Pourquoi une application de check-in fluidifie l’expérience ?

L’émargement de vos invités est un moment important de votre événement. Le check-in reflète l’image de celui-ci puisqu’il est le premier aperçu que vos invités auront. De plus, et je pense que vous le savez mieux que moi, il peut être délicat d’utiliser “l’ancienne méthode” lorsque vous attendez un grand nombre d’invités.

Rappelez-vous ces moments de solitude lorsque vous vous trouviez devant une queue considérable de personnes impatientes, et qu’il fallait rechercher le nom de chacune d’entre elles dans votre liste papier, aidé de votre stylo bille, pour enfin les émarger. Avec le stress et tout ce qu’il en découle, impossible de ne pas s’arracher les cheveux !

C’est là que les applications de check-in font leur apparition. Pratiques, facilement téléchargeables sur un smartphone et simples d’utilisation, découvrez tous les bénéfices de ces nouveaux outils d’émargement.

 

 

 

COMMENT ÉMARGER AVEC UNE APPLICATION DE CHECK-IN ?

 

Il n’a jamais été aussi simple d’émarger vos invités qu’avec une application de check-in.

En effet, il vous suffit d’intégrer votre liste de participants à votre outil, directement depuis un fichier Excel par exemple, afin que votre liste se retrouve dans votre application. Ensuite, deux options s’offrent à vous : scanner les badges de vos invités  depuis votre application grâce à des QR codes, ou bien en demandant directement le nom de la personne que vous écrirez dans l’app, afin de l’émarger en moins de 3 secondes !

 

POURQUOI UNE APPLICATION DE CHECK-IN FLUIDIFIE-T-ELLE L’EXPÉRIENCE ?

 

Gain de temps

Ce n’est pas une blague, et vous vous en rendrez immédiatement compte après avoir utilisé une application de check-in pour la première fois ! 😉

Ces petits trésors vont changer votre manière de réaliser votre check-in en vous faisant gagner un temps énorme. Muni de votre téléphone avec l’application ouverte, vous n’aurez besoin de rien d’autre pour émarger vos invités. Vous aurez besoin d’un téléphone, et… c’est tout ! Et oui, c’est si simple que ça.

Vous pouvez dire adieu aux longues listes interminables en papier et aux longs tableaux “Nom / Prénom / Entreprise” qui demandent une rapidité d’exécution et une réactivité continuelle lors du check-in, générant davantage de stress. Et comme vous êtes un(e) organisateur(trice) d’événements à la recherche constante de valeur ajoutée, profitez de cet avantage afin de discuter avec vos invités ! Prenez le temps de les accueillir comme il se doit, et rendez l’expérience encore plus attractive.

 

Identité moderne

 

Laissez les papiers et stylos derrière vous, et prenez de la hauteur !

Le secteur de l’événementiel a toujours su s’adapter avec son temps, faisant appel aux nouveautés technologiques et organisationnelles pour créer toujours plus de moments uniques et inoubliables.

Un événement innovant va contribuer à améliorer l’image de l’entreprise et sa notoriété, en renforçant le lien de confiance avec vos invités. Cela passe par l’anticipation des organisateurs d’événements à l’égard de ces nouveautés, pour une entreprise pionnière et visionnaire au sein de son secteur d’activité. Et si vous n’êtes pas convaincu, croyez-en notre expérience d’experts de l’événementiel depuis plus de 7 ans.

C’est donc le moment de faire rêver vos participants, en rendant leur expérience simple, fluide et sans encombre. Une application de check-in est simple d’utilisation, sans aucune transition ou coupure. Vous offrirez ainsi une expérience totalement personnalisé à vos invités, avec un accompagnement sur-mesure et de qualité.

 

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Optimisation des badges

 

Facilitez la vie de vos invités !

Vous pouvez également optimiser votre processus d’envoi de badges grâce à des plateformes événementielles tout-en-un telles que Eventdrive. Cette dernière vous permet de réaliser vos campagnes d’emailing avec vos badges y figurant. Ainsi, vous pouvez envoyer les badges en amont à vos invités, qui les conserveront précieusement dans leurs téléphones jusqu’au jour-j de l’événement.

 

Et parce que l’imprévu n’existe pas, vous aurez également la possibilité de créer des badges sur place pour ceux qui les auraient oubliés. La technologie… n’est-ce pas merveilleux ?

 

Différenciation

 

Be unique !

Une des tendances événementielles 2019 est de créer des événements différenciants, qui sortent des sentiers battus. En plus d’apporter une dose de fraîcheur à votre entreprise, vous vous démarquerez de vos concurrents ! Un petit investissement, pour un maximum de gains !

 

 

Tracking et exportation efficace des données

 

Retracez toutes informations d’émargement de vos invités grâce à votre application de check-in.

Une application de check-in fluidifie l’expérience de l’organisateur d’événements, par sa capacité à traquer facilement les informations relatives à l’émargement des participants. Par exemple, vous serez capable d’obtenir toutes les données quant à l’arrivée de chaque participant, et de donner du sens à ces informations. Vous pourrez constater l’heure exacte du pic d’émargement, ce qui vous aidera à connaître l’heure opportune pour préparer telle ou telle animation.

Avec Eventdrive, vous obtiendrez l’ensemble de ces informations sous forme de tableaux Excel, permettant l’exploitation simplifiée de ces données.

Alors si vous cherchiez une solution pour être plus rapide, efficace, moderne, différent, lors de vos émargements, il me semble que vous l’avez trouvée ! Pour obtenir plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous répondre. 🙂

 

L’intelligence artificielle et l’événementiel : une histoire qui ne fait que commencer

On ne cesse de vous le répéter : il est essentiel de suivre les avancées technologiques dans l’organisation de vos événements et être à la pointe du digital. Même si vous n’êtes pas passionné par ce secteur, vous avez la chance de travailler dans un secteur qui s’adapte assez facilement au changement. Au fil des années, les nouveautés ont défilé avec l’arrivée du digital. L’utilisation des applications mobiles s’est démocratisée par exemple et on voit de plus en plus des stands de réalité virtuelle.

Nous avons le plaisir de vous annoncer que le dernier bouleversement technologique en date est sur le point d’inonder vos événements ! Nous parlons bien entendu de l’intelligence artificielle. Ce terme est à la bouche de tous les scientifiques, marketeurs et chefs d’entreprise, mais qu’est-ce que c’est vraiment ? Et surtout, à quel point ce nouveau courant va-t-il impacter l’événementiel ? Eventdrive vous dit tout sur l’intelligence artificielle et sa relation avec l’événementiel.

 

 

 

L’intelligence artificielle, c’est quoi ?

 

Aussi connue sous le nom d’IA (on aime bien les diminutifs en France), l’intelligence artificielle est tout simplement la mise en œuvre simultanée de plusieurs techniques qui vont permettre aux machines d’avoir une sorte d’intelligence.

Même si on en entend parler que depuis récemment, l’IA a pour la première fois été évoquée dans les années 1950 par Alan Turing (vous avez vu le film Imitation Game ? C’est lui !). Dans son livre intitulé « Computing Machinery and Intelligence », il parlait déjà de la nécessité de donner aux machines une certaine forme d’intelligence. Pourquoi on vous parle de lui ? Car il a créé un test, le test de Turing, qui permet d’identifier l’intelligence artificielle. Le déroulé est simple : on confronte un humain à l’aveugle, dans un premier temps avec un autre humain, puis avec une machine. Les deux sont censés donner des réponses valides aux questions posées. Si le sujet n’arrive pas à discerner qui est qui, alors la machine est dite intelligente. Aussi simple que ça !

En bref, si une machine est capable de raisonner et produire des réponses similaires à celles qu’un humain pourrait avoir, alors on parle d’intelligence artificielle.

L’intelligence artificielle dans l’événementiel

 

Vous l’avez compris, l’IA est bien développée et nous entoure déjà dans notre vie quotidienne. Mais elle est aussi en train de bouleverser le monde du travail. Déjà, il est possible de limiter les tâches répétitives grâce à l’IA ou encore améliorer son business model. Si l’intelligence artificielle est maniée avec justesse, un véritable avantage compétitif peut en découler pour une entreprise.

 

Une véritable révolution est sur le point d’arriver, notamment dans l’événementiel. D’ailleurs, vous ne le savez peut-être pas, mais vous êtes sûrement déjà en train d’utiliser une des nombreuses applications de l’IA. Découvrons un aperçu des outils qui utilisent l’intelligence artificielle dans l’événementiel.

La reconnaissance vocale

Les assistants personnels tels que Alexa d’Amazon ou Siri d’Apple sont de plus en plus utilisés. Imaginez une utilisation similaire au cours de votre événement ! Au point d’information, une borne électronique pourrait être contrôlée par une machine. Vos invités n’auraient alors qu’à poser la question qu’ils souhaitent pour obtenir une réponse rapide. Par exemple, à quelle heure commence la prochaine conférence ou encore où se trouve la salle de gala ? Un gain de temps précieux pour vos collaborateurs et des retombées très positives sur vos événements si l’assistant virtuel prodigue les bons conseils au moment voulu.

  

La reconnaissance faciale 

Après votre douce et mélodieuse voix, c’est votre visage qu’on analyse. Maintenant, il n’y a même plus besoin de sortir son téléphone pour présenter son billet à l’entrée, il suffit de faire scanner son visage pour accéder au lieu de l’événement. L’avantage ? Fini les files d’attente interminables quand il y a une forte affluence ! Découvrez tous les avantages de la reconnaissance faciale dans nos tendances événementielles 2019

 

Les bracelets connectés

 

Idéaux pour contrôler l’accès à votre événement, les bracelets connectés sont un autre exemple de l’AI. La puce insérée dans les bracelets peut d’ailleurs être utilisée pour faciliter le paiement pendant l’événement, un peu à la manière d’un portefeuille virtuel. Particulièrement sécurisés, les bracelets connectés peuvent aussi être reliés aux réseaux sociaux ! Des utilisations infinies qui permettent une grande analyse de données en aval de l’événement.

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

 

Analyser le comportement de vos invités

 

Grâce à l’intelligence artificielle, il est désormais possible d’étudier le comportement de vos invités au cours de votre événement. Avant, on utilisait les sondages, mais leurs résultats étaient souvent biaisés. Dorénavant, grâce à l’installation de capteurs sur le lieu de votre événement, vous pourrez savoir précisément le parcours de vos participants, les conférences auxquelles ils ont assisté ou encore les interlocuteurs avec lesquels ils ont parlé.

 

Les Chatbots

 

Vous êtes sur le point d’organiser un événement de grande envergure et vous n’avez pas le temps de répondre aux nombreuses questions de vos participants ? Les chatbots, systèmes de communication automatisés, sont faits pour ça ! Véritables alliés de votre stratégie marketing, ils permettent de fournir des réponses rapides et personnalisées (dans la mesure du raisonnable) à vos participants. Le plus ? Ils sont utilisables 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 et ne nécessitent qu’un petit budget pour leur mise en place.

 

À quoi s’attendre dans le futur ?

 À la vitesse à laquelle vont les avancées technologiques, le secteur de l’événementiel risque d’être complètement bouleversé dans les années à venir. On peut facilement imaginer que l’accueil des événements sera bientôt assuré par des robots humanoïdes, créés pour imiter notre travail. Est-ce qu’un jour un robot sera capable d’organiser un événement de A à Z ? Fort heureusement, la science n’en est pas encore là, mais restons éveillés. 😉

 

Conçu pour être une véritable aide, l’intelligence artificielle est en train de révolutionner nos habitudes de consommation et l’événementiel n’y échappe pas. Déjà, de nombreuses compagnies se sont spécialisées dans l’offre de services liées à l’IA pour les professionnels de l’événementiel. On pense notamment aux solutions de concierges automatisés. L’outil technologique qu’est l’intelligence artificielle peut encore vous donner l’impression d’être dans un film de science-fiction et pourtant, il va falloir vous habituer, car ce n’est que le début !  

 

 

 

 

Pourquoi être organisateur d’événements est un des métiers les plus stressants au monde ?

Si je vous demandais de me donner la liste des cinq métiers les plus stressants au monde, vous me répondriez facilement : pompier, militaire, policier, pilote de ligne… Et vous auriez raison. Mais le cinquième métier le plus stressant n’est certainement pas celui auquel vous vous attendriez… Sauf si vous êtes… organisateur d’événements !

Car oui pour la sixième année consécutive, l’organisateur d’événement se retrouve dans le top 5 des métiers les plus stressants au monde.

Qu’y a-t-il de commun entre policier et organisateur d’événements me direz-vous ? Et bien, 11 critères objectifs, comme le nombre de déplacements, l’exposition aux yeux du public, les deadlines… Effectivement, tout de suite, on y voit plus clair.

Bien que les organisateurs d’événements n’aient pas à lutter contre un immeuble en feu (quoique…), ils doivent eux aussi combattre leur lot de catastrophes.

 

 

 

Pourquoi l’organisateur d’événements est-il stressé ?

 

Parce qu’il communique avec toutes les parties prenantes

 

 

L’organisateur d’événements est l’interface entre une pléthore d’interlocuteurs : client ou organisme organisateur, intervenants, participants, partenaires, collaborateurs… Il doit répondre aux attentes de chacun d’entre eux et optimiser les process pour éviter que la communication entre les parties ne se transforment en téléphone arabe.

Il est en général responsable de synthétiser les discours, les opinions et les intérêts de chacun pour en créer une vision globale et consensuelle. Cela demande beaucoup de vigilance, de diplomatie et d’organisation.

Il est souvent pointé du doigt comme responsable en cas d’imprévu. En effet, lorsque le résultat n’est pas au rendez-vous, la communication peut devenir compliquée. Il est primordial de s’accorder sur les rôles de chacun au sein du groupe et de définir les responsabilités de chaque partie prenante. Qui est garant des deadlines ? Qui prend les décisions en cas d’imprévu ? Pensez à tout mettre par écrit.

Choisissez le canal de communication le plus adapté à vos interlocuteurs, que ce soit les appels, les mails, les rendez-vous physiques ou même les fax. Lorsque j’organisais des événements pour un laboratoire pharmaceutique, les trois premiers mois, je relançais systématiquement les médecins par email… sans succès ! Le jour où j’ai décroché mon téléphone et où j’ai obtenu le contrat tant attendu dans les 5 minutes qui suivaient, j’ai changé de méthode. Cernez les personnalités avec lesquelles vous travaillez pour comprendre leurs leviers de motivation et leur façon de travailler. Car c’est finalement le propre de l’organisateur d’événements, d’être flexible et de s’adapter à ses interlocuteurs.

 

 

Parce qu’il est en première ligne le jour J

 

En tant qu’organisateur, voilà des semaines, voire des mois ou des années que vous anticipez le moindre imprévu : calcul des risques, visite des lieux, coordination du fil rouge, sélection du menu, test des outils, optimisation du contenu. Vous connaissez chaque détail par coeur. Place à l’événement !

Le jour J, l’organisateur est dans la ligne de mire des participants et de l’organisation à l’origine de la manifestation. Il est en effet le premier point de contact avec le reste du monde. On vous demandera ce jour-là d’être au taquet, super vigilant, et cela pendant une durée beaucoup plus longue que la moyenne. Vous êtes souvent sur place et opérationnel quelques heures avant l’ouverture, puis faites la fermeture et vous occupez du débrief.

Pas de temps de pause, pas de temps pour s’asseoir, pas de temps pour souffler.
Vous devez faire preuve d’une grande résistance au stress et à la pression.

Rassemblez une équipe qui saura vous soutenir le jour J. Transmettez-lui votre amour du détail, votre passion du métier. Construisez des partenariats, partagez l’agenda du jour avec vos collègues, déléguez… Vous travaillerez ainsi plus efficacement et plus intelligemment, et pourrez vous concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée. Pensez à prendre une pause déjeuner, à vous hydrater régulièrement et à vous asseoir dès que vous en avez l’occasion.

 

 

Parce qu’il est très (trop exigeant) avec lui-même

 

 

Les organisateurs d’événements sont généralement des travaillomanes perfectionnistes. Méticuleux dans leur travail, chaque détail compte. Ces soft skills sont largement valorisés dans le métier, mais ils ne doivent pas être sources de friction ou même saboter votre événement.

Votre objectif est en général d’organiser un événement unique, impactant, différenciant pour booster les chiffres de votre business. Cela me fait de la peine de l’écrire, mais qu’est-ce que la virgule manquante dans le titre de l’atelier 17 changera ? Est-ce que cela vaut la peine de tout imprimer de nouveau ? Votre sens de la perfection doit vous porter et vous soutenir dans vos objectifs, et non pas le contraire.

La connaissance de soi est une des plus grandes qualités des leaders – en tant qu’organisateur d’événements, vous devez absolument la travaillez. Posez-vous la question suivante : comment cette action répond-elle à l’objectif de mon événement ? Est-ce que si je change l’orientation de ces 4 chaises de 10 degrés l’expérience de mes invités en sera significativement améliorée ? La connaissance de soi vous donnera le pouvoir de décision dans des situations stressantes, à vous de la cultiver !

 

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Quelles solutions ?

 

Alors que les outils de productivité et de développement personnel fleurissent, les logiciels de gestion d’événements contribuent à apporter un tant soit peu de sérénité au quotidien des organisateurs. Ils transforment le coeur de leur métier, sans en transformer l’essence. Ces plateformes leur permettent de se libérer l’esprit pour se concentrer sur des missions à haute valeur ajoutée, ces missions sur lesquelles les organisateurs d’événements font la différence.

 

Source :

https://convene.com/catalyst/event-planning-most-stressful-jobs/

Pourquoi utiliser une application mobile dans mes événements ?

Selon une étude menée en 2018, 90% des Français se connectent au moins une fois par jour sur leur smartphone. Qui n’a jamais vécu ce sentiment de solitude quand en pleine plénière, tous les visages des participants sont tournés non pas vers la scène mais vers leurs genoux, les regards attirés par l’écran lumineux de leur téléphone portable.

La technologie prend une place prépondérante dans notre quotidien, et le secteur événementiel doit s’y adapter ! Quitte à ce que vos invités utilisent leur téléphone, autant que ce soit pour participer, échanger, networker. C’est donc le rôle de votre application mobile !

L’objectif ? Engager les participants pour leur faire vivre un événement unique et inoubliable. Le fait d’être acteur et non pas seulement spectateur permet à l’invité d’ancrer cette expérience dans sa mémoire. Et de se rappeler de votre marque des mois après votre événement !

 

 

 

UNE APPLICATION MOBILE DANS MON ÉVÉNEMENT, C’EST QUOI ?

 

Pas besoin de rappeler ce qu’est une application mobile j’imagine 😉 Une étude menée par Goldman Sachs a montré que plus de 75 % de la population mondiale possède un smartphone et ce nombre ne fait que croître. Malgré les exceptions qui confirment la règle (oui, il y en a !), la majorité de vos invités sont à l’aise avec le concept des applications mobiles et leur utilisation.

En tant qu’organisateur d’événement, vous êtes sûrement déjà friands des formules qui vous permettent de créer un site internet dédié à votre événement. Vous pouvez ainsi y indiquer toutes les informations nécessaires telles que le lieu où se tiendra l’événement, les horaires et toutes informations pratiques utiles. Vous pouvez aussi mettre le programme de votre événement, ainsi que le profil des conférenciers qui prendront la parole par exemple. Si vous êtes vraiment à la pointe de la technologie, vos invités peuvent également s’inscrire directement sur votre site. En revanche, si ce n’est pas encore le cas, nous vous invitons à nous contacter pour que nous vous présentions notre solution !

 

En utilisant une application mobile, toutes ces options sont disponibles sur smartphone et optimisées au format de votre appareil. Les avantages sont donc nombreux…

 

 

6 AVANTAGES DE L’UTILISATION D’UNE APPLICATION MOBILE

Une prise en main très facile

Les applications mobiles ont l’avantage d’être formatées pour des écrans beaucoup plus petits, leur utilisation doit donc être simplifiée par rapport à une navigation classique sur ordinateur. Le but est de rendre l’expérience de vos participants aussi facile que possible. Un enfant de 2 ans saurait s’en servir !

Centralisation de toutes les informations

Votre application mobile doit être le reflet de votre site internet. C’est pour cette raison que toutes les informations présentes en ligne depuis un ordinateur le sont également sur smartphone. Seule la navigation se fait différemment.

 

Une mise à jour en temps réel

Même point positif que sur ordinateur, une application mobile peut être mise à jour à n’importe quel moment. Les dernières informations en date sont donc disponibles pour vos invités. Ils peuvent suivre leur agenda personnalisé et savoir à quelle heure commence le prochain atelier !

 

 

 

Accessible n’importe où et n’importe quand

Le gros bonus d’une application mobile, c’est son accessibilité. Vous avez toujours votre mobile sur vous, n’est-ce pas ? Et bien en ayant votre téléphone avec vous, vous avez également votre application mobile et donc les informations concernant votre événement. C’est également pratique pour communiquer avec vos invités, grâce à un système de notifications push par exemple.

Un suivi statistique important

De la même manière que vous pouvez suivre les performances de votre site internet, l’application mobile permet un suivi statistique détaillé. Vous saurez ainsi ce qui a bien fonctionné et ce qu’il faudra améliorer dans votre prochaine application : nombre de connexions, services utilisés, taux d’engagement !

Un maximum d’interactivité

Un événement mémorable, c’est un événement durant lequel vous avez vécu une expérience unique. Et cette expérience unique passe avant tout par la création de liens. Une application peut vous aider dans ce sens.

Accessible n’importe où et n’importe quand

Le gros bonus d’une application mobile, c’est son accessibilité. Vous avez toujours votre mobile sur vous, n’est-ce pas ? Et bien en ayant votre téléphone avec vous, vous avez également votre application mobile et donc les informations concernant votre événement. C’est également pratique pour communiquer avec vos invités, grâce à un système de notifications push par exemple. 

En créant une session de questions / réponses

Idéal pour interagir avec l’intervenant ! Pour les plus timides, les questions peuvent être anonymes. Et vous gardez la main sur la situation, puisque les questions passent d’abord par vous avant d’être diffusées à l’orateur.

 

En imaginant un quiz

Le quiz est très apprécié pour son côté ludique. Certains organisateurs d’événements vont même jusqu’à reproduire le fameux Qui veut gagner des millions !

 

En proposant un vote

Il peut vous servir à communiquer après l’événement, à évaluer rapidement en une question la satisfaction de vos participants ou à introduire votre speech par un chiffre que vous aurez généré en direct.

 

En lançant un nuage de mots

Voici quelques idées de thèmes pour le nuage de mots :

  • Quelles sont nos plus grandes réalisations de l’année passée ?
  • Qu’est-ce que pour vous le management collaboratif ?
  • Résumez votre expérience avec VOTRE MARQUE en un mot.

 Mais comment créer cette fameuse application alors que vous n’êtes pas un développeur né ?

 

 

 

CHOISIR LA FORMULE EVENTDRIVE

 

C’est là qu’Eventdrive entre en jeu ! Nous vous proposons de créer une application mobile à l’image de votre événement en quelques clics seulement.

 

La personnalisation du design de votre application mobile

Le fonctionnement est très simple. À partir de votre interface administrateur, vous pouvez personnaliser le design de votre application : paramétrer les couleurs et les polices, intégrer votre logo, choisir les fonctionnalités que vous souhaitez voir s’afficher et bien évidemment, ajouter votre contenu. L’application mobile de votre événement est d’ailleurs en marque blanche, c’est-à-dire que vos participants ne percevront pas qu’elle a été construite avec Eventdrive.

L’embarras du choix

La webapp

Une webapp est une application mobile accessible et exécutable par le biais d’un navigateur Internet pour téléphone mobile. Elle n’est donc pas hébergée sur le téléphone directement mais est accessible grâce à une adresse web. En ce sens, une webapp ne nécessite pas une publication sur les stores. La personnalisation de votre application selon la charte de votre événement est bien sûr toujours possible. Un vrai gain de temps et de liberté pour vous !

 

L’application native

Si vous préférez que votre événement bénéficie de son application native dédiée, c’est également possible. Le participant devra alors se rendre sur les stores pour la télécharger et l’héberger, mais il l’aura à portée de doigt à tout moment ! Disponible sur Android et iOS, votre application native est facilement téléchargeable par vos invités et fonctionne sur tous types de supports.

 

Une pléthore de fonctionnalités

 

Partage d’informations

Le participant a accès à son agenda personnalisé avec des alertes automatique selon son inscription à certaines sessions. Il pourra également y retrouver les informations pratiques, le plan d’accès au lieu de l’événement, les coordonnées de contact…

Il peut également télécharger des fichiers (les présentations des intervenants par exemple !) dans la langue de son choix.

 

Networking

Les participants ont accès à l’annuaire de l’ensemble des participants, peuvent échanger en temps réel et même réserver des meetings.

Instaphoto

Créer des souvenirs est souvent une priorité pendant les événements. Vos participants pourront prendre des photos depuis l’application mobile, les partager sur le fil d’actualité de l’événement et réagir aux clichés des autres participants.

Mise en avant des partenaires

Vous pouvez en quelques clics créer une page dédiée à chacun de vos partenaires ou intervenants, liée à leurs réseaux sociaux ou à leur site web.

Interactivité

Parce que créer du lien entre les participants est un enjeu majeur de votre événement, nous avons développé des fonctionnalités ludiques et interactives :

Le tout avec retransmission en live pour un effet wahou !

À travers une plateforme de modération, vous pourrez choisir les activités qui sont ouvertes ou non. Ainsi, les participants n’auront par exemple pas accès à votre nuage de mots avant l’atelier.

Un accompagnement aux petits oignons

 

En cas de questions quant à la personnalisation de l’application mobile de votre événement, sa prise en main ou son déploiement auprès de vos convives, notre équipe d’experts se tient à votre disposition pour répondre à vos demandes, qu’elles soient techniques ou pas. Efficacité est notre maître mot !


Les applications mobiles sont particulièrement intuitives et créent le petit plus qui fait la différence. Elles sont donc un allié de taille pour vous démarquer ! En bref, faire le choix d’une application mobile pour votre événement, c’est une tranquillité d’esprit grâce à sa facilité de création, mais c’est surtout vous permettre de garder un lien avec et entre vos participants, en amont et en aval de votre événement. N’est-ce pas le souhait de tout organisateur ?


Découvrez comment Sigfox a utilisé l’application Eventdrive pour engager 400 collaborateurs à travers le monde  en simultané.

 

 

9 thèmes pour votre soirée d’entreprise

Votre client est clair : pour sa prochaine soirée d’entreprise, il souhaite marquer les esprits et surtout se démarquer de ses concurrents. Vous pourriez lui proposer d’organiser son événement dans un lieu insolite, mais son budget est assez limité. Il va donc falloir vous creuser les méninges pour faire de sa soirée un moment mémorable pour ses invités.

Pour y parvenir, rien de mieux que de proposer un thème à votre soirée ! Les possibilités sont nombreuses et les thématiques infinies. Que vous choisissiez d’orienter la soirée vers des consonances latines ou qu’elle soit à l’image de vos superhéros préférés, votre client sera forcément séduit.

Mais choisir le thème idéal en fonction des attentes clients, du budget alloué et des ressources disponibles n’est pas forcément facile. Eventdrive vous propose donc une série de 9 thèmes de soirée d’entreprise à mettre en œuvre, plus ou moins facilement.

 

 

 

Optez pour un thème de soirée d’entreprise qui fonctionnera à coup sûr !

 

 

Les années 20

Tout le monde se laisse séduire par une déco et un déguisement à la Gatsby ! Qu’on ait dévoré le roman ou pas, vu le film ou pas, les plumes, perles et bretelles en tout genre sont connues de tous. Très facile à mettre en place, il suffit de se plonger quelques dizaines d’années en arrière et mettre en place une décoration de style Art déco. Efficace et peu coûteux, ce thème est idéal !

 

 

Les Caraïbes

Qui n’a pas envie de vacances ? Imaginez vos invités se balader en tongs et chemise hawaïenne à votre soirée d’entreprise, un cocktail à la main. Alors même qu’ils seront entourés de leurs collègues, et possiblement sur leur lieu de travail, ils auront l’impression d’avoir un pied sur une plage des Caraïbes. Idéal pour se déconnecter, ce thème de soirée d’entreprise est très facile à installer. Déposez des noix de coco, fruits de la passion et autres fruits exotiques dans des corbeilles à fruits, réalisez une déco avec des coquillages et diffusez de la musique aux intonations festives. Le must ? Créez un petit coin plage en amenant du vrai sable !

 

 

Casino Royal

La plupart des gens n’osent pas l’avouer, mais passer une soirée au casino est souvent très apprécié. Installez quelques tables de black-jack, une roulette, voire même des machines à sous et le tour est joué ! Pour faire encore plus vrai, n’oubliez pas d’embaucher des croupiers le temps de votre soirée. Bien évidemment, ne mettez que de l’argent factice en jeu, le but doit rester l’amusement et non pas créer la ruine de vos collaborateurs. 😉

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

Misez sur la saisonnalité

 

 

Halloween

Vous prévoyez d’organiser une soirée au mois d’octobre ? N’hésitez plus, il suffit de surfer sur les tendances et préparer un événement d’Halloween. Pour la déco, c’est facile : disposez des (fausses) toiles d’araignées sur les murs, éparpillez des citrouilles dans toute votre salle et créez une ambiance de pénombre avec vos éclairages. Pour rendre l’événement un peu plus vivant, pourquoi ne pas proposer un concours de déguisement ? Le vainqueur pourrait gagner le droit d’avoir une place de parking à côté de l’entrée par exemple ! Chez Eventdrive, nous avions également organisé un escape game home made.

 

 

Pâques

Si au contraire, votre événement doit se tenir en avril, pourquoi ne pas choisir le thème de Pâques ? Sans s’orienter vers la consonance religieuse de la fête, choisissez plutôt la solution du chocolat ! Agrémentez votre lieu d’événement de fontaines au chocolat ou proposez des mignardises faites uniquement à base de cacao. Vous pourriez même aller jusqu’à organiser une chasse à l’œuf sur le lieu de votre événement, en cachant un prix spécial pour le meilleur de vos invités ! Original, non ?

 

Noël

Un thème classique me direz-vous, puisque toutes les entreprises organisent une soirée de Noël. C’est vrai et faux en même temps. Certes, la soirée de Noël est un incontournable, mais le thème est-il vraiment exploité à sa juste valeur ? Disposez des guirlandes, des boules et autres déco scintillantes à tout-va. Laissez les traditionnels chants de Noël enchanter les oreilles de vos convives. En plus du traditionnel « Secret Santa » qui permet d’offrir un cadeau à un collaborateur, pourquoi ne pas proposer un concours de dégustation de bûches de Noël ? En rendant l’événement interactif, vos invités seront charmés, c’est certain !

 

 

Place à la culture

 

 

La gastronomie à l’honneur

Vous prévoyez d’organiser une soirée au mois d’octobre ? N’hésitez plus, il suffit de surfer sur les tendances et préparer un événement d’Halloween. Pour la déco, c’est facile : disposez des (fausses) toiles d’araignées sur les murs, éparpillez des citrouilles dans toute votre salle et créez une ambiance de pénombre avec vos éclairages. Pour rendre l’événement un peu plus vivant, pourquoi ne pas proposer un concours de déguisement ? Le vainqueur pourrait gagner le droit d’avoir une place de parking à côté de l’entrée par exemple ! Chez Eventdrive, nous avions également organisé un escape game home made.

 

 

Un tour du monde en une soirée

À l’image du thème précédent, vous pouvez aussi choisir de mettre un (ou plusieurs) pays à l’honneur au cours de votre événement. Vous êtes plutôt paella et flamenco ? C’est parti pour l’Espagne ! Au contraire, vous préférez manger de bonnes pâtes avec une sauce préparée avec amour ? Direction l’Italie ! Le froid, le sirop d’érable et la poutine vous font rêver ? Traversons l’Atlantique et rendez-vous au Canada ! Bref, les possibilités sont infinies (ou presque) pour donner une teinte étrangère à votre événement d’entreprise. Ce thème peut facilement être exploité et pourrait rythmer plusieurs de vos soirées si vous voulez continuer votre tour du monde…

 

Mettez l’art en avant

Votre soirée d’entreprise pourrait être l’occasion de familiariser vos invités à l’art. Si vous en avez la possibilité, organisez votre événement dans un musée et organisez une quête au cours de la soirée. En disposant des indices un peu partout, vous rendrez votre événement interactif, ferez découvrir de magnifiques pièces d’arts à vos invités et leur en mettrez plein la vue ! Bien que nécessitant une organisation en amont avec la mise en place de la quête, ce thème est idéal pour rendre la soirée vivante, alors même qu’on se trouve dans un musée !

 

Les possibilités de thèmes de soirées d’entreprise sont multiples. Ici, nous vous avons présenté ceux qui nous semblent les plus pertinents. Mais vous pouvez aussi faire le choix de créer votre événement en lien avec votre film préféré, autour d’une seule et même couleur ou encore selon une période qui a marqué notre histoire (on aime particulièrement les soirées qui traitent de la préhistoire…). Bref, à vous de choisir ce qui compte le plus pour vous. N’oubliez pas de penser à tous les détails : la décoration, la cuisine et l’ambiance musicale. Sans oublier de donner le nom du thème à vos invités pour qu’ils puissent préparer un petit déguisement pour l’occasion !