Organisez la journée de recrutement parfaite

Il paraît que vous organisez prochainement une journée de recrutement ! En seulement quelques heures, votre mission est de rencontrer un maximum de candidats afin de recruter les futures pépites de votre équipe ou de votre organisation. Mais plutôt que d’organiser de simples entrevues à la chaîne, l’organisation d’une journée de recrutement vous permet de mettre vos candidats en conditions et surtout créer une ambiance saine d’émulation, plus qu’une vraie compétition.

Comment organiser ce type d’événement et quels types d’activités mettre en place pour séduire les candidats dès le début de la journée ? Eventdrive vous confie ses secrets logistiques et pratiques pour l’organisation de la journée de recrutement parfaite.

 

 

 

EN AMONT DE VOTRE journée de recrutement

Gérez les inscriptions d’une main de maître

 

L’organisation de votre journée de recrutement commence bien en amont du jour J. En effet, il faut s’assurer que les candidats seront bien présents pour prévoir en fonction les repas, les espaces, les supports et les ressources humaines nécessaires à leur accueil.

L’un de nos clients, Akka, utilise par exemple la plateforme d’inscription Eventdrive pour cette étape cruciale. Après avoir enregistré tous les potentiels candidats dans sa base de données, le recruteur prépare une campagne d’emailing pour leur proposer de valider leur inscription ! Une première étape qui montre qu’ils sont motivés. Le formulaire personnalisé qui est créé pour l’occasion permet notamment au recruteur de récupérer les CV des candidats.

 

En créant des sessions et des ateliers, il pourra aussi plus facilement gérer les centaines de candidats qu’il recevra ce jour-là. Grâce à l’application mobile qui leur aura été demandé de télécharger en amont, ces derniers pourront se repérer dans les locaux de l’entreprise et connaître leur agenda personnalisé. L’information, c’est la clé !

 

Pensez à envoyer des rappels réguliers

 

Même si les candidats sont certainement très motivés, ce ne sont certainement pas des surhommes et ils ne peuvent pas penser à tout ! Les process de recrutement sont déjà particulièrement forts en émotions… Vous pouvez donc leur donner un petit coup de pouce en programmant des mails de rappel quelques jours avant votre journée de recrutement.

Le déroulement d’une journée de recrutement

 

Une session de recrutement qui se passe sur une journée doit être particulièrement cadrée, car l’événement passe très vite et les enjeux sont importants. Il est important de bien déterminer en amont chaque étape afin d’éviter le chaos le jour J.

 

Un temps d’accueil

 

Le moment où vous accueillez les candidats est important, car votre image de marque est déjà en jeu. Vous êtes entré en phase de séduction au moment où vous les avez convoqués, mais tout devient bien réel à leur arrivée sur les lieux et comme on dit, la première impression est souvent la meilleure ! Accueillez vos invités autour d’un bon petit-déjeuner qui permettra de les mettre à l’aise tout en mettant en conditions.

 

 

Une présentation individuelle des candidats

 

Après avoir passé un petit moment à se restaurer, vous pouvez commencer à découvrir vos candidats. Le but ici est d’aller un peu plus en profondeur en posant des questions assez originales plutôt que les banales « Comment vous appelez-vous ? » et « D’où venez-vous ? ».

Deux choix s’offrent à vous : soit vous les mettez en conditions directement en posant des questions auxquelles vous attendez une réponse immédiate, soit vous leur transmettez une liste de 4 ou 5 questions qu’ils devront préparer à l’avance. Vous pouvez par exemple demander quel est l’objet qui les caractérise le plus, qu’est-ce qu’ils amèneraient s’ils ne pouvaient prendre que 3 choses sur une île déserte ou encore de vous raconter une petite blague.

Ce temps de présentation ne doit durer que quelques minutes par candidat, mais est très important pour le recruteur, car il permet de cerner les personnalités. Et le bonus, c’est que cela permet de détendre l’atmosphère 😉

 

Une épreuve de groupe

 

Enchaînez par la suite avec une épreuve de groupe. Ici, bien sûr, votre but est d’analyser comment les candidats travaillent en équipe et comment ils arrivent à résoudre un problème sous pression.

Pour cela, vous devez avoir choisi un lieu qui permet la création de petits pôles de travail et mettre à disposition tout le matériel que vous auriez proposé à votre propre équipe. Là encore, votre image de marque est en jeu et doit montrer aux candidats comment ils auraient à travailler s’ils venaient à collaborer avec vous.

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

 

Un moment de détente

 

Avant de continuer les sélections, il peut être intéressant d’intégrer un petit moment de détente. Une pause avec collation est bien sûr indispensable, mais pourquoi pas aller plus loin dans l’idée ? Vous pourriez par exemple faire visiter les locaux, montrer des images de votre dernier teambuilding ou encore présenter quelques membres de votre équipe. Tout ça de manière très informelle !

 

Un test écrit

 

Selon vos besoins, vous pouvez continuer la journée de recrutement avec un test écrit. Ça peut être une épreuve de langue si vous avez besoin de collaborateurs bilingues ou encore une analyse de données, si vous recherchez des pros du marketing. Peu importe le contenu du test, il faudra être capable de proposer une place assise à tous les candidats que vous recevez pour leur permettre de travailler dans les meilleures conditions possibles.

 

Un repas en groupe

 

Pour clôturer la matinée, invitez vos candidats à se restaurer autour d’un bon repas. Le plus simple est sûrement de mettre en place un buffet avec sandwiches et mignardises à disposition. Ce temps de repas permettra à votre équipe de faire un choix parmi les candidats au vu des résultats de la matinée et sélectionner les candidats que vous avez préférés pour les entretiens individuels de l’après-midi. Que vous le vouliez ou non, une certaine ambiance de concurrence se sera instaurée depuis le matin. En proposant aux candidats de déjeuner ensemble, vous permettez à tout le monde de se détendre et de penser à autre chose. C’est aussi une manière de les remercier d’avoir fait le déplacement et notamment ceux qui ne seront pas sélectionnés pour l’après-midi.

 

Des entretiens individuels

 

Après le repas, vous continuerez probablement avec la phase des entretiens individuels. N’oubliez pas que vos candidats se sont déjà donnés toute la matinée, veillez donc à donner un ton plus informel à la chose. C’est aussi une manière de découvrir un peu plus le candidat, son parcours professionnel et surtout voir comment il s’exprime quand il est seul. D’un point de vue organisationnel, veillez à avoir assez de salles de réunion et de ressources humaines pour recevoir l’ensemble des candidats sélectionnés. Le but n’est pas de les faire patienter tout l’après-midi et faire monter le stress sans raison.

 

L’annonce des résultats de cette journée de recrutement

 

Enfin, après avoir débriefé avec vos équipes et sélectionnez les meilleurs candidats, la norme est d’annoncer les résultats le soir même. La journée aura été intense pour vos candidats, la moindre des choses est donc qu’ils aient un retour rapide sur leurs performances. Vous pouvez les inviter par la suite à rencontrer leurs managers opérationnels.

 

 

EN AVAL DE VOTRE journée de recrutement

Envoyez-leur un mail de remerciement

 

Parce que la façon dont sont traités les candidats reflètent l’image de votre marque employeur, n’oubliez qu’un simple « merci » est toujours agréable ! Les candidats ont tout de même fait le déplacement et ont bloqué une journée complète de leur temps, pour ceux qui auront été au bout du process !

Programmez donc un mail de remerciement :

  • pour les candidats qui n’auront pas été retenus, pour leur souhaiter bon courage pour la suite.
  • pour les candidats qui ont été retenus pour leur donner une vision plus claire du reste du process et pour partager avec eux les présentations du jour.

 

Demandez leur avis, marque employeur oblige !

 

Et parce que ces candidats seront aussi les premiers promoteurs de votre marque employeur, pensez à leur adresser un questionnaire de satisfaction : nous vous donnons toutes les clefs dans cet article ! Avec Eventdrive, vous avez la possibilité d’envoyer ce questionnaire directement par l’application mobile. Et ça, c’est cool !

 

 

 

5 choses à retenir avant d’organiser votre journée de recrutement

 

Les accompagner au maximum.

Si l’un des candidats ne se présentent pas, c’est du temps perdu pour vous. Le mail de rappel un ou deux jours avant est donc la bonne astuce pour assurer un taux de présence optimal ! 

 

Leur apporter la bonne information au bon moment.

La journée va être stressante pour les candidats, pas besoin de rajouter du stress inutile parce qu’ils ne trouvent pas la salle où ils doivent se rendre. L’application mobile permet de :

  • consulter son agenda personnalisé
  • recevoir des rappels quand les ateliers approchent
  • obtenir le maximum d’informations quant aux sessions

 

Ne pas oublier les temps de détente.

Mettez-vous à la place de vos candidats et imaginez l’état dans lequel ils sont. Une petite pause dans tout le processus ne fera de mal à personne 😉

Prévoyez donc deux espaces, un à l’intérieur et un à l’extérieur, dans lesquels ils pourront partager une tasse de thé ou quelques conseils.

 

Automatiser au maximum pour replacer l’humain au coeur du process.

Vous souhaitez évaluer rapidement l’attention des candidats lors de votre présentation corporate ? L’application est encore et toujours l’outil parfait ! Grâce au système de quiz, vous pourrez facilement connaître leurs réponses et identifier ceux qui sont au taquet. Des questions qui ne sont pas forcément éliminatoires mais qui permettent d’attribuer quelques points 😉

 

L’organisation d’une journée de recrutement n’est pas de tout repos. Habituellement, un événement a pour but de détendre vos invités, là, vous risquez d’avoir affaire à des convives sous pression. Ne perdez pas votre principal objectif de vue, recruter une ou plusieurs perles rares, mais n’oubliez pas que vous êtes garant de votre image de marque employeur. Faites donc vivre à vos candidats une expérience sans couture, du début à la fin. Et qui sait, ils vous renverront peut-être l’ascenseur un jour ou l’autre !

 

 

Comment créer un formulaire d’inscription pour un événement ?

 

 

Le formulaire d’inscription est en quelque sorte la porte d’entrée de votre événement. C’est un des premiers points de contact avec votre invité. Il faut donc bien le travailler pour éviter de le faire fuir. Créer un formulaire d’inscription pour un événement n’est pas si facile… Nous partageons avec vous nos astuces pour convertir vos invités en participants !

Lorsque votre invité arrivera devant le formulaire d’inscription de votre événement, nous n’aurez qu’un seul objectif : la conversion. Alors mettez dès maintenant toutes les chances de votre côté 😉

 

 

 

Le design, ça nous gagne !

 

La première impression de votre visiteur sera d’abord visuelle. Aussi, il est impératif de soigner votre mise en page. Le formulaire d’inscription de votre événement doit paraître le plus simple possible.

Nous vous recommandons un fond blanc pour plus lisibilité ponctué de touches de couleurs comme les boutons (call-to-action), les traits séparant les parties…

N’ajoutez pas trop d’éléments visuels pour éviter que le message (et l’oeil) de votre visiteur ne s’égare.

 

 

Personnalisation is the new black

 

Les visiteurs ne correspondent pas forcément au même type d’invités : direction, VIP, presse… Un membre du comité exécutif ou un collaborateur n’auront pas les mêmes questions, puisque le premier devra se rendre sur place plus tôt pour assister à la réunion de clôture de l’année.

Vous pouvez également utiliser le conditionnement logique dans votre formulaire d’inscription pour créer des chemins personnalisés de réponse. Si votre invité se rend sur le lieu de votre événement en avion, alors demandez-lui s’il préfère être acheminé en taxi ou en bus à son arrivée. S’il vient avec sa voiture personnelle, cette question n’a pas besoin d’apparaître.

 

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En retard, en retard, je suis toujours en retard !

 

C’est une des règles de base du marketing : si vous créez un sentiment d’urgence ou de popularité, le consommateur achètera plus facilement votre produit.

Lorsque vous créez le formulaire d’inscription pour votre événement, pensez à donner une deadline aux invités. Au-delà de provoquer ce sentiment d’urgence, elle vous permettra de mieux vous organiser. Vous serez par exemple en mesure de fournir la liste de rooming en amont et le lieu pourra ainsi mieux adapter sa prestation. Vous la voyez d’ici la pierre deux coups ?

Petit tip sympa : le compte à rebours dynamique fait aussi son petit effet !
Découvrez comment à travers nos exemples de mails d’invitation.

Si le nombre de places est limité, indiquez le nombre de places restantes sur le site d’inscription. Si le visiteur hésitait, il hésitera beaucoup moins en découvrant qu’il ne reste que deux entrées !

 

 

La simplicité est la sophistication ultime

 

Pour que votre formulaire d’inscription à votre événement soit efficace, vous vous devez d’éliminer chaque point de friction potentiel et de simplifier au maximum l’expérience du visiteur.

1) N’intégrez que les champs qui sont nécessaires.
Réfléchissez à la pertinence de chacun d’entre eux. Si vous n’avez qu’une seule pause à base de croissants, ce n’est pas forcément la peine de connaître le régime alimentaire de tous vos invités. C’est toujours un champ de gagné dans votre formulaire d’inscription. Si vous n’avez vraiment pas le choix, nous vous conseillons de faire apparaître les questions au fur et à mesure, en fonction des réponses précédentes.

2) Intégrez un remplissage automatique déjà connus.
Si vous avez envoyé un email à Anakin Skywalker à anakin.skywalker@ordrejedi.com, cet invité retrouvera les champs Nom, Prénom et Adresse Email préremplis. Et hop, quelques clics en moins !

3) Rassurez au maximum votre visiteur.
Indiquez un temps approximatif de remplissage (seulement si le visiteur doit scroller pour voir la suite).

4) Privilégiez des questions fermées ou des listes déroulantes.
Les questions ouvertes nécessitent, elles, plus de temps et de réflexion et peuvent parfois être dissuasives.

 

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Le RGPD vous respecterez

 

Nous en venons à la partie que l’on aime un peu moins. Depuis que le RGPD (ou Règlement Général de Protection des Données) a été mis en place, les entreprises doivent être particulièrement vigilantes dans le traitement des données qu’elles récoltent.

Les données du formulaire d’inscription de votre événement doivent donc être hébergées sur une plateforme sécurisée. De plus, l’invité devant explicitement donner son accord quant à la récolte, nous vous conseillant de faire apparaître le texte suivant : “En vous inscrivant, vous reconnaissez avoir pris connaissance et acceptez les conditions de la politique de confidentialité.”

 

 

Ne vous arrêtez pas au bouton Valider

 

Une fois que vous avez créé votre formulaire d’inscription, il serait dommage de s’arrêter en si bon chemin ! L’expérience doit en effet être fluide de A à Z. N’oubliez pas le fameux mail de confirmation… Si vous utilisez une plateforme de gestion d’événements, vous pouvez facilement le programmer.

  

Prochaine étape : la création du site web de votre événement et l’envoi du mail d’invitation ! Nous nous tenons à votre disposition si vous avez des questions 😉

 

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Découvrez comment grâce à Eventdrive !

10 conseils pour un mail d’invitation qui claque

« Vous n’aurez jamais l’occasion de faire deux fois une bonne première impression » – Coco Chanel

 

L’un de vos rêves ultimes en tant qu’organisateur d’événements ? Savoir que votre événement fera le plein dès le lancement des invitations. Malheureusement, dans votre métier, il est impossible de prévoir le comportement des invités… Bonne nouvelle cependant, il est possible d’agir pour faire pencher la balance et faire en sorte que le maximum de personnes se rendent à votre événement !

Et cela commence par le mail d’invitation. Accrochez-vous et découvrez dès maintenant nos 10 conseils pour réaliser un mail d’invitation qui claque ! 

 

 

1- Choisissez l’objet de mail d’invitation parfait

Première étape : choisir un objet de mail original, qui boostera votre taux d’ouverture.

Votre mail d’invitation aura beau être magnifique ou très original, tant que le destinataire ne l’a pas ouvert, il n’aura aucun impact. Vous devez donc trouver l’objet de mail qui fera la différence et qui attirera irrésistiblement la souris de votre invité vers votre mail.

Pour cela, vous pouvez au choix rester très classique, grâce à un objet explicatif et sobre, ou opter pour un objet plus atypique, qui n’a pas forcément de lien avec votre contenu. Par exemple : “Vous avez 5 minutes à perdre ?”.

Nous vous recommandons vivement d’indiquer “Invitation” dans l’objet, le taux d’ouverture n’en sera que bien meilleur.

Il y aussi certaines règles basiques à respecter. La taille de l’objet de votre mail d’invitation, par exemple, est très importante. Et pour respecter cela, deux formules magiques existent. Privilégiez :

  • Un objet compris entre 20 et 30 caractères
  • Ou un objet de 130 caractères

Pensez à également utiliser les emojis, qui peuvent clairement faire la différence, pour remplacer les buzz words* par exemple ! Sans trop en abuser, évidemment. 🙂 Découvrez tous nos autres tips pour choisir l’objet l parfait pour votre mail d’invitation juste ici !

*un mot tel que gratuit, cadeau, détecté par les serveurs de messagerie et qui classe quasiment systématiquement votre mail dans les spams.

 

2- PRÉPAREZ DIFFÉRENTES VERSIONS

 

Ne pensez pas qu’une fois le mail d’invitation envoyé, vous serez tranquille. En effet, la promotion de votre événement est un travail de longue haleine !

Pour motiver vos invités à venir, et pour être sûr qu’ils n’oublieront pas votre événement, les relances vont jouer un rôle majeur.

Envoyez en premier lieu un mail “save the date”, une fois que vous obtiendrez la date officielle et immuable de votre événement. Vos invités auront la date en tête et pourront dès lors booker leurs agendas. Le mail suivant sera le mail d’invitation dont nous parlons en long, en large et en travers dans cet article.

Renvoyez un mail de rappel quelques semaines avant votre événement, afin de relancer les personnes n’ayant pas encore répondu et obtenir un maximum de réponses. C’est pourquoi l’utilisation d’une plateforme d’organisation d’événement (ou EMS) comme Eventdrive est recommandé pour avoir un excellent suivi de vos campagnes d’emailing.

Enfin, vous pouvez adopter un ton différent selon la personne à qui vous vous adressez. Par exemple, vous emploierez un ton formel pour les journalistes, et moins formel pour les blogueurs. Il faut toujours se mettre à la place de la personne qui lira votre mail, en le personnalisant le plus possible, et toucher l’intérêt du lecteur.

3- INFORMEZ EFFICACEMENT

 

Toutes les principales informations concernant votre événement doivent se retrouver dans votre mail d’invitation.

Votre destinataire ne doit pas rencontrer de difficultés quant à la recherche de ces données. C’est pourquoi, votre mail doit absolument comporter les éléments suivants :

  • La date
  • Le lieu et la ville
  • L’heure de début
  • L’heure de fin
  • Le programme

Dans le programme, veillez à bien indiquer son déroulement selon les horaires, en spécifiant les salles à chaque fois. Précisez également si un petit-déjeuner est déjà prévu, un déjeuner, ou bien un repas en soirée afin que vos invités puissent s’organiser en amont.

Il est aussi préférable d’indiquer au destinataire si l’événement est limité en terme de places disponibles et de temps. Pour ne pas qu’il loupe une occasion en or mais également pour créer un sentiment d’urgence et pousser à l’inscription.

4- Personnalisez votre mail d’invitation

 

Différenciez votre mail, en montrant que celui-ci n’est pas “de masse”, mais bel et bien unique !

Pour se faire, personnalisez vos mails, en incluant le prénom du destinataire dans l’objet et le début de votre mail. Ceci est d’autant plus important lorsque vous invitez une personne à un événement. Il faut que cette personne sente que ce mail a été envoyé spécialement pour elle et que ce n’est en rien le fruit du hasard.

De plus, d’après une étude menée par Radicati, ajouter le prénom dans un objet de mail augmente de près de 29,3% le taux d’ouverture. Par exemple, vous pourriez écrire : “[PRÉNOM], nous vous convions à notre lancement de produit”.

5- Restez en contact avec votre invité

 

Assurez-vous de rester joignable, afin que vos invités puissent revenir vers vous dans n’importe quelles circonstances.

Ainsi, n’oubliez pas d’intégrer vos coordonnées à la fin de votre mail, avec votre poste, votre numéro de téléphone et d’autres informations complémentaires.

Conseils mail d'invitation événement

6- Aérez le corps de votre mail d’invitation

 

Certes, votre mail doit être informatif, avec du contenu de qualité, mais il doit aussi être clair et lisible.

Votre mail d’invitation est le premier contact que vous avez avec vos invités. Il est le miroir de votre événement. Si celui-ci est “old-school” et rempli de textes à rallonge, le lecteur risque de ne pas prendre de plaisir à le lire et sera moins emballé. Pire encore, il pourrait ne pas finir la lecture de votre mail.

Pour remédier à ça, optez pour un design clair et moderne, tout en respectant le thème de votre événement. Évitez de le surcharger en texte, et laissez des espaces entre les les paragraphes. Choisissez la bonne police : évitez par exemple le Cambria, New Times Roman, ou encore Comic Sans MS (à proscrire pour un événement professionnel), en faveur de l’Helvetica ou du Arial.

Distinguez dans votre mail grâce à un jeu de graisses et de couleurs les information importantes de celles qui le sont un peu moins.

7- Intégrez de jolis visuels à votre mail d’invitation

 

L’ajout de visuels rendra votre mail beaucoup plus attractif.  

Encore une fois, ce mail sera la vitrine de votre événement, alors laissez vos invités se projeter en habillant votre mail d’invitation d’images. Par exemple, vous pouvez créer un bandeau qui se situera en haut de celui-ci, avec une image et le titre de votre événement, en rappelant la date et le lieu. Vous manquez d’inspiration ? Vous avez toujours la possibilité de rechercher une image dans des banques d’images libres de droit en ligne, sur Unsplash, Stockphotos, Rgbstock… et bien d’autres encore. 🙂

Et si vous ne maîtrisez ni Photoshop, ni Indesign ou d’autres logiciels complexes, vous avez toujours l’option d’utiliser des logiciels gratuits en ligne, simples d’utilisation pour créer n’importe quel visuel, comme Canva par exemple !

 

8- Ajoutez des CTA à votre mail d’invitation

 

Autrement dit, ajoutez des call-to-action / boutons, qui pousseront au clic.

Par exemple, au lieu de simplement mettre un mot ou une phrase avec un lien cliquable, ajoutez un bouton beaucoup plus voyant, visuel et intuitif.

Vous pouvez créer des CTA pour renvoyer votre invité vers une page qui présentera le plan du lieu de votre événement, ou bien un bouton “TÉLÉCHARGER MON BADGE”, où le téléchargement de celui-ci débutera dès lors que la personne aura cliqué sur ce CTA.

L’avantage des CTA de ce type est qu’ils sont très visibles, et permettent à vos lecteurs de gagner du temps en trouvant immédiatement les informations dont ils ont besoin. Il faut faire en sorte de simplifier au maximum votre mail, en réduisant le nombre d’étapes nécessaire à l’inscription.

9- Créez un site d’inscription lié à votre mail

 

Utilisez un CTA pour renvoyer vers un site d’inscription dédié à votre événement.

Ce site internet d’inscription sera complémentaire et vous permettra de décharger votre mail d’invitation, en renvoyant vos invités directement sur un site dédié, avec un formulaire préparé à cet effet. Afin de faire au plus simple, limitez les champs disponibles. Cependant, certaines informations doivent absolument se retrouver dans votre formulaire, notamment dans le cadre d’un événement externe :

  • Prénom
  • Nom
  • Numéro de téléphone
  • Poste et nom d’entreprise
  • Habitudes alimentaires particulières ou allergies

En utilisant un logiciel tout-en-un d’organisation d’événements, réalisez vos mails d’invitation et vos sites d’inscription simplement !

10- soyez créatifs

 

Vous êtes l’organisateur d’événements, et vous adorez votre travail, right ? Alors faites-vous confiance. 😉

N’hésitez pas à sortir des sentiers battus en faisant travailler votre créativité, afin d’être le plus original possible ! Essayez de nouvelles choses et n’hésitez pas à tester afin de surprendre vos invités. Après tout, c’est en proposant du jamais vu que l’on marque les esprits. Alors le meilleur conseil que nous ayons à vous proposer, c’est de vous faire confiance !

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

La compliance dans l’organisation d’événements pharmaceutiques

Depuis quelques années, le mot “compliance” prend de plus en plus d’ampleur et impacte pleinement l’industrie pharmaceutique, et notamment les événements clients organisés. En effet, elle garantit l’intégrité de l’ensemble des parties prenantes, aussi bien des laboratoires que des professionnels de santé dans le cadre de l’organisation d’événements scientifiques. Je reviens dans cet article sur quelques grands principes.

Petite précision : cet article n’a pas vocation à donner un conseil juridique.

 

 

 

Qu’est-ce que la compliance dans l’industrie pharmaceutique ?

 

La compliance est une fonction qui démontre et documente la qualité des process et des produits de l’organisation. Elle confirme et certifie qu’une action (ici l’organisation d’un événement) répond aux prérequis de la réglementation, de la législation, des standards de l’industrie. Dans le cadre de l’organisation d’un symposium ou d’un congrès en présence de professionnels de santé, le laboratoire se doit de respecter certaines règles d’éthique afin de ne pas aliéner l’indépendance professionnelle des médecins, infirmiers, pharmaciens, sous quelque forme que ce soit. Il atteste ainsi de son intégrité et de sa bonne conduite.

La prévention des conflits d’intérêts s’appuie sur :

  • l’obligation de transparence, les laboratoires devant déclarer aux ordres concernés leurs différentes actions
  • les dispositions anti-cadeaux qui encadrent les relations professionnels de santé / laboratoires.

 

Les grandes lignes à suivre pour respecter la compliance

 

Nous avons recensé dans cet article les pratiques les plus courantes pour intégrer la compliance à vos événements pharmaceutiques.

 

La rémunération des intervenants

 

Si vous faites appel à des professionnels de santé pour animer votre événement, leur rémunération, si rémunération il y a, devra être soumise à l’ordre référent.
Ce n’est pas le montant en lui-même qui sera évalué mais bien l’adéquation à la charge de travail. Par exemple, si votre médecin intervient 2 heures lors d’un symposium, vous pourrez lui proposer une rémunération horaire sur 3 heures : 2h d’intervention + 1h de préparation.

Si la personne détient le statut de praticien hospitalier (en général, si elle exerce dans un établissement hospitalier public), elle devra effectuer une demande d’autorisation auprès de sa hiérarchie. Ce document devra être signé par son supérieur hiérachique et par le directeur d’établissement.

Le choix du lieu dans le cadre d’un événement pharmaceutique


Afin d’éviter toute déviance, le lieu est lui aussi soumis à de strictes réglementations. Les professionnels de santé se déplacent pour monter en compétences et non pas pour prendre du bon temps.


Toute proximité avec des activités qui pourraient être qualifiées de “loisir” est déconseillée : le spa, le golf, le casino… De même une destination trop touristique pourrait porter préjudice à l’intégrité de votre événement, et il ne s’agit ici pas que de voyages à Cuba. Un établissement en front de mer au Touquet peut poser problème aux ordres concernés.

A éviter par exemple :

  • Les restaurants gastronomiques
  • Les hôtels en front de mer
  • Les lieux à proximité d’un casino
  • Les établissements qualifiés de “château”

 

 

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Le programme d’un événement pharmaceutique

 

Le programme doit pouvoir être justifié en tous points et établi par des personnalités fiables et reconnues. Un déplacement à l’autre bout de la France doit être justifié par une journée de travail complète, tout comme une nuit supplémentaire par un agenda qui commence aux aurores le lendemain.

Selon le Conseil National de l’Ordre des Médecins, le temps libre ménagé à l’occasion d’une manifestation n’est pas illicite au regard de la loi. Attention néanmoins, il ne doit pas impacter l’objectif de l’événement et prendre le pas sur le programme scientifique.

L’entreprise ne peut pas financer les activités réalisées à l’occasion de ce temps libre mais le professionnel de santé est libre de le faire s’il le souhaite.

 

L’hospitalité des invités

 

Il faut savoir que la prise en charge de l’hospitalité se limite à la personne du corps médical invitée et ne doit pas être étendue à des personnes autres que les professionnels directement concernés. De plus, seule l’hospitalité proportionnée à la durée de l’événement et aux conditions de transport (à partir d’un certain nombre de kilomètres par exemple) peut être prise en charge par l’entreprise. Le laboratoire n’offre pas par exemple de nuit supplémentaire s’il n’a pas d’extrême nécessité.

Ce qu’elle inclut :

  • les repas, cocktails, buffets et collations diverses
  • les frais de transport
  • les frais d’hébergement
  • l’ensemble des autres frais liés à la participation à la manifestation professionnelle (frais d’inscription) 

Le comité de déontovigilance rappelle quelques règles à respecter :

  • elle ne peut être octroyée qu’à l’occasion de manifestations à caractère exclusivement professionnel et/ou scientifique,
  • elle doit être limitée à l’objectif professionnel et scientifique principal de la manifestation,
  • elle doit demeurer d’un niveau raisonnable,
  • elle ne doit pas être étendue à des tiers.

 

La déclaration de compliance auprès des ordres

 

Pour assurer un maximum de transparence sur la relation industrie / professionnels de santé aux yeux du grand public, les équipes événementielles des laboratoires pharmaceutiques doivent déclarer en amont de leur événement le programme aux ordres concernés. Les conseils des ordres disposent d’un délai d’un mois pour rendre leur avis, à compter de la date de l’accusé réception du dossier.

Pour faciliter vos démarches, le CNOM propose des modèles de fiches de demande d’avis. Toutes les informations nécessaires y figurent et le dossier sera alors traitement plus rapidement. Si le conseil émet une réserve, vous aurez la possibilité de renvoyer des informations supplémentaires ou des pièces justificatives.


Les ordres existants pour la déclaration de vos événements

 

Les informations qui doivent figurer dans le dossier de votre événement

 

  • Le projet de convention : le nom, la raison sociale et l’adresse du siège social de votre laboratoire;
  • Le programme de la manifestation ;
  • La liste nominative des professionnels de santé qui ont été conviés, indiquant leur profession, leur spécialité et leur adresse professionnelle,
  • La nature et le montant de chacune des prestations ou le cas échéant du forfait énumérant les différentes prestations prises en charge à l’occasion de la manifestation considérée.

     

 

Le cas des congrès médicaux

 

Désormais, suite à la mise en place du code d’éthique Medtech, les laboratoires pharmaceutiques ne peuvent plus inviter en direct les professionnels de santé de leur choix sur les congrès.

Les laboratoires vont désormais déléguer une enveloppe pour inviter un certain nombre de praticiens.

Ensuite, l’organisateur du congrès, ou PCO pour les intimes, met en place une plateforme pour gérer les invitations, sans droit de regard de la force invitante. Le PCO se charge ensuite d’adresser les invitations aux praticiens. C’est un processus peu plus démocratique, qui permet notamment d’inviter davantage de libéraux. 

 

Sources

Conseil National de l’Ordre des Médecins
Site du gouvernement
Leem

 

 

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Choisir l’objet parfait pour votre mail d’invitation

«Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression.» – David Swanson

Vous venez de terminer de peaufiner votre plan de communication. Vous voilà prêt à dégainer votre super mail d’invitation. Canon du header au footer, à vos couleurs, vos invités ne pourront que confirmer leur participation ! Enfin si seulement, ils le voient… Et ce n’est pas gagné d’avance. Le meilleur outil pour optimiser votre taux d’ouverture ? L’objet de votre mail d’invitation !

 

Pourquoi soigner votre objet de mail d’invitation ?

Selon le rapport mondial publié en mars 2015 par Radicati, chaque employé reçoit en moyenne 120 emails professionnels par jour. Pour ne pas que votre mail d’invitation finisse noyé dans la masse, il faut donc trouver le moyen de vous démarquer. Et rien de plus efficace que l’objet de votre mail d’invitation. A vous les taux d’ouverture qui grimpent en flèche !

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

Nos conseils pour booster votre taux d’ouverture

1. Optimisez le nombre de caractères de votre objet

 

Il parait que ce n’est pas la taille qui compte… Il faut vous l’avouer, un peu quand même ! En effet, la longueur de l’objet de votre mail d’invitation a toute son importance. Une formule magique ? Je dirai même plus, deux formules magiques :

  • Un objet compris entre 20 et 30 caractères.
  • Un objet d’environ 130 caractères.

Pensez également à prendre en compte les caprices des différents serveurs de messagerie. Le nombre de caractères affichés n’est pas toujours le même :

  • Gmail : 77
  • Outlook : 60
  • La Poste : 45
  • Yahoo : 77
  • Orange : 30

 

2. Évitez les spam words

 

Certains mots intégrés à l’objet de vos mails d’invitation peuvent les catégoriser comme spams.
Par exemple :

  • Promotion
  • Gratuit
  • Hot
  • Casino
  • Urgent
  • Ouvrez vite
  • Cadeau

 

3. Utilisez les émojis

 

Parmi une longue liste d’objets de mails d’invitation, les émojis peuvent clairement faire la différence. Ils sont toutefois à consommer avec modération !

Petite astuce : ils peuvent servir à remplacer des spam words :  🎁 vs Cadeau / 🔥 vs Hot

Tout comme le nombre de caractères, l’affichage des émojis peut être différent en fonction des serveurs de messagerie. Sending Blue vous en donne un aperçu dans son article ! 

 

4. Usez et abusez de la simplicité

Majuscules, caractères spéciaux et signes de ponctuation peuvent être un peu agressifs au premier abord et donc dissuader le destinataire d’ouvrir l’email… De plus, les serveurs de messagerie n’en sont pas friands et auraient tendance à les envoyer directement dans les spams. On prône donc la sobriété sur ce point-là !

 

 

5. Personnalisez vos objets

Selon Radicati (et oui, encore eux), les lignes d’objets de mails d’invitation contenant le prénom du destinataire augmentent les taux d’ouverture de 29,3 % en moyenne dans toutes les industries. N’hésitez donc pas à personnaliser vos objets de mails d’invitation.

 

Des exemples d’objets de mails d’invitation qui ont fait leurs preuves

Nous avons préparé par vous quelques exemples d’objets de mails, à titre d’inspiration. Certains sont tirés de vrais mails que nous avons reçus (ou envoyés), d’autres sont extraits de notre imagination. Nous avons essayé d’y assortir une petite phrase explicative, sauf pour ceux qui tombent sous le sens 🙂

Les classiques

 

Retrouvez-nous au salon Maison & Objet
Eventdrive au salon Heavent du 26 au 28 mars 2019 -> ceci n’est pas une blague 
Evénement : rendez-vous le 10 avril au Pullman Bir-Hakeim
Invitation – La Grande Matinale du Marketing
En 2019, Eventdrive récompense ses clients -> remise de prix

 

Une solution ou un conseil

 

Boostez vos ventes B2B
Arrêtez de perdre votre temps
Il est temps de dire non -> conférence sur le développement personnel

 

Une invitation

 

Vous prendrez bien un café ?
Avec ou sans sucre ?
Vous souvenez-vous de moi ?
Alors, vous venez ?
Je passe vous prendre à 20h pétantes !

 

Une question

 

Comment révolutionner vos événements ?
Team Torchon ou Team Serviette ? -> séminaire interne
Vanille ou chocolat ? -> événement gastronomique
Marre que tante Huguette commente vos publications ? -> événement sur la politique de confidentialité Facebook

 

Un message personnel

Prénom, cet événement est fait pour vous. -> événement client
Prénom, j’espère que vous allez bien.
Prénom, cela fait longtemps que je vous ai pas vue.

Un nombre

 

10 idées pour révolutionner le contrôle de gestion
2 heures pour repenser les process achats -> journée d’étude du département Achats
5 conseils de la part de ceux qui chevauchent les licornes -> talk à destination des entrepreneurs

 

Une touche d’humour

 

Touchez-la, effleurez-la, pincez-la : Test du Galaxy Tab
Pourquoi vous ne réussirez jamais à changer de banque ? -> lancement d’une banque en ligne
Votre maman vous ment ! -> conférence sur l’alimentation
La neige c’est surfait ! RDV aux Maldives ! -> séminaire interne à l’étranger
Mangez-moi ! -> lancement d’une marque alimentaire
Notre nouveau bébé -> lancement de produit

 

Vous avez désormais toutes les clés en main pour bien choisir l’objet de votre mail d’invitation. Écrivez-nous à marketing@myqaa.com pour partager vos meilleurs objets (ou juste nous faire un coucou).

A très vite,

La Marketeam

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