Comment construire mon site d’inscription ?

Le site d’inscription est en quelque sorte la vitrine de votre événement, en complément du mail d’invitation. Il reflétera l’image de votre marque, c’est pour cela qu’il doit être à la hauteur !

Construire un site d’inscription, c’est bien beau, mais à quoi sert-il exactement ?

🎯 Les objectifs de votre site d’inscription :

  • Convertir les invités en participants confirmés
  • Véhiculer une image de marque de confiance et professionnelle
  • Récupérer de l’information
  • Vous faire gagner du temps !

C’est pourquoi, aujourd’hui nous avons décidé de fournir tous les tips et méthodes afin de construire un site d’inscription canon ! Si vous êtes dans l’impasse, Eventdrive sera toujours là pour vous conseiller. D’ailleurs, n’hésitez pas à nous contacter si des questions persistent.

 

📣 Partager les bonnes informations

N’oublions l’objectif numéro 1 de votre site d’inscription : convertir vos invités en participants confirmés ! 🙂

Lorsque votre invité arrive sur votre site d’inscription, il doit obtenir toutes les informations nécessaires à orienter son choix.

En quelques secondes, le site doit répondre à ces questions :

  • Qu’est-ce c’est ? Quelle est la proposition de valeur ?
  • Pourquoi s’inscrire à cet événement ? En quoi cela sert son intérêt, qu’est-ce que cela va apporter à l’invité ?
  • En quoi cela va faire vivre une expérience « wahou » ?
  • Est-ce que c’est fiable ? Qui sont les partenaires, sponsors, presse…?
  • Quelle est la prochaine étape ? Quelle est l’action à mener sur le site ? Formulaire à remplir ?

Comme nous l’avons précédemment évoqué, le site d’inscription est la vitrine de votre événement, alors il est primordial d’y retrouver toutes les informations de base de votre événement. Ainsi, l’heure, la date, le lieu, le thème, les grandes lignes de l’agenda et les intervenants par exemple, doivent figurer sur votre site. Je compte sur vous ! 😉

💌 Donner envie

Véhiculer une image de marque de confiance et professionnelle

Votre site d’inscription représente le premier point de contact avec vos invités.

La cohérence doit primer lors de la construction de votre site d’inscription, en respectant la charte graphique de votre entreprise et également le thème de l’événement. Cela incitera davantage vos invités à remplir le formulaire d’inscription, en toute confiance. Alors on n’oublie pas : faire apparaître les mêmes codes couleurs et le wording de l’entreprise afin de ne pas perdre vos invités !

Véhiculer une image de marque de confiance et professionnelle

Par dessus tout, votre site doit donner envie aux participants de s’inscrire, et cela passe aussi par le design de votre site d’inscription !

Celui-ci sera la vitrine de votre événement, comme une sorte d’avant-première. C’est d’ailleurs à partir de l’inscription du participant que commence son expérience. On appelle cela l’Attendee Experience (AX), qui est de plus en plus prisé par les organisateurs et organisatrices d’événements.

Vous pouvez vous faire plaisir quant au choix du design de votre site d’inscription an laissant parler votre créativité, tant qu’il respecte le thème de votre événement et qu’il reste lisible. Par exemple, il faut minutieusement choisir ses photos de fond afin qu’elles ne soient ni trop sobres, au risque d’être inutiles, ni trop chargées, au risque d’être totalement illisibles.

Pour vous accompagner dans la construction de votre site d’inscription,
l’équipe Eventdrive vous a concocté quelques exemples de sites
qui ont fait fureur auprès de nos clients et de nos collaborateurs !

⌚️ Gagner du temps

Pour vous et pour vos invités !

En effet, construire un site d’inscription va vous faire gagner un temps fou. Lorsque vous utilisez des logiciels comme Eventdrive, il vous est possible de construire un site d’inscription en quelques minutes seulement, grâce à des templates préconçus et personnalisables.

Liées à votre back-office, les informations récupérées depuis votre formulaire sont automatiquement répertoriées, afin de mieux gérer vos invités. Vous avez accès en un clic aux invités confirmés et refusés, ce qui facilitera vos relances.

Et tout cela, sans une seule ligne de code !

💻 Recueillir les données

Récupérer des data

Les données de vos participants sont ultra précieuses. D’ailleurs, la data ne serait-elle pas le nouvel or noir de notre temps ?

Dans tous les cas, il vous faut ces données pour optimiser vos processus d’inscription à l’avenir.

Pour cela, nous allons utiliser un formulaire d’inscription. Au sein de celui-ci, le participant va partager ses informations personnelles. Il y donnera explicitement son consentement, grâce à l’option (qui n’est pas vraiment une option) dédiée à la politique de confidentialité de votre entreprise. Autrement dit, le formulaire est conforme à la loi RGPD. Donc aucun sang d’encre à se faire ! 🙂

Créer un formulaire d’inscription

Il doit être le plus simple et le plus lisible possible. Pensez à mettre en valeurs vos boutons d’action (ou CTA) grâce à des couleurs plus vives.

N’hésitez pas à également le personnaliser un maximum, en intégrant des conditionnements logiques par exemple. Ils vous permettront d’ajuster la suite des questions par rapport à vos précédentes réponses. Si votre invité se rend sur l’événement en avion, demandez-lui s’il préfère être conduit en taxi ou s’il a sa propre voiture. De la réponse qu’il choisira, découlera d’autres questions.

Dans votre formulaire, n’hésitez pas à récupérer les informations personnelles de vos invités, qui vous seront précieuses lors de l’organisation de votre événement. Demandez par exemple quelles sont leurs habitudes alimentaires, leurs allergies, leur moyen de déplacement… etc.

Et si la plateforme que vous choisissez est bien faite, ses données sensibles pourront être supprimées automatiquement au lendemain de l’événement.

 

Voilà, vous avez toutes les clés en main pour construire un site d’inscription à la hauteur de votre événement ! Découvrez comment créer un site d’inscription de folie en quelques minutes seulement en demandant une démo, il suffit de cliquer juste ici.

Pour vous accompagner dans la construction de votre site d’inscription,
l’équipe Eventdrive vous a concocté quelques exemples de sites
qui ont fait fureur auprès de nos clients et de nos collaborateurs !

15 activités de teambuilding

Le teambuilding connaît un certain succès depuis ces dernières années. Il est de plus en plus demandé par les salariés en entreprise car il est fédérateur, collaboratif et permet de renforcer les liens auprès des équipes de travail.

Une entreprise est constituée de plusieurs salariés, qui une fois tous réunis, ne forment plus qu’une entité à part entière ! Pour cela, il est important de montrer que chaque personne est importante et cela passe notamment par les activités de teambuilding. Alors surprenez vos collaborateurs en leur proposant des idées créatives auxquelles ils ne s’y attendront pas ! 😉

1.Tour en 2CV autour de Paris

« Bonjour ma soeur. Je suis en panne… ! »

Qui n’a jamais rêvé de se balader dans Paris avec une deux chevaux ? Véritable symbole d’une époque, à l’allure élégante et qui a marqué notre enfance, vous trouverez de nombreux sites internet où il vous est possible d’organiser une balade en 2CV. Octroyez à vos collaborateurs un moment magique, dans la plus belle ville du monde ! Prenez garde à ne pas finir comme la bonne soeur…

2.Tour en side-car

« Je parie que j’vais encore me cochonner ! »

Restons dans l’univers de l’automobile. Connaissez-vous les side-cars ? Ces motocyclettes accompagnées d’une troisième roue latérale. Arborez un style rétro et vivez un vrai moment de liberté avec vos collègues !

 

3.Tour en voiture de collection

Beauté divine !

Je suis prête à parier que vous faites toujours signe à la personne qui est à côté de vous lorsque vous voyez une voiture de collection passer… Et bien n’attendez plus, et faites rêver vos collègues en partageant ce moment de fierté, à bord d’une voiture qui marque les esprits !

4.Démonter une voiture dans un temps imparti

Faites travailler les méninges de vos collaborateurs en leur proposant de démonter une voiture !

Oui, vous avez bien lu. Pour ceux qui s’y connaissent en mécanique, ce sera sûrement un jeu d’enfant. Ainsi, ils pourront travailler avec les membres qui s’y connaissent un peu moins dans le domaine, afin de collaborer tous ensemble sur un même projet. Et évidemment, en respectant le temps imparti !

5.Tournoi de beer pong

Allez, cul sec !

On vient de m’annoncer dans le micro qu’il ne fallait trouver que des idées de teambuilding sobres… 👀 Gardez le secret et faisons un écart pour cette fois… Que celui ou celle qui n’a jamais fait un beer pong de sa vie me lance la première pierre ! Cette activité a le don de réunir tout le monde, sans exception. Une bonne solution pour créer du lien entre les équipes. À la vôtre !

6.Jeux-olympiques

Parce que l’on n’a pas le temps de niaiser !

Mettez le physique et la stratégie de vos collaborateurs à rude épreuve afin qu’ils prouvent leur bravoure ! Inspirez-vous des jeux-olympiques actuels et organisez une série d’épreuves : basket, relais, lutte, tir à l’arc, tir à la corde, etc. L’équipe qui remporte le plus d’épreuves sera nommée championne !

7.Création d’une peinture géante à plusieurs

La mission d’aujourd’hui : créer !

Différent de l’initiation au dessin, ici le but n’est pas d’apprendre à bien dessiner en respectant un modèle de construction précis, mais créer une seule et même oeuvre totalement unique, où chacun aura apporté sa touche personnelle. Chaque coup de pinceau se mélangera à celui des autres pour ne former qu’un tout. Finalement, une belle analogie de l’entreprise, où chaque personne a son rôle à jouer grâce à ses compétences personnelles, pour ne représenter qu’une entité.

8.Épreuve topchef en équipe

 « Je veux voir du vert dans vos assiettes ! C’est parti, vous avez 45 minutes !”

Vous avez compris le concept. Des équipes de 3/4 personnes auront un thème culinaire précis à respecter : un plat à base d’oeufs uniquement, un plat à base de légumes… Mais vous pouvez aussi varier les conditions de préparation du plat. Par exemple, en cuisinant dans le noir ou bien avec une main derrière le dos ! Un moment de rires, qui réveille les papilles !

9.Épreuves pâtisserie

Vous êtes plus sucré que salé ?

Alors pourquoi pas organiser des épreuves culinaires exclusivement consacrées à la pâtisserie ! Il arrive parfois d’assister à de vrais chefs-d’oeuvre, des « constructions » sans pareil. Est-ce que vos collaborateurs pourront en faire autant ? Ça va pas être de la tarte ! 🥧

10.Soirées à thème super beauf

“Que dit une bière quand elle tombe dans l’eau ? Je sais panaché.”

Vous voyez un peu mieux l’ambiance de votre prochaine activité de teambuilding ? Prérequis indispensables : claquettes/chaussettes, des bières, humour macho, ballon de foot, le journal de L’Équipe, la playlist Johnny Hallyday et une coupe de cheveux mulet entre autres ! Incarnez également vos personnages beaufs préférés et vivez une activité de teambuilding de folie !

11.Tournoi de petanque thème « Marinière et Ricard à Gogo »

Et un petit ricard, un !

Que diriez-vous de quelques parties de pétanques sous “le soleil de Marseille” pour divertir et motiver vos équipes ? Un peu de compétition, accompagné de sa marinière et d’un petit ricard ça ne fait pas de mal au moral.

12.Tournoi de bubble foot en salle

Parce que le ridicule ne tue pas !

 Il parait qu’il rend plus fort même… En attendant voilà ce que je vous propose : du bubble foot ! Il s’agit d’un sport un peu particulier qui consiste à enfiler une sorte de bulle géante protectrice et de jouer au foot en risquant de rebondir sur ses collègues. Une bonne dose de fun et de rires assurée !

13.Création d’une fresque murale avec des photos

Ça tombe bien car vous aviez justement émis l’idée de changer prochainement la déco de vos bureaux… 😏

Réalisez une fresque géante sur un des murs de vos locaux en accrochant des dizaines de photos d’équipe, en respectant un certain ordre, par exemple en respectant l’ordre chronologique ! Au final, c’est du gagnant-gagnant : nouvelle décoration + preuve d’une certaine complicité entre les équipes.

14.Cours de sport

C’est l’heure des squats !

Organisez un cours de sport collectif afin de tester le mental d’acier de vos équipes ! Le sport est un excellent moyen de tester physiquement et mentalement et de montrer que l’on est sans cesse capable de se surpasser, si on travaille ensemble !

15.Challenge vidéo

Marquez les esprits dans la durée en réalisant un challenge vidéo !

Il peut se présenter de différente manière. Par exemple, en faisant du cinéma et ce n’est pas chose aisée. Il faut s’organiser en équipe pour trouver une idée, l’exprimer, la jouer… Une activité créative et productive, avec à la fin une session visionnage des courts-métrages des autres équipes. 🎥

Vous voilà paré à organiser des activités de teambuilding de folies ! Soyez à l’affût de nos prochaines sorties d’articles, car je vous l’annonce en avant-première, il y aura une suite ! En attendant, n’hésitez pas à découvrir notre second article sur « 10 idées d’activités de teambuilding ! »

Les clés pour promouvoir son séminaire en interne

Les séminaires internes sont propices à la création de liens entre les employés d’une entreprise. 

Ils vont avoir pour objectifs de fédérer les employés, les remercier, renforcer la cohésion et la culture d’entreprise et aussi de créer de la valeur humaine

La communication interne de votre événement va alors jouer un rôle crucial quant au bon déroulé de celui-ci. En effet, tous les salariés doivent être tenus informés en temps en heure, afin de ne pas manquer cet événement unique !

Alors, pour réussir à rassembler vos collaborateurs, une stratégie de promotion interne efficace va devoir être mise en place, en utilisant les canaux de communication adéquats. Vous êtes prêt à recevoir nos conseils ? Allez, c’est parti ! 🚀

Promouvez votre événement par email 💌

L’email est un moyen relativement efficace de communication, et d’autant plus pour faire la promotion de son séminaire en interne.

L’email est un canal facile d’utilisation, utilisé par tous les salariés d’une entreprise. Soyez sûr d’atteindre tous vos collaborateurs en un rien de temps !

De plus, ce canal a l’avantage d’être facilement automatisable, en programmant à l’avance ses envois et ses relances. Une fois votre plan de campagne d’emailing en tête, il ne vous reste plus qu’à programmer vos mails en suivant un rétro planning. 

Vu qu’on est plutôt cool chez Eventdrive, voilà un petit aperçu de ce à quoi cela peut ressembler :

 

Ensuite, adaptez votre objet de mail selon votre cycle d’envoi, par exemple, vous pouvez écrire [SAVE THE DATE] dans votre objet lors de l’envoi de votre premier mail. Apprenez à choisir l’objet parfait pour votre e-mail juste ici

Indiquez toutes les informations essentielles dans le corps de votre mail comme la date et le lieu de votre événement. N’oubliez pas d’ajouter un call-to-action qui redirigera vos invités vers le site web de l’événement ! Et pourquoi me demanderez-vous ? Je vais vous expliquer. 😉

Créez un site web événementiel 💻

Créer un site web est essentiel.

En effet, vos invités doivent pouvoir accéder n’importe quand et n’importe où aux informations de l’événement en interne. 

Gardez en tête que votre page d’événement est votre mur d’informations. C’est pourquoi il est important de retrouver certaines informations essentielles. Cette liste est non-exhaustive et c’est à vous de choisir ce que vous souhaitez faire apparaître sur votre page web. Parmi les informations que vous pouvez afficher, il y a : 

  • La date et l’heure de l’événement, un basique.
  • Les moyens d’accès au lieu : les transports à proximité, les navette prévues à cet effet etc.
  • La description de l’événement : énoncez quels sont les objectifs et les avantages pour les participants.
  • Un formulaire d’inscription, afin de récupérer la liste de toutes les personnes qui seront présentes ou pas pour votre événement. Ainsi, n’oubliez pas d’ajouter une case à cocher “Je pourrais être présent(e) à cet événement. OUI / NON”.
  • Un compte à rebours : cela amène un aspect d’immédiateté et d’excitation quant à l’arrivée de l’événement. 
  • Afficher les liens vers vos principaux réseaux sociaux si vous souhaitez engager vos collaborateurs sur ces canaux. Profitez-en pour partager le hashtag de l’événement.
  • La liste des conférenciers, des intervenants et des partenaires.

Si vous souhaitez en savoir plus, découvrez tous nos conseils pour créer un site d’inscription canon !

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Communiquez sur l’intranet 👩‍💻

Si vous travaillez dans une grande entreprise, vous utilisez sûrement un intranet.

Intranet signifie la mise en réseau d’informations pour la gestion de l’entreprise et permet de centraliser toutes les informations relatives à votre société au même endroit.

On y retrouve de nombreux articles, des activités et toutes les actualités du moment ! L’occasion de mettre votre événement en avant aux yeux de tous. Vous pouvez interroger vos collaborateurs et créer de l’engagement autour de votre événement afin de faire augmenter sa visibilité. 

En utilisant des mots clés précis et en attribuant un titre à votre événement en interne, vous facilitez la recherche de celui-ci au sein de l’intranet !

Devenez réalisateur grâce à la vidéo 🎥

Réalisez une courte vidéo “teasing” de l’événement à venir, que vous diffuserez sur les différents écrans de votre entreprise peut être un bon moyen de promouvoir son événement en interne.

Par exemple, sur celui du hall d’entrée afin que toutes les personnes présentes soient tenue informée, ou bien par mail, sur votre outil de communication interne, par message privé… La vidéo a l’avantage d’être virale et de pouvoir être facilement partagée.

L’objectif de votre vidéo est de donner envie de venir à votre événement en poussant le spectateur à passer à l’action suivante, c’est-à-dire de s’inscrire et de tout faire pour être disponible le jour-j. 

Voilà quelques tips pour réaliser votre vidéo teaser

  • Écrivez un script afin d’ordonner le déroulé de votre vidéo. Listez le matériel dont vous aurez besoin, des logiciels et des compétences nécessaires pour monter la vidéo.
  • Choisissez un porte-parole. Évidemment, ce n’est qu’une possibilité et cela dépend avant tout du type d’événement interne qui aura lieu. Pour une conférence animée par un intervenant reconnu ou le PDG de l’entreprise, il peut être intéressant que le message soit délivré par cette même personne.
  • Finissez votre vidéo sur une action que le spectateur doit faire, comme aller regarder dans ses emails et cliquer sur le lien pour s’inscrire à l’événement.

Si la vidéo est un sujet qui vous intéresse, découvrez notre article complet “Comment promouvoir votre événement grâce à la vidéo”.

Voilà, vous avez toutes les clefs pour promouvoir votre événement en interne ! Vidéo, intranet, e-mail… Le numérique reste l’un des moyens les plus efficaces pour transmettre l’information à grande échelle, afin d’être vu par tous !

N’hésitez pas à découvrir nos autres articles pour compléter votre recherche. 😉

5 façons de mener une enquête de satisfaction

Vous finissez de préparer l’organisation de votre futur événement qui va avoir lieu dans les semaines à suivre. Votre to-do list parfaite a été bien complétée : 

Si vous avez oublié cette dernière étape, pas de problème, je vais vous expliquer pourquoi il est essentiel de réaliser une enquête de satisfaction et comment la diffuser efficacement. 

Et si vous êtes juste en manque d’inspiration….ne vous inquiétez pas, je suis là pour ça (après tout, ça arrive à tout le monde d’être dans les choux) !

Allez, here we go !

Pourquoi est-il important de créer une enquête de satisfaction après son événement ?

Si vous organisez des événements, c’est parce que vous adorez ça, je me trompe ?

Et je sais pertinemment que ce qui vous rend heureux(se), c’est la satisfaction même de vos invités. 😉

L’objectif numéro 1 de tout événement est sa réussite. La réussite dans l’organisation, dans le repas, dans l’animation, dans le choix du lieu, dans le programme proposé, etc. C’est cet ensemble d’éléments qui va compter dans l’avis final de l’invité. Et pour recueillir cet avis, vous pouvez utiliser différentes méthodes de récolte. 

En identifiant une tendance générale et en examinant les avis plus spécifiques des participants, il sera possible d’apporter des améliorations à vos futurs événements afin qu’ils ne cessent de se perfectionner.

Pop up à la fin de l’application : future is here

 

Les applications événementielles, ça vous parle ? Non ?

Alors je vous propose d’aller vous renseigner juste ici ! Mais pour faire court, l’objectif d’une application événementielle est d’engager vos participants au sein de votre événement grâce à des fonctionnalités de networking, de vote, de sondage, de partage de photos et bien plus encore.

Votre application événementielle va également vous permettre de réunir toutes les données relatives à votre événement au sein d’une seule application comme le propose l’application Eventdrive : programme de l’événement, numéros des salles, noms et contacts des intervenants, des sponsors et des partenaires, plan de l’événement…

L’avantage de cette application est sa portée au sein des participants. De plus grâce à la fonctionnalité “sondage”, il vous est possible de créer une enquête de satisfaction accessible simplement depuis l’app. Il suffit de demander à votre audience en fin d’événement de répondre à l’enquête, afin de participer à l’amélioration de votre événement et le tour est joué ! Résultat : Vos collectez immédiatement toutes les réponses et de manière simultanée. Comme on dit dans le milieu : “Ça c’est fait !”

Enquête via le mail : simplicité et efficacité

Le mail est aujourd’hui le canal le plus utilisé pour envoyer une enquête de satisfaction.

Il permet de recueillir un nombre élevé de résultats d’enquête en une fois. Il suffit de programmer votre campagne d’emailing afin de l’envoyer directement à tous vos participants après votre événement. 

Avec le mail, vous pouvez segmenter facilement vos envois en fonction du statut de l’invité. Votre destinataire est-il un client ? Un salarié ? Un journaliste ? Un sponsor ? Votre enquête de satisfaction devra être personnalisée pour que les réponses soient les plus pertinentes possibles.

Besoin de petits tips pour créer votre enquête de satisfaction en ligne ? Il existe pour cela de nombreux outils gratuits afin de créer votre questionnaire, comme SurveyHero, SurveyMonkey, Google Forms, ou encore Typeform par exemple.

Solution sur tablettes : vive le digital !

 

 

Lors de salons événementiels ou bien de lancements de produits, vous avez sûrement déjà vu des hôtes et hôtesses avec un Ipad à la main, passant demander aux invités de répondre à une enquête de satisfaction directement depuis la tablette. Alors dites adieu au papier et bonjour au digital !

Les tablettes ont la possibilité de fonctionner en toute autonomie si elles sont mises en libre accès au sein de votre événement. Des hôtes ou hôtesses peuvent aussi bien aller quérir des invités, accompagné(e)s de leur tablette respective. 

La deuxième option a l’avantage d’apporter de l’humain lors de ce processus, mais la première option apporte de l’indépendance et permettra peut-être aux invités d’être davantage honnêtes. La société inkidata et TouchQuizz vous proposent des tablettes numériques ainsi que des bornes digitales pour réaliser efficacement vos enquêtes.

Borne digitale de satisfaction : parce que c’est rigolo

Les bornes digitales sont idéales pour récupérer rapidement de la donnée. En effet, leur mode de fonctionnement s’avère être relativement simple : la borne est généralement constituée d’une ou plusieurs questions auxquelles il faut répondre en appuyant sur un des différents boutons proposés. Il s’agit souvent de “smileys” composés d’expressions variées, de “très insatisfait” à “très satisfait”. 

Son avantage : sa facilité d’installation et son accessibilité. Assemblée en quelques minutes et sans le moindre fil, cet outil ne requiert pas un grand investissement temporel de la part de l’invité. Cependant, attendez-vous à des données moins précises avec une marge de liberté réduite dans le nombre de questions demandées. 

Pour ce genre de méthode, vous pouvez demander : “Avez-vous apprécié le format de la conférence?” ou “Attribuez une note globale à l’événement” ou encore “Êtes-vous satisfait des intervenants ?” par exemple.

borne satisfaction

Enquête papier : la vieille école

Après toutes les options énoncées précédemment, il est possible que la nouvelle ère du numérique ne vous ait pas encore conquis. Ce n’est rien, vous avez toujours l’option de réaliser vos enquêtes grâce à des formulaires papiers ! 

En revanche, cela s’accompagne de quelques inconvénients. Si des milliers de personnes se trouvent sur votre événement, il sera compliqué de toutes les interroger et vos formulaires papier risque de ne pas être vus et même de ne pas être remplis. De plus, vous serez contraint d’imprimer des centaines voire des milliers de formulaires, pas terrible pour l’environnement.

J’espère que parmi ces différentes possibilités, vous trouverez la solution qui vous convient le plus selon le type d’événements que vous organisez. 🙂

Vous souhaitez connaître les 9 questions à absolument poser dans votre enquête de satisfaction ? Alors découvrez notre article juste ici !

Réussir la communication d’événement : comment diffuser de l’information le jour J ?

Le grand jour est enfin arrivé : votre événement est sur le point de commencer. Tout est prêt : le traiteur est en place, le DJ a déjà commencé à mettre l’ambiance, les différentes salles sont installées et vous avez bien pensé à envoyer un rappel à tous vos invités il y a quelques jours. Mais on le sait bien, tout ne se passe jamais comme prévu. Les aléas et imprévus de dernières minutes font partie de la vie d’un événement. Il est souvent difficile de les éviter, mais comment faire pour atténuer les dégâts ? Tout simplement grâce à une communication d’événement efficace.

D’ailleurs, que vous ayez des soucis ou pas le jour J, vous devez absolument rester maître de votre communication. Alors quelles sont les différentes solutions qui s’offrent à vous. Eventdrive vous fournit ses conseils pour diffuser de l’information efficacement le jour de votre événement en vous présentant les différentes options sur le marché.

QUELS OUTILS POUR RÉUSSIR LA COMMUNICATION AU SEIN DE VOTRE ÉVÉNEMENT LE JOUR J ?

Utiliser les SMS

Avec toutes les nouvelles technologies à notre disposition, utiliser la solution des SMS peut paraître archaïque. Et pourtant, ça reste l’une des plus efficaces ! Pourquoi ? Tout simplement parce qu’il n’y a pas besoin de connexion internet pour recevoir un SMS, juste un peu de réseau. Même s’il est vrai qu’aujourd’hui, l’accès à internet est plus que répandu grâce à la wifi, c’est un point à prendre en considération.

De plus, tout le monde a un portable sur soi, et lire un SMS est la chose la plus simple au monde. Pensez à bien demander un numéro de téléphone portable au moment d’envoyer les invitations. N’oubliez pas de demander si vous êtes autorisés à leur envoyer des informations essentielles liées à l’événement et le tour est joué !

Envoyer un email

Autre solution qui ne date pas d’hier, mais tout aussi efficace : l’envoi d’email. Le problème, c’est que tout le monde n’a pas forcément connecté sa boîte mail sur son mobile et vous ne pouvez pas garantir qu’un ordinateur sera ouvert en tout temps à proximité. Cependant, envoyer un email pour partager une information de dernière minute le jour d’un événement peut être la solution à envisager.

D’autant plus qu’il y a de fortes chances que vous ayez les adresses email de tous les participants. Les chances d’ouverture sont donc multipliées ! Notre conseil ? Privilégiez cette solution lors des événements professionnels de type journée d’étude ou conférence, cette cible est très réactive aux emails.

Planifier des notifications

Peut-être une solution qui va vous parler davantage si vous êtes adepte de modernité. Si vous avez fait le choix de créer une application mobile pour votre événement (nous vous invitons d’ailleurs à étudier l’offre de Eventdrive en termes d’application mobile événementielle), vous pouvez envoyer des notifications push à vos invités.

Comment ça fonctionne ? Il suffit que vos participants aient activé la fonctionnalité sur leurs mobiles et de votre côté, vous n’avez qu’à programmer un petit message (par exemple, le rappel d’un horaire pour une conférence) qui s’enverra automatiquement à l’heure prévue. Vos participants recevront alors une alerte directement sur leurs mobiles. Pas trop intrusif et particulièrement pertinent. Vous pouvez en effet envoyer des notifications ciblées en fonction de l’audience ou des conférences par exemple.

Publier sur votre site internet

Il est fort probable que vous ayez créé un site internet pour votre événement. Si ce n’est pas le cas, sachez qu’il est très facile de le faire avec Eventdrive ! N’hésitez pas à contacter notre équipe pour en savoir plus. En effet, avoir un site internet est devenu essentiel pour communiquer auprès de ses participants. Il est vrai que cette option est privilégiée pour les jours précédant l’événement.

On utilise le site internet plutôt pour communiquer l’adresse ou l’heure de l’événement par exemple. Mais certains participants ont le réflexe d’aller visiter le site internet quand ils sont à la recherche d’une information, même pendant que celui-ci se déroule. Usez de cet atout pour partager les informations nécessaires et publiez une nouvelle dès que nécessaire. Vous pourriez toucher une partie de votre cible !

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

Tirer profit du fil d’actualité

Que votre événement soit de grande ampleur ou non, vous avez peut-être prévu d’utiliser les réseaux sociaux pour communiquer autour de votre événement. Il est donc essentiel de tirer profit de ces réseaux le jour J. Vous avez une annonce de dernière minute à faire ? Postez un message sur Twitter ou Facebook ! Si vos participants sont actifs sur les réseaux sociaux, il y a de grandes chances qu’ils voient passer votre message.

Et si vous avez peur de vous faire manger par l’algorithme parfois capricieux des géants du web, pourquoi ne pas utiliser votre propre réseau ? Eventdrive propose différentes solutions de partage d’information et notamment un fil d’actualité. Seuls vos participants pourront avoir accès aux messages que vous postez et les chances qu’ils le reçoivent sont bien plus élevées !

Utiliser des bracelets connectés

Là enfin, on parle de technologies futuristes, mais pas tant que ça. L’utilisation des bracelets connectés s’est démocratisée dans l’événementiel il y a quelque temps déjà. L’utilisation première permettait de faire un check-in plus rapide et ainsi limiter les files d’attente à l’entrée. Mais pourquoi ne pas utiliser ce gadget à votre avantage ?

Plutôt que d’envoyer des notifications sur mobiles, vous pourriez les envoyer sur le bracelet connecté. Vos participants recevront alors l’information voulue immédiatement et d’une manière assez ludique. Vous pourriez même en bluffer certains !

La communication pendant un événement est la clé dans ce secteur. Que ce soit en interne au sein de vos équipes, avec des prestataires extérieurs ou bien avec vos invités. Il existe de nombreux moyens pour faire parvenir une information précise à destination. À vous de juger quelle manière sera la plus pertinente pour votre cible. Libre à vous également d’en cumuler plusieurs pour être maximiser vos chances. Attention cependant à ne pas harceler vos participants, il ne faudrait pas que la situation se retourne contre vous ! 😉