Nos conseils de dernière minute pour votre soirée d’entreprise de fin d’année

Décembre a pointé le bout de son nez, l’hiver commence à s’installer (vous aussi vous avez froid ?) et les fêtes de fin d’année approchent. Et forcément, chez Eventdrive, on pense aussi à votre soirée d’entreprise de fin d’année !

Moment incontournable pour les employés tout comme pour l’équipe dirigeante, cette soirée est l’occasion pour le patron de montrer sa gratitude envers ses collaborateurs. C’est également le moment idéal pour partager un bon moment ensemble, sans pression et dans une ambiance détendue.

Une soirée d’entreprise de fin d’année peut s’organiser des semaines à l’avance. Mais il n’est pas trop tard pour travailler sur les petits détails qui rendront votre événement mémorable. Pour y parvenir, Eventdrive vous livre ses conseils pour organiser LA soirée de l’année !

D’ailleurs, je vous ai concocté une checklist de dernière minute pour votre soirée d’entreprise (gratuite et sans email à donner).

 

conseils soirée fin d'année entreprise

Vérifiez la liste des invités à votre soirée d’entreprise de fin d’année

 

À l’heure actuelle, vos invitations pour votre soirée d’entreprise de fin d’année ont sûrement été lancées depuis plusieurs semaines — en tous cas, on espère pour vous… Sinon, il est grand temps de vous mettre ! 😉

Vous devez normalement avoir un aperçu du nombre de convives qui seront présents à votre soirée. C’est à ce moment-là que vous pouvez potentiellement élargir votre liste d’invités. Selon le budget alloué à votre soirée et le nombre de personnes attendues, pourquoi ne pas proposer à vos collaborateurs de venir accompagnés ? Inviter un +1 est une initiative particulièrement appréciée, alors si vous avez la possibilité de le faire, ne vous en privez pas ! L’organisation d’une soirée ouverte aux conjoints et aux enfants permet de leur offrir un bon moment en famille, tout en améliorant la cohésion d’entreprise. De multiples bénéfices pour quelques invités en plus, ça vaut le coup, non ?

 

N’oubliez pas l’animation de votre soirée d’entreprise !

 

Votre soirée d’entreprise de fin d’année approche à grands pas et l’animation que vous aviez prévue vient de vous faire faux-bond — ou alors vous n’avez tout simplement pensé à une activité pour animer votre soirée (on ne le dira à personne si c’est le cas). Pas de panique ! Il existe des options à petit prix que vous pourrez mettre en place très rapidement.

Vous pouvez par exemple louer un photobooth et mettre à disposition des accessoires. Laissez quelques chapeaux, des paires de lunettes multicolores ou encore un ou deux boas en plumes à côté de l’appareil photo et vous êtes certain d’avoir de beaux souvenirs de la soirée. Sinon, pourquoi ne pas faire appel à un magicien ? Les tours de magie enchanteront petits et grands – si vous avez écouté notre conseil et convié les enfants ;-).

Autre idée originale, inviter un portraitiste ou un caricaturiste ! Vous verrez que quelques coups de crayon feront plaisir au plus grand nombre. Enfin, si vous préférez faire dans la simplicité, il suffit de mettre en place un petit groupe de musique : pianiste. guitariste, chanteur… Vous pourriez même proposer à certains collaborateurs de s’occuper de l’animation. Qui sait, il y a peut-être des talents cachés dans votre équipe ?

 

Un cadeau qui fait plaisir pour votre soirée d’entreprise de fin d’année

 

Qui dit soirée d’entreprise de fin d’année, dit Noël. Et à Noël, recevoir un petit cadeau fait toujours plaisir, vous le premier ! Avoir une petite attention pour vos collaborateurs marquera les esprits. Pas besoin de penser à un présent qui va vider les caisses de l’entreprise et réduire le budget de l’année prochaine avant même qu’elle n’ait commencé. Une carte cadeau ou une petite boite de chocolat, ça ne paraît pas être grand-chose et pourtant, c’est un petit détail qui fera le bonheur de tous.

Attention cependant, il est interdit d’octroyer des cadeaux d’une valeur différente en fonction de l’ancienneté dans l’entreprise ou encore du nombre de jours de présence effective. Cette pratique peut être lourdement sanctionnée par l’URSSAF. Le but de l’opération n’est pas de prendre une amende, mais bien de faire plaisir à tout le monde 🙂

 

Envoyez un petit rappel à vos invités pour votre soirée d’entreprise de fin d’année

 

Quand on est pris dans son travail, la soirée d’entreprise de fin d’année organisée par son entreprise n’est pas forcément la priorité. Mais pour vous, en tant qu’organisateur de l’événement, ça l’est ! Pour éviter de vous retrouver devant une salle à moitié vide, parce vos convives ont oublié de noter la date, n’hésitez pas à lancer des rappels. Déposer des affiches dans les points stratégiques autour de la machine à café ou dans la cafétéria peut être une bonne idée, mais à l’heure du digital, les emails et rappels sur smartphone seront bien plus efficaces. Grâce à Eventdrive, vous pouvez envoyer des notifications push à tous les invités qui ont confirmé leur présence à l’événement. En un clic seulement, tout le monde reçoit un rappel. Idéal, non ?

 

Ne faites pas l’impasse sur le discours de fin d’année

 

On vous imagine déjà tout penaud en lisant ces lignes ! Vous êtes en train de vous dire que c’est barbant les discours, qu’on n’en veut pas pendant la soirée d’entreprise de fin d’année, que ça va faire fuir les gens… Et pourtant, il est essentiel de caler un moment pour laisser le chef d’entreprise prendre la parole. Cet instant est important à la fois pour les employés, tout comme pour le dirigeant. C’est l’occasion de remercier les collaborateurs pour le travail réalisé tout au long de l’année, mais également les encourager pour les défis à venir. Quelques paroles sur un ton fédérateur, un rappel des temps forts de l’année, le tout accompagné d’une bonne dose d’optimisme et le tour est joué ! Ce moment peut également être l’occasion d’annoncer une bonne nouvelle. Bref, le discours de fin d’année doit être dynamique, motivant et surtout… pas trop long !

 

Si vous appliquez nos conseils, pas d’inquiétude à avoir, votre soirée d’entreprise de fin d’année se déroulera à merveille ! Mais il est vrai que ces quelques idées pourront faire la différence 😉

N’oubliez pas que l’ambiance du temps des fêtes va prédominer. Ne négligez pas la décoration du lieu de votre événement, pensez à chaque détail !

Enfin, ultime conseil, mais probablement le plus important : amusez-vous ! Cette soirée est avant tout un moment de détente avec votre équipe et doit clôturer l’année d’une façon positive.

Pour rappel, je vous ai préparé la checklist de dernière minute pour votre soirée d’entreprise de fin d’année.

 

 

LE BOOK DES TENDANCES ÉVÉNEMENTIELLES 2020

Vous rêvez d’organiser des soirées d’entreprise de fin d’année de folie ? Prenez une longueur d’avance et découvrez les tendances à suivre dans notre book des tendances événementielles 2020.

Comment choisir son application de sondage interactif ?

C’est humain : nous adorons nous sentir utile. C’est d’ailleurs Maslow qui l’affirme dans sa très célèbre pyramide : le besoin d’estime est un besoin fondamental. Heureusement, pour y répondre, il y a l’application de sondage interactif.

Où est le rapport ? Je vais tout vous dire. Quand vous concertez votre audience, cette dernière considère que vous avez besoin de leur avis : pour vous conforter, pour illustrer votre idée, pour valider un concept. Ils se sentent donc utiles. Et bien, le voilà, le rapport ! 😉

Pourquoi choisir une application de sondage interactif ?

 

De plus en plus d’acteurs sont à la recherche de solutions digitales, sans pour autant qu’elles prennent du sens dans leur événement. Mieux vaut commencer par créer le contenu de l’événement, puis identifier une solution qui saura le mettre en valeur.

 

Engager son audience avec des sondages

Demandez leur avis aux participants et permettez-leur de répondre à vos sondages interactifs directement depuis leur smartphone ou leur tablette.

 

Récolter des données en temps réel à propos de vos paticipants

En lançant un sondage interactif, vous en saurez rapidement plus sur le profil de votre audience, ses centres d’intérêt ou ses opinions. Vous pourrez aussi évaluer son taux d’engagement, c’est-à-dire la fréquence de leur participation sur l’application.

 

Partager les résultats en temps réel avec votre audience

Découvrez qui ils sont, ce qu’ils attendent, ce qu’ils pensent, et partagez les résultats en direct. Car nous sommes friands de découvrir qui sont les personnes autour de nous.

 

Choisissez le type de sondage qui répond à vos besoins.

Lancez une session de :

  • quiz : gamifiez votre événement !
  • vote : demandez simplement leur avis à vos participants.
  • nuage de mots : récoltez des mots-clés de façon graphique sur un sujet donné.
  • questions/réponses : invitez vos participants à poser leurs questions.

Créez un nouveau vote en quelques secondes

Préparez vos sondages en avance ou créez-les au fil de l’eau. Dans tous les cas, l’expérience de création sera rapide et simple.

 

Découvrez les sujets et les questions les plus populaires

Identifiez les questions qui ont le plus résonné avec vos participants.

 

Rencontrez les influenceurs de votre événement

Identifiez vos participants les plus actifs et les plus passionnés, qui ont posé les meilleurs questions.

Comment choisir une application de sondage interactif ?

Commencez par identifier ce dont vous avez besoin

 

Avant toute chose, je vous conseille de vous poser pour réfléchir à ce que vous attendez d’une application de sondage interactif et quels sont vos objectifs.

Si vous souhaitez plus d’informations sur les fonctionnalités d’une application événementielle, j’ai écrit ce guide qui devrait vous éclairer.

Que vous souhaitiez transmettre une image innovante, améliorer la rétention de vos participants et de vos exposants, vendre des services additionnels ou récolter des données sur les comportements de vos visiteurs, en amont, pendant ou en aval de votre événement, assurez-vous de choisir un fournisseur qui se positionnera comme un véritable partenaire et s’alignera avec votre stratégie.

 

Assurez-vous que l’application de sondage interactif soit simple à utiliser

Une liste interminable de fonctionnalités ne garantit pas forcément la qualité d’une application. Ces fonctionnalités doivent être uniques, faciles à paramétrer et à utiliser ! Et pour cela l’UX est un critère à ne pas négliger.

Pour cela, un seul conseil : testez l’application de sondage interactif en vous glissant dans la peau de votre participant. Est-elle est intuitive, claire et facile à utiliser ?

 

Vérifiez que le partenaire propose un dispositif de communication autour de l’application

Une belle application, c’est bien. Une belle application utilisée, c’est mieux. L’idéal est de choisir une application de sondage interactif intégrée dans une plateforme plus globale.

Vous pourrez ainsi envoyer facilement des mails et des SMS pour communiquer sur votre application, et donc booster le taux d’adoption.

 

Trouvez une solution qui vous fait gagner du temps

Vous vous êtes maintenant assuré que vos invités soient entre de bonnes mains. C’est maintenant vers vous que je me tourne. J’ai bien conscience que le temps est précieux et que la création d’une application de sondage interactif peut parfois sembler chronophage.

Premièrement, assurez-vous que l’information s’actualise sur l’ensemble des supports. Avec Eventdrive, lorsque vous modifiez l’agenda, il est également modifié sur le site web de l’événement et dans l’application mobile.

Deuxièmement, vous avez certainement déjà vécu cette situation : courir avec un micro à travers les allées pour récolter le précieux témoignage d’un participant, au risque de vous fouler une cheville. Alors qu’il aurait simplement suffi qu’il écrive sa question sur l’application et qu’il clique sur « envoyer » 😉

 

Personnalisez votre application de sondage interactif

L’entreprise que vous aurez choisi pour vous accompagner dans la création de votre application mobile événementielle doit vous assurer un maximum de flexibilité quant à la personnalisation.

Généralement, les prestataires proposent une option d’application en marque blanche. Grâce à celle-ci, vous pourrez modifier votre logo, vos couleurs et votre contenu sans aucune limite.

 

Et voilà, vous savez désormais pourquoi et comment faire le choix d’une application mobile de sondage interactif. Les cartes sont entre vos mains 🙂

Le petit plus : l’application de sondage interactif qui sert aussi d’outil de networking.

Comment maîtriser les risques liés à la gestion de projet ?

Un intervenant qui arrive en retard, le Wifi qui plante, les questionnaires de satisfaction qui n’ont pas été imprimés… Un pépin, ça arrive à tout le monde, même aux meilleurs. Pour maîtriser les risques liés à la gestion de projet, je vous préconise d’utiliser un des meilleurs outils au monde : la matrice de risques !

Il s’agit tout simplement d’un tableau dans lequel vous identifiez les risques liés à l’organisation de votre événement, vous les hiérarchisez en fonction de la probabilité et de l’impact puis vous imaginez des actions préventives et correctives.

D’ailleurs, je vous ai créé un modèle de tableau des risques en gestion de projet que vous pouvez découvrir juste ici.

Je retrace dans cet article toutes les étapes essentielles à la maîtrise des risques de vos projets événementiels. Vous me suivez ?

Identifier les risques liés à la gestion de votre projet

 

Brainstorming time !

Vous voyez cette personne qui passe son temps à imaginer le pire ?

Et bien là, maintenant, ça devra être vous.

Imaginez les pires scénarios et listez-les. Une fois les risques de votre gestion de projet bien identifiés, classifiez-les :

  • financiers : coût supérieur à l’estimation, manque de budget…
  • humains : manque de compétences, absentéisme, conflits au sein de l’équipe, un invité qui finit mal (très mal), retard d’un intervenant
  • temporels : retards des sous-traitants ou des fournisseurs, mauvaise estimation des délais…
  • techniques : logiciel inadapté, pannes, matériel obsolète, le projecteur qui fait des siennes et transforme votre belle présentation en un carré vert fluo…
  • juridiques : réglementations et lois à respecter, faillite d’un fournisseur…
  • environnementaux: la pluie qui coule à flots lors de votre garden party d’entreprise, une grève des transports le jour de votre événement client…
  • organisationnels : changement dans la politique de l’entreprise, changements économiques…

Evaluer et hiérarchiser les risques

Vous priorisez ensuite les risques liés à la gestion de vos projets en évaluant :

 

  • la probabilité : ce risque a-t-il de fortes chances d’arriver ?
  • l’impact : quelles sont les conséquences sur la réussite de votre projet ?

Un fort impact aura un impact catastrophique sur votre événement, c’est-à-dire que ce dernier ne pourrait pas se tenir.

Une forte probabilité signifie que l’incident a une chance proche de 100% de se produire.

L’objectif est bien sûr de vous focaliser sur les risques à fort impact et à probabilité élevée pour éviter qu’ils ne se produisent.

 

Identifier des solutions

Comme dans toute situation, il est important de déceler les problèmes. Mais il est surtout essentiel d’identifier les bonnes solutions. Ici, je vous conseille de réfléchir à deux types d’actions :

  • les actions préventives, que vous pouvez mettre en place pour limiter les risques
  • les actions correctives, que vous pouvez mettre en place pour rectifier le tir suite à l’incident

Pour limiter les risques, choisissez des actions préventives

 

Il s’agit ici de limiter la menace liée aux risques de votre gestion de projet. Cela peut se faire en supprimant la cause du risque (un intervenant peu fiable par exemple), en augmentant vos ressources (plus d’agents d’accueil sur les lieux) ou en recrutant des personnes compétentes.

 

Pour réagir face aux risques, choisissez des actions correctives

 

Certaines fois, vous ne pouvez empêcher l’incident de produire. Néanmoins, vous pouvez en atténuer les conséquences en identifiant les actions-clés à mener.

 

Suivre et contrôler les risques

Vous remplirez probablement votre matrice de risques au tout début de la gestion de votre projet. Mais elle doit également être un outil de suivi et de contrôle de votre performance tout au long du processus.

Les risques identifiés sont souvent les mêmes d’un événement à l’autre : vous pourrez donc réutiliser la même matrice, tout en la complétant un peu plus à chaque fois.

Pour vous simplifier la tâche, j’ai créé pour vous un modèle de matrice des risques, vous le trouverez ici : j’ouvre la matrice.

Bon courage pour l’organisation de vos événements ! 🙂

 

Notre guide des meilleures salles pour votre séminaire d’entreprise à Paris

Vous avez défini les objectifs et le cahier des charges de votre futur séminaire d’entreprise qui se déroulera à Paris, au cœur de la capitale française. Si le choix des animations, de la restauration, peut-être même du logement sont très important, il faut avant tout trouver la salle idéale correspondant à vos attentes.

Si cela vous semble être une tâche complexe, sachez que de nombreux sites spécialisés vous    permettent de réserver une salle pour votre séminaire en quelques clics seulement.

Le choix d’une salle pour votre séminaire d’entreprise à Paris

Ce ne sont pas moins de quelques centaines de salles qui sont proposées à la location pour un séminaire d’entreprise à Paris. En intérieur ou en extérieur, avec une grande capacité d’accueil ou dans une ambiance plus feutrée, avec un service de restauration sur place ou un chef cuisinier externe, des animations musicales ou des jeux de rôle, etc… .

Chaque entreprise a des impératifs et des envies différents, donnant ainsi une teinte singulière à chaque séminaire.

Pour la privatisation d’une salle, des experts en événementiel entreprise sont à vos côtés pour vous proposer les endroits les plus appropriés à vos besoins spécifiques en vous ôtant un maximum de stress. Ces professionnels vous accompagnent dans ce processus parfois complexe et vous facilitent grandement la tâche.

Que vous cherchiez une salle originale ou typiquement parisienne, que vous ayez besoin d’un matériel vidéo ou acoustique haut de gamme, de beaucoup d’espace intérieur ou extérieur, etc…, toutes les formules et les déclinaisons sont disponibles. Le temps de votre événement, le lieu choisi est entièrement le vôtre.

Vous vous appropriez cet endroit qui, le temps d’une soirée, épousera vos valeurs et véhiculera votre image de marque.

Zoom sur 5 salles à Paris pour un séminaire d’entreprise

 

On vous accompagne pour vous proposer une sélection de salles adaptées pour séminaire d’entreprise à Paris. Voici quelques exemples qui montrent l’étendue des possibilités ; à vous de choisir le lieu qui vous ressemble.

LE TRIPOT REGNIER

Cet espace atypique peut accueillir jusqu’à 450 personnes pour votre séminaire d’entreprise à Paris. Immense loft mi Art Déco mi style industriel, ce lieu a une histoire amusante à conter. Ancienne laverie, il offre une salle spacieuse qui permet de proposer des conférences, des cocktails, des ateliers, un fumoir …

Du matériel de projection et de sonorisation est également disponible pour faire de cet imposant lieu aux grandes colonnes blanches, l’espace idéal de vos réceptions dansantes.

HAPPY BOAT

Face à la Tour Eiffel, majestueuse et superbement éclairée la nuit, vous pouvez accueillir vos collaborateurs ou vos clients sur l’une des plus belles péniches de la capitale. Jusqu’au bout de la nuit, jusqu’à 230 personnes peuvent venir célébrer votre séminaire d’entreprise parisien. Cadre idyllique, vous pouvez même choisir entre trois bateaux celui qui conviendra le plus à vos objectifs de séminaire. Luxe parisien par excellence, la soirée aura des airs de carte postale.

LE GRAND REX

 

Salle mythique parisienne, elle est idéalement située au centre de la capitale. Cinéma prestigieux, la salle du Grand Rex offre un grand nombre de places assises dans un contexte chaleureux et accueillant. Lieu phare de l’histoire de Paris, cette salle de spectacle propose tout le matériel nécessaire pour un séminaire professionnel. Élégance, prestige, histoire sont au programme.

FAR LE LAB

Cet espace atypique et initialement prévu pour le coworking est idéalement situé vers République, au centre de Paris. Pour des réunions, des journées de travail en groupe ou un séminaire entreprise, ce lieu est idéal car il offre toute l’infrastructure nécessaire tout en vous plongeant dans une ambiance calme et studieuse. Espace contemporain, la salle peut être aménagée selon vos besoins à l’aide de rideaux pour assurer confidentialité et espaces de travail adaptés.

LE ROOFTOP GRENELLE

Avec son incroyable vue sur Paris et la Tour Eiffel ce rooftop saura accueillir vos invités comme il se doit. L’effet wahou est obligatoire lorsque l’on pénètre dans cette salle, l’une des plus belles de la capitale. Dans un cadre féérique, vous pouvez offrir à vos invités une soirée de rêve sous une immense verrière.

Découvrir le rooftop Grenelle

 

A Paris, l’offre de salles est pléthorique. Vos attentes trouveront certainement satisfaction sur la large palette des offres disponibles, pour réaliser l’événement de votre choix correspondant à vos attentes. Des salles mythiques comme le Moulin Rouge jusqu’aux péniches les plus high tech, Paris offre une pluralité de possibilités aussi belles et originales que peut l’être la capitale française.

Retrouvez aussi nos idées d’hôtels pour un séminaire à Paris.

 

23 questions à poser au traiteur de votre événement

Certainement, la partie la plus croustillante : voici venu le choix du traiteur de votre événement !

En France, la gastronomie est un indispensable. Saviez-vous que les Français passent en moyenne plus de 2h à table par jour, ce qui fait de nous la population qui y passe le plus de temps ?!

D’ailleurs, rappelez-vous le dernier mariage auquel vous avez participé. Nos premières pensées sont généralement pour le repas 😉

Le traiteur événementiel est donc un facteur-clé de succès de votre événement. Cela peut faire un peu peur au premier abord. Il suffit néanmoins simplement de penser à tous les aspects pour s’assurer que sa prestation soit une réussite, et que vos invités repartent le ventre plein.

Pour éviter tout couac potentiel, comme un trop-plein de chouquettes ou une panne de serviettes, je vous ai préparé une check-list de questions à poser à votre traiteur événementiel.

Partagez les bonnes informations avec votre traiteur

Le succès du traiteur de votre événement commence avant même qu’il n’ait commencé à cuisiner. C’est d’ailleurs vous qui en êtes l’instigateur !

En effet, votre brief est extrêmement important. Voici une liste d’informations à transmettre au traiteur :

  • Date de l’événement
  • Heures de début et de fin
  • Heure à laquelle tout doit être installé
  • Lieu (inclus une cuisine sur place ?)
  • Nombre de convives
  • Format : matin, midi, pauses, soir / cocktail, dîner assis / chaud, froid…

 

Demandez ses références

Ce n’est pas pour rien que les marques partagent des verbatims de leurs utilisateurs ou affichent les logos de leurs clients. Il n’existe pas de meilleur moyen de savoir si votre traiteur événementiel est bon que les témoignages de ses clients

 

  • A-t-il des photos des buffets qu’il a réalisés ?
  • A-t-il des avis clients que vous pourriez consulter ?

Pensez au paiement de votre traiteur événementiel

 

C’est certainement la partie la moins sympa à gérer, mais pour éviter toute surprise, mieux vaut être carré dès le départ.

 

Définissez les modalités de paiement

 

  • Quel est le montant total de la prestation ?
  • Quelle est l’échéance de paiement ?
  • Faut-il un acompte ?
  • Quels sont les moyens de paiement ?
  • Quelles sont les conditions d’annulation et de remboursement ?
  • Y-a-t-il un droit de bouchon si le traiteur de l’événement ne fournit pas l’alcool (et 3 et 10 euros par bouteille) ?

Renseignez-vous sur ce que le traiteur inclut dans sa prestation

 

Les prestations de traiteur événementiel peuvent parfois inclure des coûts cachés – nettoyage, livraison, service – qui peuvent piquer à la réception de la facture.

Mieux vaut également éviter certaines surprises : si le traiteur de votre événement ne prévoit pas de serviettes en papier, il est préférable de le savoir en amont.

Les points à vérifier :

  • La livraison
  • Le nappage et la vaisselle : si ce sont des nappes en tissu, le nettoyage est-il inclus ?
  • La décoration de la table
  • Le service : jusqu’à quelle heure, combien de personnes, quel est le tarif par heure supplémentaire, frais de déplacement inclus ?

 

Évoquez le contenu des menus

 

Nous voilà à l’étape que je préfère : le choix du menu ! Voici un éventail de question à poser au traiteur de votre événement.

 

La nourriture

 

  • Est-ce possible d’organiser une dégustation avant de choisir ? Si oui, est-elle facturée ?
  • Y-a-t-il des menus pour les régimes particuliers (végétarien, vegan, halal, kasher) ou les allergies ?
  • Combien de portions sont prévues par participant ?

Pour un cocktail dinatoire, nous vous conseillons 6 à 8 pièces par personne. Pour un cocktail repas, il vous faudra une vingtaine de pièces, dont 2/3 seront salées.

Petite astuce : vos invités auront tendance à moins boire et moins manger si le repas se fait debout.

Je vous conseille vivement cet article sur la gestion des quantités, même si vous pouvez souvent faire confiance au traiteur de l’événement.

 

Les boissons

 

  • Quelle formule pour les boissons ?
  • Les jus et smoothies sont-ils faits maison ?
  • Combien de verres sont prévus par participant ?
  • Les verres sont-ils fournis ?

En cas de fortes températures, prévoyez plus de boissons sans alcool, et notamment de l’eau.

Parlez de logistique avec le traiteur de votre événement

 

En tant que véritable chef d’orchestre, vous devrez coordonner l’ensemble de vos prestataires. Et cela commence par le traiteur de votre événement ! Calez tous les détails en amont pour être serein le jour J et laisser votre traiteur prendre la main.

 

Quand le traiteur livre les produits le jour de l’événement

 

  • A quelle date devez-vous valider le nombre d’invités ?
  • A quelle heure sera livrée la prestation ?
  • A quelle heure se passera la récupération du matériel ?
  • A quel numéro pouvez-vous joindre le traiteur lors de l’événement ?

Quand le traiteur de votre événement arrive sur place

 

  • A-t-il besoin d’une cuisine ?
  • A-t-il besoin d’un espace de stockage frais ou chaud ?
  • Combien de temps peuvent-être stockés les plats ?
  • Qui sera son contact sur place ?

Maintenant que tout est calé au millimètre près, vous allez pouvoir envoyer vos invitations : sélectionner vos canaux d’invitation, choisir l’objet de votre mail, construire un site d’inscription

N’hésitez pas à informer qu’un repas sera proposé aux invités, c’est souvent un critère motivationnel fort 😉

Finalement, pour évaluer votre traiteur, pas de meilleur moyen que l‘enquête de satisfaction post-événement à partager avec vos participants.