un mariage qui « aurait été vraiment super » si le DJ n’avait pas gâché la soirée. C’est un peu le même genre de réflexion pour l’animateur événementiel. Pas de pression, si vous suivez tous nos conseils à la lettre, vous devriez compléter votre mission haut la main ! Soyez attentifs aux détails, prévoyant et proactif, sans oublier une bonne dose de créativité, l’originalité a toujours aidé. Bref, pour devenir le meilleur dans votre catégorie, gardez tous ces éléments en tête et restez focus sur votre mission. Tout devrait bien se passer !

Programme d’un événement : les détails à ne pas oublier

Être organisateur d’événement demande un certain nombre de qualités. Il faut, entre autres, être ponctuel, organisé (on s’en doutait de celle-là), multitâche, avoir l’esprit logique et être malin. Pourquoi ? Parce qu’en plus de devoir trouver une salle pour accueillir votre événement, rédiger les cartons d’invitations, gérer tous les prestataires externes, il faut également être capable de gérer avant, pendant et après l’événement. Et une des tâches essentielles de l’organisateur est de concocter un programme qui occupera les invités, capable de leur donner envie de venir quand ils le découvriront et surtout qui leur fera passer un moment mémorable. 

Alors pourquoi est-ce si important ? Et comment être sûr de ne pas louper cet élément clé dans l’organisation événementielle ? On vous donne tous nos petits conseils d’experts, testés et approuvés.

 

LE PROGRAMME D’UN ÉVÉNEMENT : UN ÉLÉMENT ESSENTIEL

 

Avant d’entrer dans le vif du sujet, partons sur de bonnes bases.

Le programme de votre événement est un peu comme l’agenda. Il doit contenir les détails de toutes les activités, les horaires, les thématiques abordées, mais aussi les noms des intervenants. C’est un peu une vue globale de tout ce qu’il va se passer au cours de votre événement.

Il est très important d’en avoir un pour informer les invités de ce qui les attend, avant même qu’ils ne posent la question. La proactivité est la clé !

Vous pouvez faire le choix de diffuser votre programme de manière électronique, en le mettant en ligne sur votre site internet ou votre application mobile, ou encore en l’envoyant par email à vos invités. C’est d’ailleurs une excellente idée de l’inclure à votre carton d’invitation.

Pensez cependant à toujours avoir quelques versions papier à accrocher un peu partout sur le lieu de votre événement, mais également à distribuer. Il n’est pas question d’alourdir notre empreinte écologique, mais bien de prévenir les problèmes informatiques. Qui n’est jamais tombé en panne de batterie ?

LES POINTS À INCLURE DANS LE PROGRAMME DE VOTRE ÉVÉNEMENT

Construire le programme d’un événement n’est pas une mission très compliquée. Il faut cependant être particulièrement vigilant et ne pas oublier d’insérer les informations clés. Pas de panique, Eventdrive est là pour vous aiguiller !

Les horaires

Indiquer les horaires de chaque session est la base de tout bon programme. Non seulement vous devez communiquer les heures de début et de fin de toutes les activités qui vont être annoncées dans le programme, mais il faut également prendre en compte la logistique.

Au moment de planifier, pensez à prévoir une plage tampon entre les différentes activités. Il est rare qu’une conférence annoncée à 9h puisse réellement commencer à cette heure-là (il y a toujours des gens en retard ou qui papotent en buvant un café). N’oubliez pas non plus d’inclure des temps de pause, essentiels au bon déroulement d’une journée.

Notre conseil est de ne pas faire commencer des événements avant 9h, notamment lorsqu’ils ont lieu en province. Mieux vaut privilégier une heure un peu plus tardive pour maximiser le taux de présence.

 

Les intervenants

En plus de la thématique de l’activité annoncée, prenez le temps d’annoncer l’intervenant qui sera chargé d’animer la session. Il est toujours intéressant d’inclure une petite biographie, ainsi qu’une photo, pour présenter un peu plus en détail la personne que vos invités seront amenés à voir.

C’est d’ailleurs ce genre d’informations supplémentaires qui peut pousser quelqu’un à faire le déplacement pour assister à une conférence par exemple.

 

Les temps de pause

On en parlait un peu plus tôt : ne négligez pas les temps de pause. Il est important de bien spécifier toutes les pauses auxquelles vos participants auront droit, même s’il ne s’agit que d’un petit break autour d’un café le matin.

Si vous organisez une journée d’étude ou un séminaire sur plusieurs jours, il est fort probable que vous mettiez en place des temps de pause un peu plus longs. S’il y a des activités organisées à cette occasion, c’est le moment d’en parler. Le but est de mettre l’eau à la bouche de vos futurs participants !

 

Les enchaînements des interventions

Ce point est également très important. Parfois, pour une question de logistique ou en raison des conditions du lieu que vous avez loué, deux sessions consécutives ne pourront pas avoir lieu dans la même salle. Si c’est le cas, il faut le préciser très clairement à vos invités sur le programme de votre événement.

 

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QUELQUES IDÉES POUR RÉUSSIR VOTRE PROGRAMME À COUP SÛR

Vous avez dorénavant toutes les clés en main pour créer un programme d’événement qui ne laissera personne indifférent. Mais histoire d’être sûr que vous atteignez votre objectif, voici quelques conseils bien utiles.

 

Soyez clair et concis

Pas la peine de détailler en long, en large et en travers le contenu de toutes les activités. Il faut trouver un bon équilibre : en dire suffisamment pour donner envie d’en savoir plus, mais pas assez pour leur laisser une part de surprise.

 

Ajouter des images

Il paraît qu’une photo parle mieux que 1000 mots. Vous êtes d’accord ? Pensez à insérer des images de qualité dans votre programme. Cela peut être un portrait des intervenants, une photo du repas qu’ils vont avoir ou tout simplement une image du lieu où aura lieu l’événement.

 

Faire des tests

Avant d’imprimer votre événement en X exemplaires ou de le mettre en ligne sur votre site internet, pensez à le faire relire par au moins 2 ou 3 personnes. Idéalement, des collègues qui travaillent sur le projet, mais également des personnes qui ne sont pas au courant du tout. Un oeil extérieur peut détecter les imperfections beaucoup plus efficacement.

 

Vous voilà fin prêt pour créer le programme d’événement parfait. Pensez à inclure tous les éléments essentiels, prenez le temps de bien le faire relire et choisissez la meilleure manière de le diffuser. N’oubliez pas que ce programme sera un peu la clé de voûte de votre événement, le fil conducteur qui pourra vous permettre de suivre le déroulement de la journée, alors prenez bien le temps de produire un travail de qualité. Le succès de votre événement en dépendra !

Comment trouver des idées de goodies pour un salon professionnel ?

Il existe plusieurs manières pour que l’on se souvienne de votre salon (ou de votre présence sur ce salon !). Vous pouvez inonder les réseaux sociaux de posts, publier des dizaines de photos et de feed-back en espérant que votre communauté les voit. Vous pouvez aussi recontacter vos visiteurs en envoyant un email de remerciement. Mais s’il y a bien une méthode qui est efficace, c’est distribuer des goodies sur un salon professionnel. Et oui ! En distribuant des objets promotionnels au cours de votre événement, vous avez de grandes chances que vos invités les ramènent chez eux et soient amenés à les utiliser régulièrement. Mais pour cela, il faut être capable de choisir le bon produit. Alors, comment trouver de bonnes idées de goodies pour votre salon ? 

Eventdrive vous dresse la liste des meilleurs sites. En bonus, on vous donne nos conseils pour bien les choisir et quelques exemples des idées les plus originales.

LES 6 MEILLEURS SITES POUR TROUVER DES GOODIES POUR UN SALON PROFESSIONNEL

Objetrama

Objetrama se définit comme étant le leader français de la vente de goodies événementiels. La compagnie propose en effet, depuis plus de 15 ans, tous types d’objets publicitaires, mais également des cadeaux d’entreprise avec une note un peu plus haut de gamme. Le gros bonus ? Objetrama peut vous assurer des délais de livraison très rapides, car la grande majorité de leurs ateliers se trouvent en Europe et leur QG en Alsace.

Cadoétik

Cadoétik s’est spécialisé dans la proposition d’objets publicitaires achetés via un processus écoresponsable. Leurs objectifs ? Respecter l’environnement de toutes les manières possibles et mettre l’humain au cœur de la démarche. La société fait d’ailleurs régulièrement des dons à des associations et participe à des projets humanitaires pour souligner cette différence. Le bon choix pour des goodies responsables pour votre salon professionnel 🙂

Cadeauweb

Cadeau web propose une multitude de goodies pour vos salons professionnels. En plus du traditionnel stylo publicitaire, la compagnie propose de nombreux objets plus originaux les uns que les autres. Que vous ayez à organiser un événement autour du vin ou une convention du BTP, vous trouverez des suggestions d’idées thématiques.

Mes Objets Publicitaire

Mes Objets Publicitaires s’est surtout spécialisé dans les goodies pour salon professionnel économiques. En conséquence, les produits qu’ils proposent sont plutôt simples et accessibles à toutes les bourses. Mais la variété des produits proposés n’en est pas moins énorme ! Dans le milieu depuis plus de 30 ans, MOP (comme ils se surnomment) place le client au cœur de sa communication et met en avant une forte déontologie responsable. De quoi séduire les plus sceptiques !

Easyflyer

Easyflyer propose un nombre important de produits adaptés à l’événement. Leur fer de lance ? La personnalisation. Leur service de création graphique permet de personnaliser tous les produits en un claquement de doigts. Côté communication, Easy Flyer vante une entreprise où il fait bon travailler. Pourquoi ? Car si leurs employés sont heureux, alors ils pourront rendre heureux leurs clients. Une belle philosophie, non ?

La boîte à objets

La boîte à objets est une entreprise qui met vraiment le professionnel au cœur de sa communication. Ses valeurs ? L’innovation, la créativité et l’imagination. Leur priorité est donc de s’adapter du mieux possible aux demandes en imaginant des produits toujours plus originaux.

COMMENT BIEN CHOISIR SES GOODIES POUR UN SALON PROFESSIONNEL ?

Bien sélectionner ses goodies pour votre salon professionnel n’est pas compliqué si on suit ces quelques principes à la lettre :

 

S’assurer de garder en lien entre l’événement et l’objet

Rien ne sert de produire des paquets de bonbons personnalisés si vous organisez un colloque sur la nutrition. Vous voyez l’idée ? Prenez bien en compte la cible de votre événement au moment de choisir votre objet publicitaire.

 

Sélectionner un objet utile pour augmenter votre visibilité

Vous vous rappelez de notre introduction ? Le but d’un objet promotionnel efficace est qu’il augmente votre notoriété, même après l’événement. Il faut donc vous mettre à la place de vos invités et vous demander quel est l’objet qui leur sera vraiment utile.

 

Miser sur l’environnement

De plus en plus de personnes attachent une attention particulière à l’impact écologique de leurs actions. Si vous leur offrez un cadeau certifié durable ou fabriqué dans des conditions particulièrement responsables, vous marquerez des points.

 

Choisir un format original

On le rappelle, le but et de marquer les esprits. Alors plutôt que d’offrir le traditionnel bloc-note en papier, pour ne pas offrir un petit carnet avec une couverture en bambou par exemple ? Déjà, vous appuyez sur le côté environnemental et en plus vous offrez un produit qu’il n’est pas commun de voir.

Retrouvez ici des idées de goodies événementiels originaux !

 

QUELQUES IDÉES DE GOODIES ATYPIQUES POUR VOTRE SALON PROFESSIONNEL

Un sweatshirt

Vous vouliez de l’utile, en voilà ? Qui n’a jamais traîné en sweat shirt le week-end chez soi ? Tout le monde le fait ! Pourquoi ? Parce qu’il n’y a rien de plus confortable qu’un bon sweat shirt. Si vous avez le budget, vous pouvez même choisir pour une version haut de gamme que vos invités prendront plaisir à porter, même en dehors de chez eux.

Un mug pliable

Qui dit utile, dit pratique. La mode des mug pliables se répand de plus en plus et pour cause, c’est vraiment l’élément indispensable dans la trousse à outils des professionnels. Ce mug peut facilement se ranger dans un sac et permet d’être réutilisé à l’infini.

Une batterie nomade

Les accessoires connectés sont de plus en plus tendance, mais soyons honnêtes, s’il y en a vraiment bien un qui est pratique, c’est la batterie nomade. Imaginez la situation : le téléphone de vos invités tombe en panne de batterie au cours de votre événement, car ils utilisent l’application que vous avez mise en place. Grâce à la batterie nomade que vous leur avez offerte, pas de problème ! Et le bonus, ils pourront réutiliser ce produit à maintes reprises après.

 

Vous voulez devenir maître de l’événementiel ?
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Vous voilà prêt à choisir les meilleurs goodies pour votre salon professionnel. N’oubliez pas de garder en tête votre événement et de vous mettre à la place de votre cible au moment de choisir. Trois points importants : il faut leur fournir un cadeau utile, qu’ils pourront réutiliser un nombre infini de fois dans de multiples circonstances. Et pour trouver l’idée qui fera la différence, les entreprises proposant des objets publicitaires ne manquent pas. Il vous suffit de naviguer sur les différents sites et trouver celui qui correspond le plus à vos valeurs. Prêt ? Alors c’est parti !

Invitation professionnelle : comment inviter un client sur un événement ?

Quand on commence à travailler sur un projet d’événement, il faut penser à tout. Certaines étapes sont cruciales au bon déroulement du processus et le moment d’inviter les participants en fait partie. Préparer une invitation professionnelle n’est pas chose aisée, il ne suffit pas de rédiger une lettre dans laquelle on indique le lieu et l’heure de l’événement : une vraie réflexion est nécessaire avant d’envoyer l’invitation.

Vous ne voyez pas de quoi on parle ? Pas de panique, Eventdrive est devenu maître dans l’art de rédiger des cartons d’invitation professionnels… Laissez-nous vous expliquer pourquoi !

LES ÉLÉMENTS À INCLURE DANS L’INVITATION PROFESSIONNELLE

Le logo

Il est essentiel de bien mettre en avant le logo de votre entreprise, idéalement en haut de l’invitation. Pourquoi ? Car c’est le premier élément visuel que vos invités verront et c’est grâce à lui qu’ils reconnaîtront en quelques secondes à peine l’émetteur de l’invitation.  

Le type d’événements

Autre point important, le type d’événement auquel ils sont conviés doit être rapidement annoncé. Que ce soit une conférence, un séminaire, une journée d’étude ou un cocktail, les invités doivent tout de suite comprendre quel est l’objet de l’invitation.

 

 

Une image

Une étude menée par Hubspot en août 2019 a montré qu’un post Facebook bénéficie de 2,3 fois plus d’engagements qu’une publication sans image. Partez de ce principe-là et appliquez-le à votre invitation, que vous ayez choisi l’option papier ou informatique, n’oubliez pas d’inclure un visuel. 

Cela peut-être une photo d’équipe si votre événement va célébrer un moment marquant pour votre entreprise. Sinon, vous pouvez tout simplement faire le choix d’inclure une photo du lieu que vous avez choisi pour l’événement.

Les détails de l’événement

Viennent enfin les informations essentielles. Ici, il faut prendre le temps de donner les détails logistiques tels que le lieu de l’événement et son adresse. N’oubliez pas de préciser le nom précis de la salle s’il y en a une. 

Enfin, précisez le jour et l’heure de l’événement : il est important de communiquer des informations exactes. Notre conseil ? Mettez ces infos en gras ou en couleur dans l’invitation comme il s’agit des plus importantes, l’œil sera beaucoup plus attiré et le cerveau s’en souviendra plus facilement… En tout cas le nôtre marche comme ça ! 😉

Le programme de l’événement

Plus votre carton d’invitation sera complet, mieux ce sera pour vos invités. Si plusieurs temps sont prévus pendant votre événement, n’hésitez pas à le préciser. Si vous comptez sur l’intervention de certains speakers, pensez à bien préciser l’horaire de leur présentation, mais aussi leurs noms : le but est de donner envie à vos invités de se déplacer.

Le mode d’inscription

Une fois que vous avez communiqué toutes les informations essentielles, il est temps d’expliquer à vos invités comment confirmer leur venue. À vous de choisir le mode d’inscription qui vous semble le plus efficace pour la cible visée. Réponse par email, renvoi d’un formulaire par courrier, inscription sur le site internet dédié à l’événement… Bref, les solutions sont multiples.

N’oubliez pas de préciser la date limite d’inscription 

Le plan d’accès

Enfin, avant de fermer l’enveloppe ou appuyer sur “envoyer”, n’oubliez pas de joindre un plan d’accès. Ce petit document pourrait faire la différence. Croyez-nous sur paroles, certains invités ne prendront pas la peine de chercher l’adresse sur Google et seront bien contents d’avoir toutes les informations GPS sous la main.

NOS CONSEILS POUR RÉUSSIR À COUP SÛR VOTRE INVITATION PROFESSIONNELLE

C’est bon ? Jusque là, vous suivez ? Bien, maintenant, il est temps d’entrer dans le vif du sujet : comment être certain d’envoyer une invitation qui marquera les esprits. Utilisez un langage clair et adapté à l’événement. Par exemple :

Pour une conférence

Pour un événement de cette envergure, nous vous conseillons d’utiliser un langage un peu plus sérieux. Allez droit au but en commençant directement par « Vous êtes convié à… »

Pour un événement plus décontracté (type afterwork)

Optez pour une anecdote en introduction, ou une photo un peu fun, histoire de mettre vos collaborateurs tout de suite dans l’ambiance.

Pour un séminaire

Rappelez le contexte et la raison qui vous a poussé à organiser cet événement. Pensez à appâter vos collègues en leur présentant l’activité phare du séminaire.

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

Choisissez le bon format

Au moment d’envoyer les invitations, plusieurs choix s’offrent à vous. Vous pouvez choisir l’option informatique avec l’envoi par email. Entre nous, cette option est la plus courante et celle privilégiée par de nombreuses entreprises. La principale raison étant l’économie. Effectivement, les coûts de papiers sont réduits. Mais c’est surtout l’impact écologique minimal qui est mis en avant. Attention cependant, en choisissant l’envoi par email, votre impact environnemental ne sera pas nul, juste diminué. 😉

Sinon, vous pouvez également choisir d’envoyer vos invitations sur format papier. À ce moment-là, à vous de voir si vous choisissez l’envoi par la poste ou la remise en main propre. Si votre événement est d’un standing un peu haut de gamme, cette dernière option peut être celle à privilégier.

Choisissez le bon format

On ne le répète sûrement pas assez, mais la personnalisation est la clé de toute stratégie marketing. Tout le monde est capable de rédiger une invitation. En revanche, peu prendront le temps de la personnaliser. Et c’est ça qui fera la différence !

Vous pouvez bien évidemment ajouter le nom du destinataire. Mais vous pouvez aussi segmenter le message selon la cible. Comment faire ? Pourquoi ne pas segmenter les envois en fonction des départements de votre entreprise ?

Vous voilà enfin prêts pour rédiger l’invitation parfaite pour votre prochain événement. Si vous respectez tous les points énoncés dans cet article, nous sommes sûrs que le taux de présents sera des plus élevés. Et si vous avez tout de même peur de ne pas avoir assez de participants, vous pouvez envoyer une relance une dizaine de jours après avoir envoyé l’invitation. Si vous aviez choisi l’envoi par papier, pourquoi ne pas choisir l’option électronique cette fois-ci ? Bref, vous voyez ou on veut en venir : le but est de toucher la cible la plus large, par tous les moyens.