Quels sont les différents types d’événements ?

En tant qu’organisateur d’événement, vous pouvez être confronté à une variété de missions événementielles. Si les objectifs restent les mêmes, organiser un événement à succès (of course), il s’avère que les enjeux varient selon le type d’événement et surtout selon l’audience qui sera présente.

Afin que vous soyez au top du top, nous vous avons préparé un petit rappel des différents types d’événements que vous pourriez organiser. Let’s go !

LES ÉVÉNEMENTS D’ENTREPRISE

La journée d’étude

La journée d’étude réunit les collaborateurs d’une entreprise dans le but de les former, les informer, les motiver, les convaincre sur un sujet précis, autour d’une thématique qui pourrait être utile chaque jour. Mais loin des bancs de l’école, je vous rassure ! En fait, cela n’a absolument rien à voir avec “étudier” au sens propre du terme, mais constitue plutôt une analyse approfondie.

La journée d’étude s’articule autour d’une présentation, accompagnée de plusieurs intervenants et experts dans leur domaine, qui va permettre de donner le ton de la journée. Les différents avis et points de vue vont avoir pour vont permettre de déclencher le débat entre les participants. Et c’est ça que nous voulons ! La participation de l’audience garantie la bonne mémorisation de cette journée riche en nouvelles informations ! C’est aussi un bon moyen de laisser les différentes personnalités s’exprimer.

Découvrez tous nos conseils pour organiser une journée d’étude !

Le séminaire

Le séminaire, bien connu des entreprises, a pour objectif de fédérer les employés entre eux et de créer un lien unique. Il prône l’humain et ses qualités. C’est aussi un excellent moyen de remercier les salariés pour le travail effectué tout au long de l’année. C’est un outil de management à part entière !

Le séminaire d’entreprise peut être organisé pour favoriser l’échange au sein d’une équipe, mais aussi pour faire un bilan d’une période écoulée. C’est aussi l’endroit idéal pour discuter du futur et définir de nouveaux objectifs.

Les organisateurs décident souvent de tenir le séminaire en dehors du lieu de travail, mais tout dépend du type de séminaire. En effet, les séminaires d’intégration, qui favorisent l’arrivée de nouveaux employés, vont souvent avoir lieu sur place. Au contraire, les séminaires de motivation ont pour objectif de stimuler les collaborateurs. C’est pourquoi, il est recommandé de leur faire en dehors du visage quotidien du travail, en proposant des activités créatives et originales !

 Parfois, des activités de team-building sont ajoutées à un séminaire d’entreprise afin de varier les plaisirs. 

Nous en parlons en détail un peu plus loin ! 😉

Découvrez tous les avantages d’un séminaire interne dans notre article !

La conférence et congrès

Les conférences attirent souvent une grande foule, d’une centaine de personnes au minimum dont la majorité sont de vrais passionnés de la thématique. L’objectif de la conférence : débattre d’un sujet en particulier et sensibiliser sur une problématique précise. Après quoi il naît une phase de débat autour d’un sujet d’actualité lié, dans le but de stimuler le changement. 

Souvent, un ou plusieurs intervenants experts dans leur sujet prennent la parole devant une audience qui peut être constituée de professionnels ou de personnes intéressées par un sujet en commun.

À la différence de la conférence, le congrès attire des personnes du monde entier. Ce sont d’ailleurs des animateurs venus de pays extérieurs qui se partagent la scène dans ce type d’événement.

Les conférences ou congrès peuvent se dérouler sur une demi-journée, une journée, plusieurs jours.. Tout dépend de l’ampleur de votre événement. 🙂

Tous nos conseils pour organiser une conférence qui cartonne sont listés dans notre article ! Alors n’attendez plus !

Le lancement de produit

Événement purement professionnel, le lancement de produit (ou kick-off pour les intimes) est chargé de promouvoir un nouveau produit. Après des mois, voire des années de travail, le moment tant attendu est enfin arrivé ! Vous comptez lancer votre nouveau produit ou service sur le marché et pour cela, vous réunissez :

  •  Vos meilleurs clients : ceux qui promouveront facilement votre produit sur les réseaux sociaux et auprès de leurs proches
  • Vos prospects adorés : il faut réussir à les convaincre que votre produit est ce dont ils ont besoin 
  • Des journalistes : pour qu’ils puissent rédiger un article sur votre produit et en parler autour d’eux

Souvent mis en avant, cet événement se déroule en général le soir, dans un lieu de prestige. Comme nous l’avons dit, l’audience est souvent constituée de journalistes, il faut donc mettre les petits plats dans les grands ! Cette cible est particulièrement exigeante et difficile à séduire, c’est pour cette raison que les organisateurs de lancement de produit misent sur l’originalité et le surprenant.

Steve Jobs, fondateur d’Apple, est celui qui a révolutionné les lancements de produits ces dernières années en organisant des événements grandioses qui attirent autant les professionnels et les passionnés que les curieux.

 

Vous souhaitez avoir toutes les clés pour réussir votre lancement de produit ? C’est par ici !

Le team building

Voilà un événement que les organisateurs aiment souvent se voir confier : le team-building. Son but est simple : faire passer un bon moment à son équipe de collaborateurs en renforçant la cohésion entre eux et surtout, en les motivant. Il faut garder en tête que les objectifs peuvent varier selon les clients. Par exemple, cela pourrait être la résolution de problèmes internes à travers des activités créatives et enrichissantes, ou encore l’amélioration des performances d’une équipe à travers des activités collaboratives et fédératrices. 

Le team building est d’ailleurs souvent organisé à la demande du directeur ou responsable d’équipe. Il est organisé sur une journée ou deux jours, mais s’étend rarement sur une période plus longue.

 En résumé, c’est un événement ludique qui associe les moments de travail ou activités ludiques. Et c’est là toute la magie du team building ! Mêler des activités originales, qui permettent d’apprendre en s’amusant, tout en favorisant l’esprit de compétition et le travail d’équipe. 

 Aussi, le team building est une manière de récompenser les salariés autrement qu’en leur donnant un bonus. Et oui, entre les chasses au trésor, les peintures murales, les escape games et les activités en réalité virtuelle… Il y a de quoi motiver les troupes en donnant un peu de pep’s au travail du quotidien. 

 

Sur le point d’organiser un team-building ? Découvrez 10 activités de teambuilding que vous pourriez proposer à vos invités !

AUTRE TYPE D’ÉVÉNEMENT : LES ÉVÉNEMENTS GRAND PUBLIC

Les festivals

Les festivals ont souvent une dominante culturelle. On compte, parmi eux, les festivals de musique ou de cinéma, qui sont les plus répandus. Parfois à but caritatif, le festival se veut convivial et festif ! So let the volume on !

L’organisation d’un festival demande beaucoup de préparation en amont, avec une phase de communication primordiale, pour être certain d’attirer un maximum de public. C’est aussi pour cette raison qu’il est essentiel d’avoir une programmation au top.

Autre point important à noter, organiser un festival est un projet plutôt risqué, car c’est un événement qui demande un budget conséquent. Le seul moyen d’équilibrer les finances est et de prévoir une bonne stratégie en planifiant son budget de A à Z afin de garantir un ROI élevé. Il ne faut donc pas hésiter à faire appel à des partenaires locaux et régionaux qui pourront vous aider à communiquer plus largement.

Les salons ou expositions

On parle ici d’un événement de plus grosse ampleur, un salon ou exposition ayant souvent lieu sur plusieurs jours, une fois par an. L’objectif de ce type d’événement est de promouvoir un secteur d’activité dans sa globalité.

Les salons professionnels est le terrain de jeux idéal des entreprises ou des indépendants mais peuvent, dans certains cas, être ouverts au grand public. Au contraire, les salons commerciaux sont ouverts à tous. Ce type de salon est souvent très populaire et a tendance à attirer plusieurs milliers de personnes.

De plus, les salons sont un lieu de networking idéal pour les entrepreneurs, car c’est un très bon moyen de remplir son carnet d’adresses et de trouver de nouveaux clients. En tant qu’exposant, c’est aussi un bon moyen d’améliorer sa réputation et sa visibilité ! Le but étant d’apparaître sur un salon qui partage la même thématique que votre business. Par exemple, si vous développez des PLV marketing innovants grâce au digital et à la technologie, la VivaTech est faite pour vous !

 

Découvrez comment vous pourriez digitaliser l’organisation de votre salon avec Eventdrive !

 

Les événements sportifs

Autre événement qui demande de suivre un certain nombre de réglementations : les manifestations sportives. Ce type d’événement peut être local, à l’échelle d’une ville par exemple, mais peut également avoir une dimension nationale, voire internationale. Le meilleur exemple étant bien évidemment les Jeux Olympiques !

Même si vous n’avez pas à organiser d’événements sportifs, sachez qu’ils sont tout de même assez fréquents. La difficulté principale réside dans l’obtention de toutes les autorisations nécessaires pour le mettre en place. 

Le tips du jour : n’oubliez pas non plus de prendre une bonne assurance qui vous protégera en cas d’accident.

La particularité d’un événement sportif est qu’il peut durer de quelques heures à quelques jours selon la taille de celui-ci. 

 

Découvrez toutes les infos à connaître sur l’organisation d’un événement sportif.

UNE MULTITUDE D’ÉVÈNEMENTS À ORGANISER

Je pense que vous partagerez le même avis que moi, un organisateur d’événement n’a pas le temps de s’ennuyer devant la variété d’événements qu’il pourrait organiser ! Il est fort probable que vous ayez vos préférences entre les différents types d’événements, mais sachez que plus on touche à tout, plus on apprend. Le challenge et l’imprévu sont les parties qui font que ce métier est unique et qu’il nous fait vibrer au quotidien. 🙂

 

Et si vous êtes à la recherche d’info sur un événement précis, n’hésitez pas à consulter notre blog qui est plein de ressources !

 

Quelles informations dois-je donner au lieu pour demander un devis ?

En tant qu’organisateur d’événement, vous êtes amené à collaborer avec toutes sortes de prestataires. La location du lieu est d’ailleurs une des étapes les plus importantes lors du processus d’organisation. Alors, comment être sûr de ne pas se tromper ? Choisir son lieu est une chose, mais être capable de faire rédiger un devis en accord avec vos attentes en est une autre.

Pour être sûr de ne pas commettre d’impair, Eventdrive vous guide sur les éléments à inclure impérativement dans votre devis de location de lieu. En suivant notre guide, vous ne devriez avoir aucun problème à faire rédiger un devis clair, solide et en attente avec tous vos besoins.

 

LES INFORMATIONS À INCLURE DANS UN DEVIS

L’agenda

Premier point essentiel : la date de location. Il est essentiel que la période de location soit bien précisée sur le devis. Non seulement vous devrez vérifier que la date du jour est bien indiquée, mais demandez à ce que l’heure soit également précisée.

Imaginez la situation : vous louez une salle pour une conférence un jour précis, et à 18 h, le propriétaire des lieux vient gentiment vous demander de quitter les lieux, car la journée est terminée. Le problème ? Vos invités sont encore en pleine discussion ! En tant qu’organisateur d’événement, votre image en prendra un coup si vous devez mettre un terme à la soirée alors que les discussions sont encore en cours.

Si vous aviez bien pris le temps d’ajouter une clause horaire, quitte à prévoir un peu plus large, vous auriez pu éviter ce genre de problème.

Les salles à disposition

Souvent, le lieu que vous avez choisi possède plusieurs salles qu’il peut mettre à votre disposition. Prenez bien le temps d’estimer l’espace dont vous aurez besoin pour votre événement et vérifiez que tout est notifié sur votre devis. Notre conseil ? Prenez bien en compte votre budget et gardez en tête qu’il vaut mieux trop que pas assez. Vous n’avez pas envie de voir vos invités collés les uns aux autres juste parce que vous avez voulu faire quelques économies ?

De même, n’hésitez pas à visiter chacune des salles du lieu pour juger laquelle correspondra le plus à vos besoins. N’oubliez pas de comparer les salles de plénières aux salles aux salles de sous-commission par exemple.

 

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La disposition des salles

Autre point important : la disposition des salles. Cela peut paraître anodin, mais quand vous allez visiter un lieu, c’est un point que vous allez prendre en compte. Faites donc attention à ce que cela soit indiqué clairement sur le devis : vous louez les salles que vous avez visitées. Si vous avez volontairement choisi une salle près de l’entrée pour une conférence, il faut que cela soit précisé sur le devis.

D’ailleurs, privilégiez les salles baignées de lumière naturelle pour les conférences ou les journées d’étude ou encore les lieux à la décoration soignée pour les cocktails ou les soirées de gala. Le retour de vos invités est important donc prenez en compte leurs attentes au moment de faire votre choix.

Les pauses

Souvent les lieux en location offrent des prestations tout-en-un pour l’organisation d’un événement. Dans ces cas-là, il est important de communiquer l’agenda de l’événement avec le loueur pour qu’il puisse prendre en compte les pauses et les intégrer au devis.

Pourquoi ? Car, à chaque pause, vous voudrez sûrement des douceurs sucrées et des boissons chaudes à disposition de vos participants. Ce genre d’attention doit être spécifiée clairement sur le devis. Vous devez indiquer le nombre de portions, le type de produits proposés et les heures auxquelles ils seront offerts. Si vous proposez plusieurs pauses par jour, indiquez-le clairement également sur le devis.

Les prestations du traiteur

De même que pour les pauses, vous devez vérifier si le loueur de votre salle offrira également une prestation de traiteur. Si c’est le cas, là encore, tout doit être détaillé précisément : le menu, le nombre de parts, si les boissons sont incluses, en quelle quantité… Bref, le devis doit être aussi précis que possible.

Si le loueur de la salle ne propose pas de service de traiteur et que vous souhaitez proposer le contrat à un autre prestataire, une clause doit être ajoutée au devis pour signifier que le loueur accepte leur présence sur les lieux de l’événement. Ainsi, vous éviterez tous types de problèmes entre les 2 fournisseurs !

Le matériel technique

Enfin, dernier point important, n’oubliez pas d’ajouter un point sur le matériel technique. Que vous organisiez une conférence, un séminaire ou une simple soirée, vous aurez certainement besoin de matériel technique. Les loueurs de salles proposent souvent le matériel de base tels que les micros, les enceintes ou les vidéoprojecteurs. Si tel est le cas, prenez bien le temps de le spécifier sur le devis.

Si vous avez ce genre de matériel technique et que vous l’apportez le jour de l’événement, spécifiez-le également. Si c’est un prestataire extérieur qui s’occupe de l’animation et qu’il amène tout le matériel technique, en plus de l’ajouter au devis,  il peut être intéressant de le mettre en relation avec le loueur de salles au plus tôt pour que vos deux fournisseurs s’assurent de la compatibilité de leurs matériels.

 

La rédaction du devis est très importante, car c’est l’étape qui va déterminer le futur contrat. Il est beaucoup plus facile de modifier des points clés sur un devis que lorsque le contrat est rédigé. Notre conseil ? Prenez bien le temps de lister tous les points qui sont importants pour vous et discutez avec le loueur de salle pour les obtenir. N’oubliez pas que vous êtes le client est que vous pouvez facilement mettre vos intérêts en première ligne.

Comment faire un rétroplanning efficace ?

Réussir son événement passe par de nombreuses étapes. Il faut trouver un lieu qui correspond à l’ambiance générale, convier les participants ou encore engager des prestataires qui s’assureront d’assurer les services externes comme un traiteur ou un animateur. Mais ça, c’est pour la partie pratique. 

Avant même d’en arriver là, il faut penser à la préparation de votre événement : définir vos objectifs, planifier votre communication… Pour être bien sûr de gérer votre planning comme il se doit, il faut suivre un calendrier à la lettre et donc faire un rétroplanning. Mais qu’est-ce que c’est vraiment ? Comment le créer facilement sans oublier les éléments essentiels ? Eventdrive vous donne ses astuces pour créer un rétroplanning efficace.

C’EST QUOI UN RÉTROPLANNING ?

Le rétroplanning n’est pas un planning classique. Habituellement, on part de la date de début et on planifie jusqu’à la date de fin. Avec le rétroplanning, on fait l’inverse ! On commence par la date de fin de projet. Cette méthode de planification inversée est la plus efficace dans l’événementiel, car on part de la date de l’événement, une date qui est censée être gravée dans le marbre et qui ne pourra pas être modifiée quoiqu’il arrive.

En choisissant de faire un rétroplanning, il y a plusieurs avantages :

Un plus grand respect de la date butoir

Forcément, si on part de la date de fin, on est sûr de pouvoir caler tout ce qu’il y a à faire avant, sans avoir de retard de livraison. Conclusion ? Moins de stress et une meilleure efficacité.

On sait tout de suite quand il faut commencer

Vu que vous ajoutez les étapes nécessaires pour la réalisation du projet en partant de la fin, vous allez rapidement savoir à quel moment vous devez commencer pour parvenir à tout faire.

Vous connaissez les ressources à allouer

En travaillant sur chaque étape à la fois, vous allez pouvoir ajuster les délais et voir combien de personnes et de budget seront nécessaires à chaque fois. Vous pourrez alors beaucoup mieux planifier un budget total.

Une meilleure visualisation des délais

En créant votre rétroplanning, vous allez assigner un délai à chaque action nécessaire. Rapidement, vous verrez si les deadline que vous avez fixés sont réalisables ou s’il faut modifier le projet en conséquence. N’oubliez pas de garder en tête les objectifs (SMART) que vous avez déterminés à l’avance lors de la confection de votre planning.

LES DIFFÉRENTS FORMATS POUR FAIRE UN RÉTROPLANNING

Maintenant que vous avez bien compris à quoi sert un rétroplanning, il est temps de voir quel format il a. Selon vos préférences ou la complexité de l’événement à organiser, il peut prendre plusieurs formes. Chez Eventdrive, nous avons testé plusieurs solutions, nous vous présentons aujourd’hui les 3 plus courantes.

 Le diagramme de Gantt

Il s’agit du format le plus répandu. Format idéal quand vous travaillez sur un format complexe, le diagramme de Gantt est créé avec des tâches et sous-tâches. 

Dans la colonne de gauche, vous avez le détail des actions à entreprendre et dans l’en-tête, il y a la période de temps à suivre. Chaque tâche est représentée par une barre horizontale qui s’étale selon la durée nécessaire. L’avantage, c’est que vous pouvez facilement se faire chevaucher plusieurs tâches et vous avez une visualisation claire sur la durée de chaque tâche. Vous pouvez aussi poser des jalons si certaines étapes demandent des validations particulières.

N’oubliez pas que le diagramme de Gantt est un outil qui se veut collaboratif, vous devez pouvoir travailler simultanément avec d’autres membres de votre équipe à sa confection et avoir la possibilité de laisser des notes et commentaires.

De nombreux outils permettent de créer un diagramme de Gantt événementiel efficace. Nous aimons particulièrement Smartsheet ou LucidChart par exemple. Selon les outils, vous pourrez choisir le mode de visualisation de votre rétroplanning et choisir la structure qui vous correspond le plus.

Tableur Excel

Si vous ne voulez pas travailler sur diagramme de Gantt, vous pouvez utiliser une méthode plus classique et créer un tableau sur Excel.

À vous de choisir quel format vous préférez en fonction des objectifs. L’avantage, c’est que vous pouvez ajouter autant d’options que vous le souhaitez comme le budget par tâches ou encore les ressources humaines nécessaires pour chaque action. En revanche, l’aspect visuel du tableau est moins clair.

Même si vous utilisez un modèle, la première fois que vous créerez votre tableau, vous aurez certainement besoin de plus de temps pour l’adapter à vos besoins et à votre entreprise. Mais l’avantage, c’est que vous pourrez partir de cette base pour les futurs projets que vous aurez.

Si vous utilisez Google Sheet, sachez qu’il y a de nombreuses extensions qui peuvent être ajoutées pour faciliter la création de votre rétroplanning.

Outil type Asana

D’autres outils permettent de créer un rétroplanning rapidement. Asana, notamment, propose un modèle d’organisation d’événement qu’il est facile de suivre pour son propre projet. Vous pouvez alors inviter des personnes extérieures à votre organisation, comme des fournisseurs, à collaborer à votre planning. Comme sur un diagramme de Gantt, vous pouvez mettre en place une chronologie et suivre le même format avec un en-tête qui définit la période de temps. 

Avec Asana, vous pouvez également intégrer votre boîte mail à l’outil et ajouter automatiquement des notes ou des tâches dans votre rétroplanning. Il est aussi possible de lier l’outil avec Slack par exemple, une fonctionnalité particulièrement utile lorsque l’événement a commencé et qu’il faut gérer rapidement les derniers points du planning.

Vous pouvez également choisir de visualiser votre planning de différentes manières. Si vous préférez les listes à puces, la fonction en colonne sera plus pertinente pour vous. Mais vous pouvez aussi choisir une visualisation horizontale avec différents codes couleur.

La création d’un rétroplanning est une étape essentielle dans l’organisation d’un projet. C’est d’ailleurs une des premières, sinon la première tâche à effectuer pour réussir son projet. Avec un rétroplanning, vous aurez une visualisation claire des prochaines étapes, saurez parfaitement les ressources humaines et financières à allouer à chaque étape du processus et serez beaucoup plus efficace lors de la réalisation de celles-ci.

Activités brise-glace : 6 techniques pour créer du lien entre les invités

En tant qu’organisateur d’événement, il y a plusieurs choses dont on a peur : que le traiteur se trompe d’adresse et que l’on se retrouve sans nourriture, qu’il pleuve toute la journée alors que notre événement était prévu à l’extérieur, ou encore que l’ambiance soit médiocre tout au long de l’événement.  Bien évidemment, un bon organisateur d’événement a toujours des plans B pour éviter ce genre de mésaventures. Mais pour ce qui est de la bonne ambiance, il n’y a qu’une seule vraie solution : créer du lien entre les invités avec des activités brise-glace.

Pour y parvenir, plusieurs techniques existent. Eventdrive a décidé de les regrouper dans un même article. Prêts ? C’est parti !

 

 

BRISER LA GLACE ENTRE LES INVITÉS GRÂCE À DES JEUX

Cela peut paraître enfantin, mais souvent, la plus simple des activités brise-glace, c’est de mettre en place des jeux.

Rassurez-vous, que votre événement soit professionnel ou plus décontracté, les possibilités sont nombreuses ! Eventdrive a réuni ses préférés en commençant par une activité particulièrement facile à mettre en place avec notre outil.

Utilisez les nuages de mots

Depuis quelques temps, les nuages de mots sont devenus très à la mode. Le principe est simple, l’animateur pose une question et les invités doivent répondre à la question en utilisant un seul mot.

Eventdrive propose d’ailleurs cette fonctionnalité dans son logiciel. Le vrai avantage, c’est que les résultats peuvent être diffusés en direct sur un grand écran. Plus un mot a été choisi à de nombreuses reprises, plus il grossit. Des tendances peuvent donc rapidement se dégager.

Nous aimons particulièrement ce jeu, car il permet de lancer le débat entre les invités selon les réponses, mais peut aussi rapprocher selon les réponses qui sont données.

Proposez des jeux classiques

Depuis la nuit des temps, il y a des jeux qui rapprochent, même les plus timides au cours d’un événement. Vous voyez de quoi on parle ? 

Bien évidemment, on pense aux tables de billard, de ping-pong et baby-foot en tout genre. Vous pouvez aussi mettre à disposition plusieurs jeux de fléchettes, qui reviennent à la mode ces derniers temps. 

L’avantage de ces activités brise-glace : il suffit de les placer sur le lieu de votre événement et naturellement des groupes vont se former autour de parties endiablées. En plus, ce genre de jeux a tendance à faire sortir l’esprit compétitif des joueurs et des défis pourraient être lancés entre vos participants !

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Une animation photo

Quoi de mieux que de mettre en place un photomaton pour briser la glace entre vos invités ? Pour rendre l’animation un peu plus ludique, vous pouvez lancer un challenge à vos invités. Par exemple : « Prends-toi en photo avec une personne qui porte cravate rouge ». Le but du jeu est alors de trouver une personne avec une cravate rouge et lui demander d’être prise en photo avec !

Vous pouvez aller encore plus loin pour créer du lien en proposant des challenges du style « Prends-toi en photo avec un employé qui travaille dans l’entreprise depuis plus de 5 ans ». Si le nombre d’invités est important, cela peut pousser les gens à aller parler à des collaborateurs qu’ils ne côtoient pas tous les jours !

En revanche, si vous voulez vraiment motiver vos participants, il va falloir trouver un enjeu pour les pousser à jouer et leur promettre un prix ! Un panier garni ou une carte de réduction chez un commerçant feront sûrement l’affaire. 😉

CHOISIR DES ACTIVITÉS BRISE-GLACE ORIGINALES POUR CRÉER DU LIEN

Si vous n’êtes pas fan des jeux, rassurez-vous, il y a d’autres techniques et animations qui peuvent être mis en place. Voilà nos 3 chouchous :

Mettre en place des « Bars à »

Il est toujours plus facile d’aller parler à quelqu’un si l’on a des affinités avec cette personne. Mais comment savoir si l’on va vraiment s’entendre avec quelqu’un avant même de lui avoir parlé ? Pour cela, mettez en place des « bars à » !

On vous explique : sur le lieu de votre événement, ajoutez une touche d’originalité en proposant un « bar à cocktails », un « bar à chocolat », un « bar à cupcakes » ou encore un « bar à thés ».

Assez naturellement, les gens vont se diriger vers les bars qui leur plaisent le plus et probablement discuter avec les personnes qui se trouvent autour. Et quoi de plus simple que de lancer une conversation autour du sujet qui les a rapprochés. Facile, non ?

Placer vos invités

Autre tactique un peu plus risquée pour briser la glace entre vos invités : les placer. Bien évidemment, cette solution n’est possible que si vous proposez un repas assis et elle n’est pas tout le temps bien reçu par les participants qui préfèrent souvent s’installer avec leurs amis.

Cette proposition est, en revanche, idéale si vous avez un nombre d’invités assez réduit et que les différents participants se sont déjà vus au moins une fois auparavant. 

Par exemple, si vous organisez le repas de gala d’une entreprise de taille moyenne, il peut être intéressant de mélanger les équipes. Tout le monde s’est déjà parlé, mais n’a pas forcément eu l’occasion d’échanger plus largement.

 

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Installer un juke-box

On le sait, la musique a le don de rapprocher les individus. Alors, autant en profiter ! Notre proposition ? Installez un juke-box sur le lieu de votre événement et laissez-faire… Rapidement, vous verrez que vos participants viendront proposer leur musique. Une des activités brise-glace les plus simples mais parmi les plus efficaces !

Certains commenceront à danser, d’autres se lanceront dans des débats musicaux et il y aura peut-être même des blind tests qui commenceront ! La mise en place d’un juke-box a un double-avantage : créer du lien entre vos invités et assurer l’animation musicale de votre soirée. Pari gagné, non ?

Organiser un événement n’est pas une chose facile, encore plus quand on ne sait pas comment vont réagir les invités ! En mettant en place des activités ludiques, des petits jeux ou des animations originales, vous n’aurez pas de mal à briser la glace.

Si vous voulez être vraiment sûr que votre événement bénéficiera d’une bonne ambiance, vous pouvez également faire appel à un animateur qualifié qui sera chargé de « chauffer vos invités » dans le cas où vos propositions ne les auraient pas séduits.

 

Comment trouver des influenceurs potentiels ?

Depuis quelques années, les innovations et remises en question dans le secteur de l’événementiel n’ont fait que se bousculer. Dernier changement notable, l’apparition du marketing d’influence. Avec le boom des réseaux sociaux et la duplication des blogs, on a vu apparaître un nouveau type de partie prenante : les influenceurs. Dorénavant, collaborer avec un influenceur est synonyme de gain de visibilité. 

Mais qu’est-ce que cela signifie vraiment ? Et surtout, comment être certain de choisir la bonne personne pour une collaboration ? Eventdrive vous livre ses conseils pour vous aider à trouver des influenceurs pour promouvoir votre prochain événement.

C’EST QUOI UN INFLUENCEUR ?

Le rôle d’un influenceur est de promouvoir un produit, un service ou un événement spécifique en échange d’une rétribution (une rémunération, des promotions, des cadeaux…). 

En collaborant avec un influenceur, une marque peut ainsi toucher une nouvelle audience qui s’intéresse à son secteur d’activité.

L’influenceur se charge lui-même de créer des contenus pour promouvoir un produit ou un service. Il le fait sur son propre blog ou sur ses réseaux sociaux, dépendemment de là où est son audience. Le véritable avantage de collaborer avec un influenceur c’est, qu’en général, en plus d’apporter un boost de visibilité, il suscite un réel engagement.

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LES POINTS À PRENDRE EN COMPTE POUR IDENTIFIER DES INFLUENCEURS

Il y a différents points à prendre en compte pour trouver des influenceurs. On pense bien évidemment à la popularité en ligne, mais il ne faut surtout pas négliger d’autres points comme son expertise par exemple.

Pour identifier si une personne pourrait être un bon influenceur, vous pouvez :

Mesurer le taux d’engagement de ses posts

Pour ça, rien de plus simple il suffit de diviser le nombre de réactions sur un de ses posts par le nombre d’abonnés. Attention cependant, ce calcul est plus difficile à faire sur certains réseaux comme Instagram par exemple. En effet, depuis sa dernière mise à jour, le nombre de like sous chaque photo n’est plus disponible au grand public, mais juste à la personne titulaire du compte. Dans ces cas-là, il faut alors demander directement à la personne de vous communiquer ses résultats avant de lui proposer une collaboration

Regarder le nombre de followers

Ce critère est important, mais pas essentiel. Imaginez la situation : vous avez le choix entre un influenceur avec 1 million d’abonnés et un taux d’engagement de 0,2 %, et un influenceur avec 500 000 followers et un taux d’engagement de 5 %. Le premier touche en moyenne 20 000 personnes alors que le second va créer de l’engagement auprès de 25 000 personnes.

Proposer une collaboration au second semble alors plus profitable pour vous, même si ce dernier possède moitié moins d’abonnés. Vous comprenez l’idée ?

Prendre en compte son expertise

N’oubliez pas qu’un bon influenceur n’est pas forcément quelqu’un qui a des milliers d’abonnés sur ses réseaux sociaux. Selon le type d’événement que vous organisez, il ne faut pas chercher trop loin. 

Par exemple, vous souhaitez trouver quelqu’un qui saura parler d’un sujet très spécifique pour votre prochaine conférence. Peut-être que la personne la mieux placée n’est autre qu’un employé de la compagnie ? Qui pourrait mieux parler d’un sujet technique qu’un vrai expert que tout le monde côtoie chaque jour ?

Étudier la ligne éditoriale

Avant de commencer quelconque collaboration, il faut que vous soyez certain d’être sur la même longueur d’onde. Pour vous assurer de ce point, vous pouvez lire les posts de vos prétendants. 

Si le style d’écriture correspond à votre marque, si la personne s’est déjà rendue à des événements similaires au vôtre ou si vous sentez un bon feeling, alors suivez votre instinct et contactez la personne.

5 OUTILS POUR TROUVER DES INFLUENCEURS

Il existe sur le marché plusieurs outils pour vous aider à être efficace lors de votre recherche d’influenceurs. Eventdrive vous a fait sa petite sélection :

Heepsy

Cet outil permet d’avoir accès à tous les influenceurs dans le monde, idéal pour les projets de grande envergure.

Avec Heepsy, vous pouvez notamment paramétrer le nombre de followers minimum, la localisation de la personne, le secteur d’activité ou encore le nom des réseaux utilisés par la personne. Ensuite, il ne vous reste qu’à étudier les différentes propositions.

Launch Metrics

Avec cet outil, vous pourrez facilement trouver des influenceurs qui se sont déjà exprimés sur le sujet que vous souhaitez mettre en avant. Dans sa base de données, on retrouve donc des blogueurs, mais aussi des journalistes.

Le vrai plus de cet outil, c’est qu’il ne prend pas seulement en compte le nombre d’abonnés, mais arrive à calculer un score de crédibilité : seuls les influenceurs ayant un réel pouvoir de persuasion sur leurs abonnés sont mis en avant.

BuzzSumo

Buzzsumo est probablement l’un des outils les plus connus du marché. Il est un peu plus coûteux, mais il est aussi très complet.

Vous pouvez choisir la période de temps que vous souhaitez étudier et avoir un aperçu du profil de chaque influenceur sur chacun des 4 plus gros réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Twitter et Pinterest). Il suffit de taper un sujet dans la barre de recherche et analyser les résultats proposés. Vous pouvez aussi trier par type de post, type d’influenceurs ou encore par le nombre minimum d’interactions sur chaque post.

 

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Cision

Dans l’événementiel, on aime bien avoir une couverture médiatique faite par des professionnels : des journalistes. En choisissant Cision, vous faites le choix d’un des leaders mondiaux dans le domaine.

Dans l’outil, vous trouverez une large base de données de journalistes et blogueurs, classés par thématique. Le bonus ? Vous aurez accès à une véritable veille média sur la presse, les blogs et les réseaux sociaux.

 

Traackr

Avec ce logiciel, vous pouvez trouver des influenceurs à partir d’une liste de mots-clés que vous aurez choisis à l’avance. Un rapport sous forme de mapping, accompagné de graphiques en tout genre est alors proposé.

Vous aurez ainsi une véritable analyse avec des points tels que la taille de l’audience, le type de publication et leurs profils.

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Trouver des influenceurs n’est pas très compliqué. En revanche, identifier des influenceurs qui apporteront une véritable valeur ajoutée à votre événement est une mission plus délicate.

Prenez bien le temps de déterminer les critères d’importance pour vous qui font d’une personne un bon influenceur et n’hésitez pas à utiliser des outils pour vous aider à repérer les meilleurs fit ! À partir de là, il ne vous restera plus qu’à prendre contact et voir si le feeling est là. Le marketing d’influence, c’est aussi travailler avec son instinct !