Être organisateur d’événements, ça veut dire être capable de penser à tout. Il faut trouver le lieu idéal, s’armer de patience avec les prestataires extérieurs comme le traiteur (coucou monbanquet.fr, notre traiteur préféré) ou le DJ, savoir répondre aux exigences plus ou moins excentriques des clients et ne pas oublier de traiter les invités avec soin.

D’ailleurs, ces derniers sont à chouchouter si on veut que son événement soit un succès. En plus de personnaliser au maximum les interactions avec eux, il faut penser à tout un tas de petites attentions qui pourraient les séduire. Leur proposer une mode de transport en est une qui devrait fonctionner à coup sûr. Parfois, le lieu que l’on choisit pour organiser son événement est grandiose, mais peu accessible pour les participants. C’est alors à vous de proposer le transport événementiel idéal pour faciliter la vie de vos invités.

Eventdrive a déjà été confronté au problème, c’est pourquoi nous avons décidé de vous proposer 5 moyens de transport pour les participants de votre événement.

LES vtc avec Marcel, transport écolo pour les participants de vos événements

Le plus important est de garder une cohérence entre le mode de transport pour que vous choisissez pour vos participants et l’événement que vous organisez. Vous n’emmèneriez pas vos invités au Château de Versailles dans une vieille Twingo ? 

Si vous souhaitez apporter une petite note d’élégance à votre événement, tout en apportant une attention particulière à l’environnement, Marcel est fait pour vous. Cette société de VTC (Véhicule de Tourisme avec Chauffeur) possède une flotte de voiture entièrement électrique : les déplacements sont donc garantis sans émission de CO2, ni pollution sonore.

La compagnie bénéficie de plusieurs autres avantages tout aussi séduisants. Déjà, il est important de souligner qu’il s’agit d’une start-up française. Mais on notera aussi les prix abordables qu’ils proposent : à partir de 5 € ! Notez aussi que vous pouvez bénéficier de 10 % de réduction en réservant 24h à l’avance. En revanche, ce service de VTC citoyen, comme ils aiment se présenter, n’est présent que dans la capitale.

Marcel propose en ce moment des offres très alléchantes pour les entreprises, que ce soit pour vos participants ou pour vos collaborateurs, il vous suffit de les contacter par ici : je contacte Marcel !

NB de notre Maître Jedi du Marketing : “Je n’utilise désormais plus que Marcel ! Comme ça, je consomme français, je réduis mon empreinte carbone et je fais des économies (un peu moins utilisée, la solution propose des prix très attractifs) ! Et quel plaisir de parcourir Paris sans un bruit (et oui, c’est le gros avantage du véhicule électrique). Je vous les conseille les yeux fermés !”.

La location de bus pour les grands groupes

 

Parfois, il est plus simple de choisir un unique moyen de transport pour la totalité du groupe. Dans ces cas-là, l’option la plus simple qui s’offre à vous est la location de bus. Pour les groupes ne dépassant la vingtaine de personnes, le minibus peut faire l’affaire. Mais vous pouvez faire facilement rentrer 50 personnes dans un bus de taille normale, voire même 80 personnes dans un bus à étages ! C’est forcément un peu moins glamour qu’un service de chauffeur individuel, mais les avantages sont doubles : vous diminuez le coût par personne et réduisez de façon conséquente les émissions de gaz.

Autre point important, sachez qu’il existe maintenant des autobus qui offrent tout le confort nécessaire et qui peuvent même parfois, être assez luxueux. On est loin des bus tout abîmés qu’on prenait pour aller en cours !

Uber ou le choix de la facilité pour vos participants

 

Tout le monde connaît Uber, ce service de taxi proposé par des particuliers. Cette solution peut parfois être la plus simple selon l’événement.

Imaginez la situation : vous organisez un cocktail d’entreprise en pleine semaine après les horaires de travail, dans un lieu situé à une vingtaine de minutes des bureaux. Tout le monde ne finit pas à la même heure, certains ont déjà leur voiture sur place et d’autres vont vouloir repasser chez eux avant de rejoindre leur équipe. Dans ces cas-là, il vaut mieux proposer à chacun de venir par son propre moyen de transport. Mais vous pouvez tout de même offrir des codes de réduction chez un partenaire et notamment chez Uber.

Le principe est simple, facile d’utilisation et il est possible de le partager avec plusieurs personnes. C’est d’ailleurs souvent la solution qui est choisie !

Le covoiturage, le roi du transport pour les participants de votre événement

Pourquoi faire appel à de nouvelles voitures quand la majorité des invités en a déjà une ? Avoir son propre véhicule, c’est souvent le choix de la facilité : on va où on veut, on part quand on en a marre… En soi, on est libre de ses mouvements ! C’est d’ailleurs pour cette raison que c’est souvent l’option privilégiée par rapport aux transports en commun. En tant qu’organisateur d’événement, vous pouvez jouer sur cette tendance !

Mettez en place un système de covoiturage entre les invités, en incitant à charger les voitures au maximum de leur capacité. Vous pouvez bien évidemment mettre en avant l’aspect écologique de l’action, mais également jouer sur d’autres cordes, en proposant des prix à ceux qui viennent avec le covoiturage le plus rentable par exemple. Le covoit’ est simple à mettre en place et sera un moyen de transport apprécié des participants lors de votre événement. En plus, c’est un moyen de nouer des liens avec d’autres personnes !

Le vélo pour profiter du grand air

 

Vous organisez un événement en plein été à la campagne ? Le vélo est la solution qu’il vous faut ! Certes, vous n’allez pas proposer cette solution à vos invités s’ils ont des bagages à transporter, mais mettez-vous en situation : vous organisez un événement sur plusieurs jours à l’extérieur de la ville. Les invités dorment dans un bel hôtel au milieu d’un parc, mais les activités sont prévus à proximité, une distance trop longue pour y aller à pied, mais trop courte pour faire appel à des véhicules motorisés : les vélos sont votre option. Certains de vos invités seront réfractaires au début, mais croyez-nous, ils apprécieront la balade !

C’est sûr que cette option n’est pas possible dans toutes les situations. En ville, c’est forcément plus compliqué, mais vous pouvez également proposer un partenariat avec des services de location de Vélo comme le Vélib’ à Paris ou le V’Lille à Lille.

Les sortes de transport événementiel pour faciliter le déplacement de vos participants  ne manquent pas. Pensez à bien analyser la situation pour proposer la meilleure option qui conviendra au plus grand monde. Libre à vous d’en utiliser plusieurs à la fois ! N’oubliez pas de penser à une solution de repli dans tous les cas (par exemple en cas de pluie si vous avez choisi l’option vélo). Quoi qu’il arrive, mettez-vous à la place des participants et anticipez leurs moindres questions et vous devriez vous en sortir haut la main !