Quelles fonctionnalités pour une plateforme de gestion d’événements ?

Pour ne pas être perdu dès le début, nous allons commencer par expliquer ce qu’est une plateforme de gestion d’événements. Ces plateformes tout-en-un vous accompagnent dans l’organisation de votre événement, dans le but de vous simplifier la vie afin que vous vous concentriez davantage sur des tâches à haute valeur ajoutée.

En effet, elles vous aident à gagner du temps sur tous les aspects de votre événement, lors des inscriptions, des enregistrements, de la promotion, des animations, du calcul de votre ROI… Et tout cela grâce à une unique plateforme. Cela évite de multiplier les outils afin d’optimiser le budget. De plus, vous respecterez pleinement le Règlement Général de Protection des Données car les données sont centralisées suite à un enregistrement unique. De vrais petits bijoux, dont les organisateurs d’événements ne peuvent plus se passer une fois qu’ils les ont testées ! 🙂

En résumer : une plateforme de gestion d’événements vous permettra de :

gérer efficacement vos données, car la plateforme tout-en-un constitue une base de données unique, permettant une vision unifiée de celles-ci.

améliorer la coordination des équipes marketing, sales, comptabilités… Une transparence inter-service qui garantie l’optimisation du temps de travail, une meilleure cohérence entre les pôles et une facilité de communication.

moderniser et fluidifier l’expérience utilisateur grâce à cet outil entièrement numérique, qui reflètera auprès de vos clients et collaborateurs, l’image d’une société qui vit avec son temps.

Mais ce n’est pas tout ! (oui, on y arrive !). Aujourd’hui, nous vous expliquons quelles fonctionnalités une plateforme de gestion d’événements doit intégrer, afin de vous accompagner au mieux dans la création de votre événement.

 

ERGONOMIE 

Il ne s’agit pas d’une fonctionnalité à part entière mais cela reste un point non négligeable lors du choix de la solution.

Pourquoi? Simplement car vous allez vous servir de l’outil au quotidien
et que son but premier est de vous faire gagner du temps. Aussi complète soit- elle, une plateforme qui vous demande 30 minutes de recherche pour trouver une fonctionnalité ne sera pas pleinement utile.

De plus, la plupart des sociétés proposant ce type de technologie ont développé
une approche grands comptes. Ainsi, vous serez sûr d’obtenir un outil adapté spécifiquement à vos problématiques si votre société en exprime le besoin.

Vous avez envie de devenir un Maître Jedi de l’organisation d’événement ?

CONCEPTION 

Dans un premier temps, la plateforme doit vous permettre de suivre la budgétisation de votre événement.

En plus d’éviter les mauvaises surprises, cela vous permettra d’économiser et de prendre les meilleures décisions pour le bon déroulé de la manifestation et votre business.

Dans un deuxième temps, vous devez également (et cela semble logique) pouvoir renseigner toutes les informations générales de l’événement une seule fois. Ainsi, vous pourrez les réutiliser pour l’ensemble de votre processus de communication.

MANAGEMENT ET COMMUNICATION

Tout l’intérêt d’une plateforme tout-en-un réside dans le fait de pouvoir manager entièrement votre événement au sein du même environnement. Vous devez notamment pouvoir effectuer toutes les étapes en amont de la participation.

Créer un site web dédié 

Comme pour un rendez-vous, la première impression est toujours la bonne !
Pour séduire vos futurs participants, la plateforme de gestion doit vous permettre de créer un beau site dédié présentant votre manifestation, incluant un formulaire d’inscription.

Établir et personnaliser les formulaires

En complément de votre site, il faut bien sûr permettre à vos participants de s’inscrire. Une plateforme performante vous permettra d’intégrer tous les champs obligatoires et optionnels afin de tout connaître de vos invités en amont de l’événement.

Designer et expédier les emails d’invitation

Il s’agit de la même problématique que pour le site web. L’email est l’un des premiers points de contact entre votre événement et vos invités. Ici aussi, faites bonne impression avec un email design que vous pouvez envoyer à votre base de contacts depuis la plateforme. Tout l’intérêt résidant dans l’utilisation d’un builder vous permettant de visualiser en temps réel le design de votre communication.

Tracker l’activité de vos invités

Ont-ils confirmé, ont-ils ouvert vos communications, ont-ils utilisé l’application ? Une bonne plateforme de gestion d’événements doit vous permettre de suivre l’activité de vos invités afin de relancer par exemple ceux qui n’ont pas confirmé leur participation ou ouvert vos emails.

Gérer le check-in

La plateforme doit faciliter l’accès des invités à votre événement, grâce à un système de badges par exemple. Vous devez également pouvoir gérer cela depuis une application mobile liée à votre back- office afin de garder un oeil en temps réel sur les personnes enregistrées.

APPLICATION ET ENGAGEMENT

Une plateforme pour tout gérer en prévision c’est bien… Une application pour tous vos participants durant l’événement, c’est mieux !

Une bonne solution vous proposera les deux. Dans un premier temps, une application peut renseigner vos invités tout au long de votre manifestation avec :

  • Le programme
  • Toutes les informations pratiques
  • Un fil d’actualité
  • Un plan interactif

En revanche, son intérêt ne doit certainement pas s’arrêter là. Un enjeu incontournable d’un événement est de pouvoir engager les participants avec :

Un fil social media : 

En un coup d’oeil, vos participants ont accès à l’ensemble des publications sur les réseaux sociaux et peuvent interagir entre eux.

Un mur de l’événement :

Photos, publications les plus importantes, informations… donnez instantanément accès aux contenus relatifs à votre manifestation.

Du networking :

Permettez à vos invités de se rencontrer pour des interactions à haute valeur ajoutée entre eux.

Des photos :

En un endroit, les participants peuvent retrouver les clichés des autres invités et les leurs.

 

Des votes :

Identifiez facilement les speakers les plus appréciés et les meilleures activités de votre événement.

Des questions réponses :

Pourquoi ne pas permettre à vos invités de poser directement leurs questions
à vos speakers ou à l’organisation ?

 

En bref, la plateforme et son application doivent permettre de démultiplier l’engagement de vos participants tout en fluidifiant leur parcours pour une expérience mémorable.

 

BONUS : Une plateforme incontournable permettra la création d’une multievent app ou application commune à plusieurs événements afin de les lier. Ainsi, vos invités et vous avez accès à toutes les informations en un seul endroit.

 

Vous connaissez désormais toutes les fonctionnalités que se doit d’avoir une plateforme de gestion d’événements ! Si vous voulez en savoir plus sur Eventdrive, notre propre plateforme tout-en-un, n’hésitez pas à demander une démo en cliquant juste ici !

Des questions/réponses :

 

Comment organiser la convention de début d’année idéale ?

Qui dit nouvelle année, dit nouveaux projets, nouveaux défis et surtout nouveaux objectifs. Pour présenter les missions à venir et les résultats attendus pendant l’année à venir, rien de tel que d’organiser une convention de début d’année. Mais qu’est-ce que c’est vraiment ? Qu’attendent les invités de ce type d’événement ? Et surtout, comment organiser une convention de début d’année qui répond à toutes les demandes ? Eventdrive vous livre ses petits secrets pour être encore une fois, plus performant que jamais.

convention début d'année

 

CONVENTION DE DÉBUT D’ANNÉE : KÉZAKO ?

Chez Eventdrive, on aime bien donner des conseils pour vous aider à organiser le meilleur événement possible. Mais pour être sûr d’y parvenir, on a besoin d’être certain que vous savez de quoi on parle, alors faisons le point ensemble.

Une convention de début d’année, parfois connue sous le nom de séminaire managérial, est tout simplement un événement qui est destiné en exclusivité aux membres d’une entreprise. C’est en quelque sorte un séminaire interne dédié à l’ensemble des collaborateurs. L’événement est dans la majorité des cas composé d’une assemblée, puis d’un cocktail ou d’une soirée. Généralement, les collaborateurs des fonctions support rentrent ensuite chez eux tandis que les commerciaux continuent d’échanger en travaillant, grâce à des ateliers ou des mises en situation par exemple.

POURQUOI FAIRE UNE CONVENTION DE DÉBUT D’ANNÉE ?

Vous ne voyez pas l’intérêt d’organiser ce type d’événement ? Et pourtant, c’est une étape clé dans la vie d’une entreprise. Mettez-vous en situation : l’année vient de commencer, l’hiver ne s’arrête pas d’avancer, il fait froid, le soleil se couche tôt… Bref, le moral n’est pas au top. En plus de ça, côté boulot, c’est pas la joie non plus. La période est calme et suit l’effervescence des fêtes de fin d’année. Vous auriez bien besoin d’un peu de motivation pour vous investir de nouveau avec envie et passion dans votre travail. C’est là que la convention de début d’année prend tout son sens. Et on n’est pas les seuls à le dire ! David Destoc, président du cabinet de conseil et formation en management OasYs Mobilisation affirme que « Les entreprises qui choisissent de faire un séminaire en janvier et février enclenchent plus rapidement la dynamique auprès des équipes managériales ». Vous voulez plus de preuves ?

En organisant un événement interne au moment où les motivations de chacun sont au plus bas, vous ravivez l’intérêt de vos collaborateurs. Tout d’abord parce que c’est la possibilité de réunir tout le monde au même moment (particulièrement important pour les grosses entreprises), mais c’est aussi l’occasion de parler chiffres. Organiser votre conférence quand les résultats de l’année passée sont prêts est le bon timing, c’est l’occasion de les présenter à toute l’équipe. Insistez sur les points positifs et félicitez vos équipes. Mettez en avant les points d’améliorations sur lesquels il faudra porter une attention particulière au cours de l’année en cours. Enfin, profitez-en pour présenter les objectifs à atteindre. L’idéal est également de mettre en place des workshops par pôle afin que les équipes puissent statuer sur des objectifs communs à leur équipe.

Passer par ces deux étapes est obligatoire pour organiser une convention de début d’année efficace. Mais si vous vous en tenez uniquement à ça, vous allez droit dans le mur… Pourquoi ? Parce que ce mode de management fonctionnait à merveille il y a 10 ans, mais les mentalités ont évolué et la génération Y a débarqué en mettant un bon coup de pied dans la fourmilière ! Heureusement, des solutions ont rapidement été trouvées pour répondre à ces nouvelles attentes. Maintenant, il faut engager en plus d’informer. Il faut écouter, échanger et par-dessus tout, changer. 

Vous l’avez compris, organiser une convention interne en début d’année soulève de nombreux points positifs. Mais comment être sûr de tout mettre en œuvre pour réussir votre événement ? Pas de panique ! Eventdrive a la solution : il ne vous reste qu’à suivre ces quelques tips et à vous le succès !

QUE FAIRE POUR RÉUSSIR SA CONVENTION MANAGÉRIALE ?

  • Choisir un lieu qui sort de l’ordinaire

Pour marquer les esprits, il faut miser sur de l’atypique. (D’ailleurs, découvrez juste ici 10 lieux insolites pour votre soirée d’entreprise à Paris !) La totalité de votre entreprise sera présente donc ne négligez pas la taille du lieu. Pensez élégance, confort et modernité. Si vous trouvez un lieu qui remplit ces trois critères, vous avez tiré le gros lot ! Prenez l’exemple du Disney Newport Bay Hotel près du célèbre parc de Mickey. Chic et classe, son centre de convention est également particulièrement adapté à ce type d’événement. Dans le même esprit, le Trianon Palace à Versailles a su absorber l’aura du château de Louis XIV et offre un cadre incroyable pour une convention interne.

  • Définir des thématiques à aborder et à éviter

Pour ça, rien de plus simple, il suffit de déterminer les objectifs de votre convention et les associer à des mots-clés. Votre convention de début d’année peut être envisagée comme un séminaire de motivation. Votre objectif est de montrer à votre équipe que vous croyez en elle. Pour cela, rien de mieux que de revenir sur les victoires de l’année précédente et s’en servir comme d’un fil d’Ariane pour annoncer les objectifs de l’année à venir.

  • Sélectionner un thème rassembleur

L’idéal pour mobiliser vos équipes est de mettre en place un thème qui vous accompagnera tout au long du séminaire, un peu à la manière d’un fil rouge qui guidera la réflexion. Pourquoi pas trouver un slogan qui reste en tête et qui est capable de réunir ? Vous pouvez également travailler des thèmes en lien avec l’actualité. La coupe du monde de football a rassemblé vos équipes l’année passée ? Surfez sur ce team spirit en mettant le sport à l’honneur, en l’utilisant pour motiver vos collaborateurs. Si vous voulez aller encore plus loin, choisissez un thème qui peut être poussé à son maximum. Par exemple, en orientant votre convention autour du thème de l’espace, vous pouvez choisir des mots-clés qui ont une double signification dans votre discours : « booster » ses performances, avancer telle une « fusée »… Quitte à aller dans le too much en « visant la lune pour retomber dans les étoiles ». 😉

  • Mettre en place des workshops pour favoriser la cohésion d’équipe

Il faut être capable de stimuler la créativité pour souder vos équipes d’une manière détournée. En proposant cette initiative, vous facilitez les démarches collaboratives et participatives. À titre d’exemple, la direction des ventes d’un laboratoire pharmaceutique propose des mises en situation. Les cas sont envoyés en amont et travaillés par les commerciaux. Le jour J, les managers se glissent dans la peau du client et simulent un entretien de vente. En fonction de leur prestation, les commerciaux récoltent des points et c’est ensuite à qui aura proposé la meilleure performance ! Tout cela dans un but constructif et dans une ambiance bienveillante bien sûr 🙂

  • Penser à la suite

Comme dans chaque événement, il est important de penser à l’après. Tout d’abord pour remercier les participants après la convention et leur envoyer un compte-rendu. C’est aussi le moment de dévoiler la nouvelle politique commerciale par exemple, en distribuant un mémo. Mais c’est également essentiel de penser plus loin en mettant en place des techniques permettant de communiquer de manière efficace sur le long-terme avec les employés. L’idéal pour y parvenir est de mettre en place en enquête de satisfaction post-événement. Vous pourrez ainsi en apprendre plus sur la qualité du contenu proposé ou le lieu que vous aviez choisi pour l’occasion. Mais avant tout, vous pourrez sonder si le niveau de motivation et de compétences a augmenté à la hauteur de vos espérances.

 

Vous l’aurez compris, l’organisation d’une convention de début d’année est un point qu’il ne faut pas négliger. Mais pour réussir votre séminaire managérial, il faut prendre un moment de réflexion avant de foncer tête baissée. Posez les bases de votre événement et déterminez les objectifs et les retombées souhaitées à long terme. En agissant ainsi, no stress, vous parviendrez à organiser un événement du tonnerre !

Communication d’événement : comment améliorer la communication sur site ?

L’organisation d’un événement est une chose. La communication autour de celui-ci en est une autre. Et oui, en tant qu’organisateur d’événement, vous devez être multitâches, mais surtout avoir des compétences diverses et variées. En plus de monter un projet du tonnerre, vous devez prendre le temps d’en faire la promotion. À l’heure où les technologies se multiplient comme des petits pains, on a tendance à oublier les anciennes méthodes de travail qui, pourtant, font encore leurs preuves.

Mais pas de panique ! Chez Eventdrive, on les a encore toutes en tête, et mieux encore, on connaît aussi les nouvelles. Alors installez-vous confortablement et découvrez tous nos conseils pour réussir votre communication événementielle.

communication evenement

 

NE PAS NÉGLIGER SA COMMUNICATION D’ÉVÉNEMENT

La communication autour d’un évènement est une étape importante dans le processus de création. Et oui, on peut comparer l’organisation d’un événement à la création d’une œuvre d’art, parce que le but recherché est le même : éblouir !


La communication doit répondre à deux objectifs principaux. Elle doit être informative et promotionnelle. En d’autres termes, une communication efficace doit pouvoir d’améliorer la notoriété autour d’un événement en le faisant connaître largement. Bien évidemment, on veut, à terme, inciter à l’acte d’achat en augmentant le nombre d’inscriptions à son événement. Pour y parvenir, différentes méthodes ont vu le jour au cours des dernières décennies. Aujourd’hui, alors que 2019 commence, Eventdrive a décidé de vous parler des deux principales stratégies et vous dire pourquoi elles sont si importantes.

PRINT OU DIGITAL : QUE CHOISIR POUR SA COMMUNICATION SUR SITE ?

Il existe plusieurs méthodes pour communiquer autour de son événement. Aujourd’hui, on a décidé de se concentrer principalement sur les deux grosses catégories : le print et le digital. Pourquoi ? Parce qu’on veut que vous mettiez en place des stratégies efficaces rapidement. Mais selon le type d’événement que vous organisez, d’autres techniques peuvent faire leurs preuves. Par exemple, une étude menée par Ipsos a montré que près de 91% des personnes interrogées apprécient les opérations de street marketing. Ce type de campagne est un peu plus long à mettre en place et demande des ressources importantes, mais le street marketing est à envisager si vous en avez les moyens.

Mais revenons-en à nos moutons et parlons un peu plus en détail des deux stratégies principales.

Miser sur des méthodes qui ont fait leurs preuves avec le print

On ne présente plus la communication par le print, que l’on connaît tous par cœur. L’utilisation de signalétiques papier, d’affiches, de flyers, existe depuis (presque) toujours et fait encore ses preuves, malgré ce que l’on peut penser.

Pour réussir sa communication print, l’important est de bien définir son identité visuelle, propre à votre événement. Il faut qu’elle soit forte et représentative de votre image de marque. Une fois cette étape validée, vient le moment de la décliner sur différents supports. Pour vous démarquer, vous pouvez choisir d’imprimer sur du papier de qualité supérieure ou ajouter des finitions, tel que du vernis ou du papier texturé bois. Concernant les réalisations elles-mêmes, mettez-vous à la place de vos participants et pensez à ce qu’ils aimeraient avoir sur place. Des plans, des catalogues, des cartes de visite sont des premières pistes à explorer. N’oubliez pas les plaquettes commerciales dans votre stratégie, c’est le moyen idéal pour promouvoir vos produits au cours de votre événement.


En revanche, avec les questions de développement durable de plus en plus présentes dans les conversations, l’usage de papier est moins recommandé. C’est donc en partie pour cette raison que le digital a pris de l’importance dans la communication d’événement.

Avoir recours au digital pour moderniser son évènement

Comme évoqué précédemment, pour des raisons environnementales, mais aussi en accord avec les tendances du moment, le digital a pris de l’importance dans la communication d’événement. Aujourd’hui, on voit de plus en plus d’invitations envoyées uniquement par email par exemple. Eventdrive propose aussi la possibilité de créer une application le temps d’un événement. Un travail qui demande un peu de préparation en amont , mais qui fait son petit effet dans la communication. La création d’un site web dédié à l’événement sur lequel les invités peuvent trouver toutes les informations pratiques, mais aussi s’inscrire, est également à la mode.

 

Sans aller aussi loin si vos moyens sont limités, d’autres alternatives existent. Pour avoir une présence en ligne, n’oubliez pas de communiquer largement sur les réseaux sociaux notamment. Vous pouvez également écrire des articles sponsorisés ou faire appel à des influenceurs pour gagner en visibilité. Imaginez le dernier blogueur à la mode parlant de votre événement dans son dernier article, ou encore mieux dans sa story Instagram ! Sans même dire s’il y sera ou pas, une citation de ce genre est une vraie valeur ajoutée.

4 CONSEILS POUR RÉUSSIR SA COMMUNICATION SUR SITE

Il est temps d’entrer dans le vif du sujet. La communication d’événement implique la mise en place de stratégie on-site. Voici donc quelques conseils pour ne pas la louper :

  • Ne pas oublier d’imprimer le programme de l’événement et le mettre à disposition de vos invités. Pour la version web, vous pouvez aussi faire le choix d’une application mobile qui contiendra toutes les informations, comme on vous on parlait un peu plus haut (mais comme vous êtes hyper attentif, vous le saviez déjà).
  • Penser à rappeler toutes les conférences qui auront lieu au cours de l’événement. Soit à l’aide d’affiches Présentant les moments principaux, soit grâce à des notifications push que les participants recevront directement sur leur smartphone.
  • Mettre en place une signalétique pour indiquer les différentes salles de conférences, voire même les différents lieux de l’événement s’il s’agit d’un rassemblement majeur. Vous pouvez aussi mettre en place la géolocalisation sur smartphone, mais cette technologie n’est pas disponible à toute petite échelle.

Pour fabriquer de beaux visuels, n’hésitez pas à utiliser des outils en ligne tels que Canva. Sa version gratuite vous permet de créer un nombre illimité (ou presque) de design. Pour avoir encore plus de liberté, Sketch se prend très aussi facilement en main et bénéficie d’une version d’essai gratuite pendant 1 mois.

La communication on-site demande beaucoup de travail et surtout de la préparation en amont, mais croyez-nous, les retours sur investissements ne vous décevront pas. Que vous soyez ultra connecté ou adepte de méthodes plus classiques, vous trouverez la stratégie qui conviendra parfaitement à votre événement, c’est certain !

10 lieux pour 2000 invités ou plus

Vous avez un événement exceptionnel de grande ampleur qui approche et vous ne savez pas où l’organiser ? Pas de panique, Eventdrive vous a concocté une liste réunissant 10 lieux de premier choix pour organiser des événements de plus de 2000 invités !

Ne perdez pas une minute de plus : avec Eventdrive, économisez du temps, afin de créer toujours plus de valeur ajoutée pour votre événement, en découvrant dès maintenant notre nouvel article. Un, deux, trois, et c’est partiii ! 😉

1. Le Cirque Alexis Gruss

Profitez de la féerie du chapiteau de la famille Gruss pour vos conventions, soirées d’entreprise, lancements de produit, et bien plus encore, pouvant accueillir jusqu’à 3000 personnes !

Ce magnifique chapiteau situé Porte D’Auteuil peut accueillir jusqu’à 3000 invités grâce à son espace de 5000m2. Les animations proposées transporteront vos convives dans l’univers d’Alexis Gruss, père de famille et dresseur de chevaux. Il vous attend d’ailleurs avec impatience pour votre prochain événement professionnel !

Le truc en plus : il est même possible de visiter les écuries et de bénéficier d’une petite visite guidée du chapiteau et des coulisses ! Réservez juste ici : https://www.alexis-gruss.com/corporate-paris/

Alexis Gruss

2. Le Grand Rex

Magnifique cinéma parisien réputé pour sa somptueuse décoration. Sa salle de cinéma et de conférence est considérée comme l’une des plus grandes d’Europe ! De quoi impressionner vos convives. Situé dans le 2ème arrondissement de Paris, ce lieu de 4000 m2, totalement équipé en terme de matériel technique (projecteur cinéma, sonorisation, éclairage, enceintes…), conviendra parfaitement pour vos conférences et conventions d’entreprise. Avec une capacité maximale de 2700 invités, le Grand Rex est un choix de prédilection pour réaliser un événement professionnel exceptionnel. Vestiaire, cocktail, loges, tout y est !

Le truc en plus : Lieu mythique et matériel de qualité. Réservez juste ici : https://locations.legrandrex.com/les-salles/grande-salle/

 

Grand Rex Etoiles

3. La Cité du Cinéma

Connaissez-vous la Cité du Cinéma ? Lieu prestigieux initié par Luc Besson où se retrouvent de nombreuses personnes pleines de talent, dont parmi elles, des étudiants en école de cinéma ! Cet espace de 4000 m2 à Saint-Denis sera idéal pour vos conventions, lancements de produit et soirées d’entreprise. La Grande Nef est une structure qui pourra accueillir jusqu’à 2500 personnes, et potentiellement jusqu’à 3500 personnes avec la location complémentaire de la Mezzanine et du Restaurant.

Le truc en plus : Lieu artistique chargé d’histoire, véritable carrefour de la cinématographie européenne, ce qui le rend charmant. Réservez juste ici : http://www.citeducinema.org/espace-pro

la cité du cinéma

4. Les Pavillons de Bercy – testé et approuvé par les membres de l’équipe

Si vous cherchez un endroit authentique et original pour votre lancement de produit, séminaire, événement de team-building ou encore soirée d’entreprise, les Pavillons de Bercy sont faits pour vous ! Ils offrent 3 thématiques différentes : le musée de Arts Forains, les salons Vénitiens et enfin le théâtre du Merveilleux. Les Pavillons et le Théâtre de Verdure offrent une capacité maximale de 4000 personnes. Des espaces extérieurs sont également disponibles en complément, afin d’apporter un peu de vert à votre événement professionnel.

Le truc en plus : Les manèges et les attractions à l’ancienne qu’il est possible de tester ! Un excellent moyen de retourner en enfance et d’égayer vos invités. Réservez juste ici : http://arts-forains.com/location-de-salle

Musée des Arts Forains

5. Les Docks de Paris

Cet ancien entrepôt parisien vous permettra de laisser parler votre créativité, en vous offrant une myriade de possibilités grâce à sa surface de 8500 m2 modulable. C’est un des plus grand meeting-centers de la capitale. Il est composé au total de 4 espaces, mais c’est bel et bien l’espace Dock Pullman qui vous intéressera le plus. Vous pourrez y d’ajouter un parterre à l’auditorium de 1000 places, afin d’accueillir un nombre total de 3500 invités dans le théâtre, 3000 personnes pour un banquet et jusqu’à 4000 personnes pour un cocktail ! Un lieu idéal pour vos conférences internationales ou vos soirées d’entreprise.

Le truc en plus : Son espace moderne et modulable. Réservez juste ici : https://www.chateauform.com/en/house/the-docks-de-paris/

Les Docks de Paris

6. Grande Halle de La Villette

Situé dans le 19ème arrondissement de Paris et en plein coeur du plus grand parc parisien, le parc de La Villette, nous vous présentons maintenant ce grand espace de 18000 m2 divisé en plusieurs parties. Nous vous recommandons la Nef du niveau 0, capable d’accueillir 2500 invités pour une conférence assise, 2000 pour un banquet et 5000 pour un cocktail. Ce lieu est composé de très grands espaces, de plusieurs salles de conférence, de vestiaires ainsi que des bureaux, et possède un hall d’accueil latéral équipé à cet effet. Idéal pour vos salons professionnels, conventions, soirées d’entreprise, galas et tous types d’événements professionnels.

Le truc en plus : Son architecture récente de XXème siècle, entre le contemporain et l’industriel. Réservez juste ici : https://lavillette.com/hub/grande-halle

La Villette

7. La Seine Musicale

Octroyez-vous un cadre professionnel et unique adéquat pour vos lancements de produits, conventions, séminaires, assemblées générales… Remarquable de par son allure de bateau amarré, ce lieu pourra accueillir 4000 personnes en format plénière, et encore 2000 personnes supplémentaires en assis-debout. Vous aurez accès à des loges, un auditorium, des vestiaires, et pourrez savourer les délicieux plats de leur partenaire gastronomique, La Maison Lenôtre. L’espace est également très largement modulable ! La Seine Musicale fera le bonheur d’organisateurs d’événements sensibles à l’écologie. En effet, le lieu est recouvert de panneaux solaires photovoltaïques.

Le truc en plus : Sa forme péninsulaire trônant sur la Seine et sa technologie environnementale. Réservez juste ici : https://www.laseinemusicale.com/article/seminaires-et-conventions_a54/1

La Seine Musicale

8. Carrousel du Louvre

Optez pour un environnement chargé d’histoire et symbole de culture en choisissant le Carrousel du Louvre ! Ce magnifique lieu de 7100 m2 sublimera vos conférences, conventions, assemblées générales et séminaires. Les élégantes salles Delorme et Gabriel vous offriront une capacité de 2300 personnes pour des conférences, et 2400 personnes pour un cocktail. Vous aurez accès à des vestiaires, loges, et pourrez personnaliser les lumières et la décoration à l’image de votre entreprise. Le plafond aux poutres ondulantes charmera vos invités, ainsi que les vestiges historiques comme le mur d’enceinte en pierre Charles V.

Le truc en plus : Accès direct au Musée du Louvre et symbolique culturelle. Réservez juste ici : https://www.carrouseldulouvre.com/presentationlessallescdl

 

Louvre

9. Le Grand Palais

Si vous souhaitez investir pour un événement professionnel prestigieux, ce site historique situé dans le 8ème arrondissement de Paris, près des Champs-Élysées, vous correspondra certainement. Nous vous recommandons l’une de leurs salles nommée La Nef, recouverte d’une immense verrière, qui pourra recevoir et éblouir 5670 personnes sur une surface de 13500m2. Des espaces complémentaires et modulables à souhait sont également louables en plus de La Nef, comme “le balcon d’honneur”, qui pourra accueillir 300 personnes supplémentaires. En choisissant le Grand Palais, vous offrez à vos invités un espace artistique, considéré comme un véritable chef d’oeuvre. Idéal pour tous vos événement professionnel.

Le truc en plus : Site culturel prestigieux et volumineux classé monument historique, doté d’une architecture fascinante et grandiose, notamment grâce au recouvrement de ses grandes verrières, qui embelliront votre événement. Réservez juste ici : https://grandpalais.fr/fr/la-nef

 

Le Grand Palais

 

10. Le Pavillon Dauphine Saint Clair

Si vous souhaitez investir pour un événement professionnel prestigieux, ce site historique situé dans le 8ème arrondissement de Paris, près des Champs-Élysées, vous correspondra certainement. Nous vous recommandons l’une de leurs salles nommée La Nef, recouverte d’une immense verrière, qui pourra recevoir et éblouir 5670 personnes sur une surface de 13500m2. Des espaces complémentaires et modulables à souhait sont également louables en plus de La Nef, comme “le balcon d’honneur”, qui pourra accueillir 300 personnes supplémentaires. En choisissant le Grand Palais, vous offrez à vos invités un espace artistique, considéré comme un véritable chef d’oeuvre. Idéal pour tous vos événement professionnel.

Le truc en plus : Site culturel prestigieux et volumineux classé monument historique, doté d’une architecture fascinante et grandiose, notamment grâce au recouvrement de ses grandes verrières, qui embelliront votre événement. Réservez juste ici : https://grandpalais.fr/fr/la-nef

Le Pavillon Dauphine Saint Clair

 

Une cérémonie de remise des prix à couper le souffle

Il arrive parfois que des challenges ou des concours soient organisés en entreprise. Outre l’engagement que cela crée pour les employés, c’est surtout l’occasion d’organiser une cérémonie de remise de prix. Et vous l’avez compris, c’est la partie amusante qu’on préfère chez Eventdrive !

Mais organiser ce type d’événement n’est pas forcément une chose aisée et les gaffes sont possibles. On se souvient tous de la cérémonie des Oscars en 2017, quand un des trophées a été remis à la mauvaise personne… Pour éviter ce genre de malaise et maintenir la bonne réputation de votre entreprise, voici quelques conseils tout simples à suivre pour organiser une cérémonie de remise des prix que l’on n’est pas prêt d’oublier !

 

cérémonie de remise des prix

POURQUOI FAIRE UNE CÉRÉMONIE DE REMISE DES PRIX ?

Commençons par le commencement.

Certes, nous avons pris l’exemple des Oscars dans notre introduction, mais les remises de prix en entreprise sont également monnaie courante, bien que souvent moins médiatisées. Et pourtant ! Leur importance est grandissante. Pourquoi ? Parce que c’est un signe de reconnaissance particulièrement apprécié des employés. Comme le disait la fondatrice de la société de cosmétiques Mary Kay, “Les gens désirent être reconnus et valorisés pour le travail qu’ils ont accompli”. C’est d’ailleurs un modèle que cette businesswoman a appliqué dans sa compagnie en organisant des cérémonies chaque année pour récompenser les meilleurs collaborateurs. Si vous souhaitez suivre son exemple, les possibilités sont nombreuses, même lorsqu’on veut simplement récompenser ses meilleures recrues d’une manière modeste.

S’il s’agit d’un petit concours ou d’un prix qui n’a pas une grande importance, vous pouvez vous contenter d’une réunion informelle. Mais si vous souhaitez vraiment marquer les esprits, l’organisation d’une vraie (et grande) cérémonie est à envisager. En plus de mettre à l’honneur certains des employés, c’est également l’occasion de remercier l’ensemble des collaborateurs en les invitant à un événement corporate.  Retrouvez une sélection de lieux qui changent de l’ordinaire dans cet article.

En tant qu’organisateur d’événement, on sait bien que vous avez envie de mettre les petits plats dans les grands pour organiser un événement mémorable. Mais attention ! La mission n’est pas si simple. Voici quelques points à ne pas négliger pour monter un projet à couper le souffle.

Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

 

4 CONSEILS POUR ORGANISER UNE CÉRÉMONIE DE REMISE DES PRIX

Avoir une campagne de communication efficace

 Avant le grand jour, il est important que vous preniez bien le temps d’établir une campagne de communication solide. Pour y parvenir, il faut impérativement que le processus employé pour cette remise soit clair, pour éviter tout ressentiment ou sentiment d’injustice.

Quels sont les prix qui vont être remis ? Est-ce que les gagnants vont être prévenus à l’avance ? Est-ce que la remise des différents trophées va se faire d’un coup ou tout au long de la soirée ? Ce genre de détails est à connaître à l’avance pour faciliter le déroulement de la soirée. L’anticipation est la clé ! En ayant à votre connaissance tous les éléments, vous pourrez mettre en place une campagne de communication bien plus pertinente.

 

Choisir un lieu incroyable

Le cadre d’un événement est très important, ce n’est pas à vous qu’on va l’apprendre !

Mais c’est encore plus le cas lors d’une cérémonie de remise de prix. Croyez-moi, la remise de la récompense du “Meilleur employé de l’année” n’aura pas le même effet s’il a lieu à côté de la machine à café ou si, au contraire, il est remis au cours d’un cocktail avec tenue de soirée exigée.

Si vous en avez les moyens, pourquoi ne pas louer un domaine avec un château ? Vous êtes certain d’en mettre plein la vue ! Si le budget alloué à la location du lieu est plus restreint, sachez que de très belles salles des fêtes sont disponibles un peu partout en France.

Cherchez tout de même la petite touche d’exception en privilégiant les lieux avec vue sur l’océan (si votre événement a lieu en bord de mer, évidemment), avec une architecture atypique ou au milieu d’un grand parc verdoyant. Vous pouvez aussi miser sur l’originalité en proposant de faire votre événement sur une péniche par exemple !

Une annonce des résultats grandiose

L’annonce des résultats est le clou de votre soirée, le moment que tous les invités attendent avec impatience (et encore plus ceux qui sont susceptibles de gagner quelque chose).  Pour faire les choses correctement, vous pouvez faire appel à une agence spécialiste des montages vidéos. Imaginez la stupéfaction de vos invités lorsqu’ils verront une annonce des résultats à la façon des Césars !

Vous pouvez également faire appel au digital (vous savez à quel point on aime ça !) en mettant en œuvre des hologrammes notamment. Si vous êtes plus adepte des remises de prix soft, pourquoi ne pas miser sur un simple discours avec un ton humoristique ? Les blagues bien placées (quand elles sont de bon goût) font toujours leur petit effet.

Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

Remettre un trophée à la hauteur de l’événement

En remettant les prix, l’objectif n’est pas créer de la jalousie au sein des équipes. Mais bon, soyons honnêtes, il est important de récompenser ceux qui le méritent ! Si vous choisissez d’organiser une cérémonie mensuelle, un prix plus “modeste” est une bonne solution. Pourquoi pas des places pour un événement sportif ou des tickets de concerts ? Si en revanche, votre remise des prix n’a lieu qu’une fois par an, il vaut mieux proposer des prix d’une valeur un peu plus supérieure.

Vous pouvez par exemple offrir un avantage dans l’entreprise, comme une place de parking ? Si vous ne voulez pas faire de différences entre vos employés, offrir un week-end dans un hôtel de charme où une cure de bien-être dans un spa sont des idées à envisager.

Le trophée en lui-même peut aussi créer son petit effet wahou ! Lorsque nous avons assisté à l’événement Plezi, l’équipe a remis un award au client le plus impliqué. Ce trophée a été tout spécialement façonné pour l’occasion par l’une des commerciales, passionnée par la sculpture. Avouez que ça en jette !

L’organisation d’une cérémonie de remise de prix n’est pas une mince affaire. Et pourtant, si vous mettez en œuvre vos talents d’organisateur d’événement, vous vous rendrez vite compte qu’il suffit de quelques détails pour rendre le moment magique. En suivant nos conseils, vous serez sur la bonne voie pour ébahir votre client et organiser une cérémonie grandiose !