Comment optimiser le ROI de mon événement ?

Les événements représentent presque un quart du budget marketing des entreprises. Au vu des montants engagés, il semble donc logique que les organisateurs d’événements attendent un retour sur investissement optimal. Nous vous donnons toutes les clés pour optimiser le ROI de votre événement dans cet article. Pour cela, 3 axes sont envisageables :

  • Alignez les parties prenantes
  • Comparez avec excès
  • Utilisez les bons leviers de communication

Alignez les parties prenantes pour un meilleur ROI

Garantissez la cohérence des objectifs

Chez Eventdrive, nous considérons que la cohérence est le facteur clé de réussite de votre événement. Notre guideline ? Un objectif clair pour aller tous dans la même direction.
Cette méthode permet d’éviter les imprévus et les écarts, et donc de limiter l’investissement temporel ou financier qui aurait été nécessaire pour les rectifier. De quoi optimiser le ROi de votre événement !

Prenez le temps de rappeler à l’ensemble des parties prenantes les objectifs de votre événement : intervenants, équipe, managers, prestataires, lieu de réception…

Tentez de répondre aux questions suivantes :

  • Pourquoi organisons-nous cet événement ?
  • Que va-t-il apporter à l’entreprise à long, à moyen, à long terme ?
  • Quel est le ROI attendu ?

Entourez vous des bons partenaires

Vous organisez un événement rassemblant une cinquantaine d’acheteurs ? De potentiels fournisseurs seront certainement intéressés pour proposer une prestation offerte en échange de visibilité et d’un temps de parole en introduction de l’événement.

Réfléchissez aux entreprises dont vos invités pourraient être la cible potentielle. Elles auront tout à gagner de vous proposer une remise ou une prestation à titre gratuit.

À la quête du ROI : comparez avec excès

Faites les bons choix

Vous organisez habituellement des séminaires sur deux jours ?
Pensez à condenser le tout en une seule journée. Vous économiserez ainsi l’hébergement et des frais de bouche supplémentaires. Si vos participants sont des collaborateurs, ils seront également mobilisés une journée de moins. Un premier pas vers un ROI optimisé ! Attention toutefois à ne pas détériorer l’expérience de vos participants et bien garder en tête l’objectif de votre événement !

Vous hésitez entre ville ou campagne ? L’objectif de votre événement en termes de ROI pourrait bien vous aider à choisir. Selon Kactus, un site de location de salles de réunion, comptez, en moyenne, 90€ pour un séminaire à Paris, 70€ pour un séminaire à Lyon, 55€ pour un séminaire à la campagne.

N’omettez aucun détail pour éviter les surcoûts

 

Souvent, le budget de votre événement est dans les clous ! Mais c’est sans compter les fameux coûts cachés, notamment pour ce qui est du lieu de réception. Nous avons donc créé la liste des questions à poser lorsque vous cherchez un lieu pour éviter les mauvaises surprises… Ne vous en faites pas, nous avons tous au moins une fois perdu tous nos cheveux en découvrant la facture du rétroprojecteur de 400 euros 😉

Pour ce qui est des intermédiaires, c’est quitte ou double !
Dans un cas, en les éliminant, vous rognez sur leur marge et donc assurez un ROI supérieur pour votre événement. Dans un autre cas, vous choisissez un expert qui connaît les tarifs du marché et peut négocier le devis d’un lieu par exemple.

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

Utilisez les bons leviers de communication

Mener une stratégie de communication multicanale

Vous le savez mieux que personne, les canaux de communication se servent mutuellement de leviers. Lors de la promotion de votre évènement, connectez-les entre eux pour décupler votre force de frappe tout en maintenant un ROI optimisé. Utilisez l’ensemble des parties prenantes : si elles participent à l’événement, elles seront ravies de communiquer (question d’égo !). Incitez les partenaires à relayer votre communication et les invités à partager le fait qu’ils seront présents.


Par exemple, votre mail d’invitation, votre carton d’invitation, votre publication Linkedin redirigent vers votre site d’inscription, qui propose de découvrir une vidéo d’intro, que vous aurez aussi partagée sur les réseaux sociaux. Une fois inscrit à travers un formulaire, l’invité se verra proposer de télécharger l’application mobile de l’événement, à travers laquelle il recevra régulièrement des citations de certains intervenants influents.

Se servir des réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont un relai efficace et peu coûteux, idéal pour optimiser le ROI de votre événement. Nous l’avons déjà évoqué dans de nombreux articles, mais pensez à créer et à communiquer le hashtag dédié à votre manifestation. Rappelez-le en début de plénière, sur la signalétique, à travers de notifications sur l’application : redoublez de créativité pour ce qui est de la communication sur site !

Pour optimiser le ROI de votre événement, il faut ne laisser passer aucun détail, s’acoquiner avec l’ensemble des parties prenantes, qui sont autant de relais gratuits, mixer ses canaux de communication ! Au final, il faut être créatif et se demander comment faire les choses différemment. C’est d’ailleurs cela le propre de l’organisateur d’événements : la créativité ! Nous en parlions dans l’article sur les 8 bonnes raisons d’aimer son métier d’event planner

Comment calculer le retour sur investissement d’un événement ?

 

Vous vous contenteriez bien du taux de satisfaction des participants de votre événement… Et pourtant le retour sur investissement, de son petit nom ROI, est le nouveau must-have du secteur de l’événementiel.

L’avantage, c’est que, désormais, grâce aux nouvelles technologies, il est possible de mesurer l’impact de chaque étape ! Dans cet article, je vous dévoile tout sur le retour sur investissement.

 

 

Qu’est-ce que le retour sur investissement ?

 

Le retour sur investissement, ou ROI (Return on Investment), est un indicateur financier exprimé en pourcentage. Il est calculé grâce au ratio bénéfices / coût de l’investissement. Finalement, le retour sur investissement répond à la question : mon événement est-il rentable ?

Il permet notamment de prendre les meilleures décisions pour votre business : quelles sont les actions qui vous permettent d’augmenter votre retour sur investissement, c’est-à-dire de diminuer les coûts, d’augmenter les bénéfices ou les deux ?

 

Vous pouvez choisir de :

– vous concentrer sur les coûts : il s’agit d’une vision classique, en général adoptée par les conseils d’administration.

– prendre en compte la valeur globale de votre événement : ventes de billets, nombre total de participants, notoriété, image partenariats, opportunités créées, évolution du chiffre d’affaires….

 

L’impact de l’événement va bien au-delà du simple chiffre d’affaires et vous pouvez le prouver à votre hiérarchie 🙂

 

 

Pourquoi calculer le retour sur investissement d’un événement ?

Pour en mesurer son efficacité

Un événement s’inscrit toujours dans une stratégie globale d’entreprise et répond à un objectif stratégique. Par exemple, si l’objectif de votre événement est d’augmenter de 30% les ventes du produit dans les 6 mois, le coût de votre événement en doit pas dépasser le chiffre d’affaires des ventes incrémentales. Pour le savoir, vous mesurerez donc votre retour sur investissement : coût de l’événement / chiffre d’affaires incrémental généré.


Retrouvez comment fixer les objectifs de vos événements dans notre article.

 

Pour justifier vos dépenses

Sauf si vous êtes dirigeant d’une entreprise (et encore, vous avez peut-être des investisseurs), vous devez rendre des comptes à votre hiérarchie. Si vous voulez organiser un événement encore plus fou l’année suivante, et donc obtenir plus de budget, il vous faudra prouver par A+B que l’événement de cette année a été une réussite.

 

Rien de plus efficace que le retour sur investissement dans ce cas !

 

Pour prendre les bonnes décisions

Si vous réussissez à identifier le retour sur investissement de chaque étape du process d’organisation de vos événements, vous pourrez :

  • Déterminer les canaux d’invitation les plus efficaces
  • Identifier les postes de dépenses à optimiser
  • Choisir le projet le plus rentable

 

Comment calculer le retour sur investissement d’un événement ?

 

La cohérence entre toutes les parties prenantes

Un événement, c’est une action d’entreprise qui s’inscrit dans une stratégie globale. Le maître-mot est donc la COHÉRENCE. Si l’expérience de vos participants se doit d’être fluide, le calcul de votre ROI sera lui aussi sans couture.

La définition du retour sur investissement de votre événement doit être la même pour l’ensemble des parties prenantes, ou du moins pour l’ensemble des parties prenantes internes.

Demandez-vous d’abord quel est l’objectif visé : améliorer l’adhésion, renforcer la motivation, fidéliser, inciter à l’achat… Vos actions doivent s’inscrire dans cette vision collective et ne pas répondre uniquement à vos objectifs personnels.

La formule de calcul du retour sur investissement

Retour sur investissement = (bénéfice de l’investissement – coût de l’investissement) / coût de l’investissement.

Le bénéfice peut être :

  • le panier moyen après un événement client
  • les ventes incrémentales après un séminaire commercial
  • les ventes des billets d’un festival

Si un investissement coûte 1000 euros et qu’il rapport 1500 euros, le retour sur investissement sera égal à : (1500-1000)/1000 soit 50%.

L’analyse du retour sur investissement

Si le ROI :

  • est inférieur à 1, l’entreprise a connu une perte.
  • est égal à 1, le résultat est neutre.
  • est supérieur à 1, la société a enregistré un bénéfice.

Grâce aux outils d’aujourd’hui, vous pouvez désormais évaluer chaque étape de votre process d’organisation d’événements. Il est donc plus facile de récolter les bonnes informations pour mesurer un retour sur investissement précis et juste. Retrouvez notre article sur les indicateurs à suivre en événementiel.

 

Communication événementielle : quels canaux choisir ?

52,9% des organisateurs d’événements utilisent les réseaux sociaux pour promouvoir leurs événements. Et vous, quels sont vos canaux préférés ?

Réaliser un événement canon c’est bien, faire en sorte qu’il soit connu, c’est mieux. Alors comment communiquer, sur quels canaux, avec quels formats ? Autant de questions qui trouveront leurs réponses dans cet article dédié à la communication événementielle. D’ailleurs, si vous souhaitez en savoir plus,  je vous invite à télécharger notre Guide Ultime de l’Organisateur d’Événements.

 

 

 

Attirer : les canaux à utiliser pour votre communication événementielle

 

Vaste question n’est-ce pas ? Si le site web et l’emailing apparaissent comme les plus naturels, ne vous limitez pas à ceux-là pour votre communication événementielle.

 

Les réseaux sociaux

 

Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram et autres… On ne démontre plus la force de portée de ces réseaux. Pour des événements externes, ils sont incontournables pour vous faire connaître. Twitter et Instagram sont également l’occasion de créer un hashtag dédié à votre événement.

C’est un bon moyen de créer une communauté mais aussi d’analyser la portée sociale de votre événement. Pensez également qu’à chaque réseau, son style de communication et son audience. On ne s’adresse pas à quelqu’un sur Twitter comme on le ferait sur LinkedIn. Travaillez votre ligne éditoriale pour chaque réseau et renseignez-vous sur les caractéristiques des posts : tailles des images, limite de caractères, adapté à la vidéo ou non…

 

Les médias

 

Vous ciblez une audience professionnelle consultant un média de référence de votre secteur ? Vous pouvez essayer d’obtenir un article ou une publicité dans cette publication pour donner encore plus de résonnance à votre événement. L’article apparaît également comme une preuve supplémentaire de la légitimité de votre rendez-vous.

En fonction de votre cible, n’hésitez pas à entrer en contact avec les supports médias. Ils pourront vous fournir des plaquettes sur leur audience, leur visibilité etc. Cela vous permettra de choisir les bonnes publications en adéquation avec votre public.

 

Les ambassadeurs

 

Votre événement réunit normalement de nombreuses personnes : sponsors, collaborateurs, intervenants, partenaires. Toutes ces personnes peuvent contribuer à l’effort de guerre en diffusant la bonne parole.

Aidez-les ! Fournissez-leur par exemple un kit de communication avec des visuels, des phrases pré-faites, des posts réseaux sociaux déjà définis, une signature de mail. Bref, facilitez-leur la vie pour les encourager à diffuser votre annonce.

 

 

 

Intéresser : la campagne d’emailing

 

L’email est le premier canal de communication événementielle, si votre événement n’est pas public. Il est donc nécessaire de le peaufiner et de respecter certaines règles. Retrouvez ici notre article sur les 10 règles à respecter lorsque vous préparez votre mail d’invitation.

 

L’email

 

Il est le premier point de contact avec vos participants. Vous devez donc respecter certains principes de base, même si la créativité est également de mise ! Un beau design, de la clarté et un bouton redirigeant vers un formulaire d’inscription sont des éléments décisifs pour amener les invités sur votre site : c’est le début du bonheur.

Si votre email est beau, c’est bien. Si votre email est ouvert, c’est mieux. En effet, n’oubliez pas que le but premier d’un email est d’être vu, ouvert et lu. Le choix de l’accroche dans l’objet va donc déjà être un premier pas vers la réussite.

Vous devez également vous demander quand faire partir vos emails*. Les taux d’ouverture les plus importants ont lieu le mardi (27% d’ouverture en moyenne) et le mercredi matin (35% d’ouverture en moyenne). En complément, la même étude dégage deux moments clés pour l’envoi des emails : 10h et entre 15h et 16h. En bref, si vous voulez maximiser vos chances d’être lu, envoyez vos invitations le mardi ou le mercredi, aux horaires indiqués précédemment.

Le corps de texte de votre mail doit en dire suffisamment pour susciter l’intérêt mais également conserver une part de mystère pour inciter à se rendre sur votre site. À la fin, réfléchissez donc bien à votre CTA et mettez-le suffisamment en valeur pour attirer les clics.

Vous souhaitez maximiser le taux d’ouverture de vos emails ? Retrouvez notre article sur l’objet d’email parfait ici.

* Selon une étude Sendinblue de 2017, Quel est le meilleur moment pour envoyer vos vos newsletters ?

 

La fréquence

 

Vous avez créé un super email d’invitation, bravo ! Maintenant, il va falloir faire en sorte que vos invités ne vous oublient pas. On ne va donc pas se limiter à un seul email : vous allez créer une véritable campagne. Vous pouvez déjà en envoyer un autre avant la fin de la date d’inscription officielle pour tenter de récupérer éventuellement les non-inscrits. En fonction de votre scénario vous pouvez prévoir toute une série d’emails sous forme de compte à rebours pour faire monter la température. Si vous deviez suivre une timeline précise, voici ce que l’on vous recommande :

 

 

Les informations à ne pas oublier

Pour le dernier mail juste avant l’événement sous forme d’ultime rappel, n’oubliez pas d’inclure dans ce dernier, toutes les informations pertinentes :

• Date
• Lieu
• Heure de début et de fin
• Plan d’accès
• Programme
• Badge d’accès.

 

Convertir : un site web dédié

 

Globalement, le web est toujours une bonne idée quand on parle de communication événementielle. Encore faut-il avoir quelque chose à présenter. Qu’il s’agisse d’une page à part accessible depuis votre site ou de la création d’un site dédié, il doit rassembler toutes les informations utiles… tout en donnant envie à vos invités de se rendre à votre événement.

 

Faire rêver

 

Si votre site doit être créé en premier, c’est parce qu’il sera présent dans les mails d’invitation que vous allez envoyer. Il s’agit donc du deuxième point de contact avec votre participant. N’oubliez pas que vous cherchez à faire vivre une expérience canon à vos invités donc soignez cet outil.

Il doit être fluide et cohérent tout en donnant un aperçu de ce qui attend vos invités… Mais n’en dites pas trop non plus. Faites jouer le côté teasing et maintenez le suspens.

D’ailleurs, si vous souhaitez bénéficier de nos conseils pour créer le site d’inscription idéal, c’est dans cet article !

 

Récupérer des données

 

Le formulaire d’inscription de votre site est le moyen rêvé de récupérer de la data fiable sur vos participants. Les invités, en remplissant votre formulaire, vous fournissent des informations de leur plein gré. Si vous invitez des prospects, c’est le moment également de récupérer des informations supplémentaires sur ce qu’ils attendent ou sur leurs habitudes pour enrichir votre connaissance client.

Vous organisez un événement interne ? C’est l’occasion d’en savoir plus sur les attentes de vos collaborateurs quant à ce type d’événements.

Toutes les clefs pour concocter le parfait formulaire d’inscription sont par ici !

 

Se simplifier la vie

 

Le site internet est un incontournable puisqu’il vous permet de suivre en temps réel votre nombre d’invités, leur statut et d’anticiper la logistique (comme le nombre de repas par exemple).

Il vous donne également un premier aperçu des ateliers et conférences les plus attendus grâce au nombre d’inscriptions pour chacun de ces temps forts.

 

La simplification est poussée à son paroxysme lorsque vous vous servez d’une plateforme pour créer et gérer votre site internet. Vous pourrez au sein de la solution concevoir le template, créer tous les contenus nécessaires et le mettre en ligne rapidement sans avoir besoin de passer par un développeur par exemple. C’est au sein de cet outil également que toute la donnée récupérée sera centralisée et actualisée en temps réel.

Vous souhaitez en savoir plus et booster votre communication événementielle ? Téléchargez notre livre blanc sur les plateformes de gestion d’événements !

 

 

Comment choisir une application mobile événementielle ?

Utiliser une application mobile événementielle pour utiliser une application mobile événementielle, ce n’est même pas envisageable. Vous vous devez de l’inscrire dans un contexte et une stratégie bien précis. Nous vous expliquions dans un précédent article pourquoi il vous faut absolument une application !

Votre application aura beau bénéficier de fonctionnalités incroyables, l’essentiel reste d’identifier si ces fonctionnalités répondent à vos enjeux et à vos objectifs.

La plupart des applications mobiles événementielles du marché proposent le même assortiment basique de fonctionnalités comme l’agenda, la carte, la biographie des intervenants. Les meilleures applications, celles qui font la différence, sont celles qui vous aident à créer une expérience wahou pour vos événements et à atteindre les objectifs de vos événements. Elles encouragent le networking, les interactions, le feedback et les conversations sans pour autant distraire les invités du contenu de votre événement.

Les fonctionnalités à demander absolument :

  • La personnalisation des profils invités, sponsors et intervenants pour faciliter le networking
  • Des enquêtes et des sondages en direct pour permettre le feedback en temps réel
  • Un mur social ou un fil d’actualité pour aider les participants à partager et à se connecter
  • Une messagerie pour construire des relations solides.

 

 

L’application mobile événementielle doit être facile à paramétrer

 

Une liste interminable de fonctionnalités ne garantit pas forcément la qualité d’une application.
Ces fonctionnalités doivent être uniques, faciles à paramétrer et à utiliser ! Et pour cela l’UX est un critère à ne pas négliger.

En tant qu’organisateur, vous ne devriez pas avoir besoin de toucher au code.
D’ailleurs, votre application mobile événementielle doit être aussi simple à paramétrer qu’un compte Linkedin.

 

L’application mobile événementielle doit assurer et rassurer

 

Assurez-vous que votre fournisseur d’application peut mener le process de publication sur les stores, aussi bien iOS qu’Android, du début à la fin.

Posez-lui également la question de la gestion des données.
Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont nous traitons et hébergeons la data ? C’est par ici !

 

Vous souhaitez organiser des événements impactants ?
Contactez-nous pour en savoir plus sur notre solution !

 

 

L’application mobile événementielle doit être simple à utiliser

 

Le plus important, c’est finalement que vos participants utilisent cette application. Elle doit donc apporter plus de valeur qu’un simple programme papier par exemple.

Mettez-vous à la place de vos invités : est-ce qu’elle est intuitive, claire et facile à utiliser ? Vérifiez que la multiplication des fonctionnalités ne complexifie pas l’expérience utilisateur.

Si votre événement est public ou du moins s’il n’est pas secret, vos participants sont vos premiers promoteurs. Il faut donc que l’application leur permette de communiquer facilement sur votre événement, aussi bien qu’entre eux que vers l’extérieur. Identification d’un hashtag, création d’un fil d’actualité, apparition d’un social wall pour suivre les publications en direct.

 

L’application mobile événementielle doit être duplicable ou réutilisable pour scaler vos événements

 

Pour gagner du temps et fluidifier l’expérience participant, nous vous conseillons d’opter pour une multievent app – ou application multi-événements.

Une fois votre premier événement terminé, vous aurez juste à dupliquer vos réalisations pour les réutiliser lors de votre prochain événement.

Vos participants n’auront pas besoin de télécharger une nouvelle application puisqu’elle sera déjà sur leur portable. Parfait pour une série d’événements dont les participants reviennent d’une fois sur l’autre, comme les séminaires par exemple !

Cela vous permet également de gagner du temps lors de la publication de l’application sur les stores : vous n’aurez normalement pas besoin de soumettre de nouveau l’application à Apple ou Android.

 

L’APPLICATION mobile événementielle DOIT RENFORCER VOTRE IMAGE DE MARQUE

 

L’entreprise que vous aurez choisi pour vous accompagner dans la création de votre application mobile événementielle doit vous assurer un maximum de flexibilité quant à la personnalisation.
Généralement, les prestataires proposent une option d’application en marque blanche. Grâce à celle-ci, vous pourrez modifier votre logo, vos couleurs et votre contenu sans aucune limite.

 

 

 

 

L’application mobile événementielle doit vous permettre de modérer les contenus en temps réel

 

Bien que vos participants soient certainement très raisonnables, vous souhaiterez probablement garder la main sur les messages qui seront diffusés aux yeux de tous. Optez donc pour une plateforme de modération facile d’utilisation. Si votre prestataire peut vous accompagner dans son utilisation et dépêcher des facilitateurs le jour J, c’est encore mieux !

 

Peut-être que vous hésitez encore à choisir une application pour votre événement ? Les équipes de Sigfox, elles, n’ont pas hésité longtemps. Découvrez comment leur pôle Communication interne engagent 400 collaborateurs plusieurs fois par an grâce à une appli du tonnerre.

Si vous avez besoin de conseils pour choisir votre application mobile événementielle, je suis à votre disposition par email ou à travers la page Contact !

 

Besoin d’une application mobile événementielle pour votre prochain événement ?

4 lieux pour un séminaire à Rennes

On me dit dans l’oreillette que Rennes est the new place to be pour organiser vos séminaires. Outre le fait que l’on y soit à 2h maximum de l’océan et de Paris, le bassin rennais est extrêmement dynamique et de nombreuses startups y ont d’ailleurs ouvert leur siège social. Parfait pour fourmiller d’idées puis se détendre à quelques centaines de kilomètres de la capitale !

 

DÉCOUVRI© Destination_Rennes / Julien_Mignot

LA FABRIQUE

Inspiré par la culture de l’innovation et le bien-être au travail de la « Silicon Valley », la Fabrique by Digitaleo a relevé le défi de créer un lieu de travail unique et atypique à Rennes ! À seulement 5 minutes du centre-ville, vous y profiterez d’un cadre de travail peu classique. Travaillez en mode startup et ouvrez vos chakras pour booster votre créativité et explorer de nouveaux horizons.

LE BALTHAZAR

 

Parfait pour votre séminaire en plein coeur de Rennes, le Balthazar, complètement équipé en nouvelles technologies, ne vous décevra pas. La simplicité alliée à la modernité soulignent une élégance rare, particulièrement appréciable dans un hôtel de centre-ville.
Le petit plus : la vue sur le patio depuis la salle de réunion !

 

LE LOFT

 

Découvrez ce grand espace de coworking appelé Le Loft ! Le nom parle de lui même : un grand espace convivial, atypique, idéal pour booster les neurones des collaborateurs lors de votre séminaire à Rennes. Les touches acidulées qui parent ses murs sont autant de stimulations pour votre créativité. On s’y sent d’ailleurs tellement bien qu’on pourrait presque y dormir… C’est sûr que c’est ici que vous aurez l’idée du siècle !

 

LE CHÂTEAU DES PÈRES

 

Niché dans un écrin de verdure, le Château des Pères n’était pas listé dans nos idées de lieux pour un séminaire au vert, mais pourtant, il y aurait toute sa place ! Que vous partiez sur un séminaire manager d’une quinzaine de personnes à la convention de début d’année de toute l’entreprise, ce lieu de haut vol saura créer une expérience unique, une parenthèse hors du temps. Le top pour aérer vos méninges et repartir du bon pied !

Le petit plus : peut accueillir jusqu’à 1200 personnes en disposition cocktail dans son Orangerie de 1000 mètres carrés.

 

Le château des pères

Vous avez envie d’en savoir plus sur notre outil de gestion de budget événementiel ?

Vous rêvez de savoir pourquoi il vous faut une plateforme tout-en-un ?