Comment optimiser l’organisation d’événements grâce aux outils collaboratifs ?

L’organisation d’événement est un processus qui prend beaucoup de temps et qui nécessite l’utilisation de nombreuses ressources. Au fil des années, de multiples outils ont fait leur apparition pour optimiser au mieux l’organisation d’un événement. Que vous soyez un fan des réseaux sociaux ou adepte d’un event manager software tel qu’Eventdrive, les possibilités existent. Mais depuis peu, les outils collaboratifs prennent une place de plus en plus importante. Nous vous en parlions d’ailleurs il y a quelques temps dans un autre article. Mais qu’en est-il vraiment ? Quel est l’intérêt de les utiliser et quels sont ceux à privilégier pour gagner en productivité ? Eventdrive vous présente ses coups de coeurs !

 

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Utiliser les outils collaboratifs pour l’organisation d’événements : pourquoi ?

Les outils collaboratifs ont commencé à se démocratiser il y a quelques années. L’objectif est simple : faciliter le travail d’équipe grâce au partage de documents. En favorisant le travail collaboratif, on limite les déplacements. En effet, il est désormais possible de partager tout type de support numérique tels que des tableurs, des agendas ou même des présentations Power Point.

Quand on sait à quel point le travail d’équipe est important lors de l’organisation d’un événement, on comprend rapidement l’utilité que peuvent avoir les outils collaboratifs dans ce secteur. Fini les boites mails qui débordent. Grâce au travail collaboratif, vous n’aurez plus à recevoir plusieurs versions du même fichier. Par exemple, en utilisant un outil collaboratif, vous pourrez envoyer la liste des invités à vos clients, au traiteur et à votre équipe. Chacun pourra modifier les informations contenues dans le document et les modifications seront synchronisées automatiquement pour toutes les parties prenantes ayant accès au fichier. D’un point de vue interne, il est également très pratique de garder toutes les ressources accessibles à toute l’équipe grâce à un outil cloud. Ainsi, tout le monde a accès à la dernière version des documents à tout moment. Avoir tout à portée de clics, c’est gagner du temps sans même s’en rendre compte ! De plus, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur le même fichier, sans que cela bloque les autres utilisateurs.

L’utilisation des outils collaboratifs permet un gain de productivité certain dans l’événementiel. En effet, il permet de gagner du temps sur des tâches répétitives, évite les actions inutiles et facilite le suivi d’avancement des différents projets en cours. Les différentes étapes de l’organisation d’un événement présentent des caractéristiques particulières et il est désormais possible de trouver des outils collaboratifs permettant de faciliter chacune de ces tâches.

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Les meilleurs outils collaboratifs pour organiser votre événement

Google Drive

Le géant Google propose sa version du travail collaboratif avec Google Drive. Il suffit d’avoir une adresse Gmail (ou rattachée aux serveurs Google) et l’outil est utilisable en quelques clics seulement, sans configuration pré-requise. La version gratuite permet le stockage de 15 Go de fichiers (fichiers Word, Excel, Power Point, photos, vidéos…), le partage facile des documents avec les membres de votre équipe et une sécurisation des fichiers grâce à un protocole de sécurité avancé et de chiffrement SSL. De plus, Google Drive vient avec google Agenda : en quelques clics seulement, vous pouvez voir le planning de vos collaborateurs et planifier des réunions rapidement sans avoir à leur demander leurs disponibilités. Notre outil de tous les jours chez Eventdrive… Simple mais basique.

Trello

Cet outil permet la gestion de projets en ligne. Il est basé sur une organisation visuelle grâce à l’utilisation de tableaux. Grâce à un système de drag and drop (glisser et déposer), vous pouvez facilement différencier les tâches à faire avant, pendant et après votre événement et les faire glisser dans un autre tableau une fois que celles-ci ont été réalisées. L’avantage est que les tâches peuvent être assignées à différents utilisateurs. Trello permet ainsi le suivi et le partage des missions d’une manière ludique et efficace. Trello, c’est le chouchou de nos développeurs qui ne pourraient plus vivre sans 🙂

Dropbox

Tout le monde connaît Dropbox, au moins de nom. Cette application permet le stockage en ligne de fichiers. L’idéal pour stocker les photos d’un événement et les partager avec un professionnel qui pourra les éditer de son bureau, sans avoir à se déplacer. Le partage se fait uniquement grâce aux emails. A noter que la version gratuite permet uniquement de disposer d’un espace de 2 Go, une limite qui peut rapidement être atteinte, mais les offres payantes proposent de nombreuses possibilités. Un outil à considérer sérieusement si vous avez beaucoup de fichiers à stocker !

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Slack

On sait à quel point la communication est importante au sein d’une équipe quand l’organisation d’un événement est en cours. Pour cela, rien de mieux que Slack. Cet outil collaboratif permet d’échanger facilement avec tous les membres de votre équipe et communiquer les informations en temps réel. Sur Slack, il est possible de créer des conversations thématiques, partager des documents et ainsi profiter des connaissances collectives. Il est, par exemple, facile de créer des conversations en lien avec un seul événement ou qui traite uniquement d’un point précis tel que la location de salle ou le choix d’un menu. Autre point intéressant, Slack s’intègre facilement aux outils que vous utilisez déjà et vous permet ainsi de gagner en productivité. C’est aussi ce qu’on utilise chez Eventdrive et cet outil nous a clairement changé la vie ! Fini les embrouilles ou les quiproquos, tout est écrit et gravé dans le marbre… Enfin… Dans les channels Slack 😉

Join.me

Quand on organise un événement, les parties prenantes sont nombreuses et il est parfois difficiles de se déplacer pour les rencontrer. Grâce à Join.me, il est possible d’organiser facilement des visioconférences avec vos prestataires. Seule une bonne connexion internet est requise. De plus, en utilisant Join.me, vous pouvez organiser des réunions à distances en faisant participer différents participants.

Doodle

Un autre petit bijou dans la famille des outils collaboratifs : Doodle ! Particulièrement intuitif grâce à une interface claire et optimisée, Doodle vous facilite la vie en permettant d’organiser des réunions avec vos collaborateurs en quelques clics grâce à un système de disponibilités mis en commun. Mais le gros avantage de Doodle, c’est la possibilité de mettre en place des sondages. Vous hésitez sur le lieu de votre prochain événement ? Demandez l’avis à vos collègues ! En plus d’être particulièrement simple, cet outil rend le travail vraiment ludique.

Vous l’aurez compris, les outils collaboratifs pour l’organisation d’événements ne manquent pas ! Que vous soyez plus traditionnel ou que vous aimiez l’originalité, vous trouverez forcément chaussure à votre pied parmi la multitude d’options qui existent. Chez Eventdrive, on est convaincus qu’il n’y a pas une seule bonne formule, mais bien une immensité de propositions qui présentent chacune leurs avantages. A vous de voir ce qui vous convient le plus et surtout, ce qui vous permet d’être un organisateur d’événements plus efficace.

 
 
 
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Nos 7 conseils pour la promotion de votre événement le Jour J

En tant qu’organisateur d’événements, nous savons que vous êtes très (très très) occupé le jour-J. Pas facile de faire face aux imprévus, gérer votre équipe, réseauter avec les invités et vous assurer que tout est fait de la bonne manière au bon moment. C’est certain, promouvoir votre événement le jour J n’est pas chose aisée puisque vous avez déjà 1001 tâches à accomplir !

Et c’est pour cette raison que nous avons décidé de vous présenter 7 conseils pour vous permettre d’engager une plus large audience et de communiquer autour de votre événement le jour J.

 

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Premièrement : pourquoi la promotion de votre événement ? Voici une liste non exhaustive des objectifs qu’elle vous permettra d’atteindre :

  • Renforcer l’image de votre marque
  • Augmenter la notoriété de votre marque
  • Vous positionner en tant qu’acteur fort  sur le marché
  • Établir votre crédibilité comme expert dans votre domaine
  • Augmenter votre nombre de participants et les engager
  • Développer votre liste de contacts marketing
  • Augmenter le trafic de votre site
  • Atteindre la bonne audience et les bonnes parties prenantes
  • Renforcer votre image de marque
  • Promouvoir vos prochains événements

 

 

#Hashtag #️⃣

Créez un hashtag dédié à votre événement. Ce dernier sera ainsi beaucoup plus facilement relayable et identifiable sur les réseaux sociaux.

Les avantages sont nombreux :

  • Retrouver facilement et regrouper les conversations et les médias en rapport avec votre événement.
  • Gagner en visibilité.
  • Créer des échanges en accord avec votre thème.
  • Créer un effet de masse : si la première se lance, la seconde se sentira plus à l’aise.
  • Vous aider à analyser l’efficacité de vos choix en terme de stratégie social media.

 

Trouver le hashtag parfait implique de se creuser un peu la tête. Les mots d’ordre ? Unique et représentatif votre événement. Voici quelques astuces pour choisir au mieux.

Asseyez-vous et lancez un petit brainstorming – on vous rappellera très prochainement les règles du parfait brainstorming – avec vos collègues préférés. Une fois votre liste d’idées établie, cherchez chaque hashtag sur Twitter, Facebook et Instagram. Et oui, si le hashtag de vos rêves était déjà pris, tout cela n’aurait servi à rien ! Pour vérifier, rien de plus simple : chez Eventdrive, on utilise hashtagify.

Choisissez donc un hashtag avec le moins de posts possible : il apportera un côté exclusif pour votre événement !

Il est important qu’il soit court et accrocheur, les invités seront beaucoup plus enclins à l’utiliser. D’autant plus que sur Twitter, le nombre de caractères est limité : plus votre hashtag est court, plus votre invité aura de la place pour s’exprimer.

Et enfin, on récupère un maximum de données, l’or noir de notre époque, grâce l’outil Keyhole : le thème ou l’intervenant qui a le plus fait réagir les invités, les heures de posts, les contenus positifs – on n’en doute pas – ou négatifs – on ne vous le souhaite pas, vous saurez tout tout tout.

Des exemples à suivre :

  • #SABookFest : hashtag utilisé par la librairie publique de San Antonio pour leur festival du livre.
  • #WFCANADA : hashtag utilisé pour le Women’s Forum pour leur événement au Canada.

Pourquoi eux ? Car ils sont courts et uniques !

Et surtout, faites vivre votre hashtag ! Communiquez-le sur vos supports print ou pendant les transitions et utilisez-le également.

 

 

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Des jeux et des défis 🤜🤛

Vous le savez, la gamification est une tendance qui se développe de plus en plus dans le cadre de formations, de visites de lieux ou d’événements. La motivation du jeu, différente de celle de l’apprentissage, permet aux individus de mieux enregistrer les informations qui leur sont transmises. Alors qu’est-ce que vous attendez ?! Organisez un mini-challenge le jour de votre événement avec la clef, une chouette récompense.

Pour cela, rien de plus simple, utilisez les outils que vous avez à votre disposition. Si vous utilisez Eventdrive, vous pouvez utiliser l’Instaphoto. Cette fonctionnalité permet aux participants de prendre des photos et de les publier sur le mur de l’événement. Les autres invités peuvent ainsi interagir en aimant ou en commentant les posts.

Allez, comme je suis sympa, je vous donne un exemple ! Lors de l’événement GBTA Masterclass, le manager a organisé deux challenges : la photo la plus likée à l’issue de la journée et l’invité le plus actif et engagé. Le taux de participation a atteint des records ! Vous pouvez consulter l’étude de cas ici !

Au-delà d’être plus engagés, vos invités pourront ainsi relayer votre événement sur les réseaux, mine de rien 😉

Les clefs d’un challenge qui marche ? Les voici :

  • La compréhension de votre audience/cible (millennials, baby boomer…) ? Quel est leur réseau social de prédilection ? Comment communiquent-ils (texte, images, vidéos… ) ?
  • L’explication limpide des règles du jeu dès le début de l’événement.
  • Du temps donné aux participants pour la promotion de l’événement tout au long de la journée.

 

Les vidéos en direct

Les vidéos en direct sont clairement un atout majeur pour la stratégie de promotion de vos événements. Selon les statistiques, elles sont 3 fois plus vues que les vidéos standard ! Vous pouvez d’ailleurs retrouver nos meilleurs conseils pour votre prochain live ! Une opportunité en or pour vous de créer attachement et visibilité 🙂

 

Ces vidéos vous permettent de :

  • Créer le “Fear of Missing Out – FOMO pour les intimes *
  • Valoriser votre événement auprès de votre cible pour leur donner envie de se rendre à la prochaine édition.

 

Voici quelques exemples de live qui ont très bien fonctionné :

*La peur de rater quelque chose ou FOMO est une sorte d’anxiété sociale caractérisée par la peur constante de manquer une nouvelle importante ou un autre événement quelconque donnant une occasion d’interagir socialement – coucou Wikipedia !

 

Les photos 📸

C’est bien connu, le bonheur est la seule chose qui se double quand on le partage. Alors partageons ! Et quel meilleur moyen que les photos ?!

Installez un photomaton dédié aux participants, avec un arrière-plan lié au thème de votre événement. Pour recevoir les photos, les invités devront entrer leurs adresses email – pas bête la guêpe, vous allez pouvoir agrandir votre base de données marketing. D’un point de vue plus expérientiel, le photomaton permet aux participants de créer des souvenirs palpables qu’ils pourront partager avec leurs amis, leurs collègues et potentiellement d’autres personnes intéressées par votre prochain événement.

Si vous mettez en place un photomaton, pensez à accorder le temps nécessaire aux invités pour s’y rendre. Et n’oubliez pas votre hashtag : il doit être bien visible à proximité de votre espace photo.

 

Snapez, tweetez, Instagramez…. 📲

Notre monde est extrêmement connecté c’est un fait, nous passons en moyenne 5 heures par jour sur les réseaux sociaux ! Il est donc tout à fait logique que vos participants les utilisent tout au long de l’événement. Rejoignez-les sur Twitter, Instagram, Snapchat et Facebook : plus vous postez, plus votre événement est visible auprès de votre cible.

Petite touche fun : le géo-filtre Snapchat – attention si l’événement est majoritairement à destination des millenials. Votre événement sera ainsi naturellement promu auprès de l’ensemble des contacts de vos invités.

Et toujours, notre fameux hashtag 😉

 

L’influence 💁

Le marketing d’influence est devenu primordial. Pourquoi donc ? Parce que ça marche ! Les gens font confiance aux recommandations de leur entourage et au bouche-à-oreille. Les blogs se multiplient, tout comme les lecteurs. Bien que les influenceurs lifestyle, culinaire ou mode soient les plus connus, il existe également de nombreux influenceurs spécialistes d’une thématique particulière, comme par exemple des médecins, des ingénieurs, des chercheurs, des avocats…

Dans le cas d’un symposium pharmaceutique par exemple, il est vivement recommandé de convier un professeur à l’aura internationale, très expert dans la thématique de la journée, qui saura mobiliser les pharmaciens et leur apporter le contenu qui les intéresse.

Conviez-les à construire le programme avec vous, à animer le fil rouge de la journée. Donnez-leur de l’importance, non seulement car ce sont des pointures dans leur domaine, mais aussi parce qu’ils vous permettront de recruter pour votre événement, de créer de l’interaction pendant la journée – la phase de questions / réponses est primordiale – et de graver l’événement dans les mémoires.

En conclusion, la communication des conférenciers à propos de l’événement sera fortement créateur de valeur, surtout s’ils sont influents et renommés dans leur milieu. Ces influenceurs impactent positivement la crédibilité et le degré d’expertise de votre événement, tout en participant à sa notoriété. C’est tout bénéf !

 

 

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Raconter 📖

Le fait que l’événement soit terminé ne signifie pas que la promotion de celui-ci est terminée, surtout si vous organisez une édition future. 😉

Continuez de faire vivre votre événement en rédigeant, par exemple, un article de blog à la fin de votre événement. Il vous permettra de promouvoir l’événement qui vient de se dérouler mais aussi de constituer un résumé que vous pourrez communiquer par email à vos invités.

C’est toujours une bonne idée de :

  • Partager les présentations des speakers, via l’application Eventdrive ou par email.
  • Citer dans vos communications futures les chiffres clés qu’ils ont donnés lors de leur prise de parole.
  • Insérer des photos de l’événement et des verbatims issus des réseaux sociaux pour donner un aperçu de l’expérience vécue par les participants.
  • Ajouter des citations de la presse – pour vos événements externes, pensez d’ailleurs à convier quelques journalistes.
  • Partager le lien de pré-inscription à la prochaine édition de l’événement sur la newsletter et sur l’article de blog.

 

Pour conclure

D’après une étude Mediakix, une personne satisfaite partage son expérience à 2-3 personnes alors qu’une personne insatisfaite la partagera à 8-10 personnes. D’où l’importance de l’expérience vécue par le participant !

Et voilà, c’est la fin de notre liste des 7 conseils pour promouvoir facilement votre événement le jour J. Quelles sont vos techniques à vous ? Faites-le nous savoir, nous serions ravis d’en discuter 🙂

 

 

 

 
 
 
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Lollapalooza, un événement mémorable !

Cette année, l’édition du festival Lollapalooza faisait partie de celles dont on se souviendra longtemps. De très bons artistes étaient présents : Nekfeu, The Killers, Dua Lipa, Gorillaz, Diplos, Travis Scott et bien plus encore. Les invités ont pu vivre une expérience incroyable, sans fausse note.

Ce festival, aux airs de Coachella ou de Burning Man, se tenait à l’Hippodrome de Longchamp les 21 et 22 juillet derniers.

Au-delà des concerts et du rassemblement de milliers de personnes, ce qui a réellement permis aux participants de vivre un moment aussi unique, c’est l’organisation finement orchestrée.

Mettons en lumière les best practices cet événement et les points que vous allez pouvoir améliorer pour votre prochaine rencontre.

 

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L’expérience améliorée grâce au digital

Ce que l’on a vraiment apprécié lors du Lollapalooza, c’est le fait qu’on n’ait pas besoin d’avoir de l’argent liquide. Lorsque l’on s’enregistre en ligne, on a la possibilité de commander un bracelet avec un solde déjà prépayé. De ce fait, plus besoin de s’inquiéter en se disant qu’on manquera de liquide ou bien même qu’on va perdre notre carte de crédit (ne mentez pas, ça arrive à tout le monde 😉 ). Le bracelet pouvait être chargé avant l’événement et pendant l’enregistrement pour permettre de gagner du temps !

Et si vous aviez mis trop d’argent sur le bracelet ? Pas de problème, il y a juste besoin de demander un remboursement sur le site et votre argent se retrouvera sur votre compte dans les 2 jours ! Prêt pour d’autres festivals ?

Faciliter les paiements est une manière de faire la différence : les festivaliers auront ainsi tendance à dépenser plus. Ils pourront aussi se rendre compte des efforts fournis afin de les aider à profiter à 100%.

 

Le ballet des allers et venues

Un événement comme le Lollapalooza, dont les participants viennent des 4 coins du globe, requiert une très bonne communication et une logistique parfaite. L’organisateur de l’événement doit s’adapter aux différentes cultures, bien que la plupart des festivaliers soit anglophone.

Petit tip rien que pour vous :

Lorsque vous organisez votre événement, faites en sorte de rendre les supports de présentation compréhensibles pour tous les invités. Si vous présentez les résultats de l’activité de votre entreprise à vos collaborateurs étrangers, soyez sûr de bien avoir des supports traduits pour eux. Rien n’est plus embêtant que de voir quelqu’un parler et de ne pas le comprendre.

Lollapalooza a signé un partenariat avec Hotels.com, pour permettre aux participants de trouver un logement à un prix avantageux dans les environs de l’Hippodrome de Longchamp. Cela montre à quel point le festival se soucie de son public. C’est toujours une bonne idée de s’associer avec d’autres acteurs pour ce genre d’événements. Cela vous permet de générer des revenus complémentaires, témoigne de l’esprit d’équipe au coeur de l’événement et souligne votre souhait d’excellence à tous les niveaux, quitte à externaliser.

La signalétique est aussi primordiale. Les festivaliers pouvaient facilement trouver les informations souhaitées, comme les moyens de transport et les estimations de prix, grâce aux écriteaux implantés sur les lieux. Ils ont ainsi pu comprendre les différents choix qui s’offraient à eux.

Il est recommandé de mettre à disposition des participants les informations pratiques. Une application événementielle avec un accès à Google Maps est toujours une bonne idée ! Le mix parfait entre réactivité et innovation 🙂

 

Des mesures de sécurité savamment orchestrées

L’entrée de l’événement était ponctuée de plusieurs contrôles. Le premier, similaire à celui des aéroports, permettait de réaliser un premier tri, notamment des objets dangereux portés par les festivaliers. Après 10 minutes de marche, ces derniers se retrouvent face à un second contrôle. Cette méthode est de plus en plus courante sur les grands événements. La sécurité peut ainsi prendre rapidement des mesures en cas de suspicions. Les festivaliers se sentent aussi plus en confiance, car protégés et entourés si quelque chose venait à mal tourner.

La sécurité est devenue un des points-clés dans le milieu événementiel C’est un peu différent pour les rassemblements professionnels, même si elle a de plus en plus sa place. N’oubliez jamais de briefer vos équipes quant aux mesures de sécurité en fonction des différents scénarios possible. Assurez-vous de faire répéter votre staff le jour-J pour être sûr que tout le monde est au point et déceler des brèches potentielles.

 

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Un timing mené à la baguette

Il est très important d’être ponctuel dans le milieu événementiel. Les participants y sont très attentifs ! Les organisateurs créent ainsi plus d’interactivité et génèrent un engagement plus fort. Un participant impatient est un participant qui risque de ne pas vouloir revivre une expérience avec votre entreprise.

Pour prendre l’exemple de Lollapalooza, c’est Nekfeu qui est arrivé avec 10 minutes de retard et qui a voulu garder l’attention de l’audience le plus longtemps possible. Néanmoins, le groupe s’est imposé une fois son horaire venu et Nekfeu a dû laisser sa place. Une bonne chose, car il est aussi important pour les artistes de respecter les horaires mis en place pour ne pas déranger le bon déroulement du festival.

Petit tip rien que pour vous :

Lorsque vous créez votre agenda, laissez une petite marge entre chaque conférences pour être sûr qu’en cas de retard, il n’y ait pas de problème. Prévoyez des animations spécialement pour ce genre d’imprévus. Vous pouvez penser à des vidéos, un jeu ou des questions / réponses. Ce moment étant déjà suffisamment stressant, ne vous angoissez pas plus en prenant le risque d’improviser.

La touche finale: la nourriture.

 

L’un des aspects les plus sérieux pendant un événement, cela vous fera certainement sourire, c’est la nourriture. Ça l’était en tout cas pour Lollapalooza ! Obtenir un repas était très simple avec les bracelets. Les prix et la variété des menus ont été soulignés et appréciés par les participants.

Une fois que vous êtes rassasié, vous aimez  vous désaltérer. Les moyens mis en place doivent être adaptés à l’événement. Assurez-vous que, lors de manifestations en plein air, vous fournissez suffisamment d’options aux participants. Rendez les fontaines à eaux disponibles et mettez à disposition des boissons à moindre prix.

Petit tip rien que pour vous :

Dans le cadre de vos séminaires internes, vos invités doivent connaître le menu bien avant de confirmer leur participation. Il peut être mis à disposition dans l’application pour que les participants précisent de potentielles allergies et choisissent les options qui leur plaisent le plus. Ce service est souvent très apprécié !

Vous savez désormais tout sur l’organisation de grands rassemblements. J’espère que ce contenu vous a donné quelques idées pour votre prochain événement ! C’est à vous de jouer 🙂

Vous souhaitez découvrir les coulisses d’un autre grand événement, cliquez ici !

 

 

 
 
 
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Immergez vos invités grâce à la réalité virtuelle

Ce n’est pas une nouvelle, la réalité virtuelle est devenu l’atout des organisateurs d’événements. Nous vous en avons déjà parlé, cette technologie va permettre aux utilisateurs de visiter des oeuvres créées de toutes pièces par la créativité de l’Homme et cela en toute immersion (3D pour l’image et le son).

 

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Pour l’instant, cette technologie est utilisée principalement par les jeux vidéos. Seuls 9% des organisateurs d’événements ont fait appel à cette technologie en 2016. On compte néanmoins déjà de multiples acteurs présents sur le marché :

  • Oculus Rift
  • HTC Vive
  • Playstation VR
  • Samsung Gear VR
  • Cardboard Google

Cette tendance est inévitable pour n’importe quel organisateur, mais pourquoi provoque-t-elle autant d’enthousiasme ?

 

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Tout simplement parce que cette nouvelle technologie permet d’attirer et d’immerger de façon ludique durant les événements. Les statistiques parlent d’elles-même, puisque la réalité virtuelle engage 5 fois plus que d’autres médias. Le taux de mémorisation atteint lui 90%. Un grand nombre d’organisateurs d’événements en profitent déjà en plongeant leurs invités dans une simulation.

Plusieurs expériences sont possibles :

  • plonger dans un univers surréaliste,
  • emporter dans la visite d’un futur lieu événementiel,
  • faire vivre une histoire en immersion.

Les organisateurs d’événements réussissent ainsi à créer la surprise afin que les invités en redemandent. Et oui, la réalité virtuelle laisse rarement indifférent.

Créer l’expérience est l’effet le plus recherché par les professionnels de l’événementiel : cette expérience permet de mieux toucher son audience.

Un réel environnement est en train de se créer autour de cette technologie pour leur permettre de toucher une audience plus large et de créer l’expérience.

En effet, la société NeuroDigital Technologies a développé des gants haptiques (Gloveone) qui permettent de ressentir les objets pendant la simulation en réalité virtuelle. Une solution qui devrait aider à créer l’effet “Waouh” tant recherché par les acteurs de l’événement…

Cette nouvelle technologie permet de démultiplier les sens autant que les opportunités. C’est ce que Mark Zuckerberg avait annoncé le 11 octobre 2017 avec le lancement de Venues, une plateforme sociale dédiée à la réalité virtuelle permettant d’assister aux événements disponible en live. Le live étant au coeur des tendances des dernières années, cette nouvelle a ravi un grand nombre d’utilisateurs.

Comme évoqué plus haut, la réalité virtuelle présente de réelles opportunités pour les organisateurs d’événements.

 

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Elle va permettre de faire visiter des lieux à distance, c’est l’exemple des équipes Disney France qui ont développé un procédé pour faire visiter le lieu en réalité virtuelle à leurs clients internationaux via leur commerciaux sur place. Tout cela afin de réduire certains coûts logistiques. Un élément qui joue en la faveur des entreprises qui organisent des événements de manière récurrente !

Cette technologie ne pourra néanmoins pas répondre à toutes les attentes puisque les organisateurs auront aussi besoin d’avoir des certitudes quant à la disponibilité du réseau sur place par exemple. L’amélioration de cette technologie pourrait se développer assez rapidement. Elle pourrait ainsi permettre de répondre aux exigences des organisateurs et d’engager leur audience de la meilleure des manières.

La réalité virtuelle est au coeur des tendances de 2018. Vous pouvez découvrir ici d’autres technologies permettant d’amener encore plus d’interactivité au coeur de vos événements.

 

 

 

 

 
 
 
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Les dessous de l’événement de la Coupe du Monde

Ah la Coupe du Monde… Une expérience incroyable ! Ce dimanche 15 juillet, nous étions tous réunis pour la victoire de l’équipe de France. Un moment patriotique et inoubliable ! Mais comment cette expérience a-t-elle pris forme ? La Russie a fait un travail incroyable dans l’organisation de cette 21e édition de la Coupe du Monde. La décision de lui donner le droit de l’organiser était inattendue. C’est néanmoins devenu l’une des éditions les mieux organisées.

La Russie a réussi à sortir des sentiers battus, en organisant des grandes soirées de victoires, lors desquelles les Russes ont su montrer leur sens de l’hospitalité.

D’après Yann Simon, un membre de notre équipe présent à Moscou, il s’agissait d’une expérience incroyable, à vivre au moins une fois dans sa vie.

 

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La distance en Russie

Il faut savoir que la Russie couvre ⅛ de la surface terrestre du globe. Voyager d’un stade à l’autre aurait pu être un énorme frein, les matchs pouvant être organisés dans 12 stades différents ! D’après le Kaliningrad Guide, la distance minimale entre deux stades est de 760km et la distance maximale est de 4660km. Cela aurait pu impacter la décision des participants quant au fait d’assister aux matchs ou non.

La Russie a cependant a pris soin de mettre en place des vols et des trains low cost pour permettre aux participants de voyager plus facilement. Le FIFA Fan ID a permis aux supporters de se déplacer de manière sécurisée et facilité. La mise en place de navettes gratuites / transports en commun et la présence des volontaires à l’arrivée des supporters pour les aiguiller a permis de réduire au maximum les tensions liées à de tels trajets.



#NotreConseil

Cela montre que lorsque l’on utilise un seul point d’accès durant de gros rassemblements, il est beaucoup plus facile de gérer les flux de participants. Faire en sorte que le lieu de l’événement soit accessible par différents moyens de transports est essentiel. Le personnel joue également un rôle primordial lorsqu’il se rend disponible pour renseigner les invités.

La bonne pratique à retenir ? Mettre à disposition des navettes pour les allées et venues des participants.

 

Sécurité et gestion des participants


Plus d’un million de personnes se sont déplacées en Russie depuis le monde entier. La Russie, avec l’aide d’une équipe rigoureuse de 17000 volontaires, a su gérer la situation, notamment en dispersant les supporters entre les stades de Saint-Pétersbourg et d’Olympique Ficht. Cela a nécessité beaucoup de préparation et d’anticipation en amont l’événement pour que tout se déroule pour le mieux.

La gestion des participants c’est déroulé comme prévue grâce au FIFA Fan ID lié à leur passeport. Considéré comme leur pièce d’identité tout au long de la Coupe du Monde, elle leur a permis de voyager à travers la Russie.De plus, on remarquera les 4 contrôles de sécurité nécessaires pour accéder aux stades. Cela montre l’attention portée à la sécurité par les organisateurs. Comme un badge, le FIFA Fan ID des supporters a aidé l’équipe organisatrice à gérer à la fois la logistique et la sécurité de cette Coupe du Monde.


#NotreConseil


Cela nous montre l’importance du badge pour votre événement ! Il est primordial d’avoir un service de sécurité et un staff adéquat pour les grands rassemblements. Les participants doivent se sentir parfaitement accueillis.

La sécurité est une problématique majeure sur les manifestations majeures, assurez-vous donc que des mesures adaptées soient prises. Nous vous recommandons d’impliquer du personnel pour gérer le trafic entre les différents lieux de votre événement. Il est aussi important que les volontaires soient informés des procédures et participent aux exercices.

S’exercer et exécuter les procédures est très important pour l’événement. Ainsi, on évite les mauvaises surprises et les crises de stress au dernier moment !

 

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L’atmosphère de l’événement

L’atmosphère et la convivialité contribuent fortement à la création d’une expérience unique. Une ambiance bien présente lors de la Coupe du Monde 2018 !

Après les matchs, les supporters ont pu se rassembler dans les fanzones ou dans la rue pour célébrer. Afin que les soirées ne deviennent pas violentes, la police russe a été sollicitée ainsi que des agents de sécurité privés ! Les événements n’ont pas dérapés, comme en France lors de la finale, lors de laquelle les autorités n’étaient pas préparées à un engouement national.

#NotreConseil

Il est toujours important d’insuffler une atmosphère propre à vos événements. L’interactivité est un levier qui vous permettra de créer un climat de convivialité et d’échange.

Les systèmes de votes et de quiz vous permettent par exemple de tester votre audience et de les impliquer dans l’événement.

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En conclusion


La Russie a su un très bel exemple d’event management lors de cette Coupe du Monde. Nous espérons donc que vous avez apprécié (et retenu) les best practices que nous proposons dans cet article pour que vos événements soient tout aussi réussis et restent gravés dans les mémoires 🙂

 

 

 

 
 
 
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